Estimert lesetid 5 minutter. Bli en god PROSJEKTEIER og ta kontroll over PROSJEKTET.

Transkript

1 Estimert lesetid 5 minutter Bli en god PROSJEKTEIER og ta kontroll over PROSJEKTET

2 FUndamentet Det er noen grunnleggende prinsipper som gjelder for alle prosjekter - uansett prosjektfaglig tilnærming: Prosjektet er basert på et behov for forbedring For å levere en god løsning må prosjektet hele tiden være fundamentert på hensikten og brukernes forventinger. Hensikt Prosjekt Effekt Nivåer i prosjektorganisasjonen Ledelsen Prosjektstyre/ Styringsgruppe Prosjektleder Teamleder/team Copyright Adire AS Elin Maageng Jakobsen

3 Definer din autoritet Du er mest sannsynlig involvert i prosjektet fordi du har en linjelederfunksjon. Det er viktig for deg - og for prosjektleder - at det er balanse mellom ditt ansvar og din autoritet. Du skal ikke akseptere å bli holdt ansvarlig for noe du ikke kan kontrollere. Som prosjekteier har du et bredt ansvar for implementeringen, og trenger tilsvarende kontroll over prosjektet. Prosjektleder må vite at du har denne autoriteten. Argumentene Organisasjonen satte ikke igang dette prosjektet bare for å bruke tid og penger. Prosjektet har en hensikt, og det bør reflekteres i den autoritet du får i rollen som prosjekteier. Som prosjekteier er du ansvarlig for hvordan organisasjonen implementerer løsningen - og for den langsiktige suksessen. Derfor må du ha myndighet til å sette de riktige ressursene på jobben.

4 Spørsmålene Hva er den overordnede hensiktet til dette prosjektet? Hvem i ledelsen godkjenner Business Case? Hva er den viktigste begrensningen av tid, kvalitet og ressurser? Hvordan påvirker dette prosjektets scope? Hvilke faktorer kan velte prosjektet, og dermed stoppe gjennomføringen? I hvilken grad får du myndighet til å disponere nøkkelressurser fra andre avdelinger? TIlnærmingen Engasjer linjeledere fra ulike avdelinger i prosjektet, de vil lettere gi fra seg ressurser når de kjenner hensikten. Etabler en god dialog med brukerrepresentantene. Hvordan prosjektet håndterer brukerforvenintgniner er avgjørende for langsiktig suksess. Interessentanalyse er kritisk for suksess.

5 Definer beslutningsnivåer Fallgruvene øker med kompleksiteten til prosjektet - jo mer avansert, jo større nivå og bredde av detaljer. Du må være tydelig på hvor dypt ned i detaljene du vil involveres, og når beslutningene skal tas av prosjektleder. Vær helt rolig på at du ikke forventes å kunne alt. Det skal heller ikke prosjektleder. Derav tverrfaglig organisasjon. Dere vil sannsynligvis føle dere utilstrekkelige til tider, men løsningen er aldri å dykke dypest inn i prosjektets faglige leveranser. Løft deg opp, få overblikk, og definer hvilken type kompetanse prosjektet trenger for å dekke gapet. Slik bygger du tillit til spesialistene. Argumentene Hele poenget med prosjekter er å bygge en tverrfaglig, midlertidig organisasjon med folk som har riktig kompetanse for leveransen. Du må tildele prosjektet de riktige medarbeiderne - som har riktig kompetanse - og forsikre deg om at de har tillit til hverandre. Mistillit mellom ledernivåene kan få alvorlige konsekvenser for fremdriften, kvaliteten på leveransene og kostnadskontrollen.

6 Spørsmålene Dette er spørsmål du kan stille til både ledelsen og medarbeiderne i prosjektorganisasjonen: Hvor trygg føler du deg på denne løsningen? Hvor er det behov for en faglig "second opinion"? I hvilken grad mener du at prosjektorganisasjonen består av riktige folk - både når det gjelder kompetanse og evne til å jobbe i team? Evner spesialistene å formidle sin kompetanse? Har du tillit til meg? Hvis du ikke er spesialist - hvorfor vil du være med i prosjektet? Definer din rolle. Tilnærmingen Tillit er avgjørende her, mellom alle nivåene i ledelse og utførelse av prosjektets oppgaver. Hjelp medarbeiderne dine å se de andres kompetanse og bidrag, slik at du øker aksepten for at ingen kan vite alt, men alle er der av en grunn. Vær takknemlig, ikke irritert, hvis noen kommer til deg med sine bekymringer.

7 definer forventningene En av de største fallgruvene er uklare roller og ansvar/myndighet i prosjektet. Dette gjelder både mellom virksomhetens ledelse og prosjekteier, og mellom prosjekteier og prosjektleder. (Og, selvfølgelig, videre i prosjektet) Misforståelser kan føre til både at oppgaver ikke blir allokert, og at folk trår hverandre på tærne på områder begge parter ønsker ansvaret for. Argumentene Jo mer stolthet folk har til jobben, jo mer støtende er det når du må involvere deg på detaljnivå i oppgavene deres. Misforståelser kan lede til skepsis og potensielt til konflikt. Å bruke til på å etablere spilleregler i forkant gjør det enklere å håndtere misforståelser og unngå destruktive konflikter. Alle nivåer i prosjektorganisasjonen må få mulighet til å dele de forventningene de har til de andre nivåene.

8 Spørsmålene Hva ønsker du fra meg i løpet av dette prosjektet? Hva kan jeg forventet av deg? Hvordan kan vi best håndtere misforståelser? Hva liker du å gjøre? Trenger vi å endre noen av de tidligere definerte områdene for å tilpasse prosjektet bedre til preferansene til de som jobber i prosjektet nå? Tilnærmingen Du må etablere et rammeverk for rolleforventninger som fundament for arbeidet. Vær helt sikker på at alle deltakerne i prosjektet er fortrolige med sitt ansvar. Som prosjekteier er dette ditt overordnede ansvar, men du kan delegere det til prosjektleder Snakk med folk om hvordan de opplever oppgaver og ansvar. Gjør endringer hvis det er best for prosjektets fremdrift og leveranse. Sørg for å ha regelmessige møter med prosjektleder, slik at du vet at forventningene er under kontroll. Ha øynene åpne for folk med gode intensjoner!

9 Forfatter Elin Maageng Jakobsen Eier av Adire AS Online Project Trainer Opplæring i prosjektledelse siden 1998 elin.jakobsen@adire.no