INFORMASJON TIL NY MEDARBEIDER - fra

Transkript

1 INFORMASJON TIL NY MEDARBEIDER - fra Vi ønsker deg velkommen til Høgskolen i Buskerud. Som ny medarbeider er det mye nytt du må sette seg inn i. Dette heftet er ment å være en første informasjonskilde slik at du raskt skal skaffe deg en oversikt og finne svar på en del spørsmål du har. Ønsker du mer informasjon finner du dette på hjemmesiden for ansatte, 1. HØGSKOLEN I BUSKERUD Høgskolen i Buskerud (HiBu) ble etablert 1. august 1994 som følge av en omfattende reform av høgere utdanning. Høgskolen driver utdanning, forskning, formidling og oppdragsvirksomhet innenfor områdene sykepleie, radiografi, teknologi, økonomi, administrasjon og ledelse, statsvitenskap, lærerutdanning, optometri, lysdesign og visuell kommunikasjon. Høgskolen er lokalisert ved tre studiesteder - Kongsberg, Hønefoss og Drammen. Høgskolen i Buskeruds visjon: H VI GIR TALENTENE EN FREMTID! Virksomhetside Høgskolen i Buskerud skal fokusere på samhandling og utvikling med lokalt, regionalt og nasjonalt nærings- og arbeidsliv og utdanningsinstitusjoner i inn- og utland. Høgskolen i Buskerud skal være en attraktiv og utfordrende arbeidsplass der kompetanseutvikling og et godt læringsmiljø stimulerer studenter til nytenkning og vekst. Høgskolen i Buskerud skal preges av en kultur og et arbeidsmiljø som bidrar til innovasjon, eksperimenter og originalitet innen undervisning, forskning og fagutvikling. 1

2 1.1 Høgskolens organisering og ledelsesstruktur Styret for Høgskolen i Buskerud fattet i sak 13/06 vedtak om en faglig avdelingsorganisering med følgende fagavdelinger på de 3 studiestedene. Studiested Drammen Avdeling for helsefag Hibu-Kongsberg Avdeling for optometri og synsvitenskap Avdeling for teknologi Hibu-Hønefoss Avdeling for lærerutdanning Avdeling for økonomi og samfunnsvitenskap For mer informasjon om de enkelte fagavdelingene, se eller høgskolen årlige studiebrosjyre Faglig/administrative ledelse ansvar og oppgaver Styret for Høgskolen i Buskerud fattet i sak 56/06 vedtak om enhetlig ledelse på institusjonsnivå fra med tilsatt rektor på åremål. Rektors myndighetsområde er gitt i 10-4 i lov om universiteter og høgskoler. Ordningen med enhetlig ledelse og åremålstilsatte dekaner på avdelingene er innført fra Dekan er ansvarlig for forvaltningen av avdelingens ressurser og har arbeidsgiveransvar for alle avdelingens tilsatte Administrativ ledelse ansvar og oppgaver Styret for Høgskolen i Buskerud fattet i sak 52/07 vedtak om at høgskolens administrasjonsavdeling organiseres som en resultatenhet under rektor på linje med fagavdelingene. Det er innført en delvis matriseorganisert administrasjon. Økonomiseksjonen er linjeorganisert. Seksjonssjefene har det faglige ansvaret innen sine områder og har spesielt ansvar for å koordinere, kvalitetssikre, kontrollere og rapportere høgskolens oppgaver. Studiestedsadministrasjonene skal primært utføre oppgaver og tjenester rettet mot studiestedets brukere og kunder og ledes av administrasjonssjef. 1.2 Styrer, råd og utvalg Styret Styret er høgskolens øverste myndighet. Styret består av 11 medlemmer: 4 tilsatte i undervisnings- og forskerstilling, 1 tilsatt i teknisk/administrativ stilling, 2 studenter og 3 eksterne medlemmer. Styret har ekstern styreleder som er utpekt av departementet. Rektor er styrets sekretær. Styrets møter er åpne og møtebøker fra styrets møter er lagt ut på høgskolens nettsider. 2

3 1.2.1 Tilsettingsorganene a) Tilsetting i lederstillinger og professorstillinger Lov om universiteter og høgskoler gir retningslinjer for tilsetting i faglige stillinger og lederstillinger og tilsetter selv i lederstillinger og professorstillinger. b) Tilsettingsutvalg for undervisnings- og forskerstillinger Styret har i styresak 54/07 delegert tilsettingsmyndighet til tilsettingsutvalget for undervisnings- og forskerstillinger som tilsetter i undervisnings- og forskerstillinger med unntak av professorer. Tilsettingsutvalget består av rektor, 1 representant fra de ansatte på den avdeling som saken fremmes fra og 1 studentrepresentanter, jf styrevedtak i sak 54/07. Mer informasjon om tilsetting og opprykk, er å finne på hjemmesiden eller i permen Administrativ håndbok Tilsetting og opprykk. Tilsettingsprosessen er beskrevet i kvalitetssystemet P40- Rekruttering og tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger. Personalseksjonen har sekretærfunksjonen for utvalget c) Tilsettingsutvalg for tekniske og administrative stillinger Personalreglement for statlige høgskoler gir retningslinjer for tilsetting og tilsettingsutvalg for tekniske og administrative stillinger tilsetter i disse stillingene. Tilsettingsutvalget består av rektor, studiesjef, personalrådgiver og 2 representanter fra de ansatte. Mer informasjon om tilsetting og opprykk, er å finne på hjemmesiden eller i permen Administrativ håndbok Tilsetting og opprykk. Tilsettingsprosessen er beskrevet i kvalitetssystemet P41- Rekruttering og tilsetting i tekniske og administrative stillinger. Personalseksjonen har sekretærfunksjonen for utvalget FoU-utvalget FoU-utvalget har en rådgivende funksjon i FoU-saker overfor rektor og er hørings- og saksbehandlende instans i saker som rektor oversender. Utvalget kan også selv fremme saker overfor rektor der hvor utvalget ønsker å ta initiativ og komme med forslag til tiltak i høgskolen. Utvalget har koordinerende ansvar for kompetansefremmende tiltak i høgskolen. Utvalget kan ha eget budsjett etter at utkast til budsjett er fremlag for, og godkjent av rektor og senere styret. Utvalget har følgende sammensetning: 1 representant fra 4 av fagavdelingene, og 2 fra den 5 avdelingen (avd for økonomi og samfunnsvitenskap) og hovedbibliotekar. Funksjonstiden er 4 år. Rektor kan endre sammensetning av utvalget ved organisasjonsendringer eller hvis supplering er hensiktismessig. Leder utpekes av rektor. Studieseksjonen har sekretærfunksjonen for utvalget Læringsmiljøutvalget Læringsutvalget skal bidra til at bestemmelser i universitets- og høgskoleloven, 4-3 3

4 blir fulgt opp. Utvalget skal bl.a. delta i planlegging av tiltak vedrørende læringsmiljø og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår studentenes sikkerhet og velferd og helse. Utvalget skal for øvrig utføre oppgaver pålagt av høgskolens styre. Læringsmiljøutvalget rapporterer direkte til styret, og skal hvert år avgi rapport om høgskolens arbeid med læringsmiljøet, jfr mandat i styresak 68/03. Utvalget har følgende sammensetning: 3 representanter fra tilsatte på avdelingene, hvorav minst to bør være faglige tilsatte. 4 studenter, hvorav en kan være representant for funksjonshemmede studenter med behov for spesiell tilrettelegging av studiesituasjonen, 1 representant fra studieseksjonen som også har sekretærfunksjonen for utvalget.utvalget har 4 observatører. 1 fra SiBu, 1 fra biblioteket, 1 fra Statsbygg og sosialrådgiver Utdanningsutvalget Utdanningsutvalget skal sørge for kvalitetssikring av faglige saker, jfr styresak 21/04. Utvalget har ansvar for den interne akkreditering av studieprogrammer. Utvalget har følgende sammensetning: Rektor eller prorektor etter rektors bemyndigelse, tre faglige tilsatte, hvorav en dekan og minst to med førstekompetanse, hovedbibliotekar, 2 studenter, 2 eksterne (hvorav minst 1 av representantene med førstekompetanse) og studiesjef. Studiesjef har sekretærfunksjonen for utvalget Biblioteksutvalg Biblioteksutvalget skal være et strategisk, samordnende og rådgivende organ for styret i saker som gjelder biblioteksvirksomheten i høgskolen. Utvalget skal komme med innspill og tiltak for å realisere målene i høgskolens strategiplan samt medvirke til at biblioteket sikres gode rammevilkår slik at biblioteket blir i stand til å utføre sine funksjoner. Utvalget har følgende sammensetning: Avdelingenes dekaner, 1 representant for de biblioteksansatte og 2 studenter. Hovedbibliotekar har sekretærfunksjonen for utvalget Arbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver er fastsatt i lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingvern mv. Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i høgskolen og er et rådgivende og besluttende samarbeidsorgan. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd, jfr 7-2 (1-7). Størrelsen på utvalget er fastsatt i forhandlinger med tjenestemannsorganisasjonene. Utvalget har følgende sammensetning: 3 representanter fra arbeidsgiver representert ved dekaner fra studiestedenes avdelinger og 3 representanter fra arbeidstakersiden. Lederfunksjonen går på omgang for 2 år av gangen mellom arbeidstaker- og arbeidsgiversiden. For mer informasjon om HMS-arbeidet i høgskolen, se Håndbok 4

5 for HMS. Personalseksjonen har sekretærfunksjonen for utvalget AKAN-utvalget (Arbeidslivets Komité mot Alkoholisme og Narkomani) AKAN-utvalget skal bl.a. sørge for at høgskolen har en omforent rusmiddelpolitikk og et advarselsystem for å håndtere rusmiddelproblemer hos medarbeidere. AKANutvalget skal følge opp at dette fungerer samt sørge for nødvendig informasjonsarbeide. Arbeidsmiljøutvalget fungerer som høgskolens AKAN-utvalg. Verneombudet på studiestedet har funksjonen som AKAN-kontakt Likestillingsutvalg Likestillingsutvalget skal være et initiativtakende og rådgivende organ overfor arbeidsgiver/ledere i likestillingsspørsmål. Størrelsen på utvalget er fastsatt i forhandlinger med tjenestemannsorganisasjonene. Utvalget har følgende sammensetning: 2 representanter fra arbeidstaker og 2 representanter fra arbeidsgiver samt 1 vararepresentant fra hver. Begge kjønn skal være representert i utvalget. Personalseksjonen har sekretærfunksjonen for utvalget Valgstyret Valgstyret har ansvar for å administrere valg og forberedelse av disse i henhold til valgreglement. Dette omfatter kunngjøring av valgdato og godkjenning av endelig kandidatliste som kunngjøres to uker før valget. Valgstyret skal videre avgjøre ev tvist om stemmerett, inklusive tvist om valgkretstilhørighet samt godkjenne opptelling, kunngjøring av resultater og vurdere eventuelle klager. Høgskolen skal til enhver tid ha et valgstyre med følgende sammensetning: 4 representanter fra de tilsatte og 2 representanter fra 2 studentene. Rektor, eller den rektor utpeker, sørger for sekretærfunksjonen for valgstyret. Informasjonsseksjonen har p.t. sekretærfunksjonen for valgstyret Styrets klagenemnd Klagenemda skal på vegne av styret behandle klagesaker innenfor det studieadministrative feltet. Klagenemnda har følgende sammensetning: 5 representanter hvorav to er studentrepresentanter. Leder og personlig vararepresentant for leder skal fylle lovbestemte krav til dommer og kan ikke være tilsatt ved høgskolen. Studieseksjonen har sekretærfunksjonen for klagenemnda IDF-møter med tjenestemannsorganisasjonene I hovedavtalen og lokal tilpasningsavtale til hovedavtale er det presisert at arbeidstaker og arbeidsgiver skal møtes som likeverdig parter med det som mål å gjennomføre medbestemmelse. Medbestemmelse utøves gjennom informasjon, drøfting og forhandlinger i henhold til Hovedavtale i staten og høgskolens tilpasningsavtale til 5

6 hovedavtalen, og skal utøves på det nivå som berøres av saken, jfr tilpasningsavtalen. Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner medlemmer til råd og utvalg i høgskolen, bl.a. tilsettingsutvalg, arbeidsmiljøutvalg og likestillingsutvalg. Arbeidsgiver fører lokale lønnsforhandlinger med tjenestemannsorganisasjonene etter Hovedtariffavtalen pkt og Personalseksjonen har sekretærfunksjonen for IDF-møtene. 2. RETTIGHETER OG PLIKTER FOR TILSATTE Retningslinjer vedr arbeidsforhold i høgskolen er regulert gjennom lover, forskrifter, tariffavtaler, instrukser, rundskriv, reglementer og administrative rutiner. I Statens personalhåndbok er mye av regelverket samlet, de fleste med kommentarer fra FAD (fornyings- og administrasjonsdepartementet). Statens personalhåndbok oppdateres og utgis hvert år og er tilgjengelig i studiestedsadministrasjonene, personalseksjonen samt på nettet. 2.1 Arbeidstidsordninger Tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger Arbeidstiden for tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger er netto 37,5 timer per uke. Spisepausen kommer i tillegg. Personalet skal være tilstede ved virksomheten i arbeidstiden, med mindre faglige grunner tilsier at arbeidet legges andre steder. Arbeidsoppgaver er fastsatt i arbeidsplan, jf pkt 2.4. Faglige tilsatte registrerer meldepliktig fravær i SAP ESS Tilsatte i tekniske og administrative stillinger For tilsatte i tekniske og administrative stillinger er arbeidstiden gjennomsnittlig brutto 37,5 timer per uke. For denne gruppe er det inngått en egen avtale om fleksibel arbeidstid som reguleres av Rammeavtale for fleksibel arbeidstid i statsadministrasjonen med utfyllende bestemmelser. Kjernetiden er kl hele året. Med kjernetid menes det tidsrom hvor alle må være til stede. Den ytre arbeidstid er kl og kl Daglig arbeidstid samt meldepliktig fravær registreres i SAP ESS. For mer informasjon om tilstedeværelse og fravær samt avspaseringsregler, se arbeidsplan for tilsatte i teknisk/administrative stillinger Arbeidstid i jul og påske I høgskolen er det inngått en egen avtale om arbeidstid, jf møte med tillitsvalgte Jule- og nyttårsaften gis som fridag. Arbeidstiden på ordinære arbeidsdager mellom jul og nyttår er fra kl I påsken gjelder retningslinjer gitt i Statens Personalhåndbok, dvs arbeidstid fram til kl på onsdag før skjærtorsdag. 6

7 2.1.4 Korttidsfravær Besøk hos tannlege, fysioterapeut og lege, skal normalt legges utenfor arbeidstiden. Hvis dette ikke er mulig, skal slikt fravær godkjennes av nærmeste leder. Fraværet registreres ikke i fleksitidsregnskapet. Det er ikke fastsatt noen ytre grense for hvor lenge et slikt korttidsfravær kan vare, men avgrenses til enkeltbesøk. Behandling som går over en rekke ganger, bør tas som fleksitid eller som velferdspermisjon dersom arbeidsgiver finner grunnlag for det, se pkt. 2.9 om velferdspermisjon. 2.2 Ekstraarbeid bistilling/biverv I utgangspunktet kan tilsatte ha ekstraarbeid for annen arbeidsgiver enn høgskolen utenom arbeidstid. Dersom ekstraarbeidet er av et slikt omfang eller en slik art at det kan oppstå tvil i forholdet til høgskolen, tas spørsmålet opp med arbeidsgiver på forhånd. Dette kan være hvis ekstraarbeidet går utover arbeidet ved høgskolen, hvis det kan oppstå lojalitetskonflikt mellom jobbene, eller hvis ekstraarbeidet kan være til skade for høgskolen. Utfyllende retningslinjer om ekstraarbeid finnes i Statens Personalhåndbok. Tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger kan påta seg ekstraarbeid eller inneha bistilling innenfor ordinær arbeidstid på visse betingelser: Det må søkes om å få utføre dette arbeidet i arbeidstiden. Ekstraarbeidet/bistillingen/bivervet må ses som til gagn for utførelsen av arbeidet ved høgskolen. Det ordinære arbeidet må enten tas igjen til andre tider eller det kan avtales redusert arbeidstid og avkorting av lønn. Adgangen er begrenset til arbeid som del av et samarbeid med andre høgskoler, universiteter og forskningsinstitusjoner eller andre samarbeidspartnere. Samlet tidsbruk kan ikke overstige 20% av hel stilling. 2.3 Merarbeid/overtid Arbeidsmiljøloven gir regler om dette. Nødvendigheten av bruk av merarbeid/overtid i høgskolen er drøftet med tillitsvalgte. Følgende gjelder: Inntil 117,5 timer merarbeid kan avtales mellom nærmeste leder og den enkelte medarbeider. I kraft av sin styringsrett kan arbeidsgiver pålegge medarbeider ytterligere 200 timer overtidsarbeid, dersom vilkår for overtid er oppfylt, jf Arbeidsmiljøloven. Begge ordningene forutsetter at skriftlig avtale mellom leder og medarbeider inngås. Eget skjema for avtale om merarbeid/overtid er tatt i bruk i høgskolen fra Både merarbeid og overtid godtgjøres med overtidsbetaling etter HTA 13. Overtiden må dokumenteres. Ved krav om utbetaling av overtid brukes skjema for overtid. Overtidsarbeid med 100 timer kan pålegges ytterligere. Dette forutsetter at arbeidsgiver og tillitsvalgte inngår skriftlige avtale om utvidet overtidsarbeid. 7

8 2.4 Arbeidsplan for faglige tilsatte Faglige tilsatte planlegger sine arbeidsoppgaver i løpet av et år/halvår i en arbeidsplan. Arbeidsplanen skal gi oversikt over hvilke oppgaver vedkommende skal utføre i løpet planperioden. Tidsressurs til undervisning og veiledning, kompetanseutvikling, faglig og pedagogiske fornying, FoU og administrasjon og verv skal fremgå av arbeidsplanen. Planen justeres ved endringer i planperioden, jf retningslinjer for oppsett av arbeidsplaner. 2.5 Lønn Lønn blir utbetalt den 12. i hver måned. Ferielønn utbetales den 12. juni uavhengig av når i året ferien tas Forskudd I ekstraordinære tilfeller, som f.eks. husbygging eller boligkjøp, kan tilsatte søke om inntil to måneders lønn utbetalt på forskudd. Tilbakebetalingstiden er maksimalt to år. 2.6 Ferie Regler om ferie er regulert i ferieloven. Ferie med lønn opparbeides året før. Retten til feriepenger og retten til feriefritid er uavhengig av hverandre. Hvis retten til full lønn ikke er opparbeidet, har den tilsatte likevel rett til full feriefritid, men da uten lønn eller med lønn for en del av ferien. Dette må meldes fra til nærmeste leder. De som fyller 60 år før 1. september, har rett til én ekstra ferieuke fra og med det året og fram til pensjonsalder. Feriepenger utgjør 12 % av feriepengegrunnlaget. For tilsatte over 60 år er det 14,3%. Det er i HTA forhandlet fram følgende ekstra feriedager: 2 dager ved 62 år og 5 dager ved 65 år. Tre uker av ferien skal fortrinnsvis avvikles i perioden 1. juni september. Tidspunkt for ferien skal avtales med nærmeste leder. Ferieoversikt over tilsattes planlagte ferie settes opp per 1. mai Overføring av ferie forskuttering av ferie Årets ferie skal som hovedregel avvikles innenfor ferieåret. Det kan overføres inntil 2 uker ferie (10 arbeidsdager) + 4 dager (14 arbeidsdager) feriefritid til det påfølgende ferieår. Dersom sykdom har forhindret den tilsatte i å avvikle ferie i løpet av ferieåret, kan 12 dager overføres til neste år. Det er ikke mulig å overføre begge deler, jfr ferielovens 7 og 9. Ferieåret følger kalenderåret. Overføring av ferie skal godkjennes av nærmeste leder. Søknad sendes på eget skjema før 1. desember måned. Forskudd av feriedager kan avtales, dog begrenset til det antall feriedager det er opptjent feriepenger for Sykdom i ferien Ved sykdom i ferien, må sykmelding fra lege leveres fra første dag for å få rett til 8

9 erstatningsferie. Ved 100 % sykmelding i ferien kan det kreves at et tilsvarende antall dager gis som ferie senere i ferieåret. 2.7 Sykefravær Sykdomsforfall skal snarest mulig meldes til nærmeste leder, eventuelt via sentralbord/ekspedisjon, som varsler nærmeste leder med e-post, jfr høgskolens retningslinjer for oppfølging ved sykefravær Egenmelding Som IA-bedrift har høgskolen ordningen med et samlet øvre tak på 24 kalenderdager sykmelding per 12 måneders periode. Det er ingen begrensning utover dette for hvor mange ganger du kan være syk i løpet av denne perioden. Egenmelding ved sykdom kan benyttes for inntil 8 kalenderdager om gangen. Egenmeldingsperiodene løper uavhengig av om det er arbeidsdag eller ikke. Ved sykefravær på fredag og mandag, regnes lørdag og søndag med i perioden, slik at det til sammen blir beregnet å ha brukt 4 dager. Fravær ved egenmelding registreres i SAP ESS. Etter en egenmeldingsperiode på 8 dager, kan ny egenmelding ikke benyttes før det er gått 16 dager. For å kunne benytte egenmelding må du ha arbeidet ved høgskolen i minst to måneder Sykemelding fra lege Ved sykdom utover 8 kalenderdager, eller når kvoten for egenmeldingsdager er brukt opp, skal den tilsatte sørge for sykmelding fra lege. Denne leveres til nærmeste leder. Som tilsatt ved høgskolen og som statsansatt, har du rett til full lønn under sykdom fra første dag og - i inntil 1 år Barns sykdom Tilsatte som har omsorg for barn under 12 år, har rett til inntil 10 dager permisjon med lønn per kalenderår for tilsyn med inntil 2 barn (15 dager ved tre eller flere barn). Samme regler gjelder dersom den som har det daglige omsorgen for barnet er syk. Er den tilsatte alene om omsorgen for barnet, har vedkommende rett til 20 dager permisjon (30 dager ved tre eller flere barn). Retten gjelder ut det året barnet fyller 12 år. Denne aldersgrensen gjelder ikke arbeidstaker som har omsorg for kronisk syke eller funksjonshemmede barn. Fravær ved egenmelding registreres i SAP ESS. Ved mer enn tre dagers sammenhengende fravær skal det for barnet skaffes sykmelding fra lege. 2.8 Fødsels- og omsorgspermisjoner Ved fødsel gis det permisjon med 100% lønn i 42 uker, eventuelt 52 uker med 80 % lønn, dersom vedkommende har vært tilsatt i seks av de siste ti måneder. Fødselspermisjon med lønn tas fortløpende og regnes fra det tidspunkt vedkommende går ut i permisjon og senest tre uker før fødselen. Deler av fødselspermisjonen er 9

10 forbeholdt faren (fedrekvote). Tilsatte som har rett til permisjon med lønn ved nedkomst, kan velge forlenget tjenestefri i kombinasjon med delvis gjenopptakelse av arbeidet etter folketrygdloven (tidskonto-ordningen). I tillegg til fødselspermisjonen har foreldrene rett til inntil tre års omsorgspermisjon uten lønn før barnet fyller 12 år Adopsjon Ved adopsjon av barn under 15 år har adoptivforeldre rett til permisjon med full lønn i 39 uker (eller 80 % lønn i 49 uker) Amming Tilsatte som arbeider hel dag og som ammer sitt barn, har rett til tjenestefri med lønn i inntil to timer per dag til amming. Tilsatte som arbeider mellom 2/3-dag og hel dag, har rett til fri med lønn i én time per dag til amming, mens tilsatte i mindre enn 2/3- stilling har rett til fri uten lønn. 2.9 Velferdspermisjon Når viktige velferdsgrunner foreligger, kan tilsatte gis velferdspermisjon i inntil to uker med full lønn, eller en måned med halv lønn per kalenderår. Det kan søkes om velferdspermisjon ved f.eks. alvorlig sykdom i nærmeste familie, barns første skoledag, tilvenning til barnehage, m.m. Søknad leveres nærmeste leder. Det vises for øvrig til retningslinjer vedr av velferdspermisjon i dokumentet Prinsipper for en livsfaseorientert personalpolitikk Permisjon ved eksamens- og lesedager Det gis permisjon med lønn på eksamensdager uansett om eksamen foregår på fritid eller ikke. Slik permisjon gis for eksamen og deleksamen for arbeidstakere som tar etter- og videreutdanning etter virksomhetens behov. Det gis permisjon med lønn 2 lesedager til hver eksamensdag hvis eksamen har færre enn 10 vekttall. For eksamen som har 10 vekttall eller mer, gis 3 lesedager for hver eksamensdag. Lesedagene gis i umiddelbar tilknytning til eksamen Kompetanseutvikling Tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger Tidsressurs til kompetanseutvikling avtales årlig på bakgrunn av personlige planer og ønsker samt høgskolens behov. Forhold som kan påvirke ressurser til kompetanseutvikling er for eksempel ved Kompetanseutvikling knyttet til arbeidsformer (PNL, IKT-støttet læering) Overtagelse av nye fagområder Arbeid knyttet til kvalifisering fra høgskolelærer til høgskolelektor Kurs i høgskolepedagogikk 10

11 Tilsatte i teknisk/administrative stillinger Tidsressurs tilsvarende 5% (86 timer i 100% stilling) kan benyttes til kompetanseutvikling. Denne avtales med nærmeste leder på bakgrunn av personlige planer og ønsker samt høgskolens behov. Høgskolen kan binde deler av denne ressursen til fellestiltak for å dekke særlige behov ved høgskolen Taushetsplikt Tilsatte ved høgskolen har, uavhengig av stilling, plikt til å hindre at andre får kjennskap til det han eller hun i forbindelse med tjenesten får vite om andres personlige forhold (jf. forvaltningsloven 13). Taushetsplikten gjelder ikke bare overfor presse o.l., men også overfor andre offentlige organer, kolleger og familiemedlemmer. Opplysninger som er undergitt taushetsplikt etter lov eller i medhold av lov, er unntatt fra offentlighet. Brudd på taushetsplikten er straffbart Oppsigelsesfrister Gjensidig oppsigelsesfrist i prøvetiden (6 måneder) er 3 uker. For tjenestetid mellom 6 måneder og 1 år er oppsigelsesfristen måned. Ved tilsetting utover 1 år er oppsigelsesfristen 3 måneder Pensjoner og forsikringer Tilsatte ved høgskolen i 35 % stilling eller mer er ved lov innmeldt i Statens Pensjonskasse, og har rett til: Alderspensjon fra fylte 67 år fra Statens Pensjonskasse og folketrygden. Avtalefestet pensjon (AFP) som gir anledning til pensjon ved fylte 62 år. Uførepensjon som kan innvilges etter ett års sykemelding. Uførepensjonen kan være midlertidig eller varig. Ved langtidssykemelding bør det søkes om slik pensjon i god tid. Behandlingstiden er ca. fire måneder. Søknad om uførepensjon kan trekkes tilbake på et hvilket som helst tidspunkt. Etterlattepensjon som ytes tilsattes ektefelle og barn. Pensjonen gjelder også for parforhold registrert etter lov om registrert partnerskap. Yrkesskadeforsikring som sikrer erstatning når en tilsatt rammes av yrkesskade eller dør som følge av yrkesskade. Utgifter til behandling forbundet med yrkesskade dekkes av yrkesskadeforsikringen fra Statens Pensjonskasse. Gruppelivsforsikring som utbetales de etterlatte når en tilsatt dør. Beløpet er en engangsytelse som fastsettes etter grunnløpet i folketrygden. 11

12 2.15 Boliglån Det kan søkes om boliglån inntil 1,25 millioner kroner i Statens Pensjonskasse. Er det to i husstanden som er medlemmer kan det søkes om inntil 2,5 millioner kroner. Denne ordningen gjelder både yrkesaktive og pensjonister Tjenestereiser Bestilling av reiser Sentrale føringer i staten krever at reiser skal gjennomføres på billigste måte. På denne bakgrunn og med henvisning til inngått avtale om kredittkorttilbud til ansatte ved høgskolen, blir fremtidig praksis at alle tilsatte benytter kredittkort for arbeidsrelaterte anskaffelser der dette er kostnadsbesparende og hensiktsmessig. Ved bestillinger gjennom reisebyrå (slik som fly, tog, hotell, leiebil) er gebyrene høye. Eventuelle problemer ved bestilling av reiser avklares med nærmeste leder Kredittkort og reiseforskudd Alle i høgskolen kan ved søknad få et kredittkort - DnBNOR Corporate Card. Kortet er personlig, og det oppnås en gjennomsnittlig kredittid på ca 40 dager på alle anskaffelser. Bestilling av reiser med dette kortet gir automatisk reiseforsikring fra kortselskapet. Årsavgiften på kreditkortet refunderes av høgskolen. Det er også mulig å få et eget kredittkort (Mastercard) til dekning av eventuelle private kostnader. Ordningen med reiseforskudd bortfaller som følge av kredittkortavtalen Reiseforsikring Ved betaling av reise og opphold med kredittkort, dekker kortselskapets automatisk reiseforsikring, se pkt ovenfor Avstand mellom studiestedene Tjenestereiser godtgjøres etter statens regulativ. Bruk av egen bil på tjenestereise skal godkjennes på forhånd av nærmeste leder. For reiser mellom høgskolens avdelinger gjelder følgende avstander: Drammen - Kongsberg 40 km Drammen - Hønefoss (over Hokksund) 75 km Drammen - Hønefoss (over Skaret) 60 km Hønefoss - Kongsberg 80 km 3. TJENESTER OG RUTINER 12

13 3.1 Arkiv Høgskolens arkiv består av et sentralarkiv som er lokalisert i administrasjonsavdelingen. Arkivets e-postadresse er: postmottak@hibu.no. Dette er også høgskolens offisielle e-postadresse. Sentralarkivet består av 2,7 årsverk: 1 arkivleder og 2 konsulenter. Disse veileder deg dersom du har spørsmål vedr. arkiv. Høgskolen bruker saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte til all sin saksbehandling, og hvert studiested har 3 superbrukere som skal hjelpe deg i gang inntil det blir satt opp nye kurs du kan følge. Brukernavn og passord får du ved å sende e-post til postmttak@hibu.no, dersom du ikke allerede har fått en e-post med disse opplysningene. Alle høgskolens ansatte er i utgangspunktet saksbehandlere i ephorte. Se høgskolens interne websider: for ytterligere informasjon Bruk av brev og notat Ved korrespondanse fra høgskolen til eksterne mottakere og til tilsatte i høgskolen skal brevs form benyttes. Ved korrespondanse mellom avdelingene brukes internt notat med eller uten oppfølging (N eller X) Maler Alle maler forefinnes i ephorte i henhold til den registreringen du har valgt (brev eller notat) Underskriftsrutiner Brev og notater skal normalt ha to underskrifter, bortsett fra orienteringer og oversendinger. Brev som inneholder noen form for beslutning skal alltid ha to underskrifter. 3.2 Post Siden alt av intern post i utgangspunktet sendes i ephorte, har man mindre behov for interne sendinger mellom studiestedene. De gangene man allikevel har behov for å sende noe internt med posten, skal internkonvolutt benyttes. Dersom du personlig mottar post som skal saksbehandles, må den straks sendes til Postmottak i administrasjonsavdelingen for registrering i ephorte. Det er viktig at saksrelatert post ikke blir personlig adressert. Personlig adressert post blir lagt direkte i den enkeltes posthylle. Det samme gjelder e-post og telefaks hvis disse er saksbehandling, send dem til postmottak@hibu.no dersom de er elektronisk mottatt. All arkivverdig inngående og utgående post blir journalført. Dette saksnummeret skal benyttes til all korrespondanse i samme sak. 13

14 3.3 Bibliotek Biblioteket ved Høgskolen i Buskerud omfatter avdelinger ved Drammen, Hønefoss og Kongsberg. Biblioteket skal være en integrert del av høgskolens virksomhet innen undervisning, forskning, formidling og fagutvikling. Høgskolens bibliotek tilbyr brukerne en samlet bokbestand på over bøker, 440 tidsskrifter, elektroniske tidsskrifter og e-bøker i abonnement. Hønefoss har et bibliotekareal på 520 m2 og Kongsberg 420m2. HiBus bibliotek i Drammen er del av Drammensbiblioteket som totalt er 5.500m2, hvorav HiBu har ansvar for 870m2. Biblioteket, med 3 enheter, har et personale på 11,3 årsverk. I tillegg benyttes studentvakter om kveldene, bibliotekenhetene har kveldsåpent mandag-torsdag i studieåret. Bestill en bibliotekar! Du har mulighet til å bestille en bibliotekar som hjelper deg med å finne bøker, artikler og relevant informasjon fra databaser/internett. Nett-tjenester Via bibliotekets websider får du tilgang til nettbaserte bibliotektjenester. Biblioteket er tilsluttet nasjonale fellesavtaler for bibliotek i universitets- og høgskolesektoren som gir tilgang til informasjonsdatabaser. Her kan du bl.a. finne referanser til kvalitetssikrede artikler og dokumenter i fulltekst. De passordbelagte basene er tilgjengelige via høgskolens maskiner. Dersom du vil bruke dem hjemmefra kan du få passord til basene fra biblioteket. Forskningsdokumentasjon Biblioteket er ansvarlig for utgivelse av høgskolens skriftserier: Rapporter fra Høgskolen i Buskerud og Arbeidsnotater fra Høgskolen i Buskerud. Biblioteket er også ansvarlig for registrering av ansattes FoU-arbeid i Bibsys/Forskdok. 3.4 Telefon sentralbord Høgskolen har et hovednummer. Studiestedene har egne telefonnummer. Alle tilsatte har direkte innvalg og internnummer. Tilsatte oppfordres til å informere sine kontakter om direktenummer, slik at sentralbordet kan avlastes i størst mulig grad. Husk å markere fraværsmelding når du ikke er tilstede på kontoret samt å legge inn melding om fravær i outlook. Det er viktig å gi opplysninger om fravær slik at best mulig service kan ytes til de som ringer. Telefonkatalogen finnes på hjemmesiden. 3.5 Visittkort Høgskolen trykker sine egne visittkort. Visittkortene skaffes fra egen avdeling/enhet. 14