IL Aasguten. Møtereferat hovedstyremøte: 12. november 2014

Transkript

1 Møtereferat : 12. november 2014 Tilstede: Kjell Olav Einarsve Torbjørn Nyborg Gaute Evenhus Thore Tvete Lise Larsen Kjersti Husby Anton Bryhn Tron Vedul Sak 1) Gå gjennom oppgaveliste fra forrige møtereferat. Nr. Beskrivelse Ansvarlig Frist Undersøke pris og løsninger på banner med - logo Lise Larsen Neste Undersøke alternativer for Arbeidsutvalget Innen 2015 registrering av medlemmer Politiattest: Alle avdelinger skal Lederne i alle sørge for at alle personer som trenger politiattest har dette. avdelingene Rent Idrettslag: Sørge for at IL Aasguten har kjøreregler for doping og rusmidler, og forslag til Arbeidsutvalget Innen høsten holdningsskapende arbeid. Medlemslister fra avdelingene: Alle avdelingene må oversende medlemslister over aktive medlemmer i sine avdelinger. Lederne i alle avdelingene Fordeling av gymsal Lovise Hovdal Finne ny revisor Kjell Olav Einarsve Innen utgangen av Undersøke om fotpleier er interessert i rom på klubbhuset Torbjørn Nyborg Neste Logo: Få oppdatert versjon fra Kjell Olav Einarsve LevaFro Påmeldingsløsning på Lovise Hovdal og hjemmesiden Ann Cathrin Fossum Oppfriskningskurs for Tron Vedul hjemmesideredaktører Bestille internett til klubbhuset Kjell Olav Einarsve Se på utleiemuligheter av klubbhuset og kjøreregler for slik utleie Arbeidsutvalget Innen neste Sende ut et par fargeforslag på ny Tron Vedul Innen neste logo Høre med Trine Skogly om hun Kjell Olav Einarsve

2 kan være redaktør for Stokkvola- delen på hjemmesida Undersøke om Kjell Olav Einarsve medlemskontingent for friidrettsavd. kan reduseres Undersøke medlemskontingent Kjell Olav Einarsve hos Norges Sykkelforbund (eventuelt fylkesvarianten) og om det medfører dugnad å ha en sykkelavdeling : Anita Løkken har søkt om støtte til å kjøpe inn banner. Vi kjøper inn banner i størrelse 1x3 meter (omtrent) med - tekst og logo. Logo avgjøres i dag. Videreføres : Se sak : Skjemaet har feil navn på. Det skal stå Gaute Evenhus, ikke Kjell Olav Einarsve, på disse. Dette må undersøkes. Videreføres : Vi har tilstrekkelig kjøreregler for å være Rent Idrettslag. Avsluttes : Det mangler fra alle bortsett fra Friidrett. Videreføres : Gjennomført. Avsluttes 14-15: Ingen funnet. Saken videreføres : Avklart. Tilbud er igangsatt. Avsluttes 14-17: Ikke aktuell lenger. Avsluttes 14-18: Gjennomført. Ny løsning levert av Smart Media/Jensen. Avsluttes : Tron Vedul har kalt inn til kurs, men ingen meldte seg. Vi prøver igjen. Videreføres : Gjennomført. Avsluttes 14-21: Saken har så vidt vært oppe i Arbeidsutvalget. Vi begrenser utleie til møtevirksomhet, og tillater ikke festing. Arbeidsutvalget utarbeider forslag til kjøreregler. Videreføres : Se sak : Gjennomført. Avsluttes 14-24: Ikke mulig å redusere kontingenten fra forbundet. Pengene må bare betales. Det er uklart hvordan dette blir beregnet. Vi må følge opp saken når neste regning kommer. Friidrettsavd. oppfordres til å sende en skriftlig henvendelse til forbundet for å få avklart hva som ligger til grunn for beløpet. Videreføres. 14:25: Det kreves kun et engangsbeløp, 3500 kroner, hvert år for å bli medlem i Norges sykkelforbund (eventuelt kretsen). Det er ingen arrangement som må gjennomføres. Vi gjør ikke noe mer før interesserte tar kontakt igjen. Avsluttes. Sak 2) Ny logo Info: Det har blitt sendt ut nye fargeforslag. Kommentarer: Forslag: Vi går for versjon 2 blant forslagene. Hvit der det er hvitt og mellomlys blå ellers. Denne. Sak 3) KlubbAdmin

3 Info: Vi har hatt tre stykker på kurs på Stjørdal. Planen videre er at vi får lagt inn medlemsregisteret i KlubbAdmin og gir deretter ut informasjon til alle medlemmene om at de kan gå inn på MinIdrett og registrere seg. Det vi etter hvert må bestemme er hvilken kontingentbetalingsmetode vi skal benytte. Vi kan benytte systemet som KlubbAdmin tilbyr, men dette koster penger. Det er også mulig å bruke eksisterende metode, men dette er trolig noe mer tungvint. Dette må vi undersøke. Torbjørn Nyborg sender over excel- fil med medlemmer til Tron Vedul som tar saken videre med KlubbAdmin. Vi mener at vi har kontroll på situasjonen. Sak 4) Anlegg (Baner og lysløype) Info: Løpebane: Spillemiddelsøknad er tilnærmet ferdig. Noen små detaljer gjenstår. Stig Rønning jobber med saken. Kunstgressbane: Ingen endring siden sist. Trenger å legge inn nye tall i spillemiddelsøknad og legge ved nye tegninger. Grilstadsaken ligger muligens på is. Statens vegvesen har kommet med innsigelser på innkjøring til E6. Barnehagesituasjonen i Åsen er uløst så arealet på grusbanen trengs muligens til slikt formål. Vi fortsetter prosessen som før. Stallmyra: Saken er oppe i PUK som skal vurdere bruksendring til idrettsformål. Lysløypa: Byggeaktivitet i området. Vei har blitt bygd og skiløypa har blitt smalere. Dette er det for sent å gjøre noe med. Skiavd. kjøper inn netting som skal hindre personskader. Det er planer om å sette opp lysstolper i akebakken. Vi må ha kontrakt for leie av grunn før vi starter dette. Hvis vi får til en 20- års leieavtale kan vi søke om spillemidler til dette. Kjell Stokkan er på denne saken. Kommentarer: Siden skiløypa har blitt smalere enn 10 meter, som det står i kontrakten med bygdeallmenningen, bør vi sende en skriftlig klage på hvor veien er plassert. Dette kan få konsekvenser for idrettslaget senere, for eksempel i forbindelse med spillemiddelsøknader. Sak i Levanger- Avisa viser at idrettshall i Åsen har ramlet ut av budsjettet til Levanger Kommune. Kombinasjonshall på Moan er derimot med. Forslag: Leder sender skriftlig klage til bygdeallmenningen om at skiløypa må bli breiere. Leder kontakter også kommunen for å høre om idrettshall i Åsen har ramlet ut eller om det er en feil. Sak 5) Organisering Friidrettsavd. Info: Verner Juliussen har bedt om fritak fra kassererrollen. Øyvind Kolbrekk blir ny kasserer. Verner fortsetter i styret som styremedlem. Sak 6) Valgkomité Info: Leder i valgkomiteen ser mørkt på å få tak i alle nye styremedlemmer til årsmøtet. Vi bør vurdere å ha ekstraordinært årsmøte for skiavdeling og håndballavd. Kommentarer: Forslag: Vi har ekstraordinært årsmøte for valg av styremedlemmer til skiavd. og håndballavd. i 2015.

4 Sak 7) Eventuelt a. Godkjenning av møtereferat uten signatur Info: I stedet for å signere kan vi godkjenne forrige møtereferat som første sak i møtene. Forslag: Forrige møtereferat godkjennes som første sak på etterfølgende møte sammen med gjennomgang av oppgaveliste. b. Strikkekaffe Info: Det er ønske om å arrangere strikkekaffe i klubbhuset. Forslag: Arbeidsutvalget får ansvar for å sette opp leieavtale og fastsette leiepris. c. Æresmedlemmer og hedersdiplom Info: Det er på tide å vurdere nye æresmedlemmer og hedersdiplomer i IL Aasguten. Vi bør legge ut anmodning på hjemmesiden om å komme med forslag. Forslag: Tron Vedul legger ut sak på hjemmesiden og ber medlemmene komme med forslag som styret kan vurdere. d. Friidrettsavd.: ÅK+ Info: ÅK+ legges ned pga. liten deltakelse. Vanlig ÅK fortsetter som vanlig. e. Klessalg Info: Friidrettsavd. mener vi bør ha et eget utvalg som håndterer klessalg. Alle bør ha samme skrift (), og vi kan fjerne avdelingsnavn. Dette kan gjøre at vi kan få bedre avtaler og oversikt. Forslag: Friidrettsavd. tar ballen videre og konkretiserer forslaget. f. Kopimaskin Info: Elin Ringen har fått tak gratis i kopimaskin. Denne bør vi plassere på klubbhuset slik at alle kan bruke denne i stedet for å bruke Aasen Sparebank. Vi må se den før vi bestemmer plassering i klubbhuset. Forslag: Vi tar imot kopimaskinen og prøver å finne en god plassering. g. Bankterminal Info: Friidrettsavdelinga mener bør få tak i egen bankterminal som vi kan benytte til salg av diverse. Forslag: Friidrettsavd. undersøker løsninger og finner priser som hovedstyret kan ta stilling til. h. Startnummer

5 Info: Startnummer 51 og 53 mangler. Kommentar: Aasen Sparebank har muligens flere sett som kan erstatte. Kjersti Husby undersøker nærmere. i. Termokopp Info: Friidrettsavdelinga foreslår at vi kan tilby termokopp med logo. Hvis man kjøper denne kan man få gratis kaffe på arrangement. Kommentar: Det er ulike avdelinger som arrangerer arrangementene våre, så det kan bli vanskelig å få til dette i praksis. Forslag: Vi går ikke videre med ideen. j. Sponsoravtale for kunstgressbanen Info: Aasen Sparebank har sendt ut forslag til sponsoravtale for kunstgressbanen. De av styremedlemmene som ikke har lest den får frist til 13. november med å komme med kommentarer på avtalen. Forslag: Alle i hovedstyret må lese gjennom avtalen og komme med innspill innen 13. november. Oppgaveliste: Nr. Beskrivelse Ansvarlig Frist Undersøke pris og løsninger på banner med - logo Lise Larsen Neste Politiattest: Alle avdelinger skal Gaute Evenhus sørge for at alle personer som trenger politiattest har dette. Vi må få avklart hvordan attestene skal sendes inn Medlemslister fra avdelingene: Lederne i alle Alle avdelingene må oversende medlemslister over aktive medlemmer i sine avdelinger. avdelingene Finne ny revisor Kjell Olav Einarsve Innen utgangen av Oppfriskningskurs for hjemmesideredaktører: Prøve på nytt Se på utleiemuligheter av klubbhuset og kjøreregler for slik utleie Undersøke om medlemskontingent for friidrettsavd. kan reduseres. Be forbundet om begrunnelse for prisen. Tron Vedul Arbeidsutvalget Friidrettsavdelinga v/anton Bryhn 2014 Innen neste Innen neste kontingentkrav kommer Sende skriftlig klage til Kjell Olav Einarsve

6 bygdeallmenningen om at veien ikke går der det ble avtalt og at skiløypa har blitt smalere enn avtalen tilsier. Kontakte Levanger kommune for å høre om Levanger- Avisa har rett når det ser ut som idrettshall i Åsen har ramlet ut av budsjettet til fordel for hall på Moan. Sette opp leieavtale med strikkeklubben Legge ut web- sak om at medlemmer må komme med forslag til æresmedlemmer og medlemmer som kan få hedersdiplom. Finne plass til kopimaskin på klubbhuset. Undersøke pris og løsninger rundt bankterminal Undersøke om det finnes startnummer som kan erstatte manglende nummer. Lese gjennom og eventuelt kommer med innspill til sponsoravtale for kunstgressbanen fra Aasen Sparebank Kjell Olav Einarsve Arbeidsutvalget Tron Vedul Torbjørn Nyborg og co. Friidrettsavdelinga v/anton Bryhn Kjersti Husby Alle i hovedstyret Når kopimaskinen kommer til klubbhuset. Neste Innen 13. november