Informasjonsforvaltning i Statnett. Gasparas Jarulaitis, Magne Maurset, Martin Trydal Torp Norsk Arkivråds Høstseminar 17.

Transkript

1 Informasjonsforvaltning i Statnett Gasparas Jarulaitis, Magne Maurset, Martin Trydal Torp Norsk Arkivråds Høstseminar 17. oktober 2018

2 NETTEIER UTREDNINGSANSVAR SYSTEMANSVAR

3 Fremtiden er elektrisk En gjeng som jobber med informasjonsforvaltning

4 Strategisk retning fra 2014 Utvikling Drift Utvikling Drift Fremtiden er elektrisk

5 Fremtiden er elektrisk Fokus på rådgivning

6 Utvidet ansvarsområdet 2014 Arkivdrift Forvaltning av papirarkivene Funksjonell videreutvikling av P Arkivdrift Forvaltning av papirarkivene Funksjonell videreutvikling av P360 Funksjonell videreutvikling av SP Arbeidsrom Funksjonell videreutvikling av IFS DokAdm Digital langtidsbevaring RPA Fremtiden er elektrisk

7 Fremtiden er elektrisk Informasjonsstyring

8

9 Integrasjon av styringssystemer ISO ISO Fremtiden er elektrisk

10 Fremtiden er elektrisk Informasjon oppstår i prosesser

11 Fremtiden er elektrisk Grensesnitt i virksomhetsarkitektur

12 Informasjonsstyring er integrert i Statnetts virksomhetsstyring Fremtiden er elektrisk Måling og KPI'er: - Modellerte informasjonsprodukter - Beskrevne informasjonsprodukter - Evt. etterlevelse

13 Case Korrespondansehåndtering i konsesjonsprosessen Fremtiden er elektrisk

14 Konsesjon og arealbrukstillatelser. Dokumenthåndtering Drift Konsesjon og tillatelser Utbygging Planlegging Statnett planlegger, bygger og drifter motorveiene i kraftforsyningen Rettigheter og plikter reguleres av en rekke myndighetstillatelser og avtaler Virksomhetskritiske dokumenter må kunne gjenfinnes i hele anleggenes levetid Dokumenthåndtering slaktet i internrevisjon Manglende etterlevelse av interne krav Tidkrevende "dobbeltbehandling" Vanskelig gjenfinnbart Prosessorientert forbedringsarbeid 2013 Internrevisjon 2015 Prosess implementert 2017 Prisvinner "Årets digitalisør" Fremtiden er elektrisk 2014 Prosess etablert 2016 IKT prosjekt dokumenthåndtering 2018 Prisvinner "Årets Arkiv"

15 Prosjektoppstart/prosessteam Styringsgruppe Portefølje Prosjektgruppe Fremtiden er elektrisk

16 Utarbeide kravspesifikasjon til forbedret prosess Ferdigstill søknaden i ekstern applikasjon Åpne P360 for lagring Påfør metadata 1. Opprette sak Opprett registrering Påfør metadata Send på godkjenningsflyt Sett status ferdig (ekspeder) Skriv ut dokument og send per post 3. Mottatt konsesjonsvedtak Hent vedtak fra AltInn Lag ny registrering i samme mappe som konsesjonssøknaden Avskriv med kode Søknad ferdigstilles i ekstern applikasjon 2. Lagre konsesjonssøknaden

17 Konseptbeskrivelse Informasjonsprodukter har egne egenskaper (content), men må også relateres til prosessene (context) Prosess: søkbar metdata Anlegg: søkbar metadata og henvisnig til hvor sluttdok. skal legges i anleggsguide Prosjekt: Søkbar metadata/kobling til IFS Aktør: søkbar metadata Filtype: søkbar metadata + logikk for om denne filtypen skal overføres til IFS Fremtiden er elektrisk

18 Nye funksjoner ved innføring av konsesjonsprosess i P360 Merke saker med prosessnavn, anlegg og prosjekt Merke filer med produktnavn(logikk for hvilket informasjonsprodukt som skal overføres Forenklet ekspedering og postmottak(her jobber vi med innføring av eformidling(dpv)) Forbedret virksomhetssøk Automatisk overføring av sluttdokumentasjon til anleggseier Enkel arkivering av e-post i riktig sak eller dokument fra Outlook Fremtiden er elektrisk

19 Fremtiden er elektrisk

20 Fremtiden er elektrisk

21 Fremtiden er elektrisk

22 Fremtiden er elektrisk

23 Fremtiden er elektrisk

24 Hva leverte prosjektet Forbedret prosess Treningsmanual Tilpasset IT-støtte Veiledere/superbrukere Fremtiden er elektrisk

25 Forbedringsarbeidet - Implementering Endre måten vi skal jobbe på Prosess Kompetanse Forbedre menneskers kompetanse 1. Dokumenthåndtering lagt inn i prosessen. 2. Opplæring i prosessen. 4. Nye krav til dokumenthåndtering inn i prosessen Teknologi 5. Opplæring i nye krav. Muliggjøre bedre måter å jobbe på 3. IKT prosjekt for å forbedre dokumenthåndtering