Førde kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Førde kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Førde kontrollutval Møtestad: Førde rådhus, møterom 438 Anga Dato: Tid: Kl. 08:30 Innkalling: Faste medlemar i utvalet og revisor i sak 48/17 Dersom du ikkje kan møte meld frå på e-post: arva@sekom.no Audhild Ragni Vie Alme telefon: mobil: Sakliste Sak nr. Sakstittel 46/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 47/17 Skriv og meldingar 48/17 Samanslåing av revisjonseiningane i Sogn og Fjordane - uttale 49/17 Møteplan 2018 for Førde kontrollutval 50/17 Oppfølgingsliste /17 Eventuelt Med helsing Kari Daltveit Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 46/17 Førde kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 47/17 Førde kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Skriv og meldingar Saksnummer Tittel Møteprotokoll fellesnemnda Møteprotokoll fellesnemnda BY-063/17 Eigarmelding , handsama Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering.

4 Ny kommune i Indre Sunnfjord Møteprotokoll Utval: Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord Møtestad: Sande Kro & Hotell Dato: Tid: Kl. 09:00 Medlemmer: Anita Eide Kvamme Annlaug Birkeland Håkon Myrvang Ivar Svensøy Kari Valle Anders Kristian Sægrov Mathias Råheim Olve Grotle Bjørn-Harald Haugsvær Norunn Lunde Furnes Erlnd Haugen Herstad Kari Iren Birkeland Oddmund Klakegg Ole Johnny Stubhaug Reidun Støfring Jakob Andre Sandal Turid Vallestad Åsmund Bertelsen Gunn Merete Paulsen Andre: Atle Fasteland Ellen Jensen Ole John Østenstad Øystein Høyvik Øyvind Bang-Olsen Merknader: Møteleiar: Orientering: Grunngjeve spørsmål/ Interpellasjon: Synfaring: Parti Ap Ap Ap Ap Ap H H H KRF KRF SP SP SP SP SP SV SV SV V Rådmann Gaular kommune Rådmann i Jølster Prosjektleiar Prosjektkoordinator Rådmann Naustdal kommune Olve Grotle (H)

5 Underskrifter: Olve Grotle s. Erlend Haugen Herstad s. Kari Valle s. Ole John Østenstad s. Side 2

6 Sakliste Sak nr. Sakstittel 16/17 Orienteringssaker /17 Differensiert arbeidsgjevaravgift - søknad om dispensasjon 18/17 Politisk organisering, oppretting av politisk prosjektgruppe 19/17 Programplan ny kommune i indre Sunnfjord, versjon 1 20/17 Heraldikk - kommunevåpen 21/17 Prosjekt fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing, oppretting av politisk prosjektgruppe 22/17 Referatsaker 23/17 Fråsegn i høve nedlegging av asylmottak Side 3

7 16/17: Orienteringssaker Prosjektleiar sitt framlegg til vedtak: Orienteringssakene blir tatt til vitande. Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Det vart orientert om følgjande saker 1. Informasjon om Gaular som samfunn og organisasjon, og med varigheit inntil ein time v/ordførar Mathias Råheim og rådmann Atle Fasteland 2. Informasjon om arbeidet i administrativ styringsgruppe mv. v/fungerande prosjektleiar Ole John Østenstad 3. Informasjon frå kvar kommune v/ordførar/rådmann i høve: Forhold som kan ha betydning for den nye kommunen Forhold knytt til budsjett 2018 Forhold knytt til økonomi- og handlingsplanen Forhold knytt til kommuneplanen sin areal- og samfunnsdel Andre ting 4. Status tilsetting av prosjektleiar/rådmann i ny kommune Samrøystes vedtak FENEMND- 16/17 Vedtak: Orienteringssakene blir tatt til vitande. 17/17: Differensiert arbeidsgjevaravgift - søknad om dispensasjon Prosjektleiar sitt framlegg til vedtak: Leiaren av Fellesnemnda får i oppdrag å sende brev til Kommunal- og moderniseringsdepartementet der det blir argumentert for at den nye kommunen i indre Sunnfjord bør plasserast i sone II med omsyn til utrekning av arbeidsgjevaravgifta. Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Senterpartiet v/erlend Haugen Herstad gjorde følgjande tilleggsframlegg: "I brevet blir det teke forbehold om at om ikkje heile den nye kommunen kjem inn under ordning med låg arbeidsgiveravgift, fellesnemnda meiner at den nye kommunen uansett vil trenge ei form for geografisk differansiert arbeidsgiveravgift." Avrøysting: Prosjektleiaren sitt framlegg vart samrøystes vedteke Senterpartiet sitt tilleggsframlegg fekk 5 røyster (representantane frå Sp) og fall FENEMND- 17/17 Vedtak: Side 4

8 Leiaren av Fellesnemnda får i oppdrag å sende brev til Kommunal- og moderniseringsdepartementet der det blir argumentert for at den nye kommunen i indre Sunnfjord bør plasserast i sone II med omsyn til utrekning av arbeidsgjevaravgifta. 18/17: Politisk organisering, oppretting av politisk prosjektgruppe Prosjektleiar sitt framlegg til vedtak: 1. Det blir oppretta politisk arbeidsgruppe som får i oppgåve å utarbeide forslag til politisk organisering. 2. Gruppa skal bestå av åtte medlemmer: Gruppa vel sjølv leiar 4. Fellesnemnda føreset at arbeidsgruppa koordinerer arbeidet opp mot prosjektleiar/rådmann i ny kommune sitt arbeid med forslag til administrativ hovudstruktur. Vidare føreset Fellesnemnda at prosjektgruppa har tett kontakt med arbeidsgruppa som deltek i Kommunal- og moderniseringsdepartementet sitt prosjekt «Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing. 5. Arbeidet skal vere avslutta innan Fungerande prosjektleiar skal fungere som sekretariat for gruppa fram til ny prosjektleiar/rådmann i ny kommune er tatt til i stillinga. Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Gruppeleiarane v/bjørn-harald Haugsvær gjorde følgjande framlegg til vedtak: 1. "Det blir oppretta politisk arbeidsgruppe som får i oppgåve å utarbeide forslag til politisk organisering. 2. Gruppa skal bestå av: Parti Namn Kommune Ap (to personar) Håkon Myrvang Kari Valle Naustdal Førde Sp (to personar) Kari Iren Birkeland Oddmund Klakegg Gaular Jølster Høgre (to personar) Mathias Råheim Olve Grotle Gaular Førde Sv (ein person) Åsmund Bertelsen Naustdal KrF (ein person) Norunn Lunde Furnes Gaular Venstre (ein person) Gunn Merete Paulen Førde Side 5

9 3. Åsmund Bertelsen blir valt som leiar av gruppa 4. Fellesnemnda føreset at arbeidsgruppa koordinerer arbeidet opp mot prosjektleiar/rådmann i ny kommune sitt arbeid med forslag til administrativ hovudstruktur. Vidare føreset Fellesnemnda at prosjektgruppa har tett kontakt med arbeidsgruppa som deltek i Kommunal- og moderniseringsdepartementet sitt prosjekt «Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing. 5. Arbeidet skal vere avslutta innan Fungerande prosjektleiar skal fungere som sekretariat for gruppa fram til ny prosjektleiar/rådmann i ny kommune er tatt til i stillinga". Avrøysting: Gruppeleiarane sitt framlegg vart samrøystes vedteke I etterkant av møte i fellesnemnda utarbeidde saksordførar Bjørn Harald Haugsvær notat datert som er sendt faste medlemmar av nemnda. FENEMND- 18/17 Vedtak: 1. Det blir oppretta politisk arbeidsgruppe som får i oppgåve å utarbeide forslag til politisk organisering. 2. Gruppa skal bestå av: Parti Namn Kommune Ap (to personar) Håkon Myrvang Kari Valle Naustdal Førde Sp (to personar) Kari Iren Birkeland Oddmund Klakegg Gaular Jølster Høgre (to personar) Mathias Råheim Olve Grotle Gaular Førde Sv (ein person) Åsmund Bertelsen Naustdal KrF (ein person) Norunn Lunde Furnes Gaular Venstre (ein person) Gunn Merete Paulen Førde 3. Åsmund Bertelsen blir valt som leiar av gruppa Fellesnemnda føreset at arbeidsgruppa koordinerer arbeidet opp mot prosjektleiar/rådmann i ny kommune sitt arbeid med forslag til administrativ hovudstruktur. Vidare føreset Fellesnemnda at prosjektgruppa har tett kontakt med arbeidsgruppa som deltek i Kommunal- og moderniseringsdepartementet sitt prosjekt «Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing. 4. Arbeidet skal vere avslutta innan Fungerande prosjektleiar skal fungere som sekretariat for gruppa fram til ny prosjektleiar/rådmann i ny kommune er tatt til i stillinga. 19/17: Programplan ny kommune i indre Sunnfjord, versjon 1 Prosjektleiar sitt framlegg til vedtak: Programplan for ny kommune i indre Sunnfjord (versjon 1) blir vedtatt i samsvar med saksutgreiing datert Side 6

10 Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Samrøystes vedtak FENEMND- 19/17 Vedtak: Programplan for ny kommune i indre Sunnfjord (versjon 1) blir vedtatt i samsvar med saksutgreiing datert /17: Heraldikk - kommunevåpen Prosjektleiar sitt framlegg til vedtak: 1. Det blir sett ned politisk prosjektgruppe som får i oppgåve å komme med framlegg til kommunevåpen og utforming av ordførarkjede 2. Gruppa skal bestå av fire medlemmar: Gruppa vel sjølv leiar 4. Arbeidet skal vere avslutta innan Prosjektsekretariat skal stille med nødvendige sekretariatsfunksjonar Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Gruppeleiarane v/bjørn-harald Haugsvær gjorde følgjande framlegg til vedtak: "Saka vert utsett" Avrøysting: Gruppeleiarane sitt framlegg vart samrøystes vedteke I etterkant av møte i fellesnemnda utarbeidde saksordførar Bjørn Harald Haugsvær notat datert som er sendt faste medlemmar av nemnda. FENEMND- 20/17 Vedtak: Saka vert utsett 21/17: Prosjekt fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing, oppretting av politisk prosjektgruppe Prosjektleiar sitt framlegg til vedtak: Side 7

11 1. Det blir oppretta politisk prosjektgruppe for perioden knytt til prosjektet «Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing» 2. Gruppa skal bestå av fire medlemmar Gruppa vel sjølv leiar 4. Fellesnemnda føreset arbeidsgruppa har tett kontakt med arbeidsgruppa som skal vurdere den politiske organiseringa i den nye kommunen, og at framlegga frå dei to gruppene er koordinerte. 5. Arbeidet skal vere avslutta innan Fungerande prosjektleiar / prosjektkoordinator skal fungere som sekretariat for gruppa Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Gruppeleiarane v/bjørn-harald Haugsvær gjorde følgjande framlegg til vedtak: 1. "Det blir oppretta politisk prosjektgruppe for perioden knytt til prosjektet «Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing» 2. Gruppa skal bestå av: Parti Namn Kommune Ap Ivar Svensøy Annlaug Birkeland Førde Naustdal Sp Reidun Støfring Jølster Høgre Anne Lilleåsen Gaular SV Turid Vallestad Førde KrF Bjørn-Harald Haugsvær Førde Venstre Judith Kapstad Jølster 3. Reidun Støfring blir valt som leiar av gruppa 4. Fellesnemnda føreset arbeidsgruppa har tett kontakt med arbeidsgruppa som skal vurdere den politiske organiseringa i den nye kommunen, og at framlegga frå dei to gruppene er koordinerte. 5. Arbeidet skal vere avslutta innan Fungerande prosjektleiar/prosjektkoordinator skal fungere som sekretariat for gruppa" Avrøysting: Gruppeleiarane sitt framlegg vart samrøystes vedteke I etterkant av møte i fellesnemnda utarbeidde saksordførar Bjørn Harald Haugsvær notat datert som er sendt faste medlemmar av nemnda. FENEMND- 21/17 Vedtak: 1. Det blir oppretta politisk prosjektgruppe for perioden knytt til prosjektet «Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing» 2. Gruppa skal bestå av: Side 8

12 Parti Namn Kommune Ap Ivar Svensøy Annlaug Birkeland Førde Naustdal Sp Reidun Støfring Jølster Høgre Anne Lilleåsen Gaular SV Turid Vallestad Førde KrF Bjørn-Harald Haugsvær Førde Venstre Judith Kapstad Jølster 3. Reidun Støfring blir valt som leiar av gruppa 4. Fellesnemnda føreset arbeidsgruppa har tett kontakt med arbeidsgruppa som skal vurdere den politiske organiseringa i den nye kommunen, og at framlegga frå dei to gruppene er koordinerte. 5. Arbeidet skal vere avslutta innan Fungerande prosjektleiar/prosjektkoordinator skal fungere som sekretariat for gruppa 22/17: Referatsaker Prosjektleiar sitt framlegg til vedtak: Desse referatsakene vert teke til vitande: 1. Administrativ styringsgruppe, referat frå møte Administrativ styringsgruppe, referat frå møte Fråvik frå lover og reglar - overgangsperiode 4. Fråvik frå lover og reglar - overgangsperiode 5. Kommunereforma i indre Sunnfjord - fråvik frå lover og reglar - overgangsperiode 6. Utbetaling av tilskot til eingongskostnader ved kommunesamanslåing 7. LVK - P1356 Kommunesamanslåing - medlemskap i LVK Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Samrøystes vedtak FENEMND- 22/17 Vedtak: Desse referatsakene vert teke til vitande: 1. Administrativ styringsgruppe, referat frå møte Administrativ styringsgruppe, referat frå møte Fråvik frå lover og reglar - overgangsperiode 4. Fråvik frå lover og reglar - overgangsperiode 5. Kommunereforma i indre Sunnfjord - fråvik frå lover og reglar - overgangsperiode 6. Utbetaling av tilskot til eingongskostnader ved kommunesamanslåing 7. LVK - P1356 Kommunesamanslåing - medlemskap i LVK Side 9

13 23/17: Fråsegn i høve nedlegging av asylmottak Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Ivar Svensøy (AP) tok opp sak om nedlegging av asylmottak under møte, og gjorde følgjande framlegg til vedtak: "Fellesnemnda for kommunane Førde, Jølster, Gaular og Naustdal ber om at regjeringa aukar talet på overføringsflyktningar, kvoteflyktningar, slik at det mottaksapparatet som er bygt opp i kommunane kan nyttast til å ta imot flyktningar og vere ein beredskap for flyktningkriser. I ei tid med 65 millionar menneske på flukt er det ei humanistisk plikt å auke talet på kvoteflyktningar frå FNs høgkommissær, UNHCR. I 20 år har det vore asylmottak i Førde, og det har vorte ein del av samfunnet. I kommunane er det utvikla gode tenester til asylantane med skuleplassar, helsetenester, kulturtilbod og andre integreringstiltak gjennom frivillige organisasjonar som Røde Kors og Den norske kyrkja. Førde kommune har bygt opp eit norsksenter til å ta norskopplæring og integrering. Denne kompetansen og dette engasjementet er no i fare for å bli bygt ned og forvitre. Det vil bli om lag umogeleg å byggje opp att liknande kapasitet i nær framtid, om det skulle bli trong for. Då den store flyktningstraumen kom i 2015, gjorde kommunane stor innsats og tok økonomiske satsingar både for å hjelpe menneske i naud, men og ut førevarsel/lovnader frå styresmaktene om at dette var svært naudsynt og at ein såg føre seg at denne situasjonen ville halde ved. Desse asylmottaka i Førde og Jølster er no lagde ned eller vedteke lagt ned: Førde mottak for einslege mindreårige, drive av Hero Norge AS med 30 plassar, lagt ned Jølster mottak, drive av Norsk Folkehjelp med 150 pl., lagt ned Øyrane statleg mottak, drive Mottaksdrift med 160 pl., lavt ned Skei statlege mottak for einslege mindreårige, drive av Norsk Mottaksdrift AS med 30 pl., vedteke lagt ned Førde statleg mottak, drive av Hero Norge AS med 150 pl., vedteke lagt ned Til saman utgjer det 520 plassar. Det er utruleg at det som er satsa frå kommunane, brått blir stoppa og bygt ned. Det er svært vondt for asylantane som blir sende rundt om i landet frå mottak til mottak, nokre har budd i bygda/byen fleire år, andre er einsleg mindreårige som er byrja slå rot. Sett i høve til dei store og vanskeleg opplevingane dei allereie ber med seg, er denne flyttinga eit ekstra problem. Den nye kommunen i Indre Sunnfjord har gode kommunikasjonar, eit velutvikla næringsliv, gode kulturtilbod og eit vel utbygt helsevesen med Førde Sentralsjukehus som sentrum. Skulane i regionen hevdar seg som dei beste i landet, både grunnskulane og dei vidaregåande, og her er høgskuletilbod som avdeling av Høgskulen på Vestlandet. Når ein i framtida skal velje kommunar som skal bli bedne om å ta imot flyktningar, bør ein sjå på kriteria som røynsle, arbeidsmarknadssituasjonen og dokumenterte resultat over lengre tid. Desse kriteria stettar den nye samanslegne kommunen. At det er ein ny stor kommune med innbyggjarar vil og måtte telje. Fellesnemnda vil ut frå dette støtte KS si anbefaling om å auke talet overføringsflyktningar. Vi står Side 10

14 overfor ein krevjande flyktningsituasjon globalt, og mange menneske har trong for vern. Vi meiner at Noreg her kan gjere meir enn vi gjer i dag! Fellesnemnda for kommunane Førde, Jølster, Naustdal og Gaular." Avrøysting: Ivar Svensøy (ap) sitt framlegg vart vedteke mot 3 røyster (representantane frå Høgre) FENEMND- 23/17 Vedtak: Fellesnemnda for kommunane Førde, Jølster, Gaular og Naustdal ber om at regjeringa aukar talet på overføringsflyktningar, kvoteflyktningar, slik at det mottaksapparatet som er bygt opp i kommunane kan nyttast til å ta imot flyktningar og vere ein beredskap for flyktningkriser. I ei tid med 65 millionar menneske på flukt er det ei humanistisk plikt å auke talet på kvoteflyktningar frå FNs høgkommissær, UNHCR. I 20 år har det vore asylmottak i Førde, og det har vorte ein del av samfunnet. I kommunane er det utvikla gode tenester til asylantane med skuleplassar, helsetenester, kulturtilbod og andre integreringstiltak gjennom frivillige organisasjonar som Røde Kors og Den norske kyrkja. Førde kommune har bygt opp eit norsksenter til å ta norskopplæring og integrering. Denne kompetansen og dette engasjementet er no i fare for å bli bygt ned og forvitre. Det vil bli om lag umogeleg å byggje opp att liknande kapasitet i nær framtid, om det skulle bli trong for. Då den store flyktningstraumen kom i 2015, gjorde kommunane stor innsats og tok økonomiske satsingar både for å hjelpe menneske i naud, men og ut førevarsel/lovnader frå styresmaktene om at dette var svært naudsynt og at ein såg føre seg at denne situasjonen ville halde ved. Desse asylmottaka i Førde og Jølster er no lagde ned eller vedteke lagt ned: Førde mottak for einslege mindreårige, drive av Hero Norge AS med 30 plassar, lagt ned Jølster mottak, drive av Norsk Folkehjelp med 150 pl., lagt ned Øyrane statleg mottak, drive Mottaksdrift med 160 pl., lavt ned Skei statlege mottak for einslege mindreårige, drive av Norsk Mottaksdrift AS med 30 pl., vedteke lagt ned Førde statleg mottak, drive av Hero Norge AS med 150 pl., vedteke lagt ned Til saman utgjer det 520 plassar. Det er utruleg at det som er satsa frå kommunane, brått blir stoppa og bygt ned. Det er svært vondt for asylantane som blir sende rundt om i landet frå mottak til mottak, nokre har budd i bygda/byen fleire år, andre er einsleg mindreårige som er byrja slå rot. Sett i høve til dei store og vanskeleg opplevingane dei allereie ber med seg, er denne flyttinga eit ekstra problem. Den nye kommunen i Indre Sunnfjord har gode kommunikasjonar, eit velutvikla næringsliv, gode kulturtilbod og eit vel utbygt helsevesen med Førde Sentralsjukehus som sentrum. Skulane i regionen hevdar seg som dei beste i landet, både grunnskulane og dei vidaregåande, og her er høgskuletilbod som avdeling av Høgskulen på Vestlandet. Når ein i framtida skal velje kommunar som skal bli bedne om å ta imot flyktningar, bør ein sjå på kriteria som røynsle, arbeidsmarknadssituasjonen og dokumenterte resultat over lengre tid. Desse kriteria stettar den nye samanslegne kommunen. At det er ein ny stor kommune med innbyggjarar vil og måtte telje. Side 11

15 Fellesnemnda vil ut frå dette støtte KS si anbefaling om å auke talet overføringsflyktningar. Vi står overfor ein krevjande flyktningsituasjon globalt, og mange menneske har trong for vern. Vi meiner at Noreg her kan gjere meir enn vi gjer i dag! Fellesnemnda for kommunane Førde, Jølster, Naustdal og Gaular. Side 12

16 Ny kommune i Indre Sunnfjord Møteprotokoll Utval: Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord Møtestad: Møterom Sunnfjord - Førde rådhus Dato: Tid: Kl. 10:00 Medlemmer: Anita Eide Kvamme Ivar Svensøy Kari Valle Anders Kristian Sægrov Mathias Råheim Olve Grotle Bjørn-Harald Haugsvær Norunn Lunde Furnes Erlend Haugen Herstad Kari Iren Birkeland Ole Johnny Stubhaug Reidun Støfring Jakob Andre Sandal Turid Vallestad Åsmund Berthelsen Gunn Merete Paulsen Parti Ap Ap Ap H H H KRF KRF SP SP SP SP SV SV SV V Forfall meldt frå følgjande medl Parti Følgjande varamedl. møtte Parti Annlaug Birkeland Ap Håkon Myrvang Ap Asbjørn Djupvik Krf Oddmund Klakegg SP Arve Dvergsdal Ap Andre: Atle Fasteland Ellen Jensen Jetvard Kalland Liv Janne Bell Jonstad Malin Solheim Moldestad Marit Solheim Ole John Østenstad Solveig Bringeland Øystein Høyvik Rådmann Gaular kommune Rådmann i Jølster Prosjektleiar Prosjektkoordinator Merknader: Møteleiar: Orientering: Grunngjeve spørsmål/ Interpellasjon: Synfaring: Olve Grotle (H)

17 Underskrifter: Olve Grotle s. Kari Iren Birkeland s. Erlend Haugen Herstad s. Ole John Østenstad s. Side 2

18 Sakliste Sak nr. Sakstittel 31/17 Orienteringssaker /17 Prosjekt fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing 33/17 Politisk prosjekt - felles kultur, identitet og symbol 34/17 Ordningar for godgjersle, kompensasjon og frikjøp 35/17 Tilskot til infrastrukturtiltak i kommunar som skal slå seg saman 36/17 Møteplan /17 Referatsaker 38/17 Politisk Prosjekt - kommunalt eigarskap Side 3

19 31/17: Orienteringssaker Prosjektleiar sitt framlegg til vedtak: Orienteringssakene blir tatt til vitande. Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Det vart orientert om følgjande saker: Informasjon om Førde kommune som samfunn og organisasjon, og med varigheit inntil ein time v/ordførar Olve Grotle og rådmann Ole John Østenstad Informasjon om arbeidet i administrativ styringsgruppe mv. v/fungerande prosjektleiar Ole John Østenstad Informasjon frå kvar kommune v/ordførar/rådmann i høve: Forhold som kan ha betydning for den nye kommunen Forhold knytt til budsjett 2018 Forhold knytt til økonomi- og handlingsplanen Forhold knytt til kommuneplanen sin areal- og samfunnsdel Andre ting Samrøystes vedtak Vedtak i FENEMND - 31/17: Orienteringssakene blir tatt til vitande. 32/17: Prosjekt fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing Prosjektleiar sitt framlegg til vedtak: Politisk prosjektgruppe for perioden knytt til «Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing» skal bestå av:. Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Gruppeleiarane v/bjørn-harald Haugsvær gjorde føljande framlegg vedtak: "Politisk prosjektgruppe for perioden knytt til «Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing» skal bestå av: Parti Namn Kommune Ap Ivar Svensøy Førde Annlaug Birkeland Naustdal Side 4

20 Sp Reidun Støfring Ole Johnny Stubhaug Jølster Førde Høgre Anne Lilleåsen Gaular SV Turid Vallestad Førde KrF Jarle Aase Gaular Venstre Jan Taule Førde Reidun Støfring (Sp) blir valt som leiar av prosjektgruppa." Avrøysting: Gruppeleiarane sitt framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke Vedtak i FENEMND - 32/17: 1. Det blir oppretta politisk prosjektgruppe for perioden knytt til prosjektet «Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing» 2. Gruppa skal bestå av: Parti Namn Kommune Ap Ivar Svensøy Annlaug Birkeland Førde Naustdal Sp Reidun Støfring Ole Johnny Stubhaug Jølster Førde Høgre Anne Lilleåsen Gaular SV Turid Vallestad Førde KrF Jarle Aase Gaular Venstre Jan Taule Førde 3. Reidun Støfring blir valt som leiar av gruppa 4. Fellesnemnda føreset arbeidsgruppa har tett kontakt med arbeidsgruppa som skal vurdere den politiske organiseringa i den nye kommunen, og at framlegga frå dei to gruppene er koordinerte. 5. Arbeidet skal vere avslutta innan Fungerande prosjektleiar/prosjektkoordinator skal fungere som sekretariat for gruppa 33/17: Politisk prosjekt - felles kultur, identitet og symbol Prosjektleiar sitt framlegg til vedtak: 1. I tråd med saksutgreiing datert blir det sett ned politisk prosjektgruppe 2. Gruppa skal bestå av: a. b.... c. osv blir valt som leiar av gruppa Side 5

21 4. Arbeidet skal vere avslutta innan Prosjektsekretariat skal stille med nødvendige sekretariatsfunksjonar. Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Gruppeleiarane v/bjørn-harald Haugsvær gjorde følgjande framlegg til vedtak: 1. I tråd med saksutgreiing datert blir det sett ned politisk prosjektgruppe 2. Gruppa skal bestå av: Parti Namn Kommune Ap Anita Eide Kvamme Håkon Myrvang Gaular Naustdal Sp Erlend Herstad Sølvi Iren Søgnen Naustdal Gaular Høgre Mathias Råheim Anne Margrethe Frimannslund Gaular Førde SV Jakob Andre Sandal Jølster KrF Svein Årdalsbakke Jølster Venstre Judith Kapstad Jølster 3. Anita Eide Kvamme (Ap) blir valt som leiar av gruppa 4. Arbeidet skal vere avslutta innan Prosjektsekretariat skal stille med nødvendige sekretariatsfunksjonar. Avrøysting: Gruppeleiarane sitt framlegg vart samrøystes vedteke Vedtak i FENEMND - 33/17: 1. I tråd med saksutgreiing datert blir det sett ned politisk prosjektgruppe 2. Gruppa skal bestå av: Parti Namn Kommune Ap Anita Eide Kvamme Håkon Myrvang Gaular Naustdal Sp Erlend Herstad Sølvi Iren Søgnen Naustdal Gaular Høgre Mathias Råheim Anne Margrethe Frimannslund Gaular Førde SV Jakob Andre Sandal Jølster KrF Svein Årdalsbakke Jølster Venstre Judith Kapstad Jølster 3. Anita Eide Kvamme (Ap) blir valt som leiar av gruppa 4. Arbeidet skal vere avslutta innan Side 6

22 5. Prosjektsekretariat skal stille med nødvendige sekretariatsfunksjonar. 34/17 Ordningar for godtgjersle, kompensasjon og frikjøp Prosjektleiar sitt framlegg til vedtak: I samband med kommunesamanslåinga i indre Sunnfjord vert ordningar for godtgjersle, kompensasjon og frikjøp for prosjektperioden til og med vedteken i samsvar med saksutgreiing datert Handsaming i Partssamansett utval : Gruppeleiarane v/ivar Svensøy (Ap) gjorde følgjande framlegg til vedtak: "Saka vert utsett" Avrøysting: Gruppeleiarane sitt framlegg vart samrøystes vedteke Vedtak i PSU - 01/17: Saka vert utsett Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Partssamansett utval si tilråding vart samrøystes vedteke Vedtak i FENEMND - 34/17: Saka vert utsett 35/17: Tilskot til infrastrukturtiltak i kommunar som skal slå seg saman Prosjektleiar sitt framlegg til vedtak: 1. (Fungerande) prosjektleiar / rådmann i ny kommune får i fullmakt å planlegge, setje i verk og rapportere i samsvar med saksutgreiing datert Kryss Revisjon sin revisjonsrapport ved prosjektslutt skal leggast fram for fellesnemnda til orientering Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Samrøystes vedtak Side 7

23 Vedtak i FENEMND - 35/17: 1. (Fungerande) prosjektleiar / rådmann i ny kommune får i fullmakt å planlegge, setje i verk og rapportere i samsvar med saksutgreiing datert Kryss Revisjon sin revisjonsrapport ved prosjektslutt skal leggast fram for fellesnemnda til orientering 36/17: Møteplan 2018 Prosjektleiar sitt framlegg til vedtak: Møta til fellesnemnda for ny kommune i indre Sunnfjord skjer slik i 2018: , Naustdal sitt kommunehus , Gaular sitt kommunehus , Førde sitt kommunehus , Jølster sitt kommunehus , Naustdal sitt kommunehus , Gaular sitt kommunehus , Førde sitt kommunehus , Jølster sitt kommunehus , Naustdal sitt kommunehus Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Samrøystes vedtak Vedtak i FENEMND - 36/17: Møta til fellesnemnda for ny kommune i indre Sunnfjord skjer slik i 2018: , Naustdal sitt kommunehus , Gaular sitt kommunehus , Førde sitt kommunehus , Jølster sitt kommunehus , Naustdal sitt kommunehus , Gaular sitt kommunehus , Førde sitt kommunehus , Jølster sitt kommunehus , Naustdal sitt kommunehus 37/17: Referatsaker Prosjektleiar sitt framlegg til vedtak: Følgjande referatsaker vert teke til vitande: 1. Protokoll - Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord Side 8

24 2. Endeleg referat frå møte mellom leiarar i kommunale råd i Indre Sunnfjordkommunane. 3. Fellesnemnda og fråsegn til kommunane sine budsjett og økonomiplanar 4. Rundskriv om målvedtak etter mållova i samband med kommune- og fylkessamanslåingar - nynorsk 5. Nye kommune- og fylkesnummer fra 1. januar Ny kommune i indre Sunnfjord - prosjektrapport og -rekneskap Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Samrøystes vedtak Vedtak i FENEMND - 37/17: Følgjande referatsaker vert teke til vitande: 1. Protokoll - Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord Endeleg referat frå møte mellom leiarar i kommunale råd i Indre Sunnfjordkommunane. 3. Fellesnemnda og fråsegn til kommunane sine budsjett og økonomiplanar 4. Rundskriv om målvedtak etter mållova i samband med kommune- og fylkessamanslåingar - nynorsk 5. Nye kommune- og fylkesnummer fra 1. januar Ny kommune i indre Sunnfjord - prosjektrapport og -rekneskap 38/17: Politisk prosjekt kommunalt eigarskap Handsaming i Fellesnemnd for ny kommune i Indre Sunnfjord : Gruppeleiarane v/bjørn Harald Haugsvær tok opp sak om Politisk prosjekt - kommunalt eigarskap under møtet, og gjorde følgjande framlegg til vedtak: "Det blir sett ned ei politisk prosjektgruppe knytt til kommunalt eigarskap. Prosjektgruppa skal bestå av: Parti Namn Kommune Ap Ragnhild Sæle Helge Robert Midtbø Jølster Førde Sp Oddmund Klakegg Lene Kristine Eliassen Jølster Naustdal Høgre Olve Grotle Anders Kristian Sægrov Førde Jølster SV Heidi Vallestad Gaular KrF Bjørn-Harald Haugsvær Førde Venstre Gunn Merete Paulsen Førde Bjørn-Harald Haugsvær (KrF) blir valt som leiar av prosjektgruppa." Avrøysting: Gruppeleiarane sitt framlegg vart samrøystes vedteke Vedtak i FENEMND - 38/17: Det blir sett ned ei politisk prosjektgruppe knytt til kommunalt eigarskap. Side 9

25 Prosjektgruppa skal bestå av: Parti Namn Kommune Ap Ragnhild Sæle Helge Robert Midtbø Jølster Førde Sp Oddmund Klakegg Lene Kristine Eliassen Jølster Naustdal Høgre Olve Grotle Anders Kristian Sægrov Førde Jølster SV Heidi Vallestad Gaular KrF Bjørn-Harald Haugsvær Førde Venstre Gunn Merete Paulsen Førde Bjørn-Harald Haugsvær (KrF) blir valt som leiar av prosjektgruppa. Side 10

26 Førde kommune Arkiv: FE JournalpostID: 17/19123 Sakshandsamar: Haugen, Lise Mari Dato: Saksframlegg Saksnr. utval Utval Møtedato 015/17 Samfunn og utviklingskomite /17 Bystyret Eigarmelding Vedlegg i saka: Eigarmelding Rådmannen sitt framlegg til vedtak: 1. Bystyret sluttar seg til vurderingane og prinsippa for eigarpolitikk i del I av eigarmelding Bystyret sluttar seg til omtalen og vurderingane av dei einskilde selskapa og stiftingar i del II av eigarmeldinga Samfunn og utviklingskomite Handsaming: Samrøystes tilråding SUK-015/17 Vedtak: 1. Bystyret sluttar seg til vurderingane og prinsippa for eigarpolitikk i del I av eigarmelding Bystyret sluttar seg til omtalen og vurderingane av dei einskilde selskapa og stiftingar i del II av eigarmeldinga

27 Bystyret Handsaming: Handsaming av einskilde selskap og stiftingar i del II av eigarmelding : Arbeidarpartiet v/helge Robert Midtbø gjorde framlegg til to endringar under kommunen sin eigarstrategi for Sunnfjord Energi AS: Strekpunkt 2 endrast til: "Selskapet skal gje eigarane god avkastning på investert kapital." Nytt strekpunkt 3: "Kommunen vil vurdere å auke eigarskapen i selskapet." Avrøysting: Arbeidarpartiet sitt framlegg til endring av strekpunkt 2 vart vedteke med 16 røyter Arbeidarpartiet sitt framlegg til nytt strekpunkt 3 vart vedteke med 16 røyster Sissel Viddal Laache (Krf) og Sveinung Reidar Søreide (Ap) gjekk frå som ugilde før handsaming av Rødekorsbygget AS. Arbeidarpartiet v/helge Robert MIdtbø gjorde framlegg til endring under kommunen sin eigarstrategi for Rødekorsbygget AS: Tilråding endrast til: "Halde på aksjeposten eller vurdere å kjøpe ut Førde Røde Kors." Avrøysting: Arbeidarpartiet sitt framlegg til endring av tilråding vart vedteke med 18 røyster Til slutt vart det røysta over Eigarmelding sin eigarstrategi (del I) og del II med vedtekne endringar, det vart samrøystes vedteke. BY-063/17 Vedtak: 1. Bystyret sluttar seg til vurderingane og prinsippa for eigarpolitikk i del I av eigarmelding Bystyret sluttar seg til omtalen og vurderingane av dei einskilde selskapa og stiftingar i del II av eigarmeldinga , med følgjande endringar: Kommunen sin eigarstrategi for Sunnfjord Energi AS: Strekpunkt 2 endrast til: "Selskapet skal gje eigarane god avkastning på investert kapital." Nytt strekpunkt 3: "Kommunen vil vurdere å auke eigarskapen i selskapet." Kommunen sin eigarstrategi for Rødekorsbygget AS: Tilråding endrast til: "Halde på aksjeposten eller vurdere å kjøpe ut Førde Røde Kors." Bakgrunn for saka: Dette er den fjerde eigarmeldinga som vert lagt fram for Bystyret. Det er no lagt fram eigarmelding for åra etter ein noko oppdatert mal. Eigarmeldinga vert rullert anna kvart år, der neste gong vert Då truleg ei eigarmelding for kommunane i indre Sunnfjord. Del I av eigarmeldinga omhandlar eigarstrategi og eigarskapspolitikk.

28 Del II av eigarmeldinga har omtale av kvart av selskapa kommunen har eigarskap i og ei vurdering av framleis eigarskap. I tillegg er det utarbeidd ei oversikt over stiftingar der kommunen er medstiftar. Førde, den Ole John Østenstad Rådmann Lise Mari Haugen Ass. rådmann

29 Førde kommune som eigar i selskap Eigarmelding

30 Innhald Del I... 3 GENERELL DEL EIGARSTRATEGI Innleiing Anbefalingar frå Kommunenes Sentralforbund (KS) Selskaps- og føretaksformer for kommunal sektor Omfanget av kommunalt eigarskap i Førde kommune Eigarskapspolitikk Vurdering og val av selskapsform Formål med kommunen sin eigarskap Selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter Utbytte Samfunnsansvar og etikk Val av utsending til generalforsamling/eigarorgan Val av styre Styret ansvar, habilitet og lojalitet Eigarmøte Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalde Tilsyn og kontroll Del II OMTALE AV KVART SELSKAP Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord - KRYSS Revisjon SEKOM-sekretariat Sunnfjord og Ytre Sogn IKT (SYS IKT) Alden hamneområde Sunnfjord Miljøverk IKS Alarmsentralen Sogn og Fjordane IKS Sunnfjord og Ytre Sogn interkommunale legevaktsamarbeid IKS Førde Tomteselskap AS Førdepakken bomselskap AS Førderegionen E39 AS Rødekorsbygget AS Førde Sør AS Ankerløkken eigedom AS Sunnfjord Energi AS Mentro AS Sogn og Fjordane Teater Sunnfjord Utvikling AS Firda Billag AS SunnLab AS Kystvegen Måløy Florø AS Førdefjorden Energi AS KinoAlliansen AS Enivest AS Jølster Skisenter AS Kommunal Landspensjonskasse (KLP) OMTALE AV KVAR STIFTING Stiftinga Førde Internasjonale Folkemusikkfestival Stiftinga Musea i Sogn og Fjordane Stiftinga Grovene Senter for incest og seksuelle overgrep Sogn og Fjordane SMISO

31 Del I GENERELL DEL EIGARSTRATEGI 1.1 Innleiing Dette er den fjerde eigarmeldinga som vert lagt fram for Bystyret. Den første eigarmeldinga var for åra Det vert no lagt fram eigarmelding for åra etter same mal. Eigarmeldinga vert rullert annan kvart år, der neste gong vert Det er Rådmannen som har ansvar for rullering av meldinga. Del I av eigarmeldinga omhandlar i det vesentlege eigarstrategi der det kjem fram synspunkt og vurderingar av m.a. prinsipielle utfordringar, samfunnsansvar og etikk, korleis utøve kommunalt eigarskap samt regelverk knytt til habilitet folkevalde i ulike rollar. Del II av eigarmeldinga har omtale av kvart av selskapa som kommunen har eigarskap i og ei vurdering av framleis eigarskap. I tillegg er det utarbeidd ei oversikt over stiftingar der kommunen er medstiftar. 3

32 1.2 Anbefalingar frå Kommunenes Sentralforbund (KS) Kommunane vel i aukande grad å organisere delar av verksemda i eigne selskap. Når verksemder og tenester vert skilt ut som eigne føretak eller selskap, endrar det rammene for folkevalt styring og kontroll. Det er no om lag kommunalt og fylkeskommunalt eigde aksjeselskap og interkommunale selskap. Dei driv med alt frå næringsutvikling, varig tilrettelagt arbeid, eigedomsdrift, elektrisitet, vatn, avløp, renovasjon og brannvern til helse, omsorg og kultur. Desse selskapa sysselset om lag menneske. Anbefalingar om eigarstyring, selskapsleiing og kontroll gjev innleiingsvis ei oversikt over selskapsformer og alternative organisasjonsformer. Vidare inneheld dei reviderte anbefalingane eit eige kapittel om kva god folkevalt styring omfattar. Sjølve anbefalingane er ordna på ein anna måte enn tidlegare. I alt vert det gitt 21 anbefalingar: 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalte 2. Vurdering og val av selskapsform 3. Fysisk skilje mellom monopol og konkurranseverksemd 4. Utarbeiding av eigarskapsmeldingar 5. Utarbeiding og revidering av styringsdokument 6. Eigarmøter 7. Eigarorganet si samansetjing og funksjon 8. Gjennomføring av generalforsamlingar og representantskapsmøte 9. Samansetjing av styret 10. Valkomité og styreutnemning 11. Kjønnsmessig balanse i styre 12. Rutinar for å sikre riktig kompetanse i selskapsstyra 13. Styresamansetting i konsernmodell 14. Oppnemning av vararepresentantar 15. Habilitetsvurderingar 16. Godtgjering av styreverv 17. Registrering av styreverv 18. Arbeidsgjevartilhøyrigheit i sjølvstendige rettssubjekt 19. Utarbeiding av etiske retningsliner 20. Særlig om administrasjonssjefens rolle i kommunale føretak 21. Utøving av tilsyn og kontroll Folkevalte i kommunane har eit overordna ansvar for alt kommunen er involvert i. Mellom anna handlar dette om korleis kommunen vel å løyse ulike oppgåver. I eit fersk FoU-prosjekt "Folkevalt leiarskap og kommunal organisering" har forskarar analysert demokratiske utfordringar og moglegheiter ved ulike måtar å organisere oppgåveløysinga på. Prosjektet gir folkevalte eit fagleg grunnlag (arbeidshefte) for å vurdere om og eventuelt korleis kommunestyret kan legge ut delar av verksemda. 4

33 1.3 Selskaps- og føretaksformer for kommunal sektor Kommunar har ei rekkje ulike organisasjonsformer å velje mellom. Nedanfor følgjer ei oversikt av dei ulike alternativa; Kommunen sin eigen driftsorganisasjon er administrasjonane slik han er organisert under rådmannen. Kommunalt føretak er ein del av kommunen, men blir leia av eit eige styre og dagleg leiar. Dagleg leiar er ikkje underordna rådmannen. Kommunestyret kan instruere føretaksstyret. Kommunalt føretak høver best for forretningsmessige oppgåver. Vertskommunesamarbeid er ei form for interkommunalt samarbeid der verksemda er lagt til administrasjonen i ein av dei deltakande kommunane. Vertskommunesamarbeidet kan leiast av ei eiga folkevald nemnd, eller av rådmannen i vertskommunen. Vertskommunesamarbeid kan mellom anna nyttast til lovpålagte oppgåver og til utøving av mynde. Samarbeidet blir regulert av ei samarbeidsavtale. Interkommunalt samarbeid, jf. kommunelova 27, er først og fremst tenkt å vere ei enkel samarbeidsform for drift av felles oppgåver. Samarbeidet blir leia av eit styre. Samarbeidet kan vere eit eige rettssubjekt, men dette må vurderast særskilt. Interkommunalt selskap er ei eiga selskapsform laga for interkommunalt samarbeid. Det blir leia av eit representantskap og eit styre. Selskapet er eit sjølvstendig rettssubjekt. Den einskilde kommunen heftar uavgrensa for sin del av pliktene til selskapet. Samvirkeføretak er eigd av brukarane og skal tene interessene deira gjennom økonomisk verksemd eigd i fellesskap. Det blir leia av eit styre, og er eit sjølvstendig rettssubjekt. Aksjeselskap kan vere heileigd av kommunen, men dei kan og eige det saman med andre. Selskapsforma er primært tenkt nytta til forretningsmessige oppgåver. Selskapet blir leia av generalforsamling og styre, og det er eit sjølvstendig rettssubjekt. Ansvaret for pliktene til selskapet er avgrensa til den kapitalen kommunen har tilført selskapet. Stiftingar er sjølveigande og blir leia av eit styre. Dei er sjølvstendige rettssubjekt. Ved konkurranseutsetjing blir oppgåva løyst av den verksemda som vinn fram i tevlinga. Denne verksemda kan vere organisert på fleire måtar. Kommunen må styre gjennom konkurransegrunnlaget, kontrakten og kontraktsoppfølginga. ALTERNATIVE ORGANISASJONSMODELLAR Auka grad av sjølvstende 5

34 1.4 Omfanget av kommunalt eigarskap i Førde kommune Førde kommune har pr. august 2017 ingen kommunale føretak, 4 interkommunale samarbeid med eige styre, 3 interkommunale selskap, eigarskap i 17 aksjeselskap og 1 pensjonsselskap. Av aksjeselskapa er 2 (Førde Tomteselskap AS og Førdepakken bomselskap AS) heileigd av kommunen, dei andre er eigde anten i lag med kommunar eller privat, eller i ein kombinasjon av dette. Eigarprosenten varierer frå 44 % til 0,28 %. SELSKAPETS NAMN INVESTERT BELØP EIGARANDEL KOMMUNALE FØRETAK INTERKOMMUNALT SAMARBEID JF. KOMMUNELOVA 27 Kryss revisjon 11,40 % Sekom 11,40 % Sunnfjord og Ytre Sogn IKT (SyS IKT) Alden hamneområde INTERKOMMUNALE SELSKAP (IKS) Sunnfjord Miljøverk IKS ,13 % Alarmsentralen Sogn og Fjordane IKS 11,80 % Sunnford og Ytre Sogn interkommunale legevaktssamarbeid IKS 11,40 % AKSJESELSKAP Førde Tomteselskap AS ,00 % Førdepakken bomselskap AS ,00 % Førderegionen E39 AS ,00 % Rødekorsbygget AS ,00 % Førde Sør AS ,79 % Ankerløkken eigedom AS ,22 % Sunnfjord Energi AS ,19 % Mentro AS ,40 % Sogn og Fjordane teater ,00 % Sunnfjord Utvikling AS ,49 % Firda Billag AS ,36 % Sunnlab AS ,00 % Kystvegen Måløy - Florø AS ,49 % Førdefjorden Energi AS ,56 % Kinoalliansen AS ,00 % Enivest AS ,36 % Jølster Skisenter AS 0,28 % FORSIKRINGSSELSKAP Eigenkapitalinnskot KLP Sum Kommunen er medstiftar i 4 stiftingar. Desse er: - Stiftinga Musea i Sogn og Fjordane - Stiftinga Førde Internasjonale Folkemusikkfestival - Stiftinga Grovene - Senter mot incest og seksuelle overgrep Sogn og Fjordane (Smiso SF) Her er det ikkje tale om eigarskap sidan stiftingane eig seg sjølve. Stiftingane fell difor utanfor eigarskapsproblematikken. Stiftingar har ikkje noko operativt eigarorgan, t.d. ei generalforsamling, der eigarane utøver mynde. Det kan likevel vere ønskjeleg å få utvikle ein strategi for kommunen si ev. deltaking ved oppretting av nye stiftingar. Kommunen vel styremedlem(ar) i stiftingane. 6

35 1.5 Eigarskapspolitikk Vurdering og val av selskapsform Det er eigar sitt ansvar å sikre ei selskapsform som er tilpassa verksemda sitt føremål, eigarstyringsbehov, samfunnsansvar, innsyn, marknadsmessige forhold og det aktuelle lovverket. Selskap som opererer i ein marknad i konkurranse med andre aktørar, bør som hovudregel skilje ut den marknadsretta delen av verksemda for å unngå rolleblanding og kryssubsidiering. Der selskapet skal yte tenester til eigarane i eigenregi for fleire kommunar kan interkommunale selskap vere ei hensiktsmessige form. Der ein enkeltkommune skal drive ei verksemd i eigenregi, kan kommunalt føretak (KF) vere ein hensiktsmessig form. Stiftingar bør ikkje brukast for verksemd som krev eigarstyring. Det vert anbefalt at selskap ved utskilling av verksemd til sjølvstendig rettssubjekt søker medlemskap i ein arbeidsgjevarorganisasjon for ivaretaking av tilsette Formål med kommunen sin eigarskap Ein eller fleire av dei fem kategoriane nedanfor bør leggast til grunn for utforming av mål og motiv for dei selskapa som kommunen eig eller er medeigar i: Finansielt motivert (sikre at investert kapital oppnår høgast mogeleg avkastning over tid) Politisk motivert (t.d. behalde og vidareutvikle arbeidsplassar, fødselshjelpar ved etablering som ikkje vil kome opp å gå utan kommunal støtte) Effektivisering av tenesteproduksjon (t.d. renovasjon) Samfunnsøkonomisk motivert (t.d. sikre god infrastruktur) Regionalpolitisk posisjonering Sal bør særleg vurderast i tilfelle der formålet med selskapet er endra. Førde kommune skal i framtida vere tilbakehalden med å gå inn som eigar i selskap/stiftingar. Kommunalt eigarskap og rolla som medstiftar skal vurderast opp mot følgjande kriterium: Kommunen bør ikkje gå inn i selskap som har reine forretningsmessige mål. Engasjement i selskapa bør ha ein samfunnsmessig funksjon Kommunen kan organisere deler av den kommunale/interkommunale aktiviteten som selskap dersom dette er føremålstenleg og i samsvar med aktuelle strategiar Selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter Selskapet si verksemd skal tydeleggjerast i vedtektene/selskapsavtalen. Innanfor ramma av vedtektene/selskapsavtalen bør selskapet ha klare mål og strategiar. Eigarane skal ha et bevisst forhold til ein eventuell forventa avkastning. For selskap som opererer innanfor ein marknad skal prinsippa for utbyttepolitikk klargjerast og deretter fremmast for eigarorganet. Langsiktigheit og samfunnsansvar bør leggast til grunn for det kommunale eigarskapet. Føremålet i selskapsavtale/vedtekter bør vurderast med jamne mellomrom for å sjå om det er behov for endringar. 7

36 1.5.4 Utbytte I selskap med næringsdrift bør kommunen, som hovudregel, stille krav om utbytte frå dei selskapa kommunen er medeigar i. Dei siste åra er det Sunnfjord Energi, Ankerløkken Eigedom, Firda Billag og Enivest som gjev utbytte til kommunen Samfunnsansvar og etikk Kommunale selskap forvaltar fellesskapet sine ressursar. Forvaltninga skal skje på ein måte som samsvarar med befolkninga sin oppfatning om rett og galt. Omdøme til kommunen vil derfor i aukande grad avhenge av korleis ein forvaltar sitt samfunnsansvar gjennom sine selskap. Samfunnsansvar kan relaterast til likestilling, integrering, arbeid mot korrupsjon, etikk, HMS, openheit og innsyn, kvalitet, brukarmedverknad og miljø- og klimatiltak. Styret og den daglege leiinga i selskapa har ansvar for å integrere samfunnsansvar i drifta. Etikk er ein viktig del av dei vurderingar som skal gjerast for å drive eit selskap samfunnsansvarleg fordi dei etiske holdningane legg grunnlag for korleis ein faktisk handlar. Etiske retningslinjer bør derfor utarbeidast i kvart selskap. Retningslinene bør diskuterast og eventuelt reviderast årleg Val av utsending til generalforsamling/eigarorgan For aksjeselskap og interkommunale selskap vert det anbefalt at kommunestyret oppnemnar politisk leiing som selskapets eigarrepresentantar i eigarorganet. Eigarutøvinga skal spegle kommunestyret samla/ fleirtalsvedtak. Det er sentralt at det vert oppretta ein føreseieleg og klar kommunikasjon mellom eigarorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamling/ representantskapsmøte. Der ikkje andre er valde av Førde bystyre, representerer ordføraren eller den han gjev fullmakt Førde kommune i generalforsamlingar og representantskap. Det er utsendingane til generalforsamling/representantskap si oppgåve å utøve kommunen sine interesser i samsvar med fleirtalet i Bystyret. Det bør derfor etablerast ei ordning der utsendingane drøftar slike saker/eigarpolitikken med Førde bystyre når det er naudsynt og minst ein gong i valperioden. Hastesaker kan drøftast med formannskapet. Denne ordninga bør som hovudregel berre gjelde dei store selskapa Førde kommune er eigar i: Sunnfjord Energi Firda Billag Sunnfjord Miljøverk Ankerløkken Eigedom Sunnfjord og Ytre Sogn legevaktsamarbeid (SYS IKL) Ofte er tidsfristane korte i slike saker. Orienteringane kan derfor også måtte skje i etterkant av generalforsamlinga/ representantskap. Orienteringa kan skje ved munnleg orientering eller som ei melding til Førde bystyret. 8

37 1.5.6 Val av styre Det er eigar sitt ansvar å sørgje for at styret vert samansett og gjeve dei nødvendige styringsrammer for å utøve sitt virke som eit profesjonelt organ. Eit profesjonelt styre som kollegium består av personar med eigna personlege eigenskapar som utfyller kvarandre kompetansemessig. Førde kommune skal i større grad velje profesjonelle styremedlemar for å få eit samla styre som på best mogeleg måte kan ivareta selskapet i tråd med eigaren sitt føremål. For å oppnå aktive og kompetente styre skal det i større grad nyttast valkomitear ved styresamansetjing i aksjeselskap og interkommunale selskap. Representantskapet/ generalforsamling vel leiar av valkomiteen. I selskap med fleire eigarkommunar bør valkomiteen setjast saman for å spegle eigardelar. Valkomiteens innstilling bør grunngjevast. Styra i aksjeselskap og interkommunale selskap der Førde kommune er medeigar, bør ha mest mogeleg kjønnsbalanse. Der det vert utpeika vara til styre bør ordninga med numerisk vara nyttast for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Lovverket gjev moglegheit for å peike ut enten personlege eller numeriske vara. Anbefalinga om numerisk vara er gitt ut i frå behovet for kontinuitet og kompetanse. Det vert og anbefalt at 1. vara blir invitert til styremøta for på den måten å sikre best mulig kompetanse og kontinuitet Styret ansvar, habilitet og lojalitet Forvaltninga av aksjeselskap og interkommunale selskap ligg til styret. Det er heimla i aksjelova og lov om interkommunale selskap. Det betyr at styret har det overordna myndet og ansvaret for forvaltninga av selskapet. Styret skal også føre tilsyn med den daglege leiinga og selskapet si verksemd elles. Generalforsamling i aksjeselskap og representantskap i eit IKS er selskapet sitt øvste organ, men dei deltek ikkje i forvaltninga av selskapet. Dei har rolla som såkalla operative eigarorgan. Styret er ansvarleg for at selskapet vert forvalta lojalt i samsvar med formålet med selskapet. Styret skal difor sørgje for at selskapet realiserer den visjonen som eigarane hadde ved etableringa av selskapet, og i kva lei selskapet skal styrast. Styret skal vere ein støttespelar for leiinga i selskapet, og det skal samstundes følgje opp, evaluere og kontrollere leiinga. Styret skal sørgje for at det som kollegium er kompetent og profesjonelt i utøvinga av oppgåvene sine. Dette inneber at styret greier å skilje rollar og unngå rolleblanding. Dette er særleg viktig i offentleg eigde selskap sidan her er mange ulike interessentar med sine spesielle krav og forventningar. Rolla som styremedlem er forskjellig frå rolla som folkevald sidan styrevervet er eit frivillig, personleg verv. Ein styremedlem representerer seg sjølv og ikkje eigarane. Han skal ivareta selskapet sine interesser til beste for alle eigarane. Det er den enkelte styremedlem sitt ansvar å drive godt styrearbeid, og dette er ikkje ut frå funksjonen som folkevald, men som den personleg ansvarlege personen som styremedlemen er. Ein aktiv eigarskap betyr også at ein styremedlem kan skiftast ut dersom eigaren meiner han ikkje fremjar eigarane sine interesser på ein god måte. 9

38 Ein bystyrerepresentant som er styremedlem i ei verksemd (IKS og AS) vil hamne i habilitetskonflikt mellom rolla som eigar og rolla som styremedlem når selskapet er «part» i ei sak, jf. forvaltningslova 6 første ledd. Inhabilitet gjeld ikkje ved behandling av overordna saker som årsbudsjett, økonomiplan, og kommuneplan fordi ingen er «part». I tillegg til direkte inhabilitet kan det oppstå avleia inhabilitet etter forvaltningslova 6 andre ledd når det er «andre særeigne forhold som er eigna til å svekke tilliten til upartiskheit». Her må kvart tilfelle vurderast særskilt. Bystyremedlem bør avklare habilitetsspørsmål i forkant ved hjelp av ein juridisk vurdering frå administrasjonen. For meir informasjon sjå rettleiar om habilitet frå Kommunal og regionaldepartementet. Styrehonorar bør fastsetjast basert på selskapet sitt økonomiske omfang, arbeidsbelastninga i styret og styrerisiko. Alle som tek på seg styreverv for kommunale selskap skal registrere verva på Eigarmøte Eit eigarmøte er eit møte mellom representantar frå kommunen som eigar, styret og dagleg leiar for selskapet. Det bør jamleg gjennomførast eigarmøte for å bidra til god eigarstyring og kommunikasjon med selskap Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalde Førde kommune bør som ein del av folkevaldopplæringa gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eigarskapsseminar for alle folkevalde i dei ulike aspekta knytt til eigarstyring av utskilt verksemd. Den første opplæringa bør gjennomførast i løpet av de første 6 månadane av valperioden. Det vert anbefalt at bystyret tidleg i perioden får førelagt ei oversikt over status for selskapa Tilsyn og kontroll Kommunestyret har både eit tilsyns og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket blir etterlevd og at etiske omsyn vert ivareteke. Kontrollen vert utført blant anna gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollansvaret gjeld og når ei verksemd er skilt ut i eigne selskap. Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret påsjå at det vert ført kontroll med kommunen sine eigarinteresser i selskap. Kontrollutvalet har derfor ei viktig rolle i kommunen sin kontroll med selskap. Det er viktig at kontrollutvalet blir sikra gode nok rammevilkår slik at dei har moglegheit til å utøve sin funksjon på ein gode måte. Ved utøvinga av eigarskap i aksjeselskap og interkommunale selskap skal det særleg leggjast vekt på at kommunen fører kontroll med eigarinteressene, og at representantane i dei operative eigarorgana utøvar kommunen sine eigarinteresser i samsvar med Bystyret sine vedtak og føresetnader og i samsvar med selskapslovgivinga. Kommunen skal derfor utøve eit aktivt eigarskap gjennom å formulerer klare forventningar/krav til selskapa og ved å utøve tilstrekkeleg kontroll. Dette vert gjort gjennom gode rutinar for eigardialog med selskapa. 10

39 Del II OMTALE AV KVART SELSKAP Meldinga er skriven for det meste med grunnlag i selskapa sine årsrekneskap og årsmeldingar frå 2016 samt protokollar og utsendingane sine rapportar frå generalforsamling/ representantskapsmøte. Meldinga omhandlar alle dei 23 selskapa som framgår av oversikta på side 6. I tillegg kjem ein kort omtale om kommunen som selskapsmedlem i Kommunal Landspensjonskasse. Det er i omtalen av kvart selskap gitt ei tilråding om framleis eigarskap eller sal av aksjane. Etter aksjelova kap. III kan aksjar overdragast dersom noko anna ikkje er bestemt i vedtekter eller aksjonæravtale. Overdraging krev samtykke frå styret med mindre vedtektene seier at samtykke ikkje vert kravd. Styret kan berre nekte å gi samtykke dersom det ligg føre sakleg grunn. Det kan i vedtektene fastsetjast nærare vilkår for å nekte samtykke. 11

40 Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord - KRYSS Revisjon Selskapsform: Interkommunalt samarbeid 27 Stiftingsår: 2004 Kontaktperson: Terje Førde (dagleg leiar) Lokalisering: Hovudkontor i Førde rådhus Sysselsetting: 8 tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Det er inngått samarbeidsavtale mellom 11 deltakarkommunar. Alle eigarkommunane har eit gjensidig ansvar for revisjonssamarbeidet. Eigarkommunane sin ressursandel er fordelt ut frå ¼ fast, ¼ folketal og 2/4 medgått tid. VERKSEMDA SITT FORMÅL KRYSS Revisjon er deltakarkommunane (eigarkommunane) si eiga kunnskaps- og rådgjevingsbedrift med spisskompetanse på offentleg forvaltning generelt, og på kommunal forvaltning spesielt. Verksemda er tilpassa kommunane og dei offentlege, heileigde eller deleigde verksemder, i eigarkommunane innafor regionane Ytre Sogn og Indre og Ytre Sunnfjord. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale X Vedtekter X Etiske retningslinjer Selskapsavtale X Styreinstruks Varslingsreglar/rutinar X Samarbeidsavtale X Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Driftstilskot frå Førde Kommunalt lån/garanti STYRET Revisjonssamarbeidet er etablert av 11 deltakar-/ eigarkommunar, kvar med sin representant i Samstyret; alle med kvar sin personlege vararepresentant. Alle med 1 stemme. Styreleiar: Trygve Jacobsen Styremedlem: Styreleiar Trygve Jacobsen, Nestleiar Jorunn Ringstad, Aslak Nyhammer, Edel Bontveit, Geir Magne Tessem, Siv Dingsøyr, Kari Birkeland, Tom Erik Sandal, Ingvar Myrvollen, Charlotte Melvær Skjølberg og Martin Savland Det er etablert eit eige Arbeidsutvalet beståande av 5 representantar og 3 vararepresentantar. Styrehonorar: Styreleiar fast årleg godtgjerdsle kr ,-, Styremedlemmar: Møtegodtgjerdsle kr. 650,- pr. møte. Ulegitimert tapt arbeidsforteneste kr ,-. Legitimert sats kr ,-. Kommunalt reiseregulativ. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til samstyret skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Kunnskaps- og rådgjevingsbedrift med spisskompetanse på offentleg forvaltning generelt, og på kommunal forvaltning spesielt. Hausten 2016 vart det starta opp arbeid for å sjå på moglegheitene for ei eventuell samanslåing av dei tre revisjonseininganei fylket i dag. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 12

41 SEKOM-sekretariat Selskapsform: Interkommunalt samarbeid 27 Stiftingsår: 2004 Kontaktperson: Arnar Helgheim (dagleg leiar) Lokalisering: Førde rådhus Sysselsetting: 2 tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Det er 15 deltakarkommunar i Sogn og Fjordane. Eigarkommunane har gjennom samarbeidsavtale bestemt fordeling av driftstilskot med 25 % fast del, 25 % etter tidsbruk og 50 % etter folketal. VERKSEMDA SITT FORMÅL Sekretariatssamarbeidet har som føremål/ oppgåve å syte for at kontrollutvala i deltakarkommunane får naudsynt bistand til å få utført kontrollutvalsoppgåver slik det kjem til uttrykk i kommunelova. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale x Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutinar x Samarbeidsavtale x Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Driftstilskot frå Førde Kommunalt lån/garanti STYRET Kvar deltakarkommune har ein styrerepresentant. Styreleiar: Terje Engvik Terje Engvik er valt til styret frå Førde kommune. Frode Gjerde er vara. Førde kommune vel ein styremedlem og ein vara. Ordførar og rådmann har møte- og talerett. Styrehonorar for styreleiar er kr. Medlemar kr 640 pr. møte. Tapt inntekt kjem i tillegg. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til styret skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Sekretariatet for kontrollutval skal vere uavhengig både i høve administrasjonen og revisor. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 13

42 Sunnfjord og Ytre Sogn IKT (SYS IKT) Selskapsform: Interkommunalt samarbeid 27 Stiftingsår: 2005 Kontaktperson: Åge Klausen (dagleg leiar) Lokalisering: Førde rådhus Sysselsetting: 17 tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Det er 10 deltakarkommunar. Eigarkommunane har gjennom samarbeidsavtale bestemt fordeling av driftstilskot med 50 % fast del og 50 % etter folketal. VERKSEMDA SITT FORMÅL SYS IKT har ansvar for IKT teknisk drift, innkjøp og utvikling for kommunane. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutinar x Samarbeidsavtale X Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Driftstilskot frå Førde Kommunalt lån/garanti Rekneskapen for SYS IKT vert ført som ein del av Førde kommune sitt rekneskap ansvar 120. STYRET Styreleiar: rådmann i Askvoll Håkon Loftheim Styremedlem: kvar av deltakarkommunane er representert v/rådmann. Førde kommune har 2 styremedlemar; rådmann og ass. rådmann. Det vert ikkje utbetalt styrehonorar. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til styret skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Effektiv drift av viktig IKT-infrastruktur. Samle ressursar i kompetansemlljø. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 14

43 Alden hamneområde Selskapsform: Interkommunalt samarbeid 27 Stiftingsår: 2012 Kontaktperson: Jostein Lange Bergset konstituert hamnesjef Lokalisering: Fugleskjerkaia - Florø Sysselsetting: Ingen tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Hamneområdet er eit samarbeidsprosjekt mellom kyst- og fjordkommunar i Ytre Sogn og Sunnfjord: Askvoll, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Hyllestad og Naustdal. VERKSEMDA SITT FORMÅL Sikre beredskap og trygge farvatna i dei medverkande kommunane. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Driftstilskot frå Førde Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN STYRET Alden hamneområde sitt styre har fått namnet Hamneråd. Hamnerådet består av representantar frå kvar kommune som deltek i samarbeidet. Hamnerådet i Alden hamneområde konsituterer seg sjølv og vel leiar og nestleiar. Styreleiar: Vidar Grønnevik, Flora Styremedlem: Margun Hyenes, Hyllestad Gudmund Solheim, Fjaler Fritz Hugøy, Askvoll Bernhard Øberg, Førde Magnar Hellebust, Gaular Steinar Kvame, Naustdal. Rådmannen har fullmakt til å utnemnde ein kandidat til styret. Styrehonorar er kr for styreleiar, kr for kvart møte for dei andre styremedlemane. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Samle ressursar i kompetansemiljø. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 15

44 Sunnfjord Miljøverk IKS Selskapsform: Interkommunalt selskap Stiftingsår: 2003 Kontaktperson: Henning Tjørhom (dagleg leiar) Lokalisering: Einestølen i Førde Sysselsetting: 10 tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Deltakande kommunar i selskapet er Askvoll, Fjaler, Førde, Gaular, Hyllestad, Jølster og Naustdal. Representantskapet skal ha medlemstal som tilsvarar folketalet i medlemskommunane. VERKSEMDA SITT FORMÅL Innsamling og transport av alle avfallstypar etter nærare avtale med kommunane. Bygging og drift av behandlingsanlegg for restavfall etter gjenvinning. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale Vedtekter Etiske retningslinjer S Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 86 86,6 85,4 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Førde bystyre har valgt 6 personar til representantskapen; ordførar, Ivar Svensøy, Ove Varlid, Bjørn H. Haugsvær, Jan Taule og Liv Løken. Representantane har ansvar for å drøfte saker/eigarskapspolitikk med Førde bystyre ref. pkt STYRET Styreleiar: Oddmund Klakegg Styremedlem: Frida Melvær, Grim Erik Gillestad, Signe Eimhjellen Mehl, Stig Moltemyr, Geir Nordstrand, Marius Dalin og Anne-Britt Øyra Førde kommune vel 2 styremedlemar. Årleg godtgjersle til styreleiar er kr, nestleiar kr og faste styremedlemar kr. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til representantskap og styret skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Sunnfjord Miljøverk IKS utfører kommunale tenester på vegne av Førde kommune. Eit interkommunalt selskap er ei god løysing for å gje økonomisk og kvalitativt gode tenester til innbyggjarane. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 16

45 Alarmsentralen Sogn og Fjordane IKS Selskapsform: Interkommunalt selskap Stiftingsår: 2003 Kontaktperson: Terje Brandsøy (dagleg leiar) Lokalisering: Florø Sysselsetting: 14,5 tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Totalt 24 kommunar i Sogn og Fjordane eig selskapet i fellesskap. Eigardel er prosentvis i forhold til einkvar tid gjeldande innbyggjartal i kommunane. VERKSEMDA SITT FORMÅL Mottak og formidling av meldingar via naudnummer 110. Dette er brann ulykke og akutt forureining. Sentralen leverer også tryggleiksalarmtenesta for alle sine eigarkommunar. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale Vedtekter Etiske retningslinjer x Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Representantskapen består av 1 representant med personlig vara frå kvar einskild eigar kommune. Førde bystyre har valgt Ove Henning Håkonsen i representantskapen med Britt Dalsbotten som vara. Representantane har ansvar for å drøfte saker/eigarskapspolitikk med Førde bystyre ref. pkt STYRET Styreleiar: Øyvind Bang Olsen Styret er samansett av 1 representant frå Nordfjord, 1 frå Sogn og 1 frå Sunnfjord, 1 frå vertskommune og ein tilsett. Val til styret: Kvart andre år vel representantskapen nytt medlem. Leiar er på val kvart år. Styrehonorar: Leiar ,- pr.år. Styremedlem 800,- pr. møte. Dekker og tap/ulemper ved møte. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til representantskap og styret skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Alarmsentralen Sogn og Fjordane IKS utfører nødvendige tenester til kommunane innan brann og tryggleiksalarmar. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 17

46 Sunnfjord og Ytre Sogn interkommunale legevaktsamarbeid IKS Selskapsform: Interkommunalt selskap Stiftingsår: 2009 Kontaktperson: Øystein Furnes (dagleg leiar) Lokalisering: Førde Sentralsjukehus, Bygg Aust Sysselsetting: 18 heile stillingar, pluss 1,7 stilling i overgrepsmottaket. Legevaktslegane i tillegg. KOMMUNAL EIGARDEL Eigarandel og ansvarsandel i selskapet fordeler seg likt mellom dei 9 eigarkommunane Balestrand, Høyanger, Hyllestad, Fjaler, Askvoll, Gaular, Førde, Naustdal og Jølster, der eigarandel utgjer 1/9 og ansvarsandel utgjer 1/9. VERKSEMDA SITT FORMÅL Kjerneoppgåver: legevakt, legevaktsentral, KAD-senger og overgrepsmottak STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale X Vedtekter Etiske retningslinjer x Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) Overføring frå Førde kommune Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune i representantskapen. Representantane har ansvar for å drøfte saker/eigarskapspolitikk med Førde bystyre ref. pkt STYRET Styreleiar: Oddmund Klakegg Styremedlem: Bente Nesse, Arve Varden, Mariann Kapstad, Margunn Nistad, Erlend Herstad og Frode Bjørkedal Førde kommune vel kandidat til styret. Valnemnd på tre personar innstiller til representantskapen. Det er budsjettert med eit samla styrehonorar på kr pr. år. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til representantskap og styret skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte minst 1 gong pr. år. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Målet med etableringa var å skape ei interkommunal legevakt med høg kvalitet for brukarane. I tillegg var målet å redusere vaktbelastning i den einskilde kommune og dermed bidra til rekruttering og stabilitet i legestillingane. Overgrepsmottak er tilknytt legevakta SYSIKL. Etablering av interkommunalt samarbeid om øyeblikkeleg hjelp døgnplassar frå vert og tilknytt legevakta SYSIKL. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 18

47 Førde Tomteselskap AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 1966 Kontaktperson: Gisle Stafsnes (dagleg leiar) Lokaliering: Førde rådhus Sysselsetting: 1 tilsett KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 100 % av aksjane i selskapet. VERKSEMDA SITT FORMÅL Verksemda sitt formål er å få hand om areal, anten ved erverv eller gjennom avtale, utvikle areala til tomter, eigedomar som kan overdragast til kjøpar, samt yte tenester relatert til arealutvikling. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale X Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 65,8 26,3 44,3 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. STYRET Styreleiar: Terje Gjertsen Styremedlem: Turid Vallestad og Jan Tønder Taule Førde kommune vel styremedlemar inkludert leiar og nestleiar. Styrehonorar for leiar kr pr. år. Styremedlemar kr pr. møte. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamling og styret skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Førde Tomteselskap er ein viktig aktør for utbygging- og utviklingsprosjekt i Førde kommune. Tilråding: Vidareføre eigarskapen. 19

48 Førdepakken bomselskap AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 2014 Kontaktperson: Oddvar Flæte (dagleg leiar) Lokalisering: Førde Sysselsetting: Selskapet har ingen tilsette, men leiger Helgaro AS til dagleg drift. KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 100 % av aksjane i selskapet. VERKSEMDA SITT FORMÅL Førdepakken bomselskap AS er eit finansieringsselskap som skal syte for finansiering av planlegging og bygging av Førdepakken. Utbygginga skal skje i samsvar med dei prioriteringar som går fram av vedteken bompengesøknad i Førde bystyre den 5. september 2013 med eventuelle seinare endringar gjort av Stortinget. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale x Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 84,4 82,8 82,2 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. STYRET Styreleiar: Oddvar Flæte Styremedlem: Nils Petter Støyva, Olve Grotle, Eli Nes Killingrød og Lise Mari Haugen. Førde kommune vel 3 styremedlemar. Styrehonorar for styreleiar er kr og for styremedlemar kr pr. år. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Selskap for finansiering av planlegging og bygging av Førdepakken. Førde bystyre har vedteke avvikling av selskapet og overføring til SørVest bomvegselskap AS. Tilråding: Vidareføre eigarskapen fram til oppretting av regionalt bomselskap i

49 Førderegionen E39 AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 2012 Kontaktperson: Olve Grotle Lokalisering: Hovudkontor i Førde. Sysselsetting: Ingen tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 44 % av aksjane i selskapet. VERKSEMDA SITT FORMÅL Selskapet si verksemd er å forsere vegbygginga av E39 i kommunane Gaular, Førde og Jølster. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale x Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 84,4 82,8 82,2 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. STYRET Styreleiar: Olve Grotle Styremedlem: Mathias Råheim, Oddmund Klakegg, Håkon Myrvang, John Helge Lunde Førde kommune vel eit styremedlem. Det er ikkje utbetalt styrehonorar. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Selskapet er i 2015 endra frå Førdepakken AS til Førderegionen E39. Selskapet si verksemd er å forsere vegbygginga av E39 i kommunane Gaular, Førde og Jølster. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 21

50 Rødekorsbygget AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 1977 Kontaktperson: Endre Bell Fossen Lokalisering: Førde kommune, Langebruvegen 28 Sysselsetting: Ingen tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 35 % av aksjane i selskapet. VERKSEMDA SITT FORMÅL Rødekorsbygget AS er eit eigedomsselskap i Førde med leigetakarar hovudsakleg frå offentleg sektor og frivillige organisasjonar. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale X Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 19,7 27,7 87,8 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. STYRET Styreleiar: Asbjørn Inge Steen Styremedlem: Frode Gjerde, Sureeporn Eriksen, Sveinung Søreide og Sissel Viddal Laache. Førde kommune vel 2 styremedlemar. Styrehonorar er kr for styreleiar og kr for styremedlemar i tillegg av kr pr. møte. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Førde kommune leiger lokale til legetenesta og fysioterapi. Eigedomsforvaltning er ikkje ei primæroppgåve for Førde kommune. For å utvikle Rødekorsbygget vidare er det ikkje gunstig for å Førde kommune å sitje som mindretalseigar. Vi bør derfor vurdere å selje oss ut eller kjøpe ut Førde Røde Kors. Tilråding: Vurdere å selje oss ut eller kjøpe ut Førde Røde Kors. 22

51 Førde Sør AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 1995 Kontaktperson: Vidar Slettehaug Lokalisering: v/firda Revisjon og Rådgjeving AS, Hafstadvegen 27, Førde Sysselsetting: Ingen tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 25,79 % av aksjane i selskapet. VERKSEMDA SITT FORMÅL Selskapet har som formål å bidra til å utvikle bydelen Førde Sør. Selskapet skal arbeide med fellestiltak som aukar verdien på eigedomane /leigeverdien. Selskapet har vidare som oppgåve å opparbeide, forvalte og omsetje parkeringsplassar, parkeringshus og annan fast eigedom i Førde. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale x Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 82,3 84,2 90,9 Utbytte Kommunalt lån/garanti Førde Sør AS er avhengig av tilskot frå aksjonærane for å oppretthalde aktiviteten. Tilskotet utgjorde kroner pr aksje i 2012, kr i 2013, kr i 2014 og kr i EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. STYRET Styreleiar: Vidar Slettehaug Styremedlem: Anders Sunnarvik, Jan Andre Farsund, Bjørnar Karlsen, Harald Nikolai Kirkebø Rådmannen har fullmakt til å utnemnde ein styremedlem. Honorar til styreleiar kr , og kr til kvar av styremedlemane. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Førde kommune ser det som viktig å støtte opp mot verksemda sitt formål. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 23

52 Ankerløkken eigedom AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 2004 Kontaktperson: Tor Opseth (dagleg leiar) Lokalisering: Førde kommune, Ytre Øyrane Sysselsetting: Ingen tilsette. KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 22,22 % av aksjane i selskapet. VERKSEMDA SITT FORMÅL Verksemda sitt formål er å eige og utvikle eigedomen Gbnr. 21/305 på ein måte som sikrar høgast mogeleg avkastning for aksjonærane. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale X Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 92,4 34,9 58,3 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. Representant har ansvar for å drøfte saker/eigarskapspolitikk med Førde bystyre ref. pkt STYRET Styreleiar: Vidar Grønnevik Styremedlem: Helge Robert Midtbø, Leif Arne Åsen, Magne Hastad. Førde kommune vedtek ein kandidat til styret. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Ankerløkken eigedom eig eit viktig industri og næringsareal i Førde kommune. Spennande utvikling som Førde kommune bør vere med å støtte opp om. Representerer store verdiar for oss. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 24

53 Sunnfjord Energi AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 1939 Kontaktperson: Fredrik Behrens (dagleg leiar) Datterselskap: Fossheim Energiverk AS, Enivest AS, Kjøsnesfjorden Kraftverk AS Lokalisering: Hovudkontor i Førde Sysselsetting: 153 tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 22,19 % av aksjane i selskapet. VERKSEMDA SITT FORMÅL Føremålet med selskapet er å syte for produksjon, overføring og omsetning av energi, og stå for utbygging av naudsynte anlegg i samband med dette. Selskapet skal arbeide for ei sikker og rasjonell energiforsyning i eigarkommunane. Verksemda kan òg drivast i samarbeid med eller deltaking i andre føretak med same eller liknande føremål. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale x Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale X Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 31,2 31,2 30,2 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. Representant har ansvar for å drøfte saker/eigarskapspolitikk med Førde bystyre ref. pkt STYRET Styreleiar: Arvid Andenæs Styremedlemar: Jannicke Hilland, Arild Horsevik, Ingunn Sognnes, Steinar Dvergsdal, Vegard Strand, Anne Kristin Lilleaasen og Jan Halvor Storkås Val av styremedlemar ved bruk av valkomite. Oppnemning av valkomite? RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Mål for eigarskapet i Sunnfjord Energi omhandlar samfunnsøkonomiske motiv og finansielle motiv; - Kommunen ynskjer å bidra til å utvikle Sunnfjord Energi som ein konkurransedyktig og lønsam aktør i energibransjen. Selskapet er eit viktig instrument for naudsynte utviklingstiltak og for å auke satsing innan fornybar energi i fylket. - Selskapet ska gje eigarane god avkastning på investert kapital kvart år gjennom eit stabilt og føreseieleg utbytte. Tilråding: Vidareføre eigarskapen. 25

54 Mentro AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 1981 Kontaktperson: Kjartan Magne Kvellestad (dagleg leiar) Lokalisering: Førde Sysselsetting: 9 orinært tilsette pluss 38 faste tiltaksplassar KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 20,4 % av aksjane i selskapet. VERKSEMDA SITT FORMÅL Verksemda sitt formål er å drive attføringstenester, andre arbeidsretta tenester og det som naturleg høyrer med til slik verksemd. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale x Vedtekter x Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks x Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale x Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 86,1 82,7 81,1 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. STYRET Styreleiar: Bjørn-Harald Haugsvær Styremedlem: Linda Ness Rotihaug, Normann Aarseth, Bente Hauge, Mari C. J. Baardsen, Narve Kirkebø. Førde kommune vel 2 kandidatar til styret. Generalforsamlinga vel styret på fritt grunnlag. Styrehonorar for styreleiar er kr, og styremedlemar kr. Møtegodtgjersle kr pr. møte. Møtegodtgjersle utover 4 timar kr 3.485,-. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Førde kommune ynskjer å støtte opp mot selskapet si verksemd. Samfunnsmessige omsyn og endringar i rammevilkår gjer at det er viktig for Førde kommune å vere aktiv inn i selskapet. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 26

55 Sogn og Fjordane Teater Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 1977 Kontaktperson: Bodil Kvamme (dagleg leiar) Lokalisering: Førdehuset i Førde Sysselsetting: 26 tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 20 % av aksjane i selskapet. Sogn og Fjordane Fylkeskommune eig 80 %. VERKSEMDA SITT FORMÅL Verksemda sitt formål er å drive teaterverksemd i Sogn og Fjordane fylke. Teatret skal nytte nynorsk målform eller nynorsk målføre. Teatret går inn som ein naturleg del av fylket sitt samla kulturtilbod. Vi skal søkje å fremje amatørteaterarbeidet i fylket. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale x Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 49 47,4 39,2 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. STYRET Styreleiar: Rasmus Mo Styremedlem: Iris Loftheim, Kjell Arvid Furevik, Ola Tarjei Kroken og Kristine Lie Førde kommune vel eit styremedlem. Honorar til styreleiar er kr pr. år. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Selskapet er etablert som ein reiskap innan kultursatsing i fylket. Kommunen sin eigarskap og økonomisk støtte er avgjerande for at dette tilbodet vert vidareført. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 27

56 Sunnfjord Utvikling AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 2003 Kontaktperson: Rolf Sanne Gundersen (dagleg leiar) Lokalisering: Kontoradresse Førde Sysselsetting: 6 tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 13,49 % av aksjane i selskapet. VERKSEMDA SITT FORMÅL Sunnfjord Næringsutvikling er nærings- og reiselivsapparatet til kommunane Førde, Jølster, Gaular og Naustdal. Vi arbeider aktivt mot kommunane og næringslivet for å fremje vekst og legge til rette for nyetableringar. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale x Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 69,1 81,3 47,9 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. STYRET Styreleiar: Mathias Råheim Styremedlem: Geir Opseth, Oddmund Klakegg, Håkon Myrvang, Olve Grotle, John Helge Lunde, Sissel Bruland Gurvin. Førde kommune vel eit styremedlem. Honorar til styreleiar er kr pr. år. I tillegg blir det utbetalt møtegodtgjersle på kr pr. møte til styreleiar og styremedlemane. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga og styret skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte minst 1 gong pr. år. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Sunnfjord Næringsutvikling utfører nærings- og utviklingsarbeid på vegne av Førde kommune. Kommunen har ikkje eigne ressursar til dette. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 28

57 Firda Billag AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 2011 Kontaktperson: Peter Midthun (dagleg leiar) Lokalisering: Hovudkontor i Førde. Aksjonær: Firda Billag AS eig 50 % av aksjane i Firda Billag Buss AS Datterselskap: Transferd AS, Fjordane Reisebyrå AS, Fjordane Bilutleige AS Sysselsetting: I Firda Billag-gruppa er det ca 460 tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 12,36 % av aksjane i selskapet. Eigarskapen er fordelt på 13 kommunar og Sogn og Fjordane Fylkeskommune. VERKSEMDA SITT FORMÅL Verksemda sitt formål er å drive transportverksemd og tenesteyting i samband med person- og godstransport, samt reisebyrå. Selskapet kan i tillegg eige og forvalte fast eigedom. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale X Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 62,8 57,8 55 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. Representantane har ansvar for å drøfte saker/eigarskapspolitikk med Førde bystyre ref. pkt STYRET Styreleiar: Agnar Strømsnes Styremedlem: Christina Kvamme, Inger Johanne Osland, Petter Sortland, Gunvor Beate Solvik, Asgeir Ripe, Mariel Eikeset Koren og Elin Løset Vie Førde kommune vel ein kandidat til styret. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Selskapet har ei viktig infrastrukturrolle i fylket. Den bedriftsøkonomiske lønnsemda er svak. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 29

58 SunnLab AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 2003 Kontaktperson: Stig Tjelle (dagleg leiar) Lokalisering: Både administrasjon og laboratorium i Norturabygget på Reset i Førde Sysselsetting: 2 tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 10 % av aksjane i selskapet. Totalt 10 eigarkommunar. VERKSEMDA SITT FORMÅL Verksemda sitt formål er å analysere drikkevatn til kommunar og privatpersonar, samt næringsmiddel. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale x Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 8,5 45,5 73,2 Utbytte Kommunalt lån/garanti Selskapet har søkt eigarkommunane om aksjeutviding på totalt 1 mill kr i 2017 for å kunne vidareføre drifta. EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. STYRET Styreleiar: Bjørn Harald Haugsvær Styremedlem: Anne Berit Garnes, Johannes Lundekvam, Torleif Standal og Wenche N. Gabrielsen Førde kommune vel ein kandidat til styret. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Selskapet bidrar med nødvendige oppgåver og kompetanse for kommunane, privatpersonar og næringslivet. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 30

59 Kystvegen Måløy Florø AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 2011 Kontaktperson: Reidar Sandal Lokalisering: Florø Sysselsetting: Ingen tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 7,49 % av aksjane i selskapet. VERKSEMDA SITT FORMÅL Verksemda sitt formål er «45- min. regionen». STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale X Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 97,1 87,1 99,7 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. STYRET Styreleiar: Reidar Sandal Styremedlem: Audun Røys, Hans-Petter Selstad, Håkon Myrvang, Jorunn Frøyen, Olve Grotle, Ola Teigen, Stein Kvalsund og Kristin Maurstad Førde kommune vel eit styremedlem. Arbeidande styreleiar fekk utbetalt eit honorar på kr. Styremedlemar kr pr. møte. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI For Førde som eit handels- og servicesenter, er det av stor interesse at kommunikasjonane til fylkessenteret vert forbetra og at Førde kan tene eit større omland. Vegen vil vere med å utvide det felles bu- og arbeidsområdet kring Førde. Rådmannen meiner dei planlagde vegprosjekta som selskapet Kystvegen Måløy Florø AS prioriterer også vil vere til stor nytte for vår region og for resten av fylket, og vil gje ein betre tilkomst til kyststamvegen E39 som er det vegprosjektet som har høgast prioritet i Førde kommune. Tilråding: Vidareføre eigarskapen. 31

60 Førdefjorden Energi AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 2015 Kontaktperson: Olav Osvoll (dagleg leiar) Lokalisering: Førde Sysselsetting: Ein tilsett KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 5,56 % av aksjane i selskapet. VERKSEMDA SITT FORMÅL Formålet med selskapet er bygging og drift av fjernvarmeanlegg i Førde by. Førdefjorden Energi AS tilbyr kundane både varme og kjøling. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale x Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter 165 Resultat etter skatt -172 Sum eigedelar Eigenkapital (%) 80,6 Utbytte 0 Kommunalt lån/garanti 0 EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. STYRET Styreleiar: Olav Osvoll Styremedlem: Åge Sunde, Øystein Haaland, Birthe Iren Grotle og Lise Mari Haugen Førde kommune vel eit styremedlem for 2 år om gongen. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Bygging og drift av fjernvarmeanlegg i Førde by. Viktig infrastruktur for fleire kommunale bygg. Tilråding: Vidareføre eigarskapen. 32

61 KinoAlliansen AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingår: 2016 Kontaktperson: Espen Jørgensen (dagleg leiar) Lokalisering: Hamar Sysselsetting: KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 4 % av aksjane i selskapet. VERKSEMDA SITT FORMÅL Selskapet si verksemd er å forhandle og inngå avtaler innan sal, marknadsføring, filmleige, serviceavtaler kinoteknikk, kioskdrift, billettsystem og andre forretningsområder knytt til kinodrift på vegne av kinoledere i verksemder og kommunar som driv kinodrift eller liknande verksemd og er medeigarar i KinoAlliansen AS. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA x Aksjonæravtale x Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter 0 Resultat etter skatt -1 Sum eigedelar 129 Eigenkapital (%) 96,1 Utbytte det er vedtektsfesta at det ikkje skal utbetalast utbytte. Kommunalt lån/garanti 0 EIGARORGAN Kinokonsulenten i Førde kommune har fullmakt til å representere Førde kommune på generalforsamlingar, medlemsmøter etc. STYRET Styreleiar: Espen Jørgensen Styremedlemar: Geir Hammerø, Haakon Drage, Per Dagfinn Breirem og Mari Tomren Førde kommune vel ikkje kandidat til styret. Styrehonorar er kr for styreleiar og kr for styremedlemar. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Kinoallisanse er eit fagleg fora med god kompetanse om kinodrift. I tillegg er Kinoalliansen ein forhandlingspart både nård et gjeld større innkjøp og filmleigeavtaler. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 33

62 Enivest AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 2000 Kontaktperson: Nandor Helgheim (dagleg leiar) Lokalisering: Hovudkontor i Førde, avdelingskontor på Sandane Sysselsetting: 56 tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 0,36 % av aksjane i selskapet. VERKSEMDA SITT FORMÅL Verksemda sitt formål er, på forretningsmessig basis, å opprette og tilby framtidsretta kommunikasjonsnett og tenester knytt til denne typen nett, her medrekna deltaking i og kjøp/sal av andre verksemder med liknande formål. Verksemda kan også engasjere seg i andre forretningsområde og verksemder når dette er eigna til å styrkje hovudforretnings-området, eller føre til meir rasjonell utnytting av verksemda sine ressursar. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale x Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 55,7 47,8 49,4 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. STYRET Styreleiar: Fredrik Behrens Styremedlem: Atle Hamar, Ingvild Myhre, Johannes Rauboti, Torbjørn Os, Torild Skogsholm Førde kommune kjem ikkje med kandidat til styret. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Førde kommune er avhengig av gode kommunikasjonsliner i regionen. Gjennom deltaking i selskapet hentar kommunen ut kompetanse og kan gje innspel til viktige satsingsområder framover. Tilråding: Vidareføre eigarskapen 34

63 Jølster Skisenter AS Selskapsform: Aksjeselskap Stiftingsår: 1986 Kontaktperson: Even Hole (dagleg leiar) Lokalisering: Jølster Sysselsetting: 3 tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Førde kommune eig 0,28 % av aksjane i selskapet. VERKSEMDA SITT FORMÅL Verksemda sitt formål er regionsanlegg i Sunnfjord for alpin skiaktivitet. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale X Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 28,4 23,9 25,4 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Ordførar, eller den han gjev fullmakt, representerer Førde kommune på generalforsamling. STYRET Styreleiar: Geir Opseth Styremedlem: Frode Svidal, Atle Hamar, Leif Arne Åsen, Nils Ove Aasen, Stein Arne Sunde, Thomas Jarning, Ragnhild Sæle, Jakob Sandal. Førde kommune vel ikkje kandidatar til styret. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. Eigarmøte etter behov. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Viktig å støtte opp om aktivitetsskapar i regionen. Tilråding: Vidareføre eigarskapen. 35

64 Kommunal Landspensjonskasse (KLP) Selskapsform: Gjensidig forsikringsselskap Stiftingsår: 1949 Kontaktperson: Sverre Thornes (dagleg leiar) Lokalisering: Oslo Sysselsetting: 950 tilsette KOMMUNAL EIGARDEL Kommunal Landspensjonskasse er eit gjensidig eigd selskap. Alle som etablerer avtale om offentleg tenestepensjon i KLP skyt inn eigenkapitalinnskot. Dette inneber at kommunar, fylkeskommunar, helseforetak og bedrifter med offentleg tenestepensjon i KLP og er eigarar i selskapet. All verdiskaping som skjer i selskapet skal kome eigarane til gode. VERKSEMDA SITT FORMÅL Verksemda sitt formål er å levere pensjons- finans- og forsikringstenester til kommunar, helseforetak og til verksemder både i offentleg og privat sektor, og til dei tilsette. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale X Vedtekter X Etiske retningslinjer Selskapsavtale X Styreinstruks X Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale X Strategiplanar X Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 5,6 5,1 4,2 Utbytte Kommunalt lån/garanti EIGARORGAN Generalforsamlinga for består av 171 representantar. Desse vert valgt frå 23 valkretsar. Frå Sogn og Fjordane er Ole John Østestad ein av fire representantar. STYRET Styreleiar: Liv Kari Eskeland Styremedlem: Egil Johansen, Marit Torgersen, Ingjerd Blekeli Spiten, Lars Vorland, Han Helge Gulbransen, Freddy Larsen og Susanne Torp-Hansen. Førde kommune vel ikkje kandidatar til styret. Rådmann Ole John Østenstad er medlem i Foretaksforsamlinga og i Valnemnda. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til generalforsamlinga skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. KOMMUNEN SIN EIGARSTRATEGI Førde kommunar har tenestepensjon i KLP. Som medlem i KLP pliktar kommunen å betale eigenkapitalinnskot i den grad det er nødvendig for å gje KLP tilfredsstillande soliditet. I kommunen sitt rekneskap for 2016 står eigenkapitalinnskot i KLP oppført med ein verdi på 17,1 mill kr. Ved ei eventuell utmelding av KLP er det kommunen sin del av selskapet sin oppsamla eigenkapitalinnskot som vert utbetalt. Tilråding: Vidareføre eigarskapen. 36

65 OMTALE AV KVAR STIFTING Førde kommune er medstiftar i 4 stiftingar. Desse er: - Stiftinga Førde Internasjonale Folkemusikkfestival - Stiftinga Musea i Sogn og Fjordane - Stiftinga Grovene - Senter mot incest og seksuelle overgrep Sogn og Fjordane (Smiso SF) Sjå nærare omtale av kvar stifting nedanfor. Det spesielle ved ei stifting, i motsetning til eit aksjeselskap, er at ho er sjølveigande, og utan eksterne eigarar. Kommunen sitt ansvar for stiftingane er å velje styremedlemar eller medlemar til evt representantskap, og gje fråsegn til forslag frå styret om omdanning. Kommunen har ikkje mynde til å instruere styremedlemane. Kommunen har ikkje plikt til å yte driftstilskot eller anna tilskot til stiftingane dersom dette ikkje er særskilt avtala. Her er det ikkje tale om eigarskap sidan stiftingane eig seg sjølve. Stiftingane fell difor utanfor eigarskapsproblematikken. Stiftingar har ikkje noko operativt eigarorgan, t.d. ei generalforsamling, der eigarane utøver mynde. Det kan likevel vere ønskjeleg å få utvikle ein strategi for kommunen si ev. deltaking ved oppretting av nye stiftingar. Kommunen vel styremedlem i stiftingane. 37

66 Stiftinga Førde Internasjonale Folkemusikkfestival Selskapsform: Stifting Stiftingsår: 1991 Kontaktperson: Hilde Bjørkum (dagleg leiar) Lokalisering: Førde Sysselsetting: 10 tilsette OPPRETTAR Fylkeskommune, Førde kommune, Førde Næringsutvikling, Landslaget for spelemenn, Sogn og Fjordane Folkemusikklag, Førde Ungdomslag og Indre Sunnfjord Spelemannslag VERKSEMDA SITT FORMÅL Å gjennomføre eit internasjonalt folkemusikkfestspel kvart år i Førde som skal ha folkemusikk og folkedans som hovudinnhald. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale X Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigenkapital (%) 66,5 64,3 56,6 Tilskot frå kommunen Kommunalt lån/garanti STYRET Styret er stiftinga sitt høgste organ. Stiftinga skal ha eit styre på 7 medlemmar med personlege varamedlemar valde for 2 år om gongen. Førde kommune vel 1 styremedlem med vara. Styreleiar: Tonje Winje Styremedlem: Ivar Svensøy, Gunn Mongstad, Arild Herstad, Arne Sølvberg, Trude Skarvatun, Dagrid Breivik. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til styret skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. 38

67 Stiftinga Musea i Sogn og Fjordane Selskapsform: Stifting Stiftingsår: 2009 Kontaktperson: Kjartan Aa Berge (dagleg leiar) Lokalisering: Stiftinga sin fellesadministrasjon sit på Sandane. To avdelingar i Førde; Sunnfjord Museum og Sogn og Fjordane Kunstmuseum Sysselsetting:? tilsette OPPRETTAR Fylkeskommunen, Førde kommune, Jølster kommune, Biletkunstnarane i Sogn og Fjordane, Norsk Kunsthandverkarar Vest-Norge, Hornindal kommune og Lærdal kommune VERKSEMDA SITT FORMÅL Stiftinga sitt føremål er å drive museum. Stiftinga skal drive innsamling, bevaring, dokumentasjon, forsking og formidling. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale X Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigendel i % 57,4 54,7 54,3 Tilskot frå kommunen Kommunalt lån/garanti STYRET Styret er stiftinga sitt høgste organ. Førde kommune føreslår 1 styremedlem med vara. Valkomite førebur val. Styreleiar: Laura Kvamme Styremedlem: Arild Bergstrøm, Olve Grotle, Steinar Evebø, Hanne Oftedal, Ingrid Norum og Torbjørn Vereide RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til styret skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. 39

68 Stiftinga Grovene Selskapsform: Stifting Stiftingsår: 1984 Kontaktperson: Ann Karin Lofnes Lokalisering: Førde Sysselsetting: Ingen tilsette OPPRETTAR?? VERKSEMDA SITT FORMÅL?? STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale X Vedtekter Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigendel i % Tilskot frå kommunen Kommunalt lån/garanti STYRET Styret er stiftinga sitt høgste organ. Førde kommune vel 1 styremedlem med vara. Styreleiar: Asbjørn Steen Styremedlem: Liv Oddlaug Skaaheim, Arne Øvrebø, Oddvar Etnestad, Ragnhild Vallestad, Turid Vallestad, Reidar Holsen, Solbjørg Søhoel Flåm RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til styret skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. 40

69 Senter for incest og seksuelle overgrep Sogn og Fjordane SMISO Selskapsform: Stifting Stiftingsår: 2012 Kontaktperson: Chatrine Elholm (dagleg leiar) Lokalisering: Hornnesvegen i Førde Sysselsetting: 4 tilsette OPPRETTAR Smiso SF er en privat, alminnelig stiftelse, som er oppretta etter offentlig vedtak i Bystyret Førde kommune 17/ VERKSEMDA SITT FORMÅL 2.1 Gi hjelp til sjølhjelp støtte og råd til barn og voksne som har vært utsatt for incest og seksuelle overgrep, deres familier og private og offentlige nettverk. 2.2 Skal Skal kjempe mot og forebygge seksuelle overgrep ved å synliggjøre og motarbeide forhold i samfunnet som legitimerer, underbygger og opprettholder overgrepene 2.3 Skal arbeide for å spre kunnskap om incest og seksuelle overgrep og incest/ overgrepsutsattes situasjon ved informasjon og kunnskapsformidling 2.4 Skal være et lavterskeltilbud uten krav til henvisning 2.5 Skal samarbeide med offentlige hjelpeapparat og andre aktører som arbeider med overgrepsproblematikken. 2.6 Skal i sitt arbeid være partipolitisk nøytrale og ikke være tilknyttet bestemte organisasjoner eller trossamfunn. STYRINGSDOKUMENT I VERKSEMDA Aksjonæravtale X Vedtekter X Etiske retningslinjer Selskapsavtale Styreinstruks X Varslingsreglar/rutiner Samarbeidsavtale X Strategiplanar Klima-/miljøplanar NØKKELTAL Rekneskap (1.000 kr) Driftsinntekter Resultat etter skatt Sum eigedelar Eigendel i % Tilskot frå kommunen Kr 5 pr. innb. Kr 5 pr. innb. Kr 4 pr. innb. Kommunalt lån/garanti STYRET Styret er stiftinga sitt høgste organ. Førde kommune vel 1 styremedlem. Styretleiar har personleg varamedlem. Styreleiar: Kurt Even Andersen Styremedlem: Inge Nordhaug, Atrid Marie Vie, Trude Lundekvam Gro Anita Solheim Styrehonorar: styreleiar kr pr. møte, styremedlemar kr pr. møte. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Saksdokument til styret skal sendast til postmottak@forde.kommune.no. Årsmelding og årsrekneskap vert lagt fram for bystyret. 41

70 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 48/17 Førde kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Samanslåing av revisjonseiningane i Sogn og Fjordane - uttale Vedlegg i saka: Oversending av sak til kontrollutvalet og Førde Bystyre KRYSS Revisjon: Samanslåing av tre interkommunale revisjonseiningane til ei ny interkommunal fylkesdekkande revisjonseining, datert Rapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane til ei revisjonseining, datert Sak 14/2017, Samstyret i KRYSS Revisjon: Samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon), Kommunerevisjonen i Nordfjord og Sogn og Fjordane Revisjon IKS, handsama Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til bystyret). 1. Handsaminga i kontrollutvalet knyter seg til den delen av saka som gjeld kommunen si revisjonsordning. 2. Kontrollutvalet har ikkje merknadar til «Rapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane til ei revisjonseining» datert Kontrollutvalet legg til grunn at selskapsendringa skjer innanfor same kostnadsråme som i dag, og skal gi revisjonstenester som i omfang og fagleg nivå vert minst like bra som no. 4. Utvalet legg vekt på at ei eventuell samanslåing ikkje inneber ei endring frå interkommunalt samarbeid til anna revisjonsordning. Dersom andre løysingar vert aktuelle, skal kontrollutvalet etter kommunelova handsame og innstille til kommunestyret i saka. Saksutgreiing: Bakgrunnen for saka er rapport om mogeleg samanslåing av dei 3 selskapa for kommunerevisjon i Sogn og Fjordane. Det er dei styrande organ i selskapa som har teke initiativ og gjennomført arbeidet med å skissere eit felles selskap.

71 Planlagt saksgang Vi viser til styringsgruppa sitt framlegg om handsamingsmåte, slik det vert lagt fram på side 5 i rapporten: Styra for dei 3 selskapa handsama saka med likelydande utgreiing og tilråding i dei tre revisjonseiningane 19. oktober (Nordfjord), 20. oktober (Sogn) og KRYSS-revisjon 27. oktober. Tilrådinga er forma slik at kommunestyret i kvar kommune kan nytte same ordlyd i sitt vedtak. Samstyret for Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS) vedtok i sak 14/2017 revisjonssjefane si tilråding til styra: Samrøystes vedtak: Samstyret for Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon) sender denne saka til handsaming både i kommunane sine kontrollutval og kommunestyre for vidare handsaming og vil kome med slik tilråding: 1.. kommune ser positivt på at dei tre revisjonseiningane blir slått saman til ei ny fylkesdekkande interkommunal revisjonseining i Sogn og Fjordane. Rapporten om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane, datert , blir å legge til grunn for samanslåinga. 2. Kvart av dei tre selskapa velger 2 representantar til eit interimsstyre. Interimsstyret konstituerer seg sjølv og har som oppgåve å legge til rette for å få etablert ei ny revisjonseining basert på dagens ordningar og kome med framlegg til samarbeidsavtale, vedtekter, budsjett og stillingsplan for den nye revisjonseininga. 3. Det nye interkommunale samarbeidet blir å organisere som eit 27-samarbeid, utan eigenkapitalinnskot, og skal vere operativt frå og med Parallelt med dette vert dagens tre revisjonseiningar avvikla innan Dei tilsette sine rettar skal ivaretakast i tråd med kap. 16 i Arbeidsmiljølova om verksemdoverdraging, slik at dei tilsette må sikrast tilsetting i den nye revisjonseininga, før det evt. vert lyst ut stillingar eksternt. 5. Dette vedtaket er gjort med atterhald om at dei andre eigarkommunane i Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon) gjer tilsvarande vedtak. Fleire delar av same sak

72 Sekretariatet legg til grunn at dette no er tale om 2 saksdelar. Vi vurderer på prinsipielt grunnlag at desse har ulike handsamingsmåtar: 1. Strategiske avgjerder i selskap der kommunen er eigar 2. Revisjonsordning Strategiske avgjerder i selskap Kontrollutvalet er ikkje eit organ for utøving av kommunalt eigarskap. Her har utvalet i staden eit kontrollansvar jf Kommunelova 77, 5: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Både den generelle eigarskapsoppfølginga og den spesielle knytt til enkelte selskap (som revisjonsselskapet) er aktuelle tema for kontrollhandlingar frå utvalet. Sekretariatet meiner difor at kontrollutvalet bør vere svært varsame med å legge føringar på dei strategiske avgjerdene som eigar i selskap. Revisjonsordning Kommunelova 78, 3: Kommunestyret eller fylkestinget avgjør sjølv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling frå kontrollutvalget. Det er denne rolla vi tek utgangspunkt i når saka no vert lagt fram for kontrollutvalet. Tidlegare informasjon I tillegg til at referat frå styringsgruppa har vore formidla under skriv og meldingar, har revisjonssjefen informert utvalet i eiga sak. Dette gjer at saka allereie er ein del opplyst før rapporten frå styringsgruppa no ligg føre til handsaming. Vi meiner dette er med på å sikre at kontrollutvalet både kan ivareta si rolle som instillar ved val av revisjonsordning og det generelle på-sjå-ansvaret overfor revisor. Tenester til kontrollutvalet I rapporten er det særleg kapittel 2 og 3 som kjem nærast inn på tenestene til kontrollutvalet. Kapittel 1 (frå side 9), har ei beskriving av tilsyn og kontroll i kommunane. Sjå heile mandatet på side 7 og 8 i rapporten. Klipp frå punkt 1 og 2: Vi les rapporten og tilrådingane slik at dei i hovudsak legg opp til å føre vidare den revisjonsordninga som kvar kommune har i dag. Det er mellom anna peika på at «Det bør vere klare avtalar og ein hensiktsmessig dialog mellom kontrollutvalet, sekretariatet og revisjonen». Uavhengig av spørsmålet om samanslåing, kan det vere naturleg med ei runde med forventningsavklaring mellom kontrollutval, revisor og sekretariat. Vi ser dette som ei fornuftig tilråding som gir grunnlag for avklaringar når samanslåinga er bestemt og det nye selskapet i gang. Interkommunalt samarbeid Eit moment i saka, er at det ikkje er tale om å endre revisjonsordninga frå interkommunalt samarbeid til anten å tilsetje eigen revisor eller inngå avtale med annan revisor. Sekretariatet meiner det er

73 naudsynt med meir omfattande sakshandsaming dersom det er tale om ei endring mellom ei av dei aktuelle revisjonsordningane: Tilsette eigen revisor Interkommunalt samarbeid Avtale med annan revisor I eit slikt tilfelle, vil det vere kontrollutvalet som «eig» saka. Det betyr at saksførebuing og saksframlegg vert gjort av kontrollutvalet med naudsynt bistand frå sekretariatet. Slik saka ligg føre, legg vi vekt på at kommunen framleis vil ha revisjonsordning gjennom interkommunalt samarbeid. Vi tar rett nok med eit punkt i tilrådinga om rett saksgang dersom saka endrar seg til at andre revisjonsordningar enn interkommunalt samarbeid skal vurderast. I så fall, vil det neppe vere realistisk med den framdrifta som er skissert i rapporten. «Bindingstid» for kommunen i nytt selskap Dei endelege vedtekter og eventuelle avtalar for eit nytt selskap påverkar både formelle og praktiske tilhøve dersom kommunen seinare ønskjer å gå ut av samarbeidet. Dette heng saman med val av revisjonsordning. Ved dei skisserte endringane av selskapa, ser vi likevel på dette som ei hovudsakleg strategisk avgjerd som kommunen tek stilling til som eigar. Uttale eller tilråding i saka Vi viser til vurderingane om at saka både handlar om eigarstrategi og revisjonsordning. Sidan det ikkje er tale om ei endring frå interkommunalt samarbeid til anna revisjonsordning, rår sekretariatet til at kontrollutvalet kjem med ein uttale til saka. Vi rår likevel til at kontrollutvalet for ordens skuld minner om rett sakshandsaming for val av revisjonsordning. Eit eventuelt vedtak frå kommunestyret om å vurdere andre revisjonsordningar fører til at kontrollutvalet får saka på nytt. Då med ansvar både for utgreiing og tilråding i tråd med Kommunelova 78, 3: «Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling frå kontrollutvalget».

74 Fra: Terje Førde Sendt: 2. november :26 Til: Olve Grotle; Ole John Østenstad; Førde Postmottak Kopi: 'Trygve Jacobsen' Asgeir Tveit; Audhild Ragni Vie Alme Emne: Oversending av sak til kontrollutvalet og Førde Bystyre Vedlegg: Brev Førde , ad omorganisering av revisjonen.pdf; Rapport samanslåing revisjonen, Styringsgruppa endeleg versjon , signert versjon.pdf; Sak 14-17, Samstyret i KRYSS Revisjon, Omorganisering, samanslåing av revisjonseiningane.doc Hei. Det vert vist til det arbeidet som har vore i gong sidan juni 2016, vedr. eventuell omorganisering/samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane til ei ny felles interkommunal revisjonseining. Det vert vist til dei møtereferata, og endeleg utgreiingsrapport, som har vore oversende til deltakar-/eigar-kommunane i KRYSS Revisjon tidlegare. Det vert også vist til orienteringar som har vore både overfor kontrollutvalet og bystyret langs med i arbeidet. Saka var til realitetshandsaming i samstyret/representantskapen i KRYSS Revisjon den , der det ligg føre tilråding overfor eigarkommunane. Vi vil legge til at tilsvarande, likelydande saksutgreiing med likelydande tilrådingar til vedtak, er handsama i dei to andre revisjonseiningane, Kommunerevisjonen i Nordfjord, og i Sogn og Fjordane revisjon IKS, der det ligg føre tilsvarande tilrådingar overfor deira deltakar-/eigar-kommunar og fylkestinget. KRYSS Revisjon har hatt ei sentral rolle i det arbeidet som har vore gjort, der styreleiar Trygve Jacobsen har vore leiar i Styringsgruppa, og dagleg leiar Terje Førde har vore sekretær både for Styringsgruppa og Arbeidsgruppa. Saka vert no sendt parallellt til kontrollutvalet og kommunestyret i kommunen, der ein tør be om at saka vert lagt fram til handsaming. Det er lagt opp til at kontrollutvalet skal kunne uttale seg i saka før saka kjem til handsaming i kommunestyret. Spørsmålet no er om kommunen er positivt innstilt til eventuelt å gå vidare med den omorganiseringsprosess som er starta opp; dvs. om ein skal gå over i fase to, der det blir nedsett eit interimsstyret som skal ha som oppgåver å få utarbeidd framlegg til samarbeidsavtale/selskapsavtale, vedtekter, budsjett, stillingsplan, m.m. Tanken er at fase to vil bli gjennomført i løpet av 2018, der saka vil kome attende til kommunestyra/bystyra/fylkestinget, med formelle vedtak kring godkjenning av samarbeidsavtale, vedtekter, m.v., og derved slå saman dagens tre einingar og avvikle dagens ordningar. Ei ny revisjonseining skal ha i seg ein desentralisert organisasjonsstruktur, med nærheit til den reviderte (kommunane), slik som i dag, vere budsjettkopla, utan eingongs eigenkapitalinnskot, driftast etter sjølvkost, vere non-profit-basert og politisk styrd. Det er viktig at kommunane drøftar saka og evt kan kome fram til tilnærma likelydande vedtak. Vi viser til dei dokumenta som følgjer saman med denne e-posten: Rapport om samanslåing av tre revisjonseiningar til ei ny eining; rapport dagsett Likelydande saksutgreiing med tilrådingar til vedtak, særutskrift av Samstyresak i KRYSS Revisjon , sak 14/2017 (lagt ved i word-versjon her) Brev av til Førde kommune frå KRYSS Revisjon Likelydande dokument blir sendt alle eigar-/deltakarkommunar i KRYSS Revisjon, der ein ber om politisk handsaming av saka innan utgangen av Den rapport som har vore oversendt tidlegare er den same som følgjer med her. Endeleg

75 utgreiingsrapport er ikkje endra. For heilskapen si skuld har vi valgt å oversende også denne no; saman med særutskrift frå Samstyret si handsaming i sak 14/2017, den , samt vårt skriv som følgjer saka til Førde bystyre, brev dagsett Er det spørsmål til saka kan De ta kontakt med Førde kommune sin representant i Samstyret, styreleiar Trygve Jacobsen, eller underteikna. Med helsing KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no <mailto:terje.forde@kryssrevisjon.no>

76

77

78 1 Rapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane til ei revisjonseining Kommunerevisjonen i Nordfjord, koml 27 Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord, koml 27 Sogn og Fjordane Revisjon IKS, IKS-loven Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

79 Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

80 3 Innhald 0 SAMANDRAG MANDAT OG OPPDRAG ORGANISERING MANDATET FOR UTGREIINGA OPPDRAGET VIDARE HANDSAMING TILSYN OG KONTROLL I KOMMUNANE EIGENKONTROLL I KOMMUNAL SEKTOR, TILSYNSMYNDIGHEITENE SINE VIRKEFELT/VIRKEOMRÅDER INTERNKONTROLL AVGRENSINGAR TIL REVISJONEN Tilsynsmyndigheitene sine oppgåver avgrensingar til revisjonen SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALET SINE OPPGÅVER AVGRENSINGAR TIL REVISJONEN Føremål og oppgåver for KU-sekretariatet Avgrensing mellom KU-sekretariatet sine oppgåver og revisjonen sine oppgåver REVISJONEN SINE OPPGÅVER Rekneskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Kundekontakt og kommunikasjon Bestillingar, andre kontrollaktivitetar og kvalitetssikring STYRINGSGRUPPA SINE OPPSUMMERINGAR OG TILRÅDINGAR KRAV OG MÅLSETTINGAR FOR EI FRAMTIDIG REVISJONSEINING UTVIKLINGSTREKK I KOMMUNEREVISJON KRAV OG FORVENTNINGAR FRÅ KOMMUNANE OVERORDNA KRAV OG FØRINGAR TIL KOMMUNEREVISJONEN STYRINGSGRUPPA SINE OPPSUMMERINGAR OG TILRÅDINGAR FORDELAR OG ULEMPER MED EI STØRRE REVISJONSEINING DAGENS REVISJONSORDNINGAR FORDELAR OG ULEMPER MED Å SLÅ SAMAN REVISJONSEININGANE STYRINGSGRUPPA SINE OPPSUMMERINGAR OG TILRÅDINGAR UTFORDRINGAR KOSTNADSFORDELING LOKALISERING TILSETTE EFFEKTIVISERINGSPOTENSIALET PENSJON FRÅ GAMAL TIL NY REVISJONSEINING ORGANISERING AV EKSTERNE REVISJONSOPPDRAG ETABLERING AV EIT NYTT INTERKOMMUNALT REVISJONSSELSKAP STYRINGSGRUPPA SINE OPPSUMMERINGAR OG TILRÅDINGAR FORHOLDET TIL DEI TILSETTE OMSTILLING, UTVIKLING, MEDBESTEMMELSE, INFORMASJON VERKSEMDOVERDRAGING FRAMTIDA AVHENG AV; KVA ER VI, KVA VIL VI, KORLEIS KJEM VI DIT? Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

81 6.4 ARBEIDSAVTALER - LØNS- OG ARBEIDSVILKÅR RESERVASJONS- OG VALRETT VED VERKSEMDOVERDRAGING STYRINGSGRUPPA SINE OPPSUMMERINGAR OG TILRÅDINGAR ORGANISERING OG EIGARSTYRING ULIKE MODELLAR FOR ORGANISERING Interkommunale selskap (IKS-loven m/forskrifter) Interkommunalt og - fylkeskommunalt samarbeid etter kommunelova Kommunalt oppgåvefellesskap og interkommunalt samvirkeføretak (NOU om ny kommunelov) Aksjeselskap eigd av kommunar og fylkeskommunar Vertskommunesamarbeid, kommunelova 28 1a flg. og samkommunemodellen 28-2b flg Kommunesamanslåingar og interkommunalt samarbeid SÆRLEG OM EIGARSTYRING AV EIT REVISJONSSELSKAP ORGANISERT SOM SAMVIRKE, IKS, 27-SAMARBEID Generelt om eigarstyring Nærmare om selskapsavtale og samarbeidsavtale Representantskapsmedlemmane sin rolle Val av styremedlem og styreinstruks Særleg om kommunale/interkommunale revisjonsselskap FORHOLDET TIL REGELVERKET OM OFFENTLEGE «ANSKAFFELSAR» Utgangpunkt Nærmare om utvida eigenregi Nærmare om «offentleg-offentleg» samarbeid Vurdering av organisering av revisjonen mot regelverket for offentlege «anskaffelser» ORGANISASJONSFORMER Oppsummering og tilråding om organisasjonsform STYRINGSGRUPPA SINE OPPSUMMERINGAR OG TILRÅDINGAR LITTERATUR OG KJELDETILVISINGAR Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

82 5 0 Samandrag Det er tre interkommunale revisjonseiningar i Sogn og Fjordane, Kommunerevisjonen i Nordfjord (6 kommunar), Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon - 11 kommunar), og Sogn og Fjordane revisjon IKS (7 kommunar og fylkeskommunen). Desse har ansvaret for fylkeskommunen og 24 av dei 26 kommunane i fylket og har i tillegg ein del andre oppdrag; interkommunale selskap, kommunale føretak, kommunale særbedrifter, kyrkjelege fellesråd, sokn og stiftingar/legat. Revisjonseiningane er små med 5 til 8 tilsette. Selskapa sine oppgåver er rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll, særattestasjonar og undersøkingar/rapportar etter bestilling frå kontrollutvala. Kommunane i fylket varierer stort i folketal og geografi, og dei har organisert seg ulikt både politisk og administrativt. Solund er minst med kring 780 innbyggjarar og ca. 100 tilsette. Førde er størst med litt over innbyggjarar og ca 1200 tilsette. Dei fleste kommunane har mellom 2000 og 4000 innbyggjarar, og samla folketal i fylket er f.t. litt over Ulik storleik og organisering krev ulik tilnærming frå revisjonen. Kommunane sine oppgåver er komplekse, og kompleksiteten aukar med stadig fleire oppgåver og større kommunale oppgåver og ansvar. Det er samarbeid over kommunegrensene på ulike område og det er etablert ei rekke interkommunale verksemder. Dei fleste av desse samarbeida/verksemdene vert revidert av dei interkommunale revisjonseiningane. Dei tre revisjonseiningane blir kvar for seg finansiert med at eigarane/deltakarane betaler årleg budsjetterte tilskot på forskot terminvis med årleg avrekning etter vedteke fordelingsnøkkel. Fordelingsnøklane er ulike ut frå einingane sine vedtekter. Ønskje om å ha berre ei kommunal revisjonseining i fylket har sin bakgrunn i utviklinga som har vore og dei endringar som er venta som følgje av m.a. regionreform, kommunereform og ny kommunelov. Det er styringsgruppa sin oppfatning at ein felles fylkesdekkande interkommunal revisjon er framtidsretta og til det beste for alle kommunane i fylket. Ein bør søkje å få med dei to kommunane som tidlegare har trekt seg ut og har konkurranseutsett revisjonstenestene sine. Det er også eit ønskje om at alle eigarane vil gjere seg nytte av den nye eininga med omsyn til forvaltningsrevisjon. Styringsgruppa vedtek : Styringsgruppa vil tilrå at dagens tre revisjonseiningar, Sogn og Fjordane revisjon IKS, Kommunerevisjonen i Nordfjord, og Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon) vert slått saman til ei ny interkommunal revisjonseining; heileigd av det offentlege (kommunar og fylkeskommunen) i Sogn og Fjordane. Styringsgruppa vil tilrå at det nye revisjonssamarbeidet får ein desentralisert organisasjonsstruktur som vert bygt vidare på den organiseringa som dagens revisjonseiningar har. Styringsgruppa vil tilrå at det nye revisjonssamarbeidet vert organisert som eit samarbeid etter Lov om kommunar og fylkeskommunar av , nr. 107 (med seinare endringar), 27 om interkommunalt samarbeid. Styringsgruppa gjer framlegg om følgjande måte å handsame saka vidare på: Saka vedlagt endeleg utgreiingsrapport vert oversendt styra/representantskap i dei tre revisjonseiningane Saka skal behandlast i alle kontrollutvala hausten Saka skal realitetshandsamast i kommunestyra/bystyra/fylkestinget innan og det bør i vedtaket gjevast fullmakt til styra/representantskapet om å velje interimsstyre til å etablere det nye samarbeidsorganet. Forhandlingsfasen for etableringa av eit nytt fylkesdekkande interkommunalt revisjonssamarbeid skal skje i perioden frå til Interimstyret gjer framlegg om at samarbeidet blir etablert i løpet av 2018 med sikte på oppstarting Dei tilsette har delteke i styringsgruppa gjennom sine tilsettrepresentantar. I det vidare arbeidet med etableringa skal dei tilsette framleis takast aktivt med på råd og medverknad i samsvar med lov og avtaleverket. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

83 1 Mandat og oppdrag 1.1 Organisering Ønskje om å utgreie ei felles revisjonseining for kommunane og fylkeskommunen i Sogn og Fjordane har vore forsøkt fremma ved eit par høve tidlegare. I den seinaste tid var dette framme som tema i 2004, då det i ny kommunelov vart bestemt at KU-sekretariata ikkje lenger kunne ivaretakast av revisjonen. I tilknyting til NKRF avd. Sogn og Fjordane sitt årsmøte den , der leiarane og nestleiarane i styra i dei tre revisjonseiningane deltok, heldt dagleg leiar i NKRF (Norges Kommunerevisorforbund), Ole Kristian Rogndokken, eit foredrag om kommunereforma/-samanslåing, og han kom med ei sterk oppmoding til dei tre revisjonseiningane om å drøfte ei eventuell fylkesdekkande revisjonseining. Oppmodinga vart teke godt imot og ein bestemte seg for å ta saka opp i styra i revisjonseiningane for så seinare å kome saman i ei partssamansett nemnd (styringsgruppa) som skulle ta opp vidare drøftingar i eit fellesmøte. Dei tre revisjonssjefane fekk i oppgåve å utarbeide eit notat, og dette vart lagt fram, datert Det første møtet i styringsgruppa vart halde på Thon Hotel på Skei, den Der vart det vedteke at det skulle startast eit utgreiingsarbeid. Det vart lagt opp til ein to-delt prosess, der denne rapporten er avslutninga på første del. Neste fase i arbeidet vil vere å etablere den felles revisjonseininga. Styra i dei tre revisjonssamarbeida valde to representantar med ein vararepresentant til å ta del i det første drøftingsmøtet for om mogleg å få til ei fylkesdekkande revisjonseining. I tillegg har dei tre daglege leiarane/revisjon-sjefane og dei tilsette, med sine representantar; ein frå kvar av dei tre revisjonseiningane, delteke i møta. I fellesmøtet den vart det formelt sett valt ei styringsgruppe. Det skal vere ei politisk nemnd beståande av 6 personar, samansett av to representantar frå kvar av dei tre revisjonssamarbeida ( dei politisk valde representantane). Det vart også etablert ei arbeidsgruppe for prosjektet beståande av dei tre revisjonssjefane. Her deltek ikkje tilsettrepresentantane. Arbeidsgruppa fekk i oppgåve å legge fram ein utgreiingsrapport til styringsgruppa innan Det vart gjort vedtak om mandat i møte i styringsgruppa den Mandatet er innteke i pkt. 1.2 nedanfor. På møtet den vart ein samde om at det skulle lagast ei grovskisse over kva som skulle takast med i utgreiinga. Grovskissa vart lagt fram av arbeidsgruppa til styringsgruppa, i møte den , der dette vart vedteke. I dette møtet vart det vedteke eit mandat for arbeidsgruppa sitt arbeide, og ein førebels framdriftsplan for prosjektet. Det har vore gjennomført fleire fellesmøte der både representantane i styringsgruppa og arbeidsgruppa har vore samla til felles drøftingar langs med i framdrifta av utgreiingsarbeidet. Dei tilsette har delteke i styringsgruppa gjennom sine tilsettrepresentantar. I det vidare arbeidet med etableringa skal dei tilsette framleis takast aktivt med på råd og medverknad i samsvar med lov og avtaleverket. Styringsgruppa har bestått av: Medlem Rolle Frå Varamedlem Trygve Jacobsen Jorunn Ringstad Styreleiar Nestleiar KRYSS Revisjon Ingvar Torsvik Myrvollen Arne Hovland Per Atle Kjøllesdal Styreleiar Nestleiar Sogn og Fjordane Revisjon IKS Ivar A. Slinde Rune Myklebust Ole Reinhardt Bugjerde Styreleiar Nestleiar Kommunerevisjonen i Nordfjord Kristian Skibenes Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

84 7 Tilsettrepresentantar Asgeir Tveit Revisor KRYSS Revisjon Marit Haram Vannes Revisor Sogn og Fjordane Revisjon IKS Torill Monsen Revisor Kommunerevisjonen i Nordfjord Arbeidsgruppa Terje Førde Revisjonssjef KRYSS Revisjon Observatørar Marianne Vara Revisjonssjef Sogn og Fj. Revisjon IKS Markvard Sunde Revisjonssjef Kommunerevisjonen i Nordfjord Til å gjennomføre utgreiingsarbeidet blei det oppnemnt ei arbeidsgruppe som har bestått av dei tre daglege leiarane/revisjonssjefane i dei tre revisjonseiningane. Gruppa har saman med tilsettrepresentantar vore observatørar med talerett i styringsgruppa. Ein har valt å ikkje knyte til seg eksterne krefter i dette arbeidet. Utgreiingsarbeidet har delvis støtta seg på tilsvarande omorganiseringar andre stadar, samstundes som ein har god dialog med NKRF sentralt, KS Bedrift/KS-advokatane, rådgjevarar i KMD og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane. Medlemane i arbeidsgruppa har undervegs i arbeidet hatt dialog med sine tilsette. 1.2 Mandatet for utgreiinga På møtet i Styringsgruppa den vart det gjort vedtak kring arbeidsgruppa sitt mandat for utgreiingsarbeidet og kva ein slik utgreiingsrapport skulle innehalde. Styringsgruppa vedtok følgjande mandat for arbeidsgruppa sitt arbeide: Utgreiingsarbeidet vert å gjennomføre etter følgjande mandat: 1. Utgreiinga skal innleiingsvis beskrive revisjonen sine oppgåver, lovmessig grunnlag og intensjonar for den kommunale revisjonsordninga, her under avgrensingar i forhold til rådmannen sitt ansvar for internkontroll og tilsynsmyndigheitene sine virkefelt/-områder? 2. Utgreiinga skal beskrive kva krav og målsettingar som er relevante å stille til ei kvalitativ god og effektiv framtidig interkommunal revisjonsordning. Vidare skal utgreiinga belyse fordelar og ulemper med ei samanslåing av revisjonseiningane samanhalde med dagens ordningar, her under i kva grad ei samanslåing av dagens revisjonssamarbeid kan bidra til auka kompetanse, høgare kvalitet på revisjonstenestene, høgare produktivitet eller andre fordelar. Selskapa sine utfordringar med omsyn til kapasitet og kompetanse, i dag og i framtida, er også eit viktig tema. 3. Alternative organisasjonsmodeller og samarbeidsordningar skal vere ein del av utgreiings-arbeidet. Her skal det belysast kva slags bindingar og plikter ei eventuell endring av revisjonsordninga vil innebere for kommunane, her under moglegheitene for framtidig uttreden av ordninga. Dei tilsette sine rettar og plikter må også belysast i utgreiinga. 4. Det skal beskrivast korleis eigarkommunane kan utøve eigarstyring dersom revisjonen organiserast som eit interkommunalt selskap etter kommunelova 27 (dagens kommunelov), eller som eit samvirkeføretak (etter Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

85 NOU n om ny kommunelov, om den blir vedteken), eller som eit interkommunalt selskap organisert etter Lov om interkommunale selskap (IKS-lova: utanfor kommunelova), og evt andre organisasjonsmodellar. 5. Utgreiinga skal også kort beskrive forholdet mellom revisjonseininga og kontrollutvalssekretariata. 1.3 Oppdraget Mandatet legg opp til at det skal svarast på forholdsvis mange spørsmål. Vidare har signala frå fleire av kommunane vore at det er ønskjeleg med ei grundig utgreiing, der ulike modellar vert vurdert. Prosessen er derfor delt i to. Vi har også i fase ein valt å løfte fram utfordringane i prosessen og drøfte desse i kapittel 7. Vår meining er at det er lettare å få til ein vellukka prosess dersom ein tek tak i utfordringane så raskt som mogleg. Sogn og Fjordane består i dag av 26 kommunar og ein fylkeskommune; spreidd over eit stort geografisk område med lange avstandar, fjellovergangar, lange fjordar, rasutsette vegar, fjordkryssingar med ferjer, båtruter, mv. To kommunar (Aurland og Lærdal) har konkurranseutsett revisjonstenestene sine. Det gjeld både finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon. Også KU-sekretariatet for desse kommunane er konkurranseutsett og vert administrert av private (PwC). Kommunerevisjonen i Nordfjord består i dag av 6 kommunar. Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord har i dag 11 kommunar, medan Sogn og Fjordane Revisjon IKS har 7 kommunar og fylkeskommunen. Sogn og Fjordane Revisjon IKS leverer i liten grad forvaltningsrevisjonstenester. Slike vert kjøpt eksternt hos private, etter bestillingar frå kontrollutvala. Kommunestrukturen er også inne i ein endringsprosess og dette arbeidet kan derfor passe godt inn i arbeidet med å få større samhandling i kommunesektoren, med betre og meir effektive tenester til innbyggjarane. Ein har hatt som målsetting å halde alle partar orienterte om arbeidet. Dei tre styreleiarane og revisjonssjefane har besøkt eigar-/ deltakarkommunane sine kontrollutval og kommunestyre/bystyre eller formannskap og orientert i møte. Også einskilde regionråd er orienterte om det pågåande arbeidet. Styringsgruppa ser det som svært viktig at prosessen har vore gjennomført så open som mogleg. 1.4 Vidare handsaming Det er kommunane og fylkeskommunen som er eigarar av dagens revisjonseiningar. Det er kommunestyret/bystyret/ fylkestinget som skal ta den endelege avgjerda om ei eventuell samanslåing. Det er Styringsgruppa si tilråding at rapporten, med likelydande saksutgreiing og innstilling til vedtak, blir sendt til styra/representantskapa i dei tre revisjonseiningane, før saka går vidare til alle kommunane, slik at saka kan handsamast i kontrollutvala i løpet av hausten 2017, med vidare realitetshandsaming i kommunestyra/bystyra/fylkestinget innan Styringsgruppa vil også tilrå at forhandlingsfasen for etableringa kan skje utover våren/hausten i 2018, der kommunane vel eit interimsstyre for å ivareta dei praktiske sidene ved etableringa. Styringsgruppa vil oppfordre interimsstyret om å gjere framlegg om at selskapet blir etablert i løpet av 2018 med sikte på oppstart frå Parallelt med arbeidet med å etablere eit nytt interkommunalt revisjonsselskap, må drifta av dagens einingar skje på ordinært og tilfredsstillande vis, samstundes som arbeidet med avviklinga av dei tre eksisterande revisjonseiningane vert ivareteke på ein god og rasjonell måte. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

86 9 2 Tilsyn og kontroll i kommunane I dette kapittelet tek ein for seg første del av det som ligg i mandatet: «Utgreiinga skal innleiingsvis beskrive revisjonen sine oppgåver, lovmessig grunnlag og intensjonar for den kommunale revisjonsordninga, her under avgrensingar i forhold til rådmannen sitt ansvar for intern kontroll og tilsynsmyndigheitene sine virkefelt/-områder.» Kontrollutvalssekretærane sine oppgåver og den nærmare avgrensinga i forhold til revisjonen sine virkefelt/ virkeområder, er også nærmare omtala her. 2.1 Eigenkontroll i kommunal sektor, tilsynsmyndigheitene sine virkefelt/virkeområder Det lokale folkestyret har ei sterk stilling i Norge. Kommunane og fylkeskommunane har eit sjølvstendig ansvar for å bygge tillit mellom styringsnivåa og til innbyggarane. Eigenkontrollen i kommunal forvaltning er eit sentralt element i det lokale folkestyret og består av to element, begge heimla i kommunelova. Det første finn ein i kommunelova, kap. 12, om tilsyn og kontroll, der ein finn reglane om kontrollutvalet si verksemd og revisjonen. Det andre elementet er administrasjonssjefen sitt ansvar for å syte for trygg kontroll i kommunen/fylkeskommunen, jf. kommunelovens 23 nr 2. Kontrollutvalet sine oppgåver er regulert i kontrollutvalsforskrifta 1. Revisjonen sine oppgåver går fram av forskrift om kommunerevisjon 2. Som det øvste organet i kommunen/fylkeskommunen har kommunestyret /bystyret/fylkestinget etter kommunelova, 76, eit overordna ansvar for å sjå til at fylkes-/kommunen er organisert slik at måla kan nåast, at lover og reglar blir følgde og at feil og manglar blir førebygd og unngått. Dette har å gjere med at kommunestyret/bystyret/fylkestinget har ansvar for at kontroll- og tilsynsverksemda er organisert på ein tilfredsstillande måte. Forholdet mellom administrasjonssjefen på den eine sida og kontrollutvalet/revisjonen på den andre sida er kommentert slik i Ot.prp. nr 70 for : Prinsipielt løper det to kontroll-linjer fra kommunestyret; en går gjennom formannskapet, faste utvalg osv. til administrasjonssjefen. Kontroll og tilsyn vil her være en del av styrings- og ledelsesansvaret i hvert ledd av virksomheten. Den andre kontrollinjen går gjennom kontrollutvalget til revisjonen/sekretariatet, og er i relasjon til de politiske utvalg og administrasjonen av ekstern karakter. Men begge kontrollinjene møtes i kommunestyret som øverste ansvarlige organ og er således til slutt elementer i kommunestyrets lederansvar. Staten utfører tilsyn med kommunane og fylkeskommunane på ei rekke områder. Dei statlege tilsyna blir ofte lagt til departement, direktorat, andre statlege etatar eller til fylkesmannsembetet. Fylkesmannen har fått mandat til å samordne desse tilsyna, jf. kommunelovens 60 e. Det er viktig å merke seg at tilsynsmyndigheitene sine virkefelt/-område ikkje er ein del av den kommunale eigenkontrollen. Den lokale eigenkontrollen er retta mot lokale forhold, behov, mål og resultat. 1 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 2 Forskrift om revisjon m.v. i kommuner og fylkeskommuner. 3 Ot.prop.nr.70 ( ) Om lov om endringer i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

87 Figuren under skisserer dei ulike aktørane i eigenkontrollen i kommunane og tilsynsmyndigheitene sine virkefelt/ virkeområde. Egenkontroll Intern kontroll ( 23) Kontroll og tilsyn (Kap. 12) Fylkestinget Kommunestyret Kontrollutvalget Sekretæren Fylkesutvalget Formannskapet Fylkesrevisjonen Kommunerevisjonen Fylkesrådmannen Rådmannen Statlig tilsyn (Kap. 10A) Fylkesmannen Administrasjonen I 2009 sette Kommunaldepartementet (dåverande KRD, no KMD) ned ei arbeidsgruppe som skulle kome med framlegg om tiltak for å styrke eigenkontrollen i kommunane. Arbeidsgruppa kom fram til tre hovudframlegg 4 : Internkontrollen til administrasjonssjefane i kommunane må utviklast og styrkast. Det må vere god forståing av rollene og godt samspel mellom aktørane i eigenkontrollen, det vil seie kommunestyret, kontrollutvalet, administrasjonssjefen og revisor. Kompetansen hos revisor og i sekretariatet må vere høg og bør sikrast. 2.2 Internkontroll avgrensingar til revisjonen Intern kontroll er ein avgjerande del av eigenkontrollen, då dette er den løpande kontroll med verksemda. Det er administrasjonssjefen sitt ansvar å etablere og å gjennomføre tilstrekkeleg kontroll, jf. Kommunelova, 23, nr 2: Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, Kommunal- og regionaldepartementet Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

88 11 Bakgrunnen for denne regelen er å markere administrasjonssjefen sitt ansvar for å etablere tilfredsstillande rutinar for å sikre seg slik kontroll 5. Det er ikkje gjeve nokon klare krav, føringar eller veiledarar på korleis verksemda skal etablere trygg kontroll. Ved tolking av kommunelova, 23, nr. 2 legg ein i rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» til grunn både eit krav om prosess for å sikre kontroll, og eit ansvar for å ha tilstrekkeleg kontroll. Det inneber at administrasjonssjefen skal etablere eit system for å sikre trygg kontroll, og også teste at desse systema fungerer. Kommunestyret/bystyret/fylkestinget og kontrollutvalet har det overordna ansvaret for tilsyn og kontroll med kommunen. Det er administrasjonen, selskap som fylkes-/kommunen eig og folkevalde organ som er underlagt kommunestyret/bystyret/fylkestinget som er gjenstand for kontroll. Både revisor og kontrollutvalet må byggje på fylkes- /kommunen sin internkontroll i det praktiske arbeidet med tilsyn og kontroll. Det er revisor si oppgåve å sjå etter om det er etablert rutinar og system som gjev tilfredsstillande økonomisk intern kontroll. Når det gjeld andre delar av den kommunale verksemda vil det vere bestillingane som vil vere bestemmande for revisor sine oppgåver, knytt til vurderingane kring internkontroll i kommunen. Ofte vil forvaltningsrevisjonsrapportar heilt eller delvis rette seg mot interne system og rutinar. Utkastet til ny kommunelov innfører også ei ny oppgåve for revisor; «etterlevelsesrevisjon», som pr. dato ikkje er nærmare definert. Kontrollutvalet kan også bestille forvaltningsrevisjon som har som føremål å vurdere heile eller utvalde delar av internkontrollsystemet i kommunen/fylkeskommunen Tilsynsmyndigheitene sine oppgåver avgrensingar til revisjonen Økonomiforvaltninga Når det gjeld den kommunale økonomiforvaltning er fylkesmannen sine oppgåver i dei seinare åra noko endra. Dette har samanheng med at fylkesmannen i større grad baserer seg på eigenkontrollen i kommunen. Den statlege budsjettkontrollen som før var obligatorisk, skjer no berre ved økonomisk ubalanse i fylkes-/ kommunane (ROBEKregister). Fylkesmannen skal følgje med i den økonomiske utviklinga og gje rettleiing i regelverket knytt til økonomi og forvaltning. Fylkesmannen har ikkje som oppgåve å føre kontinuerleg kontroll med dei økonomiske disposisjonar som fylkes-/kommunen gjer. Det er dermed normalt ikkje noko dobbel kontroll i forhold til dei oppgåver som fylkesmannen har, og dei oppgåver revisor utfører når det gjeld finansiell revisjon (økonomiattestasjonsfunksjonen). Statlege tilsyn Med heimel i særlover driv staten ei forholdsvis omfattande tilsynsverksemd i kommunane. I alt finst det om lag 40 statlege organ som fører forskjellige former for slikt tilsyn. I 2006 kom det eit nytt kapittel i kommuneloven (kap. 10 A) om statleg tilsyn med kommunane. For å bidra til at det statlege tilsynet med kommunesektoren samla skulle bli meir oversiktleg, eintydig og føresjåande, har fylkesmannen fått mandat i å samordne desse tilsyna. Dei statlege tilsyna rettar seg både mot dei såkalla kommunepliktene (det vil seie tilsyn med verksemder som først og fremst blir drivne av kommunen, t.d. skular, omsorg og barnevern) og dei såkalla aktørpliktene (det vil seie tilsyn som ikkje rettar seg mot noko bestemt type verksemd, som t.d. tilsyn frå arbeidstilsynet). Det statlege tilsynet har som føremål å kontrollere om den verksemda som kommunen driv er lovleg. 5 Ot.prop.nr.70 ( ) Om lov om endringer i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

89 Inspeksjonstilsyn har vore den tradisjonelle forma for tilsyn. Den inneber at ei verksemd blir oppsøkt med sikte på å kontrollere om regelverket blir etterlevd. I dei seinare åra har spesielt tilsyn retta mot kommunepliktene i større grad blitt gjennomført som systemrevisjonar (systemtesting, osv.). Systemrevisjon har som annan lovlegkontroll til hensikt å fastslå om myndigheitene sine pålegg og krav blir oppretthaldne og etterlevd, men fokus rettast også mot dei kontrollsystema som kommunen har etablert på det området som blir kontrollert. Systemrevisjon er derfor også innretta for å kontrollere kommunane sine eigne system for den interne (eigen-)kontroll. Ein nyleg avlagt rapport om statlege tilsyn 6 gjev tydelege signal om at kommunane opplever tilsynsmengda og - trykket utanfrå frå statleg side som stort og arbeids-/ressurskrevjande; spesielt for småkommunane med ein forholdsvis liten kommuneforvaltning. Tilsyn frå statlege myndigheiter og forvaltningsrevisjon har nokre fellestrekk spesielt gjeld dette tilsyn og kontrollar utført som systemrevisjonar. Vanlegvis vil likevel forvaltningsrevisjon famne breiare enn kva eit statleg tilsyn gjer. For å hindre parallelle eller etterfølgjande kontrollar som dekker tilsvarande område i ein kommune, er det viktig med dialog og utveksling av planar mellom fylkesmannen og revisjonen. I Sogn og Fjordane har vi fått til ein slik god dialog der også kontrollutvalssekretariat er kopla på, slik at ein har oversikter over planlagd statlege tilsyn overfor kommunane og kva forvaltningsrevisjonar som er/vert bestilte år for år frå kommunane sine kontrollutval. Undersøkinga som det er vist til ovanfor, om statlege tilsyn, viser at dei statlege tilsynsmyndigheitene i liten grad tek omsyn til kommunane sin eigenkontroll ved prioritering av tilsyn. Frå Fylkesmannen si side er dette forklart med sentralt prioriterte tilsyn som skal skje landet over. Det gjeld både etablerte kontrollsystem i kommunen og den kontroll som blir utført av revisjonen. På NKRFs 7 årlege konferansar for kontrollutval har KRD (Kommunal- og regionaldepartementet) og KMD (no Kommunal- og Moderniseringsdepartementet) gjeve klart uttrykk for at statlege myndigheiter skal ta omsyn til kommunane sin eigenkontroll ved prioritering av tilsyn for staten. Det er også antyda at det statlege tilsynet skal tonast ned, noko som også er innteke i NOU n om Ny kommunelov, som er til høyring. Kommunar med svak eigenkontroll bør underleggast hyppigare kontrollar enn kommunar som kan vise til gode resultat her. Oppsummert kan ein seie at ein velfungerande eigenkontroll i kommunen og fylkeskommunen er viktig for at kommunestyret/bystyret og fylkestinget kan ivareta sitt kontroll- og tilsynsansvar på ein skikkeleg måte. 2.3 Sekretær for kontrollutvalet sine oppgåver avgrensingar til revisjonen Føremål og oppgåver for KU-sekretariatet Kommunestyret og fylkestinget skal syte for sekretærbistand til kontrollutvalet, jf. kommuneloven 77 nr. 10. I eigen forskrift om kontrollutval er dette ansvaret ytterlegere presisert i 20, ved at sekretariatbistanden til ei kvar tid skal tilfredsstille utvalet sine behov. Sekretariatet er direkte underordna kontrollutvalet reint fagleg, og skal følgje dei retningslinjer og pålegg som utvalet gjev. I nemnde forskrift er sekretariatet sine oppgåver delt i to. For det første skal sekretariatet på-sjå at dei saker som blir handsama av kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd. Kravet til forsvarlegheit har det same innhaldet som administrasjonssjefen/rådmannen sitt ansvar etter kommuneloven 23 nr. 2. For det andre skal sekretariatet sjå til at kontrollutvalet sine vedtak blir sett i verk, jf. også analogien til administrasjonssjefen/rådmannen sitt ansvar som nemnd. Utover å vise til ulike måtar å løyse dette på, gjev lovforarbeida frå 2003 (arbeidet med kommunelova frå 2005) ingen ytterlegare rettleiing på dette området. Intensjonen er likevel at sekretariatet skal vere kontrollutvalet sitt 6 Samordning av statlig tilsyn og systemrevisjon som tilsynsmetode, NIBR-rapport 2011:28. 7 Norges kommunerevisorforbund. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

90 13 operative ledd, og syte for at det blir føreteke tilsyn med fylkes-/kommunen sin administrasjon og revisjon. Eit kompetent sekretariat er ein viktig faktor for at kontrollutvalet skal kunne fungere godt og utøve sine oppgåver på ein tilfredstillande måte. Sekretariatet bør derfor ha tilgang til ein brei samansett kompetanse. Kva oppgåver sekretariatet i praksis skal ivareta, vil vurderast konkret. I tillegg til å ivareta forsvarleg sakshandsaming og iverksetjing av vedtak, må sekretariatet også måtte administrere og drifte kontrollutvalet sine aktivitetar, her under møteadministrasjon (innkalling, protokoll m.m.) og arkiv m.m. Sekretariatet kan ikkje utføre revisjonsoppgåver i same fylkes-/kommune som dei har sekretærfunksjon for (dvs. oppgåver som er nemnde i forskrift om revisjon). Dette er likevel ikkje til hinder for at sekretariatet kan utføre andre oppgåver, som ikkje er revisjon, eksempelvis enklare undersøkingar og/eller analyser. Utkastet til ny kommunelov skjerpar reglane kring kva KU-sekretariatet kan gjere og ikkje gjere. Vi kan her ta med at sekretariatet ifølgje ny kommunelov m.a. ikkje kan utføre selskapskontroll og overordna analyser knytt til plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll Avgrensing mellom KU-sekretariatet sine oppgåver og revisjonen sine oppgåver Lova legg opp til at sekretariatet sine oppgåver med å sjå til forsvarleg sakshandsaming, iverksetting av vedtak og å administrere og å drifte kontrollutvalet sine aktivitetar, her under møteadministrasjon (innkalling, protokoll m.m.) og arkiv m.m., skal vere avgrensa frå revisjonen sine oppgåver. Dette er sekretariatet sine primæroppgåver, og desse oppgåvene kan ikkje utførast av revisjonen. Tilsvarande kan ikkje sekretariatet utføre oppgåver som er definert som revisjon, jf. forskrift om revisjon. Sjølv om lova definerer desse oppgåvene, vil det likevel vere behov for konkrete avklaringar. Dette blir best ivareteke ved at det blir utarbeidd klare retningslinjer mellom sekretariatet og revisjonen, og at det blir gjennomført faste møter mellom revisjonen og sekretariatet. Spesielt bør det leggast vekt på tydelege avklaringar når det gjeld dialogen med kommunane og fylkeskommunen. Ein viser her til standardavtaler for samhandling desse organa imellom, utarbeidd av NKRF (Norges Kommunerevisorforbund) sentralt. 2.4 Revisjonen sine oppgåver Som beskrive ovanfor har kommunestyret/fylkestinget det overordna ansvaret for tilsynsverksemda i eigen kommune/fylkeskommune. Til å hjelpe seg med dette skal kvar fylkes-/kommune ha eit kontrollutval i samhandlinga i dette er revisjonen den operative delen av tilsynsverksemda på vegne av kontrollutvalet. Revisjonen utfører sitt arbeid i samsvar med god kommunal revisjonsskikk 8. Revisjonen omfattar rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon 9. Vidare skal kontrollutvalet sjå etter at det blir ført kontroll med forvaltninga av kommunen eller fylkeskommunen sine interesser i selskap m.m. (eigarskapskontroll/selskapskontroll) Rekneskapsrevisjon Rekneskapsrevisjonen skal planleggast og utførast i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og god kommunal revisjonsskikk. Revisjonen består av å vurdere om (revisjonsforskrifta 3): 8 Jf. kommuneloven 78 nr Jf. kommuneloven 78 nr Jf. kommuneloven 77 nr. 5. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

91 rekneskapane er avlagt i samsvar med lov og forskrifter årsrekneskapen er i samsvar med regulert budsjett fatta med gyldig vedtak årsberetninga (årsrapport/årsmelding) er konsistent med årsrekneskapen Rekneskapsrevisjon er ein heilt sentral del av den kommunale eigenkontrollen. Rekneskapsrevisjon inneber noko meir enn å sjå etter at berre dei økonomiske tala er riktige. Revisor skal også sjå etter at fylkes-/kommunen har ordna den økonomiske internkontrollen på ein trygg måte og med forsvarleg kontroll. Revisjonen skal i tillegg bidra til å førebygge og avdekke misleghald og irregulære forhold. Utover oppgåvene som er nemnde ovanfor, blir det også utført oppgåver innan bl.a. desse områda: Særattestasjonar, inkludert terminvise attestasjonar av momskompensasjon, og spelemiddelrekneskap, særskilde rekneskapsoppstillingar/-rapporteringar, etc. Fagleg rettleiing og rådgjevingstenester Pasient-/klientrekneskap Vertskommunesamarbeid jf. kommunelovens 28 og 27 og uformelle samarbeid utan formell organisering som rekneskapsførast som ein del av kommunen si verksemd, er også omfatta av den generelle revisjonsplikta overfor kommunane. Revisor utfører også revisjon av fylkes-/kommunale føretak, interkommunale selskap, aksjeselskap, kyrkelege fellesråd, stiftingar, legat, m.m Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er ein reiskap som kontrollutvalet har for å føre tilsyn med administrasjonen og kommuneforvaltninga på vegne av kommunestyret/fylkestinget. Forvaltningsrevisjon inneber å gjennomføre systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret/fylkestinget sine vedtak, intensjonar, føresetnader og retningslinjer/reglement, jf. kommuneloven 77 nr. 4. Forvaltningsrevisjon skal utførast etter revisjonsforskrifta og kontrollutvalsforskrifta sin reglar, samt gjeldande standard for forvaltningsrevisjon; «RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon». Forvaltningsrevisjon utførast etter konkrete bestillingar frå kontrollutvala. Oppgåvene innan forvaltningsrevisjon er å vurdere om (revisjonsforskrifta 7): forvaltninga bruker ressursane til å løyse oppgåver som samsvarer med kommunestyret /fylkestinget sine vedtak og føresetnader forvaltninga sin ressursbruk er effektiv i forhold til måla som er sett på området regelverket blir etterlevd forvaltninga sine styringsverktøy og verkemidlar er hensiktsmessige vedtaksgrunnlaget frå administrasjonane til dei politiske styringsorgana er i samsvar med offentlege utgreiingskrav resultata i tenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyret fylkestinget sine føresetnader og/eller om resultatmåla for verksemda er nådd For å velje ut område for forvaltningsrevisjon skal det minst ein gong i valperioden, og seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret/fylkestinget har konstituert seg, utarbeidast ei overordna analyse som grunnlag for ein plan for forvaltningsrevisjon. Planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i kommunen skal såleis baserast på ei overordna analyse av fylkes-/kommunen si verksemd ut frå risiko- og vesentlegvurderingar. Eit slikt arbeid kan ikkje gjerast av kontrollutvalet sitt sekretariat, men må gjerast av kommunen sin revisor eller andre aktørar i marknaden (kan bestillast eksternt etter anbodsrunde). Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

92 Selskapskontroll Stadig meir av den kommunale verksemda blir organisert utanfor den ordinære kommunale forvaltninga. Det kan vere aksjeselskap, interkommunale selskap eller andre sjølvstendige rettssubjekt. Slike fristilte organisasjonar kan utgjere ei stor utfordring for politisk, demokratisk styring, innsyn og kontroll. Korleis eigarskapa blir forvalta er viktig for å sikre kvalitet på tenester og god forvaltning av kommunale verdiar. Selskapskontroll delast inn i ein obligatorisk del (eigarskapskontroll) og ein frivillig del (forvaltningsrevisjon av selskap). Kontrollutvala har ansvaret for oppgåvene, jf. Kommunelova 77 nr 5 og etter reglar i kontrollutvalsforskrifta kap Eigarskapskontrollen er ein lovpålagd kontroll av føremålet med eigarskapet i selskapet, og om eigarstyringa er tilfredsstillande for å oppnå dette Forvaltningsrevisjon i kommunalt eigde selskap gjennomførast i hovudsak når eigarskapskontrollen har avdekka problemstillingar som ein ønskjer å undersøkje nærmare. Forvaltningsrevisjon i selskap må fremmast som eigne saker i kontrollutvala med konkrete bestillingar etter særskilde saker/vedtak i kontrollutvalet Kundekontakt og kommunikasjon Kontakt mellom dei ulike nivåa i tilsynsordninga på den eine sida og dei som blir kontrollert på den andre sida, er heilt nødvendig for å sikre ein hensiktsmessig dialog og resultat av det arbeidet som blir utført på kontrollsida. For å kunne gje eit fullstendig tilbod til fylkes-/kommunane er det også behov for møter både med folkevalde organ og kommuneadministrasjonane. Vidare får både revisor og kontrollutvala ulike spørsmål frå media, politikarar, kommunalt tilsette, innbyggjarar, og andre. Desse må handterast på ein tilfredsstillande måte for å ivareta tilliten til kontroll- og tilsynssystemet i kommunane og fylkeskommunen og i eit vidare perspektiv til den kommunale forvaltning. Det er viktig at kontrollarbeidet blir kommunisert, fordi godt kontrollarbeid kan bidra til eit godt omdømme for kommunen. Staten tilrår av den grunn at kontrollutvala utarbeider eigne kommunikasjonsstrategiar som legg føringar for deira kommunikasjon med det offentlege. Revisor har møterett i kontrollutvala sine møter. Vidare har revisor møteplikt i desse møta når kontrollutvalet ber om det, eller det er «revisjonssaker» (saker frå revisor) som er til handsaming i utvalet. Normalt vil revisjonen vere til stades i kontrollutvalet sine møter. Revisjonen møter i kommunestyret og fylkestinget når rekneskapssakene og forvaltningsrevisjonsrapportar blir realitetshandsama. Revisor har også møteplikt ved handsaming av andre saker som har tilknyting til revisor sitt oppdrag. Elles har revisor ein generell møterett i kommunestyret eller fylkestinget. Revisjonen gjennomfører regelmessige møter med rådmann (administrasjonssjefen) og ordførar i fylkes-/ kommunane Bestillingar, andre kontrollaktivitetar og kvalitetssikring Revisjonen har ein del oppgåver som ikkje kan definerast inn under rekneskapsrevisjon eller forvaltningsrevisjon: Utgreie saker på vegne av kontrollutvalet eller kommunestyret/fylkestinget etter konkrete bestillingar (ulike revisjonsrapportar etter ulike undersøkingar, granskingar som er bestilt) Undersøkingar knytte til misleghald, irregulære forhold, særskilde granskingar Etterkontroll av byggjerekneskaper/prosjektrekneskap og sluttrapportar av slike til realitetshandsamingar i prosjektutval, kontrollutval, formannskap og kommunestyret 11 Selskapskontroll bestillast av kontrollutvalet via kontrollutvalet sitt sekretariat. Kven som skal utføre selskapskontrollen er opp til kontrollutvalet å ta avgjerd i (dersom budsjettdekning for slike). Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

93 Kvalitetssikringsoppgåver for kommuneadministrasjonen for eksempel finansreglement Kurs, fagdagar, dagseminar, o.l. i utvalde tema etterspurd av administrasjonen Kurs, fagdagar, dagseminar i utvalde tema etterspurd av kontrollutvala og sekretariata 2.5 Styringsgruppa sine oppsummeringar og tilrådingar Eigenkontrollen i ein kommune og fylkeskommune består av to element: kontrollutvalet si verksemd og revisjonen kommunelova, kap. 12 rådmannen sitt ansvar for å syte for trygg kontroll i kommunen, jf. Kommunelova, 23 nr. 2. Avgrensinga mellom revisjonen sine oppgåver og rådmannen/administrasjonssjefen sitt ansvar for intern kontroll kan summerast opp slik: Det er administrasjonssjefen sitt ansvar å etablere trygg kontroll og forsikre seg om at kontrollsystema verker som bestemt. Revisor sine oppgåver er å sjå til at kommunen har etablert forsvarleg økonomisk internkontroll. Revisjon av internkontrollen retta mot andre deler av kommuneforvaltninga må bestillast frå kontrollutvalet. Tilsynsstyresmaktene sitt virkefelt/virkeområde og revisor sine oppgåver innan forvaltnings-revisjon har ein del fellestrekk. Etter styringsgruppa sine vurderingar er det viktig at kontrollar i kommunane frå ulike instansar ikkje medfører «dobbel kontroll». Dette er uheldig både i forhold til ein effektiv bruk av dei samla kontrollressursar, og ikkje minst i forhold til dei tenestestadane som kan bli utsett for gjentekne kontrollar frå ulike instansar. Styringsgruppa ser at nøkkelen her kan vere betre samhandling/dialog med fylkesmannen. Dette kan gjerast gjennom faste møter, ved å utveksle planar og godt oppdaterte heimesider både i kontrollutvalssekretariata, revisjonen og hos fylkesmannen. Eit revisjonsselskap som dekker store delar av Sogn og Fjordane vil i så måte kunne vere betre rusta for å ha ein god dialog med fylkesmannen enn noverande ordningar. Styringsgruppa har også merka seg at statlege myndigheiter, gjennom NOU-en om ny kommunelov, signaliserer at kommunane sin eigenkontroll skal vektleggast i større grad enn før, m.a. ved å velje kva kommunar det skal gjennomførast ulike tilsyn i frå fylkesmannen/statlege organ/myndigheiter si side. Det bør vere klare avtalar og ein hensiktsmessig dialog mellom kontrollutvalet, sekretariatet og revisjonen. 3 Krav og målsettingar for ei framtidig revisjonseining Mandatet ber om: Utgreiinga skal beskrive kva krav og målsettingar som er relevante å stille til ei kvalitativ god og effektiv framtidig fylkesdekkande interkommunal revisjonsordning for kommunane og fylkeskommunen i Sogn og Fjordane Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

94 17 Kapittelet vert innleia med ei beskriving av ulike utviklingstrekk innan kommunerevisjonen, sidan dette har betydning for korleis ein framtidig revisjon bør kunne sjå ut. 3.1 Utviklingstrekk i kommunerevisjon Kommunal revisjon er ein viktig føresetnad for at fellesskapet sine verdiar vert nytta føremålstenleg og på lovleg vis. Gode revisjonsordningar og godt fungerande kontrollutval er ein føresetnad for at dette kan omsettast i praktiske handlingar til beste for innbyggjarar, folkevalde og kommunane. Kommunal revisjon er i stadig endring. Endringar i ytre rammer gjer at revisjonen må tilpasse seg heile tida. Krav til kvalitet og effektivitet frå kommunane/ kontrollutvala påverkar denne utviklinga i særleg grad. Kompleksiteten og mangfaldet i kommunane må reflekterast i kommunal revisjon, fordi kompetansen i revisjonen må harmonere med kva som skjer i kommunane. Det har vore ein nasjonal trend dei siste åra innan kommunal revisjon at det blir større einingar. Dette heng saman med mange forhold. Kommunane får fleire og fleire oppgåver tillagt frå statlege myndigheiter, og i tillegg blir det stilt auka krav til kvalitet. Samhandlingsreforma kan nemnast som eit eksempel her, sidan denne stiller krav om at kommunane må utvikle eit nytt tenestetilbod til store delar av befolkninga i kommunen. Det er ca. 45 lover, med tilhøyrande forskrifter, som omhandlar kommunale oppgåver i den samanheng. Kommunal revisjon må såleis sikre seg relevant kompetanse på utviklinga som skjer i kommunane. Utviklinga går i retning av at revisjonsselskapa fokuserer på: - Sterkare fagmiljø - Redusert sårbarheit - Meir fleksibilitet - Større einingar for å møte morgondagen sine utfordringar Samarbeid Kommunerevisjonane i Sogn og Fjordane har over lang tid samarbeidd gjennom fagmøter og felles konferansar, der også kontrollutvalssekretariata og kontrollutvalsmedlemane har vore med. Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) er ein yrkesfagleg interesseorganisasjon og eit serviceorgan som er open for alle som arbeider med revisjon av- eller tilsyn med- kommunal og fylkeskommunal forvaltning. NKRF tilbyr rådgjeving innan revisjon- og tilsynsrelaterte emne, og har i tillegg inngått særskilde rammeavtaler med eksterne leverandørar som bedriftsmedlemane kan nytte seg av når det gjeld rådgjeving innan jus, IT-revisjon og finansforvaltning, m.m.. NKRF formidlar informasjon gjennom «e-info» til bedriftsmedlemane, fagtidsskriftet "Kommunerevisoren" og NKRF sine nettsider. NKRF tilbyr årlege kurs og konferansar innan tema som revisjon, budsjett/rekneskap, jus, etikk, leiing m.m.. Kommunerevisjonane i Sogn og Fjordane nyttar i stor grad dei tenester NKRF tilbyr. Sogn og Fjordane Kommunerevisorforeining er NKRF avd. Sogn og Fjordane sin fylkesdekkande organisasjon som i mange år har fungert som eit bindeledd revisjonssamarbeida imellom. Foreininga har m.a. vore arrangør av fagdagar og dagseminar. Her kan nemnast folkevaldopplæringa av kontrollutvala ved kvart kommuneval, der det alltid har vore god deltaking og gode tilbakemeldingar på foredrag og presentasjonar. Revisjonssamarbeida må kunne seiast å ha vore tilfredsstillande robuste og kvalifiserte i dette arbeidet. Utviklinga dei siste åra viser at større einingar samarbeider i større grad enn mindre einingar. Samarbeida mellom Telemark kommunerevisjon IKS, KomRev Trøndelag IKS og KomRev NORD IKS er eksempel på dette. Desse Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

95 selskapa er blant dei største interkommunale revisjonsselskapa i Noreg og har til saman i overkant av 100 medarbeidarar. Samarbeidet si målsetting er å fremme partane sin kompetanse og konkurransekraft gjennom utvikling og bruk av felles løysingar innan metodikk m.m. Uavhengigheit Revisor sin uavhengigheit er eit heilt sentralt element for å gje reelt innhald til revisor sitt sjølvstende, integritet og faglege dyktigheit. På kva måte og i kva omfang uavhengigheita skal kome til uttrykk, er eit vanskeleg spørsmål, men NIBR har i ein rapport frå gjeve nokre nyttige betraktningar kring dette: «De senere årene har revisors uavhengighet blitt satt i et skarpere søkelys. Internasjonalt har flere finansskandaler hvor mangelfull og villedende finansiell informasjon har vært et sentralt element, medvirket til en økt regulering av revisors uavhengighet. Siden 2000 har utviklingen av felles, internasjonale standarder for revisjon vært betydelig. I Norge gjelder disse standardene både for offentlig og privat revisjon. EU har vedtatt regelverk som rommer en rekke krav til revisors uavhengighet, og som er gjennomført i norsk rett gjennom revisorloven.» Sjølv om NIBR-rapporten ikkje gjev nokon klare svar på korleis ein best kan ivareta revisor sin uavhengigheit, er revisor sin kompetanse, og revisjonsselskapet sin robustheit, framheva som viktige faktorar ved vurdering av revisor sin uavhengigheit. Uavhengigheit blir tillagt meir og meir vekt framover; jf. her også NOU-en om ny kommunelov og det som der går fram kring kontrollutvalet og revisor sine roller og ansvar. Rapporten frå NIBR drøftar også organisasjonsformer i forhold til uavhengigheit. Val av selskapsform har betydning for den faktiske uavhengigheita, og også korleis kommunane utøver eigarstyring betyr mykje for uavhengigheita. 3.2 Krav og forventningar frå kommunane Revisjonen må ivareta den autoritet, tyngde og uavhengigheit som kontrollinstituttet bør ha. Det har vore gjennomført ulike spørjeundersøkingar i samband med samanslåing av andre revisjonsdistrikt, som t.d. ved samanslåing av kommunerevisjonane på Romerike i 2012/ Resultata frå desse undersøkingane kan vere relevante i forhold til situasjonen i Sogn og Fjordane. Dei gjev eit forholdsvis eintydig bilete av dei viktigaste forholda kring revisjonen sine tenester: 1. Kvalitet på revisjonstenestene 2. Revisjonen sin ubundenskap 3. Kompetanse på dei oppgåvene som kommunane utfører 3.3 Overordna krav og føringar til kommunerevisjonen Kommunelova og revisjonsforskriftene stiller ei rekke krav til kommunerevisjonen. Hensikta med revisjonen sin oppbygning, samansetting og tenester er å sjå etter at kommunane blir drive i tråd med fellesskapet sine interesser. Gjennom god dialog og samhandling med politisk og administrativt nivå i kommunane, og gjennom det arbeidet som blir utført innan rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, skal revisjonen bidra til å styrke tillit til kommunal forvaltning. Det skal skje gjennom: 12 Den vanskelige uavhengigheten. Utgreiing om kommunal revisjon og uavhengigheit, NIBR-rapport 2011:7. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

96 19 - politisk, demokratisk kontroll (dvs. kommunestyra og kontrollutvalet sine kontroll- og tilsynsansvar) - riktig rekneskapsrapportering - gje innspel til forbetringar i kommunane - førebyggje og å rapportere feil, manglar og misleghald - kontroll med kommunale/interkommunale selskap - rettleie og å vere rådgjevar i lover, forskrifter og regelverk - vidareformidle gode døme frå andre oppdrag/kommunar - ein uavhengig revisjon Uavhengigheit Alle som arbeider med revisjon må årleg vurdere eigen habilitet og uavhengighet, jf. revisjonsforskrifta 15. Det er kontrollutvalet som har ansvar for å følgje opp at krava er ivaretekne; jf. kommunelova 79. Det er utarbeida eigen «rettleiar» for korleis kontrollutvalet skal ivareta sine tilsynsoppgåver med revisjonen; «Kontrollutvalgsboken» - Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver (1. utgåve, 2011, Kommunal- og Regionaldepartementet; 2. utgåve, desember 2015, Kommunal og Moderniseringsdepartemenet). Kompetanse kvalitet Det er sett formelle krav til kompetanse og erfaring for oppdragsansvarlege revisorar i revisjonsforskrifta, kapittel 5. Vidare er det krav til etterutdanning/ oppdatering (fagleg ajourhold) for alle medarbeidarar i eit revisjonsselskap. Oppdragsansvarleg revisor må gjennomføre 105 timar etterutdanning i løpet av ein 3-års periode, andre medarbeidarar 65 timer. Registrerte revisorar/statsautoriserte revisorar må ha etterutdanninga fordelt på definerte fagfelt. (Revisorlovgjevinga er under endring det kan såleis kome endringar her). Det er etablert nytt masterstudie i offentlig revisjon. Studiet vil få ei brei tilnærming til forståing av og innsikt i styring og kontroll i offentlig sektor. Faga omfattar offentleg styring, offentleg revisjon og revisjonsstandardar, offentleg økonomi og budsjett/rekneskap og offentleg rett. NKRF og Riksrevisjonen arbeider med å etablere ein statleg sertifiseringsordning av oppdragsansvarleg revisor i offentleg sektor for å sikre at revisor har kvalifikasjonar som er tilpassa oppdraget. Revisjonsstandardar Sidan år 2000 har utviklinga av felles revisjonsstandardar vore betydeleg. Krava til omfang og dokumentasjon av det revisjonsarbeidet som blir utført har auka tilsvarande. Revisjonen skal gjennomførast i samsvar med "god kommunal revisjonsskikk". Dette inneber i praksis at revisjonsarbeidet i tillegg til å skulle følgje reglane i kommunelova og revisjonsforskriftene, også skal vere i samsvar med internasjonale standardar for revisjon «International Standards on Auditing - ISA» samt dei særlege omsyn som er knytt til revisjon i offentlig sektor som går fram av dei ulike standardane. ISA-ene vert fastsett av "International Auditing and Assurance Standards Board. Ytterlegare rettleiing for bruk av ISA-ene ved revisjon i offentlig sektor blir utarbeida av INTOSAI Professional Standards Committee. Det er eit krav at forvaltningsrevisjon blir gjennomført i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjende standardar på området. Ein slik standard er RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon som er fastsett av styret i Norges Kommunerevisorforbund. Den byggjer på internasjonalt anerkjende standardar og prinsipp som er vedtekne av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og The Institute of Internal Auditors (IIA). Standarden gjev rettleiing i korleis ein forvaltningsrevisjon kan planleggast, gjennomførast og rapporterast. NKRF har med utgangspunkt i standarden utarbeidd ein eigen «rettleiar» i forvaltningsrevisjon. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

97 Kvalitetskontroll Revisjonsverksemder som er bedriftsmedlem i Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) er underlagt ei obligatorisk kvalitetskontrollordning (ekstern kvalitetskontroll av revisor sitt arbeide). Føremålet med kvalitetskontrollen er å sikre at bedriftsmedlemane held ein høg fagleg standard ved at dei utfører revisjonsarbeidet i samsvar med omgrepet god kommunal revisjonsskikk. I tillegg til sjølve kontrollen vil dei som vert kontrollerte, få fagleg rettleiing og læring ved slike eksterne kvalitetskontrollar. 3.4 Styringsgruppa sine oppsummeringar og tilrådingar Generelle utviklingstrekk både i kommunal sektor og i kommunal revisjon gjev etter styringsgruppa sine vurderingar føringar både for organisering, kompetanse og uavhengigheit for ei framtidig revisjonsordning. Overordna målsettingar for ei framtidig revisjonsordning er sett med bakgrunn i krav og forventningar som gjeld for revisjon av kommunar: - Det skal utførast objektiv, uavhengig revisjon med høg kvalitet, som er vesentleg for kommunane. - Kvaliteten på revisjonstenestene sikrast ved dei tilsette sin kompetanse og god leiing av revisjonen. - Revisjonen skal vere tidsriktig og aktuell i dei tenester som leverast. Dette stiller krav om ein fleksibel organisasjon med tverrfagleg kompetanse. - Det skal styrke kontrollutvalet og kommunestyret sine oppgåve med tilsyn og kontroll i kommunane. - Revisjonen skal vere ein interessant og trygg arbeidsplass, med konkurransedyktige vilkår, der dei tilsette skal trivast. - Revisjonen sine tenester skal utførast rasjonelt og effektivt. 4 Fordelar og ulemper med ei større revisjonseining I mandatet heiter det: Vidare skal utgreiinga belyse fordelar og ulemper med ei samanslåing av revisjonseiningane samanhalde med dagens ordningar; her under i kva grad ei samanslåing av einingane kan bidra til auka kompetanse, høgare kvalitet på revisjonstenestene, høgare produktivitet eller andre fordelar. Eininga sine utfordringar med omsyn til kapasitet og kompetanse, i dag og i framtida, er også eit viktig tema. 4.1 Dagens revisjonsordningar Kommunane i Sogn og Fjordane varierer stort i folketal og geografisk storleik. Det er også stor skilnad på korleis kommunane er organisert og fungerer, politisk og administrativt. Solund er minste kommune med kring 780 Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

98 21 innbyggjarar og ca. 100 tilsette. Førde og Flora har kvar i overkant av innbyggjarar og ca tilsette. Folketalet i fylket er f.t. litt over Kommunerevisjonen i Nordfjord er eit interkommunalt samarbeid organisert etter kommunelova 27. Det er 6 kommunar som inngår i samarbeidet; Stryn, Hornindal, Eid, Gloppen, Vågsøy og Selje. Revisjonssamarbeidet har hovudkontor i Stryn kommune, lokalisert saman med administrasjonen i Stryn kommune, i Stryn Torg. Verksemda vert leia av revisjonssjefen som er stasjonert ved hovudkontoret saman med ein revisor. Elles har eininga stasjonert revisorar på tre stadar; Sandane, Nordfjordeid og i Måløy. Selskapet har kontordagar i dei andre kommunane. Det er eitt styreorgan; «samstyret», oppretta etter fylkesmannsvedtak. Samstyret er samansett av ein representant frå kvar deltakarkommune, valde av kommunestyret/bystyret kvart 4. år/kvar valperiode. Eininga har f.t. 5 tilsette, 4,8 årsverk. Ca. 1,5 årsverk vert nytta til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og ca. 3,5 årsverk til finansiell revisjon inklusiv leiing. Revisjonen er rekna for å ikkje vere eiga juridisk eining, og rekneskapen er derfor, som forskriftsbestemt, innteke på særskild teneste i rekneskapen til Stryn kommune. Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon) er eit interkommunalt samarbeid organisert etter kommunelova 27, som eige rettssubjekt. Det er 11 kommunar som inngår i samarbeidet; Askvoll, Bremanger, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gulen, Hyllestad, Jølster, Naustdal og Solund. Eininga har hovudkontor i Førde, stasjonert i Førde Rådhus, og har to regionskontor; Florø og Hyllestad. Selskapet har kontordagar i dei andre kommunane etter behov. Verksemda vert leia av dagleg leiar/revisjonssjefen. Øvste organ er representantskapet, nemnd som samstyret, samansett av 1 representant frå kvar eigarkommune. I tillegg er det eit arbeidsutval; 5 representantar, valt av og frå samstyret. Representantane til samstyret vert valde av kommunestyret/bystyret i eigarkommunane og følgjer valperioden. Det er f.t. 8 tilsette, tilsvarande 7,8 årsverk. 2 årsverk vert nytta til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 5,8 årsverk til finansill revisjon inkl. leiing. Rekneskapen vert ført av Førde kommune. Sogn og Fjordane Revisjon IKS er eit interkommunalt selskap organisert etter Lov om interkommunale selskap. Selskapet er eige rettssubjekt. Det er 7 kommunar som inngår i samarbeidet; Balestrand, Høyanger, Leikanger, Luster, Sogndal, Vik og Årdal. I tillegg har selskapet finansiell revisjon av rekneskapen til Sogn og Fjordane Fylkeskommune. Selskapet har hovudkontor i Fylkeshuset på Hermansverk, der dei fleste tilsette er stasjonerte. Ein tilsett er stasjonert i Luster. Selskapet har kontordagar i dei andre kommunane etter behov. Verksemda vert leia av dagleg leiar/revisjonssjefen. Øvste organ er representantskapet, som består av ordførane i eigarkommunane/fylkeskommunen. I tillegg er det oppretta eit eige styre. Ingen av medlemmene i representantskapet er medlem i styret. Alle val følgjer valperioden. Det er 5 tilsette, tilsvarande 4,6 årsverk. Selskapet tilbyr tenester for forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon, men leverer i liten grad forvaltningsrevisjon. Rekneskapen vert ført av Wisma (ekstern). Dei tre revisjonseiningane blir kvar for seg finansiert med at eigarane/deltakarane betaler budsjettert eigardel på forskot, med årleg avrekning etter vedteke fordelingsnøkkel. Fordelingsnøklane er ulike ut frå vedtak i einingane sine styre. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

99 2016 Sogn og Fjordane Revisjon IKS (SF Revisjon) Kommune-revisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon) Kommunerevisjonen i Nordfjord Tal kommunar Tal fylkeskommunar Tal innbyggarar Ca Ca Tal årsverk 4,6 (5 tilsette) 7,8 (8 tilsette) 4,8 (5 tilsette) Betalingsordning 10 % etter eigardel og 90 % etter brukt tid. Andre oppdrag - timepris. ¼ fast, ¼ etter folketal og ½ etter medgått tid. Andre oppdrag - timepris. 25% fast og rest etter folketal. Andre oppdrag - timepris. Selskapsform Interkommunalt selskap, lov om IKS Interkommunalt samarbeid, kml. 27. Interkommunalt samarbeid, kml. 27. Sjølvst. rettssubjekt Ja Ja Nei Øvste organ Representantskapet Samstyret Samstyret Tal repr.skapsmedl Tal styremedlemmer Tal tilsettrepresentantar Hovudkontor Leikanger Førde Stryn Oppmøtestader Leikanger, Luster Førde, Florø, Hyllestad Stryn, Sandane, Nordfjordeid, Måløy Kontordagar Tilfeldig I dei 8 øvrige eigarkommunar I Hornindal og Selje Eininga har registrert og/eller statsaut. revisor Ja Ja Nei Rekneskapssystem Revisjonsverktøy / Praktisk revisjonsmetodikk IT system Særskild rekneskap ekstern rekneskapsførar. Descartes (dataprogram) Eigne serverar med kopling til alle arbeidsplassar. Særskild rekneskap - ført av Førde kommune. Descartes (dataprogram) Eigne serverar i Førde kommune med kopling til alle kommunane Særskild tenesteområde i Stryn kommune sin rekneskap. NKRF s RPD (praktisk metodikk skjema) Kopling til serverar i Nordfjordsamarbeidet med tilgang frå alle arbeidsplassar. Arbeidsoppgåvene er først og fremst lovpålagde revisjonsoppgåver for eigarkommunane. Organisatorisk er revisjonseiningar litt ulike, men dei tilbyr stort sett dei same tenestene. Fylkeskommunen og nokre kommunar i Sogn kjøper forvaltningsrevisjon hos private revisjonsselskap. Oppgåver knytt til attestasjonar, rettleiing og liknande blir utført i alle tre revisjonseiningane. Dei tre revisjonseiningane tilbyr også revisjons- og rådgjevingstenester til verksemder som dei samarbeidande kommunane har eigar- eller økonomiske interesser i. Verksemder organisert som aksjeselskap har kommunerevisjonen ikkje lov til å revidere. Fylkeskommunen og kommunane har for slike selskap f.t. engasjert eksterne revisjonsselskap. Dei tre revisjonseiningane femner om 24 av dei 26 kommunane i fylket samt fylkeskommunen. To kommunar i Sogn har valt å privatisere revisjonen; Lærdal og Aurland. 13 Tilsetterepresentant ikkje medrekna. 14 Tilsetterepresentant ikkje medrekna. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

100 23 Til saman i dei tre revisjonseiningane er det ca. 17,5 årsverk fordelt på 19 tilsette. Budsjettet for alle tre einingane er for 2017 på til saman ca 19 mill., herav personalkostnader 15,9 mill. Formalkompetanse i einingane i dag er: - Registrerte revisorar - Høgare revisorstudium - BI Revisorstudium/Bachelor revisjon - Skatterevisor - Juristar - Historikar/statsvitar - Økonomar - Kommunalkandidatar Mange av medarbeidarane i revisjonen har opparbeidd lang og brei erfaring både gjennom oppgåver som blir utført i kommunane generelt og kunnskap om den einskilde kommune spesielt. Dei tre revisjons-einingane har i stor grad hatt stabil bemanning, men på grunn av storleiken med tanke på få tilsette, er ein sårbar ved sjukdom, permisjonar og vakansar. Kommunane er komplekse organisasjonar som utfører ei rekke oppgåver på ulike fagfelt. Dagens tre revisjonseiningar har nødvendig kompetanse til å utføre sine oppgåver, men spesialisering innan einskilde område vil kunne effektivisere arbeidet. I andre tilfelle kan det vere behov for større tverrfagleg kompetanse. Dagens organisering med sjølvstendige revisjonseiningar innskrenkar moglegheitene for erfaringsoverføring. I prinsippet er revisjonseiningane konkurrentar i ein marknad. Dette gjeld både i forhold til gjenbruk av kompetanse på t.d. forvaltningsrevisjonar og rein skulder-ved-skulder-utveksling av informasjon mellom dei tre einingane. Dette har også samanheng med «Lov om offentlege anskaffelser» og revisor si teieplikt. Eit anna forhold er at når ressursane blir styrde i tre forskjellige selskap, vil fokus naturleg nok vere internt i selskapet utan full innsikt i og kunnskap om kva som blir gjort andre stader. I nokre år hadde vi i fylket eit revisjonssjefforum, der dei daglege leiarane/revisjonssjefane samlast ved behov. Tidlegare hadde vi i fylket også samlingar for alle tilsette/medlemmer i lokalforeininga i NKRF, men dette har dei seinare år vore avgrensa til årsmøte oftast lagt til eit forholdsvis nytt forum; fylkesmannens økonominettverkssamlingar. Desse foruma er ikkje så forpliktande som det vil vere med ei fylkesdekkande revisjonseining. Dei tre revisjonseiningane har ei målsetting om å kunne bidra til utvikling i kommunane. Dei bidrag difor til samhandling, dialog og erfaringsutveksling til kommunane. Dette gjerast i dag gjennom det revisjonsarbeidet som blir utført gjennom rettleiing og vidareformidling av gode rutinar, retningslinjer og metodar som brukast i kommunane. Revisjonseiningane er også opptekne av å kunne ivareta kommunane sin særeigenheit og dei utfordringar den einskilde kommune står overfor. Det kan her nemnast at NOU-en, med framlegg til ny kommunelov, har krav om at revisjonsrapportar og revisjonen sitt arbeide skal bidra til læring i den kommunale forvaltninga. Dei tilsette i revisjonseiningane har kunnskap som kommunane har eigarskap til og som dei må ta vare på. Revisjonseiningane har både innsikt i kommunane sine kontrollmiljø, kulturen i forvaltninga og kjennskap til kommunane sine utfordringar. Når det gjeld styring, leiing og utvikling i dei interkommunale revisjonsselskapa, er det utfordrande å setje av tilstrekkeleg med ressursar til dette i tre forholdsvis små einingar. Revisjonssjefane sine arbeidsområde er mangfaldige og omfattar administrative oppgåver, personalansvar, planleggings- og gjennomføringsansvar, revisjonsfaglege oppgåver, fagleg utvikling og oppdatering, kundekontakt og utvikling av selskapa. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

101 4.2 Fordelar og ulemper med å slå saman revisjonseiningane Under dette punktet ser ein nærmare på fordelar og ulemper med ei samanslåing av dei tre revisjonseiningane samanhalde med dagens ordningar. Vi har teke utgangspunkt i kva krav og forventningar vi meiner kommunane har til ei utviding av revisjonsordningane til eit fylkesdekkande interkommunalt samarbeid, og kva oppgåver ein slik ny revisjon skal løyse. Oppsummert kan det vere størst forventingar til effektar på desse områda: o o o o o o o o o Kompetanse og kvalitet Fleksibilitet og sårbarheit / robustheit Utvikling Styring og organisering IKT-utvikling Samhandling og erfaringsutveksling Rasjonalisering Effektivisering Økonomiske innsparingar I tabellen under er det lista opp fordelar og ulemper ved ei samanslåing av dei tre revisjonseiningane til eit fylkesdekkande interkommunalt revisjonssamarbeid. I tillegg nemnast forhold som vi erfarer kan vere utfordrande eller til hinder for ei ønska utvikling. Område Fordelar, ulemper og ev. utfordringar Kompetanse og kvalitet Fordelar Auka kompetanse med at det blir eit større fagmiljø (fleire medarbeidarar med ulik kompetanse og eigenskapar). Større moglegheiter til både spesialisering og tverrfag kompetanse. Større moglegheiter til å vidareutvikle og rekruttere spesialkompetanse. Større moglegheiter for gjenbruk/fleirbruk av kompetanse ved gjenbruk av kompetanse aukar effektiviteten og normalt også kvaliteten. Ulemper Vi ser ingen ulemper her. Utfordringar /hindringar Det er ikkje automatikk i at auka kompetanse gjev auka kvalitet. Normalt vil kompetanse og kvalitet henge saman, men for å få optimal utteljing er det også nødvendig med målretta styring og leiing. Fleksibilitet og sårbarheit Fordelar Eitt selskap med fleire tilsette vil vere mindre sårbart og ha større fleksibilitet enn dagens ordningar. Leveringsevna til revisjonen vil totalt sett auke med større tilgang på ressursar og større fleksibilitet til å disponere desse. Evna til raskt å kunne vere operative når noko oppstår, vil auke når ein har fleire ressursar å spele på. Ulemper Vi ser ingen ulemper her. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

102 25 Område Fordelar, ulemper og ev. utfordringar Utfordringar /hindringar For å kunne ta ut effektar knytt til større fleksibilitet ved samanslåing, krev det at dei eksisterande organisasjonane i dag reelt sett blir avvikla, og at ny organisasjon blir gjeve nødvendige virkemidlar (i etableringsfasen) utan å legge vekk det som fungerer godt i dagens ordningar. Dette er viktig å ha med seg inn i det nye. Utvikling, styring og organisering Fordelar Ei større revisjonseining gjev grunnlag for eit meir slagkraftig miljø. Det er lettare å rekruttere og å halde på medarbeidarar i eit større fagmiljø. Kampen om kompetente, ansvarsbevisste og dyktige medarbeidarar er stor Ein større revisjon med høg kompetanse og fleire eigarar vil styrke revisjonen sin uavhengigheit. At revisjonen både er, og vert oppfatta som, uavhengig, er ein føre- setnad for ein tilfredsstillande kontroll- og tilsynsordning i kommunen. Fordel med éin revisjon i regionar der kommunane samarbeider om ymse oppgåver. Både oversikt over slike selskap/samarbeid og tilsyn og kontroll med desse vil bli styrka når kontrollressursane er samla på ein stad. Leiing, styring og utvikling av revisjonen kan styrkast i eit større selskap. Dialogen med fylkesmannen og andre tilsyn vil kunne bli enklare og rimelegare å ivareta med eitt selskap, éin struktur i motsetning til dagens ordningar der vi har eitt IKS og to 27-samarbeid. Ulemper Organisasjonsendringar skaper som regel noko støy, for eksempel ueinigheit knytt til lokaliseringar. Dette er likevel ulemper som normalt vil gå seg til etter kvart, men det lettar trykket om det blir sett av tilstrekkeleg med tid til å drøfte organisasjonsendringar med dei tilsette i ein overgangsfase. Større utfordringar for leiinga av den nye (større) eininga å følgje opp alle/sjå alle. Utfordringar /hindringar Leiing og styring av selskapet er avgjerande for eit best mogleg resultat. Dette må prioriterast ved etablering av selskapet. Vidare kan det vere utfordringar knytt til mange eigarar. Her er ryddigheit og gode avtaler stikkord å ta med seg. Dette er nærmare omtala i utgreiinga, kap. 5. Når ein slår saman tre eksisterande einingar i vårt grisgrendte fylke, så blir det store geografiske avstandar mellom ytterkantane i revisjonsdistriktet. Ei utfordring blir å få den nye eininga til å fungere som ei eining både fagleg og organisatorisk. Vi må unngå at det berre blir ein overbygning av eksisterande einingar. Samhandling og erfaringsutveksling Fordelar Ein større revisjon kan vere meir i forkant bl.a. grunna større fleksibilitet og moglegheit for spesialisering. Dette kan bidra til å førebyggje feil, manglar, avvik og svakheiter i kommunane. Fagleg rådgjeving, kurs og oppdateringar kan arrangerast for fleire kommunar. Det er ofte like problemstillingar kommunane står overfor og fagdagar, dagseminar, etc. er lettare å få til i ei større eining. Felles faglege revisjonsbrev/informasjonsskriv kan utarbeidast for alle eigar-/ medlemskommunane og deira føretak og særbedrifter, m.v.. Lettare å vidareføre kompetanse og gode løysingar mellom kommunane. Éi større interkommunal revisjonsordning for heile fylket vil gjere revisjonen meir attraktiv for samarbeid med andre (store) aktørar innan offentleg/kommunal revisjon. Ulemper Vi ser ingen ulemper her. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

103 Område Fordelar, ulemper og ev. utfordringar Utfordringar /hindringar Vi ser ingen nye/spesielle utfordringar/hindringar her. Lokalisering Utfordringar /hindringar Sogn og Fjordane er et langstrakt fylke med tre lange fjordar og tilhøyrande ferjestrekningar, rasfarlege vegar og fjellovergangar. Å ha ein sentralisert organisasjonsstruktur kan medføre lang reisetid til einskilde kommunar. Utstrakt bruk av IKT og nytteverdiar av den digitaliseringa som også skjer innafor kommunalt budsjett og rekneskap, og i utøvinga av revisjonstenester, vil ha i seg eit innsparingspotensialet og bidra til samordningsgevinstar på ulike felt i ei samanslåing av tre revisjonseiningar til ei, der ein kan arbeide i ein desentralisert organisasjonsstruktur og dermed bidra til økonomiske innsparingar for deltakarane i eit nytt utvida interkommunalt revisjonssamarbeid. På den andre sida er samarbeid mellom revisorane og fagleg nærkontakt ønskjeleg. Desse momenta må avvegast ved val av oppmøtestadar/stasjonar/kontor for revisorane, og ikkje berre med tanke på revisjon, men også når det gjeld rådgjeving, med tanke på nærleik og det å vere til stades overfor den reviderte. Det siste kan bli mindre viktig, dersom kommunereforma medfører færre små kommunar. Tilbakemeldingar frå kommunane tyder på at det er ønskje om å ha fleire oppmøtestadar for revisorane. Gevinstrealisering/ kostnadseffekt Utfordringar /hindringar Det må leggast vekt på at den nye organisasjonen blir så effektiv som mogleg. I vurderinga av kva som er mogleg, må ønskja frå kommunane takast omsyn til. Med gjenbruk, fleirbruk og berre ein administrasjon, vil ein kunne spare ein del kostnader. Nytteverdien for den einskilde kommune må også tas med i desse vurderingane. Det blir i dag, i større eller mindre grad, ytt hjelp og bistand til oppdragsgjevarane våre, og vi meiner det framleis vil vere kostnadseffektivt at revisjonen sin kompetanse kan nyttiggjerast slik i framtida. Denne nytteverdien vil avhenge av om ein har ein sentralisert eller desentralisert modell. Ein sentralisert modell vil kunne medføre reduserte revisjonskostnader, men nytteverdien kan også bli redusert. Det må gjerast ei kost-/ nyttevurdering ut frå m.a. følgjande faktorar: Sentralisert eller desentralisert modell, samt graden av denne. Korleis kostnadsfordelinga skal skje mellom store og mindre oppdrag. Behov og ønskje frå kommunane om bistand. Bestilling av forvaltningsrevisjon o.l. Behov for særattestasjonar. I NOU-en om ny kommunelov er det skrive at for oppdragsgjevarane bør forvaltningsrevisjon og andre revisjonsrapportar medføre gevinstrealisering og læring. Andre forhold (kommunen sine rutinar) Utfordringar /hindringar Revisjon er i utgangspunktet eit standardisert produkt når det gjeld rekneskapsrevisjon. Dette inneber bl.a. at vi skal dokumentere revisjonen sitt arbeide (som er gjenstand for ekstern kvalitetskontroll), og kommunen skal dokumentere rekneskapen. Bokføringslova sine reglar er litt etter litt også gjort gjeldande for kommunane, sjølv om kommunane har sine eigne forskrifter for budsjett og rekneskap. Det er få organisasjonar som har fullgod dokumentasjon av rekneskapen sin. I dei fleste tilfelle er det behov for at enten revisor dokumenterer delar av rekneskapen eller at revisor får organisasjonen til å gjere det under utføringa av revisjonsarbeidet. For at denne bistanden frå revisor skal bli så liten som mogleg, er det viktig at kommunen har: god internkontroll gode rutinar, reglar og retningslinjer (reglement) dokumentasjon av rutinane gode haldningar til rutinar og kontroll dokumentasjon av rekneskapen må være systematisk ordna og med skriftlege vurderingar. Av NOU-en om ny kommunelov går det fram at rådmannen skal dokumentere all internkontroll på alle områder i heile kommuneorganisasjonen (heile kommuneforvaltninga frå A til Å). Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

104 27 Område Fordelar, ulemper og ev. utfordringar Denne dokumentasjonen skal underleggast eit nytt fagfelt for revisor, etterlevelsesrevisjon, som vil bli innført om loven blir vedteken slik som utkastet frå lovutvalet ligg føre (til Stortingshandsaming i juni månad 2017).. Det er også viktig å være klar over at revisjon ikkje kan erstatte eventuelle svakheiter i kommunen sin internkontroll og økonomiske administrative rutinar. God internkontroll vil kunne medføre mindre revisjonsomfang og dermed lågare pris. Det motsette vil kunne skje ved svak internkontroll frå administrasjonen si side. Innhaldet i revisjonen kan variere og vil kunne gje ulike kostnader. Når det gjeld rekneskapsrevisjon, er produktet relativt likt mellom einingane. Tilsvarande gjeld for ordinære attestasjonar og oppdrag knytt til ulike særattestasjonar. Ei nærare avklaring av innhaldet i revisjonsmandatet vil bidra til ein meir eintydig oppfatning av kva som skal leverast av tenester. Internkontrollen i den einskilde kommune betyr mykje for ressursbruken i revisjonen. For forvaltningsrevisjon er det vanskelegare å seie noko om kva produkta kostar, sidan ressursbruken vil variere etter kor omfattande prosjekta er. Gjenbruk og fleirbruk av kompetanse gjev sparte tidsressursar. «Veileder for selskapskontroll» bidrar til å kunne standardisere og effektivisere eigarskapskontrollen. Mange revisjonseiningar utfører også oppgåver og tenester som går utover dei lovpålagde oppgåvene, som t.d. rådgjeving. Dette er oppgåver som kan gje meirverdi for kommunane. Det er viktig å vere tydelege på kva oppgåver som er lovpålagde og kva oppgåver som kjem i tillegg. Alle oppgåver, også tilleggsoppgåvene, bør gå fram av avtaledokumentet som revisor har med kommunen sitt kontrollutval; - evt at alt dette er teke inn i engasjementsbrevet som revisor skriv minst ein gong i kommunevalperioden (eller når det skjer endringar/vesentlege endringar i oppdragsportefølgjen eller oppgåvene i oppdraget/frå kommunen). Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

105 4.3 Styringsgruppa sine oppsummeringar og tilrådingar Styringsgruppa meiner at fordelane med å etablere éin fylkesdekkande interkommunal revisjonseining er langt større enn ulempene. Styringsgruppa si tilråding er derfor at det blir etablert ein felles revisjon. Dette grunngjev styringsgruppa med følgjande: - mindre sårbar ved sjukdom, vakanser, etc. - fleire tilsette gjer det mogleg å utvikle auka kompetanse - auka kompetanse medfører auka fleksibilitet - auka kompetanse og fleksibilitet vil gje betre revisjonstenester, både med omsyn til kvalitet og leveringsevne - auka effektivitet og spesialisering med meir gjenbruk/fleirbruk - rettleiing/rådgjeving og erfaringsoverføringar mellom kommunane vil bli styrka - større miljø gjev større moglegheiter til å rekruttere og å halde på kvalifisert arbeidskraft - større fagmiljø vil gje større moglegheiter for å kunne arrangere kurs og konferansar, fagdagar og dagseminar, både for revisjonseininga og for kommunane Ein sterk fagleg og uavhengig revisjon kjem kommunane til nytte først og fremst ved det revisjonsarbeidet som blir utført (læringsperspektiv), men vil også styrke det tilsyns- og kontrollansvaret som kommunelova pålegg kontrollutvalet og kommunestyret. Generelt sett bør ei større revisjonseining kunne gje betre rådgjeving, rettleiing og bistand innan kommunane sine mangearta fagfelt. Styringsgruppa ser likevel at kunnskap om og innsikt i den einskilde kommune sitt styringsregime og kontrollmiljø kan bli svekka. Styringsgruppa legg til grunn at den nye revisjonseininga er spesielt merksam på desse forholda og at ein har dette i tankane ved organisering/ stasjonering av revisorane/ revisjonsbesøk i kommunane. For å lukkast er det viktig å sette krav til det nye selskapet. Samtidig må selskapet få ro til å etablere og stabilisere seg. 5 Utfordringar Det må forventast ein del utfordringar i ein slik omorganiseringsprosess. Styringsgruppa gjer greie for nokre av desse problemstillingane på eit overordna nivå. I ein hektisk kvardag vil det vere krevjande å etablere eit nytt interkommunalt revisjonsselskap, samstundes som dei daglegdagse gjeremåla i dagens einingar skal gjerast. Her vil ein uansett vere avhengig av alle tilsette sin medverknad og deltaking i omstillingsarbeidet. Det er i forhandlingsfasen, før etableringa av ei ny felles revisjonseining, at deltakarane (dvs. eigarkommunane) må ta endeleg standpunkt til korleis utfordringane skal løysast. Dersom kommunane går inn for å etablere ei fylkesdekkande interkommunal revisjonseining, vil omtalen i dette kapittelet kunne bidra til å legge rammer og føringar for arbeidet med å etablere selskapet. Hensikta med å ta eigar-/deltakarkommunane med her, så tidlig som mogleg, er å klarlegge rammevilkåra, ev. føresetnader, premissar og krav, m.m., som må innfriast for at prosessen skal kunne bli vellukka for dei som har teke del i utgreiinga, og for dei som skal ha eit eigarskap til det nye selskapet. Sentrale punkt her vil vere : - Kostnadsfordeling - Lokalisering - IKT-løysingar - Bemanning / Tilsette Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

106 29 - Samansetting av Representantskap/Samstyre - Samansetting av Styre/Arbeidsutval - Effektiviseringspotensialet - Pensjon - Organisering av eksterne revisjonsoppdrag 5.1 Kostnadsfordeling Budsjettet til kontroll og tilsyn (kontrollutval inkl. kontrollutvalssekretariat og revisjon) viser seg å vere forholdsvis små på landsbasis. Av 334 kommunane brukar ein i gjennomsnitt 0,14 % av samla inntekter på kontroll og tilsyn 15. For kommunane i Sogn og Fjordane varierer budsjetta til kontroll og tilsyn. Variasjonane har i hovudsak samanheng med storleiken på kommunane der dei minste betaler mest per innbyggjar. Det har sjølvsagt noko med korleis kostnadsfordelinga er bestemt i samarbeidsavtalen og korleis vedtektene er utforma. Det har også noko å gjere med korleis geografien og reiseavstandane ser ut, og korleis felleskostnadene blir fordelt oppdraga imellom. Den kommunale/interkommunale revisjon er basert på sjølvkostprinsippet, er non-profit-basert, budsjett-kopla og politisk styrd. Det betyr at storleiken på årlege tilskot til revisjon og rådgjevingstenestene blir løyvd gjennom årlege årsbudsjett. KOSTRA-tal 16 viste at utgifter per innbyggjar i kommunane i Sogn og Fjordane i 2015 varierte frå 116 kroner til 668 kroner. Kostnader per innbyggjar varierer også mellom fylka. I Møre og Romsdal blei det brukt 100 kroner i gjennomsnitt per innbyggjar. Tilsvarande for Sør-Trøndelag var 114 kroner og for Sogn og Fjordane 180 kroner. Det spesielle i Sogn og Fjordane er at det pr. i dag ikkje er store, folkerike bykommunar, men at det er mange småkommunar, grisgrend geografi, og forholdsvis få å fordele kostnadene på. Å revidere ein kommunen, om den er liten eller stor, har i seg ein del standardkostnader i botnen, som i liten grad kan påverkast av revisor når risiko- og vesentleg-vurderingar, internasjonale revisjonsstandardar og omgrepet god kommunal revisjonsskikk skal etterlevast. Når ein skal samanlikne revisjonshonorara kommunane imellom, må ein også ta omsyn til at ikkje alle leverer like tenester til kommunane; - dette gjeld m.a. omfanget av forvaltningsrevisjon, selskapskontrollar, eigarskapskontrollar og rådgjeving. Her kan omfanget av bestillingar frå den einskilde kommune sitt kontrollutval forklare ein del. Variasjonane har også samanheng med m.a. kontrollutvala sin rolle og aktivitet. Vi nemner m.a. møtehyppigheit, initiativ/omfang, konkrete bestillingar av forvaltningsrevisjonar/revisjonsrapportar, tal revisorundersøkingar/ granskingar, m.m., og korleis både KU-sekretariatet og revisjonen er finansiert. Kontrollutvalet utgjer ein større del av kostnadene i små kommunar. Gjennomsnittsberekningane ber også preg av dette. Ein statistikk av dette må såleis ikkje mistydast eller misbrukast ved samanlikning med andre delar av landet som har folkerike kommunar å fordele tilsynskostnadene på. Omfanget av bestillingar og leveransar av forvaltningsrevisjonar i dei tre revisjonseiningane i Sogn og Fjordane varierer forholdsvis mykje. Fleire av Sogne-kommunane har valt å konkurranseutsette både KUsekretærtenestene og kjøp av forvaltningsrevisjonar. Slike kostnader er såleis ikkje å finne i samanlikningsgrunnlaget når ein samanliknar rekneskapane til dei tre fusjonerande selskapa. For å få fram samanliknbare tal, må ein eventuelt innhente opplysningar i kommunerekneskapane for dei kommunane dette gjeld. Finansiering av kommunalt eigde revisjonar byggjer på prinsippet om sjølvkost. Tilskota frå eigarkommunane dekkjer då dei kostnadene som revisjonsselskapet har, redusert for eventuelle inntekter frå andre enn eigarkommunane. Moglegheiter for inntekter frå andre enn eigarkommunane er avgrensa etter reglane for eigenregi (ref. «Lov om offentlige anskaffelser», profesjonen sine habilitetskrav, m.m.). Samtidig bidreg eksterne inntekter til å redusere tilskota/betalingane frå kommunane. 15 Kommunal Rapport, Ole Petter Pedersen, Brutto driftsutgifter til funksjon 110, Kontroll og revisjon i kr pr innbygger Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

107 Dei tre revisjonseiningane i Sogn og Fjordane har i dag ulike måtar å gjere dette på: Sogn og Fjordane Revisjon IKS fordeler kostnadene med 10 % etter eigardel og 90 % etter brukt tid. Tidsfaktoren har her størst verknad. I Kommunerevisjonen i Nordfjord er det folketalsfaktoren som har størt verknad (75%). Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon) har ein fordelingsnøkkel som inneber ein fast-del med ¼, ¼ etter folketal og 2/4 etter brukt tid. Alle andre inntekter vert trekt frå bruttoutgiftene før fordeling på eigarkommunane. Forskottsinnbetaling /à konto betaling gjennom året frå kommunane med årleg avrekning ved årets slutt. Som nemnt ovanfor er det fleire alternativ for korleis fordelinga av kostnadene til revisjon mellom kommunane kan vere: - Fast grunnbeløp og resten fordelt etter brukt tid - Fordeling etter timar, brukt tid - Fast grunnbeløp og resten fordelt etter innbyggjartal - Fordeling etter innbyggjartal - Fordeling etter eigardel - Kombinasjon med fordeling etter %-eigardel, folketal og brukt tid - Kombinasjon av fast grunnbeløp, folketal og brukt tid Innbyggjartal som einaste parameter for revisjonshonorara/tilskota frå eigarkommunane vil ofte gje forholdsvis høg kostnad til kommunar med mange innbyggjarar, slik at mindre/små kommunar får forholdsvis mindre revisjonskostnader. Det kan vere ekstra utfordringar med små kommunar, som gjer at revisor må utføre forholdsvis meir revisjonsarbeid for desse i forhold til større/store kommunar med god intern kontroll, klare ansvarsdelingar og god kompetanse. Det bør også settast ein eigen sats for fylkeskommunen om ein (slik) fordelingsnøkkel skal leggast til grunn for fordeling av revisjonskostnadene. Til ei viss grad vil utgiftene til revisjon vere avhengig av kommunane sin storleik (tenesteomfang, einingar, organisering, særleg for rekneskapsrevisjon. Andre forhold som påverkar ressursbruken er bl.a. kor god internkontrollen er i kommunen, og kva bestillingar som kjem frå kontrollutval og kommunestyre (både forvaltningsrevisjon og andre bestillingar, undersøkingar, granskingar, omfanget av særattestasjonar, m.m). I forhold til val av modell for fordeling av revisjonshonorara/tilskota kan følgjande faktorar leggast vekt på: - fordelinga av tilskota frå eigarkommunane skal bli så like som mogleg ut frå storleiken på kommunane - dei same revisjonsoppgåvene skal inngå i tilskotet i samtlige av eigar-/deltakarkommunane - endringane i tilskota skal for flest tal kommunar ikkje bli vesentleg endra frå dagens tilskot, justert for faktiske kostnader i dagens revisjonseiningar - nivået på tilskotet skal vere tilpassa dei revisjonstenester som kommunane får, slik at store kommunar ikkje subsidierer mindre kommunar - tilskota skal vere stabile og føreåtsjåande over tid, med unnatak av særlege granskingar, misleghaldssaker og irregulære forhold (som ikkje kan la seg planlegge), konkrete bestillingar frå kontrollutvala, forvaltningsrevisjonsoppgåver, osv. - inntektssystemet Det må vidare vere ei målsetting å finne fram til ei mest mogleg riktig kostnadsfordeling som er tilpassa dei tenester som kommunane får. I tilfelle det skulle bli store endringar for einskildkommunar i samband med ny modell, (mindre beløp/større beløp), bør ein vurdere om det skal vere ei innfasingsperiode på dette. Ved oppretting av eit nytt revisjonsselskap må alle utgiftene synleggjerast slik at ingen eigarar subsidierer selskapet på nokon måte. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

108 31 Løn og sosiale kostnader utgjer ein veldig stor del av driftskostnadene i dagens revisjonseiningar. Dersom ein har som målsetting å redusere kostnadene med tilsyn og kontroll, må størstedelen av dette takast ved ledigheit i stillingar. I dag er det 19 stillingsheimlar/tilsette i dei tre revisjonseiningane, som i sum representerer ca 17 årsverk pr. august Når det gjeld kva oppgåver ei ny felles revisjonseining skal utføre, er mykje allereie forankra i lov og forskrift. Hovudsakleg er det desse oppgåvene som blir utført av revisjonseiningane i dag. I framlegg til ny kommunelov ligg det føringar for at det blir lovfesta eit nytt tilsynsområde; nemnd som etterlevelsesrevisjon, som ein ikkje veit innhaldet i, eller omfanget av, i dag. Dette vil vere revisjonsoppgåver som ein vil tru ligg mellom ordinære finansielle revisjonsoppgåver og forvaltningsrevisjonsoppgåver. Blir ny kommunelov vedteken slik den ligg føre, vil dette vere lovpålagde tilsynsoppgåver for ein kvar kommune. Nokre nyansar i oppgåvene for den einskilde kommune kan førekome, eks varslingsteneste, ei rekke statleg initierte særattestasjonsoppgåver for revisor, (kommunen som tilskotsformidlar), og konkrete saker som kjem som bestillingar frå kontrollutvalet, kommunestyret/fylkestinget og administrasjonen. Med ujamne mellomrom vil det også kunne oppstå behov for granskingar, store eller små av ulike slag, revisorundersøkingar, som munnar ut i revisjonsnotat eller revisjonsrapportar som rapporterast til kontrollutval/kommunestyre. Desse oppstår undervegs i året og er ikkje (treng ikkje vere) påtenkte eller planlagde i den ressursbruken som er tiltenkt overfor einskildkommunen. Slike berre oppstår av og til. Eksempel her er saker kring irregulære forhold, misleghaldssaker, eller andre forhold som kontrollutvalet ønskjer å få nærmare innsyn i og opplysningar om. Også det bør ein kunne vektlegge i spørsmålet om timeforbruk skal vere ein faktor i kostnadsfordelinga. Eit viktig element i å styrke det interkommunale samarbeidet og samtidig kunne oppnå betra kompetanse og samhandling på tvers av kommunane, er å legge ein del føringar overfor kommunalt eigde selskap sine representantskap og generalforsamlingar om å velje den nye revisjonseininga som desse selskapa sin revisor. Dette skal sjølvsagt ikkje skje i strid med konkurranseregelverket, men den nye eininga bør kunne gjevast moglegheiter til å konkurrere på like vilkår med andre tilbydarar i marknaden. Dette vil igjen bidra til at den nye eininga sikrast kundar og ein oppdragsportefølje som kan bidra til å redusere, eller hindre vekst i, eigarkommunane sine revisjonshonorar/tilskot. 5.2 Lokalisering Styringsgruppa vil tilrå at det nye selskapet får ein desentralisert organisasjonsstruktur som vert bygt vidare på den organiseringa som dagens revisjonseiningar har. Som eit minimum bør det vere kontor i kvart av dagens revisjonsdistrikt. I dag har Kommunerevisjonen i Nordfjord sitt hovudkontor i Stryn, med kontor og oppmøtestader på Nordfjordeid, Sandane og Vågsøy, og med tilfeldige oppmøte i kommunane Selje og Hornindal. Sogn og Fjordane Revisjon IKS har hovudkontoret i Leikanger kommune (Fylkeshuset på Hermansverk), og med eit kontor/oppmøtestad i Luster, med tilfeldige oppmøte i kommunane Sogndal, Årdal, Leikanger, Høyanger, Vik og Balestrand. Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord har i dag hovudkontoret i Førde, (stasjonert i Førde rådhus), med regionskontor i Flora (Florø) og i Hyllestad, med meir tilfeldige oppmøte i Askvoll, Bremanger, Fjaler, Gaular, Gulen, Jølster, Naustdal og Solund. Geografien med fjellovergangar, rasutsette vegar, fjordar, store avstandar, ferjer, båtruter, m.m., er utfordringar for ei fylkesdekkande revisjonseining. Den store digitaliseringa som skjer innafor automatiseringsteknologien og det som elles har skjedd innafor informasjons- og kommunikasjons-teknologien dei siste åra, med meir og meir standardisering av bokførte opplysningar, vil kunne vere med på å rasjonalisere og å effektivisere og å lette revisor sitt arbeide, gjerne også med mindre reising, meir videokonferansar, skype og telefoni-møter, e-post-dialog, osv. Krava/ønska frå eigarane om nærheit til den reviderte, hyppige besøk ute i kommuneforvaltningane og det å fysisk vere til stades lokalt ute i einskildkommunane, skal ein likevel ta på alvor. Det er derfor styringsgruppa si tilråding at ein ser på lokaliseringsmoglegheitene som bør vere for det nye selskapet. Ikkje minst på grunn av reiseavstandane i fylket, bør det avklarast nærmare om det er hensiktsmessig med avdelingskontor etter ein struktur som er der i dag. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

109 Forretningsadressa og kvar eit eventuelt hovudkontor skal vere plassert, bør ikkje vere viktig for selskapet si drift. 5.3 Tilsette Dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane representerer i dag tre ulike lønsnivå (gjennomsnitt) i dei ulike revisjonssamarbeida som eventuelt vil gå inn i eit nytt fylkesdekkande revisjons-eining. Det er skilnader på dei individuelle løner innafor dei ulike einingane. Ulikt lønsnivå mellom dei ulike einingane skuldast ulik lønspolitikk, og at einingane (ettertrakta tilsette) har ulike presse på seg i den opne marknaden utanfrå, samt andre lokale forhold; som t.d. ulik intern organisering, kompetanse og marknadssituasjonen i nær-miljøet/-området elles. For den nye organisasjonen må det vere ei målsetting å søkje å få jamna ut urimelege skilnader, der ein på litt sikt prøve å få samordna og utvikla felles løns- og arbeidsvilkår i det nye selskapet. Det er viktig for ein god prosess at det blir teke tak i dette med sikte på ei eventuell utjamning innan rimeleg tid. Det er også viktig at dette skjer på ein saklag måte med bakgrunn i ei kartlegging av kompetanse, ansvar, ansiennitet, etc. Styringsgruppa viser til at det også er skilnader internt i kvar av dei tre revisjonssamarbeida i dag, og at ulike løner har sine legitime grunnar for dei lønsplasseringar kvar einskild av dei tilsette har i dag. Ved ei evt. samanslåing vil dei tilsette bli del av eit større fagmiljø noko som gjerne blir opplevd som positivt. Men einskilde kan oppleve det annleis. Psykologien i dette kan vere ei utfordring om det skulle vere nokon som det viser seg har vanskar med å tilordne seg det nye. Samanslåing vil uansett vere ei omstilling som kan skape usikkerheit for framtidig jobbsituasjon. Dette gjeld bl.a. spørsmål knytta til lokalisering av arbeidsplassar og den rolle ein som tilsett vil få i det nye revisjonssamarbeidet/selskapet. Det er viktig at det er fokus på arbeidsmiljøet i denne fasen; - også for å ivareta og bevare dagens kompetanse og få med alle tilsette over i det nye selskapet. 5.4 Effektiviseringspotensialet Det er ei målsetting å effektivisere drifta og å kunne ta ut gevinstar i form av økonomi, kvalitet og/eller volum på tenestene. På lik linje med kommunane må revisjonen ha fokus på å effektivise drifta si. Styringsgruppa legg til grunn at det ligg eit potensiale for å effektivisere når fleire selskap slår seg saman. Dette vert bl.a. grunngitt med : frå tre årsbudsjett, årsrekneskap og årsoppgjør til eitt felles budsjett/rekneskap frå tre administrasjonar til ein frå tre styrande organ til eitt felles (politisk) styringsorgan/representantskap «gjenbruk»/«fleirbruk» og synergieffektar av forvaltningsrevisjonsrapportar/ revisjonsrapportar spesialisering av kompetanse og arbeidsoppgåver, og meir teamarbeid og større fagområder ein dagleg leiar med eitt styringsorgan (eitt styre og ein representantskap, ein rekneskap) standardisering av revisjonsverktøy større fagmiljø for utvikling av revisjonsmetodikk, m.v. Det kan bli auka kostnader bl.a. til reiseaktivitet, men her vil aktiv bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologien, og den forholdsvis raske utviklinga innafor standardisering og digitalisering kunne kompensere for dette, samt korleis verksemda elles blir organisert ved t.d. ein desentralisert organisasjonsstruktur. Med utgangspunkt i dagens kostnader er det rimeleg å ha ei målsetting om at det nye selskapet etter ein 3-5 års periode skal kunne oppnå ei viss rasjonalisering og effektivisering. Nærare måltal for dette må ein kome attende til i fase to, forhandlingsfasa/gjennomføringsfasa. Rasjonaliseringsgevinstar og økonomisk innsparing kan også takast ut i meir revisjonsarbeid eller auka leveransar ut frå kommunestyret/kontrollutvalet sine forventningar om bl.a. meir forvaltningsrevisjon og ulike undersøkinga og det nye saksfeltet/ revisjonsområdet, etterlevelsesrevisjonar, som eventuelt blir innført som ei ny oppgåve ved innføringa Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

110 33 av den nye kommunelova (om den blir vedteken slik NOU-en legg opp til). Det vil vere opp til kommunane i kva form effektivisering skal takast ut innafor ramma av dei normkrav som ligg i omgrepet god kommunal revisjonsskikk, og som revisor til ei kvar tid må innordne seg etter. Verknadene for den einskilde kommune vil vere avhengig av den modell for kostnadsfordeling som blir vald og korleis ein organiserer den nye verksemda. For å kunne nå dei innsparingar som kan ligge i effektiviseringspotensialet, bør det vere stabile eigarforhold og at dei fleste kommunane i fylket blir med i det nye samarbeidet. Styringsgruppa vil anbefale at det blir lagt opp til ei bindingstid der eigarane ikkje har høve til å kunne trekke seg frå samarbeidet før det er gått 3 til 5 år. Etter Styringsgruppa sine vurderingar er dette nødvendig for å få til ei trygg og god etablering og at selskapet skal ha ro i organisasjonen for å etablere og å utvikle seg vidare. Styringsgruppa er av den opp-fatning at dette vil kunne skape nødvendig ro i prosessane til å kunne få ut dei innsparingar som er moglege å få til i dette. Det er viktig å presisere at styringsgruppa legg til grunn at ingen tilsette skal seiast opp. Erfaringsvis er det slik at ein del tilsette i løpet av ein 3-5 års periode av ulike grunnar vel å slutte, bl.a. for å starte i ny jobb eller å gå ut i pensjon. Ved slike høve må det skje ei reell og konkret vurdering av behovet for arbeidskraft i forhold til arbeidsoppgåvene ein har å løyse, og om ein kan makte å klare seg med færre tilsette på sikt. (ny metodikk, ny teknologi, digitalisering, m.m.). Det vil komme eingongskostnader i samband med etablering av eit nytt selskap. Spesielt vil dette omfatte lokalisering og etablering av IKT-tenester, m.m. Når tre bedriftskulturar skal smelte saman og bli til ein, er det også viktig å ta omsyn til at eit nytt selskap har handlingsrom og tilstrekkeleg med ressursar for å få på plass ein vel fungerande organisasjon. 5.5 Pensjon frå gamal til ny revisjonseining Pensjonspliktene for tidlegere tilsette i revisjonseiningane bør bereknast og eventuelt overtakast av eigarkommunane i dagens revisjonssamarbeid, slik at ein ikkje tek med seg desse pliktene inn i ein ny konstellasjon (det nye revisjonsselskapet). Det er viktig at dette vert sett søkelys på, slik at ein får eit korrekt bilete av korleis desse pliktene er og fordeler seg på dagens eigarkommunar. Dette bør gjerast for å sikre likehandsaming mellom kommunane i det nye revisjonsselskapet. Ordningane er oppretta på ulike tidspunkt. Dette gjer at det ikkje vil vere mogleg, eller i alle fall svært vanskeleg, å overdra/overføre pensjonspliktene til det nye selskapet utan at det oppstår skeivheiter mellom eigarkommunane i det nye selskapet. Styringsgruppa vil legge til grunn at dette her ikkje er snakk om auka utgifter for eigarkommunane, sidan kostnadene uansett må dekkast inn av kvar av eigarkommunane i selskapa. Styringsgruppa vil gå inn for at pensjonsordninga i det nye selskapet skal vidarefarast som i dag og vere eit obligatorisk medlemskap i Kommunal Landspensjonskasse (KLP). 5.6 Organisering av eksterne revisjonsoppdrag Dei tre revisjonseiningane har i dag revisjonsoppdrag utover sjølve kommunerekneskapane. Dette er selskap (kommunalt/interkommunale) heileigd eller deleigd av kommunar, IKS, stiftingar/legat, kommunale føretak, kommunale/interkommunale særbedrifter, kyrkjelege fellesråd, sokn, og andre. Føremålet med å ha med desse oppdraga vidare i det nye revisjonssamarbeidet, er at det bidreg til lettare å rekruttere og å behalde rekneskapsrevisorar når desse kan vedlikehalde sin kompetanse på revisorlov, rekneskapslov, bokføringslov, skatt, avgift/meirverdiavgift, osv. Samtidig er det ein fordel for kommunestyre å ha felles revisor for sin verksemd og dei verksemder som kommunen er deltakar og/eller medeigar i. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

111 Kommunale føretak og verksemder som ligg under kommunestyret sitt myndigheitsområde vil inngå i selskapsavtalen og samarbeidsavtalen/vedtekter. Det er fleire måtar å organisere eksterne revisjonsoppdrag på: - etablere eit selskap eigd av revisjonsselskapet og eigne oppdragsansvarlege revisorar - samarbeidsavtale med eksternt revisjonsselskap fakturering av timar - tilsette i revisjonseininga er oppdragsansvarleg revisor Det er også viktig å ta omsyn til uavhengigheit i desse spørsmåla. Transaksjonar med nærståande vil også vere eit viktig spørsmål om dette blir gjort i eit aksjeselskap heil- eller del-eigd av revisjonsselskapet og oppdragsansvarleg revisor. 5.7 Etablering av eit nytt interkommunalt revisjonsselskap Det er opplyst at ingen av dagens revisjonseiningar er eigar av eigne lokaler. Det er derfor ikkje aktuelt for nokon av revisjonseiningane å måtte betale dokumentavgift til statskassa ved overføring av verksemdene til eit nytt revisjonsselskap. Det kan derimot vere interessant i det økonomisk reknestykket å synleggjere leigeavtalane som dei tre revisjonseiningane har i dag, for å vurdere inngangssummen til kommunane i det nye selskapet. Vidare er det opplyst at det ikkje ligg føre driftsmidlar av vesentleg betydning, og at dei største utfordringane i denne saka vil vere av arbeidsrettsleg karakter. For å kunne etablere eit felles interkommunalt selskap, ( 27-samarbeid etter kommuneloven, eller IKS etter Lov om interkommunale selskaper, eller eit samvirkeføretak etter Lov om samvirkeføretak), må alle kommunestyre/bystyre i dagens Sogn og Fjordane treffe likelydande vedtak. Ut frå erfaringar frå tidlegare samanslåingar vil Styringsgruppa tilrå at det blir laga til ei likelydande saksutgreiing, med framlegg til likelydande vedtak i alle kommunane som skal gå inn i den nye revisjonseininga. Ved etablering av ei ny felles revisjonsordning vil eigarkommunane ha fleire moglegheiter. Det kan stiftast eit heilt nytt selskap/samarbeid med nytt organisasjonsnummer med innmelding/registrering av samarbeidsavtale, vedtekter, m.m. i Brønnøysundregisteret. Alternativ til dette er at ein byggjer vidare på eitt av dagens revisjonseiningar, der ein brukar dagens organisasjonsnummer, ved evt. å endre organisasjonsform (frå IKS til 27-samarbeid, eller frå 27- samarbeid til IKS eller Samvirkeføretak), der m.a. alle tilsette får ny tilsetting basert på dagens personlege vilkår. Meir detaljar kring dette må ein kome attende til i fase 2 (utover i 2018, om kommunane vil dette). Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

112 Styringsgruppa sine oppsummeringar og tilrådingar Styringsgruppa vil tilrå at ein i samband med etableringa finn fram til ei mest mogleg riktig kostnadsfordeling som er tilpassa dei tenester som kommunane får, der ein vurderer moglegheitene for ei viss innfasingsperiode på dette. Ved oppretting av eit nytt revisjonssamarbeid må alle utgifter synleggjerast slik at ingen av eigarane subsidierer verksemda på nokon måte. Styringsgruppa vil tilrå at interimsstyret så tidleg som mogleg i neste fase ser nærare på dei skilnader som er mellom dei tre revisjonseiningane i dag når det gjeld løns- og arbeidsforhold, timeprisar, fordelingsnøklar, samansetninga og storleiken på revisjonshonorar, m.v. Det er styringsgruppa si oppfatning at ved å slå saman dei tre revisjonseiningane til ei større eining, så vil ein over litt tid (på sikt) kunne ta ut rasjonaliserings- og effektiviseringsgevinsatar i form av økonomi, kvalitet og/eller volum på tenestene. Styringsgruppa vil tilrå at det nye revisjonssamarbeidet vert tilslutta Norges Kommunerevisorforbund, KS Bedrift og Kommunal Landspensjonskasse (KLP). Styringsgruppa vil vidare tilrå at det nye revisjonssamarbeidet tek med seg pensjonsforpliktelsane for dei tilsette som er med over i det nye revisjonssamrbeidet. Styringsgruppa vil også tilrå at pensjonsforpliktelsane for tidlegare tilsette i revisjonseiningane bør bereknast og overtakast av eigarkommunane i dagens revisjonssamarbeid. Interimsstyret bør innhente berekningar over dette frå KLP i samband med avvikling av dagens einingar frå Forholdet til dei tilsette I mandatet heiter det: Dei tilsette sine rettar og plikter må også belysast i utgreiinga. 6.1 Omstilling, utvikling, medbestemmelse, informasjon Hovudavtalen mellom KS og arbeidstakarorganisasjonane inneheld reglar om forhandlingsordning, prosedyrer samt arbeidsgjevar og tilsette/tillitsvalde sine rettigheiter og plikter. Hovudavtalen er eit verkemiddel og eit verktøy for å sikre samhandling og gode prosessar mellom partane for å utvikle gode tenester med god kvalitet. I del B i Hovudavtalen for fylkeskommunar og kommunar, 1-2, blir det peika på at kommunesektoren er i stadig endring. Innbyggjarar og brukarar har stadig aukane forventningar til kommunane sine tenester. Dette gjeld så vel omfang som kvalitet og tilgjengelegheit, og dette stiller arbeidsgjevar, dei tilsette og deira organisasjonar overfor nye utfordringar med omsyn til samarbeid og dialog. Det framgår vidare av 1-4 at målsettinga med omstillingsarbeid er å gje innbyggjarane ein best mogleg service ved å oppnå høgast mogleg kvalitet og betra fagleg standard på tenestene; ved riktig bruk av økonomiske, menneskelege og politiske ressursar. Det er partane sine føresetnader at omstillingsarbeid tek utgangspunkt i verksemda sine behov for Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

113 utvikling og skal medverke til å gjere offentleg verksemd og tenesteproduksjon konkurransedyktig; så vel fagleg som økonomisk. Dette stiller store krav til leiarane på alle nivå om eit særleg ansvar, og til medarbeidarane om å ta eit medansvar for vidareutvikling av verksemda som ein arbeider i. I følgje Omorganisering, skal arbeidsgjevar så tidleg som mogleg informere, drøfte og ta dei tilsette/tillitsvalde med på råd når det gjeld bl.a. omorganisering/omlegging av drifta, og samansetting av arbeidsgrupper, prosjektgrupper, ad hoc grupper, mv. Medbestemmelse blir utøvd ved representasjon i lovbestemte organ og andre utval, og gjennom ordninga med tilsettrepresentant(ar)/tillitsvalde. Partane skal som hovudregel vere representert i ad hoc-utval o.l. som utgreier administrative spørsmål. (Hovudavtalen 1-3). Hovudavtala sin Del C for andre sjølvstendige rettssubjekt med eige medlemskap i KS. (gjeldande bl.a. for kommunerevisjonane) omhandlar også felles plikt for leiinga, dei tilsette og deira tillitsvalde å ta initiativ til og aktivt støtte opp om, og medvirke til, samarbeid. Arbeidsgjevar sine plikter i forhold til tillitsvalde går fram av 3.2. Dette omfatter bl.a. : Drøftingar om verksemda/selskapet sin ordinære drift, samt omlegging av drifta, bl.a. omleggingar av viktigheit for arbeidstakarane og deira arbeidsforhold Drøftingar om selskapsrettslege forhold bl.a. ved fusjon, samanslåing, verksemdovertaking, overdraging, og tariffavtala sin stilling. Tillitsvalde skal informerast om dei juridiske, økonomiske og arbeidsmessige konsekvensar som desse forholda vil kunne ha for arbeidstakarane Nærmare om drøftingar og informasjon, bl.a. tillitsvalde sine moglegheiter for å fremme sine synspunkter før verksemda/selskapet gjer sine vedtak i saker som vedkjem arbeidstakarane sine tilsettings- og arbeidstilhøve/- forhold. (Formelt skal det frå drøftingar som føregår mellom arbeidsgjevar og tilsette, settast opp protokoll som underteiknast av begge partar.) Vidare vert det vist til arbeidsmiljølova som også gjev føringar for medbestemmelse og informasjon. Dette går bl.a. fram av 4-2: Under omstillingsprosessar som medfører endring av betydning for arbeidstakarane sin arbeidssituasjon, skal arbeidsgjevar syte for den informasjon, medverknad og kompetanse-utvikling som er nødvendig for å ivareta lova sine krav til eit fullt forsvarleg arbeidsmiljø. I kapittel 16 om verksemdoverdraging framgår det av 16.5 «Informasjon og drøfting med tillitsvalgte» at det skal gjevast særskild informasjon om grunnen til overdraginga, fastsett eller framlegg til dato for overdraginga, dei rettslege, økonomiske og sosiale følgjer av overdraginga for arbeidstakarane, endring av tariffavtaleforhold, planlagde tiltak overfor arbeidstakarane, reservasjons- og fortrinnsrett, og fristen for å utøve slike rettigheiter. Dersom tidligare eller ny arbeidsgjevar planlegg tiltak overfor arbeidstakarane, skal dette så tidleg som mogleg drøftast med tillitsvalde med siktemål å kunne oppnå ei avtale. I 16.6 «Informasjon til arbeidstakere» framgår det at tidlegare og ny arbeidsgjevar så tidleg som mogleg skal informere berørte arbeidstakarar om overdraginga og øvrige forhold som er nemnde i Dersom det blant dei tilsette er uorganiserte medarbeidarar, er det ikkje tilstrekkeleg at arbeidsgjevar held seg berre til tillitsvalde. Tillitsvalde frå alle einingane deltek i arbeidet med denne utgreiinga. Tilsettrepresentantane ein frå kvar av dei tre revisjonssamarbeida - er med i styringsgruppa og får informasjon frå arbeidsgruppa. Tilsettrepresentantane må på tilsvarande måte takast med i forhandlingsfasen og gjennomføringsfasen. Arbeidsgjevar har eit ansvar for og skal fortløpande informere og involvere alle tilsette. Tillitsvalde bør ta eit ansvar sjølve for å representere alle tilsette. Tilsette vil på denne måten gjevast moglegheiter til aktiv medverknad på prosessane, avgjerder og resultat. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

114 37 Omorganiseringsprosessen og omstillingsprosessen som ein må igjennom, skal gjennomførast saman med dei tilsette og elles i samsvar med lov og avtaleverk. 6.2 Verksemdoverdraging Det er ulike organisasjonsformer ved dagens interkommunale revisjonseiningar i Sogn og Fjordane: Sogn og Fjordane Revisjon IKS (SF Revisjon IKS) er eit eige rettssubjekt organisert etter IKS-lova (revisjon av Sogn og Fjordane Fylkeskommune inngår som eit oppdrag i IKS et, dvs. at det i dag er 7 kommunar + fylkeskommunen som er eigarar av SF Revisjon IKS). Hovudkontor i Leikanger. Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord er eige rettssubjekt, organisert etter koml. 27, med hovudkontor i Førde (11 eigarkommunar) Kommunerevisjonen i Nordfjord er organisert etter koml. 27, med hovudkontor i Stryn (6 eigarkommunar) Ved overføring av ei verksemd eller del av ei verksemd til ein annan arbeidsgjevar, vil det vere ei verksemdoverdraging; jf. kapittel 16 i arbeidsmiljølova. Med overdraging er meint overføring av ei sjølvstendig eining som beheld sin identitet etter overføringa. Dei rettslege pliktene overfor den einskilde tilsette følgjer av arbeidsmiljølova. Styringsgruppa legg til grunn at kapittel 16 om verksemdoverdraging kjem til bruk ved samanslåing/fusjon av dagens tre interkommunale revisjonssamarbeid til eitt nytt fylkesdekkande interkommunalt revisjonssamarbeid/-selskap. Det er ønskjeleg at så mange som mogleg (les: alle) av dei tilsette i dagens revisjonseiningar blir med over til det nye selskapet. Det er derfor viktig å sikre at alle som er tilsett i dag får ei rettferdig, lik og sakleg behandling i spørsmål knytt til etablering og overgang til ein ny kvardag i ei ny revisjonseining (nytt selskap). Denne føresetnaden stiller krav til dagens arbeidsgjevarar om korleis dei skal gå fram i eigen verksemd når det gjeld førebuingar og gjennomføring av overgangen til det nye selskapet. Nedanfor er opplista nokre sentrale køyrereglar som det er viktig at arbeidsgjevar hugsar på og ivaretek under gjennomføringsprosessen ved overgang til det nye selskapet, kollektivt og individuelt. Det er viktig at desse køyreglane blir praktisert likt i dagens revisjonseiningar, sjølv om det formelt sett kan vere ulike regelverk som skal leggast til grunn i forhold til dei tilsette, (to ulike 27-samarbeid og eit IKS): - Involvering av dei tilsette frå dag ein ein opplevd demokratisk prosess - Informasjon og drøfting etter reglane i hovudavtalen, hovudtariffavtalen og arbeidsmiljølova - Individuell kartlegging av forhold som den einskilde tilsett ønskjer blir ivareteke - Informasjon og samtale på medarbeidarnivå - God planlegging og informasjon om rokkeringar og evt. flytting - Eit godt forhold til fagforeiningane og dei tillitsvalde der desse finst, legge til rette for omorganiseringstillitsvalde som velgast blant dei tillitsvalde/tilsettrepresentantane - Kommunikasjon og informasjon om mandat og målsettingar - Eventuelle midlertidige overgangsordningar inngåast før ny arbeidsavtale signerast 6.3 Framtida avheng av; Kva er vi, kva vil vi, korleis kjem vi dit? Styringsgruppa har klare meiningar om kva det nye selskapet skal gjere og til dels korleis dette skal skje, men sidan det i liten grad er teke stilling til organisering av arbeidet, fysisk (og sosialt) arbeidsmiljø og leiinga i nytt selskap, er det av stor betydning at så mykje av usikkerheitsmomenta som mogleg blir kartlagt og avklara, slik at dette kan kvitterast ut i forkant av at den einskilde tilsette/medarbeidar får konkret tilbod om tilsetting (løns- og arbeidsvilkår, mv.) i det nye selskapet. Samstundes må nytt styre og leiar innafor ramma av ulike føringar og regelverk gjevast handlefridom og handlingsrom til å kunne ta avgjerd i, og bestemme, forhold knytt til det nye selskapet. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

115 Etablering av ny felles fylkesdekkande interkommunal revisjonseining er ei omorganisering og omstilling for alle dei tilsette innafor dagens revisjonsordningar. Det vil så vere ei ny omorganisering når den nye eininga, det nye selskapet, skal etablerast og utformast. Arbeidet med organisasjonsplan; inklusiv vurdering av ulike alternativ for intern organisering, kan starte opp før ny leiing er på plass. Styret, ev. ny leiar, bør kunne vedta organisasjonsplanen. Dette kan eventuelt bakast inn i grunnlagsmaterialet for etableringa av selskapet (under føresetnad av at informasjon, medverknad/drøfting jf. avsnitt 1 ovanfor, er på plass). Det vil kunne vere aktuelt å gjennomføre utgreiingsarbeidet her parallelt med forhandlingsfasen. Det må vere ei målsetting at ny organisering, ny organisasjonsstruktur og ny organisasjonskultur skal sikre sterke fagmiljø som samarbeider på tvers av einingane. Innafor revisjon er det to sentrale leiarfunksjoner, dagleg leiar jf. selskapslovgjevinga, og oppdragsansvarleg revisor jf. revisjonsforskriftene. Det må bl.a. avklarast om det skal vere leiarfunksjonar ut over dette. Eitt av 27-samarbeida i dag har eigen nestleiar-funksjon i forhold til dagleg leiar-rolla, og i tillegg eigen revisjonssjef for forvaltningsrevisjon (oppdrags-ansvar), og eigen revisjonssjef for finansiell revisjon (oppdragsansvar). Aktuelle leiarfunksjonar kan vere fagleiar, teamkoordinator, etc. Dagleg leiar vil ha eit samla leiaransvar både for det som gjeld fag, økonomi (budsjett og rekneskap) og personale, når det gjeld drifta av selskapet og når det gjeld dei revisjonsfaglege sidene ved revisjons- og rådgjevingstenestene som skal produserast/leverast. I tillegg til kartlegging av dagens leiarfunksjonar i dei tre ulike revisjonssamarbeida, kan det vere aktuelt å sjå på korleis andre revisjonseiningar er organisert. Det er gunstig om ny organisasjonsplan er på plass så tidleg som mogleg; gjerne før den nye revisjonsein-inga formelt er skipa, eller snarast mogleg etter at nytt selskap er etablert. 6.4 Arbeidsavtaler - løns- og arbeidsvilkår Ved verksemdoverdraging skal alle tilsette få tilbod om stilling i den nye revisjonseininga, med dei løns- og arbeidsvilkår som kvar einskild har i dag, slik dette går fram av den skriftlege arbeidsavtalen og andre arbeidsvilkår. I samsvar med arbeidsmiljølova 14-5 skal det vere skriftlege arbeidsavtaler. Ved overgang til ny organisasjon må det skrivast nye arbeidsavtaler sidan det vil vere ny arbeidsgjevar. Sjølv om ein på overføringstidspunktet tek med seg tittel, etc., i samsvar med tidlegare arbeidsavtale, vil det vere naturleg med nokre endringar ved etablering av eit nytt selskap. Desse endringane må skje som følgje av avklarte prosessar og skal vere sakleg grunngitt. Dette vil til dømes vere endringar som følgje av ny organisasjonsplan der det går fram kva organisering og stillingar (tittel, arbeids- og ansvarsområde, etc.) den nye eininga skal ha. Dersom ein finn igjen eigen stilling med same ansvarsområde i nytt selskap, kan ein ha krav på stillinga. Ved samanslåing av fleire einingar til ei større eining (slik det blir gjort her) vil det, særleg for leiarstillingane, bli eit betydeleg utvida ansvar, slik at fortrinnsrett truleg ikkje vil bli aktuelt. Dette vil t.d. vere gjeldande for den som skal inn i rolla som dagleg leiar. Her vil det også vere naturleg at det blir opp til det nye styret å ta avgjerd om korleis dette skal ordnast; om det skal vere ekstern eller intern utlysing av stillinga som dagleg leiar, og korleis dei leiarane som er i dag skal få sin plass i den nye eininga. Større endringar i ei stilling (arbeids- og ansvarsområde) og arbeidsvilkår (t.d. arbeidsstad) vil krevje endringsoppseiing. Arbeidstakarar må finne seg i mindre endringar. Dette vil vere innafor styringsretten, på same måte som hos tidlegare arbeidsgjevar. Arbeidsgjevar og arbeidstakar kan også inngå ny avtale og dermed unngå endringsoppseiing. Inngåing av ny avtale mellom partane vil generelt sett vere å både anbefale og å føretrekke. Generelt sett gjeld det at endringane skal vere saklege og grunngitt ut frå organisasjonen sine behov. Endringar med utgangspunkt i ny organisasjonsplan, inklusiv medverknad og deltaking etter lov og avtaleverket, vil vere eit sakleg grunnlag for eventuelle endringar. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

116 39 Fristilling er ikkje noko eige rettsleg omgrep. Arbeidsgjevar har ikkje nokon rettigheiter ut over dei som elles er å finne i lov og rettspraksis kopla til oppseiing og avskjed. Dette betyr at det ikkje er aktuelt at stillingane blir «fristilt» og at alle må søke på stillingar. Det vil kunne vere aktuelt med utlysning av stillingar, men dette vil i så fall gjelde for nye funksjonar/stillingar i det nye selskapet. Dei fleste vil i hovudsak vidareføre sine arbeidsoppgåver i samsvar med tidlegare stillingar, og at ein ser på enderingar i organisasjonen over litt tid. Det vil vere behov for å vurdere nærmare tittelbruk, beskriving av stillingsinnhald, ansvarsområde, etc. Alle vil uansett ta med seg rettigheiter knytt til løn- og arbeidsvilkåra. Styringsgruppa viser til hovudtariffavtala, kapittel 1, 3.4 Omplassering: Omplassering; der det framgår at ved omplassering/overgang til lågare løna stilling i same kommune/verksemd pga. omorganisering, sjukdom, skade, rasjonalisering eller andre grunnar som ikkje skuldast forhold frå arbeidstakaren, skal arbeidstakaren behalde sin noverande lønsplassering som ei personleg ordning. Arbeidstakar som etter avtale med kommunen/verksemda går over til lågare løna stilling i verksemda, kan som ei personleg ordning behalde inntil sin tidlegare stilling si løn på over-gangstidspunktet når dette er ein del av avtalen. Det må gjennomførast ei kartlegging for å få oversikt over dei ulike stillingane og kva løns- og arbeids-vilkåra er. Alle einingar bør også sikre at arbeidsavtalane er oppdaterte (lønsendringar som er gjort dei siste tariffoppgjera, må oppdaterast i den skriftlege arbeidsavtalen med kvar einskild tilsett, slik at denne stemmer med faktisk løn som vedkomande har på tidspunktet for verksemdoverdraginga). Ulike arbeidsvilkår, bl.a. følgjande, bør kartleggast: bruk av/rett til overtidsbetaling fleksitidsordning ekstra fridager (jul, påske, etc.) ekstra fridager (inntil 12 dagar) som kompensasjon for møteverksemd/anna særleg belastning jfr. hovudtariffavtala. 6.3 for arbeidstakerar som er unntatt for overtidsreglane kost-/diettgodtgjersle ved reising innafor/utanom distriktet/fylket arbeidsgjevarfinansiert mobilordningar (fordelsskattlegging) telefongodtgjersle fast bilgodtgjersle personlege/portable lap-toppar heimekontorordningar Ved kartlegging av løn- og arbeidsvilkår inngår også: Tariffavtale Pensjon Arbeidsstad Andre særlige vilkår Personlege/Særskilde arbeidsavtaler I forhandlingsfasa eller i gjennomføringsfasen må det også skje: Individuell kartlegging av forhold den einskilde tilsette ønskjer å ivareta (ha med seg) Informasjon og samtale på medarbeidarnivå (medarbeidarsamtaler) Styringsgruppa legg til grunn at ny revisjonseining (nytt selskap) bør meldast inn i ein arbeidsgjevarorganisasjon, som t.d. KS Bedrift, og på same måte som i dag vere omfatta av dei same kollektive tariffavtaler som til ei kvar tid er gjeldande for offentleg/kommunal sektor. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

117 Det er styringsgruppa si oppfatning at det nye revisjonsselskapet skal vere tilslutta Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) som bedriftsmedlem og at alle tilsette har obligatorisk medlemskap i NKRF (slik som i dag), og såleis underlagt den til ei kvar tid gjeldande eksterne kvalitetskontroll av kommunerevisjonen sitt arbeide. Selskapet må sjølv utarbeide felles arbeidsvilkår i samarbeid med tillitsvalde/tilsettrepresentantane. Det må vere ei målsetting å ha mest mogleg like arbeidsvilkår, og få til ei harmonisering her; gjerne over litt tid etter etableringa, sjølv om det kanskje ikkje vil vere mogleg på alle områder på kort sikt. 6.5 Reservasjons- og valrett ved verksemdoverdraging Etter arbeidsmiljølova 16-3 kan ein arbeidstakar motsette seg at arbeidsforholdet blir overført til ein ny arbeidsgjevar. Det er dette som blir omtala som reservasjonsretten. Arbeidstakar som ønskjer å reservere seg, må gjere dette overfor tidlegare arbeidsgjevar innan ein oppgjeven frist som denne har sett. (fristen kan ikkje vere kortare enn 14 dagar etter at informasjon etter 16-6 er gjeve). Arbeidstakar som utøver reservasjonsretten, har fortrinnsrett til ny tilsetting hos tidlegare arbeidsgjevar i eitt år frå overdragingstidspunktet. Føresetnaden for å utøve fortrinnsretten er at arbeidstakaren er kvalifisert til den aktuelle stillinga, og at han/ho har vore tilsett i til saman minst 12 månader i løpet av dei siste to åra før overdragingstidspunktet. Den såkalla valretten er ikkje lovfesta, men følgjer av ulovfesta rett. Høgsterett har kome fram til at det ikkje ligg føre ein generell valrett ved verksemdoverdraging, men at det kan finnast unnatak i særlege tilfelle. Det kan vere særleg aktuelt der det er snakk om overføring av ein liten del av ei verksemd, og denne overføringa for den eller dei arbeidstakarane det gjeld, vil medføre endringar av arbeidsforholda som må kunne karakteriserast som vesentlege. (ref. Kommunenes Sentralforbund (KS) si personalhandbok). Dei tilsette i fylkeskommunen har eit større stillingsvern på den måten at dei kan få rett til å bli igjen i fylkeskommunen. I den omorganiseringa som ein no har føre seg, er det ingen som er tilsette i fylkeskommunen, som ev. skal over i det nye revisjonssamarbeidet. Om ein skulle ha hatt med seg ein fylkesrevisjon inn i det nye selskapet, ville ein måtte få avklaringar med fylkeskommunen kva rettigheiter dei fylkeskommunalt tilsette har/får. Det som må avklarast her er kva eventuelle arbeidsgjevaransvar fylkeskommunen eventuelt har i høve sine forpliktingar i høve avviklinga av Sogn og Fjordane Revisjon IKS; - eit IKS som no ev. går inn i ei fylkesdekkande interkommunal revisjonseining. Tilsvarande avklaringar bør ein også ta opp for dei to interkommunale revisjonseiningane som er organisert etter kommunelova 27. Dersom eigarkommunane har eit solidarisk ansvar som også inneber arbeidsgjevaransvar, kan det vere aktuelt å få fram avklaringar kring desse forholda og korleis dette kan vere. Dersom dette er ei aktuell problem-stilling for tilsette i dagens ordningar, må dei tilsette dette gjeld, vurdere om dei vil fremme krav; jfr. punktet over. I kva grad dei tilsette skal ha retrettmoglegheiter til gamal arbeidsgjevar i ein 3 månaders periode (evt. eigarkommune/fylkeskommunen), må diskuterast. Dette vil også kunne få konsekvensar for det nye selskapet. Kommunane må i tilfelle godkjenne dette. I det nye selskapet vil vanleg oppseiing måtte gjelde. Reservasjonsretten kan også innebere at ein ønskjer å arbeide for ein tredje arbeidsgjever frå overdragingstidspunktet utan å måtte gå vegen om ei oppseiing. Denne retten vil alle ha. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

118 Styringsgruppa sine oppsummeringar og tilrådingar Kommunesektoren er i stadig endring. Det er aukande forventningar til tenestene. Dette stiller krav til leiarane og medarbeidarane om å ta eit medansvar for vidareutvikling av verksemda. Styringsgruppa legg vekt på at det skal vere eit ryddig, føreutsjåande og sakleg forhold til dei tilsette i prosessane i samsvar med lov og avtaleverk. Styringsgruppa legg også vekt at prosessen med etablering av ny organisasjonsplan skal gjevast prioritet og at det blir avsett tilstrekkeleg med ressursar til dette viktige arbeidet. Alle tilsette får tilbod om fast tilsetting i det nye selskapet basert på eksisterande arbeidsavtale, i samsvar med 16 om verksemdoverdraging i arbeidsmiljølova. Eventuelle endringar av arbeidsavtaler som følgje av etablering av nytt selskap og ny organisering, skal vere sakleg begrunna og følgje spelereglane i arbeidslivet. I det vidare arbeidet med etablering av selskapet skal dei tilsette takast aktivt med på råd og medverknad. Styringsgruppa vil signalisere overfor styret i det nye selskapet at dei følgjer opp dette nøye i sine møter den første tida etter at det nye revisjonssamarbeidet er etablert. Styringsgruppa legg til grunn at ny fylkesdekkande interkommunal revisjoseining bør meldast inn i ein arbeidsgjevarorganisasjon, t.d. KS Bedrift, og på same måte som i dag vere omfatta av dei same kollektive tariffavtaler som til ei kvar tid er gjeldande for offentleg/kommunal sektor. Styringsgruppa vil også tilrå at den nye revisjonseininga vert innmeldt som bedriftsmedlem i bransejeorganisasjonen Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) og at alle tilsette skal ha obligatorisk medlemskap både i Kommunal Landspensjonskasse (KLP) og NKRF. 7 Organisering og eigarstyring Frå mandatet heiter det: Alternative organisasjonsmodellar og samarbeidsordningar skal vere ein del av utgreiingsarbeidet. Her skal det opplysast kva slags bindingar og plikter ei eventuell endring av revisjonsordninga vil innebere for kommunane, her under moglegheitene for utmelding av ordninga. Dei tilsette sine rettar og plikter må også belysast i utgreiinga. Det skal beskrivast korleis eigarkommunane kan utøve eigarstyring dersom revisjonen blir organisert som eit interkommunalt selskap etter kommunelova 27, (dagens kommunelov), eller som eit samvirkeføretak (etter NOU n om ny kommunelov, om den blir vedteken), eller som eit interkommunalt selskap organisert etter Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven; utanfor kommunelova), og evt. andre organisasjonsmodellar. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

119 I dag veit vi at ny kommunelov ikkje var til handsaming i Stortinget den , slik som først antyda. Den vil bli handsama våren 2018, og korleis den vil sjå ut, veit vi lite om i dag. Omorganiseringa må såleis føregå etter dagens gjeldande kommunelov. 7.1 Ulike modellar for organisering Ifølge kommunelova 78, nr. 3 kan kommunen og fylkeskommunen velje å organisere lovpålagde revisjonstenester på ein av følgjande måtar: tilsetje eigen revisor deltaking i interkommunalt samarbeid/selskap om revisjon inngå avtale med annen revisor Kommunestyret/fylkestinget avgjer kva revisjonsordning fylkes-/kommunen skal ha etter innstilling frå kontrollutvalet, jf. kommuneloven 78, nr. 3 og kontrollutvalsforskrifta 16. Uavhengig av organisasjonsform som blir valt, må det utpeikast ein ansvarleg revisor for kvart oppdrag (oppdragsansvarleg revisor), jf. revisjonsforskrifta sine reglar om dette. Nedanfor følgjer ein gjennomgang av dei lovfesta interkommunale samarbeidsmodellane. Ettersom det i desse dagar også ligg føre ein eigen NOU om Ny Kommunelov (skulle vedtakast av Stortinget i juni månad 2017, men er utsett med eitt år), har ein også omtala litt dei nye modellane som er teke inn i NOU ; kommunalt oppgåvefellesskap, samvirkeføretak, jf. pkt Sidan lovutkastet ikkje vert handsama av Stortinget før tidlegast våren 2018, må ein forholde seg til dagens gjeldande kommunelov i denne utgreiinga. Når det gjeld reglane for uttreden av dei ulike organisasjonsmodellane, er desse meir utførleg omtala for dei interkommunale selskapa enn for dei andre ordningane, jf. mandatet sitt punkt om korleis eigarkommunane kan utøve eigarstyring dersom revisjonen blir organisert som interkommunalt selskap etter IKS-loven og ikkje etter Kommuneloven. Sjå oversikter og figurar innteke under pkt nedanfor (side 33 36). I tillegg til ein gjennomgang av modellane har ein også innteke ei oversikt over forholdet til «Lov om offentlige anskaffelser». Som det går fram av dette avsnittet har regelverket avgjerande betydning for val av organisasjonsform for interkommunalt samarbeid på ulike område. Mandatet ber om utgreiing av tre modellar Interkommunale selskap (IKS-loven m/forskrifter) Denne selskapsforma er utvikla for samarbeidsområder av meir forretningsmessig eller driftsmessig preg, og er regulert i «Lov om interkommunale selskaper» av 29. januar 1999 nr. 6 (IKS-loven). Det er berre kommunar, fylkeskommunar og andre IKS som kan delta. Både med omsyn til forvaltningsstruktur og økonomiforvaltning er lova særleg tilpassa kommunale eigarar (i større grad enn f.eks. aksjelova). Lova stiller krav til at deltakarane må inngå ein selskapsavtale. Selskapsavtala er det rettslege grunnlaget for samarbeidet mellom deltakarane. Ei slik avtale skal opprettast når samarbeidet blir etablert, og den vil gjelde både som stiftelsesdokument og vedtekter for selskapet. Selskapet er eit eige rettssubjekt og kan dermed opptre heilt uavhengig av sine eigarar i forhold til tredjemann 17. Representantskapet er det øvste organet i selskapet og veljast for 4 år (valperioden). Kommunestyret/ fylkestinget vel sin/sine representantar og har anledning til nyval i valperioden, jf. IKS-loven 6. Det einskilde kommunestyre/fylkesting har instruksjonsrett overfor sine medlemmer i representantskapet. Dette inneber at fleirtalet 17 For eigne rettssubjekt gjeld rettsreglar på lik linje med fysiske personar. Selskapet kan for eksempel på eigne vegner forplikte seg i avtaler, saksøke andre eller bli saksøkt, og vere part i forhold til det offentlige. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

120 43 kan gje representantane instruks om korleis dei skal stemme. Lova opnar ikkje for at ein kan gje fullmakt til annan eigar. IKS-lova regulerer krav til rekneskap, budsjett og økonomiplan, og desse dokumenta skal handsamast av representantskapet. Deltakarane kan også skaffe seg meir kontroll over selskapet ved å fastsette i selskapsavtala at visse typar saker som elles skal avgjerast av styret, må godkjennast av representantskapet. Representantskapet utøver også kontroll gjennom å bestemme samansetninga av styret (med unnatak av eventuelle medlemmar frå dei tilsette). Sakshandsaminga i representantskapet blir regulert av IKS-lova, 9. Når det gjeld saksførebuing, er det vanleg at selskapet sine organ førestår denne, med mindre representantskapet bestemmer noko anna. Saksførebuinga overfor representantskapet kan regulerast i ein eigaravtale for å unngå mistydingar. Det er eit litt spesielt krav til vedtak i representantskap; «Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, og disse representerer minst to tredeler av stemmene.» Det betyr at dersom alle deltakarkommunane har ei stemme kvar, må 2/3 av dei vere «til stede». I eit IKS har selskapet sine eigarar uavgrensa pro rata (forholdsmessig) ansvar for selskapet sine samla plikter, jf. IKS loven 3. Eit IKS organisert etter IKS-loven kan ikkje gå konkurs. IKS-lova definerer både korleis selskapet skal opprettast og har også klare reglar for uttreden og oppløysing av selskapet. For dei tilfelle der ein av eigarane einsidig ønskjer å avslutte samarbeidet og tre ut av selskapet, har IKSloven 30 reglar om dette. I tillegg opnar lova for at det kan avtalast nærmare regler for ein slik situasjon i selskapsavtalen. Hovudregelen er at den einskilde deltakar med eitt års skriftleg varsel kan seie opp sitt deltakarforhold i selskapet og krevje seg utløyst av dette Interkommunalt og - fylkeskommunalt samarbeid etter kommunelova 27 Regelverket for 27-samarbeid blei utvikla omkring 1930 for drift av større anlegg som straum, vatn, kloakk og renovasjon. Slik verksemd blir no i all hovudsak organisert som interkommunale selskap eller aksjeselskap. Kommuneloven 27 inneheld nokre minstekrav til kva som må regulerast i vedtekter og samarbeidsavtale mellom deltakarane. Ut over dette er det opp til eigarane å avtale forhold som dei meiner må regulerast i vedtektene. Eit samarbeidsorgan etter 27 skal ha eige styre. Styret er det øvste organet for samarbeidet, og styret må få delegert vedtaksmynde for oppgåvene bestemt i vedtektene. Delegering av vedtaksmynde til eit 27-styre er i lova avgrensa til det som har med drift og organisering å gjere. Det einskilde kommunestyre og fylkesting kan då ikkje instruere styret, men må styre gjennom representantane sine. Om samarbeidet skal ha ein eigen administrasjon, er opp til deltakarane å bestemme. Private eller staten kan ikkje delta i eit slikt samarbeid. Eit interkommunalt 27-samarbeid kan vere eit sjølvstendig rettssubjekt 18 eller ein del av ein kommune/fylkeskommune. Om samarbeidet er ein del av ein annan kommune/fylkeskommune (som juridisk person), vil det m.a. innebere at avtaler ikkje kan inngåast på vegne av styret/samarbeidsordninga. Avtaler inngåast då på vegne av kvar einskild deltakarkommune, og bind såleis også den einskilde kommune/fylkeskommune direkte. Vidare har den einskilde deltakar eit direkte ansvar for plikter som oppstår som følgje av samarbeidet. Pensjonsforpliktingar og arbeidsgjevaransvar vil kunne vere eksempel på slike ved t.d. uttreden og opphør/avvikling. 18 For eigne rettssubjekt gjeld rettsreglar på lik linje med fysiske personar. Selskapet kan for eksempel på eigne vegner forplikte seg i avtaler, saksøke andre eller bli saksøkt, og være part i forhold til det offentlige. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

121 7.1.3 Kommunalt oppgåvefellesskap og interkommunalt samvirkeføretak (NOU om ny kommunelov) Reglar om kommunalt oppgåvefellesskap og samvirkeføretak er nemnde som alternative organisasjonsformer i utkastet til ny Kommunelov. NOU-en skulle opprinneleg til handsaming i Stortinget den 8. juni 2017, men den eventuelle lovendringa er utsett minst eitt år. Slik NOU-en er presentert vil dei nye reglane om kommunalt oppgåvefellesskap vere noko enklare enn dagens reglar er for interkommunale samarbeid etter kommunelova 27,(innafor kommunestyret sitt myndigheitsområde), og interkommunale selskap organisert etter Lov om interkommunale selskapet (som ligg utanfor kommunelova og dermed også utanfor kommunestyret sitt myndigheitsområde). Ettersom ny kommunelov ikkje blir endra før tidlegast juni 2018, og med nye forskrifter til høyring først i 2019, og at iverksetjingstidspunktet for ei eventuell ny kommunelov er usikkert, kan ikkje denne utgreiinga ta opp i seg drøftingar kring dei eventualitetar om nye organisasjonsmodellar som er førespegla i NOU n om ny kommunelov i Norge. Sidan ny kommunelov ikkje blei vedteken i juni 2017, må eit eventuelt samvirkeføretak opprettast etter reglane i Lov om samvirkeføretak av , nr. 81. Eigarane av eit samvirkeføretak blir rekna som medlemmar i føretaket. Samvirkeføretaksforma kjenneteiknast av at den typisk blir brukt der medlemmane ønskjer å løyse ei oppgåve i fellesskap. Vidare er det eit kjenneteikn for samvirkeføretaksforma at eit medlemskap er fleksibelt, ved at medlemskap som i utgangspunktet er ope for alle som kan få sine økonomiske interesser ivaretekne av føretaket, og at det er ein forholdsvis kort frist for inn- og utmelding. Begge desse forholda kan, med visse avgrensingar, regulerast i vedtektene for samvirkeføretaket. Samvirkeføretaksforma er lite utprøvd som føretaksform for revisjonsverksemd eller andre tenesteområder som kan samanliknast med kommunal revisjon i Norge. Det vil såleis vere ein viss risiko for at det kan oppstå problemstillingar som ingen har tenkt på. KS-advokatane har gjort ei vurdering av om samvirkeføretak kan vere ein aktuell organisasjonsform når kommunar skal drive ei verksemd i samarbeid med andre (oktober 2014). Konklusjonen er at eit samvirkeføretak kan vere ei mogleg organisasjonsform som kan nyttast for (inter-)kommunal revisjon. Arbeidsgruppa har innhenta bakgrunnsmaterialet og ein eigen utgreiingsrapport der Revisjon Midt-Norge SA ser ut til å kunne bli ein realitet frå Utgreiinga (dagsett ) tek for seg ei samanslåing av to interkommunale selskap, organisert etter Lov om Interkommunale selskaper, til eit nytt samvirkeføretak. Dette vert oppretta etter reglane i Lov om samvirkeføretak av , nr. 81. Samanslåinga gjeld dei to selskapa Revisjon Midt-Norge IKS og KOMREV Trøndelag IKS. Det nye samvirkeføretaket vil ha 45 kommunar og 44 tilsette. Dei store diskusjonane der er/har vore eigarane sin påverknad og politisk styring av samvirkeføretaket når dette er etablert. Sjå figuren under pkt nedanfor (side 35). Det er viktig å få fram at når det gjeld eigarstyring; heri politisk påverknad og politisk styring, så kan veldig mykje ordnast og avklarast gjennom korleis ein utformer samarbeidsavtale og vedtekter for ei kvar organisasjonsform Aksjeselskap eigd av kommunar og fylkeskommunar Kommunane og fylkeskommunane kan velje å inngå samarbeid med andre kommunar/fylkeskommunar om organisering av revisjonstenester i eit felles aksjeselskap. Kommunelova legg ikkje hindringar i vegen for dette. Dagens gjeldande kommunelov har ingen reglar slik som revisorlova ( 4-6) har om forbod mot dominerande klient, eller krav til at fleirtalet av eigarane av selskapet må være registrerte revisorar. Aksjeselskap er regulert av aksjeloven av 13. juni 1997 nr. 44. Eit aksjeselskap er eit sjølvstendig rettssubjekt, og eigarane sin innflytelse utøvast via generalforsamlinga og styret. Skilnaden mellom eit aksjeselskap og eit selskap organisert som IKS er m.a. at selskapsavtalen i eit IKS berre kan endrast ved at kvar eigar/deltakar sitt kommunestyre/fylkesting gjev aksept til dette gjennom konkrete saker og vedtak. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

122 45 Eigarane i eit aksjeselskap vil ikkje formelt 19 sett ha ein slik overordna bestemmelsesrett med omsyn til endringar i vedtektene. I eit aksjeselskap kan vedtekter og dermed også selskapet sitt/sine føremål og hovudstruktur endrast med kvalifisert fleirtal i generalforsamlinga, med mindre det er vedtektsfesta vetorett eller andre avgrensingar. I aksjeselskap kan fylkes-/ kommunar møte på generalforsamlinga med fullmakt frå andre eigarar (kan regulerast i aksjonæravtalen). Uttreden av eit aksjeselskap skjer enten ved sal av aksjane eller likvidering av selskapet Vertskommunesamarbeid, kommunelova 28 1a flg. og samkommunemodellen 28-2b flg. Både vertskommune- og samkommunemodellen er tilpassa samarbeid om fylkes-/kommunane sine lovpålagde kjerneoppgåver, for eksempel barnevern, helse- og sosialsektoren m.m. Begge modellane er tilpassa og bygt opp for å ivareta rettssikkerheit og politisk, demokratisk styring av utføringa med dei kommunale tenesteområda. Kommunar kan samarbeide om felles oppgåveløysingar innan eit vertskommunesamarbeid med eller utan folkevald nemnd. Dette samarbeidet er ikkje eige selskap, men ein offentleg rettsleg samarbeidsmodell. Det er dermed vertskommunen som vil være arbeidsgjevar. Samarbeidet regulerast av avtaler kommunane i mellom. Samarbeidsforma er ikkje aktuell for interkommunal revisjonsordning der fylket er med, sidan det ikkje er høve til at ein fylkeskommune kan overlate oppgåver til ein kommune. Ein samkommune er eit eige rettssubjekt, og ikkje ein del av deltakarkommunane si verksemd. Samkommunen sitt øvste organ er samkommunestyret som blir valt av og blant kommunestyremedlemane i deltakarkommunane. Kvar kommune skal ha minst tre representantar i samkommunestyret. Samkommunestyret kan opprette underliggande folkevalde organ etter behov. Samkommunen skal ha eigen administrasjonssjef og eigne tilsette. Heller ikkje denne samarbeidsforma ser ein som aktuell for eit interkommunalt revisjonsselskap. Denne samarbeidsforma meiner styringsgruppa ikkje er aktuell, fordi det vil bli vanskeleg/upraktisk å samle så mange representantar som lova krev, når det er mange kommunar som samarbeider. Dette er modellar som frå lovgjevar si side er tilsikta samarbeid på andre samarbeidsområder enn revisjonstenester Kommunesamanslåingar og interkommunalt samarbeid Ved ei eventuell kommunesamanslåing mellom kommunar som deltek i eit interkommunalt samarbeid, kan deltakarane som slår seg saman seie opp sitt deltakarforhold i eit interkommunalt samarbeid med seks månader varsel innan eitt år frå iverksetting av grenseendringa, jf lov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova) Innan den same fristen kan partane også krevje at vedtektene for samarbeidet eller selskapsavtalen blir vurdert på nytt. Elles gjeld reglane for uttreden i dei respektive bestemmelsane tilsvarande ved ei kommunesamanslåing Det er tillagt generalforsamlinga å vedta endringar i vedtektene. 18 Lov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova) 21 Det anbefalast å konsultere departementet (fylkesmannen) i god tid i forkant av ein eventuell uttreden. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

123 7.2 Særleg om eigarstyring av eit revisjonsselskap organisert som Samvirke, IKS, 27-samarbeid Generelt om eigarstyring Kommunar og fylkeskommunar er eit eige sjølvstendig folkevald nivå, der samansetninga av kommunestyret/fylkestinget er eit resultat av vala kvart fjerde år. Hovudprinsippet er direkte folkevald styring, enten direkte frå kommunestyret eller frå andre folkevalde organ, eller kommuneadministrasjon som har fått delegert sitt mynde frå kommunestyret/fylkestinget. Når fylkes-/kommunar eig eit selskap, uavhengig av selskapsform, har deltakarane ingen moglegheit til å utøve direkte folkevald styring overfor desse på same måte som dei kan gjere innafor fylkes/ kommuneorganisasjonen. Eigarane må dermed styre sine selskap indirekte via eit operativt eigarorgan. Fylkes-/kommunen sitt forhold til eigarorganet (representantskapet) er derfor av stor betydning for korleis eigaren sitt forhold til selskapet blir kommunisert og korleis dette blir oppfatta, og også kva moglegheiter fylkes-/kommunen som eigar har til å påverke utviklinga og aktivitetane i selskapet. Det er vanlegvis dagleg leiar og/eller styret som førebur og utgreier saker som skal til handsaming i representantskapet. Det er i dag vanleg at fylkes-/kommunar, som eigarar av selskap, utviklar ein eigarskapsstrategi/eigarskapsmelding, der ein formulerer desse strategiane. 22 Eigarskapsmeldinga vil vanlegvis m.a. omtale oppgåver, roller og ansvarsdeling mellom kommunestyret/fylkestinget som eigar og det utøvande eigarorganet 23, og mellom styret i selskapet og dagleg leiar/administrasjonen i selskapet. Å eige eit revisjonsselskap er ikkje veldig annleis enn å eige andre typar selskap saman med andre kommunar og fylkeskommunar, men det er nokre særtrekk ein som eigar må vere klar over og ha merka seg. Dette er nødvendig for å kunne forstå kontrollutvalet i kommunen sin organisatoriske plass i systemet, og kontrollutvalet sin kompetanse og oppgåver knytt til å gje revisjonsselskapet oppgåver. Det er kommunestyret/fylkestinget som er den reelle eigar av selskapet, og det er anbefalt på generelt grunnlag å la kommunestyret/fylkestinget utføre eigarstyringsoppgåver på vegne av fylkes-/kommunen. Det som er spesielt når det gjeld å eige eit revisjonsselskap, er nettopp kontrollutvala sin rolle og oppgåver, og at eigarstyring på overordna nivå bør skje i kommunestyret/fylkestinget og ikkje etter delegert mynde i formannskapet/ fylkesutvalet eller andre politiske utval. Formannskapet/fylkesutvalet og øvrige politiske utval kan sjølv vere gjenstand for kontroll utført av det kommunalt eigde revisjonsselskapet etter bestilling frå fylkes-/kommunen sitt kontrollutval eller kommunestyre/fylkestinget. Eigarane bør derfor søkje å vere tydelege på når dei kommuniserer eller omtalar selskapet som eigarar, og når ein kommuniserer sitt kundeperspektiv overfor selskapet. Dette har betydning for selskapet sine føresetnader for å kunne løyse dei oppgåvene som var/er føremålet med etableringa av selskapet. Vedtekter eller selskapsavtale vil vere det formelle grunnlaget for styring i eit selskap eller samarbeid. I tillegg kan eigarane og selskapet sine organ forplikte seg i andre dokument som gjev grunnlag for god eigarstyring og god selskapsstyring Nærmare om selskapsavtale og samarbeidsavtale Selskapsavtala sitt innhald blir regulert av IKS-lova ( 4). Dette dokumentet er det formelle juridiske dokumentet som regulerer eigardelar, føremålet med selskapet og nærmare regulering av uttreden frå og oppløysing av selskapet. For 22 KS Eierforums 19 anbefalingar om godt eigarskap. At kommunen utviklar eigen eigarskapsmelding er ein sentral del av desse anbefalingane. 23 Generalforsamling i eit aksjeselskap/representantskap i eit IKS. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

124 47 eigarstyringa sin del er det viktig at føremålet med selskapet er tydeleg og klart formulert i selskapsavtala. Erfaring tilseier at selskapsavtala bør haldast på eit minimum. Forhold som eigarane har behov for å regulere seg imellom bør handterast i ein eigen eigaravtale eller samarbeidsavtale. Samarbeidsavtala er eit viktig styringsdokument, og er ei avtale mellom alle eigarane og selskapet. Intensjonen er å sikre eigarstyring, slik at eigarane kan sikre seg at selskapet ikkje fjernar seg frå sitt opprinnelege føremål. For å oppnå dette bør avtala underbyggje selskapsavtala og regulere styringa av eit selskap på ulike områder. Avtala kan m.a. omfatte følgjande forhold: bakgrunnen for etableringa strategi for eigarskapen tydeleggjering av styringsmekanismane i selskapet korleis tvistar og ueinigheit mellom eigarane skal handterast selskapet sine plikter overfor eigarane/deltakarkommunane føringar på samansetninga av styret og spesielt om det er stillingar/funksjonar som ikkje bør tilbydast styreverv i eit interkommunalt eigd revisjonsselskap (sjå eige avsnitt om styret nedanfor) Dette vil gjere det mogleg «å vere føre var» i forhold til eigarskapet til selskapet, samt at eigarane trekker i same retning i forhold til kva dei ønskjer med eit slikt interkommunalt revisjonsselskap. Det er viktig å få fram at når det gjeld eigarstyring; heri politisk påverknad og politisk styring, så kan veldig mykje ordnast og avklarast gjennom korleis ein utformer samarbeidsavtale og vedtekter for eikvar organisasjonsform Representantskapsmedlemmane sin rolle Det er representantskapet som utøver eigarstyringa. Kommunestyret/fylkestinget bør derfor ta dei prinsipielle diskusjonane i forkant av møtet i representantskapet og eventuelt instruere sin eller sine representantar før møte. Gjennom slik instruksjon/ diskusjonar vil den valde representanten vere betre i stand til å ivareta eigarane sitt fleirtalssyn. På generelt grunnlag vert det anbefalt at medlem/-mer til representantskap vert valde frå kommunestyret/ fylkestinget. På denne måten vil desse representantskapsmedlemmene normalt vite kva eigarane sitt fleirtal vil meine i den einskilde sak, eller dei kan skaffe seg fleirtalet sitt syn på ein enkel måte. Det er likevel ikkje absolutt nødvendig at medlemane av representantskapet er ordinære medlemmar av kommunestyret/fylkestinget, men «KS Eierforum» anbefaler dette i sine 19 anbefalingar for god eigarstyring. Det er ingen ulempe å ha godt garva og erfarne politikarar i representantskapet. Brei og god erfaring vil vere ein god ballast å ha med seg i eitkvart representantskap, også for det som gjeld tilsyn- og kontroll med kommuneforvaltninga Val av styremedlem og styreinstruks Det er representantskapet som vel styret og eventuelt styret sin leiar og nestleiar, dersom ikkje noko anna er fastsett i selskapsavtala; jf. IKS-loven 10 andre ledd. Representantskapet bør nedsette ein valkomité som førebur valet av styremedlemmar. Det bør nedfellast skriftlege retningslinjer for komitèen sitt arbeid. Etter styringsgruppa sitt syn bør styret i ei ny revisjonseining bestå av 5 eigarvalde medlemmar (med numeriske varamedlemmar). IKS loven 10 første ledd stiller krav om at styret skal ha ei kjønnsbalansert samansetning, og regelen i aksjeloven 20-6 gjeld tilsvarande. Det vil seie at i eit styre med fem eigarvalde medlemmar skal kvart kjønn vere representert med minst to, jf. aksjeloven 20-6 første ledd nr. 2. Styret bør elles vere samansett av personar med komplementær og relevant kompetanse, ha personlege eigenskaper som passar, og vere motivert for styrearbeidet. Styret sine medlemmar kan vere folkevalde, men det er anbefalt at vedkommande vurderer sitt styreverv i forhold til Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

125 reglane om habilitet i forvaltningslova ( 6). Tilsette i selskapet bør i tillegg få velje ein tilsettrepresentant som medlem til styret. Etter IKS-loven er det ikkje høve til å kombinere rolla som medlem av representantskapet med vervet som styremedlem. Styreinstruks er berre pålagt i aksjeselskap der det er tilsettevalde styremedlemmar. Det blir tilrådd at dette også utarbeidast for andre selskapsformer. Styreinstruksen er med på å gje ei oversikt over styret sine fullmakter, oppgåver og arbeidsform, og kan setje rammene for habilitet, lojalitet og ansvar i styrearbeidet. Dokumentet er eit internt dokument for styret og er utarbeida av og for styret. Det anbefalast likevel at eit slikt dokument blir gjort kjent og at det vert handsama i selskapet sine operative eigarorgan Særleg om kommunale/interkommunale revisjonsselskap Kommunestyret/fylkestinget har det øvste tilsynsansvaret med den fylkes-/kommunale forvaltninga og skal sjå til at fylkes-/kommunen sine rekneskap blir revidert på ein trygg måte. Kontrollutvalet er kommune-styret/ fylkestinget sitt utøvande organ, og skal på vegne av dette førestå tilsynet med den kommunale og fylkeskommunale forvaltninga. Med dette utgangspunktet har kontrollutvalet eit «på-sjå-ansvar» overfor revisjonen, jf. koml. 77 nr. 4 og kontrollutvalsforskrifta 6. Kontrollutvalet er også bestillar av ulike tenester frå revisjonen. Kontrollutvalet vil då vanlegvis vere kunden til revisor, og kommunestyret/fylkes-tinget er eigaren. I tillegg til det som er skrive ovanfor om eigarstyring, kan det for revisjonssamarbeidet/revisjonseininga vere viktig å vurdere om andre tiltak kan være nyttige som t.d. : 1. Arbeide målretta med kommunikasjon mellom selskapet, fylkes-/kommunen sin administrasjon og dei politiske organ, her i kontrollutvalet, slik at det er ein balanse mellom selskapet som tenesteleverandør og fylkes-/ kommunen som eigar og kunde, når det gjeld omfang, kvalitet og pris. 2. Formalisere og beskrive forholdet mellom dei oppgåver, kompetanse og det ansvar som kontrollutvalssekretariatet skal ha i forhold til tilsvarande i revisjonsselskapet. 3. Innføre ei meir eller mindre fast ordning der styreleiar i selskapet, saman med dagleg leiar, blir gjeve anledning til å informere øvste politiske styringsorgan (kommunestyret/fylkestinget) hos eigaren om utviklinga og strategien i selskapet. 4. Inngå ei tenesteavtale med den einskilde eigarkommune og selskapet. For revisjon sin del vil dette bli erstatta gjennom eit eige engasjementsbrev. Revisjonsstandarden «ISA 210 Inngåelse av avtale om vilkårene for revisjonsoppdrag» omtalar at vilkåra for revisjonsoppdraget som hovudregel skal vere ei skriftleg avtale (engasjementsbrev kan vere unødvendig dersom vilkåra er regulert tilstrekkeleg i lov/forskrifter, evt. at einskilde område likevel skal regulerast i ei slik avtale.) Når det gjeld punkt 1) og 3) kan desse nedfellast enten i ei eigarskapsmelding til den einskilde kommune/deltakar, eller i eigaravtalen deltakarane i mellom. Punkt 2) og 4) eignar seg best i eigne, særskilde avtaler. Det viktigaste er at fylkes- /kommunen som eigar og kunde går inn for at det skal vere eit brukeleg, godt, føreseiande og framtidsretta forhold mellom revisjonssamarbeidet/selskapet som leverandør og fylkes-/kommunane som eigarar og kundar av revisjonssamarbeidet/selskapet sine tenester. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

126 Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september

127 Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

128 Forholdet til regelverket om offentlege «anskaffelsar» Utgangpunkt I dette punktet følgjer ei kort utgreiing kring dei unnatak som er i gjeldande regelverk for «offentlege anskaffelser» på grunnlag av utvida eigenregi og offentleg samarbeid. Dette er relevant for organisering av oppgåver i interkommunale einingar, og kan ha betydning for val av organisasjonsmodell. Forenkla kan ein seie at «anskaffelsesregelverket» kjem til bruk i alle tilfelle der fylkes-/kommunen kjøper varer, tenester og byggje/anleggsoppdrag frå andre rettssubjekt, med unnatak av følgjande tilfelle: 1) Oppgåva blir tildelt i såkalla eigenregi (reglane utvikla av EU-domstolen). 2) Oppgåva blir utført i samarbeid med annan offentleg eining (også her er reglane utvikla av EU-domstolen). 3) Dei «anskaffelser» som omfattar såkalla myndigheitsoppgåver kan ikkje overlatast til private 25 (utøving av offentleg mynde; typisk det å fatte enkeltvedtak eller utferdige forskrifter). 4) For einskilde avtaleformer der det økonomiske aspektet er så underordna at det ikkje kan sjåast på som at det ligg føre ei kontrakt i regelverket sin forstand Nærmare om utvida eigenregi Eigenregi er typisk tilfelle der fylkes-/kommunen produserer varer og tenester sjølv, dvs. innafor eige rettssubjekt, og det såleis ikkje ligg føre nokon form for «anskaffelse». Utvida eigenregi er tilfelle der eit offentleg organ tildeler oppdrag til ei eining som ikkje høyrer til same rettssubjekt, men der den eininga som får tildelt oppdraget, har så nær tilknyting til det offentlege organet at det er naturleg å likestille det med eigenregi. Utvida eigenregi er i dag ikkje regulert i verken EU-direktiv eller norsk regelverk. Dei rammene som er fastsette er blitt til gjennom EU-domstolen sin praksis 26. Domstolen har gjennom sin praksis stilt opp to hovudkrav for at eit offentleg rettsleg organ skal kunne tildele oppdrag til ei eining utanfor eige rettssubjekt i utvida eigenregi: kontrollkrav og omsetningskrav. Kontrollkravet: Kravet går ut på at det offentleg rettslege organet som tildeler oppdraget, må ha ein kontroll over selskapet som får oppdraget, som svarer til den kontroll det har over sine eigne tenestegreiner. Dette kravet stengjer for tildeling av oppgåver til selskap som har private eigarar. Det er m.a.o. ikkje mogleg å tildele oppdrag til eit selskap i utvida eigenregi, når dette selskapet har private eigarar, uansett kor liten den private eigarandelen er 27. Omsetningskravet: Vidare er det eit krav at selskapet som får oppdraget må utføre hovuddelen av si verksemd for sine eigarar. Kor stor del av omsetninga selskapet kan ha til andre enn sine eigne eigarar, er ikkje konkret fastsett i regelverket eller i EU- 24 Kjelde: Rettleiing frå KS: Hvor er handlingsrommet i anskaffelsesreglementet første utgåve februar Det går fram av EØS-avtalen artikkel 39, jf. 32, at «anskaffelse» av tenester som innebær utøving av offentleg myndigheit fell utanfor EØS-avtalens område. Rekkevidda av unnataket er utdjupa i EU-domstolen si sak C160/ EU-kommisjonen fremma i desember 2011 forslag til revisjon av «anskaffelsesreglane». Forslaget inneheld m.a. forslag til regulering av utvida eigenregi. 27 EU-domstolen har vidare gitt uttrykk for at indirekte kontroll, via eit morselskap, i dei fleste tilfelle ikkje er tilstrekkelig til å oppfylle kontrollkravet. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

129 domstolen sin praksis. Det er antyda at ei omsetning på 10 % til andre enn eigarane ikkje vil stenge for å kunne tildele oppdrag i utvida eigenregi. Dersom omsetninga er høgare, må det føretakast ei konkret vurdering i kvart einskild tilfelle, men ei ekstern omsetning utover % neppe bli akseptert Nærmare om «offentleg-offentleg» samarbeid EU-kommisjonen har fram til juni 2009 gjeve uttrykk for at avtaler som ikkje gjeld myndigheitsoppgåver eller tildeling av oppdrag gjeve i utvida eigenregi, var omfatta av «Lov om offentlige anskaffelser». Dette endra seg ved EU-domstolen sin dom i den såkalla «Stadtreinigung Hamburg-saka»9. Kommisjonen skriv i saka at fordi dei samarbeidande kommunane ikkje hadde oppretta eit eige rettssubjekt som skulle utføre tenestene, men i staden baserte tenesteytingane på ei konkret samarbeidsavtale mellom kommunane, så vart avtalen å betrakte som om den er omfatta av «anskaffelsesregelverket». I denne spesielle saka presiserte domstolen først; at EU-retten ikkje inneheld nokon plikter for offentlege myndigheiter til å etablere samarbeid som skal sikre utføringa av offentlege serviceoppgåver i ei bestemt rettsleg form at den aktuelle typen samarbeid mellom offentlege myndigheiter ikkje undergrev det primære målet for EUretten sine «anskaffelsesreglar» at samarbeidsmodellen faktisk og reelt ikkje var brukt for å omgå «anskaffelsesreglane» Domstolen kom til at sjølv om arbeidet ikkje oppfylte krava til utvida eigenregi, så var «anskaffelsen» av tenestene til den einskilde kommune ikkje omfatta av «anskaffelsesregelverket». Dommen opnar med andre ord for at kommunar og fylkeskommunar kan samarbeide om utføringa av offentlege serviceoppgåver, utan at dette skjer ved oppretting av eigne selskap. Dommen gjev likevel ikkje nokon ubetinga rett til å tildele kontrakter til andre kommunar, utan at «anskaffelsesregelverket» kjem til bruk. Kor langt dette domstol-skapte unnataket vil kunne rekke, er framleis uklart. EU-kommisjonen kom med såkalla arbeidsdokument, i oktober 2011, der forholdet mellom «anskaffelsesreglane» og eit såkalla «offentlig offentlig samarbeid» er nærmare beskrive.10 Ein går der ut frå at følgjande krav må vere oppfylt: 1) Samarbeidet må berre vere mellom offentlege organ, dvs. at ingen private partar må få nokon konkurransefordel av samarbeidet. 2) Det må vere eit reelt samarbeid med føremål om å sikre utføring av en offentlege serviceoppgåver. 3) Samarbeidet må berre vere styrt av omsynet til å oppnå mål i det offentlege sine interesser Vurdering av organisering av revisjonen mot regelverket for offentlege «anskaffelser» Som gjennomgangen ovanfor viser, vil det å organisere revisjonen som eit IKS, eit Samvirkeføretak eller eit 27- samarbeid avklare dei fleste forhold til regelverket for offentlege «anskaffelsar». For dei ordinære oppdraga frå eigarane kan desse tildelast revisjonsselskapet direkte med å vise til reglane for unnatak ved utvida eigenregi. For oppdrag frå andre bør det leggast til grunn at dette ikkje bør utgjere meir enn % av selskapet si samla omsetning for å fylle vilkåra for unnatak pga. utvida eigenregi. Det kan eventuelt utgreiast nærmare om revisjon av IKS også kan falle inn under eit unnatak i regelverket. Andre organisasjonsmodeller vil sannsynlegvis ha eit meir uavklara forhold til «anskaffelsesreglane». Særleg om ein skulle velje ei organisasjonsform som ikkje vil vere eit eige rettssubjekt 28. Som gjennomgangen og drøftinga ovanfor viser, har rettsutviklinga i EU-domstolen gått i retning av i større grad å akseptere at det å utføre oppgåver i interkommunale samarbeid skal falle utanfor «anskaffelsesregelverket». Men om revisjonsområdet vil fylle kriteria for dette unntaket, kan vere tvilsamt sidan oppgåvene truleg ikkje kan falle inn under omgrepet «offentlege serviceoppgåver». Det er såleis rådd frå å velje ei organisasjonsform som kan ha uavklara sider til «anskaffelses- 28 Dette gjeld særleg 27-samarbeid som ikkje er eigne rettssubjekt og administrativt vertskommunesamarbeid Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

130 53 regelverket». På dette grunnlaget er det dei tre organisasjonsformene som peikar seg ut som den beste måten å organisere revisjonen på i framtida; IKS, Samvirkeføretak, eller eit 27-samarbeid. Mykje må her avklarast i ei samarbeidsavtale/selskapsavtale og vedtekter for den organisasjonsforma som skal velgast. 7.4 Organisasjonsformer Denne utgreiinga munnar ut i følgjande tre aktuelle selskapsformer 29 : Interkommunalt selskap (IKS), interkommunalt samarbeid etter 27 ( 27-samarbeid) og samvirkeføretak (SA). For eit IKS er det større krav til gyldige vedtak, der det er lovkrav om deltaking frå fleirtal av selskapsdeltakarane og 2/3 av stemmene. Dette gjer at denne organisasjonsforma vil vere meir ueigna når det er mange deltakarar. Det er elles ein del likskap mellom selskap organisert som 27-einingar og IKS; det er berre kommunar og fylkeskommunar som kan vere deltakarar. Deltakarane har til saman uavgrensa ansvar (solidarisk ansvar) for samarbeidet sine forpliktingar, og samarbeidet kan ikkje gå konkurs. Også denne organisasjonsforma er tilpassa ei tett, offentleg eigarstyring, ved m.a. at samarbeidsavtale/vedtekter og endringar av desse skal opp til vedtak i alle deltakarane sine kommunestyre, og at «representantskapet/styret» har einskilde oppgåver som t.d. i eit aksjeselskap ligger til styret. I prinsippet kan vedtekter utformast tilnærma likt i dei tre organisasjonsmodellane; både for eit samvirkeføretak, eit IKS eller eit 27-samarbeid. Tilsette i KRYSS Revisjon (med 11 kommunar og 8 stillingsheimlar) har uttrykt at det er viktig for dei tilsette at eit nytt utvida interkommunalt revisjonssamarbeid blir organisert innafor kommunelova med tilhøyrande forskrifter, og at ein følgjer arbeidsmiljølova sine reglar om verksemdoverdraging, der dei tilsette sine rettar blir ivaretekne på ein god måte. Dei tilsette i SF revisjon IKS har ønske om at den nye verksemda blir organisert som eit samvirkeføretak, medan dei tilsette i Kommunerevisjonen i Nordfjord ikkje har konkludert på organisasjonsform. Det er såleis registrert motsetningar blant dei tilsette i høve kva organisasjonsform som bør veljast. Kva rolle og mynde eit årsmøte/representantskap/styret og evt eit arbeidsutval skal ha, kan i stor grad regulerast i vedtekter og selskaps-/samarbeidsavtale for dei tre nemnde organisasjonsformene. På møtet i Styringsgruppa den fekk arbeidsgruppa i oppgåve å undersøkje om det er mogleg om nokon av dagens eigarkommunar kunne vere interessert i å vere vertskommune for eit eventuelt 27-samarbeid. Det er hittil kome signal frå ein kommune om at dette er mogleg, med atterhald om politisk godkjenning. Arbeidsgruppa rapporterer at den er delt i synet på kva organisasjonsform som bør veljast. To går inn for eit 27- samarbeid, medan ein går inn for eit samvirkeføretak. Ei fleirtalstilråding frå arbeidsgruppa er såleis eit 27- samarbeid. Dei meiner at å velje eit 27-samarbeid som organisasjonsform vil vere enklare å etablere ved at to samarbeid i dag er organisert slik. Ein vil få ein mjukare overgang, samstundes som det også er gjeve uttrykk for at ein eventuell overgang til eit kommunalt oppgåvefellesskap (nemning nemnd i framlegg til ny kommunelov, NOU n) seinare vil vere enklare å handtere. Frå kommunelovutvalet si side er det antyda at eit kommunalt oppgåvefellesskap skal vere ei enklare styringsform for interkommunale samarbeid Oppsummering og tilråding om organisasjonsform Drøftinga som er gjort ovanfor viser at det er både fordelar og ulemper med dei tre aktuelle organisasjonsformene. Det er likevel nokre fordelar og ulemper som kan vektast meir enn andre. Ein del av punkta som er vurdert her, sett frå styringsgruppa sin ståstad, har ikkje særleg betydning for val av organisasjonsform. Dette gjeld virkeområde for offentlegrettsleg lovgjeving, revisor sin uavhengigheit og eigarkommunane sitt økonomiske ansvar. 29 Ein 27 eining eller eit samvirkeføretak er strengt tatt ikkje selskap, men vi vil likevel bruke gjennomgåande omgrepa «selskap» og «organisasjonsform» i saksframstillinga Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

131 Styringsgruppa meiner at kommunane sin adgang til å kjøpe tenester frå samarbeidet i eigen regi kan oppretthaldast uavhengig av kva organisasjonsform ein vil velje. Det vert vist til drøftingane som er gjort i kap. 5.3 om forholdet til regelverket om offentlege anskaffelsar. Med komande endringar innanfor kommunestruktur (kommunereforma og regionreforma/samanslåingar m.v.) har det vore viktig å sjå på korleis fleksibilitet på eigarsida kan bli ivareteken på ein god og hensiktsmessig måte. For eit IKS og eit 27-samarbeid kan reglane for inn- og uttreden opplevast som tungvinte. Det gjeld særleg kravet om likelydande vedtak i alle kommunestyra/fylkesting. For eit samarbeid som vil kunne få mange eigarar kan dette vere utfordrande. Styringsgruppa er av den oppfatning at eit samvirkeføretak ser ut til å vere best eigna i forhold til fleksibilitet på eigarsida, ved at ein kommune på enklare vis kan melde seg inn/ut, der eit medlem kan gå ut av føretaket ved utmelding innan ein bestemt frist. Samvirkelova opererer her med ein frist på tre månader, som evt kan utvidast og søkast om dispensasjon for å få forlenga. Dersom eit samvirkeføretak skal veljast, bør det vere grunnlag for å setje ein lengre utmeldingsfrist enn samvirkelova sin hovudregel om tre månader, og at vedtektene bør setje grenser på kven som kan bli medlem. Eit minus her er at eit samvirke ikkje hefter for noko anna enn innskoten kapital, og at eit medlem ikkje har ansvar og plikter utover dette. Det er også eit tydeleg argument mot ei organisasjonsform som eit samvirkeføretak, at ei slik organisering er lite utprøvd som organisasjonsform for revisjonsverksemder, eller andre tenester som kan samanliknast med kommunal revisjon. Når ein skal velje organisasjonsform bør ein sjå om det er mogleg å få nedteikna alle vesentlege forhold som har innverknad på drifta og organiseringa av verksemda i vedtektene. Dette er viktig både for det som gjeld eit 27- samarbeid, eit IKS og eit samvirkeføretak. Mykje kan avklarast der. Dei tilsette har gjeve uttrykk for at rettane som dei tilsette har ved ei verksemdoverdraging, og det vern som eit arbeidsgjevaransvar inneber, er viktige faktorar å ta med seg uansett kva organisasjonsform ein måtte velje. Uansett korleis ein snur og vender på dette så vil eit 27- samarbeid vere nærare den politiske styringa og kontrollen med verksemda, noko som vil innebere ei tettare tilknyting til dei kommunale ansvarsforhold i forhold til selskapet/samarbeidet sin drift og organisering, samarbeidet sine tilsette, pensjonsforpliktingar, m.v. Det vert i denne samanheng vist til dei skisser og matriser som går fram under pkt ovanfor. Arbeidsgruppa rapporterer at dei ikkje er samde i tilrådinga om val av organisasjonsform, men gruppa tilrår likevel organisering etter kommunelova 27, der ein bør legge opp til at ein av eigarkommunane kan ta på seg ei «vertskommunerolle» for det nye samarbeidsorganet. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

132 Styringsgruppa sine oppsummeringar og tilrådingar Styringsgruppa vil tilrå at dagens tre revisjonseiningar, Sogn og Fjordane revisjon IKS, Kommunerevisjonen i Nordfjord, og Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon) vert slått saman til ei ny interkommunal revisjonseining; heileigd av det offentlege (kommunar og fylkeskommunen) i Sogn og Fjordane. Styringsgruppa vil tilrå at det nye revisjonssamarbeidet får ein desentralisert organisasjonsstruktur som vert bygt vidare på den organiseringa som dagens revisjonseiningar har. Styringsgruppa vil tilrå at det nye revisjonssamarbeidet vert organisert som eit samarbeid etter Lov om kommunar og fylkeskommunar av 25. september 1992, nr. 107 (med seinare endringar), 27 om interkommunalt samarbeid. Styringsgruppa vil tilrå at det blir nedsett eit interimsstyre, og at interimsstyret får i oppgåve å utarbeide framlegg til samarbeidsavtale/vedtekter for det nye revisjonssamarbeidet. Styringsgruppa legg her avgjerande vekt på at det er denne samanslutningsforma som etter ein heilskapeleg vurdering eignar seg best for organisering av revisjonsområdet. Etter styringsgruppa si meining har kommunane og fylkeskommunen det nødvendige verktøyet for god eigarstyring og god eigarskapskontroll. Denne organisasjonsforma er ei mykje nytta organisasjonsform for denne type samarbeid/selskap i Noreg. Det er ein styrke at eigarane møter i det operative eigarorganet, og er såleis med på alle avgjerder som etter lova skal gjerast der. Det å vere til stades i representantskapen (styret etter kommunelova), er eigarkommunane si beste forsikring om at utviklinga i samarbeidet er i alle eigarane sine interesser. Samarbeidet skal vere politisk styrt, budsjettkopla, non-profit-basert og drivast etter sjølvkost, der kostnadsfordelinga blir avrekna og fordelt på oppdraga ut frå vedteken fordelingsnøkkel som vert fastsett i samarbeidsavtalen/vedtektene. Det er styringsgruppa si oppfatning at det vil vere hensiktsmessig å inngå avtale om revisjonstenestene med kommunane, der kommunane forpliktar seg i ein definert/bestemt periode, med opsjon på nye år; nærmare bestemt og definert i samarbeidsavtale og vedtekter. På denne måten kan eigarane forplikte selskapet i t.d. 3-5 år. Ei slik forplikting frå eigarane kan også bidra til at selskapet utviklar seg slik eigarane ønskjer og dermed bidreg til å sikre at selskapet får arbeidsro i same periode.. Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

133 8 Litteratur og kjeldetilvisingar «Den vanskelige uavhengigheten. Utredning om kommunal revisjon og uavhengighet», NIBR-rapport 2011:7 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av (kontrollutvalgsforskrifta) Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. av (revisjonsforskrifta) Hovuddavtalen i KS-området (Kommunal sektor) Hovudtariffavtalen i KS-området (Kommunal sektor) «Kommunalt eierskap roller, styring og strategi», Vibeke Resch-Knudsen, 2011 «Kommuneregnskapet», Øyvind Sunde, 6. utgave 2010 «Kontrollutvalgsboken. Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver», Veileder frå Kommunal- og Regionaldepartementet, 2011, og revidert utgåve, januar 2016 «KS 19 anbefalinger for et aktivt og godt eierskap: Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak» Lov om aksjeselskap (aksjeloven) nr 44 Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) av nr 62 Lov om kommunar og fylkeskommuner (kommunelova) av nr 107 Lov om revisjon og revisorer (revisorlova) av nr 02 Ot.prop. nr.70 ( ) Om lov om endringer i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. «Samordning av statlig tilsyn og systemrevisjon som tilsynsmetode», NIBR-rapport 2011:28 «85 tilrådingar for styrka eigenkontroll i kommunane», Kommunal- og regionaldepartementet, 2015 NOU 2016; 4: Ny Kommunelova, Kommunelovutvalet (Kommunal og Moderniseringsdepartem.) Romerike Revisjon IKS, utredning om sammenslåing av revisjonene på Romerike, 27. august Kommunerevisjonen i Møre og Romsdal, Utredning om samanslåing i Møre og Romsdal,, Samvirkeforetak for kommuner, KS Advokatene, Utgreiing av 20. oktober 2014 NIBR-Rapport 2016:18, «Folkevalgt lederskap og kommunal organisering» Utgreiingsrapport m/vedlegg, Revisjon Midt-Norge SA ( ); vedr. samanslåing av Revisjon Midt-Norge IKS og KOMREV Trøndelag IKS til Revisjon Midt-Norge SA Utgreiing frå Komrev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS, «Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap» KS-Rapport «Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll» KS-Rapport «Folkevald leiarskap og organisering av oppgåveløysinga» Utgreiingsrapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane Styringsgruppa, Endeleg rapport dagsett 15. september 2017

134 KOMMUNEREVISJONEN I YTRE SOGN OG SUNNFJORD A/ KRYSS REVISJON MØTEBOK 2017 SAMSTYRET Side 1 Organ SAMSTYRET Dato 27. oktober 2017 Handsamar Dagl. leiar Terje Førde Journ.nr. 2017/ 098 / 2017 Saksnummer Møtestad Arkivnr. Reg.nr. 14 / 2017 Førde Rådhus, 5.etg. Møterom «Krunene» / 026 \(rev) 2017/ Tidlegare handsaming: Organ Arbeidsutvalet Saksnummer 13 / 2017 Møtedato 22. september 2017 Handsamar Dagleg leiar Terje Førde Vedlegg: Utsende vedlegg: Utgreiingsrapport; «Rapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane til ei revisjonseining», dagsett Møtereferat frå Styringsgruppa sitt møte Uttale frå tilsette i KRYSS Revisjon, v/tilsettrepresentant Asgeir Tveit, dagsett Arb.utvalet si sak, utskrift sak 13/2017, F:\Kryssrevisjon\Administrasjon\Samstyret\2017\sak1417\tf17 Ikkje-utsende vedlegg: Møtereferat frå Styringsgruppa: Møtereferat Møtereferat Møtereferat Pressemelding Presentasjon om omorganiseringa, overfor kommunestyra, formannskap, regionråd SAK 14 / 2017; SAMANSLÅING AV DEI TRE INTERKOMMUNALE REVISJONS- EININGANE KOMMUNEREVISJONEN I YTRE SOGN OG SUNN- FJORD (KRYSS REVISJON), KOMMUNEREVISJONEN I NORD- FJORD OG SOGN OG FJORDANE REVISJON IKS Presentasjon: Samstyret valde i sak 10/2016 representantar til ei styringsgruppe som skulle vurdere samanslåing av dei tre revisjonseiningane i fylket. Styringsgruppa har hatt representantar frå alle tre einingane, og det er rapporten frå denne gruppa som skal handsamast her. Lovgrunnlag, reglar, føresegner, plandokument: Lov om kommuner og fylkeskommuner, Kapittel 12. Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. Vedlagt sakstilfang: Rapport om samanslåing av dei tre revisjonseiningane i Sogn og Fjordane til ei revisjonseining. Saksopplysningar: Hausten 2016 gjorde styra i dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane, Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon), Kommunerevisjonen i Nordfjord og Sogn og Fjordane revisjon IKS, vedtak om å utgreie ei eventuell samanslåing av dei tre einingane. Styra valde kvar sine to representantar, styreleiar og nestleiar i styret, til ei styringsgruppe som skulle ta opp vidare drøftingar i eit fellesmøte. Eit slikt møte vart halde , der styringsgruppa vedtok at det skulle startast eit utgreiingsarbeid. Sign. tf Kopi til: Medlemmane i Samstyret, Eigarkommunane, Arkiv/Revisjon

135 KOMMUNEREVISJONEN I YTRE SOGN OG SUNNFJORD A/ KRYSS REVISJON MØTEBOK 2017 SAMSTYRET Side 2 Organ SAMSTYRET Saksnummer 14 / 2017 Dato 27. oktober 2017 Møtestad Førde Rådhus, 5.etg. Møterom «Krunene» Handsamar Dagl. leiar Terje Førde Arkivnr. / 026 \(rev) Journ.nr. 2017/ 098 / 2017 Reg.nr. 2017/ KRYSS Revisjon har vore representert i styringsgruppa med styreleiar Trygve Jacobsen og nestleiar i samstyret Jorunn Ringstad, med Ingvar Torsvik Myrvollen som vararepresentant. Dei tre revisjonssjefane i dei tre revisjonseiningane har fungert som arbeidsgruppe. Dagleg leiar i KRYSS Revisjon, Terje Førde, har vore sekretær for både arbeidsgruppa og styringsgruppa. Dei tilsette har vore representert i møta i styringsgruppa med ein frå kvar revisjonseining. Det vart nedsett ei arbeidsgruppe beståande av dei tre revisjonssjefane, og det vart gjort vedtak om eit mandat som skulle resultere i ein utgreiingsrapport for å sjå på moglegheitene for ei samanslåing av dei tre revisjonseiningane. Det ligg no føre ein utgreiingsrapport som er utarbeidd av arbeidsgruppa i samråd med styringsgruppa i fleire møter. Neste fase i arbeidet vil vere å få saka fram politisk med siktemål å slå saman dei tre interkommunale revisjonseiningane til ei ny, felles interkommunal (fylkesdekkande) revisjonseining. Styringsgruppa si tilråding er at ei ny revisjonseining skal kunne vere etablert og operativ frå Styringsgruppa vedtok : Styringsgruppa vil tilrå at dagens tre revisjonseiningar, Sogn og Fjordane revisjon IKS, Kommunerevisjonen i Nordfjord, og Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon) vert slått saman til ei ny interkommunal revisjonseining; heileigd av det offentlege (kommunar og fylkeskommunen) i Sogn og Fjordane. Styringsgruppa vil tilrå at det nye revisjonssamarbeidet får ein desentralisert organisasjonsstruktur som vert bygt vidare på den organiseringa som dagens revisjonseiningar har. Styringsgruppa vil tilrå at det nye revisjonssamarbeidet vert organisert som eit samarbeid etter Lov om kommunar og fylkeskommunar av , nr. 107 (med seinare endringar), 27, om interkommunalt samarbeid. Styringsgruppa har gjort framlegg om følgjande måte å handsame saka vidare på: 1. Saka vedlagt endeleg utgreiingsrapport vert oversendt styra/representantskapa i dei tre revisjonseiningane 2. Saka skal handsamast i alle kontrollutvala hausten Saka skal realitetshandsamast i kommunestyra/bystyra/fylkestinget innan , og det bør i vedtaket gjevast fullmakt til styra/representantskapet om å velje eit interimsstyre til å etablere det nye samarbeidsorganet. 4. Forhandlingsfasen for etableringa av eit nytt fylkesdekkande interkommunalt revisjonssamarbeid skal skje i perioden frå til Sign. tf Kopi til: Medlemmane i Samstyret, Eigarkommunane, Arkiv/Revisjon

136 KOMMUNEREVISJONEN I YTRE SOGN OG SUNNFJORD A/ KRYSS REVISJON MØTEBOK 2017 SAMSTYRET Side 3 Organ SAMSTYRET Saksnummer 14 / 2017 Dato 27. oktober 2017 Møtestad Førde Rådhus, 5.etg. Møterom «Krunene» Handsamar Dagl. leiar Terje Førde Arkivnr. / 026 \(rev) Journ.nr. 2017/ 098 / 2017 Reg.nr. 2017/ Interimstyret gjer framlegg om at samarbeidet blir etablert i løpet av 2018 med sikte på oppstarting Dei tilsette har delteke i styringsgruppa gjennom sine tilsettrepresentantar. I det vidare arbeidet med etableringa skal dei tilsette framleis takast aktivt med på råd og medverknad i samsvar med lov og avtaleverket. Tilråding til vedtak: Samstyret for Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon) sender denne saka til handsaming både i kommunane sine kontrollutval og kommunestyre for vidare handsaming og vil kome med slik tilråding: 1.. kommune ser positivt på at dei tre revisjonseiningane blir slått saman til ei ny fylkesdekkande interkommunal revisjonseining i Sogn og Fjordane. Rapporten om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane, datert , blir å legge til grunn for samanslåinga 2. Kvart av dei tre selskapa velger 2 representantar til eit interimsstyre. Interimsstyret konstituerer seg sjølv og har som oppgåve å legge til rette for å få etablert ei ny revisjonseining basert på dagens ordningar og kome med framlegg til samarbeidsavtale, vedtekter, budsjett og stillingsplan for den nye revisjonseininga. 3. Det nye interkommunale samarbeidet blir å organisere som eit 27-samarbeid, utan eigenkapitalinnskot, og skal vere operativt frå og med Parallellt med dette vert dagens tre revisjonseiningar avvikla innan Dei tilsette sine rettar skal ivaretakast i tråd med kap. 16 i Arbeidsmiljølova om verksemdoverdraging, slik at dei tilsette må sikrast tilsetting i den nye revisjonseininga, før det evt. vert lyst ut stillingar eksternt. 5. Dette vedtaket er gjort med atterhald om at dei andre eigarkommunane i Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon) gjer tilsvarande vedtak. Sak 14/2017; SAMSTYRET SI HANDSAMING I MØTE DEN 27. OKTOBER 2017: Samrøystes vedtak: Samstyret for Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon) sender denne saka til handsaming både i kommunane sine kontrollutval og kommunestyre for vidare handsaming og vil kome med slik tilråding: Sign. tf Kopi til: Medlemmane i Samstyret, Eigarkommunane, Arkiv/Revisjon

137 KOMMUNEREVISJONEN I YTRE SOGN OG SUNNFJORD A/ KRYSS REVISJON MØTEBOK 2017 SAMSTYRET Side 4 Organ SAMSTYRET Saksnummer 14 / 2017 Dato 27. oktober 2017 Møtestad Førde Rådhus, 5.etg. Møterom «Krunene» Handsamar Dagl. leiar Terje Førde Arkivnr. / 026 \(rev) Journ.nr. 2017/ 098 / 2017 Reg.nr. 2017/ kommune ser positivt på at dei tre revisjonseiningane blir slått saman til ei ny fylkesdekkande interkommunal revisjonseining i Sogn og Fjordane. Rapporten om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane, datert , blir å legge til grunn for samanslåinga. 2. Kvart av dei tre selskapa velger 2 representantar til eit interimsstyre. Interimsstyret konstituerer seg sjølv og har som oppgåve å legge til rette for å få etablert ei ny revisjonseining basert på dagens ordningar og kome med framlegg til samarbeidsavtale, vedtekter, budsjett og stillingsplan for den nye revisjonseininga. 3. Det nye interkommunale samarbeidet blir å organisere som eit 27-samarbeid, utan eigenkapitalinnskot, og skal vere operativt frå og med Parallellt med dette vert dagens tre revisjonseiningar avvikla innan Dei tilsette sine rettar skal ivaretakast i tråd med kap. 16 i Arbeidsmiljølova om verksemdoverdraging, slik at dei tilsette må sikrast tilsetting i den nye revisjonseininga, før det evt. vert lyst ut stillingar eksternt. 5. Dette vedtaket er gjort med atterhald om at dei andre eigarkommunane i Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon) gjer tilsvarande vedtak. Sign. tf Kopi til: Medlemmane i Samstyret, Eigarkommunane, Arkiv/Revisjon

138 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 49/17 Førde kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Møteplan 2018 for Førde kontrollutval Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Møteplan 2018 for Førde kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar, og møtestart kl. 8:30 : 26. januar 6. mars (fellesmøte) 10. april 15. mai 28. august 18. september 30. oktober 27. november Saksutgreiing: SEKOM-sekretariat har laga framlegg til møteplan for Førde kontrollutval. Møtetidspunkta er basert på erfaringar frå tidlegare år. Planen må sjåast på som eit utgangspunkt for møte. Det kan kome endringar som følgje av saker som kjem til og hastar, eller andre årsaker. Møteinnkalling vert sendt ut ei veke før møtedato. Vi legg opp til neste fellesmøte med kontrollutvala i Førde, Gaular, Jølster og Naustdal 6. mars, då vert det først ordinært kontrollutvalsmøte for Førde og deretter fellesmøte frå kl. 10:00. Førde kontrollutval har bestilt sitt andre prosjekt i plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Vedlikehald av kommunal eigedom, der frist for levering er sett til Rapporten vert lagt fram til handsaming i møte 15. mai. Årsrekneskapen for Førde kommune vert handsamast i møte 10. april. Når møteplanane har vore til handsaming i «våre» 15 kommunar, vert samla møteplan lagt ut på heimesida til SEKOM-sekretariat

139 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 50/17 Førde kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Oppfølgingsliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til vitande. Saksutgreiing: Status over saker som er handsama i kontrollutvalet og som utvalet skal følgje opp eller sjekke ut seinare. Sak Dato Status Rådmannen informerer om rutinar for eigenkontroll i Førde kommune Sak 016/15 vedtak: Kontrollutvalet tek rådmannen sin informasjon om rutinar for eigenkontroll i Førde kommune til vitande. Få info om oppfølging av eigenkontrollen i løpet av Sak 044/15 Rådmannen informerer om oppfølging av eigenkontroll i Førde kommune, vedtak: Kontrollutvalet tek informasjonen frå rådmannen til orientering. Kontrollutvalet vil kalle inn rådmannen for ny informasjon etter at rådmannen har hatt ny gjennomgang med einingsleiarane. Avtalt med rådmannen at ny info vert gitt 6. desember. Sak 44/16 vedtak: Kontrollutvalet tek informasjonen frå rådmannen til vitande, og ynskjer ny gjennomgang av eigenkontrollsystemet i slutten av Melding frå controller om at siste modul I rettesnora Risikomodul - er planlagt innført jan/feb 2018, presentasjon utsettast til april /15 Saker og oppgåver for kontrollutvalet Aktuelle skriv og meldingar: Skatterekneskapen Årsrapportar frå SEKOM og revisjonsselskapa Tertial-/kvartalsrapportar Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen

140 24/16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Førde kommune Særattestasjonar frå revisor Referat frå møte i prosjektstyringsgruppa Orientering frå revisor: vår rekneskap/ haust revisjonsplan Vedtak: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Fokus på psykososialt miljø for barn og unge 2. Vedlikehald av kommunal eigedom 3. Kommunale innkjøp 4. Kontroll med forvaltning av kommunen sin eigarinteresse 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. Sendt til Førde kommune/kommunestyret BY-051/16 Vedtok planen med følgjande endra prioritering: 1. Tidleg nok iverksetting av tiltak innan tilpassa opplæring/spesialundervisning 2. Fokus på psykososialt miljø for barn og unge 3. Vedlikehald av kommunal eigedom 4. Kommunale innkjøp 5. Kontroll med forvaltning av kommunen sin eigarinteresse 27/16 Eventuelt Utvalet vurderer om dei skal kontakte/få informasjon frå kommunale selskap/einingar. Forvaltningsrevisjon: Tilpassa Sak 31/16 Tinging vedtak: opplæring/spesialundervisning Førde kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Tilpassa opplæring/spesialundervisning, av KRYSS Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: Har kommunen tidleg nok iverksetting av tiltak innan tilpassa opplæring/ spesial-undervisning? * Korleis sikrar kommunen at elevar får tilpassa opplæring/spesialundervisning? * Har kommunen rutinar som sikrar at sakshandsaminga er i samsvar med lov- og regelverk, og vert rutinane følgde? Frist for levering av rapport: KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. Sendt vedtak til KRYSS Revisjon med frist 26. okt. Endra frist for levering av prosjektplan til 1.nov. KRYSS Revisjon levert prosjektplan Sak 38/16 Endra tinging, vedtak: Førde kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Tilpassa opplæring/ spesialundervisning, av KRYSS Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: Korleis sikrar kommunen at elevar får tilpassa opplæring/ spesialunder-visning? Har kommunen rutinar som sikrar at sakshandsaminga er i samsvar med lov- og regelverk, og vert rutinane følgde? Er det samsvar mellom vedtak om spesialundervisning/tilpassa opplæring og faktisk tilbod.

141 Frist for levering av rapport: KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan i kontrollutvalsmøte 6. desember. Vedtak sendt KRYSS Revisjon med frist for levering av prosjektplan til KRYSS Revisjon leveret prosjektplan. Sak 45/16 Prosjektplan, vedtak: Prosjektplan datert frå KRYSS Revisjon for forvaltningsrevisjons-prosjektet Tilpassa opplæring/ spesialundervisning, vert godkjent. Sendt vedtaket til KRYSS Revisjon E-post frå revisor, der det vert bedt om forlenga frist for levering av rapport til medio mai. Sak 08/17 Referert i kontrollutvalet. E-post frå revisor med statusrapport, levering til SEKOM etter høyring dvs 1.juni. KRYSS Revisjon leverte rapporten. Sak 29/17 vedtak: Bystyret viser til forvaltnings-revisjonsrapporten «Tilpassa opplæring/spesialundervisning» frå KRYSS Revisjon datert , og tek den til orientering. 1. Bystyret ber rådmannen følgje opp tilrådingane i rapporten slik: Grunngjeving i enkeltvedtak ved avvik frå sakkunnig vurdering Vurdere rutinar for registrering av gjennomføring av einskildvedtak 46/16 Møteplan 2017 for Førde kontrollutval /17 Skriv og meldingar /17 Ny kommune i Indre Sunnfjord Kontrollutvalet si 2. Rådmannen informerer kontrollutvalet innan om kva som er gjort i forhold til oppfølging av tilrådingane i rapporten. Sendt til Førde kommune/bystyret. BY-042/17 handsama i bystyret. Vedtak: Møteplan 2017 for Førde kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar, og møtestart kl : 31. januar 7. mars 7. april 15. mai (flytta frå 16.mai) 25. august 27. september 30. oktober (flytta frå 31. oktober) 30. november Sendt til Førde kommune/rådmann/ ordførar Bestilt møterom for juni fylkessamling på Skei 24. august fellesmøte med Naustdal, Gaular og Jølster Fylkesmannen: Avslutning av eigenvurdering - Sosiale tenester i Nav til unge mellom 17 og 23 år. Tilbakemelding av status etter evaluering i mai Sendt etterspurnad til Førde kommune Sendt ny etterspurnad til kommunen Førde kontrollutval deltek på fellesmøte for kontrollutvala i Naustdal, Gaular, Førde og Jølster.

142 rolle Forvaltningsrevisjon: Vedlikehald av kommunal eigedom Aktuelle datoar for fellesmøte: Veke 34: Tysdag 22.8., onsdag 23.8., torsdag prioritet onsdag prioritet tysdag prioritet torsdag 24.8 SEKOM sendt melding om at fellesmøte vert torsdag 24. august. Fellesmøte gjennomført, neste møte etter at ny rådmann er tilsett. Tinging, vedtak sak 35/17: Førde kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Vedlikehald av kommunal eigedom, av KRYSS Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande hovudproblemstilling med underpunkt: Kva system har kommunen for forvaltning, drift og vedlikehald av kommunale bygg? Korleis er ansvar og oppgåver ved oppfølging av kommunale bygg organisert? Har kommunen oversikt over tilstand på kommunale bygg, og korleis vert midlar til vedlikehald berekna? Frist for levering av rapport: KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. Sendt vedtak til KRYSS Revisjon med frist for prosjektplan til 11. oktober Sendt etterspurnad til revisor om prosjektplanen. 36/17 Budsjett for Førde kontrollutval Vedtak: Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet på teneste 11051: Sendt til Førde kommune for vidare handsaming. 38/17 Eventuelt Kontrollutvalet ber om at rådmannen informerer om saksgangen i samband med bygging av traseen for Fjordvarme på neste møte 30. oktober. Sendt til rådmannen Sak 41/17 vedtak: Kontrollutvalet tek informasjonen frå rådmannen, om saksgangen ved bygging av trasèen for Fjordvarme, til vitande