Accounts Payable Små og mellomstore bedrifter og deres smertepunkter. En undersøkelse av økonomiavdelinger i små og mellomstore bedrifter i Europa

Transkript

1 Accounts Payable Små og mellomstore bedrifter og deres smertepunkter En undersøkelse av økonomiavdelinger i små og mellomstore bedrifter i Europa

2 Introduksjon Hvem er målgruppen for denne hviteboken? Denne heftet er laget med tanke på økonomisjefer i små og mellomstore bedrifter i Europa ved hjelp av undersøkelser gjennomført i seks land. Hvilket utbytte vil du ha av den? En oppdatert oversikt over utfordringer økonomiavdelingene i små og mellomstore bedrifter står ovenfor i dag og hvilke muligheter for forbedringer som finnes i Accounts Payable prosessen. Et bilde av «smertepunktene» der nåværende prosesser og systemer kan forbedres ved hjelp av ny programvare og automatiseringsløsninger. En oversikt over løsninger forskjellige selskaper har tatt i bruk og en gjennomgang av hvor effektive de har vært når det gjelder å forbedre styringen av pengeflyten, øke medarbeidernes tilfredshet og effektivitet og redusere feil. Canon investerer tid i å snakke med sine kunder og få en forståelse av hva deres bedrift ønsker å oppnå. Det gjør at vi kan utvikle forretningsløsninger som kan hjelpe dem å fokusere på kjernevirksomheten og få bunnlinjen til å øke. Vi hjelper våre kunder med å få kontroll over og strømlinjeforme forretningskritiske funksjoner som Accounts Payable, for å støtte fremtidig vekst og lønnsomhet. Antonio Recio, Head of Business Imaging Group, Executive Vice-President, Canon Europe Ltd Undersøkelsens partnere Canon har ligget i teten innen bilde- og dokumentteknologi gjennom mer enn 40 år. Etter som informasjonsflyten er blitt raskere og mer kompleks, har Canons rolle utviklet seg til også å inkludere viktige forretningsprosesser. Vår ekspertise når det gjelder å tilrettelegge effektiv arbeidspraksis hjelper nå bedrifter over hele Europa med å få mest mulig ut av teknologien de benytter. fungerer som en serves as a global voice, global stemme, hovedtalsmann, anerkjent autoritet, akseptert leder og hovedsete for utdannelse av mennesker innen finans, med spesiell fokus på accounts payable, fordringer, utbetalinger, betaling av innkjøp, automatisering, datafangst og dokumentadministrasjon. RS Consulting er et globalt undersøkelsesbyrå som opererer i over 30 land på fem kontinenter. Deres erfarne forskere yter kvalitetsetterretning for noen av verdens største teknologibedrifter og departementer. and government departments. Om undersøkelsen 524 online intervjuer gjennomført i seks land i oktober 2011 Innspill fra økonomi- og regnskapsmedarbeidere i små og mellomstore bedrifter 61 % av bedriftene som ble intervjuet hadde medarbeidere Vi har forpliktet oss til å utvikle førsteklasses finansoperasjoner gjennom utdanning og utvikling av personale med global anerkjent og profesjonell kvalifikasjon. Denne undersøkelsen har kartlagt flere muligheter der effektivitet og effektivisering kan forbedres. Jo E. LaBorde, Executive Director, 2

3 Sammendrag Situasjon Små og mellomstore bedrifter i Europa fortsetter å møte et tøft og uforutsigbart miljø. Mange bedriftsledere ser etter en måte å redusere kostnadene ytterligere på, og konsentrere sine resurser om kjernevirksomheten. Det er fremdeles dyrt og vanskelig å oppnå kreditt og bedriftene må styre sin pengeflyt spesielt forsiktig. Økonomiavdelingene kan representere en stor verdi i dette turbulente landskapet, de kan få mer ut av leverandørforbindelsene, identifisere effektivitets- og vekstmuligheter i bedriften og kontrollere og lage gode prognoser for pengeflyten. Betydelige prosessutfordringer innenfor økonomifunksjonen hindrer imidlertid mange av dem i å oppnå dette. Utfordringene Mange økonomiavdelinger har tunge dokumentprosesser som begrenser dem og fører til at dyktige medarbeidere bruker tid på gjentatte, enkle oppgaver. Et betydelig antall er ikke i stand til å finne informasjon raskt eller de finner den ikke i det hele tatt. Den trege informasjonsflyten begrenser økonomiavdelingens evne til å legge verdi til bedriften og kan posisjonere den som et kostnadssenter i bedriften. For tiden har omtrent to femtedeler av økonomiavdelingene ingen automatisering av arbeidsflyten, i mindre bedrifter der tett styring av pengeflyten er avgjørende, er andelen enda større. Økonomiavdelingene ønsker å gjøre noe med dette, mer enn 75 % ser allerede etter programvare for å automatisere eller strømlinjeforme sine prosesser. De identifiserer Accounts Payable som et nøkkelområde for prosessforbedring, fordi prosessene fremdeles er dominert av papir og manuell innputt. Fordelene ved endring Mulighetene for forbedring innen Accounts Payable er utallige: Kontroll og synlighet av pengeflyten ved hjelp av raskere tilgang til betalingsinformasjon. Kostnads- og effektivitetsbesparinger mindre tid brukt på manuell behandling, færre feil og tvister, mindre tid på å lete etter eller bestille erstatningsdokumenter. Bedre forhold til leverandørene bedre synlighet kan redusere tap av rabatter og eventuelle renter ved sen betaling, og gjøre det enklere å finne ineffektiv kjøpsadferd. Høyere tilfredshet med arbeidsplassen kutte antall ikke-inntektsbringende, tidskrevende og gjentatte oppgaver. Mer åpenhet takket være mer komplette kontroller, færre tapte dokumenter og kontrollerte, ønskede endringer. Viktigheten av integrering Undersøkelsen fastslår at små og mindre økonomiavdelinger som implementerer den riktige miksen av integrert teknologi og prosessforbedringer, vil gi virksomheten en betydelig fordel fremfor konkurrentene. Uansett hvilke økonomiprosesser som er involvert integrering er viktig løsninger som er tatt i bruk eller benyttes isolert kan ha motsatt virkning. Personalets moral En uventet fordel ved automatisering er forbedringen i personalets moral ved at gjentatte, kjedelige oppgaver blir redusert, slik at de blir i stand til å gjennomføre mer utfordrende analyser og forskningsarbeid. 3

4 Informasjonsstyring i små og mellomstore økonomiavdelinger: det store bildet Klarlegge problemet Tunge dokumentprosesser som økonomiavdelingene styrer, krever kompetente medarbeidere, men oppgavene er ofte gjentatte rutineaktiviteter. En betydelig majoritet av økonomiavdelingene strever fremdeles med manuelle og ineffektive prosesser med liten eller ingen effektiv integrering. Mange bruker verdifull tid på å lete etter informasjon, korrigere feil eller bestille duplikatdokumenter. Økonomimedarbeidere bruker gjennomsnittlig mer enn en halvtime per dag på å lete etter arbeidsrelatert informasjon som dokumenter, e-post eller nettsider. Ofte er ikke dokumentene de trenger tilgjengelige. Synlighet Vi ser et voksende behov for mer og bedre informasjon på alle områder av forretningsaktiviteten, og det er viktig at denne informasjonen lett kan hentes frem og rapporteres på en pålitelig måte. Det er også et voksende internt behov etter som vi får behov for å analysere våre prosesser og prosedyrer for å få kostnadene ned. Hvor lang tid per dag bruker du på å lete etter arbeidsrelatert informasjon? (dvs. papirdokumenter, e-post, Internett, nettsider osv.) Grunnlag % <10 min min min min >121 min 12% 6% Gjennomsnitt: min 30% min 9% 9% 17% min Hvor ofte finner du ikke nødvendig informasjon på papir, lokale maskiner, delte maskiner, intranett eller i arkivet? Grunnlag % 16% 6% Gjennomsnitt: 5-9 % 18% 16% 10% <5% av tiden 5-9% av tiden 10-19% av tiden 20-29% av tiden 30-49% av tiden >50% av tiden 4

5 Klarlegge problemet fortsatt... Flere viktige økonomiprosesser forårsaker problemer en tredjedel av disse omfatter Accounts Payable aktivitet som fakturabehandling og registrering av nye leverandører. Tapte dokumenter og feil er en alvorlig utfordring. Sju av ti økonomimedarbeidere sier at minst en økonomiprosess gir dem problemer som fører til feilplasserte dokumenter og andre feil. 79 prosent tror at automatisering av minst en av disse prosessene ville gi betydelige fordeler. Dette forholdet er høyere i sektorer med mye papir og blant eldre økonomimedarbeidere. Hvilke prosesser gir deg mest bryderi? Grunnlag 524 Personalutgifter 24% Fakturabehandling 23% Kontroll 20% Mottatte fakturaer 15% Lønn 14% Registrering av ny leverandør Andre 3% 11% Hvor ofte ville du sagt at dokumenter ikke er tilgjengelige for umiddelbar referanse når det er behov for dem? Grunnlag % 23% 8% Gjennomsnitt: 5-9 % 22% 14% 4% <5% av tiden 5-9% av tiden 10-19% av tiden 20-29% av tiden 30-49% av tiden >50% av tiden 5

6 Hvordan små og mellomstore bedrifter reagerer Små og mellomstore bedrifter ser etter løsninger. Over halvparten av de som var med i undersøkelsen har installert systemer for dokumentadministrasjon, ERPsystemer eller program for prosessautomatisering for å bedre sine økonomi- og regnskapsprosesser. Bedrifter som har implementert et system for dokumentadministrasjon rapporterer gode resultater: 78 prosent sier det ga kostnadsbesparinger, 80 prosent sier det reduserte behovet for å skrive ut dokumenter og 86 prosent tror det har bedret sikkerheten. For de som bruker program for prosessautomatisering er bildet tilsvarende. 78 prosent tror at programvaren har forbedret forbindelsen med viktige interessenter og 84 prosent sier at programvaren har ført til kostnadsreduksjoner. Mer enn tre fjerdedeler ser etter en programvarebasert løsning som kan hjelpe dem å automatisere eller strømlinjeforme noen av eller alle økonomi- og regnskapsprosessene. Hovedfordelene som de forventet av en slik løsning er bedre produktivitet og effektivitet, fulgt av lavere kostnader og bedre styring av pengeflyten. Har din bedrift tenkt å kjøpe programvare som vil hjelpe dere å automatisere og strømlinjeforme noe av det følgende? Grunnlag 524 Accounts Payable Personalutgifter Andre regnskapsfunksjoner Mottatte fakturaer Lønn 35% 35% 34% 33% 32% Tenker ikke å kjøpe programvare 24% Integrering gjør forskjellen Små og mellomstore bedrifter må integrere sine prosesser for å utnytte alle fordelene ved dokumentautomatisering. Løsninger for dokumentadministrasjon og prosessautomatisering kan ikke alene løse alle problemene. 74 prosent av de som har en løsning for dokumentadministrasjon og 71 prosent av de som har program for prosessautomatisering finner fremdeles noen av sine papirbaserte prosesser problematiske. Kun en meget liten andel av økonomiavdelingene har en helt integrert og automatisert Accounts Payable prosess. 6

7 Veier fremover for Accounts Payable Situasjonen Accounts Payable funksjonen i små og mellomstore bedrifter er fremdeles dominert av store volum med papir og manuell håndtering. Det meste av dette gjelder fakturabehandling, håndtering av leverandørforespørsler og registrering av nye leverandører. 76 prosent sier at minst halvparten av deres fakturaer kommer i papirformat. Tre fjerdedeler av fakturaene tar det 10 dager eller mer å behandle, og seks prosent sier det tar mer enn 30 dager. Til tross for dette, har kun 39 prosent av bedriftene en løsning for automatisert fakturabehandling på plass, og kun 14 prosent har integrert sin løsning med sitt ERP-system. Hvor stor % av dine fakturaer kommer i papirformat? Grunnlag % 11% 7% 19% <20% 20-29% 30-49% 50-75% >75% 6% Utfordringene Flere av utfordringene innen Accounts Payable prosessen kan ha en viktig innvirkning på virksomhetens ytelse. Treg fakturabehandling grunnet feil, dokumenter som er borte og kompliserte leverandørforbindelser betyr dårlig synlighet av pengeflyten og ineffektiv innkjøpsadferd. Sen betaling kan føre til at man mister rabatt eller får strafferente. Det finnes en sannsynlig effekt på rapporteringen også, der man bruker mer tid på å lete etter og legge inn informasjon og har høyere margin på feil. Mer tid brukt på administrasjonsoppgaver påvirker også økonomiavdelingens effektivitet og den får ry som et kostnadssenter. Rapportering I en fersk undersøkelse gjort samtidig («Globale trender for datafangst innen Account Payable») viser 40 prosent av besvarelsene fra bedriftene at automatiserte teknologier gjør rapporteringsbehovet mye enklere. Reduserte kostnader I en fersk undersøkelse om datafangst innen Account Payable rapporterte 62 prosent av besvarelsene om en kostnadsreduksjon på opp til 25 prosent der det ble benyttet automatisert teknologi for datafangst. Hva er gjennomsnittstiden din bedrift bruker på å godkjenne og behandle en faktura? Grunnlag 447 8% 14% 34% 6% 9% 27% 8% <5 dager 5-7 dager 8-9 dager dager dager dager >30 dager 7

8 Daglig tid brukt per avdeling... skriving på nytt av feil fakturainformasjon i Account Payable systemet. Grunnlag % 9% 0-10 min min min >61 min 33% 4% Åpenhet Accounts Payable automatisering gir åpenhet og en fullstendig oversikt over tidligere transaksjoner, noe som tillater målrettet analyse som kan redusere avvik og bedre effektiviteten. Feil Å rette feil manuelt sinker prosessen. 46 prosent av økonomiavdelingene bruker mer enn 10 minutter per dag på å skrive feil fakturainformasjon om igjen i Accounts Payable systemet. Ca. fire prosent brukte mer enn en time per dag. Fakturaer som blir borte Majoriteten av økonomimedarbeiderne som ble intervjuet (53 prosent) rapporterte om minst to prosent forsvunne fakturaer, noe som krever at det lages en duplikat, mens åtte prosent sier at minst en av ti fakturaer blir borte. Tap av betalingsinformasjon på grunn av dårlig kontroll kan ha alvorlig innvirkning på åpenheten. Leverandørforbindelser Håndtering av leverandørtelefoner og forespørsler tar mye tid i Accounts Payable prosessen. Omtrent en av tre mottar mer enn 10 forespørsler om fakturabetaling hver dag. Det betyr mer enn forespørsler hvert år.* Mer enn en tredjedel bruker over en halvtime hver dag på disse oppgavene noe som blir 11 timer per måned, nesten åtte prosent av en vanlig medarbeiders arbeidstid.* Å registrere en ny leverandør tar også mye tid selv for de bedriftene som har en viss automatisering. En tredjedel av disse brukte mer enn 15 minutter på registreringen, mens seks prosent sier at det tar mer enn en time å registrere en ny leverandør. Kostnader Accounts Payable prosessene er et viktig område med muligheter for kostnads- og effektivitetsbesparelser. Dyktige medarbeidere bruker fremdeles betydelig tid på enkle oppgaver, finne og skrive informasjon på nytt, korrigere feil og håndtere leverandørforespørsler. Treg informasjon om pengeflyt (75 prosent av avdelingene mener at deres betalinger ligger 10 dager på etterskudd) kan svekke økonomiavdelingens evne til å opprettholde en innkjøpsordning som fungerer effektivt. Nøyaktighet Automatisering bidrar i vesentlig grad til reduksjon av feil innen Accounts Payable. En enkel skrivefeil kan forårsake betydelig problemer og ta lang tid å finne. Ved automatisering unngås menneskelig feil som gjøres når man er sliten eller blir distrahert. * Utregning basert på 22 arbeidsdager per måned, og en gjennomsnittlig arbeidsdag på sju timer 8

9 Daglig tid brukt på å besvare leverandørforespørsler/telefoner per avdeling. Grunnlag % 18% 0-10 min min min >61 min 37% 16% Løsningene I Europa har to femtedeler av små og mellomstore bedrifter ingen automatisering av arbeidsflyten for Accounts Payable prosessene. Generelt sett ønsker imidlertid 35 prosent av bedriftene å kjøpe programvare som vil hjelpe dem å strømlinjeforme og automatisere Account Payable prosessene. Dette antallet er enda høyere innen sektorer som håndterer mange papirdokumenter: 53 prosent av entreprenørfirmaene, 50 prosent av hjelpeorganisasjonene og 38 prosent av bedriftene innen bank og finansiering ser etter slik programvare. Undersøkelsen ga en følelse av at utfordringen hastet 77 prosent av de som var interessert i Accounts Payable programvare forventet å gjøre innkjøpet innen ett år. Hovedfordelene som de forventet fra investeringen var: Tettere styring av pengeflyten Bedre effektivitet og produktivitet Lavere driftskostnader Profil av topputøverne Accounts Payable automatisering hjelper nå mange kontorer å få mer effektiv drift. Undersøkelse fra viser hvordan topputøvere har endel felles egenskaper.* Høy utnyttelse av operativsystemer med delte tjenester for Accounts Payable behandling. Høy utnyttelsesbasert automatisert arbeidsflytløsning styrer flyten av elektroniske data og bilder på en effektiv måte i bedriften og gir nødvendig godkjenning og autorisering av betalingen. Eliminering av papirfakturaer fra leverandører og overgang til et høyere nivå av fakturaautomatisering. Gjennomsnittlig mottar topputøvere prosent av alle fakturaer elektronisk fra leverandørene. Høy bruk av automatisert/evaluert kvitteringsoppgjør (spesielt innen produksjon og produkt- og vareintensive Plass for forbedring Andelen av bedrifter uten en automatisert fakturaprosess og uten planer om å ta en i bruk, er alarmerende og representerer stort potensiale for forbedring. Automatisering gir de beste utøverne Flertallet av topputøverne i besvarelsene av Account Payable produktivitetsindeksen* - noe over 85 prosent - benytter en regelbasert automatisert arbeidsflytløsning. Med den styres flyten av elektroniske fakturadata og bilder på en effektiv måte i bedriften og gir nødvendig godkjenning og autorisering av betalingen. Accounts Payable miljøer). Gjennomsnittlig topputøvere bruker fremdeles ERS/ARS for mer enn ti prosent av fakturavolumet. Høy utnyttelse av avansert datafangst, dokumentskanning og optisk bokstavgjenkjenning (OCR) for digitalisering og konvertering av papirfakturaer til elektroniske data. Effektiv bruk av innkjøpskortprogrammer, P-kort, for å gjøre det lettere for medarbeiderne å gjøre rimelige og effektive engangsinnkjøp fra sjeldent brukte leverandører. Gjennomsnittlige topputøvere bruker P-kort for seks til åtte prosent av fakturavolumet. Bruk av elektroniskbaserte kataloger for nettbasert innkjøp og elektronisk oppgjør (P-kort eller ERS) fra leverandører for periodiske og store transaksjoner med kontraktspriser. * Accounts Payable produktivitetsindeks: referanseundersøkelse igangsatt av, februar

10 Konklusjoner Accounts Payable prosessene gir små og mellomstore økonomiavdelinger i Europa stort potensiale for forbedringer. Disse prosessene kan ha en direkte innvirkning på resultatene i form av dårlig synlighet på pengeflyten og ikke-optimal innkjøpsadferd. De har også en betydelig innvirkning når det gjelder å få en effektiv drift av økonomifunksjonen, der dyktige medarbeideres tid ofte blir brukt til regulære administrasjonsoppgaver. Med mindre tid til å bidra med verdi, kan økonomiseksjonen lett bli sett på som et kostnadssenter. Treg flyt på betalingsinformasjon skyldes lang behandlingstid. Tre fjerdedeler av små og mellomstore bedrifter bruker ti dager eller mer på å behandle fakturaene. Seks prosent bruker gjennomsnittlig mer enn 30 dager. Finans- og økonomidirektører har imidlertid nå lyst på forandring 35 prosent av bedriftene ønsker å kjøpe programvarebaserte løsninger som kan hjelpe dem å strømlinjeforme og automatisere Accounts Payable prosessene. Selv om mange har tatt i bruk en form for automatisering Accounts Payable optimalisert av Canon Canon leverer enkle, målrettede løsninger bygget rundt små og mellomstore bedrifters Accounts Payable behov. Ved å bruke en smartere kombinasjon av teknologi og ekspertise innen forretningsprosesser hjelper vi bedriften å få alle fordeler med en fullt ut integrert og automatisert løsning. av økonomiprosessene, er mange ikke i stand til å få fullt utbytte av dem mer enn 70 prosent opplever fremdeles problemer. Altfor ofte brukes disse nye systemene kun delvis, og de er ikke tilstrekkelig integrert med annen programvare. Vellykket automatisering krever en mer samlet tilnærming. Hva mener du ville være den største fordelen med automatisering av noen eller alle accounts prosessene? Grunnlag 398 Øke produktiviteten /effektiviteten 45% Redusere kostnader 24% Bedre styring av pengeflyt 20% Opprettholde samsvar og motvirke misligheter 6% Administrere leverandørforbindelser på en bedre måte 5% Mer informasjon Du kan finne ut mer om Accounts Payable løsningene som er spesielt designet for små og mellomstore bedrifter ved å besøke no/fakturabehandling. Eller du kan be om et uformelt møte med en Canon representant for å se hvordan en enkel løsning kan benyttes i din bedrift ved å ringe Fakturadata fangst Sjekk & match data Godkjenning Betaling Arkiv MOTTA FAKTURA I FLERE FORMATER DIGITALISERE INDEKSERE PRIORITERE MATCH PO, SJEKKE, LEVERANDØR, MERK VALUTA, UNNTAK MERVERDIAVGIFT AUTOMATISK FLERE GODKJENNERE FLERE KANALER BESVARE FORE- SPØRSLER RASKT GOD- KJENNE BETALE, EKSPORTERE DATA TIL ERP & LAGE RAPPORTER ARKIVERE & ANALYSERE Betalingssynlighet & åpenhet 10

11 Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Norsk utgave Canon Europa N.V Canon Norge AS Hallagerbakken 110 Postboks 33 Holmlia 1201 Oslo canon.no