PERSONVERNERKLÆRING FOR NORGESENERGI. 2. Hvordan behandles dine personopplysninger?

Transkript

1 PERSONVERNERKLÆRING FOR NORGESENERGI 1. Hvem er behandlingsansvarlig? Hallingkraft AS («vi») behandler personopplysninger om våre kunder, tidligere kunder og potensielle kunder, brukere av nettsider og applikasjoner. Vi er behandlingsansvarlig for all behandling vi gjør av personopplysninger. At vi er behandlingsansvarlig betyr at vi er forpliktet til blant annet å informere deg om hvordan vi benytter personopplysningene dine, og til å beskytte personopplysningene dine. Det er viktig for oss at du føler dine personopplysninger er trygge hos oss, og vår personvernerklæring skal gi deg informasjon om hvordan vi jobber for dette. I denne personvernerklæringen gir vi deg blant annet informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, og for hvilke formål vi behandler dem, hvilke tredjeparter som er involvert, informasjon om dine rettigheter og ikke minst hvordan vi sikrer informasjonen vi har om deg. Hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysningene er du velkommen til å ta kontakt med oss. Se kontaktinformasjonen helt nederst i personvernerklæringen. Der vi henviser til personvernlovgivningen har vi benyttet referanser til den nye personopplysningsloven som antas å tre i kraft 1. juli I mellomtiden må henvisningene forstås som henvisninger til de relevante bestemmelsene i dagens personopplysningslov. 2. Hvordan behandles dine personopplysninger? 2.1 Oppfylle avtaleforholdet Vi behandler personopplysninger i den grad det er nødvendig for å oppfylle avtaleforholdet. Det rettslige grunnlaget for slik behandling er personopplysningsloven 1, jf. EUs personvernforordning («GDPR») artikkel. 6 nr. 1 bokstav b. I punktene nedenfor har vi konkretisert formålene nærmere Oppstart og oppfølging av kundeforholdet Vi vil sikre deg som ny kunde en smidig og effektiv oppstart av tjenesten. Vi vil derfor behandle dine personopplysninger som navn, adresse, personnummer, mobilnummer, epostadresse og målernummer. Videre vil vi måtte dele enkelte personopplysninger med tredjeparter for å kunne levere de tjenestene og produktene du som kunde har bestilt. For eksempel for å kunne sende deg faktura og håndtere dine henvendelser Faktura og betaling For å sikre korrekt fakturagrunnlag og riktig fakturamottaker vil personopplysninger som navn, adresse, personnummer, epostadresse, efakturareferanse og kontonummer benyttes i faktureringen. Personopplysningene vil også kunne benyttes dersom det skulle oppstå eventuelle avvik eller innsigelser på fakturagrunnlaget.

2 2.1.3 Kundebehandling For å gi deg som kunde personlig, effektiv og god service, vil vi dokumentere dine kundehenvendelser. Vi har rutiner som sikrer at vi kun dokumenterer det som er nødvendig og relevant for sakens natur. Navn, adresse og kundenummer er eksempler på personopplysninger som benyttes Kundefordeler Noen av kundefordelene som er tilgjengelig for deg innebærer at du inngår en avtale med en tredjepart, for eksempel ved rabatt på en abonnementstjeneste. Denne avtalen vil vi ikke ha innsyn i, men vi kan bli bedt om å verifisere at du faktisk er kunde hos oss og dermed har krav på denne rabatten eller tilbudet hos det aktuelle selskapet. Dersom det er aktuelt vil vi verifisere dette med personopplysninger som navn og telefonnummer Verving Dersom du benytter deg av vervekampanjen vår vil dine personopplysninger, som navnet ditt, brukes i kommunikasjonen din med den du forsøker å verve. Vi er kun administrator av verveforsøket, mens du er avsender. Vervekampanjen er en kundefordel du får ta del i når du er kunde hos oss Avslutning av kundeforhold Dersom kundeforholdet avsluttes vil relevante personopplysninger som navn, adresse og målernummer behandles. Dette for å sikre at riktig kundeforhold avsluttes, og utestående beløp blir fakturert i sluttoppgjøret. 2.2 Nyhet- og informasjonsbrev Som kunde vil du jevnlig motta nyhets- og informasjonsbrev fra oss, hovedsakelig per e-post. Vi kan også sende deg markedsføring per SMS eller via andre elektroniske adresser du har oppgitt til oss. Nyhets- og informasjonsbrevene kan inneholde både nyttig informasjon fra oss knyttet til kundeforholdet ditt (for eksempel tips til hvordan du kan redusere strømregningen), og markedsføring av våre varer og tjenester som har en sammenheng med kundeforholdet. Som kunde hos oss har noen tilgang til fordeler fra ulike samarbeidspartnere vi har avtale med. Utsendelsene vil dermed også kunne inneholde informasjon om hvilke fordeler du kan benytte deg av. 2.3 Tilpasning og analyse Vi analyserer ditt forbruksmønster for blant annet å kunne sende råd og informasjon som er tilpasset deg og forbruket ditt. Videre vil vi gi våre kunder de beste tilbudene på tjenester og produkter knyttet til kundeforholdet. I denne forbindelse vil analysere informasjonen vi har om deg og din avtale for å sende deg personlige tilbud som er tilpasset deg som kunde. Behandlingsgrunnlaget for dette formålet er personopplysningsloven 1, jf. GDPR artikkel. 6 nr. 1 bokstav f, da vi mener det er i din interesse at denne typen informasjonen gjøres tilgjengelig for deg, samt at vi utvikler oss for å bli bedre. Du kan når som helst reservere deg, dersom du ikke ønsker at vi bruker dine personopplysninger til å sende tilpasset informasjon. Vi og våre samarbeidspartnere jobber hele tiden for å gi deg som kunde tilgang på nye spennende produkter og tjenester. Dersom du gir oss ditt samtykke, herunder personopplysningsloven 1, jf. GDPR artikkel. 6 nr. 1 bokstav a, vil vi bruke opplysningene om deg og ditt kundeforhold til å sende deg informasjon og tilbud relatert til andre produkter og tjenester enn de du allerede har.

3 Vi vil også kunne analysere dine personopplysninger, herunder bruksmønster for å videreutvikle produktene og tjenestene som vi leverer. Det rettslige grunnlaget for dette er personopplysningsloven 1, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Vi har behov for å bruke personopplysningene dine på denne måten for å kunne tilby konkurransedyktige og attraktive tjenester til våre kunder. Vi mener dette ikke medfører noen risiko for ditt personvern, da slike analyser vil ta utgangspunkt i aggregerte kundegrupper. 2.4 Behandling av personopplysninger med ditt samtykke I en del tilfeller trenger vi ditt samtykke for å behandle personopplysningene dine. Det gjelder blant annet hvis vi ønsker å sende deg markedsføring for produkter og tjenester som ikke er direkte knyttet til kundeforholdet ditt hos oss, dersom vi skal kunne fortsette å kommunisere med deg etter at kundeforholdet er opphørt, eller hvis vi ønsker å utlevere personopplysningene dine til tredjepart (for eksempel samarbeidspartnerne våre) slik at du kan kontaktes for eksklusive rabatter og tilbud. Hvis vi ber deg om ditt samtykke vil det alltid fremgå klart og tydelig hva vi ber om samtykke til og hvilke av dine personopplysninger vi ber om å få behandle. Husk at det alltid er frivillig å samtykke og at du når som helst kan trekke tilbake samtykker som du har gitt. 2.5 Kundeundersøkelser Det er viktig for oss å få dine tilbakemeldinger slik at vi kan forbedre vår service, tjenester og produkter. Derfor vil vi kunne benytte navn, telefonnummer og epostadresse for å sende deg kundeundersøkelser. Behandlingsgrunnlaget for dette formålet er personopplysningsloven 1, jf. GDPR artikkel. 6 nr. 1 bokstav f, fordi vi har en sterk interesse av å få vite hvordan kundene våre opplever oss. 3. Hvilke personopplysninger behandles Fornavn Etternavn Personnummer Mobilnummer Faktura- og leveringsadresse E-postadresse Målernummer og MPID IP-adresse KID-nummer og efakturareferanse Kontonummer Kundenummer 4. Hvor hentes opplysningene fra? 4.1 Kundeforhold Når du registrerer deg som kunde hos oss oppgir du dine personopplysninger. Dersom vi trenger mer enn du har oppgitt, eller vi må verifisere at vi har korrekt informasjon for å oppfylle avtalen med deg, henter vi ut supplerende opplysninger via oppslagsverk som Bisnode og Nubix.

4 4.2 Våre samarbeidspartnere Dersom du inngår en avtale med en av våre samarbeidspartnere og ønsker å bli kontaktet av oss for et godt tilbud vil vi få tilsendt den informasjonen vi trenger for å gjøre dette. I disse tilfellene skal du ha gitt ditt samtykke til vår samarbeidspartner for at de skal kunne dele informasjonen din med oss. 5. Utlevering av opplysningene til tredjeparter Vi bruker troverdige leverandører og systemer for å støtte ulike prosesser. Disse må følge høye sikkerhetsstandarder for databeskyttelse. Vi deler kun informasjon som er nødvendig for å oppfylle avtalen din. Leverandørene er bundet av kontrakt til å bevare informasjonen konfidensielt og følge våre instrukser for behandling og sletting. Leverandørene av systemene har ikke innsyn i personopplysninger som behandles i systemene, dersom dette ikke er eksplisitt nevnt i oversikten nedenfor. Utover dette vil vi kun dele dine personopplysninger dersom du har gitt oss ditt samtykke. 5.1 Kundefordeler gjennom samarbeidspartnere Gjennom ditt kundeforhold med oss kan du ha krav på en rekke kundefordeler. I noen tilfeller vil våre samarbeidspartnere måtte verifisere ditt kundeforhold med oss, og vi vil da dele enkelte personopplysninger som navn og kundenummer. Dette gjøres utelukkende for at du skal få dine kundefordeler, dersom du ønsker å benytte deg av disse. 5.2 Produkter som innebærer avtaleinngåelse med en tredjepart Dersom du inngår en avtale med en tredjepart, som med noen av våre fordelsprodukter og avtaler, vil vi utlevere informasjon som er nødvendig for at tredjeparten, og dermed også for oss, skal kunne levere på avtalen. Se nærmere vilkår i de konkrete produktene der dette er gjeldende. 5.3 Databehandlere Kommunikasjon og behandling av dine henvendelser Vårt kundesenter benytter kontaktsenterløsningen Puzzle i dialogen med deg på telefon og epost. Når du kontakter kundesenteret vil ditt telefonnummer og din e-postadresse registreres i systemet, avhengig av om du ringer eller sender e-post. Vi benytter Outlook til å besvare dine forespørsler via mail. For å kunne svare på mailen din må vi bruke e-postadressen din og e-postens innhold. Når det gjelder kommunikasjon med deg via SMS bruker vi mobilbyrået Link Mobility. Telefonnummeret ditt er opplysningen som brukes her Annonsering, salg og oppstart Vi bruker personopplysninger mot Adwords og Facebook for å unngå at du som kunde blir eksponert for unødig reklame på Facebook og ellers på nettet. I forbindelse med dette brukes navn og e- postadresse. Vi bruker Bisnode til kvalitetssikring av opplysningene vi har hos oss eller som vi har fått av tredjeparter. Bisnode fungerer da som et oppslagsverk, og personopplysninger som hentes ut eller kvalitetssikres er blant annet navn, adresse og telefonnummer Vår nettside Bewide AS er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet For å logge inn på vår fritidsportal må du oppgi e-postadresse og et passord du har fått eller laget selv.

5 5.3.4 Fakturering Vi bruker Hafslund Tellier som leverandør i forbindelse med fakturering, purring og avvikshåndtering. For å kunne fakturere deg benyttes blant annet navn, adresse, målerinformasjon og betalingsinformasjon. Vi bruker Solvencia som innkassoleverandør. Solvencia får innsyn i fakturainformasjon og kontaktinformasjon for at de skal kunne utføre tjenesten på vegne av oss. 5.4 Andre behandlingsansvarlige Alle strømleverandører, oss inkludert, må utveksle informasjon med den lokale netteieren din for å kunne levere strøm, fakturere og avslutte avtaler. Netteieren er også ansvarlig for å samle inn målerdata og videreformidle dette til oss slik at vi fakturerer på riktig grunnlag. På samme måte er alle strømselskaper lovpålagt til å dele informasjon med Elhub, et bindeledd for kommunikasjon mellom netteier og strømselskap, som er under utvikling av Statnett. Informasjonen som utveksles er blant annet målernummer, målerdata og personalia. 6. Hvordan sikres, slettes og arkiveres opplysningene 6.1 Sikring av dine personopplysninger Vi har rutiner for å sikre at behandling av dine personopplysninger til enhver tid er i tråd med legitime behandlingsgrunnlag. I tillegg har vi avtaler med samtlige samarbeidspartnere og leverandører for å sikre at dine personopplysninger behandles på en trygg og forsvarlig måte. Vi har også kontraktfestede sletterutiner slik at dine personopplysninger slettes hos tredjeparter når det ikke lenger er noe grunnlag for oppbevaring. I våre egne systemer har vi slette- og anonymiseringsrutiner som gjør at du ikke kan identifiseres som kunde dersom vi ikke har behandlingsgrunnlag for dette. Vi vil ikke oppbevare eller behandle dine personopplysninger når behandlingsgrunnlaget ikke er tilstede. Vi har dessuten implementert nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysningene til enhver tid er forsvarlig beskyttet. 6.2 Samtykkebasert behandling av personopplysninger I de tilfeller der behandlingsgrunnlaget knyttes til et samtykke, vil vi kun behandle personopplysninger dersom du har gitt et aktivt og eksplisitt samtykke. Dersom samtykket trekkes tilbake vil personopplysningene knyttet til det enkelte samtykket ikke lenger benyttes til dette formålet. 6.3 Sletting og oppbevaring I henhold til personopplysningsloven 1, jf. GDPR artikkel 17 vil vi ikke lagre dine personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Når kundeforholdet ditt er avsluttet slettes personopplysninger hos de tredjeparter som ikke er pliktig til å beholde disse i henhold til lovgivning. Oppbevaring av personopplysninger, som dine henvendelser og dialog med oss, vil gjøres i 3 år etter avsluttet kundeforhold, i tråd med alminnelig foreldelsesfrist. Dette for å kunne behandle eventuelle endringer, innsigelser eller avvik etter opphør. Etter 3 år vil vi slette personopplysninger knyttet til disse formålene. I henhold til Bokføringsloven 13, 2. skal visse opplysninger, som kontrakt og fakturagrunnlag med blant annet navn, adresse og målernummer, lagres i 5 år etter kundeforholdet er avsluttet. Vi har rutiner for å sikre tilgangsstyring på personopplysningene i denne perioden, og kun autoriserte brukere vil få adgang til dine opplysninger, dersom det skulle bli nødvendig. Etter oppbevaringstiden på 5 år vil vi ha slettet og/eller anonymisert alle personopplysninger som kan identifisere deg som kunde.

6 6.4 Angrerett, annullering eller tilbud som ikke er besvart Dersom du angrer en bestilling hos oss eller bestillingen var feil og blir annullert, vil vi oppbevare personopplysningene i bestillingen i inntil 30 dager for å kunne kvalitetssikre saken og avdekke eventuelle feil, samt besvare din henvendelse dersom du har spørsmål rundt dette. Dersom du har bedt om et tilbud og ikke besvarer dette innen 30 dager vil bestillingen bli inaktiv og slettes etter nye 30 dager. Her legger vi også kvalitetssikring og henvendelse fra deg som grunnlag for oppbevaringen. Dersom det ved angring eller annullering produseres en faktura, enten denne skal betales eller tapsføres, er vi pliktig til å oppbevare noen av personopplysningene i henhold til lovgivning. Kontrakt, fakturagrunnlag og de personopplysninger knyttet til dette vil oppbevares i 5 år, jf. Bokføringsloven 13, 2. I tråd med alminnelig foreldelsesfrist vil vi oppbevare logg med dialog og henvendelser i 3 år. 7. Dine rettigheter Du har en rekke rettigheter overfor oss som behandlingsansvarlig for dine personopplysninger. Du har blant annet: Rett til innsyn i bruk av dine personopplysninger (personopplysningsloven 1, jf. GDPR artikkel 15), Rett til utlevering av dine personopplysninger (personopplysningsloven 1, jf. GDPR artikkel 20) Rett til å fremme en innsigelse (personopplysningsloven 1, jf. GDPR artikkel 21) Rett til å be om korrigering av opplysninger (personopplysningsloven 1, jf. GDPR artikkel 16) Rett til å få dine personopplysninger slettet eller at behandlingen begrenses (personopplysningsloven 1, jf. GDPR artikkel 17 og 18) 7.1 Klage Du har rett til å klage til Datatilsynet på vår behandling av dine personopplysninger. Vi oppfordrer deg likevel til alltid å ta kontakt med oss først. 7.2 Krav til legitimering Hvis du ber om for eksempel innsyn i dine personopplysninger må vi vite at det faktisk er deg som spør. På vår hjemmeside vil du bli bedt om å verifisere deg ved bruk av skjema for korrigering og utlevering av personopplysninger. 7.3 Cookies Du som bruker skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven 2-7b. Les mer om vår bruk av cookies her.

7 8. Kontaktinformasjon E-post: Telefon: Postadresse: Sundrejordet 4, 3570 Ål