JOURNALFØRING AV POST

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "JOURNALFØRING AV POST"

Transkript

1 JOURNALFØRING AV POST OG OPPFØLGING AV HENVENDELSER Gausdal kommune Innlandet Revisjon IKS Rapport /RG

2 FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet Journalføring av post og oppfølging av henvendelser som er gjennomført på oppdrag av kontrollutvalget i Gausdal kommune. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Kontrollutvalget har ansvaret for å påse at det føres kontroll med at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (Kommunelovens 77. nr 4). Prosjektarbeidet er utført høsten 2014 av forvaltningsrevisorene Reidun Grefsrud og Anne Live Jensvoll. Reidun Grefsrud har vært oppdragsansvarlig. Anne Live Jensvoll sluttet og Reidun Grefsrud overtok deretter og fullførte prosjektarbeidet. Rapporten er kvalitetssikret av daglig leder Bjørg Hagen. Vi takker for samarbeidet med administrasjonen. Vi vil spesielt rette en takk til arkivansvarlig Randi Stetrud for god informasjon om systemer og rutiner og bistand til å søke fram dokumenter i ESA. Utkast til rapport ble sendt rådmannen til uttalelse Utkastet ble gjennomgått på møte med rådmannen 11.2 og revisjonen gjorde etter dette enkelte endringer i rapporten. Revidert utkast ble deretter sendt rådmannen Svaret fra rådmannen er vedlagt rapporten. Lillehammer, februar 2015 Reidun Grefsrud Oppdragsansvarlig Innlandet Revisjon IKS Side 2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 SAMMENDRAG INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS BESTILLING FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER KILDER FOR REVISJONSKRITERIER METODE DOKUMENTANALYSE INTERVJU STIKKPRØVEKONTROLL VERIFISERING AV DATA OG VURDERING AV PÅLITELIGHET OG RELEVANS SKRIFTLIGE RUTINER OG PROSEDYRER PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER BESKRIVELSE AV ORGANISERING, RUTINER MV REVISJONENS VURDERINGER KONKLUSJONER JOURNALFØRING I PRAKSIS PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER UNDERSØKELSE AV PRAKSIS REVISJONENS VURDERINGER KONKLUSJONER ANBEFALINGER SVAR PÅ HENVENDELSER PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER PRAKSIS REVISJONENS VURDERINGER KONKLUSJONER ANBEFALINGER REFERANSER VEDLEGG RÅDMANNENS UTTALELSE Innlandet Revisjon IKS Side 3

4 SAMMENDRAG Problemstillinger Innlandet Revisjon IKS har med utgangspunkt i bestilling fra kontrollutvalget gjennomført en forvaltningsrevisjon av prosedyrer og rutiner for journalføring og oppfølging av skriftlige henvendelser i Gausdal kommune. Revisjonen har undersøkt følgende hovedproblemstillinger: 1. Skriftlige rutiner Er kommunens skriftlige rutiner og prosedyrer for oppfølging av skriftlige henvendelser som kommer inn til kommunen i tråd med lovregler om journalføring og evt. svar/foreløpig melding? 2. Journalføring a)har kommunens enheter kunnskap om hva som skal journalføres? b)følger kommunens enheter gjeldende bestemmelser om hva som skal journalføres? 3. Svar på henvendelser a) Har kommunens enheter kunnskap om forvaltningslovens regler om foreløpig svar og kommunens alminnelige veiledningsplikt? b) Besvarer kommunen henvendelser i tråd med forvaltningslovens regler om foreløpig svar? Gjennomføring Revisjonen har gjennomgått dokumentasjon knyttet til journalføring og saksbehandling i Gausdal kommune. Videre har vi intervjuet ledere i et utvalg enheter. I en av enhetene har vi også intervjuet saksbehandlere. Revisjonen har også tatt stikkprøver for å undersøke registrering av saker og praksis for å gi tilbakemelding på skriftlige henvendelser. Revisjonskriterier Forvaltningsloven og arkivloven med forskrifter er sentrale kilder for revisjonskriterier i denne forvaltningsrevisjonen. Kommunen skal føre en eller flere journaler som gir systematiske opplysninger og fortløpende registrering av inn- og utgående dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og som har verdi som dokumentasjon. Henvendelser til kommunen skal besvares uten ugrunnet opphold. Dersom det tar uforholdsmessig lang tid før kommunen kan svare, skal kommunen gi foreløpig melding til avsenderen med informasjon om hvorfor saken ikke kan behandles før og om mulig når svar kan påregnes. Hvis henvendelsen gjelder en sak hvor kommunen skal treffe et enkeltvedtak, skal slik melding gis dersom vedtak ikke kan treffes i løpet av fire uker fra saken kom inn. Konklusjoner Rutiner Gausdal kommune har etter revisjonens syn gode og omfattende rutiner for postbehandling og journalføring. Så langt vi har undersøkt, mener vi kommunens rutiner er i samsvar med arkivloven med forskrifter når det gjelder bestemmelser om åpning, journalføring og fordeling og oppfølging av post. Innlandet Revisjon IKS Side 4

5 Journalføring Ledere og saksbehandlere er kjent med rutinene for postbehandling og journalføring og de oppgir at de sjelden er i tvil om hva som skal journalføres. Ledere og saksbehandlere tar kontakt med arkivleder for veiledning når de er i tvil eller det er noe de lurer på. Det gis opplæring for nyansatte det også tas gjennomgang av regelverk og rutiner ved behov i den enkelte enhet eller på det enkelte fagområde. Etter revisjonens vurdering har Gausdal kommune en godt fungerende arkivtjeneste som bidrar til at journalføring og dokumentbehandling skjer i tråd med regelverk og rutiner. Det er blitt mer og mer vanlig å motta dokumenter på e-post og kommunen har rutiner for postbehandling og journalføring av e-post som er godt kjent av ledere og saksbehandlere. Revisjonens inntrykk er at saksbehandlere og ledere i hovedsak sørger for at henvendelser på e-poster og sms er blir journalført dersom de skal saksbehandles. Ved flere av skolene brukes fagsystemet Extens til journalføring av elevpermisjoner. Siden søknader om permisjoner skal saksbehandles, er slike søknader journalføringspliktige og bør derfor journalføres i ESA. Svar på henvendelser Ledere og saksbehandlere gir inntrykk av at de har kjennskap til forvaltningslovens regelverk om foreløpig svar og den alminnelige veiledningsplikten. Det er ikke generelle rutiner for saksbehandlingen i Gausdal kommune, men enhetene forholder seg til regelverk og rutinebeskrivelser for de saksområdene som de arbeider på. Det er varierende praksis i kommunen når det gjelder å gi skriftlig foreløpig svar. Gjennomgangen vår viser at enkelte enheter har en god praksis i samsvar med regelverket. Revisjonen mener at det burde vært gitt foreløpig svar i noe større utstrekning enn det vår gjennomgang har vist at blir gjort. Siden det ikke er noe formkrav til hvordan et foreløpig svar kan gis, mener revisjonen at det kan være tilstrekkelig i henhold til loven at et foreløpig svar kan gis muntlig eller i sammenheng med f.eks et vurderingsbesøk. Denne kontakten bør i tilfelle dokumenteres. Gausdal kommune har i sine tjenestebeskrivelser informert søkere om omsorgstjenester om at det vil bli gitt skriftlig foreløpig svar når saksbehandlingstiden overstiger en måned. Vår undersøkelse viser at det ikke er samsvar mellom tjenestebeskrivelsene og praksis om ikke å gi skriftlig foreløpig svar annet enn i ferietida. Anbefalinger Revisjonen anbefaler at kommunen går gjennom rutiner og praksis for å gi foreløpig svar for å sikre at praksisen tilfredsstiller forvaltningslovens krav og egne tjenestebeskrivelser. Når det gjelder journalføringspraksis anbefaler vi at: Søknader om permisjoner ved skolene bør journalføres i ESA slik at det blir lik praksis ved alle skolene. Postrutinene og praksis ved Tildelingskontoret bør gås gjennom for å få samsvar mellom rutine og praksis når det gjelder å skrive ut postlister fra Gerica. Innlandet Revisjon IKS Side 5

6 1. INNLEDNING 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING Som en oppfølging av «Plan for forvaltningsrevisjon » bestilte kontrollutvalget i møte 11. desember 2013 en orientering om kommunens rutiner for journalføring. Denne orienteringen ble gitt i møte 4. februar 2014 av arkivansvarlig i Gausdal kommune. I kontrollutvalgssekretariatet saksframstilling om temaet til møte i utvalget 7. mai 2014 går det fram at Gausdal kommune synes å ha god oversikt over aktuelle lover og regler. I og med at en kommune er en stor organisasjon med flere «ytre» enheter, dvs. tjenesteområder som skoler, barnehager og sykehjem, ble det vist til at oppfølging av post kan være en større utfordring for disse tjenesteområdene enn i sentralarkivet. Sekretariatet foreslo et prosjekt som vurderer om det er etablert et system som sikrer at henvendelser til alle kommunens enheter blir behandlet og dokumentert på en betryggende måte. Revisjonen laget etter dette en foranalyse med forslag til en prosjektplan som ble lagt fram for kontrollutvalget i møte 11. juni 2014 som sak 14/14. Det ble fattet følgende vedtak: 1. «Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet «Journalføring av post og oppfølging av henvendelser til kommunen» fra Innlandet Revisjon IKS. 2. Forvaltningsrevisjonsprosjektet gjennomføres med ca. 200 timer og starter opp i løpet av høsten 2014.» 1.2 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Formålet med revisjonen har vært å undersøke om kommunen har etablert et system som sikrer at henvendelser til kommunen blir journalført og besvart i samsvar med gjeldende regelverk. Følgende problemstillinger undersøkes i denne revisjonen: 1. Skriftlige rutiner og prosedyrer a) Er kommunens skriftlige rutiner og prosedyrer for oppfølging av skriftlige henvendelser som kommer inn til kommunen i tråd med lovregler om journalføring og evt. svar/foreløpig melding? 2. Journalføring a) Har kommunens enheter 1 kunnskap om hva som skal journalføres? b) Følger kommunens enheter gjeldende bestemmelser om hva som skal journalføres? 3. Foreløpig svar a) Har kommunens enheter kunnskap om forvaltningslovens regler om foreløpig svar og kommunens alminnelige veiledningsplikt? b) Besvarer kommunen henvendelser i tråd med forvaltningslovens regler om foreløpig svar? 1 I foranalysen ble begrepet «ytre enheter» brukt fordi dette begrepet er benyttet i arkivplanen, bl.a. s. 8 og 9. Innlandet Revisjon IKS Side 6

7 I problemstilling 1) har vi kun vurdert skriftlige rutiner for postbehandling og journalføring, siden det ikke finnens generelle skriftlige rutiner som gjelder svar på henvendelser. I problemstilling 3 b) har vi fokusert på om kommunen besvarer skriftlige henvendelser i samsvar med forvaltningslovens regler om foreløpig svar. Vi har ikke undersøkt hvordan kommunen overholder den generelle veiledningsplikten i praksis siden det ikke foreligger dokumentasjon på dette. Undersøkelsen er bredt anlagt og vi har forsøkt å finne ut av hva som er «gjengs praksis» når det gjelder journalføring og foreløpig svar i kommunen. Dette betyr at vi ikke har kunnet gå detaljert inn på det enkelte fagområde. 1.3 KILDER FOR REVISJONSKRITERIER Med revisjonskriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, faglige standarder mv som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp noen autoritative standarder som kommunens praksis kan måles opp mot og som er grunnlaget for revisjonens vurderinger. Offentlighetsloven, arkivloven og forvaltningsloven med forskrifter er sentrale kilder for revisjonskriterier i denne forvaltningsrevisjonen. Vi har også benyttet anerkjent litteratur som bidrar til å tolke regelverket. Her har vi særlig benyttet oss av «Arkivhåndboken for offentlig forvaltning», skrevet av Ivar Fonnes og utgitt av Kommuneforlaget, 2. utg, 2. opplag For problemstilling 2 har vi også benyttet kommunens postbehandlingsrutiner som revisjonskriterier og for problemstilling 3 er også kommunens tjenestebeskrivelser benyttet der disse sier noe om saksbehandlingstid og foreløpig svar. Konkrete revisjonskriterier er utredet for hver problemstilling i kapitlene 3-5. Innlandet Revisjon IKS Side 7

8 2. METODE Prosjektet er gjennomført i samsvar med Norges kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Oppstartbrev ble sendt rådmannen og oppstartmøte ble holdt 14. august. På oppstartmøtet deltok rådmann Rannveig Mogren, arkivleder Randi Stetrud og kvalitetsrådgiver Ole Sveen fra kommunen og forvaltningsrevisor Anne Live Jensvoll fra Innlandet Revisjon. 2.1 DOKUMENTANALYSE Revisjonen har gått gjennom dokumentasjon av rutiner og praksis knyttet til arkivering, journalføring og saksbehandling. Dette omfatter både overordnede dokumenter, retningslinjer som gjelder felles for hele kommunen og prosedyrer på avdelings- eller enhetsnivå for utvalgte enheter. Se referanselisten for en oversikt over dokumentasjonen som er gjennomgått. Gausdal kommunes arkivplan er en del av dokumentanalysen. Vår dokumentgjennomgang er basert på utskrift av arkivplanen 8.august INTERVJU Revisjonen har gjennomført intervju med ledere og ansatte i Gausdal kommune med ansvar for arkivfunksjoner og oppfølging av henvendelser. Revisjonen valgte ut de enhetene som undersøkelsen omfatter etter oppstartsmøte med rådmannen. Fire av de undersøkte enhetene ble valgt etter forslag fra rådmannen. En enhet ble valgt av revisjonen etter at intervju var gjennomført i de fire første tjenesteområdene. Ved enkelte av intervjuene deltok også andre medarbeidere i enheten. Ved Teknisk enhet valgte vi å intervjue to saksbehandlere i tillegg til leder siden denne enheten har spesielt mange ulike sakstyper og mange saksbehandlere. Til sammen foregår en stor del av kommunens saksbehandling i de 5 enhetene vi valgte ut. Følgende enheter og intervjupersoner er valgt ut: Leder for arkivet; Randi Stetrud Barn og familie v/ enhetsleder Nina Hjelmstad Teknisk enhet v/ enhetsleder Torbjørn Furuhaugen. I tillegg intervjuer med 2 saksbehandlere. Engjom skole v/rektor Hilde Furuset Slåen Tildelingskontoret v/ leder Hilde Waaler. Landbrukskontoret v/ enhetsleder Carl Olav Holen. Alle enhetslederne har tilgang til det felles sak/arkivsystemet ESA. 2 av de 5 enhetene bruker i hovedsak fagsystemer til journalføring. 1 av de 5 enhetene er lokalisert utenfor rådhuset. Det ble først gjennomført 8 intervjuer. Deretter ble det gjennomført ytterligere 3 intervjuer med Tildelingskontoret, Barn og familie og Arkivet for å gå gjennom journalføring og svar på henvendelser i konkrete saker. Innlandet Revisjon IKS Side 8

9 2.3 STIKKPRØVEKONTROLL I tillegg til intervjuer og dokumentanalyse av rutiner mv ønsket vi å dokumentere kommunens praksis når det gjelder journalføring og svar på henvendelser. Journalføring Vi har innhentet oversikter over dokumenter sendt ut fra Fylkesmannen i Oppland til Gausdal kommune og fra Oppland fylkeskommune til Gausdal kommune i perioden På basis av disse oversiktene ble det tatt stikkprøver som ble avstemt mot registrerte inngående dokumenter i kommunens postliste. Arkivleder har deretter bistått revisjonen i en gjennomgang av manglende registrerte dokumenter for å undersøke grunnen til at dokumenter ikke er registrert. Siden vi kun har intervjuet rektor ved en av skolene og ønsket mer kunnskap om skolenes journalføringspraksis, fikk vi bistand fra arkivleder til å søke fram alle innkomne journalførte dokumenter fra hver av skolene i perioden Svar på henvendelser Vi har gjennomført flere stikkprøvekontroller av om journalførte henvendelser til kommunens ulike enheter er besvart. Vi har undersøkt svar på skriftlige henvendelser (søknader) til Tildelingsenheten ved søk i fagsystemet Gerica og svar på henvendelser til Barn og familieenheten ved å se på svar på søknader om spesialundervisning i fagsystemet PPI. Vi har søkt i kommunens sak- arkivsystem ESA for å undersøke svar på henvendelser for et utvalg av saker i Teknisk enhet og Landbruksavdelingen. Vi har også gjort noen søk på tvers av enhetene på grunnlag av «fritekstsøk». Vi har søkt på dokumenter som gjelder «foreløpig svar», «Tilskudd» og «klager». Alle søkene er foretatt for VERIFISERING AV DATA OG VURDERING AV PÅLITELIGHET OG RELEVANS Det har blitt skrevet referater fra intervjuene som er sendt til de som er intervjuet for gjennomlesing og kommentarer. Faktaframstillingen i kapittel 3, 4 og 5 er dessuten sendt til de enhetslederne vi har intervjuet og til arkivleder til gjennomlesing og kommentarer før endelig utkast ble skrevet og sendt rådmannen til uttalelse. Rapportutkastet ble gått gjennom på møte med rådmann og arkivleder og revisjonen gjorde på grunnlag av gjennomgangen noen endringer i rapportutkastet. Kommunens uttalelse ble utarbeidet på grunnlag av revidert høringsutkast og er vedlagt rapporten. Det er vanskelig å bruke stikkprøver for å finne «bevis» for om kommunens journalføring er fullstendig, siden det er vanskelig å vurdere hva som eventuelt mangler. Det har også vært noen utfordringer med å ta stikkprøver for å belyse praksis når det gjelder foreløpig svar. Dette gjelder særlig i Tildelingsenheten. Dette er beskrevet i kapittel 5. Det viste seg vanskelig å dokumentere om det var gitt foreløpig eller endelig svar på en henvendelse uten å gå inn i den enkelte sak, noe som er svært ressurskrevende. Stikkprøveutvalget representerer derfor kun en liten del av den dokumentasjonen som er lagret i arkivet. Revisjonen mener likevel at stikkprøver og intervjuer samlet sett gir oss en pekepinn på praksis for journalføring og oppfølging av henvendelser i Gausdal kommune. Innlandet Revisjon IKS Side 9

10 3. SKRIFTLIGE RUTINER OG PROSEDYRER 3.1 PROBLEMSTILLING Vi har følgende problemstilling: Er kommunens skriftlige rutiner og prosedyrer for oppfølging av skriftlige henvendelser som kommer inn til kommunen i tråd med lovregler om journalføring og evt svar / foreløpig svar? 3.2 REVISJONSKRITERIER Ansvar, organisering og arkivplan Arkivansvaret er en del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen i henhold til 23 i kommuneloven (jfr 1-1 i arkivforskriften). Arkivarbeidet skal som hovedregel utføres av en egen enhet under ledelse av en arkivansvarlig. Arkivtjenesten skal være felles for organet. (jfr 2-1). Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer mv som gjelder for arkivarbeidet (jfr 2-2). Rutiner for behandling av post og saksdokument I Fonnes 2 Arkivhåndboken for offentlig forvaltning, deles behandlingen av innkommet post inn i fire hovedfaser 3 ; 1. Mottak og åpning av post, herunder arkivbegrensning. Inngående post skal leveres arkivtjenesten ( 3-1 i forskriften). Kommunen må legge opp rutiner for å håndtere ulike varianter av postmottak. Det går fram av 3-2 at dokumenter mottatt eller sendt som e-post skal behandles på samme måte som andre saksdokumenter. Kommunens e-postmottak skal åpnes av arkivet. 2. Tilknytning av innkommet saksdokument til organets arkivsystem. Deretter skal innkomne dokumenter knyttes til riktig sak i arkivsystemet og registreres i journalen. Saksdokument skal alltid registreres i journalen før de går til saksbehandling(j.fr 3-5). 3. Behandlingsfasen fordeling, dokumentproduksjon og oppfølging. Innkomne saksdokumenter går så til saksbehandling. Arkivtjenesten må sørge for rutiner for fordeling til de behandlende instanser. 4. Ekspedering, avskrivning og avsluttende arkivering. Etter avsluttet saksbehandling skal det dokumentet som var opphavet til saksbehandlingen avskrives i journalen (jfr 3-8). Den som har denne oppgaven må sørge for at avskrivningsmetode blir markert i sak- arkivsystemet. Det skal til fastsatt tid tas ut oppgave over saker som ikke er ferdigbehandlet (restanseliste)( 3-7). Organets ledelse må ta stilling til når det skal tas ut restanselister og hvordan restansekontrollen skal følges opp i forhold til den enkelte saksbehandler. 2 Ivar Fonnes: Arkivhåndboken for offentlig forvaltning, Kommuneforlaget, 2. utgave Denne inndelingen bygger på kapittel III i arkivforskriften som omhandler arkivrutiner. Del A omhandler behandling av post og saksdokument. Innlandet Revisjon IKS Side 10

11 Journalføringsplikt. Riktig journalføring er bl.a. nødvendig for at innsynsretten skal kunne gjennomføres og virke etter sitt formål. Etter offentlighetsloven 4 10 første ledd har virksomheter som er omfattet av loven, herunder kommuner, plikt til å føre journal etter reglene i arkivloven 5 med tilhørende forskrift. Det går frem av arkivforskriften 2-6 at et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter i sakene organet oppretter. Videre i samme bestemmelse er det spesifisert hvilke typer dokumenter kommunen er forpliktet til å journalføre, hvilke som kan journalføres dersom kommunen finner det tjenlig og hvilke kommunen ikke skal journalføre. Dokumenter som ikke skal journalføres framgår av arkivforskriften 3-18 første ledd og Offentlige organer har plikt til å føre en eller flere journaler som gir systematiske opplysninger og fortløpende registrering av inn- og utgående dokumenter, dersom dokumentet regnes som saksdokument for organet etter offl. 4 6, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Med dokument menes «ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande» 7. Journalføringsplikten gjelder derfor også e-poster, evt. SMS og henvendelser på sosiale medier dersom henvendelsene er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. At dokumentene skal være saksdokumenter for organet innebærer i hovedsak en avgrensning mot dokumenter som ikke gjelder kommunens ansvarsoppgaver, men er kommet inn til noen i kommunen som privatperson eller tillitsvalgt. Med saksbehandling menes «vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller vedtak» 8. Konkrete revisjonskriterier Vi har i våre vurderinger lagt til grunn følgende: Rutinene bør beskrive oppgavefordelingen og ansvarsforholdet mellom sentralarkivet og de andre enhetene når det gjelder behandling og oppfølging av post, jfr kapittel III, del A i arkivforskriften. Rutinene bør være i samsvar med 2-6 i arkivforskriften når det gjelder hvilke typer dokumenter kommunen er forpliktet til å journalføre. 4 Lov 19. mai 2006 nr Lov 4. desember 1992 nr Følgende definisjoner framgår av bestemmelsen: Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt. 7 Jfr arkivloven 2. 8 Se Oversikt over arkivbegreper Innlandet Revisjon IKS Side 11

12 3.3 BESKRIVELSE AV ORGANISERING, RUTINER MV ORGANISASJONSKARTET I GAUSDAL KOMMUNE I 2003 innførte Gausdal tonivåmodell. Fra 1. desember 2012 er det 15 tjenesteenheter (+ fire spesielle tjenester/stabsenheter; Legetjenester og miljørettet helsevern, Tildelingskontoret, Frivilligsentralen og Strategigruppa). Rådmannen og to kommunalsjefer deler ansvaret for oppfølging av enhetene mellom seg. Enhetslederne har selvstendig ansvar for sin enhet. FIGUR 3.1 ORGANISASJONSKART PR ORGANISERING AV ARKIVFUNKSJONEN POSTMOTTAK OG JOURNALFØRING. Rådmannen er øverste ansvarlig for arkivet. Arkivleder har det daglige ansvaret for driften og utviklingen av arkivtjenesten, som er en del av Serviceenheten. Enhetslederne har ansvar for enhetens arkiver og de daglige arkivoppgavene i enheten. Dette innebærer bl.a. riktig bruk av saksbehandlersystem/fagsystem, lagring og oppbevaring av arkivmateriale, autorisering av brukere og tilganger samt håndtering av dokumenter. 9 9 Framgår av arkivplanen s. 12 Innlandet Revisjon IKS Side 12

13 I arkivfaglige spørsmål er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er pålagt å følge gjeldende regler 10. Med dette menes, ifølge arkivleder, at ikke den enkelte saksbehandler eller enhetsleder skal kunne lage seg egne rutiner eller systemer. Den vedtatte rutinen gjelder for alle, og spørsmål rettes til arkivleder for veiledning og forklaring. Kommunen benytter det elektroniske saksbehandlersystemet EDB Sak og Arkiv (ESA). Kommunen har et fullelektronisk system for saksbehandlere på rådhuset samt eiendomstjeneste og arkivdel elevarkiv (spesialundervisning). Det er egne arkivdeler i ESA for alle skoler, sykehjem, barnehager, omsorgsboliger og andre som ikke har tilhold inne på rådhuset. De enhetene som ikke er på rådhuset har egne arkiver, med unntak av eiendomsavdelingen og Elevarkiv. Inngående post blir skannet og saksbehandlingen skjer i elektroniske «løyper» definert i ESA. For enheter utenfor Rådhuset skjer journalføringen ute i enhetene. Her blir det ikke skannet. Kommunen har ennå ikke fullelektronisk arkiv for alt og må derfor fremdeles oppbevare dokumenter i papirversjon. I tillegg har kommunen flere fagsystemer med journalføringsfunksjoner. Dette er Gerica, HS-Pro, Familia og PPI. Disse systemene er ifølge arkivleder NOARK-godkjente med postlistefunksjon. Posten til enheter med Gausdal kommune som postadresse åpnes av felles postmottak. Dette gjelder også post som kommer elektronisk til postmottaket for Gausdal kommune. Post angående generell saksbehandling / administrativ saksbehandling journalføres av felles postmottak i ESA. Post som gjelder klientbehandling i enhetene blir åpnet og lagt i mapper merket med U. off og deretter lagt i låst internposthylle. Enhetene journalfører klientrettet post i fagsystemene. Den sentrale arkivtjenesten har bare tilgang til og ansvar for å journalføre i ESA. Det er den enkelte enhet/tjeneste som har ansvar for fagsystemene. Arkivtjenesten har imidlertid overordnet ansvar, og veileder i journalføring, arkivering og avlevering av fagsystemer til depot, samt innkjøp av nye systemer. Legesenteret får sin post levert på rådhuset, men åpner og journalfører posten selv. Et unntak er post til helsesjefen som åpnes og journalføres av felles postmottak. Enheter med egen postadresse åpner og journalfører post selv i ESA eller fagsystemer. Eventuelt kan posten videresendes til arkivtjenesten for journalføring i ESA. Dette gjelder skoler, barnehager og omsorgssentrene. Rektor og sekretærer ved skolene har tilgang til ESA. Det har også enhetsledere og sekretærer ved omsorgssentrene. E-post som kommer til den enkelte saksbehandler, kan enten journalføres direkte i ESA ved «Plugin»-løsning eller videresendes til felles postmottak for journalføring. Tabell 3.1 nedenfor gir oversikt over hvem som åpner post og journalfører i de ulike enhetene, samt hvilke fagsystemer inngående og utgående post registreres i. 10 Framgår av arkivplanen, side 12 og «Rutiner for bruk av ESA i Gausdal kommune» Innlandet Revisjon IKS Side 13

14 Tabell 3.1 Oversikt over postmottak mv (Utarbeidet av revisjonen på grunnlag av arkivplanen, rutine for bruk av ESA og samtale med arkivleder). Post til Postmottak Ansvar for journalføring System «Rådhuset»: Teknisk, Service, Strategi, Landbruk, adm og politisk ledelse Felles postmottak/e-postmottak Felles postmottak ESA Bibliotek, Kulturskole, Frivillighetssentralen Barn og familie Tildelingskontoret Habilitering/rehab/psykiatri Skoler + adm. saker voksenopplæring (u-skolen) Barnehager Omsorgssentra, bofellesskap Felles postmottak/e-postmottak Felles postmottak ESA Felles postmottak/e-postmottak åpner post som ikke er klientrettet. Klientrettet post åpnes og legges i internposthylla til mottaker. Post som kommer direkte til skolene åpnes der. Har egen postadresse Post som kommer direkte til barnehagene åpnes der. Har egen postadresse. Post som kommer direkte til \omsorgssentra åpnes der. Har egen postadr. Felles postmottak journalfører det som skal i ESA. Klientrettet post journalføres i fagsystem. Journalfører selv i ESA Journalfører selv i ESA hvis aktuelt. Saker som gjelder barnehagene ivaretas hovedsaklig av barnehageansvarlig på rådhuset Saker som gjelder tildeling av tjenester journalføres i Gerica på Tildeling. NAV Egen postadresse og postmottak. Kommunen har ansvar for journalføring og arkivering av kommunens saker (eks startlån) Legesenteret Åpnes av legesenteret. Unntak, post til helsesjef åpnes av felles postmottak Journalfører selv. Unntak; felles postmottak journalfører det som gjelder helsesjefen. ESA /HSPRO /Familia /PPI ESA /Gerica ESA/Gerica ESA ESA ESA Gerica ESA Socio ESA ARKIVPLANEN Gausdal kommune har en arkivplan 11 som senest er oppdatert i desember Formålet med arkivplanen er å samle retningslinjer og rutiner i et dokument, slik at alle tilsatte til enhver tid vet hvordan oppgavene knyttet til dokumentbehandling skal løses og hvilke retningslinjer som gjelder. Målet er å sikre rask og korrekt saksbehandling og en effektiv service. (jfr side 5 i dokumentet). I arkivplanen er det en oversikt over rutiner. Det er først og fremst rutiner for bruk av ESA, datert desember 2011 som er relevant i denne revisjonen og som vi har sett nærmere på. Arkivplanen henviser ikke til rutiner for bruk av de elektroniske fagsystemene. Vi har likevel fått overlevert prosedyrer for postbehandling fra enhetsledere ved Tildelingskontoret og Barn og familie, som er de to enhetene som i hovedsak bruker fagsystemer til journalføring RUTINE FOR BRUK AV ESA. I dokumentet «Rutiner for bruk av ESA for Gausdal kommune» er rutinene inndelt etter funksjon: en del for ledere, en del for saksbehandlere, en del for arkiv, det er rutiner for kvalitetssikring og oppfølging av restanser, utskrift av fullstendig journal m.fl. Rutinene beskriver forholdet mellom Sentralarkivet og enhetene for den posten som skal registreres i ESA. Innledningsvis er den elektroniske saksgangen og dokumentflyten beskrevet med utgangspunkt i tre prosessforløp: 1. Innkomne dokumenter: mottak, registrering, fordeling og arkivering. 2. Saksbehandling, herunder registrering, produksjon og lagring av saksdokumenter 3. Internt produserte dokumenter: ekspedering (eksterne eller internt) og avslutning, lagring av saksdokumenter. 11 Dette er et krav etter arkivforskriften Arkivplan s. 5 Innlandet Revisjon IKS Side 14

15 Mottak og åpning av post. I avsnittet «Elektronisk saksgang og dokumentflyt» er behandlingen av inngående dokumenter beskrevet. Det er en egen rutine som beskriver Hovedarkivets/Servicetorgets ansvar for henting, mottak, sortering og åpning av post og e-post som kommer til postmottaket. Det er også egne rutiner for postbehandling når det gjelder e-post. Disse er likelydende for arkivet og saksbehandler. Formålet er å sikre at post mottatt som e-post til Gausdal kommunes postmottak eller av saksbehandler blir riktig behandlet. Videre å sikre at e-post blir behandlet etter samme rutiner og regler som annen post og etter gjeldende regelverk. Det går fram av postrutinen at arkivpersonalet på Hovedarkivet har ansvaret for epostmottaket. Saksbehandler har ansvaret for egne mottatte eposter, enten ved å journalføre ved hjelp av Arkiv-Plug In eller oversende e-posten til kommunens elektroniske postmottak. Det er også en rutine for arkivet «Rutine for journalføring av Epost». Det går fram av rutinen at E-post direkte til saksbehandler skal videresendes til og arkivet journalfører eposten. I rutinen står det videre at i ytre enheter må enheten selv ta eposten ut for journalføring. Rutiner for tilknytning av dokumenter til arkivsystemet Det går fram av arkivets rutiner for «registrering og skanning av inngående post» at all registrering og skanning av innkomne papirdokumenter gjøres av Hovedarkivet. Det er unntak for inngående dokumenter i «elevmapper». Disse registreres i ESA og sendes mottaker i papirform. Interne notat (X eller N-notat) registreres av saksbehandler direkte i ESA. Utgående dokumenter opprettes som ny journalpost i ESA. Rutiner for fordeling og saksbehandling Det går fram av avsnittet «Elektronisk saksgang og dokumentflyt» at saksbehandler arbeider ut fra egen oppgaveliste i ESA; mottar, behandler og ferdigstiller dokument i elektronisk form og ekspederer det på papir. Leders ansvar er beskrevet i flere rutiner. Det går fram av rutinen når det gjelder fordeling av post at lederne må sørge for å fordele saker og journalposter til den saksbehandleren som skal ha dette. Av «Rutine for lederoppfølging av post til behandling» går det fram at leder har ansvaret for all saksbehandling innen sin enhet. Leder har ansvaret for at post innkommet til enheten blir behandlet forsvarlig. Dersom saksbehandler ikke følger de rutiner som er vedtatt, er det leders ansvar å sørge for at posten blir behandlet. Rutiner for avskrivning av dokumenter og restansebehandling I avsnittet «Elektronisk saksgang og dokumentflyt» er det forklart hvordan ekspedering og avslutning av dokumenter og saker skal foregå. Dette er også forklart i saksbehandlerrutinen for «Behandling av inngående post; svarbrev eller avskriving.» Formålet med rutinen er å sikre at mottatte dokumenter blir saksbehandlet eller besvart på riktig og hensiktsmessig måte. Det går fram at alle saksbehandlere har ansvar for og skal følge opp inngående post på oppgavelista i ESA. Saksbehandler må ta stilling til om journalposten skal besvares Innlandet Revisjon IKS Side 15

16 eller avskrives med kode. Det er videre gjengitt detaljerte prosedyrer for hvordan dette skal gjøres i praksis. I saksbehandlers «Rutine for behandling av inngående post; svarbrev eller avskrivning», står det også at hvis svaret sendes på e-post brukes mal for dette, med tekst om godkjenning og oversending uten signatur. Det er en egen rutine for arkivet om «Oppfølging av restanser og utgående journalposter med status R». Når en journalpost sendes skal den samtidig ekspederes i ESA. Da kommer den inn i postlisten etter 2 dager. Saksbehandler har ansvar for å ekspedere (ferdigstilte) utgående dokument i ESA (jfr saksbehandlerrutinen for «ekspedering av utgående dokument som besvarer et inngående.») Formålet med rutinen er å sikre at journalen er korrekt, at brevet blir postlagt og at arkivet blir oppdatert og vedlikeholdt. Rutinen beskriver at uttak av restanselister og oversikt over journalposter med status R utføres av arkivar ved Hovedarkivet på bakgrunn av fast avtale 4 ganger pr år. For øvrig presiseres at restanseoppfølging er leders ansvar BESKRIVELSE I RUTINENE AV HVA SOM SKAL JOURNALFØRES. I arkivets rutine for postbehandling inngående post er det definert hva som ikke er arkivverdig post med henvisning til Arkivforskriften Her listes det opp ulike typer dokumenter. I siste punkt står det «anna materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.» I arkivets rutiner for journalføring av E-post er arkivverdige dokumenter definert som «dokumenter som både er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon». I avsnittet «Oversikt over journalpost-typer» på side 9 står det; «Med inngående menes alle dokumenter med eventuelle vedlegg som mottas og som er arkivverdige, dvs danner grunnlag for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.» I rutinene for e-postmottak beregnet på saksbehandlere og arkivet står det at formålet er at e-post blir behandlet etter samme rutiner og regler som annen post, og etter gjeldende regelverk. I arkivets rutine for journalføring av E-post som vi har omtalt over står det at formålet er å sikre journalføring av arkivverdige dokumenter. Det står dessuten under formål: «Dokumenter innkommet på epost er å betrakte som dokumenter mottatt på annen måte, som post eller sms.» ANDRE RUTINER OG PROSEDYRER MED RELEVANS FOR POSTBEHANDLING OG JOURNALFØRING. Vi har fått overlevert enkelte andre rutiner / prosedyrer som omhandler postbehandling og journalføring. Dette gjelder f.eks «Prosedyre for føring av mobbesaker i ESA» som presiserer at slike saker skal føres i ESA og gir nærmere anvisning på hvordan dette skal skje i praksis. Vi har også fått en prosedyre for «Føring av saker til byggesak» og flere dokumenter vedrørende «Dokumentkategorier» for ulike typer saker og arkiver innen Teknisk enhet og Landbruksavdelingen. Disse dokumentene gir blant annet anvisning for hvilke typer dokumenter som er henholdsvis arkivverdige og ikke-arkivverdige. Innlandet Revisjon IKS Side 16

17 Gausdal kommune har «Retningslinjer for bruk av sosiale medier» 13. Her er det et avsnitt som omhandler kommunikasjon på kommunens offisielle kontoer. Under pkt 10 står det: «På spørsmål, som krever saksbehandling må innsenderen gjøres oppmerksom på at det må sendes en formell henvendelse. Arkivloven gjelder også for sosiale medier». Vi har fått opplyst at det finnes veiledninger i ESA ved oppretting av dokumenter, der aktuelle lovparagrafer vises SYSTEMER FOR JOURNALFØRING Alle enhetsledere vi har intervjuet har tilgang til ESA. Teknisk enhet og Landbruksavdelingen bruker kun ESA til journalføring og saksbehandling. Ved Engjom skole opplyser leder at det benyttes to systemer; ESA og Extens. Extens er et fagsystem som blant annet er linket opp mot folkeregisteret. I Extens føres fravær og permisjoner hos ansatte og permisjoner hos elever, samt elevlister med alle opplysninger som adresse, telefonnummer, fødselsnummer etc. Tildelingsenheten bruker fagsystemet Gerica til journalføring. Gerica er et pasientadministrativt system og inneholder både en medisinsk journal og et saksbehandlingsprogram med post- og arkivfunksjon. Det som skal føres i Gerica er saker hvor personer skal ha tjenester etter helse- og omsorgslovgivningen. Klagesaker som går til fylkesmannen føres i ESA. Ved Barn- og familieenheten er det bare enhetsleder som kan ESA og benytter ESA. Alle saker som er klientretta kommer direkte til saksbehandler og blir journalførte i fagsystemet. Disse fagsystemene har arkivfunksjon. Barnevernet benytter systemet Familia. Helsestasjonen benytter HS-pro og PPtjenesten benytter PPI for journalføring av søknader om spesialundervisning. Fagsystemene er tilpasset lovverk og arbeidsoppgaver som regulerer arbeidsoppgavene for fagområdene. I fagsystemet samles alle dokumenter i saken. Dette innebærer at også f.eks. vedtak i klagesaker journalføres og arkiveres i fagsystemet og ikke i ESA. Klager som gjelder saksbehandler, saksbehandlingsfeil og/eller elevsaker (PPT/skole/barnehage) føres i ESA. Dette gjelder alle klager på forhold som ikke gjelder bruker og/eller forhold rundt bruker og administrative forhold RUTINER POSTBEHANDLING OG JOURNALFØRING I TILDELINGSENHETEN OG BARN OG FAMILIE. Tildelingsenheten og Barn- og familie benytter egne fagsystemer til journalføring av klientsaker. I den forbindelse har vi undersøkt om det finnes rutiner for postbehandling og journalføring, siden kommunens generelle rutiner først og fremst gjelder for journalføring i ESA. Revisjonen har fått overlevert en prosedyre for «Post, dokumentasjon og arkivering i TK» 14. Med henvisning til blant annet offentlighetsloven og arkivloven innledes rutinen med et kvalitetsmål der det står: «Dokumentasjon og arkivering oppfyller krav i gjeldende lover og forskrifter som omhandler 13 Vedtatt av samarbeidsutvalget Metode nr. B.1.4, versjon 2, iverksatt Innlandet Revisjon IKS Side 17

18 dokumentasjon og arkivering i forvaltningen. Nødvendig informasjon skal være tilgjengelig for utøvende tjenester, dokumenter skal lagres slik at krav oppfylles og informasjonen er gjenfinnbar.» Videre vises det blant annet til både søknader, henvendelser og klager ift tjenestetildeling dokumenteres og saksbehandles i Gerica. I rutinen er det videre prosedyrer for hvordan dokumentasjon, arkivering mv skal skje i praksis. Her står det blant annet at Post til Tildelingskontoret åpnes og stemples med mottatt dato ved sentralt postmottak. Legges i mappe i tildelingskontorets posthylle ved arkivet. Denne tømmes daglig. (pkt 1) Den som mottar posten ved TK skanner og journalfører i Gerica. Dersom noe skal journalføres i ESA leveres dette tilbake til arkivet(pkt 2). Saksbehandler dokumenterer kartlegging, vurdering og konklusjon / vedtak i journal for tildeling (nr 178) i Gerica. (pkt 5) Tildelingskontorets postjournal fra Gerica for post ut og inn skrives ut x 1 pr måned og lagres i egen perm på kopirom. Barn og familie Revisjonen har også fått overlevert en prosedyre for «Post og Arkivering» for Barn- og familieenheten 15. Kvalitetsmålet er formulert likt som for Tildelingskontoret. Videre står det at rutinene skal ivareta at dokumenter og sensitive opplysninger blir håndtert på en god måte ift taushet og sikkerhet. Under prosedyrer for hvordan dokumentasjon, arkivering mv skal skje i praksis r står det blant annet: Post til alle tjenester i Barn og Familie åpnes og stemples med mottatt dato ved sentralt postmottak. Legges i egen mappe i enhetens posthylle ved arkivet. Denne tømmes daglig. Merkantilt personale har ansvar for daglig henting og fordeling av post internt i Barn og Familie (pkt 1). Merkantilt personale journalfører post i tjenestenes respektive dataverktøy. Hvis merkantilt personale ikke er til stede, kan saksbehandler sjøl føre egen post (pkt 3). Post som skal journalføres i ESA sendes tilbake til arkiv til føring (pkt 4). Saker behandles videre etter hver enkelt tjenestes rutiner (pkt 6). 3.4 REVISJONENS VURDERINGER Vurderingene våre knytter seg til kommunens rutiner for postbehandling og journalføring. Vi har ikke vurdert regelverket om arkivansvar, organisering av arkivfunksjonen eller innholdet i arkivplanen RUTINER FOR BEHANDLING OG OPPFØLGING AV INNGÅENDE POST. Etter revisjonens vurdering har Gausdal kommune omfattende og gode rutiner som beskriver oppgavefordelingen og ansvarsforholdet mellom sentralarkivet, ledelsen og saksbehandlere ved 15 Versjon 1, Iverksatt Innlandet Revisjon IKS Side 18

19 kommunens enheter når det gjelder mottak og åpning av post, tilknytning av innkommet saksdokument til ESA, fordeling, behandling, ekspedering og restanseoppfølging, slik det forutsettes i arkivforskriften (jfr kapittel III, avsnitt A 3-1 til 3-8.). Etter revisjonens vurdering har kommunen lagt opp til rutiner for å håndtere ulike varianter av postmottak ved at det er egne rutinebeskrivelser for postmottak og journalføring av eposter der ansvarsfordelingen mellom arkivet og saksbehandlerne er beskrevet RUTINER SOM BESKRIVER HVA SOM SKAL JOURNALFØRES Revisjonen vurderer at rutinene er i samsvar med arkivforskriften 2-6 når det gjelder å definere kriterier for hvilke typer dokumenter som skal journalføres: Dokumentet skal være enten inngående eller utgående, det skal være et saksdokument for organet, det skal være gjenstand for saksbehandling og det skal ha verdi som dokumentasjon. Det går fram av rutinebeskrivelsen at formålet er å være en støtte i det daglige arbeidet ved å beskrive viktige arbeidsoppgaver, hvem som har ansvaret og hvordan disse skal løses i ESA i henhold til lover og forskrifter. Slik revisjonen ser det beskriver rutinene i liten grad hva som utløser journalføringsplikten. Det betyr at saksbehandlere i tillegg til de generelle rutinene må ha kjennskap til og forståelse for sentrale bestemmelser i arkivforskriften for å kunne vurdere hva som skal journalføres. Det er f.eks sentralt å kjenne til dokumentbegrepet og kriteriene i 2-6 for hvilke typer dokumenter som skal journalføres. Revisjonen har forstått det slik at kommunen har gjort en vurdering av innholdet i ESA-rutinen opp mot hensynet til at rutinen skal fungere som et hjelpemiddel i praksis og derfor ikke bør være for omfattende. Revisjonen kan ikke se at det finnes konkrete krav i lov og forskrift til innholdet i rutiner for journalføring og postbehandling. Det viktige må være at kommunen samlet sett har et system som sikrer at ansatte og ledere med ansvar for postbehandling og saksbehandling har god nok kjennskap til regelverket. I tillegg til opplæring og tilbud om veiledning fra arkivet (omtalt i kapittel 4), omfatter dette spesifikke rutiner for journalføring og saksbehandling for ulike saksområder og praktiske veiledninger i det elektroniske saksbehandlingssystemet (ESA) i forbindelse med opprettelse av saker og gjennomføring av saksbehandling. 3.5 KONKLUSJONER Gausdal kommune har etter revisjonens syn gode og omfattende rutiner for postbehandling og journalføring i ESA. Så langt vi har undersøkt, mener vi kommunens rutiner for bruk av ESA er i samsvar med arkivloven med forskrifter når det gjelder bestemmelser om åpning, journalføring og fordeling og oppfølging av post. Innlandet Revisjon IKS Side 19

20 4 JOURNALFØRING I PRAKSIS 4.1 PROBLEMSTILLING Problemstillingen er a) Har kommunens enheter kunnskap om hva som skal journalføres? b) Følger kommunens enheter gjeldende bestemmelser om hva som skal journalføres? 4.2 REVISJONSKRITERIER Problemstilling a) er beskrivende og i utgangspunktet har vi ikke revisjonskriterier. Vi viser likevel til ESA-rutinen for lederoppfølging av post til behandling. Det går fram av rutinen at leder må sørge for at saksbehandlerne har nødvendig kunnskap om saksbehandling, rutiner og lovverk innenfor sitt fagområde. Revisjonskriteriene for problemstilling b) er arkivforskriften 2-6 der det går fram at inngående og utgående dokumenter som er saksdokumenter skal journalføres hvis de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon (jfr omtale i kapittel 3.2 om journalføringsplikt). I tillegg til det generelle arkiv- og saksbehandlingssystemet har det vokst fram flere spesialiserte system for saksbehandling innen spesielle fagfelt fagsystemer. Dokumentasjon som mottas eller utarbeides i forbindelse med behandling av en sak, for eksempel en søknad om omsorgstjenester eller klage på slike tjenester, må ses på som dokumentasjon av saksbehandling etter forvaltningsloven. Slik dokumentasjon er saksdokumenter etter offentlighetsloven og skal føres i postjournal etter arkivforskriften. 16 Arkivverket viser blant annet til at dette betyr at opplysninger, dokument og register som inngår i fagsystem skal håndteres i tråd med arkiverings- og journalføringsplikten og at registrering av saksdokument skal normalt baseres på et Noark-basert system. Arkivlederen i virksomheten har ansvaret for at arkivfunksjonen i fagsystemet er i tråd med arkivloven. Vi har gjort en vurdering av journalføring av elevpermisjoner, der vi også bygger på Utdanningsdirektoratets uttalelse 17 om at når kommunen tar stilling til permisjonssøknad, er dette et enkeltvedtak. Vi legger videre til grunn at ledere og saksbehandlere skal etterleve kommunens rutiner for postbehandling og journalføring, jfr omtale i kapittel Se Helsedirektoratet, Rapport IS-2221, Elektronisk pasientjournal i omsorgstjenestene, oktober Se - «Permisjon fra opplæringen», publisert , sist endret Innlandet Revisjon IKS Side 20

21 4.3 UNDERSØKELSE AV PRAKSIS Vi har undersøkt journalføringspraksis ved å intervjue enhetsleder i utvalgte enheter i kommunen. Dette er Teknisk enhet, Landbruksavdelingen, Tildelingsenheten, Barn og familieenheten og Engjom skole. Ved Teknisk enhet har vi også intervjuet to saksbehandlere. I tillegg til intervjuer har vi undersøkt journalføringspraksis ved enkelte søk i ESA. Dette beskrives nærmere nedenfor KUNNSKAP OM RUTINER, REGELVERK, SYSTEMER MV Opplæring Gausdal kommune har retningslinjer for opplæring av nyansatte. Arkivleder opplyser at alle saksbehandlere deltar på nybegynnerkurs i bruk av ESA. Vanligvis holdes slike kurs ca 1-2 uker etter ansettelsen. Kurset holdes i kommunens egne opplæringslokaler. På disse kursene gis det opplæring i lovverk og arkivrutiner. Det er dessuten praktiske øvelser der saksbehandleren lærer det grunnleggende i ESA. Det er også kurs for nye ledere der ESA og leders ansvar i den forbindelse er et av temaene. Siden dette er nye kurs nå, har vi fått opplyst at dette for tiden også er et tilbud for «gamle» ledere. Kunnskap om journalføring mv i enhetene Ved Teknisk enhet og Landbruksavdelingen er det mange saksbehandlere som benytter ESA. Lederne for disse enhetene bekrefter at nytilsatte har fått opplæring i bruk av ESA og regelverket om journalføring og arkivering. Andre ansatte har fått mulighet til personlig veiledning av arkivansvarlig ved behov. Vi har også fått opplyst at arkivleder har holdt egne gjennomganger i enhetene eller med saksbehandlerne for spesielle fagområder ved behov. Begge enhetslederne og de to saksbehandlerne vi snakket med mener det er gode rutiner og at de sjelden er i tvil om hva som skal journalføres. Hvis de er i tvil kontaktes ledere på enheten eller arkivleder. Begge enhetslederne mener at saksbehandlerne på deres enhet har tilstrekkelig kunnskap om lover og regler for journalføring. ESA oppfattes som et greit system for de som bruker det ofte. En av enhetslederne mente at systemet ikke var sjølinstruerende og kunne vært litt mer brukervennlig. Arkivansvarlig har holdt kurs for rektorene på rektormøter. Ifølge rektor ved Engjom skole blir det på disse møtene drøftet hva som skal journalføres; f.eks SMS er og telefonsamtaler. I tillegg har arkivansvarlig gitt opplæring til rektor og merkantil assistent på skolen. Ved Tildelingskontoret og Barn og familieenheten er det bare enhetslederne som har tilgang til og som bruker ESA. Enhetsleder ved tildelingskontoret var relativt nyansatt da vi intervjuet henne og hun hadde ikke hatt kurs i ESA ennå ETTERLEVELSE AV RUTINENE FOR POSTMOTTAK, FORDELING AV POST MV. Vi har beskrevet organisering og rutiner for postmottak og fordeling av post mv i kapittel 3.3. Enhetslederne vi har snakket med beskriver praksis som samsvarer med rutinene. Vi gjentar derfor ikke dette her. Innlandet Revisjon IKS Side 21

22 4.3.3 KRITERIER FOR HVA SOM SKAL JOURNALFØRES Som nevnt over sier de vi har intervjuet stort sett at de sjelden er i tvil om hva som skal journalføres. Leder for teknisk enhet sier at grunnprinsippet som skal praktiseres er at den enkelte skal journalføre dokumenter det kan være behov for å finne igjen senere, og det som medfører saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Andre sier de journalfører dokumenter som har relevans og betydning for saken. Det kommer mange forespørsler om forståelse av forvaltningen, lovfortolkninger mv som ikke er knyttet til konkrete saker. Slike henvendelser blir vanligvis ikke journalført JOURNALFØRING AV E-POSTER, SMS OG HENVENDELSER PÅ SOSIALE MEDIER. Alle vi har intervjuet er kjent med rutinene som sier at E-poster skal journalføres på linje med andre dokumenter. De e-postene som kommer til kommunens postmottak blir journalført av Hovedarkivet/Servicetorget. Det varierer hvordan e-post som mottas av den enkelte leder eller saksbehandler behandles. Alle vi har snakket med er kjent med at det finnes en egen «Arkiv-plug in» - løsning som legger til rette for at saksbehandler kan journalføre e-post direkte i ESA selv. Arkivleder opplyser at det er sendt ut informasjon om hvordan dette brukes med detaljert trinn- for- trinn beskrivelse av hvordan dette gjøres. I tillegg er det nevnt i alle relevante informasjonssammenhenger at tilbudet er der, og at det bør brukes. Ikke alle vi har intervjuet bruker Arkiv-plug-in. De som ikke bruker «Arkiv-plug-in» videresender enten den mottatte E-posten til arkivet eller skriver den ut og legger i hylla til arkivet for journalføring. Arkivleder sier at e-postkorrespondanse er et tema de har snakket mye om internt og at alle saksbehandlere skal ha fått informasjon om at e-post er korrespondanse på lik linje med all annen korrespondanse. Selv om rutiner og regelverk er kjent, sier et par av dem vi har intervjuet at praksis likevel kan variere og at systemet kan være sårbart fordi stadig mer post kommer som e-post til den enkelte saksbehandler. I enkelte saker vil det være mye e-postkorrespondanse. Eksempelvis snakket vi med en saksbehandler på teknisk om journalføringen av dokumenter i forbindelse med private planforslag. Her blir alle vesentlige dokumenter som innkallinger og referater fra oppstartmøte og andre møter journalført. Det endelige planforslaget ble også journalført. Når endelig planforslag kommer inn blir det lagt ut til offentlig ettersyn. Høringsuttalelsene blir journalført. Alle inn- og utgående e-poster i forbindelse med prosessen forut for endelig planforslag ble imidlertid ikke journalført. Leder for teknisk enhet opplyser at det to ganger pr år er enhetsmøter hvor alle i avdelingen er samlet og da er journalføring regelmessig et tema. Han opplyser også at eventuell manglende journalføring er blitt tatt opp i medarbeidersamtaler. Ikke alle vi har snakket med har opplevd å få SMS er som de vurderer skal journalføres. Intervjuene viser at praksis ved mottak av SMS er litt forskjellig. Ved Landbruksavdelingen journalføres ikke SMS er. Hvis det viser seg at det er behov for å følge opp en henvendelse skriftlig, blir det opprettet en egen sak. Vi har omtalt praksis ved Tildelingskontoret, Barn og familie og Engjom skole i hvert sitt avsnitt nedenfor. Innlandet Revisjon IKS Side 22

Saksframlegg. Ark.: 210 Lnr.: 2115/15 Arkivsaksnr.: 15/477-1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "JOURNALFØRING AV POST OG OPPFØLGING AV HENVENDELSER"

Saksframlegg. Ark.: 210 Lnr.: 2115/15 Arkivsaksnr.: 15/477-1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN JOURNALFØRING AV POST OG OPPFØLGING AV HENVENDELSER Saksframlegg Ark.: 210 Lnr.: 2115/15 Arkivsaksnr.: 15/477-1 Saksbehandler: Kari Louise Hovland FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "JOURNALFØRING AV POST OG OPPFØLGING AV HENVENDELSER" Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for

Detaljer

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner

Detaljer

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3.

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Hva skal registreres og arkiveres?... 5 4. Saks- og journalpostbegrepet...

Detaljer

Arkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013

Arkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013 Forvaltningsrevisjonsrapport fra Kommunerevisjon IKS Arkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013 Formål: Undersøke om kommunene har fulgt opp revisjonens

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "BRUKERBETALING INSTITUSJON" FRA INNLANDET REVISJON IKS

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BRUKERBETALING INSTITUSJON FRA INNLANDET REVISJON IKS Ark.: Lnr.: 6737/13 Arkivsaksnr.: 13/1121-1 Saksbehandler: Øivind Nyhus FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "BRUKERBETALING INSTITUSJON" FRA INNLANDET REVISJON IKS Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport 8-2013

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 18. januar 2013 Møtetid: Kl. 0900 Møtested: Kommunehuset, møterom Dåapma De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig

Detaljer

Rådmann. Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/ Trine Christensen

Rådmann. Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/ Trine Christensen Ås kommune Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Postboks 195 1431 ÅS Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/00616-28 Trine Christensen 20.07.2016 K-sak 69/15: Tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

Overholdelse av forvaltningslovens 11 a om foreløpig svar

Overholdelse av forvaltningslovens 11 a om foreløpig svar Innlandet Revisjon IKS Rapport nr 2-2008 Revisjonsrapport fra prosjekt Overholdelse av forvaltningslovens 11 a om foreløpig svar Journalføring og kvalitetssikring For kontrollutvalget i Gjøvik kommune

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer

Dokumentasjon- og arkivseminar

Dokumentasjon- og arkivseminar Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om

Detaljer

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen

Detaljer

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012.

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. 09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. - 1 - Innledning. Hemne kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og media. Åpenhet

Detaljer

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING 1999/revidert 2007 og 2012 Innhold 1. GENERELT... 3 1.1 Generelle krav... 3 1.2 Organisering / ansvar / målsetting... 3 1.3 Rutinebeskrivelsen...

Detaljer

Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier

Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Turid Holen, IKAVA Spesielle dokumenttyper: sms, mms, chat, facebook, twitter mv. I hvilken grad og på hvilken måte skal disse dokumenttypene

Detaljer

ARKIV. Kvæfjord kommune

ARKIV. Kvæfjord kommune ARKIV Kvæfjord kommune Kvæfjord kommune 3.100 innbyggere Stor kommunal virksomhet etter overtakelsen av ansvaret for tjenester til tidligere beboere ved Trastad gård. Kvæfjord kommune organisasjonskart

Detaljer

AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 01/15 Dato: 29.01.15 kl. 09.00 11.00. Sted: Kommunehuset, møterom 4 Tilstede: Bodil Stensrud, leder Anne Reidun Pytten, nestleder Jens Ågedal, medlem

Detaljer

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:

Detaljer

Saksframlegg. Ark.: 216 Lnr.: 8718/16 Arkivsaksnr.: 16/ Plan for forvaltningsrevisjon Gausdal kommune

Saksframlegg. Ark.: 216 Lnr.: 8718/16 Arkivsaksnr.: 16/ Plan for forvaltningsrevisjon Gausdal kommune Saksframlegg Ark.: 216 Lnr.: 8718/16 Arkivsaksnr.: 16/1632-1 Saksbehandler: Øivind Nyhus PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 Gausdal kommune Andre saksdokumenter

Detaljer

Når integrasjon ikke er mulig dokumentfangst fra eksterne databaser

Når integrasjon ikke er mulig dokumentfangst fra eksterne databaser Når integrasjon ikke er mulig dokumentfangst fra eksterne databaser Seniorrådgiver Jørn Holen, NHD Norsk Arkivråds høstseminar, 24 oktober 2013 Dokumentfangst en håpløs oppgave? Nye utfordringer knyttet

Detaljer

Saksframlegg. Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET"

Saksframlegg. Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET Saksframlegg Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 Saksbehandler: Kari Louise Hovland FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET" Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon

RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Forslag til revidert 06.10.10 RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Innhold Avsnitt Innledning 1-5 Krav til revisor 6-9 Bestilling 10-11 Revisjonsdialogen 12-17 Prosjektplan 18-19 Problemstilling(er)

Detaljer

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare

Detaljer

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON GAUSDAL KOMMUNE Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon Gausdal kommune

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON GAUSDAL KOMMUNE Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon Gausdal kommune Ark.: Lnr.: 9111/12 Arkivsaksnr.: 12/1539-1 Saksbehandler: Øivind Nyhus PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON GAUSDAL KOMMUNE 2013-2015 Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon Gausdal kommune 2013-2015 SAMMENDRAG:

Detaljer

"Iverksettingog oppfølgingav politiskevedtak" Risørkommune

Iverksettingog oppfølgingav politiskevedtak Risørkommune Arendal Revisjonsdistrikt IKS Arendal-Birkenes-Froland-Gjerstad-Grimstad-Lillesand-Risør-Tvedestrand-Vegarshei-Åmli "Iverksettingog oppfølgingav politiskevedtak" Risørkommune Forvaltningsrevisjonjanuar

Detaljer

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle

Detaljer

ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne

ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne 9. desember 2013 1 Morgenstemning http://www.youtube.com/watch?v=kkorp05l95c 2 HVEM GJØR HVA? - 1 Dokumentsenteret Saksbehandler»

Detaljer

Dokumentfangst i praksis

Dokumentfangst i praksis Dokumentfangst i praksis Hvordan få kontroll på arkivverdig informasjon fra e-post, SMS, nettsider og sosiale medier? IKATs Kontaktseminar 22. 23. mai 2014 Noark 5 Første versjon ble publisert sommeren

Detaljer

MANUAL FOR FULLFØRT SAKSBEHANDLING HEMNE KOMMUNE

MANUAL FOR FULLFØRT SAKSBEHANDLING HEMNE KOMMUNE 10/397-10 057 MANUAL FOR FULLFØRT SAKSBEHANDLING HEMNE KOMMUNE Definisjon: Fullført saksbehandling på ett nivå innebærer at saken er fullstendig belyst før behandlingen i det første politiske organ. Saksfremlegg

Detaljer

Vedlagt følger brev fra fylkesmannen i sak om innsyn i ordførers SMS-kommunikasjon vedr. sykehussaken.

Vedlagt følger brev fra fylkesmannen i sak om innsyn i ordførers SMS-kommunikasjon vedr. sykehussaken. file:///c:/ephorte/pdfconvdocproc/ephorte/674359_fix.html Side 1 av 1 28.12.2015 Fra: Linn Hassellund[linn.hassellund@fylkesmannen.no] Dato: 18.12.2015 14:00:54 Til: Kristiansund Kommune; VG Tittel: Kristiansund

Detaljer

Saksframlegg. Ark.: 216 A24 Lnr.: 8726/16 Arkivsaksnr.: 16/1634-1

Saksframlegg. Ark.: 216 A24 Lnr.: 8726/16 Arkivsaksnr.: 16/1634-1 Saksframlegg Ark.: 216 A24 Lnr.: 8726/16 Arkivsaksnr.: 16/1634-1 Saksbehandler: Øivind Nyhus FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "TIDLIG INNSATS" Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Tidlig innsats» utarbeidet

Detaljer

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING

Detaljer

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...

Detaljer

Forvaltningsrevisjon Jevnaker kommune

Forvaltningsrevisjon Jevnaker kommune Innlandet Revisjon IKS Forvaltningsrevisjon Jevnaker kommune Journalføring og etterlevelse av offentlighetsloven Rapport 2011-12 2012-043/RG/KR FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJON REGELETTERLEVELSE. Arkiv- og journalarbeidet, dokumentinnsyn og saksbehandling. FLATANGER KOMMUNE

FORVALTNINGSREVISJON REGELETTERLEVELSE. Arkiv- og journalarbeidet, dokumentinnsyn og saksbehandling. FLATANGER KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJON REGELETTERLEVELSE Arkiv- og journalarbeidet, dokumentinnsyn og saksbehandling. FLATANGER KOMMUNE Juli 24.08.2015 2015 FORORD KomRev Trøndelag IKS har gjennomført denne forvaltningsrevisjonen

Detaljer

Saksbehandlingsrutiner og lovverk. Røyrvik kommune

Saksbehandlingsrutiner og lovverk. Røyrvik kommune Saksbehandlingsrutiner og lovverk Røyrvik kommune Forvaltningsrevisjon nr 1739-1/2009 Forord KomRev Trøndelag IKS har i perioden mars til juni gjennomført en forvaltningsrevisjon av saksbehandlingsrutiner

Detaljer

1. SAMMENDRAG 2 2. INNLEDNING 3 3. FORMÅL 3 4. FAKTADEL 3 5. REVISORS VURDERING 5 6. REVISORS KONKLUSJONER 7 7. REVISORS ANBEFALINGER 8 8.

1. SAMMENDRAG 2 2. INNLEDNING 3 3. FORMÅL 3 4. FAKTADEL 3 5. REVISORS VURDERING 5 6. REVISORS KONKLUSJONER 7 7. REVISORS ANBEFALINGER 8 8. Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG 2 1.1 MÅLSETTING FOR PROSJEKTET 2 1.2 REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER 2 1.3 REVISORS ANBEFALINGER 2 2. INNLEDNING 3 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET 3 2.2 HJEMMEL

Detaljer

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONN Selbu kommune. Vedtatt i kommunestyrets møte , sak 68/14.

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONN Selbu kommune. Vedtatt i kommunestyrets møte , sak 68/14. PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONN 2015-2016 Selbu kommune Vedtatt i kommunestyrets møte 17.11.2014, sak 68/14. 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse

Detaljer

Tildeling av tjenester innen pleie- og omsorg

Tildeling av tjenester innen pleie- og omsorg Tildeling av tjenester innen pleie- og omsorg Evaluering i kommunestyret Juni 2014: Evaluering av tildeling av tjenester i pleie og omsorg Etter 3 års drift av tildelingskontoret Kommunestyret tok enstemmig

Detaljer

Saksframlegg. Ark.: 040 &58 Lnr.: 4970/17 Arkivsaksnr.: 16/1701-4

Saksframlegg. Ark.: 040 &58 Lnr.: 4970/17 Arkivsaksnr.: 16/1701-4 Saksframlegg Ark.: 040 &58 Lnr.: 4970/17 Arkivsaksnr.: 16/1701-4 Saksbehandler: Øivind Nyhus REVISJONSRAPPORTEN "INTERN KONTROLL I BYGGESAKSBEHANDLINGEN" Vedlegg: Revisjonsrapport «Intern kontroll i byggesaksbehandlingen»

Detaljer

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke

Detaljer

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og

Detaljer

Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser

Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser Ark.: Lnr.: 399/11 Arkivsaksnr.: 11/55-1 Saksbehandler: Kjell Arne Sveum FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - GLØR IKS VEDLEGG: Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket

Detaljer

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I. Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,

Detaljer

KOMMUNENS RUTINER I FORBINDELSE MED INNTEKTSGIVENDE ARRANGEMENT INNEN KULTURSEKTOREN. Gausdal kommune. Innlandet Revisjon IKS.

KOMMUNENS RUTINER I FORBINDELSE MED INNTEKTSGIVENDE ARRANGEMENT INNEN KULTURSEKTOREN. Gausdal kommune. Innlandet Revisjon IKS. KOMMUNENS RUTINER I FORBINDELSE MED INNTEKTSGIVENDE ARRANGEMENT INNEN KULTURSEKTOREN Gausdal kommune Innlandet Revisjon IKS Rapport 6-2012 2013-001/TG FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet

Detaljer

Dokumenthåndtering Fredrikstad kommune

Dokumenthåndtering Fredrikstad kommune Dokumenthåndtering Fredrikstad kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 28. februar 2013 østfold kommunerevisjon iks 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 - HØYLANDET KOMMUNE - 2008 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon...

Detaljer

Høgskolen i Telemark Arkivseksjonen

Høgskolen i Telemark Arkivseksjonen Høgskolen i Telemark seksjonen Versjon 12 Journalnr: 2009/304 Dato: 13.10.2011 ets oppgaver, oppfølging, kvalitetssikring Ansvar Driftsoppgaver (Rutiner, veiledninger m.v. finnes i følgende interne dokumenter:

Detaljer

Informasjonsstrategi for Nannestad kommune. Behandlet i Forvaltnings- og økonomiutvalgets møte 04.06.14, sak 54/14

Informasjonsstrategi for Nannestad kommune. Behandlet i Forvaltnings- og økonomiutvalgets møte 04.06.14, sak 54/14 Informasjonsstrategi for Nannestad kommune Behandlet i Forvaltnings- og økonomiutvalgets møte 04.06.14, sak 54/14 Innledning. Nannestad kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum

Detaljer

Saksframlegg. Saksb: Eva Bueie Nygård Arkiv: 17/ Dato:

Saksframlegg. Saksb: Eva Bueie Nygård Arkiv: 17/ Dato: Lillehammer kommune Saksframlegg Saksb: Eva Bueie Nygård Arkiv: 17/9527-1 Dato: 15.09.2017 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "INTERNKONTROLL I BYGGESAKSBEHANDLINGEN" Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapporten

Detaljer

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Orkdal kommune. Vedtatt i kommunestyret i sak 79/14 den

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Orkdal kommune. Vedtatt i kommunestyret i sak 79/14 den PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2015-2016 Orkdal kommune Vedtatt i kommunestyret i sak 79/14 den 17.12.14. 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune Fagområde: Administrasjon Dok. type: Rutine Dok. nr.: BKDOK-2005-00432.01 Rev. dato: 24.06.02 Gyldig til: 31.12.2012 Side 1 av 5 Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune 1. Innledning

Detaljer

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune Frokostsamling 6. juni 2008 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter Arkivterminologi Litt repetisjon

Detaljer

Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning

Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Audit & Advisory Mai 2013 Innhold 1. Innledning... 1 1.1 Bakgrunn og formål...

Detaljer

Rapport Verran Kommune

Rapport Verran Kommune Dora1 Maskinistgata1 7042Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 97099 050 Org.nr:971375965 Bank:443506 06898 www.ika-trondelag.no Deresref/dato: Vårref: 15/311/ RL Dato:28.05.2015 Rapport Verran Kommune

Detaljer

Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "SELSKAPSKONTROLL EIDSIVA - OM ROLLER, HABILITET OG SPONSING"

Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT SELSKAPSKONTROLL EIDSIVA - OM ROLLER, HABILITET OG SPONSING Saksframlegg Ark.: 210 Lnr.: 32/15 Arkivsaksnr.: 15/8-1 Saksbehandler: Kari Louise Hovland FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "SELSKAPSKONTROLL EIDSIVA - OM ROLLER, HABILITET OG SPONSING" Vedlegg: Rapport fra

Detaljer

Rapport om forvaltningskontroll

Rapport om forvaltningskontroll Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune : Tjeldsund/Evenes kommune Dato rapport : 24.6.2014 Kontroll avholdt dato : 22.5.2014 Gjennomført av Kontrollert(e) ordning(er) : Jostein Øvervatn og

Detaljer

Veileder for ledere i Public 360. Innhold. UiS 2017

Veileder for ledere i Public 360. Innhold. UiS 2017 Veileder for ledere i Public 360 UiS 2017 Innhold Formålet med veilederen... 2 1. Lederrollen... 2 1.1 Roller i Public 360... 2 1.2 Bytte mellom lederrolle og saksbehandlerrolle... 2 1.3 Stedfortreder...

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv

Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, pih@sft.no Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv Statens forurensningstilsyn (SFT) Ca 310 ansatte Endrer navn til Klima- og forurensningsdirektoratet

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune

Saksframlegg. Trondheim kommune Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

Rapport om forvaltningskontroll

Rapport om forvaltningskontroll Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert ordning: Produksjonstilskudd Leirfjord kommune STATENS HUS fmnopost@fylkesmannen.no Moloveien 10, 8002 Bodø Telefon: www.fylkesmannen.no/nordland Telefon: 75

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring NAV

Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring NAV Politisk sekretariat Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 12.03.2015 19594/2015 2015/456 033 Saksnummer Utvalg Møtedato Bystyret 26.03.2015 Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring

Detaljer

Da pedagogen møtte arkivaren

Da pedagogen møtte arkivaren Da pedagogen møtte arkivaren Bakgrunn for arbeidet i Moss kommune Lovverk og planer som initierer digitale mapper i skoleverket. Høsten 2008 gjøres vedtak i ledergruppa i Moss kommune om digitale elevmapper

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

REVISJONSRAPPORT: SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS

REVISJONSRAPPORT: SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS Arkivsaksnr.: 12/2366-2 Arkivnr.: Saksbehandler: Rådgiver politikk og samfunn, Anne Grønvold REVISJONSRAPPORT: SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS Hjemmel: Kommuneloven Kontrollutvalgets

Detaljer

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet De regionale helseforetakene Alle kommunene Alle fylkeskommunene Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Forholdet mellom lovbestemt

Detaljer

Rapport forvaltningsrevisjon Dokumenthåndtering og saksbehandling Midtre Gauldal kommune

Rapport forvaltningsrevisjon Dokumenthåndtering og saksbehandling Midtre Gauldal kommune Rapport forvaltningsrevisjon Dokumenthåndtering og saksbehandling Midtre Gauldal kommune År 2006 Innholdsfortegnelse side 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 3 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...3 2.2 HØRING...3

Detaljer

Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker

Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker Møtested: Marker kommune, Møterom 2 Tidspunkt: 28.09.2017 kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 908 55 384, e-post anirov@fredrikstad.kommune.no

Detaljer

Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem?

Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem? Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem? Solfrid Kjærran, nestleder Arkiv i Nordland 25.11.15 Skulpturlandskap Nordland Meløy Foto: Aina Sprauten Bakgrunn Henvendelser fra kommunene til KS

Detaljer

NOKIOS, 1. november Anne Mette Dørum, Riksarkivet

NOKIOS, 1. november Anne Mette Dørum, Riksarkivet NOKIOS, 1. november 2012 Anne Mette Dørum, Riksarkivet 1 Arkivverket består av Riksarkivet, åtte statsarkiver, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv. Leder for Arkivverket er riksarkivar Ivar Fonnes. Arkivverkets

Detaljer

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er

Detaljer

Dokumenthåndtering Moss kommune

Dokumenthåndtering Moss kommune Dokumenthåndtering Moss kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 4. september 2013 østfold kommunerevisjon iks 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 5 2.1 Bakgrunn... 5 2.2 Problemstilling

Detaljer

ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet

ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet Prioritering Veiledning av ledere, saksbehandlere og superbrukere. Veilede saksbehandlere/ledere i bruk av ephorte. Være i dialog med/veilede superbrukerne

Detaljer

PRAKTISERING AV OFFENTLEGLOVA. Gran kommune. Innlandet Revisjon IKS. Rapport ALJ/RG

PRAKTISERING AV OFFENTLEGLOVA. Gran kommune. Innlandet Revisjon IKS. Rapport ALJ/RG PRAKTISERING AV OFFENTLEGLOVA Gran kommune Innlandet Revisjon IKS Rapport 12-2013 2013-936 ALJ/RG FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet Praktisering av offentleglova

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Torsdag 13.06.2013 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Namsos Samfunnshus, Hudiksvall, Namsos De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som

Detaljer

Loven gjelder for. All virksomhet i forvaltningen staten kommunene fylkeskommunene ++

Loven gjelder for. All virksomhet i forvaltningen staten kommunene fylkeskommunene ++ Offentleglova Formål En åpen og gjennomsiktig offentlig forvaltning Informasjons- og ytringsfriheten Demokratisk deltakelse Rettssikkerhet Allmennhetens kontroll Tilliten til det offentlige Loven gjelder

Detaljer

SAKSBEHANDLINGSRUTINER

SAKSBEHANDLINGSRUTINER FORVALTNINGSREVISJON SAKSBEHANDLINGSRUTINER NAMDALSEID KOMMUNE 2013 FORORD Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført av KomRev Trøndelag IKS på oppdrag fra kontrollutvalget i Namdalseid kommune i perioden

Detaljer

Møteinnkalling styremøte nr 7/14

Møteinnkalling styremøte nr 7/14 Thomas Sjøvold Kari Agnor Halvor Glenne Nina Ramberg Gudmund Nyrud Renate Berner styreleder nestleder ansattes representant Dato: 29.september 2014 Møteinnkalling styremøte nr 7/14 Sted: Kveldroveien 4,

Detaljer

I Modum strekker vi oss lenger. for å utvikle bedre tjenestetilbud til innbyggerne

I Modum strekker vi oss lenger. for å utvikle bedre tjenestetilbud til innbyggerne I Modum strekker vi oss lenger for å utvikle bedre tjenestetilbud til innbyggerne 4. november 2013 1 OVERGANG til en papirløs hverdag MÅL Oppnå en kvalitetsheving og effektivisering av ekstern og intern

Detaljer

KONTROLLUTVALGET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN FOR TYSFJORD KOMMUNE

KONTROLLUTVALGET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN FOR TYSFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN 2016 2019 FOR TYSFJORD KOMMUNE TYSFJORD KOMMUNE Innholdsfortegnelse Plan for forvaltningsrevisjon for Tysfjord kommune for perioden 2016 2019...

Detaljer

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold

Detaljer

Rapport om forvaltningskontroll

Rapport om forvaltningskontroll Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune : Lødingen kommune Dato rapport : 23.6.2014 Kontroll avholdt dato : 8.5.2014 Gjennomført av : Jostein Øvervatn og Regie Sjø Kontrollert(e) ordning(er)

Detaljer

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 016/09 Referatsaker 017/09 Selskapskontroll Valg av utfører og rullering av plan

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 016/09 Referatsaker 017/09 Selskapskontroll Valg av utfører og rullering av plan GRONG KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 9. november 2009 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Grong kommune, møterom 2. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall,

Detaljer