FAUSKE KOMMUNE SAKSPAPIR

Transkript

1 FAUSKE KOMMUNE SAKSPAPIR JournalpostID: /31 Arkiv sakid.: /1 Sluttbehandlede vedtaksinnstans: Kommunestyre Sak nr.: 033/1 036/1 Saksbehandler: Tom Seljeås FORMANNSKAP KOMMUNESTYRE Dato: INNKJØPSVEILEDER - UTREDNING AV ENKELTE PUNKTER Vedlegg: Innkjøpsveileder for Fauske kommune Sammendrag: Anskaffelser i Fauske kommune er sterkt regulert av Lov- og forskrift om offentlige anskaffelser og kommune har i tillegg utarbeidet egen innkjøpsveileder. Valg av riktig anskaffelseform vil være viktig for å sikre kommunen god kvalitet på tjenester og varer, og ivareta de økonomiske hensyn i prosjektene. I saksbehandlers vurdering fremkommer mange hensyn som må ivaretas og vurderinger som må gjøres i hvert enkelt tilfelle nesten uansett anskaffelsens omfang. Forslag til vedtak anbefaler en åpning for individuell innkjøpsfaglig vurdering av anskaffelsesform i hvert enkelt tilfelle. Det bør gjøres en evaluering av bruk av entrepriseform når prosjektene Vestmyra skole og Valnesfjord skole- og flerbrukshall er realisert. Saksopplysninger: Fra KOM-00/ VEDTAK-.02. Punkt 2 d) Rådmannen bes utrede før sommeren Eventuelt revidere forslag i punkt 8.1 Som hovedregel skal alle entrepriser gjennomføres som hovedentrepriser med administrert sideentrepriser, slik at næringslivet får delta direkte i konkurransene, f.eks. grunnarbeid, tømrer, ventilasjon, betong, elektriker, rørlegger, maler osv. Går man ut over hovedregelen må forprosjektet ha kommet med forslag på andre entrepriseformer når forprosjektet skal behandles av kommunestyret. Dette gjelder også for prosjekter som det er inngått intensjonsavtaler med. Det skal årlig legges frem en oversikt over hvilke entrepriser som har vært gjennomført og på hvilken måte. Utrede kostnadene med å få alle bedrifter inn i Ajour. e) Utrede Fair-trade handel og kostnader. Saksbehandlers vurdering:

2 d): I forbindelse med større anskaffelser, der flere fagområder er involvert, vil Fauske kommune kunne velge entrepriseform mellom totalentreprise og bruk av administrerte sideentrepriser. Bruk av totalentrepriser vil ikke nødvendigvis i større grad åpne for muligheter for lokalt næringsliv sett opp mot bruk av totalentrepriser. Krav om f.eks tiltaksklasser vil kunne gjøre det vanskeligere for lokale å stå ansvarlige i en sideentreprise i forhold til å være underleverandør i totalentrepriser. Bruk av sideentrepriser vil i mye større grad føre til at en flytter ansvar og kompetansebehov over til kommunen. Fauske kommune besitter ofte begrenset fagkompetanse og kapasitet til oppfølging av anskaffelsene, noe som medfører merkostnader til innleie av nødvendig kompetanse. Administrerte sideentrepriser Fordeler: Bruk av administrerte sideentrepriser kan til en viss grad gi muligheter for tilpassing av konkurransen på en måte som kan legge bedre til rette for lokalt næringsliv. Mulighetene vil likevel være sterkt begrenset og regulert innenfor Lov om offentlige anskaffelser. Ved bruk av sideentrepriser, vil en kunne redusere kostnader fra påslag hos hovedentreprenør. Ulemper: Hvis kommunen velger å kjøre sideentrepriser i egen regi, vil dette kunne gi økte administrative kostnader og økte krav til prosjektledelseskompetanse hos byggherre. Dette er den konkurranseformen som gir størst risiko og kontraktuelle utfordringer hos byggherre. Konkurranseformen setter også krav til større kapasitet hos byggherre til oppfølging av kontrakter. Kommunen mangler ofte kjennskap til leverandørmarkedet, noe som vil kunne resultere i dårligere konkurransegjennomføringer eller behov for innleie av uavhengige konsulenter. Totalentrepriser Fordeler: Bruk av totalentrepriser vil gi redusert antall kontrakter, enklere administrasjon for kommunen og kan redusere administrasjonskostnadene. En vil ved bruk av totalentrepriser i større grad flytte ansvar og risiko over på entreprenør. Bruk av totalentrepriser vil redusere behovet for fag- og prosjektkompetanse hos byggherre. Aktuelle tilbydere til totalentrepriser har ofte god fagkunnskap, og kan oppnå gode priser hos underentreprenører. Ulemper: Ved bruk av totalentreprise vil byggherre i mindre grad ha mulighet til å legge til rette for lokalt næringsliv i konkurransegjennomføringen. Totalentrepriser medfører omfattende kontrakter med entreprenør. Totalentreprenør legger ofte inn påslag på pris fra underleverandører. Totalentreprise kan blant annet være fordelaktig i prosjekter hvor hovedarbeidsomfanget er definert, men hvor enkeltfag kan ha en større usikkerhet.

3 Valg av entrepriseform bør være basert på en vurdering av: Kompetanse Har kommunen prosjektlederkompetanse/ faglig kompetanse til å beskrive anskaffelsen og følge opp i leveranseperioden? Økonomi Behov for faglig bistand til å gjennomføre konkurranse på sideentrepriser. Behov for faglig bistand til å følge opp leveransen og koordinere i prosjektet. Ressurser Har kommunen menneskelige ressurser til å følge opp sideentrepriser og kompetanse dette? Det må vurderes behov for innleie av fagkompetanse. Tid Ved valg av anskaffelsesform, må en vurdere hvor mye tid en har til rådighet. Hensiktsmessighet Hvilken konkurranseform er hensiktsmessig å bruke? Vurdering fra leder Fauske eiendom KF: Sideentrepriser Dette er ofte fordyrende i utgangspunktet, men særlig på sikt, når et bygg med teknisk avansert utstyr skal tas i bruk, skal de forskjellige leverandørenes utstyr spille sammen. Vi ser da ofte at vi må inn med nye og dyre endringer for å få funksjonalitet i bygget FDVU kostnadene vil øke. Dette er forhold som det advares mot innen eiendomsforvalterbransjen og her ligger det mye advokatmat. Dyrere og dårligere bygg, og Krever stor prosjektorganisasjon. Totalentreprise Entreprenøren har ansvar for prosjekteringen, gjennomføringen og valg av løsninger til prosjektet. Totalentreprisen velges der tiltakshaverne vil ha minst mulig risiko. Her er det entreprenøren som sitter med risiko og forpliktelser i forhold til avtalen/entreprisen som inngås. Bedre bygg, bedre løsninger, lavere FDVU kostnader og fornøyde brukere. Leverandørregister i Ajour Gjennom SIIS har alle medlemskommunene nå få tilbud om å kostnadsfritt importere ubegrenset antall firma i Ajour sitt leverandørregister. Fauske kommune har gjennom Fauna og Fauske næringsforum i flere runder informert lokalt næringsliv om muligheten til å registrere sitt foretak. e) Etablering av rammeavtaler innenfor områder der Fairtrade er mest aktuelt, gjøres nesten utelukkende gjennom SIIS-samarbeidet. KS publiserte 0 en veileder som omhandler sosiale ansvar og etiske krav ved offentlige anskaffelser. De har også gjort en innsats for å belyse korrupsjonsproblematikk ved en veileder utgitt i der tema er etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid. Innkjøp i Fauske kommune benytter KS og Fairtrade Norge som kilder og vil også gjennom deltakelse i SIIS påvirke til at konkurransene i størst mulig grad kan ta hensyn til kjøp av produkter godkjent av Fairtrade Norge Innenfor anskaffelser der det er naturlig å ha fokus på fairtrade-merkede produkter vil SIIS søke muligheter for å ha dette med i konkurransegrunnlagene.

4 RÅDMANNENS FORSLAG TIL INNSTILLING : Under innkjøpsveileders punkt 8 tilføyes: Anskaffelsesform i forbindelse med kjøp over terskelverdi skal i hvert enkelt tilfelle vurderes av enhetsleder/prosjektansvarlig i samarbeid med kommunens innkjøpsansvarlig. I de tilfellene der anskaffelsen avgjøres av kommunestyret, skal anskaffelsesform vurderes av Rådmannen, som deretter overfor kommunestyret gjør sin anbefaling. FOR-033/1 VEDTAK Jørn Stene (FL) fremmet følgende tilleggsforslag pkt. 2: Til grunn for vurderinger skal følgende hovedprinsipper ligge: - Som hovedregel skal alle entrepriser gjennomføres som hovedentrepriser med administrert sideentrepriser, slik at næringslivet får delta direkte i konkurransen, f.eks. grunnarbeid, tømrer, ventilasjon, betong, elektriker, rørlegger, maler osv. Innenfor regelverk for offentlig anskaffelse utformes og vektes tildelingskriterier og kvalifikasjonskrav, både for hovedentreprise og sideentrepriser, slik at det lokale næringslivet kan delta aktivt i konkurransen. FL s forslag ble enstemmig vedtatt. Rådmannens forslag med FL s forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Under innkjøpsveileders punkt 8 tilføyes: Anskaffelsesform i forbindelse med kjøp over terskelverdi skal i hvert enkelt tilfelle vurderes av enhetsleder/prosjektansvarlig i samarbeid med kommunens innkjøpsansvarlig. I de tilfellene der anskaffelsen avgjøres av kommunestyret, skal anskaffelsesform vurderes av Rådmannen, som deretter overfor kommunestyret gjør sin anbefaling. 2. Til grunn for vurderinger skal følgende hovedprinsipper ligge: Som hovedregel skal alle entrepriser gjennomføres som hovedentrepriser med administrert sideentrepriser, slik at næringslivet får delta direkte i konkurransen, f.eks. grunnarbeid, tømrer, ventilasjon, betong, elektriker, rørlegger, maler osv. Innenfor regelverk for offentlig anskaffelse utformes og vektes tildelingskriterier og kvalifikasjonskrav, både for hovedentreprise og sideentrepriser, slik at det lokale næringslivet kan delta aktivt i konkurransen. Even Ediassen rådmann Utskrift sendes: Avdelingsleder til videre forføyning Rådmannen

5

6 INNKJØPSRUTINE medveileder FOR FAUSKE KOMMUNE Gjelder fra: Sist endret: Ansvarlig: Innkjøpsansvarlig 1

7 1. Innledning Overordnet målsetting Strategi Innkjøpskompetanse og fullmakter.... Organisering Hvorfor?.... Grunnregler for innkjøp Anskaffelsesformer.... Direkteanskaffelser og kjøp på inngåtte rammeavtaler.... Deltakelse i konkurranser gjennom SIIS-samarbeidet Prosjekt Forberedelser anbudskonkurranse Gjennomføring - Utarbeidelse av konkurransegrunnlag Evaluering av tilbud Verktøy for avtaleoppfølging Vedlegg 1 Protokoll for anskaffelser under eks. mva Vedlegg 2 Protokoll for anskaffelser over eks. mva Vedlegg 3 - Åpningsprotokoll Vedlegg Brev til ikke valgt tilbyder... 2 Vedlegg Brev til vinner Vedlegg 6 Mal - Anskaffelsesmandat Vedlegg Mal - Innkjøpsbeslutning Vedlegg 8 Mal - Kvalitetssikring

8 1. Innledning Fauske kommune foretok i 11 kjøp av varer og tjenester for ca 0 millioner kroner. Dette er midler som kommunen ønsker å få mest mulig ut av innenfor det regelverket som gjelder for offentlige kjøp. Denne veilederen gir noen føringer som skal sikre at Fauske kommune foretar lovlige anskaffelser på alle nivåer, og skal være en rutinebeskrivelse for interne prosesser før, under og etter en anskaffelse. 2. Overordnet målsetting Fauske kommune vektlegger etikk i anskaffelsesprosessen Fauske kommune skal følge god innkjøpsskikk i sine anskaffelser Fauske kommune skal gjøre sine innkjøp etter gjeldende regelverk Fauske Kommune har en målsetting om at alle enheter skal kunne gjøre sine innkjøp så effektivt som mulig, til best mulig pris og kvalitet. Fauske kommune skal, innenfor gjeldende regelverk, best mulig legge til rette for at lokalt næringsliv skal kunne delta i utlyste konkurranser. Fauske Kommune skal ha en sentralisert kompetanseenhet innenfor innkjøp, som fungerer strategisk, og som en støttefunksjon for de praktiske innkjøpene i kommunen. Den sentraliserte innkjøpsfunksjonen i Fauske Kommune skal utvikle og vedlikeholde gode innkjøpsrutiner og prosedyrer i samarbeid med SIIS og innkjøperne. 3. Strategi 3.1.Lokalt næringsliv, Så langt det lar seg gjøre skal innkjøp tilrettelegges slik at lokalt næringsliv får anledning til å delta i konkurransene. Ved innkjøp til en verdi over kr skal alle lokale næringsdrivende som kan levere varen/ tjenesten, og er registrert i Ajour, forespørres om å delta i konkurransen. Kjøper må gjøre en vurdering av hva det lokale næringslivet har muligheter til å tilby av varer og tjenester. Hvis det lokale næringslivet eksempelvis bare kan levere deler av oppdraget, bør det gis åpning for dette, og at det beskrives spesifikt i konkurransegrunnlaget hvordan dette kan gjøres. Kommunen skal, på best mulig måte, legge til rette for at alt av lokale næringsdrivende blir registrert som leverandør i Ajour. 3.2.Miljø Ved innkjøp av varer og tjenester er det potensiale for reduserte miljøbelastninger. Ulike løsninger som dekker samme behov, kan gi svært forskjellig miljøbelastning. Det må derfor allerede ved planlegging av anskaffelsen tas hensyn til miljøkonsekvensene. Loven om offentlige anskaffelser stiller krav om at det ved planlegging av den enkelte anskaffelse skal tas hensyn til miljømessige konsekvenser av anskaffelsen (loven 6). Denne bestemmelsen ble innført i norsk regelverk i 01. 3

9 Det er et mål at miljøbelastningen til anskaffelser minimeres. I arbeidet knyttet til miljøansvar vil kommunen særlig fokusere på tiltak rettet mot klima og energi, helse- og miljøfarlige kjemikalier og biologisk mangfold. Avfallsforebygging og effektiv ressursutnyttelse er en del av dette. 3.3.Dokumentasjon gjennom bruk av konkurranseverktøy Alle anskaffelser skal konkurranseutsettes. Ved anskaffelser fra kr til kroner eks mva. skal konkurransen fortrinnsvis gjennomføres gjennom konkurranseverktøyet À jour Innkjøp. Dette sikrer etterlevelse av krav som gjelder for direkteanskaffelser samt leverandøroppfølging og økonomistyring.. Innkjøpskompetanse og fullmakter I Fauske kommune skal innkjøp kun foretas av personer som har gjennomgått nødvendig opplæring, og er gitt rettighet av enhetsleder til å foreta innkjøp på vegne av kommunen. Godkjente innkjøpere gis tilgang til innkjøpsportalen Ajour innkjøp av enhetsleder, rektor, styrer eller kommunens ledergruppe i samarbeid med kommunens innkjøpsansvarlig. Anskaffelser som må anses som kompliserte, eller er av en størrelse som krever anbudsutlysning, skal kun foretas av innkjøper med nødvendig innkjøpskompetanse og etter fullmakt fra rådmannen..1.innkjøpere Ansatte som gis rett til å foreta innkjøp under terskelverdi, på vegne av kommunen, skal gjennomgå grunnopplæring i forkant, eller å snart slikt kurs avvikles. Enhetsledere eller rådmannsnivå har ansvar for å tildele innkjøperstatus til utvalgte på sin enhet. Krav/ fullmakt: Innkjøpere har fullmakt til å foreta et hvert kjøp gjennom inngåtte rammeavtaler, og foreta direkteanskaffelser/konkurranser under 0.000,- eks. Mva. En innkjøper skal: Gjennomgå internt kurs for innkjøpere Registreres som bruker i Ajour Ved kjøp over 0.000, skal det innkjøpsfaglig kvalitetssikres av innkjøpskoordinator. Har ansvaret for: Kjøp på inngåtte avtaler. Foreta direkteanskaffelser under 0.000,- eks mva Mottakskontroll. Fakturakontroll. Avviksrapportering.2.Produktansvarlig Produktansvarlig er typisk ansatte med god kjennskap til sitt fagområde, kommunens interne behov, og rutiner som må hensyntas i en anskaffelsesprosess. Krav/ fullmakt: Skal besitte lokalkunnskap innenfor eget fagområde

10 Skal besitte produktkunnskap innenfor eget fagområde Skal delta i møter med innkjøpsan i forbindelse med konkurransegjennomføring Skal representere Kommunen i anskaffelsen i samarbeid med SIIS Delta i fortløpend evaluering av avtaler, og ved spørsmål om opsjonsmuligheter. Skal bidra til å kvalitetssikre varekataloger.3.prosjektleder Krav/ fullmakt: Prosjektleder har fullmakt til å gjennomføre anskaffelser på alle nivåer der kjøp over eks.mva også skal være kvalitetssikret av innkjøpsansvarlig/ innkjøpskonsulent. En prosjektleder skal: Være tildelt rollen som innkjøper av enhetsleder Ha gjennomgått internt kurs for innkjøpere Ha gjennomgått kompetansegivende opplæring på nivå med de anskaffelser som skal foretas. Delta i kommunens eget innkjøpsforum. Sørge for at anskaffelser over ,- eks mva er kvalitetssikret gjennom innkjøpsansvarlig. Har ansvar for: Å gjennomføre anskaffelse i hht prosjektmandat eller anskaffelsesmandat. Evaluering og oppfølging av inngåtte avtaler. Utarbeide kontrakter i forbindelse med konkurranser Følge inngåtte rammeavtaler ved bruk av konsulenttjenester Utarbeide kontrakt med ekstern konsulent som skal gjennomfører anskaffelser på vegne av kommunen. Å rapportere til innkjøpsfaglige møter/ innkjøpsansvarlig Sørge for delegering av ansvar for oppfølging av inngåtte avtaler..innkjøpsansvarlig Krav/ fullmakt: Kommunens innkjøpskoordinator har fullmakt til å gjennomføre anskaffelser på alle nivåer på vegne av kommunen. Har ansvar for: Å være kontaktpunkt i SIIS-samarbeidet Gjennomføring av kommunens egne konkurranser etter forespørsel fra enhetslederne. Internopplæring Koordinering produktansvarlige Informasjon, veiledning, brukerstøtte Å være kontaktpunkt mot lokalt næringsliv Delta i kommunens ledergruppe

11 . Organisering Styringsgruppe StyringsgruppeSIIS SIIS Rådmenn kommunene Vertskommune Bodø Andre Andre Fauske kommune Fauske kommune medl.kommuner Enheter Enheter Innkjøpsansvarlig Innkjøpskoordinator Innkjøper Innkjøpssjef i Bodø kommune er delegert fullmakt til å gjennomføre anskaffelser og inngå bindende rammeavtaler på vegne av Fauske kommune Kommunens innkjøpskoordinator har fullmakt til å gjennomføre anskaffelser på alle nivåer på vegne av kommunen. Prosjektleder har fullmakt til å gjennomføre anskaffelser på alle nivåer der kjøp over eks.mva er kvalitetssikret av innkjøpskoordinator/ innkjøpskonsulent Innkjøpere har fullmakt til å foreta et hvert kjøp gjennom inngåtte rammeavtaler, og foreta direkteanskaffelser/konkurranser under 0.000,- eks. Mva. Kjøp over 0.000, skal kvalitetssikres av innkjøpskoordinator. SIIS Innkjøpskoordinator Prosjektleder bygg, eiendom, VVA, IT Innkjøper En anskaffelse til det offentlige skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. 6

12 6. Hvorfor? Hvis innkjøpere i Fauske kommune IKKE følger egne innkjøpsrutiner, og gjeldende lovverk for offentlige anskaffelser, risikerer vi: Kommunen klages inn for KOFA Kommunen kan bli stilt overfor krav om erstatninger Kommunen mister stordriftsfordeler Kommunen oppfattes som en useriøs aktør overfor næringslivet Kommunen mister viktig element i egen økonomikontroll. Grunnregler for innkjøp Krav til konkurranse En anskaffelse til det offentlige skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Forholdsmessighet Vi skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen God forretningsskikk Vi er forpliktet til å opptre profesjonelt, saklig og forsvarlig i anskaffelsesprosessen Likebehandling av leverandører Vi skal opptre på en slik måte at ingen leverandører blir diskriminert eller behandlet ulikt Forutsigbarhet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet Vi er klare på hvordan konkurransen vil bli gjennomført, hvilke kriterier vi vil velge leverandør utfra og hvordan vi vektlegger disse. 8. Anskaffelsesformer Følgende punkter må vurderes før det velges anskaffelsesform: Finnes det en allerede inngått rammeavtale for varen/ tjenesten? Vurder din innkjøpsfaglige kompetanse til å kjøre konkurransen Hvilken økonomisk verdi (eks. mva) har anskaffelsen? Hva gjelder anskaffelsen? Hvordan er markedet for det anskaffelsen gjelder? Hvilke tidsrammer har vi for anskaffelsen? Er det aktuelt å prekvalifisere leverandører? Vurder etablering av rammeavtale.. Tenk Fauske kommune som kunde, ikke bare din enhet og anskaffelsen for seg.

13 Anskaffelser over 1,6/ 0, mill eks mva Anbudskonkurranse som hovedregel Minstefrister Anskaffelser over 0, mill eks. mva Krever kun nasjonal kunngjøring (DOFFIN) Ingen minstefrister Anskaffelser under 0, mill eks. mva Krever ikke kunngjøring. Direkteanskaffelse eller rammeavtale Skal konkurranseutsettes Kjøp over 0.000,- har protokollplikt 8.1.Anskaffelser av varer og tjenester og bygg- og anleggsarbeider over 0, mill OVER1,6 mill. Begrenset anbudskonkurranse Åpen anbudskonkurranse Konkurransepreget dialog Konkurransen må lyses ut på DOFFIN-databasen OG EU-databasen TED. 8.2.Anskaffelser av varer og tjenester OVER og UNDER 1,6 mill. kr (3,3 1) og bygg- og anleggsarbeider UNDER 1,0 mill. kr men over kr Begrenset anbudskonkurranse Åpen anbudskonkurranse Konkurransepreget dialog Kjøp etter forhandling (i en eller to faser) Konkurransen må lyses ut på DOFFIN-databasen 8.3.Anskaffelser av varer og tjenester UNDER kr Det er kjøper sitt ansvar ene og alene at summen ikke overstiger terskelverdien på ,eks.mva. Hvis kostnaden overstiger terskelverdien er hele anskaffelsen å anse som en ulovlig direkteanskaffelse. Hvis du som kjøper er usikker på om at anskaffelsen kommer innenfor terskelverdien må annen konkurranseform velges for å være på den sikre siden, eller at det i forespørselen tas 1 Tallene i parentes gjelder anskaffelser utelukkende til vann- og avløpsvirksomheten 8

14 forbehold om at kostnaden er innenfor terskelverdien slik at konkurransen kan avlyses og ny konkurranse gjennomføres hvis tilbudene overstiger terskelverdien. Anskaffelser under kr skal også baseres på konkurranse, men her er det frivillig å lyse ut på DOFFIN. Konkurransen kan gjennomføres som direkteanskaffelse ved å lyse ut i lokalpresse, kontakte leverandører med brev, E-post, telefon for å få konkurrerende tilbud. Direkteanskaffelser o Kjøp på inngåtte rammeavtaler (hovedsakelig via innkjøpsprogrammet Ajour) o Direktekjøp ved forespørsel i markedet Begrenset anbudskonkurranse Åpen anbudskonkurranse Konkurransepreget dialog Kjøp etter forhandling (i en eller to faser). Direkteanskaffelser og kjøp på inngåtte rammeavtaler.1.kjøp på rammeavtaler Svært mange av varegrupper og tjenester er dekket via inngåtte rammeavtaler. Det er kjørt konkurranse, og inngått avtaler med leverandør på typisk 1 år. Rammeavtaler har oftest én leverandør, men det kan også være inngått parallellavtaler der en har et begrenset antall leverandører. Her gjelder særskilte regler for Vær våken! hvordan en skal forholde seg til valgte leverandører..2.lojalitet Som innkjøper skal en forholde seg lojalt til allerede inngåtte rammeavtaler. Kjøp utenfor avtale (lekkasjekjøp) kan medføre erstatningsansvar for enheten/ kommunen..3.når leverandøren ikke kan levere En leverandør med rammeavtale skal forespørres først på varer og tjenester son naturlig ligger innenfor det produktet de har avtale på. Det er ikke alle produkter som ligger i leverandørens varekatalog i Ajour, men likevel innbefattes av avtalen. Vær lojal til inngåtte avtaler ikke til tilfeldige selgere. I tilfeller der leverandøren som kommunen har inngått rammeavtale med ikke kan levere ønsket produkt, kan en gå til anskaffelse utenfor avtalen. I slike tilfeller gjelder reglene for direkteanskaffelser...nødanskaffelser I tilfeller der en er står overfor et hasteinnkjøp med bakgrunn i uforutsette omstendigheter, kan anskaffelse skje uten forutgående konkurranse. Anskaffelsen må kunne dokumenteres være helt nødvendig for å sikre verdier, liv og helse. Egen «sommel» er ikke gyldig grunn.

15 ..Supplerings- eller tilleggsbestillinger ( 2-1 2d) I forbindelse med forutgående konkurranse vil det kunne oppstå uforutsett behov for å supplere anskaffelsen for å fullføre jobben/kontrakten. I slike tilfeller kan en gjøre dette ved direkte kjøp hos samme leverandør. Dette kan kun gjøres innenfor rimelighetens grenser og defineres som nødvendig supplering..6.kjøp via Ajour innkjøp Fauske kommune har valgt Ajour innkjøp som verktøy for kjøp på inngåtte rammeavtaler. De aller fleste rammeavtaler er publisert som varekataloger i programmet. Kjøp på avtaler uten varekatalog skal registreres som direkteanskaffelse i programmet. Konkurranse fra terskelverdi på og ned til.000 skal kjøres ved bruk av verktøy for konkurransegjennomføring i Ajour. Dette sikrer etterlevelse av mange krav som gjelder for direkteanskaffelser. HUSK! Protokollplikt og dokumentasjonskrav for alle kjøp over eks mva..avviksregistrering Avvik som ikke er dokumenterbare og meldt til aktuelle leverandør er lite verdt i forhold til klagemulighet, erstatningskrav eller som leverandørutvikling Avvik knyttet til kjøp via Ajour innkjøp skal registreres i programmets mottaksmodul. Avvik knyttet til anskaffelser utenfor Ajour skal meldes skriftlig til leverandør med kopi til kommunens innkjøpskoordinator. Deltakelse i konkurranser gjennom SIIS-samarbeidet Gjennom deltakelse i Samordnet innkjøp i Salten (SIIS), kan Fauske kommune inngå rammeavtaler sammen med noen eller alle de samarbeidende kommunene. Innkjøpskontoret i Bodø kommune foretar konkurransegjennomføringen på vegne av de kommuner som ønsker å være med i anskaffelsen, og foretar kontraktsinngåelse på vegne av kommunen. For å sikre vår kommunes interesser i konkurransen er det viktig at Behov registreres fortløpende eller via innkjøpsforum Prioriteres i samarbeid med koordinatorer Deltakelse vurderes tilbakemelding SIIS Lokal brukergruppe/ produktansvarlig Produktansvarlig møter SIIS Faglig kvalitetssikring Lokale leveransebehov Lokalt næringsliv Utarbeidelse konkurransegrunnlag godkjennes lokalt

16 11. Konkurransegjennomføring Evaluering kommunene kan delta Tildeling/ kontrakt/ varekataloger Gjennomføring av leverandørinfo i hver kommune/ lokale tilpassinger Prosjekt Prosjektansvarlig Prosjektleder er ansvarlig for at alle anskaffelser i prosjektet gjennomføres etter gjeldende regelverk. Prosjektansvarlig har ansvar for at den som skal gjennomføre anskaffelsen har tilstrekkelig innkjøpsfaglig kompetanse til dette. Dette gjelder også ved bruk av eksterne konsulenter. Ansvarlig for utarbeidelse av kontrakt med eksterne konsulenter som skal gjennomføre konkurranser på vegne av Fauske kommune Innkjøpsfaglig ansvarlig for anskaffelsen Ved bruk av ekstern konsulent o Anskaffelse av konsulent skal skje med bakgrunn i eksisterende rammeavtale, eller konkurranse. o Etter inngåelse av kontrakt mellom Kommunen og konsulent. Denne skal beskrive forhold som ansvar, garanti, leveringsbetingelser, reklamasjon, fakturering, osv Kvalitetssikring av innkjøpsfaglig innhold i prosjektet Anskaffelser over forelegges innkjøpskoordinator Vurderes av prosjektstyringsgruppe Bruk av ekstern innkjøpskompetanse skal vurderes, i samarbeid med innkjøpsansvarlig, ved kompliserete/ risikofulle anskaffelser i prosjektet. Bruk av konsulent skal vurderes i følgende faser: o I utarbeidelse av konkurransegrunnlag o Evaluering av tilbud o Kontraksutforming Inngåtte avtaler. Kontrakter og rammeavtaler skal registreres i House of Control. Her skal kantrakt, oppfølgingsrutiner og avtaleansvarlig hos kommunen registreres. 12. Forberedelser anbudskonkurranse Anskaffelser over ,- eks mva skal utlyses via DOFFIN og/eller TED. For å kunne foreta utlysninger, må den ansatte være registrert i DOFFIN. Tilgang skal være begrenset til innkjøpere med kompetanse til å gjennomføre anbudskonkurranser, og denne retten kan gis av rådmann/ innkjøpsansvarlig. 11

17 Ofte publiserer en et konkurransegrunnlag som vedlegg i Doffin. Det er viktig å kontrollere at det ikke står motstridene opplysninger i Doffin og konkurransegrunnlaget Hvem skal involveres Under utarbeidelsen av konkurransen kan det være hensiktsmessig å etablere en brukergruppe som bistår med utforming av kravene til produkt / tjeneste som skal anskaffes. Hvis det er lite kunnskap om produktet som skal anskaffes kan det før konkurransen utlyses inviteres tilbydere som kan presentere produktene slik at man får et bedre grunnlag og utforme kravspekken Hva skal anskaffes? Total verdi? Servicekrav? Avtalelengde? Når det skal anskaffes varer eller tjenester er det viktig og tenke igjennom viktigheten av anskaffelsen slik at kravene settes i forhold til dette. Hvis det eksempelvis skal kjøpes et produkt som mange kan levere kan muligens kravene reduseres. Skulle leverandøren gå konkurs i avtaleperioden kan varen likevel skaffes fra andre på en enkel måte. Hvis det er få leverandører og varen er av stor viktighet med tanke på produksjon bør det sannsynligvis settes strenge krav til økonomi, service, tilgjengelighet og andre kriterier som sikrer vareleveringen og oppfølgingen på en sikrest mulig måte. I de tilfeller at anskaffelsen skjer som en direkteanskaffelse kan sannsynligvis også kravene reduseres noe med tanke på at de som forespørres er kjente leverandører Verdien av anskaffelsen? Når verdien av anskaffelsen skal vurderes er det verdien i hele kontraktsperioden som skal oppgis / beregnes. Det er viktig at det gjøres en saklig vurdering av verdien slik at minst mulig avvik oppstår. Har varen blitt kjøpt tidligere kan det være en ide og se hvor mye man har kjøpt for i tidligere år ved å se i regnskapet eller få en statistikk fra leverandøren som har vært. Eksempel: Det vil være negativt at det eks. oppgis at verdien på kjøpet er 1 million og at det kreves god service osv under leveransen. Vinner av konkurransen styrker bemanningen for å gi kommunen en god service. I avtaleperioden viser det seg at det ikke ble kjøpt for mer en kroner og at vinner av konkurransen gikk med tap. En slik hendelse vil kunne medføre dårlig omtale, og som kommunen kan bli gjort økonomisk ansvarlig Hvem skal gjennomføre konkurransen? Konkurransen bør gjennomføres av personer som har god kunnskap om gjeldende regelverk og kunnskap om innkjøp, markedskunnskap. Det er i mange tilfeller en styrke at det etableres en brukergruppe der brukergruppen er med å definere krav til produkt / tjeneste som skal anskaffes slik at man på en best mulig måte sikrer at riktig / mest mulig hensiktsmessig produkt / tjeneste anskaffes. Men under konkurransegjennomføringen må det være en som er hovedansvarlig og kontaktperson Nødvendige hjelpemidler Lover og forskrifter Juridisk bistand Hjelpemateriell som 12 bør være tilgjengelig.

18 12.6. Oppdeling av konkurransen Kjøper må gjøre en vurdering av hva det lokale næringslivet har muligheter til å tilby av varer og tjenester. Hvis det lokale næringslivet eksempelvis bare kan levere deler av oppdraget, bør det gis åpning for dette, og at det beskrives spesifikt I konkurransegrunnlaget hvordan dette kan gjøres. Oppdeling av konkurransen for å omgå terskelverdier er ikke tillatt Valg av anskaffelsesprosedyre For å ivareta det lokale næringslivet på en best mulig måte så er det mulig og inngå kortere avtaleperiode slik at prosedyren for kjøp under terskelverdi kan benyttes. Ved å gjennomføre konkurransen som en direkteanskaffelse, skal alle lokale næringsdrivende, som kan levere varen/tjenesten, og er registrert in Ajour, forespørres om å delta i konkurransen. Ved gjennomføringen av alle konkurranseformer er det viktig at det ikke foregår telefonisk kontakt med tilbydere. All korrespondanse bør foregå skriftlig slik at det foreligger skriftlig dokumentasjon på alle spørsmål og svar. Dette er veldig viktig med tanke på likhetsprinsippet som det stilles strenge krav til. Når det kommer inn spørsmål så skal spørsmålet anonymiseres, besvares og sendes ut til alle som deltar i konkurransen. Eksempel: Hvis verdien av anskaffelsen over år er 1,8 millioner og produktet / tjenesten kan leveres av lokale leverandører kan prosedyren direkteanskaffelse benyttes istedenfor å gjennomføre en åpen anbudskonkurranse ved å inngå en kontrakt på maks 1 års varighet. ( terskelverdien for forskriften om offentlige anskaffelser er kr ). Alle summer er eks mva. Når en konkurranse utlyses må alle dokumentene legges med, kontrakt, avtaledokument, hmsegenerklæring og andre dokumenter. Hvis ikke er risikoen for tilleggsregninger betydelige. Kravspesifikasjonene i konkurransen som utformes skal være objektiv og ikke rettet mot et spesielt produkt. Kravspekken skal være utformet slik at det kan gjennomføres konkurranse mellom flere. Hvis produktet som skal anskaffes sannsynligvis kommer til å gå ned i pris er det viktig og ha korte avtaler. Hvis markedsutsiktene er slik at det er grunn til å tro at det kommer en prisstigning er det sannsynligvis hensiktsmessig og ha en lengre avtale. Da under forutsetning av at prisene kun kan reguleres utfra gitte forutsetninger. Hvis det inngås avtaler der det gis adgang til å inngi pris i % rabatt utfra veiledende prisliste er det viktig at det settes kriterier for hvordan prisreguleringen av veiledende priser skal skje i avtaleperioden. Hvis ikke kan varen / tjenesten bli veldig dyr Direkteanskaffelse Kjøp under terskelverdi er kjøp under kr eks mva Åpen anbudskonkurranse En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Det tilbud som inngis kan således

19 ikke endres etter tilbudsfristens utløp og tilbyderne må gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp Paralellavtaler Med paralellavtaler kan det inngås avtale med flere bedrifter om levering av varer og tjenester. Det kan være hensiktsmessig å etablere paralellavtaler hvis det eks. er sannsynlig at prisene vil falle. Da kan det gjennomføres en konkurranse der eks 3 tilbydere velges og at de må konkurrere på pris hver gang det skal kjøpes noe. På denne måten vil oppdragsgiver sikre seg at det betales markedspris. Det vil også kunne være hensiktsmessig og etablere paralellavtaler hvis det eks er kun 3 bedrifter i området som kan levere varen eller tjenesten. Hvis eks alle tre bedriftene får være med å konkurrere om oppdragene på eks pris vil muligens alle få oppdrag gjennom perioden. Med denne konkurranseformen vil man muligens forhindre at en sitter igjen med monopol Konkurranse med forhandlinger Konkurranse med forhandlinger er en konkurranseform som kan benyttes der det er hensiktsmessig. I første fase utarbeides det konkurransegrunnlag og det velges ut eks inntil 3 tilbydere som går videre. Etter det gjennomføres forhandlinger med den enkelte tilbyder. Under forhandlingene stilles det strenge krav til likebehandling av alle tilbyderne. Det er en fordel at spørsmålene til tilbyderne forberedes og at det utarbeides protokoll fortløpende som oversendes tilbyderen rett etter at forhandlingsmøtet er ferdig. Det må settes en frist slik at tilbyderen kan komme med evt korrigeringer av protokollen. Tilbyderen bør gis en frist på eks en dag med å komme med et revidert tilbud.. Gjennomføring - Utarbeidelse av konkurransegrunnlag.1. Innledning Beskriv konkurransen generelt, og da gjerne i hvilken sammenheng anskaffelsen skal gjøres. Hvis anskaffelsen gjelder flere kommuner som går sammen om å anskaffe varer / tjenester, så oppgi navnet på de kommunene som deltar. Navnene på kommunene som kommer fram her, samt øvrige dokumenter, vil være en del av dokumentasjonen på at det er gjennomført konkurranse på anskaffelsen for de navngitte kommunene. Oppgi hvor varer/ tjenester skal leveres. Gi en generell informasjon om hva som skal anskaffes..2. Kravspesifikasjon Tenk nøye igjennom hva som skal anskaffes og beskriv kravene til varen / tjenesten. Kravene som beskrives skal være utformet slik at det oppnås konkurranse. Kravene kan ikke beskrives ut fra eks en instruksjonsbok, eller være tilpasset et spesielt produkt med mindre det foreligger spesielle grunner for det. Beskrivelsen av varen skal være så nøyaktig som mulig slik at de enkelte beskrivelsene kan overføres til prisskjemaet for å forhindre diskusjoner med tilbyder i ettertid.

20 Gjør en vurdering av hvor viktig anskaffelsen er med tanke på service, deler osv. hvis det er få leverandører og anskaffelsen er viktig i forhold til produksjon, og det i tillegg er få leverandører, bør kravene være strenge og mer detaljert utformet. Eksempelvis kan det da vurderes og settes krav til utrykningstid, garantitid, deleleveranse osv. settes det eksempelvis krav om utrykningstid er det viktig at det også settes sanksjoner hvis ikke tilbyder innfrir kravene. Hvis det er viktig og få varen levert så raskt som mulig bør det gjøres en vurdering på om det skal være et krav at det skal tilrettelegges et lager i kommisjon..3. Dokumentasjonskrav For anskaffelser over eks. mva er følgende dokumentasjonskrav obligatoriske: Attest fra faglig register (firmaattest) Skatteattest HMS-erklæring Manglende dokumentasjon, er avvisningsgrunn, men en kan, for obligatorisk dokumentasjon, gi utvidet frist hvis situasjonen tilsier det... Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav settes for å kunne vurdere om en leverandør er kvalifisert til å gjennomføre den kunngjorte anskaffelsen. Still deg spørsmålet: «Hvilke kvalifikasjonskrav er strengt tatt nødvendig å stille i denne konkurransen?». Kravene skal stå i forhold til hva som kreves for å gjennomføre kontraktsforpliktelsene, og ikke settes for å ekskludere potensielle tilbydere. Vurdering av kvalifikasjonskrav skal kun resultere i enten «Ja» eller «Nei». NB! IKKE bland sammen vurdering av kvalifikasjonskrav med tildelingskriteriene. Kvalifikasjonskrav skal ikke vektes og vurdering av disse skal kun resultere i «kvalifisert til å delta» eller «Ikke kvalifisert til å delta». I kvalifikasjonskravene er det viktig og vurdere om nyetablerte selskap skal få delta i konkurransen. Hvis så kan det ikke kreves at regnskap for de siste tre år skal leveres da de ikke har det. Det må da settes krav om dokumentasjon på eks. åpningsballansen osv. øvrige kvalifikasjonskrav må også sees i relasjon til nyetablerte selskap slik at de kan delta i konkurransen... Miljøkrav I alle anskaffelser skal miljøkravene vurderes. Følgende vurderinger bør gjøres: Forurensning Varighet 1

21 Gjenbruk Krav om miljøsertifisering Vær oppmeksom på faren for å sette unødvendig høye sertifiseringskrav. Disse SKAL være relevant for anskaffelsen..6. Administrasjon av konkurransen Oppgi hvem som administrerer konkurransen navn og mailadresse. Ikke oppgi telefonnr, da telefonkontakt i forbindelse med anskaffelsen bør unngås... Antatt omfang/ verdi Det skal oppgis hva verdien på anskaffelsen eks. mva er stipulert til. Hvis det skal inngås en rammeavtale på eks år for vare- eller tjenestekjøp, er det viktig at det tas forbehold om at verdien kan bli større eller mindre en antatt, og at tilbyder tar det hele og fulle ansvaret. I verdivurderingen skal også bruk av eventuelle opsjonsår tas med..8. Avtalens varighet En rammeavtale på vare eller tjenestekjøp skal som hovedregel ikke ha en varighet utover år. Oppgi varighet, og vurdér bruk av opsjonsår. Vedlikeholdsavtaler inngått med bakgrunn i et allerede anskaffet produkt, har ikke en begrensning på år... Konkurransedokumentene Her skal det sies noe om grunnlaget for konkurransen, og hvilke dokumenter som inngår. Det er viktig at tilbyder er forpliktet til å formidle alle dokumentene til evt. underleverandører når det innhentes pris slik at alt er kjent for alle. Hvis eksempelvis ikke kontrakt vedlegges utlysningen / forespørselen kan det medføre økte utgifter hvis kontrakten inneholder punkt som er kostnadskrevende for tilbyder. (eksempel, hvis det ikke står noe om betalingsfrist i forespørselen eller kontrakt og det etterpå blir opplyst at faktureringstiden er 30 dager så kan eks tilbyder si at de har beregnet dager og at det vil medføre ekstra utgifter med 30 dager)... Alternative tilbud Hvis det gis åpning får å levere alternative tilbud, må en gjøre en nøye vurdering av, og gis en konkret redegjørelse for, hvordan et eventuelt alternativ tilbud vil bli evaluert. Generelt bør åpning for alternative tilbud unngås, da det kan resultere i en utfordring å evaluere tilbudene likt..11. Spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det må oppgis mailadresse til hvem det kan stilles spørsmål til. Det må også oppgis hvor mange dager før fristen spørsmål kan stilles, tidsfristen må være slik at det er rikelig tid til å sende ut spørsmål og svar, og at tilbyder får anledning til å evt endre / korrigere tilbudet. Alle spørsmål skal stilles skriftlig, og besvares kun gjennom DOFFIN. Svar gis ikke direkte på e-post til spørsmålstiller. 16

22 Spørsmålene skal anonymiseres, og svar skal gis til alle som har meldt sin interesse til konkurransen, eller har blitt forspurt. Manglende svar på innkomne spørsmål er ofte avlysningsgrunn for konkurransen, noe som igjen kan resultere I erstatningskrav fra tilbydere. Husk å ta med spørsmål og svar under evalueringen av tilbudet, da svar som er gitt er juridisk bindende i evalueringen..12. Suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget Det bør tas forbehold om at oppdragsgiver kan komme med endringer av forespørselen helt til tilbudsfristens utløp slik at denne kan korrigeres hvis behovet skulle oppstå. Eventuelle endringer gjør at tilbudsfrist må vurderes forlenget. Spesielt hvis det allerede er mottat tilbud, da disse må få tilstrekkelig tid til å endre tilbudene sine... Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud. Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres, før utløp av tilbudsfristen. Tilbakekalling og endringer av tilbudet, er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder økonomiske forpliktelser... Taushetsbelagte opplysninger I forespørselen bør en be om at tilbyder også leverer en ferdig sladdet verson som kan benyttes ved eventuellt krav om innsyn. Det er viktig at tilbyder er objektiv i sladdingen. For de som har bedt om innsyn skal det være mulig og gjennomgå dokumentene slik at de kan forsikre seg om at tildelingen er gjennomført riktig. Hvis leverandør nekter å foreta sladding, og motsetter seg utlevering, kan vi som oppdragsgivere foreta sladdingen etter beste skjønn..1. Vedståelsesfrist Hvis ikke annet er oppgitt I tilbudet, er tilbyder nødt til å vedstå seg inngitt tilbud i 0 dager. (Fristen kan gjøres lengre eller kortere). Husk å vurder vedståelsesfristens lengde i forhold til om bevilgning av midler er gjort eller det vil kreve lengre tid å få dette avklart. NB! Det er viktig at det skrives kontrakt innenfor fristen som er satt på vedståelsesfristen, hvis ikke kan vinner av konkurransen trekke seg..16. Språkkrav Sett krav om at alle tilbudsdokumentene skal innleveres på norsk. Vurder også dette kravet i kravspesifikasjonen i de tilfeller der det spørres etter produkt med brukermanualer e.l.

23 .. Forbehold avvik fra konkurransegrunnlaget Beskriv hvordan tilbyder skal opplyse eventuelle avvik fra forespørselen, krev at eventuelle avvik skal beskrives nøyaktig og presist i tilbudsbrevet slik at det blir enklest mulig å evaluere tilbudt. Forbehold kan medføre at tilbyder skal avvises..18. Meddelelse om tildeling / kontraktsinngåelse I forespørsel skal det opplyses om på hvilken måte vinner vil bli kontaktet og meddelt at han har vunnet konkurransen. Meddelelse skal skje skriftlig. I spesielle tilfeller kan en tildele med forbehold om finansiering, selv om dette er forhold som bør være avklart før tildeling skjer..1. Manglende dokumentasjon Manglende dokumentasjon fra tilbyder, med basis i de krav som er satt i forespørselen, vil medføre avvisning. En kan be om en avklaring hvis det er dokumentasjon som er tvetydig eller en ikke skjønner denne. Før det etterspørres dokumentasjon osv skal innkjøpsansvarlig kontaktes. Obligatorisk dokumentasjon (Lovpålagt dokumentasjon som kan etterspørres hvis den mangler) o MVA-attest o Skatteattest o HMS-egenerklæring Etterspurt dokumentasjon (avvisningsgrunn hvis dette mangler) o CV o Referanser o Org.plan o Regnskap o Egne kriterier for nyetablerte selskap som ønsker gi tilbud... Attester som skal vedlegges Obligatoriske dokumentasjon er, attest for skatt og merverdiavgift, firmaattest og HMSegenerklæring. Det kan gis utvidet frist for innlevering av mangel på obligatorisk dokumentasjon. Vurdering av tilbudene må utsettes til dette er levert. Hvis tilbyder skylder skatt og merverdiavgift skal tilbudet avvises... Vedlegg Oppgi hvilke vedlegg som er lagt ved forespørselen, og merk vedleggene med eksempelvis, vedlegg 1 prisskjema, vedlegg 2 kart / tegninger osv. 18

24 .22. Tildelingskriterier Tildelingskriteriene skal ikke sammenblandes med minstekravene som er satt. Eksempel: Hvis det i kravspesifikasjonen er satt at bilen skal ha hjul så er det da ulovlig å sette et tildelingskriterie på at hjul vektes med eksempelvis 30%. Tildelingskriteriene som settes skal være uttømmende og det skal gis opplysning om hva som vektlegges slik at tilbyderne får samme forståelse av hva som vektlegges. Eksempel: Hvis det settes et tildelingskriterie på service 30% og det ikke gis noen forklaring på hva som legges i service så kan det oppfattes på ulik måte hva som etterspørres. Det kan da være at noen legger vekt på levringstid, noen på serviceorganisasjonen osv. dette kan gjøre det krevende i evalueringen og skape usikkerhet samtidig som det kan stilles spørsmål om likhetsprinsippet. 1

25 .23. Tidsplan for anskaffelsen Stipulert tidsperspektiv for kjøp under terskelverdi: Utarbeidelse av konkurransegrunnlag 3 dager Svarfrist fra utsendelse dager Evaluering av tilbudet 1 dag Brev til vinner og taper med klagefrist dager Sum antall dager 2 dager Stipulert tidsperspektiv ved bruk av åpen anbudskonkurranse:: Utarbeidelse av konkurransegrunnlag dager Svarfrist fra utlysning dager Evaluering av tilbud 2 dager Brev til vinner og taper med klagefrist dager Sum antall dager 62 dager.2. Kontraktstype Her må det utarbeides kontrakt tilpasset den enkelte anskaffelse. 1. Evaluering av tilbud 1.1. Mottak av tilbud Når anbud kommer inn skal de leveres i forseglet konvolutt. Anbudene skal ikke åpnes av eksempelvis postmottak. Åpningen av anbudene skal skje etter at fristen for innleveringen av anbudet er utgått. Hvis tilbyder kommer personlig og leverer anbudet så lag en mottakskvittering. I kvitteringen er det viktig og skrive navnet på den som har mottatt anbudet og klokkeslett. Både mottaker og tilbyder (eller den som leverer anbudet) bør skrive under Åpningsprotokoll Åpningen av anbud skal skje med minimum 2 personer til stede og det skal føres åpningsprotokoll. I protokollen skal det skrives inn hvilke firma som har levert inn tilbud med firmaopplysninger og kontaktperson. Alle som deltar under åpningen av anbudet skal underskrive åpningsprotokollen Er alle kvalifikasjonskriterier oppfylt Når alle tilbud er åpnet og man skal begynne evalueringen er det viktig at man først kontrollerer at alle kvalifikasjonskriterier er oppfylt. De av tilbudene som eventuelt ikke oppfyller kvalifikasjonskravene skal avvises. 1.. Kravspesifikasjon / minstekrav Når kvalifikasjonskravene er kontrollert og funnet i orden må tilbudene kontrolleres opp mot kravspesifikasjonen / minstekravene som er satt. Det er også viktig å kontrollere tilbudsbrevet for eventuelle forbehold som kan medføre avvisning. 1.. Avvisningsgrunner og prosedyrer Avvisning skal foretas når tilbudet ikke er levert i tide eller det ikke er levert i lukket og merket forsendelse, jf. FOA og -.

26 Avvisningsgrunn kan være at det eksempelvis er satt minstekrav om at alle instruksjonsbøker skal være på norsk og tilbyderen tilbyr instruksjonsbøkene på svensk eller dansk. Da skal tilbudet avvises. Det samme vil gjelde om det er satt krav om at eksempelvis en bil skal ha seter og tilbyder tilbyr seter. (Kravspesifikasjon / minstekrav) Hvis tilbyderen ikke oppfyller kvalifikasjonskravene så skal også tilbudet avvises. Eksempel: Hvis det er satt krav om at tilbyder skal oppgi referanse med navn og telefonnr og ikke gjør det så skal tilbudet avvises. (kvalifikasjonskrav) Hvis det er satt krav om at tilbyder skal levere regnskapet for de siste tre år og ikke har gjort det så skal tilbudet avvises. (kvalifikasjonskrav) Dersom en eller flere leverandører ikke har levert skatteattest, HMS-egenerklæring eller etterspurt offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen angitt frist, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse, jf. FOA 12-3 og -3. (kvalifikasjonskrav) Tilbud som avvises skal tas ut av den videre evalueringen. I protokollen skal det skrives at tilbudet fra leverandør X er avvist med begrunnelse. Brevet som sendes tilbyderne som blir avvist skal inneholde begrunnelse og henvisning til konkurransegrunnlaget for avvisningen. Tilbydere som blir avvist har også klagefrist som skal oppgis i brevet til tilbyderen Tildelingskriterier og anbudsevaluering Ved evaluering av tilbudene skal tilbudene evalueres utfra de oppsatte tildelingskriterier. Det er ikke anledning å benytte tildelingskriterier som ikke var oppgitt i forespørselen. Hvis eksempelvis et av tildelingskriteriene er kvalitet så skal forskjellen mellom tilbyderne beskrives / dokumenteres. 1.. Poenggivning For hvert tildelingskriterie skal det gis poeng til hver enkelt tilbyder. Poenggivningen kan gjøres på flere måter, men følgende måte anbefales benyttet: Kriterier Pris Kvalitet Miljø Service Totalt Vekt 0 % % 1 % % 0 % leverandør A Karakter Vekt 8 1,6 1,0 1 8,6 Leverandør B Karakter Vekt 8,,0 2 1, 6 0,6 8, Eks: Tilbyder A har inngitt en pris på kr Tilbyder B har inngitt en pris på kr. 000.Pris fra tilbyder A deles på pris fra tilbyder B Tilbyder A får karakter karakteren som deles på to og tilbyder A får vektingspoeng Tilbyder B får karakter 8, karakteren deles på to og tilbyder B får vektingspoeng,0

27 1.8. Protokoll for anskaffelsen ferdigstilles Føring av protokoll begynner samtidig som forberedelsene til anskaffelsen starter. Protokollen skal beskrive hele anskaffelsen og benyttes som en del av dokumentasjonen sammen med øvrige dokumenter. ( se mal ) 1.. Brev til vinner inkl klagefrist og informasjon om fremdrift Brev til vinner av konkurransen kan sendes som e-post. Det er da viktig og gjøre mottaker av brevet oppmerksom på at brevet kun sendes som e-post. I brevet skal det stå hvem som er tildelt oppdraget. Klagefristen skal oppgis, og må være i samsvar med brevene til tapere av konkurransen. I brevet bør man også opplyse at man ønsker å inngå kontrakt så raskt som mulig etter at klagefristen er utgått, hvis det ikke er kommet inn klage. 1.. Brev til taper(e) med begrunnelse og klagefrist Tapere av konkurranser skal ha brev med begrunnelse på hvilke punkter de har tapt på. Her er det veldig viktig å gi en så god begrunnelse som mulig da det vil redusere muligheten for klager. I brevet skal det fremkomme klagefrist med dato og klokkeslett. Hvis klokkeslett ikke settes vil klagefristen være til kl 2.00 den nevnte dato. Det skal også fremkomme hvor klagen skal sendes. Oppgi mailadressen til ansvarlige for klagebehandling Krav om innsyn i tilbudene Tilbyderne, både tapere og vinnere har krav på å få innsyn i alle tilbudene som er kommet inn samt protokoll. For vinnere av konkurransen kan det være interessant å se hva de vant på. Taperne vil i all hovedsak kontrollere om tildelingen er korrekt utfra konkurransegrunnlagets krav og inngitte tilbud. Det som kan være unntatt offentlighet er prisen hvis tilbyderne har inngitt kun en pris. Det vil si en pris uten detaljpriser. Hvis det er inngitt flere detaljpriser er sannsynligvis ikke hovedsummen unndratt offentlighet. Hvis det ikke i konkurransegrunnlaget er satt krav om at tilbyder skal levere tilbudet elektronisk og sladdet for bedriftshemmeligheter kan det være hensiktsmessig og be tilbyderne gjøre det slik at tilbudene kan sendes ut. Hvis tilbyderne er av den oppfatning av at det meste er bedriftshemmeligheter kan oppdragsgiver på et selvstendig grunnlag foreta en vurdering av hva som er bedriftshemmeligheter å sende det ut. Før oppdragsgiver gjør denne vurderingen bør tilbyder gjøres oppmerksom på det slik at de får den siste mulighet til selv å vurdere hva som er bedriftshemmeligheter. Hvis tilbudene ikke kan sendes ut med en gang bør det vurderes om klagefristen skal utvides slik at taperne får rikelig tid til å gjennomgå tilbudene Klage En eventuell klage må være kommet inn innenfor fristen som er satt for klager i brevet til vinner og tapere. 1.. Klagebehandling Alle klager skal behandles, og klager skal ha tilbakemelding på om klagen tas til følge eller ikke. Hvis klagen ikke tas til følge kan eksempelvis følgende svar gis: «klagen er behandlet og klagen tas ikke til følge» 22

28 Hvis klagen tas til følge, og ny tilbyder velges som vinner av konkurransen må det skrives ut brev til alle som deltok i konkurransen med begrunnelse for valget av ny leverandør, samtidig som det settes ny klagefrist. 1.. Kontraktsinngåelse Ved kontraktsinngåelse er det viktig og benytte et avtaledokument. I dette skal det fremkomme hva anskaffelse gjelder, hvilke dokumenter som er gjeldende, henvises til forespørsel med vedlegg, til tilbud fra leverandør, kontrakter og avtaledokumentet. Oppfølging av inngåtte avtaler løpende evaluering Alle avtaler som forplikter kommunen økonomisk, eller av andre årsaker må følges opp jevnlig, skal registreres i programvare for avtaleoppfølging: House Of Control. Kopi av inngåtte avtaler sendes kommunens innkjøpsansvarlig, innfordringskonsulent eller økonomisjef. 16. Verktøy for avtaleoppfølging Alle avtaler som forplikter Fauske kommune økonomisk, eller av andre årsaker må følges jevnlig opp, skal registreres i programvare for avtaleoppfølging: House of Control Kopi av inngåtte avtaler sendes kommunens innkjøpsansvarlig eller økonomisjef for registrering. 23

29 Protokoll - Fauske kommune anskaffelser under kroner eks. mva. Vedlegg 1 Protokoll for anskaffelser under eks. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Følgende opplysninger bør minst være med: 1 Protokollførers navn Fauske kommune 2 Enhetens navn 3 Kort beskrivelse av hva som skal anskaffes Anslått verdi på kontrakten2 Anskaffelsesloven krever at det skal være en reell konkurranse om anskaffelser til det offentlige. Følgende tiltak er gjennomført for å sikre at dette kravet er ivaretatt: Liste over leverandører som det er sendt henvendelse til: 6 Hvis det ikke skal gjennomføres konkurranse om kontrakten, angi en konkret begrunnelse 2 mva.

30 Kort begrunnelse for valg av leverandør og kontraktsverdi 8 Hvis relevant, andre vesentlige forhold og viktige beslutninger som er av betydning for konkurransen Dato og protokollførers signatur Vedlegg: (forklaring3) Som vedlegg til protokollen bør det tas inn alle dokumenter som er knyttet til anskaffelsesprosessen og som har betydning for denne. Dette vil styrke kravet til etterprøvbarhet i lovens og vil også være en fordel for oppdragsgiver dersom det blir tvil knyttet til hva som har skjedd. I og med at det er oppdragsgiver som har ansvaret for å oppfylle kravet om etterprøvbarhet, vil manglende dokumentasjon og utenighet om hva som har skjedd kunne gå ut over oppdragsgiver. 2

31 Protokoll - Fauske kommune anskaffelser over kroner eks. mva. Vedlegg 2 Protokoll for anskaffelser over eks. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen 1 Protokollførers navn Fauske kommune 2 Enhetens navn 3 Kort beskrivelse av hva som skal anskaffes/ navn på anskaffelsen Anslått verdi på kontrakten Liste over leverandører som har levert tilbud Nr 6 Leverandør Levert Kontaktperson Mail Telefonnr Hvis relevant, navn på avviste leverandører og begrunnelse for avvisning Avvist leverandør Begrunnelse Hvis relevant, begrunnelse for hvorfor eventuelle leverandører som har skatte- og avgifts-restanser fikk anledning til å delta i konkurransen 8 Hvis konkurransen velges avlyst, oppgi begrunnelse. Hvis relevant, andre vesentlige forhold og viktige beslutninger som er av betydning for konkurransen Kontraktens anslåtte verdi skal vurderes i begynnelsen av anskaffelsesprosessen, og oppgis eks. mva 26 mva.

32 Kort begrunnelse for valg av leverandør og kontraktsverdi Valgt leverandør 11 Kontraktsverdi Dato og protokollførers signatur 2

33 Åpningsprotokoll - Fauske kommune Vedlegg 3 - Åpningsprotokoll Til stede ved åpningen av tilbudene: Navn Tittel Signatur Det kom inn tilbud fra følgende selskap: Nr Tilbyder Mottatt dato og klokkelett Kommentarer Vi bekrefter herved at åpning av tilbudene er gjort i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser. Sted/Dato: Navn med blokkbokstaver Signatur:

34 Brev til ikke valgt tilbyder Fauske kommune Vedlegg Brev til ikke valgt tilbyder Følgende kan brukes som eksempel på brev til taper: Angående konkurranse: Det vises til Deres tilbud. Det meddeles herved at kommune. er tildelt oppdraget på kjøp av til Fauske Pris Basert på de pristilbud som er innkommet anser vi det som mest fordelaktig for kommunen å velge tilbud: Tildelingskriteriene pris xx % vant firma XX, differansen mellom tilbyderne var anslagsvis ca xx%. Firma xx innga en pris på kr. Xx.xxxx og Firma YY innga en pris på kr. xxx.xxx.-. Firma XX får xx poeng av oppnåelige xx poeng Firma YY får xx poeng av oppnåelige xx poeng Tildelingskriteriet Kvalitet/service/oppfølgning xx% Begge tilbyderne hadde gode oppfølgingsrutiner men Firma XX hadde heldøgns tilgjengelighet til kontaktpersonen dager i uka. Firma YY hadde en åpningstid fra kl Firma XX tilbyr 0 timer forbyggende arbeid som inngår i forsikringspremien. Firma YY tilbyr også bistand til det forebyggende arbeide og sier at det i hovedsak inngår i forsikringspremien. Firma XX får 30 poeng av oppnåelige 30 poeng Firma YY får poeng av oppnåelige 30 poeng. Tildelingskriteriet tilleggstjenester %. Begge tilbyderne hadde gode tilbud på tilleggstjenester og begge får poeng av oppnåelige poen. Det er sendt ut brev om tildelingen til de som ikke fikk tildelt oppdraget. Det er satt en klagefrist til xx.xx.12. Dersom det ikke kommer inn noen klager eller eventuelle klager vurderes å ikke kunne gis medhold, er det ønskelig å inngå kontrakt med Firma XX på kjøp av fforsikringer så raskt det er mulig.eventuelle spørsmål kan rettes til undertegnede på e-post. Med vennlig hilsen Navn E-postadresse 2

35 Brev til vinner av konkurranse Fauske kommune Vedlegg Brev til vinner Viser til deres tilbud i konkurranse varsel om tildeling Det meddeles herved at Firma XX er tildelt oppdraget på kjøp av xxxx til Fauske Kommune. Det er sendt ut brev om tildelingen til de som ikke fikk tildelt oppdraget. Det er satt en klagefrist til xx.xx.xxxx kl 12:00 Dersom det ikke kommer inn noen klager eller eventuelle klager vurderes å ikke kunne gis medhold, er det ønskelig å inngå kontrakt med Firma XX på kjøp av xxxxx så raskt det er mulig. Vi tar kontakt med dere når klagefristen er utløpt. Eventuelle spørsmål kan rettes til undertegnede på e-post. Med vennlig hilsen Navn E-postadresse 30

36 Vedlegg 6 Beslutte om Mal det - skal Anskaffelsesmandat gjennomføres Navn på ide, forslag eller behov: en utredning Go No go Ja/nei Utvetydig navn på innkjøpet Beskriv behov samt konsekvens ved å ikke gjennomføre innkjøpet Dato/Sign Navn Begrunnelse for innkjøpet (merk relevant type) Begrunn kjøpet Myndighetskrav HMS Lønnsomhet Standard Omdømme Utreder: Daglig leder/avdelingsleder: Navn på person som skal utføre utredningen Navn på person Utredning av innkjøp forslag til anskaffelsesmandat Behov i egen enhet: Gi en kort beskrivelse av behov Behov hos andre: Avklares evt med innkjøpsansvarlig Rammeavtale Vurder om anskaffelsen bør gjøres på rammeavtale Erfaringer fra tidligere kjøp Hvem kan bidra? Innhent opplysninger og erfaringer fra alle aktuelle. Alternativ: 1. Ikke utføre 2. Alt Alt. 2.. Beskriv hvilke konsekvenser det vil kunne få hvis innkjøpet ikke gjennomføres. Gi en kort beskrivelse på alternative løsninger som skal utredes. Forventet nytte: Beskriv nytte som forventes ved innkjøpet. Skal det utarbeides en kost/nytte rapport i utredningsfasen? Antatt totalkostnad for innkjøpet Angi et tidlig overordnet estimat på totalkostnad for innkjøpet hvis det gjennomføres. Samt omfang og varighet. Tidsplan: Kort beskrivelse av og dato for nårtid anskaffelsen må være mottatt, samt beskriv viktige milepæler. Avgrensninger: Beskriv hva utredningen ikke skal innbefatte! Usikkerheter: List opp kjente usikkerheter Budsjett Budsjettvurdering Vedlegg Oppgi eventuelle vedlegg til anskaffelsesmandatet 31

37 Vedlegg Mal - Beslutte om innkjøpet Innkjøpsbeslutning skal igansettes eller ikke Navn på ide, forslag eller behov: Utvetydig navn på innkjøpet Er kost/nytte vurdering gjennomført og godt nok dokumentert/begrunnet Ja/Nei Innenfor gjeldene budsjett eller må det gjøres nye bevilgninger/vedtak Ja/Nei Er anskaffelsesmandat realistisk og gjennomførbart Ja/Nei Planlegger : Daglig leder/avdelingsleder: Navn på person som skal utføre planlegging Navn på person Go / No G0 Dato Ja/Nei Dato Planlegger Godkjenner Navn/dato Navn/dato 32

38 Vedlegg 8 Kvalitetssikring Mal av - Kvalitetssikring mottatte tjenester eller varer Navn på mottatte tjenester og varer: Utvetydig navn på innkjøpet Faktura. Er priser i hht avtalen Ja/Nei Er beskrevet kvalitet oppfylt Ja/Nei Er leveringstider i hht avtale Ja/Nei Innkjøper: Daglig leder/avdelingsleder: Navn på person som utførte innkjøpet Navn Erfaringslogg Tilbakemeldinger til leverandør Utført/Navn Beskriv erfaringer, både +/- Dato/Sign 33

39 SAKSPAPIR FAUSKE KOMMUNE JournalpostID: 1/68 Arkiv sakid.: 1/83 Sluttbehandlede vedtaksinnstans: Kommunestyre Sak nr.: 03/1 Saksbehandler: Wenche Skarheim KOMMUNESTYRE Dato:.0.1 BOSETTING AV FLYKTNINGER MED BAKGRUNN I DAGENS FLYKTNINGEKRISE 1-16 Vedlegg: Brev Barne- likestillings- og inkluderingsdepartementet Mail: Flyktningetjenesten Mail: Barnehage Mail: NAV Mail: Barne-og familieenheten Mail: Skole Mail: Voksenpedagogisk senter. Sammendrag: Verden opplever nå en flyktningekatastrofe som vi ikke har sett siden 2. verdenskrig og nabolandene til Syria har store problemer med å klare den dramatiske befolkningsøkningen. I utgangen av mars i år var er det 26 personer på asylmottak, hvorav 681 barn, som venter på bosetting i kommuner. Gjennomsnittlig ventetid er nå på,1 måneder. I tillegg skal Norge i 1 motta i overkant av overføringsflyktninger i samarbeid med FNs høykommissær for flyktninger, der 100 kommer fra Syria. Fauske kommune har vedtatt å bosette 2 flyktninger hvert år i 16. Dette Antallet inkluderer ikke familiegjenforeninger. I tillegg ble det vedtatt å bosette ekstra flyktninger i På bakgrunn av dagens flyktningkrise blir Fauske kommune anmodet fra Barne, likestilling- og inkluderingsdepartementet om å bosette 8 personer i 1 og 0 personer i 16. Familiegjenforente vil komme i tillegg. Saksopplysninger: Fauske kommune har vedtatt å bosette 2 flyktninger hvert år i 16. I tillegg ble det vedtatt å bosette ekstra flyktninger i Disse tallene inkluderer ikke familiegjenforeninger. ble det bosatt 12 personer. 11 ble det bosatt 26 personer, inkludert 3 familiegjenforente. 12 ble det bosatt 23 personer, inkludert 6 familiegjenforente. ble det bosatt 33 personer, inkludert 18 familiegjenforente. ble det bosatt 33 personer, inkludert familiegjenforente.

40 1 fram til d.d det bosatt 23 personer, inkludert 2 familiegjenforente (venter 2 til i juni) Enheten merker seg at antall familiegjenforente kan gå ned på bakgrunn av iverksettelse av stortingets vedtak publisert 0.12.: «Alle som får innvilget familieinnvandring etter 1. januar 1 må betale reisen til Norge selv. Det gjelder også når referansepersonen (familiemedlemmet som allerede er i Norge) har fått oppholdstillatelse som flyktning.» Sammenlignet med andre kommune har Sortland fått anmodning om 6 personer i 1 og 6 personer i 16. Vågan kommune er anmodet om å bosette 63 personer i 1 og 3 personer i 16. Sammenlignbare kommuner i innbyggertall i region Nord ligger høyere i antall bosettinger pr. år enn Fauske kommune. Fauske kommune har pr. i dag flyktninger med botid på under år. De største nasjonale gruppene i Fauske kommune er: Eritrea, Syria og Somalia. Av disse er det 1 barn under 6 år og barn/ungdom mellom 6-18 år er det bosatt. Den største andelen flyktninger med under års botid og over 18 år, er mellom år. Skal vi ta i mot flere flyktninger vi dette være et resursspørsmål og et økonomisk spørsmål. Ved økning av antall flyktninger vil inntektene øke tilsvarende i form av økt integreringstilskudd. Når det gjelder tilskudd til norskopplæring har dette gått betraktelig ned. Tilskuddet til norskopplæring er høyest de to første årene fra en person får lovlig opphold i Norge. På bakgrunn av at mange venter lenge på mottak, går store deler av norsktilskuddet til mottakskommunene. Integrering- og mangfoldsdirektoratet (Imdi) signaliserer at de er kjent med problematikken og jobber med saken. Vi ser også at integreringstilskuddet har økt noe, men ikke tilsvarende for å dekke økte utgifter til introduksjonsstønad og husleie. Introduksjonsprogrammet: Formålet med introduksjonsprogrammet er at flyktninger raskt skal komme ut i arbeid eller ordinær skolegang. Fauske kommune skal tilby introduksjonsprogram innen 3 mnd etter bosetting. Vi klarer til dels å innfri lovens krav. Skal en person starte i introduksjonsprogrammet og i norskundervisningen, som er den største delen av introduksjonsprogrammet, må personen ha fått tildelt personnummer, gjennomgått alle helseundersøkelser, barna har startet i barnehage, SFO og skole. Der vi ikke har klart å innfri lovens krav er på bakgrunn av en eller flere av disse faktorene. deltakere avsluttet sitt program i 12: 6 personer startet videregående skole, 2 fortsatte grunnskoleopplæring, 2 personer i arbeid med introduksjonsstønad som lønnstilskudd, 2 personer på arbeidsrettet tiltak, 1 arbeidssøker og flyttet der en antar at de gikk ut i ordinært arbeid. 30: 1 personer i skole. 3 personer i arbeid mer enn 30 t/u. og i arbeid under 30 t/u. avsluttet 11 personer introduksjonsprogrammet. 3 personer startet jobb eller skole, personer på økonomisk sosial stønad og 3 personer på tiltak i regi av NAV. År Skole (grunn/videreg.) Arbeid over 30 t/u Arbeid under30 t/u Tiltak regi av Nav Økonomisk sos.hjelp

41 Personer med arbeid under 30 t/u kan utløse supplerende sosialhjelp. Disse personene jobber gjerne ekstra på butikker og innenfor helse og kan ha en liten stilling er det 0 personer på introduksjonsprogrammet. Pr.d.d er det bosatte med rett og plikt til introduksjonsprogram. De som ikke er inne i programmet vil starte etter hvert og i august når de får sine barn inn i barnehage. For å oppnå et vellykket introduksjonsprogram anbefales det en tett oppfølging av programrådgiver i perioden. Det anbefales at en stilling følger opp -2 deltakere. Boliger: Pr. tiden har vi ingen tilgjengelige boliger, Flyktningene leier boliger av kommunens boliger. I tillegg leier flyktningetjenesten utleieboliger på det private markedet. Ved økning av bosettinger må også en økning av boligmasse til, i form at kjøp av sentrumsnære leiligheter til utleie for flyktninger. Her vises det til økning av tilskudd fra Husbanken (opp til 0%) til kjøp for dette formål. I tillegg må vi en leie i det private marked. Vi merker oss at det er lite utleieboliger tilgjengelig pr. d.d. Flyktningetjenesten: Økt mottakshyppighet krever flere personer å følge opp. De to første årene etter ankomst krever mest ressurser i form av tilrettelegging og veiledning av ny-bosatte. Mange oppgaver er nå flyttet og her kan nevnes fastlege i Valnesfjord, tannlege i Bodø. Også folkeregister og politiets oppgaver som brukes av flykninger er flyttet til Bodø. I tillegg til noen tjenester innenfor helse er flyttet til Bodø sykehus. Arbeidsmengde både for miljøarbeid og flyktningkonsulent vil øke betraktelig og kreve mer bemanning. Voksenpedagogisk senter: Pr. i dag er det 0- elever ved voksenpedagogisk senter. Skal en ta imot flere bosettinger vil dette kreve økt bemanning (ytterligere to hele stillinger) på skolesiden. Det er nødvendig både pga. behov for styrking i de eksisterende grupper, samt for å kunne tilby hele skoledager med undervisning, evt. kveldsundervisning. Blir det tatt hensyn til voksenopplæringens behov, er de positive til å få en enda større skole Grunnskole: Utfordringen på skole er plass og ressurs til opplæring. Det er usikkert hvor mange grunnskole elever flere bosettinger vil innbefatte. NOA- avdelingen er allerede overfylt, og skolen ser etter alternative lokaler til denne gruppen elever. Tilfang av elever i begynte skoleår krever også tilførsel av ressurser til opplæring, dette har ikke vært praksis til nå. Når det er sagt tenker undervisning at Fauske kommune også skal bidra på denne anmodningen, men må jobbe for å finne løsninger på utfordringene det vil skape. Barne- og familieenheten: Pr i dag er en helsesøsterstilling knyttet til flyktningehelse. Ved bosetting av fler flyktninger vil behovet for primære helsetjenester bli større. Det er større arbeidsmengde ved mottak av flyktninger rett fra hjemlandet enn for de som kommer fra asylmottak. Konsekvensene for Barne- og Familieenheten blir flere arbeidsoppgaver, både for flyktningehelsesøstertjenesten men sannsynligvis også for PPT og barnevern. Barnehage: Pr i dag er det fullt i alle sentrumsnære barnehager i Fauske. Ved mottak av flere flyktninger med barn under skolepliktig alder, så vil vi ikke kunne tilby barnehageplasser til disse, med mindre det oppstår ledighet gjennom at plassen til andre barn blir sagt opp. Skal vi ta i mot flere flyktninger med barn i barnehagealder, og tilby barnehageplass innen fristen på 3 måneder, så er vi nødt til å åpne den avdelingen som ble stengt i august i Vestmyra barnehage, med de økonomiske konsekvensene dette får. NAV: Det er viktig å bistå i en krevende situasjon. Dette må imidlertid følges opp med økte ressurser for tjenestene. Bemanning har ikke økt noe som betyr at bemanningsressurser flyttes

42 fra oppfølging til behandling av sosialsaker. En økning av antallet flyktninger krever etter NAVleders vurdering en reel bemanningsøkning på ett årsverk samt at prosjektstilling for oppfølging over tid omgjøres til fast stilling fra Mottak av flere flyktninger vil føre til økte sosialhjelpsutbetalinger og må derfor følges opp med en økt økonomisk ramme. NAV er positiv til å ta imot flere flyktninger, men dette forutsetter reel økning i bemanning og budsjett. Saksbehandlers vurdering: Verden stå overfor en stor flyktningekatastrofe. Antall bosettingsklare i mottak har økt de siste årene og alle landets kommuner oppfordres til å bosette flere flyktninger. Vi ser også at behovet for bosetting av flere flyktninger i landets kommuner ytterligere vil øke i årene fremover. Fauske kommune ligger noe under i antall bosatte sammenlignet med andre kommuner med samme innbyggertall. Bosetting av flyktninger er Fauske kommunes ansvar, noe som vil berører flere tjenester i kommune. Samtidig medfører dette en positiv befolkningsutvikling i kommunen, med de positive ringvirkninger det har. Konsekvensen vil være at Fauske kommune må dimensjonere for flere innbyggere i alle berørte enheter i kommunen og spesielt knyttet opp mot integreringsenheten, skole, barnehage, helse og boligkapasitet. På bakgrunn av flyktningsituasjonen må burde Fauske kommune følge opp anmodningen på lik linje med andre kommuner. Selv om en ser at det kan være utfordringer knyttet til bosetting av flere flyktninger er ikke disse større for Fauske kommune enn andre kommuner. RÅDMANNENS FORSLAG TIL INNSTILLING : Fauske kommune bosetter 8 flykninger i 1 Fauske kommune bosetter 0 flyktninger i 16 Bosettingstallet inkluderer ikke familiegjenforeninger. Integreringstilskuddet blir brukt til å øke ressursen til dette arbeidet. Vedtaket erstatter KOM-063/ Vedtak Even Ediassen rådmann

43

44

45 Anmodning og vedtak 1 og16 ( merk at vedtakstallene for 1 og 16 ikke er endelige) Inkludert er tilleggsanmodning og antall flyktninger hver kommune kan antas å bosette med dagens flyktningkrise, dersom vi skal bosette 000 syriske kvoteflyktninger i 1 og 000 i 16 Justert anmodning 1 Tillegg 1 Økning utover IMDis planlagte anmodning ,28 % 38 0,30 % 0 0,602 % ,833 % , % , % 1 2 0,03 % 0,03 % 0,03 % 1 0, % 1 2 0,231 % , % Skiptvet 0,03 % 0128 Rakkestad 1 6 0, % Råde 1 0, % Rygge 0,18 % Våler (Østfold) 1 0, % Hobøl 0,03 % Opprinnelig anmodning 1 Vedtatt for Halden 30 0 Moss Sarpsborg Fredrikstad Hvaler 0118 Aremark 011 Marker 01 Rømskog 0122 Trøgstad 0123 Spydeberg Askim Eidsberg Totalt Andel Tillegg 16 - Økning utover IMDis planlagte anmodning Samlet 16 Samlet 1 Justert anmodning 16 Vedtatt for Kommune Østfold ,036 % Vestby 18 0,16 % Ski 8 8 0,3 % Ås ,16 % Frogn ,16 % Nesodden 0,18 % Oppegård 0 0 0,30 % Bærum 1 1 1,3 % Asker 0 0,833 % Aurskog Høland 1 1 0, % Sørum 1 1 0, % Fet 1 0, % Rælingen 2 0,231 % Enebakk 1 0, % Lørenskog 22 0,0 % Skedsmo 0,6 % Nittedal 30 0,18 % Gjerdrum 0,03 % 023 Ullensaker 3 3 0,32 % Nes (Akershus) ,28 % Eidsvoll 2 1 0,231 % Nannestad 1 1 0, % Hurdal 0,03 % Akerhus 62,12 % Oslo 2 6 Oslo ,8 % ,8 % Kongsvinger 0 2 0,30 % Hamar , % Ringsaker 30 0,0 % Løten 1 8 0, % Stange ,28 % Nord-Odal 2 0,03 % 2 01 Sør-Odal 0,03 % 0 Eidskog 0,03 % 023 Grue 0,03 % 02 Åsnes 1 3 0, % Våler (Hedmark) 0 0,03 % 0 02 Elverum 0 0 0,30 % Trysil 1 0, % Åmot 0,03 % 030 Stor-Elvdal 0,03 % 032 Rendalen 0,03 % 03 Engerdal 0,03 % 036 Tolga 1 0, % Tynset 0,18 % Alvdal 1 1 0, % Folldal 6 0,03 % 6 01 Os (Østerdalen) 0,03 % Hedmark ,80 % Lillehammer 0,0 % Gjøvik 0,0 % Dovre 0,03 % 012 Lesja 0,03 % 0 Skjåk 0,03 % 0 Lom 0,03 % 01 Vågå ,111 % Nord-Fron 1 0,18 % Sel 1 0, % Sør-Fron 0,03 % 0 Ringebu 1 0,03 % 1 0 Øyer 1 1 0, % Gausdal 1 0, % Østre Toten 2 0,231 % Vestre Toten 2 0,231 % Jevnaker 1 1 0, % Lunner 3 2 0,32 % Gran ,32 % Søndre Land 0,03 % 038 Nordre Land 1 1 0, % Sør-Aurdal 3 0,03 % 01 Etnedal 0,03 % 02 Nord-Aurdal 1 0, % Vestre Slidre 0,03 % 0 Øystre Slidre 0,03 % 0 Vang 3 0,03 % 3 2 3,36 % Oppland 3

46 0602 Drammen 0 0 1,3 % Kongsberg 0 2 0,63 % Ringerike 0, % Hole 1 0, % Flå 0,03 % 0616 Nes (Buskerud) 0,03 % 06 Gol 0,03 % 0618 Hemsedal 6 0,03 % 061 Ål 0,03 % 06 Hol 0,03 % 06 Sigdal 0,03 % 0622 Krødsherad 0,03 % 0623 Modum 2 2 0,231 % Øvre Eiker 3 0,32 % Nedre Eiker 30 0, % Lier 30 0, % Røyken 0 0,30 % Hurum 0,18 % Flesberg 0,03 % 0632 Rollag 0,03 % 0633 Nore og Uvdal 6 0,03 % 60 3,183 % Horten 0 0,30 % Holmestrand ,16 % Tønsberg 0,0 % Sandefjord 0,0 % Larvik 6 0,0 % Svelvik 1 6 0, % Sande (Vestfold) 1 1 0, % Hof 1 0, % Re 2 1 0,231 % Andebu 1 0, % 0 Stokke 2 0,231 % 022 Nøtterøy Tjøme Lardal 1 Buskerud Vestfold 080 Porsgrunn ,28 % , % 1 2 0, % ,638 % ,833 % ,111 % Notodden 0, % Siljan 0,03 % 08 Bamble 0 0 0,63 % Kragerø 0 0 0,63 % Drangedal 1 1 0, % Nome 0,18 % Bø (Telemark) ,231 % Sauherad 0,18 % Tinn 0,18 % Hjartdal 0,03 % 0828 Seljord 8 0,03 % 082 Kviteseid 0,03 % 0830 Nissedal 0,03 % 0831 Fyresdal 0,03 % 0833 Tokke 8 0,03 % Vinje 0,03 % Skien Telemark 3 38,2 % Risør ,28 % Grimstad 0, % Arendal 0,2 % Gjerstad 1 1 0, % Vegårshei 0,1 % Tvedestrand 0,18 % Froland 1 0, % Lillesand ,30 % Birkenes 16 0,18 % Åmli 1 0, % Iveland 0,03 % 03 Evje og Hornnes 0,18 % Bygland 0,03 % 00 Valle 0,03 % 01 Bykle 0,03 % Aust-Agder , % Kristiansand ,666 % Mandal 0 0 0,30 % Farsund 3 0, % Flekkefjord 0 0 0,30 % Vennesla 0, % Songdalen ,28 % Søgne 0 0,30 % Marnardal 0,03 % 26 Åseral 0,03 % 2 Audnedal 0,03 % 2 Lindesnes 0,18 % Lyngdal ,32 % Hægebostad 0,03 % 3 Kvinesdal 2 2 0,231 % Sirdal 0,03 % Vest-Agder 0 00,01 %

47 11 Eigersund 3 3 0,32 % Sandnes 0 0 0,68 % Stavanger 1 1 1,111 % Haugesund , % Sokndal 0 0,03 % 1112 Lund 0 0,18 % Bjerkreim 0,03 % 111 Hå ,28 % Klepp 3 2 0,32 % Time 3 0,32 % Gjesdal ,28 % Sola ,32 % Randaberg ,28 % Forsand 6 6 0,06 % Strand ,28 % Hjelmeland 0,18 % Suldal 0,18 % Sauda 0,18 % Finnøy 8 0,03 % 6 12 Rennesøy 0,18 % Kvitsøy 6 0 0,06 % Bokn 6 0 0,06 % Tysvær 30 0,28 % Karmøy , % ,06 % ,18 % Rogaland 603,16 % Bergen 111 Utsira 1160 Vindafjord , % Etne 0,03 % 16 Sveio , % Bømlo ,28 % Stord 3 0,32 % Fitjar 12 0,03 % 1223 Tysnes 0,03 % 122 Kvinnherad 2 0,231 % Jondal 0,03 % 1228 Odda 0,18 % Ullensvang 1 0,18 % Eidfjord 0 0,03 % 1233 Ulvik 0,03 % 123 Granvin 0,03 % 123 Voss ,28 % Kvam 1 0,18 % Fusa 0,03 % 122 Samnanger 0,03 % 123 Os (Hordaland) 0,18 % Austevoll 0,03 % 12 Sund 1 0, % Fjell 0 0,30 % Askøy 0 2 0,30 % Vaksdal 1 0, % Modalen 6 0 0,06 % Osterøy 1 1 0, % Meland 1 0,18 % Øygarden 1 0,18 % Radøy 1 6 0, % Lindås 0,18 % Austrheim 0,03 % 126 Fedje 0,06 % ,03 % Hordaland 8 6 8,302 % Flora 3 0,32 % Gulen 0,03 % 12 Solund 6 0,06 % Hyllestad 0,03 % 16 Høyanger 1 0 0, % Vik 1 0,03 % 18 Balestrand 0,03 % 1 Leikanger 0,03 % Sogndal ,28 % Aurland 0,03 % 22 Lærdal 1 0,03 % 1 2 Årdal 0,03 % 26 Luster 1 0,03 % 28 Askvoll 1 0,03 % 1 2 Fjaler 0,03 % 30 Gaular 0,03 % 31 Jølster 0,03 % 6 32 Førde 3 0,32 % Naustdal 0,03 % 38 Bremanger 1 0 0, % Vågsøy 0,03 % 1 Selje 0,03 % 3 Eid ,28 % ,06 % , % ,18 % ,3 % Masfjorden Hornindal Gloppen Stryn Sogn og Fjordane

48 102 Molde , % Ålesund 0 0 0,833 % Kristiansund 0 0,63 % Vanylven 1 0, % Sande (Møre og Romsdal) 0,03 % 11 Herøy (Møre og Romsdal) 30 0,28 % Ulstein 0,18 % Hareid 1 0, % Volda ,28 % Ørsta ,28 % Ørskog 0,03 % 12 Norddal 0,03 % 12 Stranda 0,03 % 126 Stordal 0,03 % 128 Sykkylven 0,18 % Skodje 0,03 % 1 Sula ,231 % Giske 1 0, % 1 2 Haram ,28 % Vestnes 1 0, % 1 2 Rauma 1 0, % Nesset 0,03 % Midsund 0,03 % 6 Sandøy 0,03 % Aukra 1 0, % 1 8 Fræna 30 0,28 % Eide 0,03 % Averøy 1 0, % Gjemnes 1 0, % 160 Tingvoll Sunndal Surnadal 16 Rindal ,03 % 2 0,231 % , % 1 2 0,03 % 1 Halsa 0,03 % 3 Smøla 0,03 % 6 Aure 0,03 % Møre og Romsdal , % Trondheim , % Hemne 0,03 % 16 Snillfjord 0,03 % 16 Hitra 1 0, % Frøya 1 0, % Ørland 1 0, % Agdenes 0,03 % 162 Rissa 12 0,18 % Bjugn 1 0, % Åfjord 0,03 % 1632 Roan 0,03 % 1633 Osen 0,03 % 163 Oppdal 0,18 % Rennebu 0,03 % 1636 Meldal 0,03 % 1638 Orkdal 30 0,28 % Røros 1 0, % Holtålen 0,03 % 168 Midtre Gauldal 1 8 0, % Melhus 3 2 0,32 % Skaun 6 0,18 % Klæbu 1 0, % Malvik ,28 % Selbu 0,03 % 166 Tydal 0,03 % Sør-Trøndelag ,1 % Steinkjer 0, % Namsos 0 0 0,30 % 0 11 Meråker 1 0, % Stjørdal 0, % Frosta 18 Leksvik 1 Levanger Verdal ,03 % 0,03 % 0, % ,32 % Verran 0,03 % 2 Namdalseid 0,03 % 36 Snåsa 0,03 % 38 Lierne 0,03 % 3 Røyrvik 0,03 % 0 Namsskogan 0,03 % 2 Grong 0,03 % 3 Høylandet 0,03 % Overhalla 0,03 % 8 Fosnes 0,03 % Flatanger 0,03 % 0 Vikna 1 0, % Nærøy 0,18 % Leka 0,03 % 6 Inderøy 0,18 % ,88 % Nord-Trøndelag 6

49 180 Bodø 0 0 0,833 % Narvik 0 0, % Bindal 0,03 % 1812 Sømna 1 0, % Brønnøy 30 0,28 % Vega 1 0, % Vevelstad 0,03 % 1818 Herøy (Nordland) 0,03 % 18 Alstahaug ,32 % Leirfjord 0,18 % Vefsn ,28 % Grane 1 0, % Hattfjelldal 1 0, % Dønna 1 0,03 % 1828 Nesna 0,18 % 1832 Hemnes 1833 Rana Lurøy 183 Træna 1836 Rødøy Meløy 1838 Gildeskål ,03 % 0,63 % , % 1 2 0,03 % 0 0, % , % , % Beiarn 0,03 % 180 Saltdal 1 0,18 % Fauske ,28 % Sørfold 0,03 % 188 Steigen 0,03 % 18 Hamarøy 16 0,18 % Tysfjord 1 0, % Lødingen 1 0, % Tjeldsund 1 0, % Evenes 1 1 0, % Ballangen 1 0, % Røst 0,03 % 18 Værøy 0,03 % 18 Flakstad 1 0, % Vestvågøy ,30 % Vågan ,30 % Hadsel 2 1 0,231 % Bø (Nordland) 1 1 0, % Øksnes 1 0, % Sortland 3 2 0,32 % Andøy ,28 % Moskenes 1 0 0, % Nordland ,62 % Tromsø , % Harstad ,68 % Kvæfjord 0,18 % Skånland 1 0, % Ibestad 1 0, % Gratangen 6 0,03 % 6 1 Lavangen 1 1 0, % Bardu 1 1 0, % Salangen 0,18 % Målselv 0,18 % Sørreisa 0,18 % Dyrøy 1 0, % Tranøy 1 1 0, % Torsken 0,03 % 12 Berg 0,03 % 1 Lenvik 0 0, % Balsfjord 0,18 % Karlsøy 0 0,03 % 8 Lyngen 1 0 0, % 1 2 Storfjord 0,03 % 10 Kåfjord 0,03 % 11 Skjervøy 0,03 % 12 Nordreisa 0,18 % Kvænangen 1 0, % 1 2,01 % ,18 % Troms Vardø 03 Vadsø 0 0 0,833 % Hammerfest ,28 % Kautokeino 0 0,18 % Alta 0 3 0,30 % Loppa 1 0, % Hasvik 1 0, % 1 2 Kvalsund 0,03 % 18 Måsøy 1 0, % Nordkapp 0,03 % Porsanger 0,18 % Karasjok 0,18 % Lebesby 1 0, % Gamvik 1 0, % Berlevåg 1 0 0, % Deatnu-Tana 1 1 0, % Unjargga-Nesseby 0,03 % 28 Båtsfjord 0,03 % 30 Sør-Varanger ,30 % ,3 % Finnmark 0 = nei-vedtak tom celle = ingen registrering

50 Vedlegg til tabell Anmodning og vedtak 16-1 (vedtakstall 1 og 16 er ikke endelige) I tabellen fremkommer anmodning og vedtak for kommunene for 1 og 16, herunder opprinnelig anmodning, justert opprinnelig anmodning og tillegg som man antar at hver kommune kan ta imot som følge av behov for økt bosetting grunnet flyktningkrisen i Syria og i Middelhavet. Justerte anmodninger er basert på opprinnelig anmodning. Hver kommunes andel av opprinnelig anmodning fremkommer i kolonne D. De justerte anmodningene, både den opprinnelige og tilleggene er basert på denne andelen.1forklaring på de ulike kolonner i regnearket: - Kolonne B: Her presenteres den opprinnelige anmodningen fra IMDi for 1. - Kolonne C: Her presenteres vedtakene kommunene har gjort for bosetting av flyktninger til nå i 1. - Kolonne D: Viser andelen kommunene opprinnelige var anmodet om, som del av den totale opprinnelige anmodning (og er den prosentsatsen som videre brukes for fordeling av tilleggsanmodninger, som forklart ovenfor). - Kolonne E: Her presenteres tilleggsanmodning fra IMDi. Anmodningen fremgår av det justerte totale behovet på 330 i celle F, multiplisert med hver kommunes andel. - Kolonne F: Her presenteres økning utover IMDis opprinnelige anmodning, et tillegg på 3 00 flyktninger. Dette er basert på behovet for å bosette ytterligere 3 00 flyktninger dersom kvoten for overføringsflyktninger økes til 000 syrere i 1 og 16 (noe som gir 3 00 flere enn de 1 00 syriske overføringsflyktningene som allerede er vedtatt). - Kolonne G: Samlet anmodning for 1. Dette er sum av justert anmodning og tilleggsanmodning. - Kolonne H: Viser justert anmodning for Kolonne I: Viser vedtak for 16 gjort av kommunene til nå. Her presiseres det at flere kommuner ikke har fattet vedtak enda.2 - Kolonne J: Viser økning utover IMDis anmodning i 16, et tillegg på 00 flyktninger. Dette er basert på behovet for å bosette ytterligere 00 flyktninger dersom kvoten for overføringsflyktninger økes til 000 i 1 og 16 (noe som gir 00 flere syriske overføringsflyktningene i 16 enn de 00 som allerede er vedtatt). - Kolonne K: Presenterer samlet anmodning for I alle beregninger av anmodninger er det rundet opp til hver hele flyktning. En celle med verdi 0 innebærer at kommunene har fattet nei- vedtak, celle uten verdi innebærer at kommunen enda ikke har fattet vedtak. 2

51 Fra: Ermin Krehic Sendt:. mai 1 12:01 Til: Wenche Skarheim Emne: Svar på anmodning I dette øyeblikket er det bosatt flyktninger på Fauske, av dem er bosatt under år. I 1 skulle flyktningekontoret motta 36 nye flyktninger pluss familiegjenforente. Frem til i dag har vi bosatt nye flyktninger etter avtale med IMDi og 2 på familiegjenforening. Det er kjent at minst to familiegjenforeninger er innvilget tilsammen tre personer som skal komme i 1 på dette grunnlaget. Foreløpig er det bosatte med rett og plikt til introduksjonsprogram. Flyktningekontoret har vurdert konsekvensene av eventuelle økning for 18 nye i år og 1 til neste år. Dette ville bety at vi skulle bosette nye flyktninger i år (pluss familiegjenforente) og 0 nye (pluss familiegjenforente) til neste år. Konsekvenser for introduksjonsprogram: Vi har to ansatte programrådgivere som i tillegg til ordinære programrådgiver oppgaver holder på med stønadsberegning og behandler søknader om sosialhjelp før INTRO-en starter. De organiserer også introduksjonsprogram i lærerfrie dager, som vinterferie, høst ferie, lærerfriedager i påsketid og jul, inneklemte dager, kursdager i tillegg til ukentlige infomøter. FAFO undersøkelse tilsier at det optimale antallet brukere per en ordinær programrådgiver stilling er deltakere og maksimalt 2. Med brukere med rett og plikt er det maksimale anbefalt antallet allerede overskredet. Flere nye brukere skal resultere med dårligere oppfølging av brukere, mindre oversikt over deltakere, færre utplasseringer i andre virksomheter samt mindre oppfølging på praksis alt dette svekker muligheter til måloppnåelse ifm. overgang til jobb etter avsluttet program. En kjent sak er at mindre oppfølging gir dårligere resultater når det gjelder måloppnåelse. Flere brukere betyr også lengre behandlingstid til søknader og mindre evalueringssamtaler med deltakere. Mangel på ressurser i andre kommunale virksomheter (barnehageplasser først og fremst) gjør at vi allerede nå bryter lovpålagte plikten om igangsetting av introduksjonsprogram senest tre måneder etter ankomst. Bosetning: Flyktningekontoret har også tre miljøarbeidere med 2, årsverk til sammen. Miljøarbeidere stiller seg tvilsomt ifm. muligheter å skaffe riktige boliger til økt antall brukere. I dette øyeblikket vi har ikke ledige boliger selv om vi skal bosette 1 nye flyktninger til i år - hvis vi skal oppfylle våre forpliktelser overfor IMDi. Muligheter for å utføre en del grunnleggende administrative oppgaver på Fauske er redusert. Allerede nå må nybosatte flyktninger kjøres til Bodø til folkeregister og sykehus. Fra blir det nødvendig å kjøre til Bodø politihus og det er veldig nærliggende at våre brukere må få tannlege tjenester i Bodø. Stor flertall av nyankomne brukere har sin faste lege i Valnesfjord. Økt mottakshyppighet vil bidra til dårligere oppfølging av brukere i deres hjem, dårligere boveiledning og dette skal resultere med større og raskere slitasje i flyktningeboliger og det betyr økte utgifter til vedlikehold. Med mindre oppfølging blir nybosatte overlatt til seg selv eller tilfeldig uformell, uoffisiell «rådgivning». Det blir også vanskeligere å utføre og reagere på observasjoner som er gjort ifm. familieliv. Det er mulig å foreta en omlegging av måten bosatte blir etablert på samtidig miljøarbeidere frykter at dette vil føre til dårligere livskvalitet og dårligere helse hos brukere.

52 For å møte eventuell økning av nye brukere på riktig møte da trenger miljøarbeidere en avlastning i form av en vaktmester og en sjåfør. Flyktnigekonsulent er eneste stilling som ikke er tilført nye ressurser etter vedtak om økt antall bosatte brukere fra 18 til 2 og for ekstraordinær mottak på i 1. En 0% merkantil stilling for å utføre økt mengde av administrative oppgave ville hjelpe på utføring av opprinnelige oppgaver til flyktningekonsulent. Generelt: Stressnivået hos ansatte på flyktningekontoret er allerede høy pga. arbeidsmengde. Økt antall brukere vil bidra til dårligere helse hos ansatte. Det er nødvendig med minst ett ordentlig samtalerom iom. at kontorene er så lytt at samtalene mister nødvendig beskyttelse av privatlivet og samtidig er det forstyrrende for nabokontorene når det brukes telefontolkning. Det blir mindre tid til å opprette nødvendig tillitsforhold med brukerne, det blir vanskeligere å se hele mennesket. // Vennlig hilsen Ermin Krehic flyktningekonsulent Tlf Mob ermin.krehic@fauske.kommune.no

53 Fra: Inger Lise Evenstrøm Sendt:. mai 1 0:6 Til: Wenche Skarheim Kopi: Sissel Alver Emne: SV: Anmodning Hei Tilbakemelding fra enhet barnehage: Pr i dag er det fullt i alle sentrumsnære barnehager i Fauske. Ved mottak av flere flyktninger med barn under skolepliktig alder, så vil vi ikke kunne tilby barnehageplasser til disse, med mindre det oppstår ledighet gjennom at plassen til andre barn blir sagt opp. Skal vi ta i mot flere flyktninger med barn i barnehagealder, og tilby barnehageplass innen fristen på 3 måneder, så er vi nødt til å åpne den avdelingen som ble stengt i august i Vestmyra barnehage, med de økonomiske konsekvensene dette får. // Vennlig hilsen Inger-Lise Evenstrøm Enhetsleder barnehage, FAUSKE KOMMUNE inger.lise.evenstrom@fauske.kommune.no

54 Fauske kommune Postboks 3 81 Fauske Ved: Integreringsenheten Deres ref: Vår ref: 111 Vår dato: Forespørsel om ekstra bosetting av flyktninger Viser til henvendelse fra leder av Integreringsenheten i Fauske Kommune 30. april vedrørende mottak av flere flyktninger, hvor konsekvenser for enhet NAV etterspørres. Det er viktig å bistå i en krevende situasjon. Dette må imidlertid følges opp med økte ressurser for tjenestene. Ved forrige behandling av ramme for mottak av flyktninger ga enhet NAV tilbakemelding på at bemanning må økes for å sikre kapasitet til oppfølging mot arbeid og behandling av søknader om sosialhjelp. Bemanning er ikke økt noe som betyr at bemanningsressurser flyttes fra oppfølging til behandling av sosialsaker. En økning av antallet flyktninger som beskrevet i e-post fra leder av Integreringsenheten krever etter NAV-leders vurdering en reel bemanningsøkning på ett årsverk samt at prosjektstilling for oppfølging over tid omgjøres til fast stilling fra Mottak av flere flyktninger vil føre til økte sosialhjelpsutbetalinger og må derfor følges opp med en økt økonomisk ramme. NAV er positiv til å ta imot flere flyktninger, men dette forutsetter reel økning i bemanning og budsjett. Morten Pedersen Leder NAV Fauske // ARBEIDS- OG VELFERDSETATEN Postadresse: Pb // 81 FAUSKE Besøksadresse: Sjøgt 1 // 80 FAUSKE Tel: 3333 // Faks: // nav.fauske@nav.no

55 Fra: Ulf Flønes Sendt:. mai 1 08:2 Til: Wenche Skarheim Emne: SV: Anmodning Konsekvensene for Barne- og Familieenheten blir jo flere arbeidsoppgaver, både for flyktningehelsesøstertjenesten men sannsynligvis også for PPT og barnevern. Det kan jo også bli et spørsmål om vi må omdisponere mere til helsesøstertjenesten på Integrering noe som vil være vanskelig å få til uten å svekke det ordinære. Ulf Flønes Enhetsleder Barn og Familie ulf.flones@fauske.kommune.no

56 Fra: Terje Valla Sendt:. mai 1 : Til: Wenche Skarheim Emne: Re: Anmodning Hei Wenche. Utfordringen vår blir plass og ressurs til opplæring. NOA- avdelingen er allerede overfylt, og vi ser allerede etter alternative lokaler til de. Tilfang av elever i begynte skoleår krever også tilførsel av ressurser til opplæring. Dette har ikke vært praksis til nå. Når det er sagt tenker jeg at Fauske kommune også skal bidra på denne anmodningen, slik at vi bare må jobbe for å finne løsninger på utfordringene det vil skape. Vi vet jo heller ikke hvor mange grunnskole elever dette vil innbefatte. Mvh. Terje Valla

57 Fra: Rita Hagerup Sendt: 30. april 1 :8 Til: Wenche Skarheim Emne: SV: Anmodning Hei! Konsekvenser for Fauske VPS: Vi får enda flere elever, og må derfor få inn flere lærere. Når vi skal inn i nye lokaler er det viktig at det blir tatt høyde for nettopp dette; flere elever (tinger store klasserom) og flere lærerarbeidsplasser. Vi kan gjerne ha større grupper, men trenger altså flere lærere. Økt bemanning (ytterligere to hele stillinger) på skolesiden er nødvendig både pga. behov for styrking i de eksisterende grupper, samt for å kunne tilby hele skoledager med undervisning. Vi har forsøkt med studietimer for å «trekke ut» dagen, men dette har ikke gitt gode resultater. Blir det tatt hensyn til våre behov, er vi positive til å få en enda større skole //Vennlig hilsen Rita Hagerup Rektor Fauske Voksenpedagogiske Senter, FAUSKE KOMMUNE // rita.hagerup@fauske.kommune.no

58 FAUSKE KOMMUNE SAKSPAPIR JournalpostID: 1/8 Arkiv sakid.: 1/126 Sluttbehandlede vedtaksinnstans: Kommunestyre Sak nr.: 038/1 Saksbehandler: Kontrollutvalget KOMMUNESTYRE Dato:.0.1 SÆRUTSKRIFT FRA KONTROLLUTVALGET SAK /1 - SELSKAPSKONTROLL FAUSKE PARKERING AS Vedlegg: Særutskrift Fauske kontrollutvalgs sak /1 Saksutredning Fauske kontrollutvalgs sak /1 Rapport selskapskontroll Fauske Parkering AS Sammendrag: Det vises til kontrollutvalgets sak /1. KONTROLLUTVALGETS FORSLAG TIL VEDTAK : 1. Gjennomført selskapskontroll / eierskapskontroll med Fauske Parkering AS er lagt frem for Fauske kommunestyre. 2. Rapporten tas til etterretning. Rapporten funn tas med ved utarbeidelse av kommunens eierskapsmelding.

59 Vår dato:.0.1 Postboks, 88 Inndyr Jnr 1/22 ark.3 SAKSPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I FAUSKE Saksbehandler: Lars Hansen Saksgang Kontrollutvalget i Fauske.0.1 /1 /1 Rapport Selskapskontroll Fauske Parkering AS Forslag til vedtak (innstilling til kommunestyret): 1. Gjennomført selskapskontroll / eierskapskontroll med Fauske Parkering AS er lagt frem for Fauske kommunestyre. 2. Rapporten tas til etterretning. Rapporten funn tas med ved utarbeidelse av kommunens eierskapsmelding. Votering: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak (innstilling til kommunestyret): 1. Gjennomført selskapskontroll / eierskapskontroll med Fauske Parkering AS er lagt frem for Fauske kommunestyre. 2. Rapporten tas til etterretning. Rapporten funn tas med ved utarbeidelse av kommunens eierskapsmelding. Rett utskrift: Dato:. april 1 Lars Hansen Sekretær for kontrollutvalget Saksprotokoll sendt: Fauske kommunestyre

60 Vår dato:.0.1 Postboks, 88 Inndyr Jnr 1/ ark.3 SAK /1 Rapport Selskapskontroll Fauske Parkering AS Saksgang: Kontrollutvalget Møtedato:.0.1 Vedlegg: Salten kommunerevisjon IKS : Rapport: Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Bakgrunn for saken: I sitt møte 28. november, sak 28/, vedtok kontrollutvalget å bestille selskapskontroll i form eierskapskontroll av Fauske Parkering AS. Kommunestyret har i sak 3/12 vedtatt Plan for selskapskontroll 12-1, hvor Fauske Parkering AS var prioritert som nummer 1. Hjemmelen for selskapskontroll følger av kommunelovens nr., som fastsetter at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m., jfr tilsvarende bestemmelse i første ledd i forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Selskapskontrollen kan ha to former: eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Eierskapskontroll innebærer en vurdering av eierskapsutøvelsen og forhold knyttet til rapportering og informasjonsflyt fra et eierperspektiv. Eierskapskontrollen vil gå ut på å kontrollere om kommunens eierinteresser i selskapet blir ivaretatt. Denne dreier seg primært om å kontrollere at den som utøver kommunens eierinteresser, utøver myndigheten på den måten som er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven (lov om aksjeselskaper) og i tråd med kommunens vedtak og forutsetninger. (Forvaltningsrevisjon innebærer «systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger».)

61 Ved bestillingen av selskapskontrollen har kontrollutvalget lagt til grunn følgende formå for undersøkelsen: å undersøke eierskapsutøvelsen og forhold knyttet til rapportering og informasjonsflyt fra et eierskapsperspektiv. Følgende problemstilling er vurdert; Gjennomfører Fauske kommune en tilfredsstillende eierskapskontroll i forhold til Fauske Parkering AS? Selskapskontrollen er gjennomført ved bruk av intervju (ordfører, rådmann, styreleder), i tillegg til gjennomgang av skriftlig dokumentasjon. Vurderinger i rapporten er gjort i forhold til: KS`s «Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt / fylkeskommunalt eide selskaper og foretak», og Lov om offentlig anskaffelse med forskrift Revisors funn sammenholdt med KS anbefalinger: Folkevalgtopplæring / informasjon: Anbefalingen er at samtlige folkevalgte (innen 6 måneder og etter 2 år) gis opplæring i aspektene ved eierstyring i utskilt virksomhet, at kommunene som eiere får kunnskap om selskapsorganisering og styringsmuligheter for selskaper, og at administrasjonssjefen bør sørge for at folkevalgte og innbyggere lett kan finne informasjon om selskaper kommunen har interesser i. Revisors funn: Våren ble det gjennomført en opplæring om eierstyring for folkevalgte. Revisor får også opplyst at eierstyring har vært et tema i folkevalgtopplæringen sammen med andre spørsmål. Eierskapsmelding: Kommuner anbefales å lage en eiermelding, og denne bør gjennomgås / revideres hvert år i kommunestyret. Meldingen skal gjennomgå strategier og formål for det enkelte selskap. Revisors funn: Kommunen har ikke en vedtatt eierskapsmelding. Et utkast ble laget i 11, men ikke vedtatt i påvente av felles prosess i regi av regionrådet. Eierskapsmelding for de interkommunale selskapene har vært til høring i kommunene, og skal behandles i regionrådet sommeren 1. Denne meldingen vil ligge til grunn for oppfølgning i forhold til de kommunale selskapene. I kommunens årsmeldinger for 12 og er selskapene ikke omtalt i det hele tatt. Det ligger ikke oversikt eller informasjon på kommunens hjemmeside om kommunens eierskap i selskaper. Selskapsstrategi / selskapsavtale / vedtekter: Det anbefales at selskapets virksomhet skal tydelig fremgå av vedtektene / selskapsavtalen. Formålsangivelse bør vurderes ved jevne mellomrom. Revisors funn: Revisor har spurt om selskapets strategi, og her har styreleder vist til selskapets formål: «å forestå utbygging, vedlikehold og drift av avgiftsbelagte parkeringsområder og strandpromenade i Fauske sentrum. Selskapet har ikke erverv somformål.» Ut over dette får revisor opplyst av styreleder at selskapet jobber målrettet gjennom møteplan, og saker som behandles i styremøter. Styrets årsberetning for består av en knapp halvside med tekst vedrørende virksomhetens art og drift, arbeidsmiljø og likestilling.

62 Eierorgan: KS anbefaler at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som selskapets representanter i eierorganet i AS eller IKS. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede (flertallets) beslutning. Det er viktig med forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierrepresentantene og kommunestyret i forkant av møte i eierorganet. Videre anbefales at eierstyring skal skje gjennom eierorgan og ikke i styrene. Revisors funn: Det er ikke etablert noe eget eierorgan for selskapet. Ordfører er generalforsamling og gjennomfører møte med styret. I tillegg opplyser styreleder at det er gjennomført uformelle møter med ordfører. Ordfører gir uttrykk for at hun ikke opplever å ha et avklart mandat for å gi styringssignaler til selskapet. Styret: Eier har ansvar for å se til at styret har kompetanse tilpasset det enkelte selskaps virksomhet. Jf aksjeloven skal styret ha generalist- og fagspesifikk kompetanse. Det er krav om 0% kjønnsrepresentasjon i styrene. Alle som påtar seg styreverv bør registrere vervene i styrevervregisteret. Revisors funn: Styret har ikke fagspesifikk kompetanse innen selskapets område. Ett av tre medlemmer er kvinner, mens ingen av de tre styremedlemmene er oppført i styrevervregisteret. Arbeidsgivertilhørighet: Det anbefales at selskapene søker medlemskap i en arbeidsgiverorganisasjon. Revisors funn: Selskapet er medlem av KS Bedrift Etiske retningslinjer: Eier bør påse at styrene utarbeider og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for selskapets drift. Revisors funn: Selskapet har ikke etiske retningslinjer. Administrasjonssjefens rolle: Kommunens administrasjonssjef bør være gjenstand for en samhandlingsdiskusjon ved opprettelse av foretak. Revisors funn: Rådmannen opplever at hans rolle i forhold til selskapene er noe som det ikke har vært stort fokus på, men at han har jobbet mer i forhold til de interkommunale selskapene, dessuten til Fauske Lysverker og Salten Kraftsamband. Revisors funn sammenholdt med regelverk om offentlig anskaffelse: Større anskaffelser går til utlysning. Selskapet bruker Innkjøpsservice AS. Revisors vurdering: Folkevalgtopplæring må sies å være ivaretatt, men kommunen mangler eierskapsmelding, og dermed det mest sentrale verktøy for eierskapskontroll med egne selskaper. Sett bort fra en oversikt over selskaper i kommunens regnskap og budsjett, foreligger ingen samlet beskrivelse av kommunens selskaper. Selskapene er ikke nevnt i kommunens årsmeldinger for 12 og, og det ligger heller ikke oversikt på kommunens hjemmeside. Slik revisor ser dette er dette i forhold til at folkevalgte og innbyggerne lett skal kunne finne informasjon og oversikt. I forhold til strategi mener revisor det ikke er skriftliggjort noe i forhold til mål og strategier for selskapet. Eierstyringen når det gjelder strategisk styring må sies å være fraværende.

63 Selskapets årsberetning er først og fremst en ren formalitet, og kan ikke sies å bidra til å gi kommunen styringsinformasjon. Revisors konklusjon: Ut fra de tilbakemeldinger som er gitt er det revisjonens inntrykk at Fauske kommune har nokså svakt dokumenterte ordninger for eierskapskontroll av sine selskaper. Det foreligger ikke en vedtatt eierskapsmelding, noe som er det mest sentrale verktøy i forhold til eierskapskontroll, og hvor kommunen kan gi overordnede styringssignaler til selskapsstyrene. Slik revisjonen oppfatter det er selskapene som kommunen har eierskap i, nokså lite synliggjort. De er ikke omtalt i kommunens årsmeldinger og det fremgår ikke noe samlet eller tydelig fremstilling av dem på kommunens hjemmeside. Etter revisjonens oppfatning bryter dette med intensjonen om at folkevalgte og kommunens innbyggere lett skal kunne finne informasjon om og oversikt over selskaper som kommunen har eierinteresser i. Når det gjelder Fauske Parkering AS, foreligger det stiftelsespapirer og vedtekter fra 0, og i disse fremgår selskapets formål. Utover det er det ikke utarbeidet strategier eller målsetninger for selskapets arbeid og det er ikke skriftliggjort noe om etiske retningslinjer eller om risikovurderinger i forhold til drift/økonomi. I forhold til dette må det også legges til grunn at selskapet er lite. Selskapets årsberetning er et minimumsdokument som ikke gir Fauske kommune noe reell styringsinformasjon. Selskapet gir uttrykk for at de følger Lov om offentlig anskaffelse i forhold til større anskaffelser. Etter det revisjonen kan se av regnskapstallene, er det nokså små beløp de siste årene. Etter revisjonens oppfatning er det overraskende at man legger en år gammel uttalelse fra likningsmyndighet til grunn for sin drift. Men det er ingen merknader i revisjonsberetningene. Det eneste kontaktpunkt for eierskapskontroll skjer gjennom ordførers rolle som generalforsamling. Det er ikke skriftliggjort noe om rådmannens rolle i forhold til selskaper generelt, eller i forhold til Fauske Parkering AS. Totalt sett må det sies å være få dokumenterte spor av eierskapskontroll/eierstyring i forhold til Fauske Parkering AS. Vurdering: Salten kommunerevisjon IKS har gjennomført en undersøkelse og utarbeidet en rapport i samsvar med det oppdrag de ble gitt av kontrollutvalget. Videre er revisjonen utført i samsvar med kravene i veileder i selskapskontroll. Rapporten får frem at det er liten grad av eierstyring i forhold til Fauske Parkering AS. Forslag til vedtak (innstilling til kommunestyret): 1. Gjennomført selskapskontroll / eierskapskontroll med Fauske Parkering AS er lagt frem for Fauske kommunestyre. 2. Rapporten tas til etterretning. Rapporten funn tas med ved utarbeidelse av kommunens eierskapsmelding.

64 Inndyr. april 1 Lars Hansen Sekretær for kontrollutvalget

65 Selskapsskontroll Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune Rapport Mars 1

66 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune FORORD Selskapskontroll er en pålagt oppgave i henhold til kommunelovens nr. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm. Selskapskontroll kan gjennomføres som en forvaltningsrevisjon (frivillig) hvor formålet er å utføre systematiske undersøkelser av tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, herunder se etter muligheter til forbedringer, eventuelt påpeke svakheter og mangler. Eller det kan gjennomføres som en eierskapskontroll (pålagt), der følgende to hovedfokus kan ligge til grunn (jf KS Anbefaling om eierskap): - Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? - Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? I Plan for selskapskontroll 12-1 har Fauske kommunene prioritert å gjennomføre en selskapskontroll av Fauske Parkering AS. Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen. Ansvarlig for gjennomføring av undersøkelsen har vært forvaltningsrevisor Svein Erik Moholt. Bodø, den Svein Erik Moholt ansvarlig forvaltningsrevisor Salten kommunerevisjon IKS 2

67 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune Innhold: 1. INNLEDNING FORMÅL, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSNINGER FORMÅL PROBLEMSTILLING AVGRENSNINGER METODE OG GJENNOMFØRING.... REVISJONSKRITERIER.... FAKTA OG VURDERINGER...6 Gjennomfører Fauske kommune en tilfredsstillende eierskapskontroll i...6 forhold til Fauske Parkering AS? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERING KONKLUSJON.... RÅDMANNENS KOMMENTAR... Vedlegg 1 Årsberetning og regnskap...1 Salten kommunerevisjon IKS 3

68 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune 1. INNLEDNING I denne rapporten går vi inn og ser på hvilke ordninger Fauske kommune har for eierskapskontroll og hvordan kommunen følger opp sine eierinteresser i Fauske Parkering AS. I en rapport fra KS om kommunalt eierskap, går det frem at det har vært en jevn økning i antall selskaper i kommune- Norge. Når kommuner i økende grad benytter utskilling av virksomhet i selvstendige rettssubjekter og foretak, innebærer det at den politiske styringen endrer karakter. Den tradisjonelle forvaltningsstyringen erstattes av eierstyring. I rapporten fra KS sies det videre at et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disponeringer og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaleffekter overfor omverden og styrke kommunens/fylkeskommunens omdømme. 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSNINGER 2.1 FORMÅL Formålet med prosjektet er å undersøke eierskapsutøvelsen og forhold knyttet til rapportering og informasjonsflyt fra et eierskapsperspektiv. Eierskapskontrollen vil gå ut på å kontrollere om kommunens eierinteresser i selskapet blir ivaretatt. 2.2 PROBLEMSTILLING Av formålet er det utledet følgende problemstilling: Gjennomfører Fauske kommune en tilfredsstillende eierskapskontroll i forhold til Fauske Parkering AS? 2.3 AVGRENSNINGER Undersøkelsen har hovedfokus på forhold i eierskapskontroll som kan dokumenteres. I tillegg vil vi også søke å belyse aktiviteter som pågår, men som ikke er av skriftlig art. 3. METODE OG GJENNOMFØRING Innsamlingen av data baserer seg på samtale med ordfører og rådmann i Fauske kommune og styreleder i Fauske Parkering AS. Det er i tillegg gått igjennom skriftlig dokumentasjon fra selskapet. Etter revisjonens oppfatning er datainnsamlingen tilstrekkelig i forhold til å gjøre de vurderinger og trekke de konklusjoner som er gjort i denne rapporten. Selskapskontrollen er gjennomført med bakgrunn i føringer lagt i Norges Kommunerevisorforbunds veileder om Selskapskontroll fra A til Å. Salten kommunerevisjon IKS

69 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune. VURDERINGSKRITERIER I denne rapporten blir vurderingskriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget og danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. Aktuelle kilder for utledning av vurderingskriterier er lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, avtaler og anerkjent teori. I denne undersøkelsen har vi lagt til grunn: KS «Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak» (rev ) Lov om offentlig anskaffelse med forskrift Salten kommunerevisjon IKS

70 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune. FAKTA OG VURDERINGER Gjennomfører Fauske kommune en tilfredsstillende eierskapskontroll i forhold til Fauske Parkering AS?.1 VURDERINGSKRITERIER KS «Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak»: 1. Folkevalgteopplæring/informasjon - Har kommunen som en del av folkevalgteopplæringen gjennomført obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet (i løpet av de første 6 månedene og etter 2 år). - Det er viktig at kommunene som eiere får kunnskap og innsikt om omfanget av selskapsorganisering og de styringsmuligheter man har for de selskaper kommunen har eierandeler i. - Administrasjonssjefen bør sørge for at de folkevalgte og innbyggerne lett kan finne informasjon med oversikt over selskap og annet som kommunen har eierinteresser i. listen bør også vise kommunale foretak i kommunen, 2samarbeid, vertskommunesamarbeid og stiftelser som kommunen har vært med på å stifte. 2. Eierskapsmelding - Kommuner anbefales å foreta en gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter eller interkommunale organer, ved å lage en eiermelding. Eiermeldingen bør gjennomgås og revideres hvert år i kommunestyret. Eiermeldingen skal gjennomgå strategier og formål for det enkelte selskap. - En eierskapsmelding bør som minimum ha tre hovedpunkter: - Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og interkommunale samarbeidstiltak - Prinsipper for eierstyring - Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene En eiermelding kan også inneholde et eget punkt om selskapenes samfunnsansvar, f eks politiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. Salten kommunerevisjon IKS 6

71 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune 3. Selskapsstrategi/selskapsavtale/vedtekter - Selskapets virksomhet skal tydelig fremgå av vedtektene/selskapsavtalen. Innenfor rammen av vedtektene/selskapsavtalen bør selskapet ha klare mål og strategier. Eierne skal ha et bevisst forhold til en eventuell forventet avkastning. Formålsangivelse i selskapsavtale/vedtekter bør vurderes med jevne mellomrom for å se om det er behov for endringer. Det er lovfestet krav til egenkapital. Det er eiernes ansvar å sørge for at selskapet har forsvarlig selskapskapital og styret har en handleplikt dersom denne blir for lav. - Etter aksjeloven og IKS- loven skal selskapets formål fremgå av vedtektene/selskapsavtalen.. Eierorgan - For aksjeselskap og interkommunale selskaper anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede (flertallets) beslutning. Det er viktig at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierrepresentantene og kommunestyret i forkant av generalforsamling/representantskapsmøte. - Anbefalingen er at eierstyringen skal skje gjennom eierorganet for selskapene og gjennom kommunestyret for foretakene og ikke i styrene. Innenfor selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom kommunestyre og eierorgan som forankres i eierskapsmeldingen. Oppnevnelse av politisk ledelse til eierorgan vil bidra til å forenkle samhandling og kommunikasjon mellom kommunestyrene og eierorganet.. Styret - Det er eiers ansvar å sørge for at styrets kompetanse samlet sett er tilpasset det enkelte selskaps virksomhet. Et profesjonelt styre som kollegium består av personer med egnede personlige egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig. Et styre skal jf aksjeloven ha generalist- og fagspesifikk kompetanse. - I loven er det krav om 0 % kjønnsrepresentasjon i styrene. - Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på styrevervregisteret. Salten kommunerevisjon IKS

72 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune 6. Arbeidsgivertilhørighet - Det anbefales at selskapene ved utskilling av virksomhet til selvstendige rettssubjekter søker medlemskap i en arbeidsgiverorganisasjon. KS Bedrift vil være et naturlig valg for mange av disse selskapene. Etiske retningslinjer - Eier bør påse at selskapsstyrene utarbeider og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. 8. Administrasjonssjefens rolle - Administrasjonssjefens rolle som budsjettansvarlig for kommunenes samlede virksomhet, herunder foretakene, kombinert med manglende instruksjonsmyndighet overfor daglig leders disponeringer, bør være gjenstand for en samhandlingsdiskusjon ved opprettelse av foretak. Forskrift om offentlig anskaffelse: 3-1.Grunnleggende krav for alle anskaffelser (1) Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse uansett hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes. Salten kommunerevisjon IKS 8

73 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune.2 FAKTA Folkevalgtopplæring/informasjon I forhold til dette sier rådmannen at i forbindelse med utarbeidelse av en interkommunal eierskapsmelding, ble det våren gjennomført en opplæring for de folkevalgte om eierstyring i forhold til selskaper. Fokuset der var politikerens rolle som styremedlem. Ellers opplyser han at dette har vært et tema for folkevalgtopplæringen sammen med andre spørsmål (ikke dokumentert for revisjonen). For de som sitter i represesntantskapet i IRIS, så har det i regi av selskapet vært gjennomført opplæring av folkevalgte. Eierskapsmelding I følge rådmannen har kommunen ikke noen vedtatt eierskapsmelding. Det ble laget et utkast til eierskapsmelding i 11, men denne ble ikke vedtatt i påvente av en prosess med eierskapsmelding for de interkommunale selskapene, i regi av regionrådet. Spørsmålet ble tatt opp i formannskapet, og man kom frem til at av hensyn til det ressursmessige og for å se disse tingene i sammenheng, skulle de avvente regionrådets innspill. Eierskapsmeldingen for de interkommunale selskapene har vært til høring i kommunene og skal behandles i regionrådet i løpet av sommeren. Etter denne tid vil meldingen legges til grunn for videre oppfølging i forhold til det som skal lages for de kommunale selskapene. I forhold til synliggjøring av kommunens eierskap i selskaper, vil omtale i årsmeldingene være et godt virkemiddel. I årsmeldingene for 12 og er selskapene ikke omtalt i det hele tatt. I regnskap og budsjett fremgår det poster for de selskapene kommunen har eierskap i. Årsberetning og årsregnskap for selskapet for er ikke lagt frem for kommunestyret. I følge ordfører er dette lagt frem for formannskapet som referatsak. Utover dette har ikke revisjonen fått tilgang til oversikter eller informasjon om kommunens eierskap i selskaper. Det ligger ikke noe oversikt over dette på kommunens hjemmeside og kommunens årsmeldinger legges heller ikke ut på hjemmesiden. Selskapsstrategi/selskapsavtale/vedtekter Av stiftelsesdokumentet fremgår det at selskapet ble stiftet.0.0, og vedtekter er datert samme dag. Revisjonen har forespurt styreleder om selskapets strategi. I forhold til dette forstår revisjonen, at selskapets formål slik det fremgår i vedtekten, er det selskapet styres etter: «Selskapets virksomhet er å forestå utbygging, vedlikehold og drift av avgiftsbelagte parkeringsområder og strandpromenade i Fauske sentrum. Selskapet har ikke erverv som formål». Salten kommunerevisjon IKS

74 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune Styreleder sier ellers at man «jobber målrettet gjennom møteplan (årsplan), skriftlig saksforberedelse til styre, og saker som behandles i fastlagte styremøter gjennom året. Styreleder sier videre at bedriften har skattefritak så lenge selskapets formål ikke er erverv, og at man ikke genererer overskudd over tid. I denne forbindelse vises det til en «Uttalelse i likningsspørsmål» fra Salten likningskontor datert I denne uttalelsen fremgår bl a følgende: «Uttalelsen er ikke bindende. Det betyr at likningskontoret kan komme til et annet resultat ved likningen for senere inntektsår» Selskapets revisor har ikke hatt anmerkning til dette. Revisjonen har sett selskapets årsberetning for 1. Dokumentet har en knapp halvside med tekst og må sies å være et minimumsdokument i forhold til å tilfredsstille formelle krav. Det er to setninger om virksomhetens art, en setning om drift, to avsnitt om arbeidsmiljø og likestilling og ett avsnitt om andre forhold. I følge ordfører har det ikke vært signalisert forventninger fra kommunen om noe mer. Revisjonsberetning for 11, 12 og er dokumentert for revisjonen og er avlagt uten merknader. I følge styreleder har selskapet ikke mottatt nummererte brev fra revisor. Eierorgan I forhold til Fauske Parkering AS, er det ikke etablert noe eierorgan. Ordfører er generalforsamling og gjennomfører møter med selskapets styre. I følge styreleder ble det gjennomført en generalforsamling i selskapet i. Han sier videre at styret har hatt flere uformelle møter med ordfører. Ordfører gir uttrykk for at hun ikke opplever å ha et avklart mandat for å gi styringssignaler til selskapet, og at dette heller ikke kan sies å ha skjedd. Styret Styret er sammensatt av tre personer som alle er økonomer. Styret har ingen spesiell fagspesifikk kompetanse på området, men styreleder er tidligere rådmann i kommunen. I følge ordfører hadde kommunen ved sammensetningen, fokusert mer på faglig bakgrunn enn at medlemmene skulle være politikere. Styret ble innsatt etter siste kommunevalg, og ventes å fornyes etter kommende valg. En av de tre styremedlemmene er kvinne, og kravet om kjønnsrepresentasjon må sies å være oppfylt. Ingen av de tre i styret i selskapet var oppført i styrevervregisteret. Ingen av styremedlemmene sitter i politiske utvalg. 1 Vedlegg 2 til rapporten. Salten kommunerevisjon IKS

75 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune Arbeidsgivertilhørighet I forhold til arbeidsgivertilhørighet, opplyser styreleder at selskapet er medlem av KSbedrift. Etiske retningslinjer Det har ikke fremkommet dokumentasjon på at selskapet har etiske retningslinjer. Administrasjonssjefens rolle Rådmannen sier i forhold til dette, at han opplever at hans rolle angående selskapene, ikke er noe som det har vært så stor fokus på. Han sier videre at: «Det har vært jobbet mye i forhold til de interkommunale selskapene, og jeg har klare oppfatninger om hvordan kommunikasjonen skal gå mellom kommunestyret og selskapenes styrer, representantskapet og rådmannen. På de interkommunale begynner vi å få dette veldig godt på plass». Når det gjelder de kommunale selskapene fremgår det at situasjonen er litt blandet. Han gir uttrykk for å i stor grad å ha vært involvert i forhold til de mer «viktige» selskapene som Fauske Lysverker og Salten Kraftsamband. Enkelte andre selskaper har kommunen vært involvert i etableringen av, men som ikke i samme grad har en strategisk betydning. Offentlig anskaffelse Styreleder sier at han oppfatter at selskapet er omfattet av Lov om offentlig anskaffelse. I forhold til dette sier han at de ved større anskaffelser går til utlysning på vanlig måte. I den forbindelse opplyser han at de bruker Innkjøpsservice AS. En representant for Innkjøpsservice AS opplyser at det er flere år siden de har gjennomført anskaffelser for Fauske Parkering. Gjennomgang av regnskapstall for selskapet tyder på at det ikke har vært større anskaffelser de siste år..3 VURDERING I forbindelse med arbeidet med interkommunal eierskapsmelding, ble det gjennomført opplæring av folkevalgte i forhold til eierstyring. Det er også gjennomført opplæring i denne forbindelse ved flere andre anledninger. Etter revisjonens oppfatning må folkevalgtopplæring derfor sies å være ivaretatt. Kommunen har ikke hatt noen vedtatt eierskapsmelding, og må derfor sies å mangle det mest sentrale verktøy i forhold til eierskapskontroll med egne selskaper. Kommunen går dermed glipp av eierskapsmeldingen som det sted hvor kommunen kan gi overordnede styringssignaler til selskapsstyrene. Bortsett fra en oversikt over selskaper i regnskap og budsjett, foreligger det slik revisjonen kan se, ikke noen samlet beskrivelse av kommunens selskaper. Selskapene er ikke nevnt i det hele tatt i kommunens årsmeldinger for 12 og, og det ligger heller ikke noe Salten kommunerevisjon IKS 11

76 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune oversikt på kommunens hjemmeside. Slik revisjonen ser det, er dette en klar svakhet i forhold til at de folkevalgte og innbyggerne lett skal kunne finne informasjon og oversikt over selskaper som kommunen har eierinteresser i. Fauske Parkering AS sine stiftelsespapirer og vedtekter er dokumentert for revisjonen. I vedtektene fremgår selskapets formål, men etter det revisjonen kan se, er det ikke på noe tidspunkt skriftliggjort noe i forhold til mål og strategier for selskapet. Revisjonen mener derfor at eierstyringen når det gjelder strategisk styring (vurdert ut fra foreliggende dokumentasjon), må sies å være fraværende. Ordfører gir ellers også uttrykk for ikke å ha et avklart politisk mandat til å gi selskapet styringssignaler, og at det heller ikke kan sies å ha skjedd. Slik revisjonen ser det må selskapets årsberetning først og fremst må sies å være en ren formalitet, og ikke et dokument som bidrar til å gi kommunen styringsinformasjon. Det foreligger ingen dokumentasjon på at selskapet har etiske retningslinjer, eller at eier har hatt oppfølging i forhold til det. Selskapets styre tilfredsstiller krav til kjønnsrepresentasjon, har økonomikompetanse og må sies å tilfredsstille krav til sammensetning. Etter det revisjonen kunne se, hadde ingen i styret registrert sine verv i styrevervregisteret. Men ingen i styret har politiske verv i kommunen. I forhold til spørsmålet om arbeidsgivertilhørighet, fremstår selskapet å ha en ryddighet i forhold til det, ved at det er medlem av KS- bedrift. Styreleder i Fauske Parkering AS, opplyser at de ved større anskaffelser foretar utlysning gjennom selskapet Innkjøpsservice AS. Representant for Innkjøpsservice sier det er flere år siden de har vært involvert i forhold til Fauske Parkering. Tall fra regnskapet tyder på at det ikke har vært anskaffelser av noe størrelse de siste årene. Salten kommunerevisjon IKS 12

77 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune 6. KONKLUSJON Vi har i denne undersøkelsen sett på følgende forhold Gjennomfører Fauske kommune en tilfredsstillende eierskapskontroll i forhold til Fauske parkering AS? Ut fra de tilbakemeldinger som er gitt er det revisjonens inntrykk at Fauske kommune har nokså svakt dokumenterte ordninger for eierskapskontroll av sine selskaper. Det foreligger ikke en vedtatt eierskapsmelding, noe som er det mest sentrale verktøy i forhold til eierskapskontroll, og hvor kommunen kan gi overordnede styringssignaler til selskapsstyrene. Slik revisjonen oppfatter det er selskapene som kommunen har eierskap i, nokså lite synliggjort. De er ikke omtalt i kommunens årsmeldinger og det fremgår ikke noe samlet eller tydelig fremstilling av dem på kommunens hjemmeside. Etter revisjonens oppfatning bryter dette med intensjonen om at folkevalgte og kommunens innbyggere lett skal kunne finne informasjon om og oversikt over selskaper som kommunen har eierinteresser i. Når det gjelder Fauske Parkering AS, foreligger det stiftelsespapirer og vedtekter fra 0, og i disse fremgår selskapets formål. Utover det er det ikke utarbeidet strategier eller målsetninger for selskapets arbeid og det er ikke skriftliggjort noe om etiske retningslinjer eller om risikovurderinger i forhold til drift/økonomi. I forhold til dette må det også legges til grunn at selskapet er lite. Selskapets årsberetning er et minimumsdokument som ikke gir Fauske kommune noe reell styringsinformasjon. Selskapet gir uttrykk for at de følger Lov om offentlig anskaffelse i forhold til større anskaffelser. Etter det revisjonen kan se av regnskapstallene, er det nokså små beløp de siste årene. Etter revisjonens oppfatning er det overraskende at man legger en år gammel uttalelse fra likningsmyndighet til grunn for sin drift. Men det er ingen merknader i revisjonsberetningene. Det eneste kontaktpunkt for eierskapskontroll skjer gjennom ordførers rolle som generalforsamling. Det er ikke skriftliggjort noe om rådmannens rolle i forhold til selskaper generelt, eller i forhold til Fauske Parkering AS. Totalt sett må det sies å være få dokumenterte spor av eierskapskontroll/eierstyring i forhold til Fauske Parkering AS. Salten kommunerevisjon IKS

78 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune. RÅDMANNENS KOMMENTAR Rådmannen sier følgende i sin kommentar til rapporten: «Jeg har gjennomgått rapporten og har ingen særskilte merknader til rapportens innhold og konklusjoner». Det fremgår av rådmannens svar, at man slutter seg til den beskrivelsen som fremgår av rapporten. Slik vi ser det endrer ikke rådmannens kommentarer på rapportens vurderinger og konklusjon. Salten kommunerevisjon IKS

79 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune Vedlegg 2 Årsberetning og regnskap Salten kommunerevisjon IKS 1

80 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune Salten kommunerevisjon IKS 16

81 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune Salten kommunerevisjon IKS

82 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune Salten kommunerevisjon IKS 18

83 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune Salten kommunerevisjon IKS 1

84 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune Salten kommunerevisjon IKS

85 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune Salten kommunerevisjon IKS

86 Eierskapskontroll Fauske Parkering AS Fauske kommune Salten kommunerevisjon IKS 22

87 SAKSPAPIR FAUSKE KOMMUNE JournalpostID: 1/60 Arkiv sakid.: 1/08 Sluttbehandlede vedtaksinnstans: Kommunestyre Sak nr.: 026/1 03/1 Saksbehandler: Siv Anita Johnsen Brekke FORMANNSKAP KOMMUNESTYRE Dato: ENDRING AV VEDTEKTER FAUNA KF Vedlegg: Vedtekter Sammendrag: I forbindelse med vedtak i kommunestyresak 16/1 evaluering av Fauna KF endelig rapport ble det satt ned en valgkomite bestående av ordfører, varaordfører og Jørns Stene. Komiteen skal komme med en innstilling til nytt styre i Fauna KF. I forbindelse med komiteen arbeid er det fremkommet et ønske om å endre vedtektenes. Dagens i vedtektene sier at man skal ha et styre bestående av minimum styremedlemmer med personlig varamedlemmer. Komiteen ønsker å endre dette til at det er vara i rekkefølge og mener det er mest hensiktsmessig. Med bakgrunn i dette fremmes følgende innstilling til endring i vedtektene: ORDFØRERS FORSLAG TIL INNSTILLING : i vedtektene for FAUNA KF endres til: Kommunestyret i Fauske oppnevner styret, styrets leder og nestleder. Styret består av medlemmer og 2 varamedlemmer. Styrets sammensetning velges for 1 og 2 år. Godtgjørelse i henhold til vedtak i kommunestyret. FOR-026/1 VEDTAK Oredførers forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: i vedtektene for FAUNA KF endres til: Kommunestyret i Fauske oppnevner styret, styrets leder og nestleder.

88 Styret består av medlemmer og 2 varamedlemmer. Styrets sammensetning velges for 1 og 2 år. Godtgjørelse i henhold til vedtak i kommunestyret. Siv Anita Johnsen Brekke ordfører

89 VEDTEKTER FOR FAUNA KF (NÆRTNGS- OG STEDSUTVIKLING I FAUSKE) S f Z Foretakets navn er Fauna KF Foretakets formål er: o Fauna skal være en profesjonell førstelinje overfor bedrifter og etablerere i kommunen. Foretaket skal besitte kompetanse/kapasitet til å være et effektivt bindeledd med det regionale/nasjona le virkemiddelsystemet. Fauna skal være en profesjonell og god prosjektorganisasjon, som er i stand til å seg tyngre utviklingsoppgaver. Fauna skal kunne påta seg utviklingsoppgaver regional sammenheng og isamarbeid med de andre Salten-kommunene og påta i fylkeskommunen, o o o S g Foretakets strategisk plan skal rulleres årlig, og inneholdemålrettede strategier og tiltak for næring og stedsutvikling Fauske. Planen skal i godkjennes av kommunestyret Foretaket skal utvikle nve arbeidsplasser gjennom eksisterende næringsliv og nyetablering. ldentifisere og nyttiggjøre seg av midlerfra private og offentlige finansieringskilder Foretaket har sitt forretningskontor i Fauske kommune Foretaket ledes av et styre bestående av minimum styremedlemmer med personlig velges for 1 og2 âr. Godtgjørelse i henhold vara medlemmer. Styret sammensetning til vedtak i kommunestyret. S Styret ansetter daglig leder og fastsetter lønns- og arbeidsvilkår e For øvrig gjelder kommunelovens bestemmelser om kommunale foretak,

90 FAUSKE KOMMUNE SAKSPAPIR JournalpostID: 1/63 Arkiv sakid.: 1/0 Sluttbehandlede vedtaksinnstans: Kommunestyre Sak nr.: 02/1 00/1 Saksbehandler: Siv Anita Johnsen Brekke FORMANNSKAP KOMMUNESTYRE Dato: OPPNEVNING AV MEDLEMMER TIL STYRET FOR FAUNA KF OG FASTSETTING AV GODTGJØRELSE Vedlegg: Ingen Sammendrag: Kommunestyret vedtok i punkt 3 i sak 16/1 vedrørende evaluering av Fauna KF endelig rapport følgende: Det settes ned en valgkomite bestående av 3 repr. Innstillingen fra valgkomiteen skal foreligge til kommunestyrets møte. mai. Komiteen skal bestå av ordfører, varaordfører og Jørn Stene. Komiteen legger fram en enstemmig innstilling til nytt styre. Alle er forespurt og har takket ja til å stille som medlem/varamedlem til styret. Komiteen legger også fram forslag til godtgjørelse. Forslag til godtgjørelse er det samme som godtgjørelse til styret i Fauske eiendom KF. ORDFØRERS FORSLAG TIL INNSTILLING : Som nytt styre for FAUNA KF oppnevnes: 1. Ståle Indregård 2. Hanne Løkås Veigård 3. Geir Wenberg. Alice Brekke. Odd Emil Ingebrigtsen 2 år 2 år 1 år 1 år 2 år Varamedlemmer: 1. Endre Grønnslett 2. Ann Mari Zahl 1 år 1 år Som styrets leder velges: Ståle Indregård Som styrets nestleder velges: Geir Wenberg

91 Som godtgjørelse til styrets medlemmer i FAUNA KF gjelder følgende Styreleder: Nestleder: Styremedlemmer: Varamedlemmer: kr ,- pr år kr ,- pr år kr..000,- pr år kr..000,- pr år I tillegg dekkes faktiske utgifter for å kunne delta på styremøter. FOR-02/1 VEDTAK Ordførers forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Som nytt styre for FAUNA KF oppnevnes: 1. Ståle Indregård 2. Hanne Løkås Veigård 3. Geir Wenberg. Alice Brekke. Odd Emil Ingebrigtsen 2 år 2 år 1 år 1 år 2 år Varamedlemmer: 1. Endre Grønnslett 2. Ann Mari Zahl 1 år 1 år Som styrets leder velges: Ståle Indregård Som styrets nestleder velges: Geir Wenberg Som godtgjørelse til styrets medlemmer i FAUNA KF gjelder følgende Styreleder: Nestleder: Styremedlemmer: Varamedlemmer: kr ,- pr år kr ,- pr år kr..000,- pr år kr..000,- pr år I tillegg dekkes faktiske utgifter for å kunne delta på styremøter. Siv Anita Johnsen Brekke ordfører

92

93 FAUSKE KOMMUNE SAKSPAPIR JournalpostID: 1/03 Arkiv sakid.: 1/11 Sluttbehandlede vedtaksinnstans: Kommunestyre Sak nr.: 03/1 Saksbehandler: Berit Vestvann Johnsen KOMMUNESTYRE Dato:.0.1 INTERPELLASJON TIL KOMMUNESTYRET TORSDAG. MAI 1 - JA TIL SØNDAG SOM FELLES FRIDAG Vedlegg: Interpellasjon fra representanten Linn Synnøve Normann Godtfredsen (AP) Interpellasjon fra representanten Ingelin Noresjø (KRF) Interpellasjon fra representanten Per-Gunnar Kung Skotåm (R) Sammendrag: Det vises til interpellasjon fra representanten Linn Synnøve Normann Godtfredsen (AP), Ingelin Noresjø (KRF) og Per-Gunnar Kung Skotåm (R). I reglement for kommunestyre og formannskap heter det: 2. Interpellasjoner. En interpellasjon er en forespørsel som gjelder prinsipielle spørsmål. Interpellasjonen må være meldt til ordfører i god tid før møtet senest dager. Den skal være skriftlig og sendes ut sammen med sakspapirene. Interpellasjonens behandlingstid begrenses til 30 minutter. Interpellanten og svareren får ordet 2 ganger hver, mens øvrige talere kan få ordet 1 gang hver. Interpellanten og svareren kan fremme forslag som tas opp til votering. Forslagene kan dog ikke tas opp til behandling hvis ordfører eller 1/3 av de tilstedeværende medlemmene motsetter seg dette. Siv Anita Johnsen Brekke ordfører

94 Interpellasjon til kommunestyret. mai 1 Ja til søndag som felles fridag! Regjeringen ignorerer fagbevegelsen, arbeidsgiverorganisasjonene, store deler av handelsstanden, frivilligheten, klimabevegelsen, kirken, og et klart flertall i det norske folk, når den vil gjøre søndagen til alminnelig handledag i Norge. På tross av faglige råd og folkelig engasjement fremmer regjeringen lovforslag som innebærer ordinær søndagsjobbing for nærmere arbeidstakere. Arbeiderpartiet sier klart nei til regjeringens forslag om generell åpning for søndagsåpne butikker. Arbeiderpartiet mener omfattende endringer i arbeidslivet, som endring av rammene for åpningstider er, bør gjennomføres i samarbeid med partene i arbeidslivet. Det er i tråd med den norske modellen. I dag gjelder ikke arbeidsmiljølovens bestemmelser for natt- og helgearbeid de ansatte ved utsalgssteder. Med regjeringens forslag vil flere arbeidstakere få svekket sine rettigheter og innflytelse over egen arbeidstid. Annerledesdagen søndagen gir rom for familieliv og fellesskap, frivillig engasjement, idrett og kulturliv. Vi mener det har en stor verdi at vi som land har en roligere dag, med en annen takt, og mer tid sammen med andre. For Arbeiderpartiet handler det om hva slags samfunn vi vil ha. Derfor er spørsmålet om søndagsåpne butikker et tydelig retningsvalg. I dag er det mange som må jobbe på søndager - som holder Norge i gang. Ansatte innen helse, politi, brann, vakthold og transport, osv. Likevel har de aller fleste av oss fri på søndager. Mer alminnelig søndagshandel fører til at flere må jobbe på søndager. Det vil ha konsekvenser for deres familier og for velferdstilbud som barnehager. I sum utfordrer det vår felles fridag. Forslaget om søndagsåpne butikker har klare negative klimaeffekter. Flere må reise på jobb på søndager, det vil bli mer varetransport og energiforbruket til blant annet oppvarming vil øke. Søndagsåpne butikker kan også gi dyrere varer for norske forbrukere og kostnadene i bransjen vil øke. Det utgjør også en trussel for små, selvstendige butikker i byene og for nærbutikker i distriktene. Regjeringen har allerede åpnet for mer søndagsarbeid gjennom sine svekkelser av arbeidsmiljøloven. Nå foreslår regjeringen å gjøre vår felles fridag til en ordinær handledag, året rundt, i alle kommuner. Det er Arbeiderpartiet mot. Derfor sier vi klart nei til en generell adgang til søndagsåpne butikker. Forslag til vedtak: Kommunestyret i Fauske ønsker a beholde søndagen som en mest mulig allmenn fridag, og vil derfor jobbe for at det ikke blir gitt en generell adgang for søndagsåpne butikker. Linn Synnøve Normann Godtfredsen Fauske Arbeiderparti

95 Interpellasjon fra Fauske KrF, mai 1 Høring om søndagsåpne butikker Kulturdepartementet foreslår, på bakgrunn av Sundvolden-erklæringen, endringer i helligdagsloven slik at butikker får mulighet til å holde åpent på alle vanlige søndager. Regjeringens begrunnelse er at tilbud og etterspørsel skal regulere søndagshandelen, butikker skal selv bestemme når de har åpent, mer likebehandling mellom butikker og bransjer, forenkling og avbyråkratisering. I departementets vurderinger (.1 Vurderinger), vises det til at departementets forslag om å bygge ned reguleringen av butikkers åpningstider på søndager har som utgangspunkt at tilbud og etterspørsel egner seg bedre enn lovverket til å regulere butikkers åpningstider. Ytterligere deregulering av åpningstidene vil innebære større grad av likebehandling mellom butikker, og det vil bidra til forenkling av regelverket. Forbrukerne vil selv kunne avgjøre når de ønsker å handle, og butikkene kan selv vurdere hvilke åpningstider de vil tilby. I tillegg inviteres høringsinstansene til å komme med synspunkter på et annet forslag, hvor beslutningsmyndighet legges til den enkelte kommune. Fauske KrF støtter verken primærforsalget eller sekundærforslaget. Fauske KrF mener det er gode grunner til å anta at regjeringens forslag vil legge til rette for grunnleggende samfunnsendringer som vi ikke anser som positive. Fauske KrF mener dagens regelverk på en god måte ivaretar hensynet til brukernes behov, samtidig som søndagen som en annerledes dag med begrenset handelsvirksomhet opprettholdes. Vi mener tvert imot at det er viktig å opprettholde grenser for kommersiell aktivitet på søndager. Grenser for kommersiell aktivitet på søn- og helligdager bidrar til å bevare disse dagene som annerledes enn vanlige hverdager. Søndagen er en viktig felles fridag og hviledag, og det er en viktig samfunnsverdi å videreføre søndagen som en annerledesdag for befolkningen, en dag som er viktig for livsrytmen til folk flest. På denne bakgrunn fremmes følgende forslag til høringssvar på endringer i helligdagsloven, fra Fauske Kommune: Det vises til Kulturdepartementets forslag om endringer i lov 2. februar 1 nr. 12 om helligdager og helligdagsfred (helligdagsloven) om salg fra faste utsalgssteder. Dette er synspunkter på departementets primærforslag og på det andre forslaget, hvor beslutningsmyndighet legges til den enkelte kommune: 1. Fauske kommune støtter ikke de foreslåtte lovendringene, verken primærforslaget eller sekundærforslaget. 2. Fauske kommune mener det ikke er behov for eller hensiktsmessig med liberaliseringer som legger til rette for mer søndagshandel utover det som det i dag er adgang til. 3. Fauske kommune er ikke for at ren markedsliberalisme skal styre samfunnsutviklingen.. Fauske kommune mener det er sannsynlig at regjeringens forslag til liberalisering vil ha store konsekvenser for familieliv, arbeidsliv og ikke minst kulturliv og frivillig sektor.. Fauske kommune er ikke enig i at tilbud og etterspørsel egner seg bedre enn lovverket til å regulere åpningstidene. 6. Fauske kommune mener det er viktig at regulering av åpningstidene ikke alene avgjøres av tilbud og etterspørsel, men at hensyn til søndagen som en annerledes dag, befolkningens

96 behov for en felles hviledag, helligdagsfreden, til arbeidstakernes behov for en fridag sammen med venner og familie, sikres gjennom en videreføring av dagens lovverk.. Fauske kommune kan ikke se at de foreslåtte lovendringene vil bidra til forenkling eller mindre arbeid for offentlige instanser. 8. Fauske kommune viser til de sterke motforestillingene som preger den offentlige debatten rundt regjeringens forslag. Fauske kommune mener arbeidstakernes, næringens, miljøorganisasjonenes, frivillighetens, kirkens og andres motforestillinger bør veie tungt i disse vurderingene.. Når det gjelder departementets sekundærforslag, det alternative forslaget til endring i helligdagsloven, vil vi advare mot denne løsningen ut i fra en vurdering av spørsmålet om søndagshandelen som et nasjonalt spørsmål: Det er viktig at hele Norges befolkning opplever at søndagen er en annerledes dag også i framtiden.. Fauske kommune viser for øvrig til argumentene som presenteres mot denne løsningen i høringsnotatet. Lokal avgjørelsesmyndighet vil kunne føre til forskjeller mellom kommuner, det kan virke uheldig for næringsdrivende som kan oppleve handelslekkasje til konkurrenter, og forbrukere kan oppleve ulik tilgang på varer. Kommunal beslutningsmyndighet kan medføre uheldig konkurransevridning, og det kan øke kommunenes arbeidsoppgaver. 11. Fauske kommune mener av denne grunn at dagens regelverk bør videreføres. Dersom det er behov for mer prinsipielle tilnærminger og større grad av likebehandling av ulike aktører i næringen, vil Fauske kommune anbefale at regjeringen i stedet for de foreslåtte endringer, vurderer innstrammingstiltak som hindrer omgåelse av åpningstidsbestemmelsene. For Fauske KrF Ingelin Noresjø gruppeleder

97 Fra: Per-Gunnar Skotåm Sendt: Til: Siv Anita Brekke;Berit Vestvann Johnsen Kopi: Emne: Interpellasjon til førstkommende Kommunestyremøte Ja til søndagsfri I dag kan butikkene holde åpent døgnet rundt fra mandag til og med lørdag. På røde dager skal det være stengt, med noen unntak. Dette har gjort at de aller fleste av varehandelens ansatte har fri på søndager, men nå er denne friheten truet. Før påske sendte regjeringen et forslag om endring av helligdagsloven ut på høring. Regjeringen vil at alle butikker og kjøpesentre skal kunne holde åpent døgnet rundt, hele året med unntak av tolv hellig- og høytidsdager. Da skal dagens «Brustadbu-regler» gjelde. Det er også lagt inn en alternativ løsning der spørsmålet om søndagsåpent skal avgjøres lokalt. Regjeringen fremmer dette forslaget uten å gå i dialog med partene i arbeidslivet om gjeldende lovverk og uten kunnskap om konsekvensene av forslaget. Mange er bekymret og det med rette. Varehandelen er Norges nest største næring og sysselsetter ansatte. Dersom regjeringen vil gjøre søndag til den nye arbeidsdagen vil det også få betydelige konsekvenser for de bransjene som er tilknyttet varehandelen. Renhold, lager, transport, vektere, produsenter, leverandører for å nevne noen. Søndagsåpne kjøpesentre betyr at også frisører og ansatte på kafeteria blir pålagt søndag som arbeidsdag. Åpningstider er arbeidstider og arbeidstider påvirker fritiden. I FAFO-rapporten som ble lagt frem i slutten av februar kom det frem at omtrent ansatte i varehandelen og 000 i tilstøtende næringer må belage seg på en ny arbeidsdag dersom regjeringens forslag går igjennom. Dette er et forsiktig anslag og kommer i tillegg til de i varehandelen som allerede jobber søndag i dag. Rødt ønsker ikke å åpne for mer søndagshandel og mener søndagen beholdes som en generell fridag? Forslag til vedtak Fauske kommune ønsker ikke at det skal åpnes for økt søndagshandel i Fauske. Fauske kommune vil si nei til økt tilgang til søndagsåpne butikker dersom regjeringen åpner for at kommunene kan vedta dette.

98 FAUSKE KOMMUNE SAKSPAPIR JournalpostID: 1/06 Arkiv sakid.: 1/11 Sluttbehandlede vedtaksinnstans: Kommunestyre Sak nr.: 0/1 Saksbehandler: Berit Vestvann Johnsen KOMMUNESTYRE Dato:.0.1 INTERPELLASJON TIL KOMMUNESTYRET TORSDAG. MAI 1 - ANGÅENDE HØYT SYKEFRAVÆR Vedlegg: Interpellasjon fra representanten Ole Tobias Orvin (SV) Sammendrag: Det vises til interpellasjon fra representanten Ole Tobias Orvin (SV). I reglement for kommunestyre og formannskap heter det: 2. Interpellasjoner. En interpellasjon er en forespørsel som gjelder prinsipielle spørsmål. Interpellasjonen må være meldt til ordfører i god tid før møtet senest dager. Den skal være skriftlig og sendes ut sammen med sakspapirene. Interpellasjonens behandlingstid begrenses til 30 minutter. Interpellanten og svareren får ordet 2 ganger hver, mens øvrige talere kan få ordet 1 gang hver. Interpellanten og svareren kan fremme forslag som tas opp til votering. Forslagene kan dog ikke tas opp til behandling hvis ordfører eller 1/3 av de tilstedeværende medlemmene motsetter seg dette. Siv Anita Johnsen Brekke ordfører

99 Interpellasjon til kommunestyret. mai Angående høyt sykefravær og hva Fauske SV mener bør gjøres. Ordfører! Fauske SV er kjent med at kommunen har hatt et pilotprosjekt hvor bl.a. lange vakter ble prøvd ut. Målsettinga var å få ned sykefravær og ansatte skulle få øke sine % stillinger. Så vidt vi har forstått hadde det i oppstarten og et godt stykke ut i prosjektet gunstig effekt for å få ned sykefraværet. Mot slutten av prosjektperioden begynte sykefraværet å øke igjen og prosjektet ble avviklet ved utgangen av. Hva gikk galt? Vi vet også at samhandlingsreformen har medført økt arbeidsbelastning og større faglige utfordringer, kanskje særlig for sykepleierne ved korttidsavdelinga og hjemmetjenesten fordi de fleste som kommer ut fra sykehuset har behov for tjenester fra disse avdelingene. Fauske SV har også fått inntrykk av at det legges ned mye ressurser i å få inn vikarer for å dekke opp fravær. Det være seg pga sykdom, ferie, permisjoner osv. MEN vi sitter igjen med inntrykk av at vikarer ikke nødvendigvis innehar samme relevante kompetansen som den fraværende. Derfor følgende spørsmål: 1) Hva gjør kommunen for at sykepleierne og øvrig personell ved disse avdelingene har tilstrekkelig kompetanse for å møte disse utfordringene? 2) Er avdelingene forsvarlig bemannet med personell som har forskriftsmessig kompetanse? 3) Blir ledige stillinger i utlyst, eller står de vakante? ) Er det mulig snarest å få planlagt og iverksatt et prosjekt som evalueres etter 1 år f.eks. ved korttidsavdelinga eller i hjemmetjenesten hvor en øker grunnbemanninga for å finne ut følgende: - Kan det ha gunstig effekt på sykefravær? - Være kompetansehevende? - Føre til et bedre arbeidsmiljø og gi større rom for faglighet. ) Er det mulig at deler av vikarbudsjettet kan brukes til å finansiere et slikt prosjekt? 6) Når kan en slik sak legges fram for kommunestyret for drøfting og vedtak? Fauske SV mener at et slikt prosjekt kan gjennomføres uten at det går ut over de økonomiske rammer som er gitt. Dette vil kreve god styring slik at vikarer ikke blir tatt inn før fraværet er under dagens bemanning. Vi mener at et slikt prosjekt vil kunne frigjøre noen av de ressursene som i dag brukes til å finne vikarer

100 Ved redusert fravær og bedre bemanning vil arbeidsdagen for helse og pleiepersonalet bli mer forutsigbar, nye utfordringer blir lettere å takle og samlet kompetanse i avdelingen vil være mye mer i samsvar med behovet til brukerne/eldre. Ole Tobias Orvin Fauske SV

101 FAUSKE KOMMUNE SAKSPAPIR JournalpostID: 1/36 Arkiv sakid.: 1/63 Sluttbehandlede vedtaksinnstans: Kommunestyre Sak nr.: 0/1 Saksbehandler: Berit Vestvann Johnsen KOMMUNESTYRE Dato:.0.1 GRUNNGITT SPØRSMÅL TIL KOMMUNESTYREMØTET. MAI 1 INNVANDRERE OG VALGDELTAKELSE Vedlegg: Grunngitt spørsmål fra representanten Ingelin Noresjø Sammendrag: Viser til vedlagte grunngitte spørsmål. I reglement for kommunestyre 2 står det: 2. Grunngitt spørsmål. Grunngitt spørsmål og forespørsler som gjelder konkrete forhold kan fremmes av et medlem overfor ordfører senest 3 dager før møtet i kommunestyret. Spørsmålsstilleren får ordet til fremføring av spørsmålet, deretter får ordfører ordet for å besvare det. Spørsmålsstilleren får deretter anledning til å stille tilleggsspørsmål og svareren gis anledning til å avgi tilleggssvar. Andre enn spørsmålsstiller og svarer kan ikke delta i ordskiftet i forbindelse med grunngitte spørsmål. Det kan ikke fremmes forslag i forbindelse med grunngitte spørsmål. Siv Anita Johnsen Brekke ordfører

102 Grunngitt spørsmål til ordfører Innvandrere og valgdeltakelse Ved lokalvalget i 1 har mange av våre innvandrere stemmerett for første gang. Generelt er valgdeltakelsen blant personer med innvandererbakgrunn lavere enn i befolkningen for øvrig. Kommunen kan gjennom målrettet informasjonsarbeid bidra til at flere benytter stemmeretten sin og at flere ser muligheten for å bli aktive i lokaldemokratiet gjennom politiske partier. Det kan være fornuftig å starte et slikt objektivt informasjonsopplegg i tiden før selve valgkampen. Integreringsenheten kan stå ansvarlig for organiseringen. Det kan være naturlig at ordfører eller administrasjonen informerer om lokalvalget, rettigheter og gjennomføring, men det vil være en stor fordel om politikere fra alle partier trekkes med og får informere. Spørsmålene til ordføreren blir derfor: 1. Har kommunen planer for informasjonsopplegg om valget 1 og lokaldemokratiet i vår kommune rettet mot innvandrere? 2. Og hvis ikke, vil ordføreren ta initiativ til at et slikt informasjonsopplegg blir iverksatt? For Fauske KrF Ingelin Norsjø gruppeleder

103 FAUSKE KOMMUNE SAKSPAPIR JournalpostID: 1/38 Arkiv sakid.: 1/ Sluttbehandlede vedtaksinnstans: Kommunestyre Sak nr.: 06/1 Saksansvarlig: Berit Vestvann Johnsen KOMMUNESTYRE Dato:.0.1 DELEGERTE SAKER I PERIODEN Sammendrag: DKOM. 00/1: VEDTAK OM SERVERINGSBEVILLING - BÅDSVIK GÅRDSKAFE FAUSKE VEDTAK : I hht. Delegasjonsvedtak av sak / gjøres slikt vedtak Bådsvik Gårdskafe gis serveringsbevilling til drift av kafedrift i Bådsvikveien, 81 Fauske som omsøkt: Organisasjonsnummer: Styrer: Åpningstider: Svein Roger Bådsvik mandag søndag 11:00 18:00 Det gis åpning for å tilby matservering utover fastsatt åpningstid når lokalet er utleid til privat arrangement Vedtaket er hjemlet i lov om serveringsvirksomhet Det forutsetter at driften skjer i hht. gjeldende lover og regler. INNSTILLING : Delegerte saker tas til orientering.

104

105 FAUSKE KOMMUNE ADMINISTRATIVT VEDTAK JournalpostID: Arkiv sakid: Sak nr.: 00/1 1/ 1/1283 Saksbehandler : Delegert kommunestyre Aud-Helene Dragland Dato:.0.1 VEDTAK OM SERVERINGSBEVILLING - BÅDSVIK GÅRDSKAFE FAUSKE Saksutredning: Det vises til søknad om serveringsbevilling fra Bådsvik Gårdskafe datert.0.1. Søknaden gjelder drift av kafe. Dette er en nyopprettet kafe som er lokalisert på en gård utenfor Fauske sentrum, Bådsvikveien, 81 Fauske. Lokalet har et areal på 0 m² med ca. sitteplasser. Driften skal foregå helse året med åpningstidene mandag til søndag 11:00 18:00. Det gis åpning for å kunne tilby matservering utover fastsatt åpningstid ved utleie av lokalet til private arrangement. Styrer Svein Roger Bådsvik har avlagt og bestått etablererprøven. Det er ikke kommet merknader til innvilgelse av søknaden. VEDTAK : I hht. Delegasjonsvedtak av sak / gjøres slikt vedtak Bådsvik Gårdskafe gis serveringsbevilling til drift av kafedrift i Bådsvikveien, 81 Fauske som omsøkt: Organisasjonsnummer: Styrer: Åpningstider: Svein Roger Bådsvik mandag søndag 11:00 18:00 Det gis åpning for å tilby matservering utover fastsatt åpningstid når lokalet er utleid til privat arrangement Vedtaket er hjemlet i lov om serveringsvirksomhet Det forutsetter at driften skjer i hht. gjeldende lover og regler. Vedtaket kan ankes Fylkesmannen i Nordland, jmf. A-12 i Kommuneloven og Forvaltningsloven 2. Frist for anke er 3 tre uker fra mottakelse av vedtaket.

106 Aud-Helene Dragland Enhetsleder helse

107 FAUSKE KOMMUNE SAKSPAPIR JournalpostID: Arkiv sakid.: Sak nr.: 0/1 1/3 1/6 Saksansvarlig: Berit Vestvann Johnsen KOMMUNESTYRE Dato:.0.1 REFERATSAKER I PERIODEN Sammendrag: Dok.ID Arkivsak ID Brevdato Avsender/Mottaker 1/882 I 03/ Salten Regionråd 1/600 I 03/ Salten Regionråd 1/60 I 03/ Salten Regionråd 1/6318 I / Det Kongelige Finansdepartementet 1/ U /3.0.1 Det Kongelige Finansdepartementet 1/663 I / Trygg Trafikk 1/66 I 0/ Salten kontrollutvalgsservice Tittel ENDELIG VEDTAK SAMFERDSELSPRIORITERINGER I SALTEN VEDTAK AU-SAK 16/1 - FELLES STRATEGI FOR SAMARBEID OG EIERSTYRING ORIENTERING OM FRAMDRIFT I PROSJEKTET "ORGANISERING OG FELLESGODEFINANSIERING AV REISELIVET I SALTEN" NORDLAND KOMMUNES VEDTAK OM KOMMUNAL MINERALSKATT NORDLAND KOMMUNES VEDTAK OM KOMMUNAL MINERALSKATT OVERSENDELSE AV PROTOKOLL FRA TRYGG TRAFIKKS LANDSMØTE PROTOKOLL FRA FAUSKE KONTROLLUTVALG. APRIL 1

108 Salten Regionråd Dokument: sammendrag vedtak sr-sak og nasjonale og regionale samferdselsprioriteringer i salten Side: 1 av Regionrådet Utskrift fra møteprotokoll Møte i: Salten Regionråd Dato: Sak: 28. november og. februar 1 Sammendrag av vedtak i SR-sak / Nasjonale og regionale samferdselsprioriteringer i Salten SR-sak 03/1 Samferdselsutfordringer i Salten Enstemmig vedtak: 1. Beskrevne prinsipper for samferdselsprioriteringer vedtas. * 2. Følgende nasjonale prioriteringer legges til grunn: Veg: - E6 gjennom Salten, herunder: o Borkamo Sørelv i forbindelse med Tjernfjellet o Fauske Mørsvikbotn o Mørsvikbotn Ballangen o Omlegging E6 Fauske o Setså undergang og stigning - Bypakke Bodø - fullføring - RV 80 o Klungset - Søbbesva o Sandvika - Sagelva o To jernbaneunderganger flaskehalser øst og vest for Vågan Luftfart: - Flytting av Bodø lufthavns rullebane mot sørvest. - Infrastruktur knyttet til Bypakke Bodø og Bodø Havn, dvs. ny trase mot Rønvikleira. Havn: Jernbane: 1. Sette inn større togsett på Saltenpendelen 2. Bygging av krysningsspor på Støver og Valnesfjord 3. Utvide Saltenpendelen til Røkland Jernbane i NTP 18-2: 1. Ferdigstilling av automatisering (innføring av ERTMS) 2. Styrking av generelt vedlikehold og opprusting av jernbanenettet 3. Nordlandsbanen videreføres til Sørfold Rett utskrift: HR Dato:

109 Salten Regionråd Regionrådet Dokument: sammendrag vedtak sr-sak og nasjonale og regionale samferdselsprioriteringer i salten Side: 2 av Gods: Salten opplever en økt andel tunge kjøretøy på både E6 og RV80. Mye av dette er som følge av at godsbåten TeGe ble lagt ned høsten. Den økte tungtransporten på vei er en stor utfordring. Ikke bare går dette på tvers av alle nasjonale og regionale målsettinger om å få mer gods over fra vei til bane og sjø, det utgjør også en stor sikkerhetsrisiko med økt fare for store ulykker blant annet i tuneller. Særlig vinterstid har nordnorske veier blitt karakterisert som «dødsfeller» på grunn av vogntog som løper løpsk på glatt føre. Miljømessig er dette den dårligste løsningen. Departementet har lovet framlegging av en godsstrømanalyse våren 1. Denne vil ha betydning for hvordan gods-situasjonen i Salten bør håndteres i framtiden. Uansett er godsstrømmer vanskelige å forutse. Som prinsipp bør en legge vekt på løsninger som fremmer de nasjonale føringene om at mer gods skal over fra vei til bane og sjø. Videre vedtak foreslås utsatt til godsstrømanalysen foreligger. 3. Følgende regionale prioriteringer legges til grunn: Hurtigbåt: Pendlere prioriteres. Det etableres en ny pendlerrute mellom Bodø og Steigen, som muliggjør dagpendling til Bodø. Det forutsettes at denne pendlerruten ikke går på bekostning av eksisterende pendlerrute sør for Bodø. Pendlerruten må være forutsigbar og bør ha en avtaleperiode på minst år. Ferge: Skutvikferga må gjenopprettes som helårssamband. Forutsigbarhet i rutetilbud og kapasitet må vektlegges. En naturlig del i utviklingen av transportløsningene i Salten er forlengelse av kystveien fra Bodø og nordover mot Tromsø, gjennom Steigen, Hamarøy og Vågan. Dette gjøres i første omgang med et fergesamband mellom Festvåg og Langnesvik i Steigen, samt økning av frekvensen på fergesambandet Skutvik Svolvær. Mindre fergesamband som i Meløybassenget og i Gildeskål, må gjennomgås for å se på kapasitet, hastighet og forutsigbarhet for næringslivet og fastboende. En del av dagens ferger er både for saktegående og for lite forutsigbare. Det er ikke akseptabelt med erstatningsferger som forringer næringslivets transportmuligheter. Nyanlegg vei: 1. FV Bru Holandsfjorden, forutsatt lokal enighet om trasevalg. Viktig for rassikring, utvikling av Kystriksveien og for å redusere avstand til Bodø for sørligste del av Salten/Nord-Helgeland. 2. FV 812 Tunnel mellom Oldereid og Hogndalen/ Børelv. Denne vil redusere avstanden til FV og Bodø og i tillegg ta bort en fjellovergang. Veilengde til FV vil bli redusert med ca. km. Vil lette kommunikasjonen mellom Misvær og Bodø sentrum. 3. FV 812 Utbedring/ tunnel over Saltdal-lia vil bedre kommunikasjonen mellom Misvær og Saltdal og er viktig for bla malmtransport fra Ljøsenhammeren og evt. andre næringsprosjekter. Opprusting vei: 1. FV Ørnes Glomfjord, ferdigstilling 2. FV 838 Skauvoll Sund, bruer og vegskulder 3. FV 83 og 631 i Steigen Rett utskrift: HR Dato:

110 Salten Regionråd Regionrådet Dokument: sammendrag vedtak sr-sak og nasjonale og regionale samferdselsprioriteringer i salten Side: 3 av. FV 83 Valvikdalen - Festvåg. FV 830 Finneid Sulitjelma 6. FV 8 Beiarfjellet Rassikring: Vurdering av rassikring er et eget fagfelt. Salten Regionråd følger derfor Statens Vegvesens anbefalinger for rassikringsområder i Salten. Gang- og sykkelveier: Både av sikkerhets- og miljøhensyn må utbygging av gang- og sykkelveier med belysning ha fokus. Strekninger som benyttes av barn og unge til skolevei må ha prioritet, både når det gjelder nyanlegg og vedlikehold. FV 662 Innhavet og FV 83 Myklebostad Kløkstad er eksempler på slike prosjekt. Disse er inne i en planfase hos Statens Vegvesen og det er viktig at prosjektene fullføres. Omlegging av RV 80 utenom Fauske sentrum er også under planlegging og må følges opp slik at prosjektet ferdigstilles innen tidsrammen. * Prinsipper for prioritering: 1. Sikkerhet Vedlikehold og opprusting av rasutsatte og ulykkesbelastede strekninger er av svært stor betydning. Eliminering av sikkerhetstrusler er best. Redusert risiko er nest best. Tap av liv som følge av ras eller stengte fjelloverganger er en uakseptabel konsekvens, og sikkerhet må derfor ha høy prioritet. Utfordringen er å sannsynliggjøre hvor risikoen er størst, og hvilke tiltak som vil ha best effekt målt opp mot andre prioriteringer. 2. Næringsvirksomhet / bosettingsmønster Nordland er et eksportfylke. Vi har god tilgang på råvarer som fisk, vannkraft, mineraler og olje/gass. Slike næringer er bærebjelken i bosettingsmønsteret i Salten, og danner livsgrunnlaget for mange kommuner. For eksempel har oppdrettsnæringen etablert seg med store virksomheter langs kysten i Salten. Utvinning av mineraler er aktuelt i Sulitjelma, og andre nye næringer (f.eks. datalagring) kan komme flere steder i Salten. Dette gjør at eksisterende infrastruktur utfordres, fordi opprinnelige transportveier ikke ble bygget med tanke på den aktivitet som kom senere. Derfor må næringsvirksomhet legges til grunn for samferdselsprioriteringer, slik at ikke dårlig infrastruktur er til hinder for utvikling av eksisterende eller ny næringsetablering. Det betyr også at dersom nye store næringsetableringer kommer, må en kunne endre samferdselsprioriteringene for imøtekomme nye behov. Samferdsel er også en viktig rammebetingelse for vekst, innovasjon og lønnsomhetsutvikling for reiselivsbransjene i Salten. Reiseliv er en vekstnæring, og tilgjengelighet er en avgjørende faktor for økt verdiskapning. Næringen gir viktige arbeidsplasser i distriktene og god posisjonering for regionen. Fokus og oppmerksomhet fra internasjonal presse og besøkende har positiv virkning på bo- og arbeidslyst. Gode tilbud til besøkende er også gode tilbud til lokalbefolkningen, og bidrar til et spredt bosettingsmønster i Salten. Samferdselsprioriteringer må derfor ta hensyn til reiselivsnæringens behov. Rett utskrift: HR Dato:

111 Salten Regionråd Regionrådet Dokument: sammendrag vedtak sr-sak og nasjonale og regionale samferdselsprioriteringer i salten Side: av 3. Dagpendling til jobb Dagpendling øker i Salten. Stadig flere velger å bo i en kommune og jobbe i en annen. Pendling gjør det mulig for «tokarriere-familier» å bosette seg i større deler av regionen. Det pekes på to virkemidler i prioritert rekkefølge: a. Tilrettelegging av offentlig transport som muliggjør dagpendling b. Nye veitraseer og utbedring av eksisterende vei. Ukependling til jobb Ved ukependling er det akseptabelt med lengre reisetid, men ved bruk av offentlig transport er det likevel viktig at søndag/mandags- og fredagsruter er tilpasset reisetidspunkt for pendlere. Det er de samme virkemidlene som for dagpendling: a. Tilrettelegging av offentlig transport som muliggjør ukependling b. Nye veitraseer og utbedring av eksisterende vei. Klima og miljø For å redusere klimagassutslippene må transportsektoren ta sin del av ansvaret. De negative virkningene på miljøet kan begrenses. I Salten pekes det særlig på godstransport som kan overføres fra vei til bane og sjø, og gamle, sterkt forurensende hurtigbåter som må erstattes med miljøvennlige nye båter. Bygging av gang- og sykkelveier og utvikling av Saltenpendelen er tiltak som vil ha en miljømessig god effekt. Økende transportetterspørsel, og særlig godstrafikk langs vei, er den største utfordringen med å redusere miljøbelastningen av transport. 6. Fritid Flere kommuner i Salten har mange fritidsboliger. Dette er et viktig marked for lokalt næringsliv. Tilgjengelighet til fritidsboliger og nasjonalparker er viktig for trivsel og folkehelse. Her er også god skilting vesentlig. Tilrettelegging for fritidsbehov må derfor ha betydning for samferdselsprioriteringene. Vedtak mot en stemme (Beiarn): Kommentar / leseveiledning til SR-sak /: Langsiktig og strategisk jobbing skal ha prioriteringslisten som basis. Dette gjelder særlig ved innspill til NTP og RTP. Få mest mulig samferdselsmidler til Salten. Målet er å knytte Salten tettere sammen som en serviceregion og etablere stabile bo- og arbeidsmarkedsområder. Samferdselsprosjekt som fremmer denne tanken må støttes av regionrådet. Helhetstenkning for Salten, Nordland og Nord-Norge er en grunntanke som bør gjøre oss til bevisste pådrivere for nye samferdselsløsninger i Salten. Rett utskrift: HR Dato:

112 Fra: Ingelin Noresjø Sendt: Til: Beiarn Kommune (E-post);Postmottak Bodø Kommune;Postmottak;Gildeskål Kommune (E-post);Hamarøy Kommune (E-post);Meløy Kommune (E-post);Saltdal kommune;steigen Kommune (E-post);Sørfold Kommune (E-post) Kopi: Kjersti Bye Pedersen;Heidi Robertsen;Elisabeth Larsen Ediassen;Geir Mikkelsen Sørlie Isaksen Petter Nybakk Kåre Jensen;Torben Marstrand Schrøder;Finn Obert Bentsen Kr. H. Evjenth (E-post);Monica Sande Henrik Hjartøy;Per H. Swensen Jørgen Pedersen Steffensen;Ordfører Fauske Emne: Endelig vedtak - samferdselsprioriteringer i Salten Til kommunene i Salten Vedlagt følger de endelige vedtak i Salten Regionråd angående samferdselsprioriteringer i Salten. Vedlegget er sammenslått av vedtakene gjort i SR-sak/ og SR-sak 03/1. Samferdselssaken har vært diskutert i alle kommunestyrer eller formannskap i Salten som en del av saksutredningen. Vi ber om at vedtaket distribueres til alle folkevalgte i kommunene, til orientering. Med vennlig hilsen Ingelin Noresjø prosjektleder samferdsel Salten Regionråd Tlf: / Mob: Besøksadresse: Prinsens gt. 1a, 8002 Bodø Postadresse: Postboks 1, 8001 Bodø

113 /

114 Fra: Kjersti Bye Pedersen Sendt:.0.1 Til: Beiarn kommune;postmottak Bodø Kommune;Postmottak;Gildeskål kommune;hamarøy kommune;meløy kommune;saltdal kommune;steigen kommune;sørfold kommune Kopi: Asle Schrøder;Finn-Obert Bentsen;Lars Kr. H. Evjenth Sande;Ole Henrik Hjartøy;Per Swensen;Petter J. Pedersen;Rolf Steffensen;Ordfører Fauske;Bjørn Skog;Elisabeth Larsen;Even Ediassen;Hege Sørlie;Helge D. Akerhaugen;Ole Petter Nybakk Kåre Jensen;Torben Marstrand;Ørjan Higraff;Heidi Robertsen;Judith Stordal;Ingelin Noresjø Emne: Vedtak AU-sak 16/1 - Felles strategi for samarbeid og eierstyring Til kommunene i Salten Salten Regionråd v/arbeidsutvalget vedtok i møte. april 1 å nedsette et politisk forhandlingsutvalg som gis mandat til å utarbeide et endringsforslag for felles strategi for samarbeid og eierstyring, basert på de vedtak som er gjort i kommunene. Forhandlingsutvalget består av ordførerne i Bodø, Fauske, Meløy og Sørfold kommuner. Vedlagt følger brev som orienterer om videre prosess, samt særutskrift av vedtaket i AU-sak 16/1. Vedtaket sendes kun elektronisk. Ta gjerne kontakt dersom noe er uklart. Med vennlig hilsen Kjersti Bye Pedersen sekretariatsleder Salten Regionråd Tlf: Mobil: Besøksadresse: Prinsens gt. 1a, 8002 Bodø

115 Postadresse: Postboks 1, 8001 Bodø Beskrivelse:

116 Salten Regionråd Arbeidsutvalget Dokument: au-sak 161 -vedtak - felles strategi for samarbeid og eierstyring Side: 1 av 1 Utskrift fra møteprotokoll Møte i: Arbeidsutvalget Dato:. april 1 Sak: AU-sak 16/1 Felles strategi for samarbeid og eierstyring i Salten Enstemmig vedtak: 1. Arbeidsutvalget nedsetter et politisk forhandlingsutvalg bestående av ordførerne i Bodø, Fauske, Meløy og Sørfold kommuner. Forhandlingsutvalget gis mandat til å utarbeide et endringsforslag basert på de vedtak som er gjort i kommunene. Leder i rådmannsgruppa er sekretær for utvalget. 2. Nytt forslag til Felles strategi for samarbeid og eierstyring i Salten legges fram til behandling i regionrådets møte i juni 1. Saken sendes til videre behandling i kommunene etter at regionrådet har behandlet saken. 3. Regionrådet sender ut et skriv til kommunene som gjør oppmerksom på status og fremdrift i de problemstillinger vi står overfor. Rett utskrift: KBP Dato:.0.1

117 Til kommunene i Salten Bodø,. april 1 Orientering om prosessen i tilknytning til felles strategi for samarbeid og eierstyring i Salten Det vises til SR-sak / i Salten Regionråd prosjekt Felles strategi for samarbeid og eierstyring i Salten. Saken har vært til behandling i kommunene. Salten Regionråd v/rådmannsutvalget har de to siste årene arbeidet med å utarbeide et forslag til eierstrategier for interkommunale selskap og samarbeidsordninger. Forslaget, som nå ligger til behandling i Regionrådet, ble utarbeidet av advokat Vibeke Resch-Knudsen og anses som et godt grunnlag for en felles strategi for samarbeid og eierstyring i Salten. Situasjonen er nå at regionrådets behandling er stoppet opp da kommunene har gjort ulike vedtak i forbindelse med behandlingen av utkastet til interkommunale eierstrategier. Det er av mange ulike grunner behov for å få dokumentet ferdig behandlet i regionrådet og iverksatt de tiltak som er angitt i dokumentet. Som et ledd i gjennomføringen av prosessen har Arbeidsutvalget i møte den. april besluttet å nedsette et politisk forhandlingsutvalg bestående av ordfører i Bodø, Fauske, Meløy og Sørfold kommuner. Forhandlingsutvalget gis mandat til å utarbeide et endringsforslag basert på de vedtak som er gjort i kommunene i tilknytning til saken, og bes bidra med sin kompetanse for å utarbeide et endringsforslag som legges fram til behandling i regionrådet torsdag. juni 1. Leder av rådmannsutvalget, Even Ediassen, stiller som sekretær for utvalget. Salten Regionråd tar ansvar for å innkalle til første møte i forhandlingsutvalget og står til disposisjon for forhandlingsutvalget ved behov. Ta gjerne kontakt ved eventuelle spørsmål. Med vennlig hilsen Salten Regionråd Kjersti Bye Pedersen (s) sekretariatsleder Even Ediassen (s) leder rådmannsutvalget Salten Regionråd er et samarbeidsorgan mellom kommunene: Beiarn Bodø Fauske Gildeskål Hamarøy Meløy Saltdal Steigen Sørfold Tlf.: Fax: Web: salten.no E-post: regionradet@salten.no Besøksadresse: Prinsens gt. 1a, 8002 Bodø (Teamgården) Postadresse: Postboks 1, 8001 Bodø

118 Arkiv: AU/1 Dokument: br10 til kommunene i salten Salten Regionråd er et samarbeidsorgan mellom kommunene: Beiarn Bodø Fauske Gildeskål Hamarøy Meløy Saltdal Steigen Sørfold Tlf.: Fax: Web: salten.no E-post: regionradet@salten.no Besøksadresse: Prinsens gt. 1a, 8002 Bodø (Teamgården) Postadresse: Postboks 1, 8001 Bodø

119 Fra: Kjersti Bye Pedersen Sendt:.0.1 Til: Beiarn kommune;postmottak Bodø Kommune;Postmottak;Gildeskål kommune;hamarøy kommune;meløy kommune;saltdal kommune;steigen kommune;sørfold kommune Kopi: Heidi Robertsen Emne: Orientering om framdrift i prosjektet "Organisering og fellesgodefinansiering av reiselivet i Salten" Til kommunene i Salten Salten regionråd har gjennom SR-sak / tatt initiativet til utforming av et prosjekt for en helhetlig organisering av reiselivsnæringen i Salten. Alle kommunene har sluttet seg til prosjektet som også har sin bakgrunn i Nordland fylkeskommunes reiselivssatsing, samt det nasjonale strukturprosjektet tilknyttet Nærings- og fiskeridepartementet. Visit Bodø hadde i Arbeidsutvalgets møte den. april 1 under AU-sak /1, en orientering for et utvidet arbeidsutvalg vedrørende status og framdrift for prosjektet "Organisering og fellesgodefinansiering av reiselivet i Salten". Vedlagt følger nærmere beskrivelse av status og videre framdrift. Følgende framdrift legges opp i den videre prosessen: Ø Orientering om status i Salten Regionråds møte i juni 1 Ø Framlegging av forslag til ny organisering m.m. i Arbeidsutvalgets møte den. september 1 Ø Sluttbehandling i Salten Regionråds møte den september 1 i Steigen Ta gjerne kontakt dersom noe er uklart. Med vennlig hilsen Kjersti Bye Pedersen sekretariatsleder

120 Salten Regionråd Tlf: Mobil: Besøksadresse: Prinsens gt. 1a, 8002 Bodø Postadresse: Postboks 1, 8001 Bodø kjersti.bye.pedersen@salten.no Beskrivelse: cid:image001.png@01ce8.c12a0

121 Arbeidsutvalget i Salten Regionråd Møte. april 1 AU-sak /1 Saksframlegg Side: 1 av 2 VISIT BODØ: ORIENTERING OM PROSJEKTET ORGANISERING OG FELLESGODEFINANSIERING FOR REISELIVET I SALTEN Salten regionråd har tatt initiativet til utforming av et prosjekt for en helhetlig organisering av reiselivsnæringen i Salten. Prosjektet har også sin bakgrunn i Nordland fylkeskommunes reiselivssatsing, samt det nasjonale strukturprosjektet tilknyttet Nærings- og fiskeridepartementet. I den forbindelse ble det gjort følgende enstemmige vedtak i SR-sak /: 1. Salten Regionråd tar initiativet til å sette i gang et nasjonalt pilotprosjekt hvor formålet er å gjennomføre en prosess for å bidra til en framtidig felles organisering av reiselivet i Salten. Dette skal bidra til økt verdiskaping og produktivitet i reiselivsnæringen i Salten. 2. Prosjektet settes i gang under forutsetning av at finansiering kommer på plass. 3. Tysfjord kommune inviteres til å delta i prosessen da de er medlem i Reiseliv i Hamsuns Rike.. Visit Bodø oppfordres til å påta seg å være prosjektansvarlig på vegne av kommunene i Salten. Som prosjektansvarlig må Visit Bodø påta seg å utarbeide en endelig prosjektskisse og søknad om finansiering av prosessen. Saken har vært til behandling i kommunene, og alle har sluttet seg til saken. Tysfjord kommune er invitert med i prosessen, men har valgt å ikke delta. Visit Bodø v/reiselivssjef Ann-Kristin Rønning Nilsen vil orientere om status og videre framdrift for prosjektet. Det er satt av minutter til presentasjon og spørsmål. Forslag til vedtak: Et utvidet arbeidsutvalg tar saken til orientering. Bodø, den.0.1 Kjersti Bye Pedersen sekretariatsleder Arkiv: au-sak 1 - organisering av reiselivet i salten Utskriftsdato:.0.1 Sign: kbp

122 AU-sak xx/ Side: 2 av 2 Vedlegg: -Beskrivelse av status/framdrift -Prosjektbeskrivelse Arkiv: n:\regionr\au\1\2. saksfremlegg\au-sak 1 - organisering av reiselivet i salten.doc Utskriftsdato:.0.1 Sign: kbp

123 Framdrift - Prosjekt Organisering og fellesgodefinansiering for reiselivet i Salten Bakgrunn Salten regionråd har med forankring i Salten strategiene for 12 16, tatt initiativet til utforming av et prosjekt for en helhetlig organisering av reiselivsnæringen i Salten. Prosjektet har også sin bakgrunn i Nordland fylkeskommunes reiselivssatsing samt det nasjonale strukturprosjektet tilknyttet Nærings- og fiskeridepartementet. I tillegg til alle saltenkommunene inviteres Tysfjord kommune også inn i prosjektet da kommunen har vært en del av reiselivssamarbeidet Reiseliv i Hamsuns Rike. Prosjektets arbeid følger et mandat gitt av Salten Regionråd og kommunene i Salten. Formål Formålet med prosjektet er å gjennomføre en prosess som skal bidra til en framtidsrettet og bærekraftig organisering og fellesgodefinansiering for reiselivet i Salten som igjen skal bidra til økt verdiskaping og lønnsomhet for reiselivsnæringen i Salten. Prosjektet skal bygge opp rundt det nasjonale arbeidet for restrukturering av reisemålsselskapene samt være tuftet på og bygge opp rundt Nordland fylkeskommunes reiselivssatsing og innovasjonsstrategi. Prosjektorganisering Oppdragsgiver: Salten Regionråd Prosjektansvarlig: Visit Bodø Prosjektleder: Avklares av prosjektansvarlig Styringsgruppen består av et utvidet Arbeidsutvalg. Representanter fra Salten regionråd, Nordland fylkeskommune og Nærings- og fiskeridepartementet inviteres som observatører i styringsgruppen. Det er oppnevnt referansegruppe. Hovedaktiviteter Samstemming mellom prosjektet og Salten Regionråd, kommunene i Salten, Nordland fylkeskommune og Det nasjonale strukturprosjektet. Gjennomgang av relevante utvalgte reiselivsstrategier, reisemålsprosesser og annet utviklingsarbeid. Beskrivelse av aktørbildet innenfor de tre kategoriene; marked, utvikling og vertskap. Innsamling av relevant statistikk og verdiskapningsanalyser. Utredning av organisering og fellesgodefinansiering for reiselivet i Salten Eksisterende organisering, hvem gjør hva og hvordan er dette finansiert i dag? Fremtidige oppgaver samstemming med strukturutvalgets arbeid Skreddersøm for Salten Anbefaling oppgavefordeling på nasjonalt, regionalt og destinasjonsnivå skreddersøm Salten. Naturlige samarbeidspartnere i andre regioner i Nordland Salten Regionråd er et samarbeidsorgan mellom kommunene: Beiarn Bodø Fauske Gildeskål Hamarøy Meløy Saltdal Steigen Sørfold Tlf.: Fax: Web: salten.no E-post: regionradet@salten.no Besøksadresse: Prinsens gt. 1a, 8002 Bodø (Teamgården) Postadresse: Postboks 1, 8001 Bodø

124 Faseinndeling av prosjektet Fase 1 Oppstart og forankring Fase 2 Gjennomgang av relevant informasjon, samstemming med regionale og nasjonale strategier, kartlegging og prosess Fase 3 Høringsfase kommunene, næringen og fagmiljøer Fase Sluttbehandling i Salten Regionråd og kommunestyrene i Salten Status Prosjektets hovedaktiviteter er helt eller delvis påbegynt og gjennomført. I september ble det sendt ut informasjon om prosjektet til kommunene i Salten inklusive Tysfjord. I samme brev ble det anmodet om at hver kommune oppnevnte sin kommunale representant samt representant fra næringen. Dette som et ledd i å etablere en referansegruppe i prosjektet. Det ble informert om at referansegruppen skal bestå av ressurspersoner som ønsker å delta aktivt med sin kompetanse og egen tid i prosessen. Deltakerne skal representere kommunene, reiseliv og FoU. Det er gjennomført workshops for næringslivet i hver kommune utenom Beiarn og Saltdal. Kommunene har innkalt og innledet i hvert møte. Det er også gjennomført en felles workshop for hele referansegruppen. En har orientert om prosjektet i møte med nettverket for næringssjefene i Salten og det er gjennomført en egen tenketank for Salten Regionråd, Bodø kommune, Nordland fylkeskommune, Innovasjon Norge avd. Nordland, Nordlandsforskning og NordNorsk Reiseliv der tema var; hvordan løfte fram destinasjonen Salten som en kraftfull del av innovasjonssystemet i Nordland. Parallelt med dette prosjektet har reiselivsnæringen, Visit Bodø og Bodø kommune utviklet og vedtatt en destinasjonsstrategi for Bodø Masterplan Bodø. En viktig faktor i prosjektet er at forslag til modell for Salten er samstemt med strukturutvalgets arbeid. Forslaget fra Det nasjonale strukturprosjektet på oppgavefordeling på nasjonalt, regionalt og destinasjonsnivå skal være med på å danne grunnlaget for den regionale skreddersømmen i Salten. Status for Den nasjonale strukturprosessen er at det skal utvikles en struktur for forslag til felles avtaleverk, herunder blant annet: Medlemsavtaler Arbeidsfordeling destinasjon/region Offentlige avtaler Samarbeid regionale selskaper i mellom Felles avregningsmodell for kommuneavtaler Nye medlemsavtaler om betaling og leveranser Oppgavefordeling destinasjon/region vurderes på nytt Definisjon av kriterier for en destinasjon som inngår i strukturen vurderes Nordland fylkeskommune representerer Nordland i den nordnorske arbeidsgruppen. Salten Regionråd er et samarbeidsorgan mellom kommunene: Beiarn Bodø Fauske Gildeskål Hamarøy Meløy Saltdal Steigen Sørfold Tlf.: Fax: Web: salten.no E-post: regionradet@salten.no Besøksadresse: Prinsens gt. 1a, 8002 Bodø (Teamgården) Postadresse: Postboks 1, 8001 Bodø

125 Den nasjonale strukturprosessen har en tentativ framdriftsplan der de nasjonale forslagene vil foreligge i juni 1. En foreslår derfor følgende videre framdrift: Orientering om status i Arbeidsutvalgets møte. April 1 Orientering om status i Salten Regionråds møte i juni 1 Framlegging av forslag i Arbeidsutvalgets møte. September 1 Behandling i Salten Regionråds møte den September 1 i Steigen Salten Regionråd er et samarbeidsorgan mellom kommunene: Beiarn Bodø Fauske Gildeskål Hamarøy Meløy Saltdal Steigen Sørfold Tlf.: Fax: Web: salten.no E-post: regionradet@salten.no Besøksadresse: Prinsens gt. 1a, 8002 Bodø (Teamgården) Postadresse: Postboks 1, 8001 Bodø

126 PROSJEKTBESKRIVELSE Organisering av reiselivet i Salten Oktober 1

127 Innhold 1. Innledning 2. Mandat 3. Faseinndeling av prosjektet. Prosjektorganisering. Fremdrift og arbeidsdeling 6. Økonomi. Rapportering / evaluering 2

128 1. Innledning Salten Regionråd har med forankring i Saltenstrategiene tatt initiativet til utforming av et prosjekt for en helhetlig organisering og utvikling av reiselivet i Salten, herunder kommunene Beiarn, Bodø, Fauske, Gildeskål, Hamarøy, Meløy, Saltdal, Steigen, Sørfold og Tysfjord. Prosjektets arbeid følger et mandat gitt av Salten Regionråd og kommunene i Salten. Reiselivsnæringen er en av verdens raskest voksende næringer, og Salten har gode muligheter for å ta sin del av den nasjonale og internasjonale veksten. Regjeringen har blant annet valgt å satse særskilt på reiselivsnæringen. Dette valget er gjort på bakgrunn av reiselivsnæringens potensial for videre verdiskaping, de naturgitte fordelene Norge har og næringens store betydning som distriktsnæring. Fra nasjonalt hold er det gitt føringer som vil få betydning for kommunene i Salten når det gjelder den framtidige organiseringen av reiselivet. Det skal gjennomføres et nasjonalt pilotprosjekt hvor formålet er å gjennomføre en prosess for å bidra til en framtidig felles organisering av reiselivet i Salten. Dette skal bidra til økt verdiskaping og produktivitet i reiselivsnæringen i Salten. 2. Mandat Salten Regionråd har vedtatt følgende mandat for prosjektet Organisering av reiselivet i Salten i SR-sak xx/: Salten Regionråd og kommunene i Salten har besluttet at det skal settes i gang en felles satsing omkring reiselivet i Salten. Prosjektet skal være en nasjonal pilot hvor de nasjonale føringene skal legges til grunn, og prosessen skal være tuftet på nærings- og opplevelsesutvikling innenfor reiselivet. Prosjektet skal også ses i sammenheng med landsdelsselskapet og skal forankres i hele Salten. Prosjektet skal: a) Gjennom prosjektperioden komme fram til en framtidig organisering av reiselivet i Salten, herunder a. Gjennomføre en reiselivskonferanse for Salten som en oppstart på prosjektet. b. Utvikle en mulighetsskisse over ulike tiltak/forretningsområder som kan løses i fellesskap, både eksisterende og eventuelle nye oppgaver c. Vurdere hvilket apparat / destinasjonsselskap som er mest hensiktsmessig i Salten, herunder i. Marked ii. Produktutvikling iii. Vertskapsrollen d. Skissere hvordan selskapet kan organiseres e. Etablere forslag til finansieringsmodell 3. Faseinndeling av prosjektet Fase 1: Oppstart / forankring Fase 2: Prosess, her skal alle kommunene involveres, samt relevante fagmiljø og aktører. Fase 3: Høringsfase kommunene, næringen, fagmiljøer Fase : Sluttbehandling i Salten Regionråd og i kommunestyrene i Salten 3

129 . Prosjektorganisering Prosjektet er organisert på følgende måte: Oppdragsgiver: Prosjektansvarlig: Prosjektleder: Salten Regionråd Visit Bodø på vegne av alle kommunene Avklares av prosjektansvarlig Styringsgruppe Styringsgruppen består av et utvidet Arbeidsutvalg. Arbeidsgruppe/Kontaktpersoner Arbeidsgruppen kan bestå av representanter / fagpersoner som representerer reiselivsnæringen, Nordland fylkeskommune, Universitetet i Nordland, Salten Regionråd, kommunene mf. Referansegruppe/interessenter Oppnevnes etter behov.. Fremdrift og arbeidsdeling.1. Tidsrom Prosjektperioden er fra 1.1. til Arbeidsdeling Salten Regionråd ber om at Visit Bodø på vegne av kommunene påtar seg å være prosjektansvarlig. Det er viktig at alle kommunene og reiselivsnæringen, samt relevante kompetansemiljøer involveres i prosessen. En eksakt prosjektplan utarbeides underveis i samråd med styringsgruppen. 6. Økonomi Det tas sikte på å finansiere prosjektet gjennom et spleiselag mellom Nærings- og handelsdepartementet, Nordland fylkeskommune og Regionalt næringsfond i Salten. Prosjektet gjennomføres under forutsetning av at finansiering kommer på plass. Økonomisk ramme: 1, mill NOK med følgende fordelingsnøkkel: NHD: 0 % NFK: 2 % RNF: 2 %