HFKs innkjøp

Transkript

1 HFKs innkjøp Nytt regelverk og kontraktsoppfølging Ved innkjøpsleder Øystein Sætrang og juridisk innkjøpsrådgiver Britt Vikan

2 Redelige anskaffelser «Innkjøpsavdelingen i Hedmark fylkeskommune legger prestisje i å lage gode konkurransegrunnlag og gjennomføre en ryddig anskaffelsesprosess. Potensielle leverandører skal ikke være i tvil om at anskaffelsesprosesser gjennomføres med høy grad av integritet.»

3 HFKs innkjøpsavdeling Øystein Sætrang (51), siviløkonom Britt Vikan (30), jurist Elin Kristensen (45), høgskolekandidat mm Stein-Erik Rønningen (63), sivilingeniør Til sammen 50 års innkjøpserfaring

4 Antivirusløsning Arbeidssko Arbeidstøy Avfallshåndtering Avisannonser AV-utstyr Bakervarer Banktjenester Bibliotektransport Bilrekvisita Blikkenslager Brannslokkere Branntetting Bredbånd Byggevarer Bøker Databriller Dental utstyr Digitale ordbøker Drikkevannskjølere Drivstoff Elektrisk kraft Elektrotjenester Elev-PC Energioppfølgingssystem Engangshansker ERP-system Etablereropplæring FDV-system Filter og drivremmer Fisk Forsikringsmegler Fyringsolje Gass Grafiske tjenester Grønnsaker Hotell/Kurs/ Konferanse Hvitevarer og brunevarer Idrettsutstyr Innsynsløsning Iskrem IT-utstyr Juridiske tjenester Kjøttvarer 2009: 100 avtaler 2010: 117 avtaler 2011: 131 avtaler 2012: 149 avtaler 2013: 157 avtaler 2014: 174 avtaler 2015: 194 avtaler 2016: 212 avtaler Kredittavtale Lagringsløsning Leie av turbuss Leiebiler Lyskilder Læringsplattform Lås/beslag Malertjenester Markiser og persienner 250 Materiell til undervisning 200 Matteservice 150 Melkeprodukter Mobile enheter Antall avtaler øker fortsatt Multifunksjonsmaskiner 50 Møbler Opplysningstjeneste PC Personlifter 100 Kolonialvarer Postbehandlings- I tillegg en rekke enkeltanskaffelser Kommunikasjonsverktøy Kontor- og datarekvisita utstyr Profileringsartikler Programvarelisenser Protetikk Reisebyråtjenester 0 Renhold Renholdsprodukter Rørleggertjenester Rådgivertjenester bygg Rådgivning AV-utstyr Service heiser Service på oljekjeler SMS-varslingssystem Sommervedlikehold Storkjøkkenutstyr Tannlegerekvisita Telefoner Telefoniløsning Trepellets Trykkeritjenester Trådløse nettverk Tømrertjenester Varslingstjenester Vaskerimaskiner Verktøy Vikartjenester Vintervedlikehold + En rekke enkeltavtaler Utvikling i antall løpende avtaler

5 Ønsket situasjon oppfylle innkjøpspolitikken Anskaffe de varer, tjenester, bygg og anlegg det er behov for med best mulig økonomisk resultat over tid Opptre som ansvarlig samfunnsaktør: ILOs kjernekonvensjoner Sosial dumping Universell utforming Ytre miljø Ihht lover og regler Regional og lokal leverandørutvikling Gjøre innkjøp enkelt for brukerne Frigjøre ressurser

6 Ny lov og forskrift trådte i kraft Nytt regelsett gjelder alle anskaffelser iverksatt etter Bakgrunn for endringer er nye EUdirektiv og et behov for forenkling av et komplisert regelverk.

7 Endringene som skal gjennomgås: Heving av nasjonale terskelverdier Nye prosedyrer og fjerning av forhandlingsforbudet i del II Enkelte endringer i del III Krav om å ivareta samfunnshensyn

8 Heving av nasjonale terskelverdier

9 Nye prosedyrer og fjerning av forhandlingsforbudet i Del II Nye prosedyrer: åpen og begrenset tilbudskonkurranse Oppdragsgiver beslutter om det er behov for «dialog» etter at tilbudsfristen er utløpt. Begrepet «dialog» deles i to: 1. Avklaring av uklarheter, avvik e.l. 2. Reelle forhandlinger (alle sider ved tilbudet kan forhandles om, eks pris, kvalitet osv ) Oppdragsgiver må oppgi om det vil gjennomføres dialog i forkant av konkurransen

10 Endringer i Del III Kvalifikasjonskravene er «byttet ut» med en egenerklæring fra leverandøren som foreløpig bevis for at leverandøren er kvalifisert: Obligatorisk å bruke ved anskaffelser over EØSterskelen. Valgfritt å bruke ved anskaffelser under EØS-terskelen/Del III. Dokumentasjon skal innhentes fra vinneren før tildeling Oppdeling av kontrakter: 19-4 Plikt til å vurdere å dele opp en anskaffelse i flere kontrakter Oppdragsgivers begrunnelse kan ikke overprøves

11 Endringer i Del III fortsetter Anskaffelsesprosedyrer Åpen anbudskonkurranse er fremdeles hovedregelen, men økt adgang til å kjøre konkurranse med forhandling etter kunngjøring Ettersending og avklaringer av opplysninger og dokumentasjon 23-5 Økt adgang til å ettersende, supplere, avklare eller utfylle mottatte opplysninger og dokumentasjon

12 Krav om å ivareta samfunnshensyn Anskaffelsesprosessen skal: bidra til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger der det er relevant. fremme grunnleggende menneskerettigheter der det er risiko for brudd på slike rettigheter stille krav til universell utforming i offentlig kontrakter når ytelsen skal brukes av personer Ha krav til begrensning på antall ledd i leverandørkjeden ved bygge- og anleggsarbeider Ivareta krav til lærlinger i bransjer der det er særlig behov

13 Hva inngår i en kontrakt? Avtaleparter Valutakursjusteringer Gjeldende produktområder Kvalitetskrav Ikke-gjeldende Fakturarutiner produktområder Bruk av lærlinger Avtaleperiode og Miljøsertifisering forlengelsesmuligheter Grønt punkt medlemskap Bestillingsrutiner Lønns- og arbeidsvilkår Avtaleimplementering Etiske krav til Opplæring/produktinformasjon produksjonsforhold Universell utforming Bestillingsfrister og leveringstider Avtalelojalitet Leveringssteder Oppfølgingsmøter Krav til leveringsdyktighet Sanksjoner Retur feillevering/feilbestilling Statistikk Priser og prisreguleringer Frakttillegg og gebyrer

14 Forbedringspotensial pr 2014 Følgende områder ble ansett å ha et forbedringspotensial: Lojalitet til inngåtte avtaler/sikre at anskaffelsesreglementet følges Leverandørutvikling/næringsutvikling Avtaleoppfølging God behovsvurdering før bestilling Enda bedre avtaler Flere rammeavtaler

15 Generelt om avtaleoppfølging Hensikt: Sikre at avtalens vilkår blir oppfylt av begge parter Avtaleoppfølging er nesten ikke lovpålagt Avtaleoppfølging krever ressurser God avtaleoppfølging forebygger problemer og gir bedre konkurranser God avtaleoppfølging er lønnsomt Problemavtaler må få oppmerksomhet Ordinær avtaleoppfølging blir lett salderingspost

16 Avtaleoppfølging i det daglige De fleste avtalebrudd er små og ikke overlagte De aller fleste leverandører ønsker et godt forhold til kunden De fleste problemer blir løst i direkte kontakt mellom bestiller og leverandør Hvis så ikke skjer: Bruker oppfordres til å kontakte innkjøpsavdelingen

17 Avtaleoverholdelse i HFK Gjennomfører årlige analyser som avdekker lekkasje på avtaler (målt til 2,4 % i 2016) Følger opp kjøp over NOK mot avtaler/om de er konkurranseutsatt (2 stk i 2016) Begge i grønn sone

18 Rutine for ordinær avtaleoppfølging Årlig: Velge ut leverandører som skal inviteres. Leverandører med fysisk tilhold i innlandet gis fortrinn. Agenda: Gjennomgang av brukernes tilbakemeldinger Gjennomgang av leverandørens erfaringer Gjennomgang av omsetningen på avtalen Resultat av stikkprøver pris, gebyrer, frakt ol. Status for leverandørens arbeid med miljø og etisk handel (og andre avtalevilkår) Identifisere forbedringspunkter hos begge parter Hvis ny konkurranse nærmer seg: Råd og tips til utforming av nytt konkurransegrunnlag

19 Definert ambisjonsnivå Grønn sone er definert med minimum 35 oppfølgingsmøter pr år: 2014: : : : Nyansatt medarbeider uten etablert portefølje Er ambisjonene/resultatet godt nok? Avtaleoppfølgingen skjer ihht vedtatt strategi MEN: Avtaleoppfølging kan «aldri» bli bra nok Med økende antall avtaler, bør ambisjonsnivået økes

20 Avtaleoppfølging framover Antall avtaler øker fortsatt Bør derfor vurdere å øke ambisjonsnivået Kan alltid gjøres bedre MEN: Fordrer som minimum at bemanningen opprettholdes (pt 1 medarbeider utlånt til prosjekt)

21 Takk for oppmerksomheten!