Trener/lagleder samling 22 oktober 2013

Transkript

1 Trener/lagleder samling 22 oktober 2013 Lagenheter representert : Senior Damer, G2006, G2003-2, Herrer 7 er, G2005, G2000/G2001, Oldboys, Mikro. Hovedstyret også tilstede. 1. Teamene og seriespill Hvert lag skal ha minst 1 trener og 1 lagleder før seriepåmelding. Dette er et tidligere styrevedtak som må følges opp. 2. Politiattester v/unni Engstad Alle som jobber med mindreårige MÅ levere politiattest. Å nekte dette er det samme som å ha anmerkninger og personen kan ikke ha verv i klubben. Det er flere som enda ikke har fremvist politiattest de tidligere har levert og de skal ha mottatt denne attestert fra politiet. Ta kontakt med Unni for fremvisning av politiattesten. 3. Kjøp av utstyr Veitvet SK har avtale med Comet Sport og utstyr må kjøpes der. Kun fotballeder og klubbleder kan bestille varer på klubbens regning. Er fotballeder ikke tilgjengelig, kontakt klubbleder. Bestillinger sendes kun søndager. Eget skjema må fylles ut og leveres kontoret. Ved kjøp av utstyr andre steder vil utlegg ikke bli refundert. 4. Trenerkompensasjon Alle trenere kan ta ut inntil kr.4000 fra lagkassen forutsatt at det er midler til det. Legg det inn i budsjettet ved beregning av treningsavgift. 5. Treningstider Alle lag får sine faste tider 2 ganger i året. Alle må ta hensyn til og respektere andre lags treningstider. Sett ikke opp ekstratrening eller kamper i andres tid uten at det er avklart og avtalt med andre lag som trener i tiden man ønsker å bruke. 6. Anleggets tilstand v/rune Jahr Alle lag blir tildelt 1-2 uker i året hvor de har ansvar for rydding av baneanlegget og området rundt garderober/klubbhus. Dette skal hjelpe til med å sørge for at anlegget alltid er ryddig. Det har tidlig i sesongen blitt informert via flere kanaler at hvert lag har fått tildelt hver sin uke hvor de har ansvar for rydding av banen, men utenom 1 lag og styret har ingen fulgt opp ifølge denne listen. Noen få lag har allikevel ryddet litt til forskjellige tider. Det bemerkes fra noen at dette ikke er en oppgave for styret i klubben, men for de som faktisk bruker banen til trening og

2 kamp. Det tillegges også at mangel på følelse av tilhørighet og eierskap kan være en årsak til forsøplingen og likegyldigheten med hvordan anlegget ser ut. Det ønskes forslag fra trenere og lagledere om hvordan vi kan systematisere dette til neste sesong slik at anlegget til alle tider ser nogenlunde ordentlig ut og slik at det er enkelt for lagenhetene å ta sin del av ryddingen. Det kommenteres at noen ikke har fått med seg informasjon om sesongens ordning, men dette er blitt opplyst gjennom e-post, innlegg på hjemmesiden og ved oppheng i garderobene. Det kommenteres også at mange barn henger i nettene og bruker målene som klatrestativ. Det gis uttrykk for at det er ønskelig at flere trenere og andre personer rundt lagene sier klart ifra til de som gjør dette om de skulle se det. Et annet problem er at noen drar målene sidelengs bortover kunstgresset, og dette kan ødelegge både banedekke, hjul og mål. Målene skal kun rulles på hjulene. 7. Informasjonsflyt v/ann-christin Bjerke Som opplyst flere ganger tidligere er det nå mye info både fra klubben og fotballgruppen som kun legges ut på hjemmesiden. Alle må selv ta ansvar for å følge med. Det er også sendt informasjon om at det ønskes opplyst til spillere/foresatte om at det er en egen infoside for dem på fotballens sider. Vi ber igjen om at alle gir beskjed om dette. Vi ber også om at når man mottar informasjon fra gruppe/ledelse på e-post så leser man igjennom hele e-posten, kort eller lang. Det bemerkes at ingenting er bedre enn at alle samles til diskusjon og informasjon. Det gjøres oppmerksom på at det er ikke klubbens intensjon at hjemmesiden skal erstatte personlige møter og samlinger. Fotballgruppen: mye info legges kun ut på hjemmesiden fordi det har kommet tilbakemeldinger på at e-poster fra gruppen kan inneholde for mye informasjon på en gang. Her kan hver og en sette seg ned og gå igjennom en del informasjon til tider som passer dem selv. Det oppfordres til at alle sjekker fotballens sider et par ganger i uken for nyheter og oppdatert informasjon. OBS: Det er mulig å melde seg på automatiske varslinger på forskjellige sider på hjemmesiden, slik at man da får et varsel på e-post hver gang en nyhet legges ut. Dette gjelder ikke fotballens Siste nytt da denne siden ikke har en egen slik funksjon. 8. Lagsider v/ann-christin Bjerke Alle lag har fått opprettet en egen lagside. Det er denne som skal brukes til informasjon om laget. Vi minner om at det ikke skal benyttes andre grupper/sider på WWW for basisinfo om lagene. Vi har allerede mistet potensielle medlemmer fordi lagsidene ikke er i bruk. Ny hjemmeside til klubben med de funksjonene den innehar har kostet oppimot 60000,- itillegg til årlige avgifter, og denne investeringen er gjort med tanke på at hjemmesiden skal være levende og tilby oppdatert informasjon til både medlemmer og andre. For de som ønsker kurs eller oppfriskning, ta kontakt med Mats som er webansvarlig. 9. Lagkasser

3 Det vil ikke bli refundert for utlegg eller kjøpt inn utstyr når en lagkasse er i 0,-. Uten unntak må da alle utgifter vente til det igjen er midler på lagkassen. Dette for å forhindre at det oppstår underskudd som ikke blir dekket opp senere. 10. Frister/tilbakemeldinger v/ann-christin Bjerke Planlegg i god tid for å kunne overholde frister som er satt. Viktig også for oss å ha litt tid på oss da vi er få i ledelsen og er presset i forhold til tid også fra andre hold. Noen ganger ber vi om tilbakemelding på visse saker, og ønsker at dette følges opp. Det er av og til nødvendig for oss, og en kort e-post eller SMS er fort gjort. 11. Kritikk Styret har tidligere bedt om at det blir en slutt på å sende kritikk, klager og starte negative diskusjoner med alle som mottakere. Vi har flere ganger oppfordret alle til å komme innom oss for å prate om problemstillinger, fremme forslag om løsninger osv. Vi har flere ganger gitt beskjed om at vi er for få personer til å klare/gjøre alt og at vi ønsker/trenger hjelp, og forventer at de som ikke selv ønsker da å hjelpe til for at det skal bli bedre, også lar være å kritisere og klage. Ønsker man forbedring, må man selv involvere seg og hjelpe til. Vi har hatt åpent kontor minst 2 ganger pr.uke frem til i sommer, og etter det 1 gang pr.uke. Nesten ingen har benyttet seg av denne muligheten til å lufte saker eller ta en prat. Det blir lagt frem at den siste tidens e-postkorrespondanse i forhold til en e-post sendt med kopi til alle med verv i klubb/fotball ikke var et forsøk på kritikk av styrets arbeidsinnsats. Intensjonen var å gi alle en oppvekker i forhold til å ta sin del av ansvaret og å stille opp når det ble innkalt til møter av fotballgruppen. Det diskuteres om å gi og ta kritikk. Fra ledelsens synspunkt er det legitimt å bemerke problemer eller misnøye, men at dette gjøres på en sivilisert og ordentlig måte. Det gjøres også tydelig at baksnakking og personangrep ikke er akseptabelt, og at eventuelle konflikter mellom enkeltpersoner ordnes opp dem imellom uten å involvere hele grupper. Større samhold og samarbeid på tvers av alder og grupper er et sterkt ønske fra flere. 12. Cup/turnering Alle påmeldingsavgifter skal betales gjennom fotball/klubb. Send inn eller lever faktura i god tid. 13. Utmelding av klubben Utmelding SKAL gjøres skriftlig. Utmelding av utøvere under 18 år må også signeres av foresatte. Lagledere skal informere foresatte/spillere om at de vil motta fakturaer og purringer om de ikke sender/leverer utmeldingsskjema. Dette burde gjøres umiddelbart når personen ønsker å slutte slik at det ikke påløper flere økonomiske krav. Anbefaler også trenere/lagledere til alltid å ha en mappe med seg med kopier av alle typer skjemaer. Disse kan hentes på kontoret eller printes ut fra hjemmesiden.

4 14. Spilleberettigelse En utøver må være innmeldt og ha betalt sine avgifter før han/hun har lov til å delta på aktiviteter i regi av Veitvet SK. Utøvere som er registrert i andre klubber må også få godkjent overgang før de kan delta. Nye medlemmer som ikke er registrert i annen klubb kan få delta på inntil 3 ordinære treninger før de bestemmer seg for om de ønsker å melde seg inn. Er de registrert i annen klubb, må en spilletillatelse skaffes FØR personen deltar. Det har også i år vært et problem med bruk av uberettigede spillere på en del lag. Alle lagenheter har fått jevnlig oppdateringer og oversikter gjennom sesongen over hvilke spillere som er spilleberettigede og ikke. Allikevel ser man at spillere som tilhører andre klubber eller ikke har betalt sine avgifter allikevel får delta. Det er gjort helt klart at dette ikke er tillatt, og det forventes at teamene følger opp dette. Det kommenteres av trenere at lagenheter som bruker spillere som ikke betaler sine avgifter er respektløse ovenfor andre som er pliktoppfyllende i oppgjør av sine avgifter, og også ovenfor andre lagenheter som etterfølger denne regelen. Kun spillere som betaler sine avgifter, og har godkjent overgang, er spilleberettigede i Veitvet SK. Dette gjelder også yngre lag. Opptil 12 år behøver spillerne ikke være registrert i Fiks( Fotballens informasjons-og kommunikasjonssystem )men for spillere over 12 år må de være registrert i dette systemet for å være forsikret. Alle spillere, i alle aldre, må ha betalt sine avgifter for å være spilleberettigede i Veitvet SK. Spillere under 12 år som har betalt sine avgifter og er registrert som medlemmer, er forsikret gjennom Idrettsforbundets grunnforsikring. Fotballgruppen registrerer allikevel også disse spillerne i Fiks da fotballens forsikring gir bedre oppfølging og tilbud ved skader. Det bemerkes fra fotballgruppen at dette er strengt og følges opp av Oslo Fotballkrets, og at trenere og lagledere er nødt til å nekte spillere å delta hvis de ikke betaler avgiftene. Det er vanskelig for ledelsen å sørge for at dette blir etterfulgt uten at lagenhetene samarbeider, og konsekvensene går ut over hele gruppen. 15. Avgifter Systemet innført i 2013 har virket mot sin hensikt da mange allikevel ikke overholdt betalingsfristene selv om avgiften ble delt i et forsøk på å gjøre det lettere å betale innen fristen. I 2014 får alle utøvere kun 1 faktura som også vil inkludere medlemsavgiften. Ingen utøvere er spilleberettigede før hele beløpet er innbetalt. Betales ikke avgiften heller innen purring forfaller vil utøveren slettes og forsikringen inaktiveres. Alle vil også videre få fortløpende informasjon om betalte/ikke betalte avgifter. Ønskes delbetaling må avtale gjøres direkte med fotballgruppen, ellers vil ingen utsettelse bli registrert og rutinene ovenfor følges. Andelen til fotballen vil i 2014 dekke alle utgifter som er absolutt nødvendig og et minimum for å kunne spille fotball og opprettholde en fotballgruppe. Andelen inkluderer også seriepåmelding

5 og dekking av inntil 3 overganger pr. lag. For seniorlag inkluderes også den individuelle lagforsikringen som tidligere er belastet lagkassen. Samtlige lag må beregne utenom andelen utgifter til dommer, utstyr, cuper, sosialt og eventuelt trenerhonorar. Info om beløp kommer ganske snart. Informerer også om at et visst antall spillere må ha betalt sine avgifter for at et lag skal bli påmeldt til seriespill i , 7, 11. Dette for at vi skal kunne sikre at utgiftene til sesongen blir dekket opp. Det er bred enighet blant alle at årets system har slått ut feil, og at det har ført til stor forvirring blant mange medlemmer. 16. Ut/innlevering av dokumenter Vi har lenge ønsket og forsøkt å få til, at så mange som mulig selv kommer innom. Også for å levere/hente dokumenter. Dessverre er det ikke mange som benytter kontortiden, og med arbeidsmengden ledelsen nå sitter med, så vil det i den nærmeste tiden fremover ikke være åpent på kontoret til faste tider. Følg med på hjemmesiden da vi vil annonsere litt i forkant dager vi vil holde åpent. Det er nå satt opp en postkasse utenfor kontoret hvor dokumenter kan leveres om ikke kontoret er åpent. Det vil snart bli satt opp hyller til alle lag i brakken hvor dere kan hente skjemaer/dokumenter til lagene. Her vil også fakturaer på avgift for 2014 være tilgjengelig 1 desember. Teamene må selv hente disse og levere til spillere/foresatte. Når dette innføres vil det også igjen være åpent kontor til fastsatte tider. Mer info kommer snart. 17. Trener/lagledermøter I begynnelsen av 2013 gjennomførte vi et trener/lagledermøte med nesten samtlige lag representert. Det ble innkalt til et møte før seriestart, hvor 2 lag dukket opp. Det ble innkalt til et møte i slutten av seriespillet med ønske om tilbakemelding på hvor mange som kommer, kun 1 lag svarte og møtet ble avlyst. Det var planlagt et siste møte i november/desember. Dette er til sammen 4 møter i løpet av året. Når det nye klubbhuset er klart til bruk, vurderes det en ny form for trener/lagledermøter. Hvis gjennomførbart, så ønskes faste møtedager 1 gang pr. måned eller annenhver måned. Dette for å forhindre at ting hoper seg opp, og også kanskje få mulighet til å bruke lenger tid på enkelte saker. Vi vil forhåpentligvis også kunne ta opp andre temaer som man ellers aldri får tid til å snakke om sammen i større gruppe. Hvis dette innføres vil det ikke være oppmøteplikt, men om man ønsker å få med seg alt og ha et ord med i laget så må man komme. Noen vil kanskje synes det burde være en plikt å møte, men det er vanskelig å binde hver enkelt person til en fast dag i måneden pga andre forpliktelser. Det er selvfølgelig fremdeles mulig å sende en annen voksen person fra teamet/laget om man selv

6 ikke kan komme. Det blir notert hvilke lag som er representert på hvert møte og enkelt referat blir skrevet. 18. Klubbdugnad v/ann-christin Bjerke Det ble enstemmig vedtatt på årsmøtet 2013 at alle medlemmer skal delta i en klubbdugnad. I år er det salg av 1 stk Enjoybok pr. medlem. Det er blitt informert lagenhetene om dette, men flere har fremdeles ikke hentet sine bøker. Manglende salg vil ha økonomiske konsekvenser for laget/spillere.. Det ble tidligere informert om at disse bøkene kunne hentes 2 fastsatte ettermiddager forrige uke, men de fleste lagenheter uteble. Det blir kommentert at ledelsen kunne tatt med seg bøkene til dagens møte slik at lagene fikk dem, men dette blir argumentert imot med at ledelsen ikke skal behøve å hente og frakte bøkene til lagene en uke etter at de skulle vært hentet. Disse må hentes på kontoret de tidene som er avsatt til dette. 19. Trening vinteren 2013/14 Det vil bli leid bane til vintertrening på Furuset. Dette er kun 2 stasjoner med 25-bussen fra rundkjøringen ved Alfaset nedenfor kunstgresset. Det er en del vanskelige tider vi har fått tilbud om å leie, men det er fullt mulig å få dette til. Tider sendes alle berørte lag på e-post med forespørsel om ønskede tider. Det forventes at lag som ønsker å leie bane, fysisk også benytter seg av denne treningstiden gjennom vinteren. Vi kan ikke leie bane som så ikke blir benyttet. Det har ikke kommet tilbakemeldinger på forespørsel om noen vil ta ansvar for administrering av vinteråpen bane her hjemme, og dermed må vi leie annen bane. Saken tas opp igjen senere hvor det kan diskuteres om det er mulig neste vinter.