Innkalling til møte i Formannskapet torsdag kl på Formannskapssalen, Skaun rådhus.

Transkript

1 Innkalling til møte i Formannskapet torsdag kl på Formannskapssalen, Skaun rådhus. Kl møte med Midtre Gauldal kommune TIL BEHANDLING: 23/10: MELDINGER FORMANNSKAPSMØTE /10: ALTERNATIV BRUK AV SALGSSUMMEN VEDR. SALGET AV B- AKSJENE I TRØNDERENERGI, NEDBETALING AV GJELD ELLER LANGSIKTIG FORVALTNING 25/10: SØKNAD OM DRIFTSMIDLER - VEILEDNINGSSENTER FOR PÅRØRENDE TIL RUSSMIDDELAVHENGIGE I MIDT-NORGE 26/10: ANMODNING OM GAVE/TILSKUDD TIL VANNTANKEN SKAUN 27/10: ORKDALSREGIONEN - UTVIKLING AV ET TETTERE OG MER FORPLIKTENDE SAMARBEID 28/10: BUDSJETTMERKNAD - ETABLERING AV EIENDOMSSELSKAP 29/10: IKAP - OPPFØLGING AV BEHANDLING I KOMMUNENE / FYLKESKOMMUNEN TRONDHEIMSREGIONEN 30/10: REGIONAL STRATEGISK NÆRINGSPLAN - OPPFØLGING AV BEHANDLING I KOMMUNENE / FYLKESKOMMUNEN 31/10: ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL /10: REGLEMENT FOR FINANSFORVALTNING FOR SKAUN KOMMUNE (Saksdokumenter for sakene 31 og 32/10 ettersendes) Varamedlemmer møter etter nærmere varsel. Eventuelle forfall meldes til Servicekontoret, tlf eller Børsa, Jon P Husby ordfører Kjellaug Brostrøm

2 Sak 23/10 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 23/10 Arkivkode: 033 Arkivsaksnr: 10/1028 Saksbehandler: Kjellaug Brostrøm Saksnummer Utvalg Møtedato 23/10 Formannskapet SAKEN GJELDER: MELDINGER FORMANNSKAPSMØTE SAKSDOKUMENTER: 1. Arrangementsplan for Pilegrimsstaven våren 2010 fra Kleivan Vekst. 2. E-post fra KS av Uttalelse kommuneproposisjonen LS mai Pressemelding nr. 8/10 fra NAV Sør-Trøndelag Positiv ledighetsutvikling i Sør-Trøndelag. 4. Skriv av fra Melhus kommune Svar - Samhandlingsreformen Forespørsel om mulig framtidig samarbeid. 5. Skriv av fra Klæbu kommune Svar - Forespørsel om mulig framtidig samarbeid ang. Samhandlingsreformen. 6. Fra KS Sør-Trøndelag: Vedtak av Fylkesmøtet i Sør-Trøndelag Samhandlingsreformen og interkommunalt samarbeid i Sør-Trøndelag 7. Melding om delegert vedtak av Søknad om boligtilskudd innvilget (Unntatt offentlig ofl. 13) 8. Pressemelding fra KS av Tariffinformasjon.

3 Sak 24/10 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 24/10 Arkivkode: 250 Arkivsaksnr: 10/716 Saksbehandler: Knut Nygård Saksnummer Utvalg Møtedato 15/10 Formannskapet /10 Kommunestyret /10 Formannskapet SAKEN GJELDER: ALTERNATIV BRUK AV SALGSSUMMEN VEDR. SALGET AV B-AKSJENE I TRØNDERENERGI, NEDBETALING AV GJELD ELLER LANGSIKTIG FORVALTNING SAKSDOKUMENTER: 1. Notat fra Grieg Investor, dat , vurdering av gjeld og langsiktig kapitalforvaltning. SAKSFRAMLEGG: I budsjettmerknad nr. 1 i budsjettet for 2010 heter det: Kommunestyret ber rådmannen om, parallelt med salgsprosessen av kommunens B-aksjer, utrede alternative plasseringer av frigitte midler med risikoprofil. Dette legges fram for formannskapet. Etter oppdrag fra rådmannen, har Grieg Investor v/steinar Lille kommet med en vurdering på bruk av salgssummen for B-aksjesalget; nedbetaling av gjeld eller langsiktig kapitalforvaltning. Hovedinnholdet og konklusjonene for de ulike punktene i notatet: 1. Plasseringsrente vs. lånerente. Lånerente og plasseringsrente knytter seg til markedsrentene, slik at det er lite avvik mellom flytende innlånsrenter og korte plasseringsrenter, og de gir således tilnærmet lik rente. Kommunene har god rating, som til og med kan gi en positiv rentemargin. 2. Avdragskomponenten. Valg av alternativ påvirker ikke formuessituasjonen, og valg av løsning er formuesnøytral. 3. Vurdering av alternativene nedbetaling og forvaltning. Det konkluderes med at under forutsetning av at kommunen har kapasitet til å betjene dagens gjeldsnivå, er kommunen over tid best tjent med å beholde kapitalen, og forvalte den slik at en oppnår høyere forventet avkastning enn lånerenten for gjelden.

4 Sak PS 24/10 Følgende betraktning gjelder for de to alternativene: Nedbetaling Forvaltning Tapt utbytte fra TE (estimat 3%) 3,75 mill 3,75 mill Spart lånerente, langsiktig (estimat 5%) 6,25 mil Forventet avkastning bank (estimat 5%) 6,25 mill Spart avdrag ( estimat 30 år) 4,2 mill Forskjellen mellom alternativene utgjøres av avdragskomponenten. Ved valg av forvaltningsløsning vil avdragskomponenten måtte dekkes inn i økonomiplanperiden. 4. Risiko og avkastning ved langsiktig forvaltning. Finansstrategien i gjeldende finansreglement beregner den langsiktige avkastning til 7,1 %, eller NOK 8,9 mill. Forventet langsiktig avkastning for en bankplassering er 5 %, eller NOK 6,3 mill., og forventet meravkastning for strategien er på 2,1% eller NOK 2,6 mill. Kommunens faktiske resultater i kommunens kapitalforvaltning viser en meravkastning på 5% siden oppstarten i juni Valg av risikoprofil i forvaltningen. Kommunen må evaluere hvor store svingninger en er komfortabel med å håndtere i framtida. Ved valg av risikoprofil er følgende momenter viktige: Bufferfondets størrelse Driftsavhengighet knyttet til avkastningsmidlene Solid gjennomarbeidet finansreglement med bred politisk enighet Driftsbalanse VURDERING: I vedtatt budsjett/økonomiplan for er det lagt til grunn at salgssummen for salg av B- aksjene i Trønder Energi, skal benyttes til nedbetaling av gjeld, estimert til 120 mill. kr. Det ble benyttet en renteforutsetning på 4 %, som gir spart rente på 4,8 mill. kr. pr. år, og spart avdrag på 4,2 mill. kr. fra Dette ga en samla driftsmessige avlastning på 9,0 mill. kr. på årsbasis. Langsiktige forventa avkastning i gjeldende finansreglement er 7,1%, som med basis i en salgssum på 125 mill. kr, gir ei avkastninga på 8,9 mill. Som det går fram av saksdok 1, viser kommunens faktiske resultater i den langsiktig kapitalforvaltniga en meravkastning på 5% siden oppstarten i i juni kr. Av den forventa avkastning på 7,1%, er kommunens avkastningskrav 6%, sammensatt av inflasjon 2,5% og årlig uttak 3,5%. Den forventede avkastning utover avkastningskravet på 6%, er 1,1%, og skal gi bidrag til å bygge opp et bufferfond over tid. Det årlige uttaket på 3,5% til driftsformål, jfr finansreglementet, anvendt på salgssummen 125 mill. kr. kommer på 4,375 mill. kr. Forventa utbytte fra Trønder Energi på en eierverdi på 125 mill.kr, kan estimeres til 3%, eller 3,75 mill. kr. Det årlige uttaket etter finansstrategien på 3,5% gir da en avkastning som ligger 0,625 mill. kr. høyere enn utbytte fra Trønder Energi. Side 4 av 30

5 Sak PS 24/10 Forskjellen mellom alternativene utgjøres av avdragskomponenten. Nedbetaling av gjeld gir et redusert minste avdrag på 4,2 mill. kr. Ved plassering må det derfor dekkes inn 4,2 mill. kr. årlig, ved å redusere driftsnivået tilsvarende på de kommunale tjenestene. I tillegg kommer bortfall av inntektene fra eiendomsskatten, som i vedtatt økonomiplan er forutsatt tatt ut fra Eiendomsskatten er budsjettert med 5,3 mill. kr. i Samla gir dette en budsjettutfordring årlig på minimum 9,5 mill. kr. Rådmannen er enig i at den beste løsninga for Skaun kommune ideelt sett, ville vært å beholde kapitalen og forvalte den slik at en hadde oppnådd en høyere forventet avkastning enn lånerenten for gjelden. Men med bakgrunn i premissene som ligger til grunn for budsjett 2010/økonomiplan , anbefaler likevel rådmannen at salgssummen for salget av B- aksjene benyttes til nedbetaling av gjeld. RÅDMANNENS FORSLAG TIL INNSTILLING: Under forutsetning av at kommunestyret opprettholder premissene som ligger til grunn for budsjett 2010/økonomiplan , anbefales salgssummen for salget av B-aksjene i Trønder Energi benyttet til nedbetaling av gjeld. BEHANDLING OG VEDTAK FOR SAKSNR. 15/10 I Formannskapet : BEHANDLING: Denne sak ble behandlet som første sak i møtet Steinar Lille fra Grieg Investor orienterte om sitt notat, framlagt som saksdok. 1 Erik Fenstad fremmet følgende forslag: Saken utsettes til formannskapsmøte Forslaget ble enstemmig tiltrådt. INNSTILLING: Saken utsettes til formannskapsmøte BEHANDLING OG VEDTAK FOR SAKSNR. 29/10 I Kommunestyret : BEHANDLING: Formannskapets innstilling ble vedtatt mot 5 stemmer. De som stemte mot var Paul Gustad fra Bl, Reidar Hovtun fra Krf, og, Reidar Krogseth, Torill G. Hynne og Knud P. Aune fra Sp. VEDTAK: Saken utsettes til formannskapsmøte Side 5 av 30

6 Sak 25/10 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 25/10 Arkivkode: 223 F60 Arkivsaksnr: 10/710 Saksbehandler: Geir Evjen Saksnummer Utvalg Møtedato 25/10 Formannskapet SAKEN GJELDER: SØKNAD OM DRIFTSMIDLER - VEILEDNINGSSENTER FOR PÅRØRENDE TIL RUSSMIDDELAVHENGIGE I MIDT-NORGE SAKSDOKUMENTER: 1. Brev fra Veiledningssenteret for pårørende i Midt-Norge: Søknad om driftsmidler Veiledningssenteret for pårørende til rusmiddelavhengige i Midt-Norge, datert SAKSFRAMLEGG: Bakgrunn: Veiledningssenteret for pårørende til rusmiddelavhengige i Midt-Norge har sendt likelydende søknad til kommunene i Midt-Norge om støtte til drift av virksomheten. Senteret er etablert av N.K.S. (Norske Kvinners Sanitetsforening), og er lokalisert i Stjørdal. Senteret skal gi gratis faglig veiledning til pårørende til rusmiddelavhengige, samt tilby kurs og samtalegrupper. Nedslagsfeltet for veiledningssenteret er Midt-Norge. Veiledningssenteret søker kommunene om en årlig driftsstøtte på kr over 3 år. Senteret har inngått avtale med Rusbehandling Midt-Norge, som støtter senteret med kr pr år. Stjørdal kommune stiller lokaler til rådighet. Vurdering: Skaun kommune har i vedtatte budsjetter for 2010 ikke avsatt midler til å imøtekomme evt søknader om bistand/støtte som måtte komme i løpet av året. Det er administrativt vurdert at det ikke er rom for å imøtekomme søknaden innenfor vedtatte budsjetter knyttet til rusarbeid. Rutinene for budsjettering tilsier også at en eventuell søknad om støtte, som ikke har økonomisk dekning innenfor vedtatt budsjett, bør behandles i tilknytning til budsjettbehandlingen for kommende år. Det er også rådmannens vurdering at Skaun kommune har etablerte tjenester, som vil kunne bistå pårørende til rusmiddelavhengige, bl.a. innenfor Barn, familie og helsetjenesten. På bakgrunn av denne vurderingen, anbefaler rådmannen at søknaden ikke imøtekommes. RÅDMANNENS FORSLAG TIL INNSTILLING: Søknaden om driftsstøtte på kr årlig over tre år fra Veiledningssenteret for pårørende til rusmiddelavhengige, imøtekommes ikke.

7 Sak 26/10 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 26/10 Arkivkode: 223 C85 Arkivsaksnr: 10/997 Saksbehandler: Geir Evjen Saksnummer Utvalg Møtedato 26/10 Formannskapet / Kommunestyret SAKEN GJELDER: ANMODNING OM GAVE/TILSKUDD TIL VANNTANKEN SKAUN SAKSDOKUMENTER: 1. Henvendelse fra Vanntanken Skaun: Anmodning om gave/tilskudd SAKSFRAMLEGG: Skaun kommune har mottatt søknad/anmodning om gave/tilskudd fra Vanntanken i Skaun ved Jan Ole Sund. Vanntanken er tidligere presentert for politikerne i Skaun i Kommunestyremøtet den 5. mai Det er ikke angitt noe beløp i henvendelsen fra Vanntanken. Skaun kommune har ikke avsatt midler til dekning av ekstraordinære utgifter, som for eksempel søknader om tilskudd og lignende, som måtte komme i løpet av året. I tillegg har kommunen, for å sikre best mulig kontroll over økonomien, som prinsipp at nye tiltak skal behandles i forbindelse med budsjettbehandlingen, og eventuelt legges inn i budsjett for kommende år. Rådmannen vil derfor ikke anbefale at Skaun kommune innvilger søknaden fra Vanntanken Skaun. RÅDMANNENS FORSLAG TIL INNSTILLING: Søknaden fra Vanntanken Skaun innvilges ikke.

8 Sak 27/10 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 27/10 Arkivkode: 026 Arkivsaksnr: 10/870 Saksbehandler: Geir Evjen Saksnummer Utvalg Møtedato 27/10 Formannskapet / Kommunestyret SAKEN GJELDER: ORKDALSREGIONEN - UTVIKLING AV ET TETTERE OG MER FORPLIKTENDE SAMARBEID SAKSDOKUMENTER: 1. Intensjon om et sterkere regionsamarbeid i Orkdalsregionen 2. Utfordringsnotat fra KS/FM/St Olav: hvordan utvikle et mer forpliktende kommunesamarbeid med utgangspunkt i samhandlingsreformen? 3. Fylkesmøte i KS Sør-Trøndelag sak 09/09 Prosjekt Samhandling mellom kommunene 4. Sammendrag av NIVI-rapport 2009:2 om interkommunalt samarbeid i Sør-Trøndelag status, utfordringer og veivalg (hele rapporten finnes på 5. Analyse av behov for mulig tjenestesamarbeid SAKSFRAMLEGG: Innledning: Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen har oversendt medlemskommunene et forslag til saksframlegg om interkommunalt samarbeid i Orkdalsregionen. Forslaget, med vedlegg, er i henhold til vedtak i Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen den 23. april 2010, felles for alle kommunene i Samarbeidskomiteen. Det er forutsatt at saken behandles i kommunene før neste møte i Samarbeidskomiteen, som er 29. juni Vedlagt er også et dokument for analyse av behov for mulig tjenestesamarbeid (Saksdokument 5). Dette dokumentet vil bli behandlet i Skaun kommunes ledermøte den 7. juni Felles forslag til saksframlegg, med innstilling: I denne saken fremmes forslag om å starte opp en prosess for å utvikle et sterkere regionalt samarbeid mellom kommunene i Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen. Hensikten med dette er å styrke kommunenes samlede kompetanse og kvalitet i oppgaveløsningen. Dette arbeidet skal komme i tillegg til og forsterke utredningsarbeidet om samhandlingsreformen som er satt i gang. Det legges opp til at ev. samarbeid om oppgaveløsning for flere kommunale oppgaveområder (enn helse/omsorg) skal vurderes, samt at Samarbeidskomiteens oppgaver/organisering/finansiering må drøftes. Etablering av samarbeidsløsninger for IKT og barnevern skal prioriteres. Igangsetting av et utredningsarbeid om et ev. utvidet regionalt samarbeid, forutsetter en forankring i medlemskommunene i Samarbeidskomiteen om at Orkdalsregionen er en ønsket og prioritert samarbeidsregion. Det foreslås at vedlagte intensjonserklæring, som trekker opp rammene som skal gjelde for et utvidet regionalt samarbeid (mål, prinsipper og forutsetninger), legges til grunn for utredningsarbeidet og ev. oppfølgende etablering av konkrete samarbeidsområder

9 Sak PS 27/10 BAKGRUNN Alle kommunene i Sør-Trøndelag vil stå overfor store utfordringer og store muligheter i møte med tunge samfunnstrender de kommende årene. Kommunene har ansvar for mange og svært viktige offentlige oppgaver der hvor ulike typer endringsdynamikk gjør seg gjeldende framover: Innbyggerne og nasjonale myndigheter har forventninger til forbedringer og videreutvikling av kommunenes tjenesteproduksjon. Utfordringer i velferdsproduksjonen kommer gjennom eldrebølgen og flere/tyngre oppgaver til kommunene som følge av Samhandlingsreformen. Videre kan vi se at knapphet på arbeidskraft og kompetanse kan bli en knapphetsfaktor, og det er grunn til å anta at de økonomiske rammene for kommunene ikke vil gi større handlingsrom over tid. Dette innebærer at dagens generalistkommuner og dagens kommuneinndeling utfordres som følge av tyngre oppgaver med større krav til befolkningsgrunnlag, kompetanse og evne til samordning. Viktige utfordringer innenfor sektorer som helse, sosial, skole, transport og miljø, tilsier også at kommunene i større grad må samordne sin virksomhet i forhold til staten og fylkeskommunen. KS, Fylkesmannen og St Olavs har med bakgrunn i NIVI-rapport 2009:2 om dagens kommunesamarbeid og utfordringer framover for kommunene i Sør-Trøndelag, bedt kommunene innen 1/ om - (1) avklare sine strategier for kommunesamarbeid og - (2) avklare hvem de vil utrede helsereformen sammen med. Samtidig har KS fylkesmøte vedtatt at det bør settes i gang arbeid med å etablere samarbeidsløsninger for IKT og barnevern. Dagens kommunesamarbeid i Orkdalsregionen I NIVI-rapportens analyse av Orkdalsregionen sies det at: samarbeidet i Orkdalsregionen har hatt sine sterke sider knyttet til et interessepolitisk samarbeid om samferdsel og andre større regionale saker. Bl.a. utfra befolkningsgrunnlaget og et variert næringsliv synes regionen å være godt tilpasset interessepolitiske og næringspolitiske utfordringer. samarbeidet i Orkdalsregionen har i liten grad vært utviklet når det gjelder IKT, administrative støttefunksjoner og kompetansekrevende velferdstjenester. På disse områdene finnes lite formelle interkommunale samarbeidsordninger. Det kan stilles spørsmål ved om oppgaveløsningen i kommunene på denne måten er nok effektiv, om den er kompetansemessig sårbar, om den er godt nok tilpasset tilgangen på kompetanse og økte krav til dokumenterbar kvalitet i tjenestene. Samarbeidskomiteen er svakt utviklet organisatorisk/finansielt sammenlignet med andre regionråd i fylket. Noen kommuner er medlemmer også i andre regionråd. I Orkdalsregionen tas det nå to grep (som henger sammen) med sikte på å legge grunnlaget for et mulig robust samarbeid i forhold til felles utfordringer som kommunene i regionen står overfor: Oppstart av et felles utredningsprosjekt om helse og omsorgsutfordringene. Hensikten med dette er at kommunene i Orkdalsregionen skal ligge i forkant. Prosjektet skal ta tak i felles utfordringer innen helse- og omsorgssektorene, og utrede et beslutningsgrunnlag Side 9 av 30

10 Sak PS 27/10 som samlet sett i Orkdalsregionen skal gi den kompetanse, kapasitet og fagmiljø som kreves. Kommunene utfordres til å vurdere samarbeid om oppgaveløsning for flere kommunale kjerneområder, ikke bare helsetjenesten. Konklusjonene på felles formannskapsmøte for kommunene i Orkdalsregionen den , var at Samarbeidskomiteen skulle legge grunnlaget for å fremme en sak til kommunene om et skift i retning av et sterkere og mer forpliktende samarbeid i Orkdalsregionen. Det ble pekt på at IKT som en bærende infrastruktur for samarbeid, og barnevernstjenesten, skal være konkrete regionale samarbeidsområder. Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen fattet i sitt møte i Snillfjord den følgende enstemmige vedtak: 1. Utredningsprosjektet om samhandlingsreformen gjennomføres med de mål, strategier og tiltak som er framlagt i prosjektplanen, og som nå er behandlet i kommunene. På grunnlag av utredningen, vil det bli klart hvilke kommuner som inngår i et forpliktende samarbeid med helseforetaket om tjenester på helse- og omsorgsområdet 2. Kommunene utfordres til å vurdere samarbeid om oppgaveløsning for flere kommunale kjerneområder, ikke bare helsetjenesten Det settes i gang et arbeid i Orkdalsregionen for å etablere regionale samarbeidsløsninger for IKT og barnevern. Det settes i gang et utredningsarbeid for å vurdere andre aktuelle samarbeidsområder innenfor administrative tjenester, forvaltningsoppgaver og individrettede velferdstjenester. Rådmennene vil få en sentral funksjon i utredningsarbeidet. 3. Samarbeidskomiteen er styringsgruppe for utredninger og konkrete etableringer av interkommunale samarbeidsløsninger og styring av disse. 4. Beslutninger om å utrede og ev. senere iverksette et sterkere regionalt samarbeid i hele eller deler av Orkdalsregionen, tas av de enkelte kommunestyrene i de kommunene som skal inngå i samarbeidet. 5. Det skal oppnevnes en arbeidsgruppe som til neste møte i samarbeidskomiteen den 23. april legger fram et bearbeidet forslag til et saksframlegg for kommunene (bl.a. intensjonserklæring) for å forankre oppstart av en prosess for å utvikle et sterkere regionsamarbeid. Helseprosjektet vil gjøre at Orkdalsregionen kan være i forkant med å finne løsninger for de store utfordringene som finnes på helse- og omsorgssektorene. Dersom det nå samtidig settes i gang et arbeid for å vurdere et bredere samarbeidsbehov mellom kommunene, fører det til at Orkdalsregionen samlet sett tar offensive grep både om konkrete sektorutfordringer (som må løses) og utviklingen av helhetlig politisk styrt interkommunalt samarbeid. VURDERINGER: Utfordringer og muligheter i Orkdalsregionen Side 10 av 30

11 Sak PS 27/10 Samhandlingsreformen og en rekke andre velferdspolitiske utfordringer, gjør det nødvendig med en grunnleggende diskusjon om behovet for tettere regionsamarbeid bl.a. om lovpålagte kommunale kjerneområder. Kommunene står prinsipielt overfor følgende veivalg for å få finne bærekraftige svar på de sentrale samfunnsutfordringene: Kommunene kan søke avlastning ved at ansvaret for kompetansekrevende oppgaver overføres til andre forvaltningsnivåer. Alternativet er at det brede oppgaveansvaret beholdes og enten løses ved et utvidet og mer forpliktende interkommunalt samarbeid, eller: Endringer i kommuneinndelingen Kommunene i Orkdalsregionen har i tidligere prosesser konkludert gjennom kommunestyrevedtak med at sammenslutninger ikke er aktuelt, men at et mer forpliktende og tettere kommunesamarbeid skal utvikles. Et tettere og mer forpliktende regionsamarbeid trenger ikke stå i et konkurranseforhold til kommunene. Målet er ikke å etablere Orkdalsregionen som én regionkommune, men videreutvikle et regionsamarbeid med handlingskraft og handlingsrom. Erfaringer viser at det gjennom samarbeid kan oppnås bredere og mindre sårbare kompetansemiljøer, som oppfyller lovpålagte krav og yter tjenester med høyere kvalitet til innbyggerne. Forpliktende samarbeid kan også gi bedre ressursbruk og over tid økonomisk innsparing. Mens noen av de felles utfordringene kommunene har kanskje best løses gjennom regionalt samarbeid i hele Orkdalsregionen, krever andre utfordringer videreføring og forsterking av bilaterale samarbeid og/eller subregionale samarbeid. Videre er det slik at tyngden og bredden i de oppgaver som bør samordnes tilsier at et robust samarbeid om kommunal administrasjon, forvaltningsoppgaver og velferdstjenester bør utvikles innenfor faste geografiske samarbeidsregioner underlagt politisk og administrativ styring. Erfaringer viser at skiftende alliansepartnere kan lede til dårlig framdrift og et fragmentert politisk og administrativt styringssystem for interkommunale oppgaver. Kommunene vil trolig hver for seg ikke kunne klare fullt ut å etablere tilbud som svarer på sentrale utviklingsbehov og stadig nye krav til kompetanse/kapasitet til å løse oppgaver. Kommunene i Orkdalsregionen bør derfor ta utgangspunkt i at: 1) En ren videreføring av dagens kommuneinndeling og dagens samarbeidsformer gir ikke et tilstrekkelig svar på sentrale utfordringer knyttet til å sikre effektive og gode tjenester, god styringsevne og lokalt forankra demokrati og folkestyre. 2) Skal generalistkommunesystemet videreføres vil det kreve omstilling for at alle kommunene - over tid - reelt skal kunne ivareta samme oppgaveansvar og være en drivende kraft i tjenesteproduksjon og i utvikling av velferdssamfunnet. 3) Dersom kommunene ønsker at interkommunalt samarbeid skal kunne bli en troverdig og selvstendig strategi for oppgaveløsning, må det skje et skifte i omfang og organisering av det interkommunale samarbeidet. Alternativet til et interkommunalt styringsgrep er at utfordringene kommunene står overfor løses gjennom kommunesammenslutninger. 4) For å komme videre må kommunestyrene avklare sin samarbeidsstrategi, dvs. en strategi som angir mål og prinsipper for samarbeidet, hvilke type oppgaver det er aktuelt å samarbeide om, holdning til myndighetsoverføring fra kommunestyrene mv. Side 11 av 30

12 Sak PS 27/10 Igangsetting av et utredningsarbeid Orkdalsregionen, en sterk og helhetlig samarbeidsregion Det foreslås at kommunene gjennom Samarbeidskomiteen starter en prosess for å klarlegge hvordan de, gjennom samarbeid og hver for seg, i framtiden kan utføre de kommunale oppgavene godt og effektivt til det beste for innbyggerne. Orkdalsregionen har gode forutsetninger for å forsterke og skape et helhetlig kommunesamarbeid for å løse felles utfordringer i velferdspolitikken og regionalpolitikken. Helseprosjektet vil legge et grunnlag for at Orkdalsregionen kan være i forkant med å finne løsninger for de store utfordringene som finnes på helse- og omsorgssektorene. Utredningen som foreslås her, skal vurdere det brede samarbeidsbehovet, særskilte satsingsområder og behovet for helhetlig styring. Det vil kreve at oppgaver/organisering/finansiering av selve Samarbeidskomiteen også må drøftes. Dersom det interkommunale samarbeidet skal spille en viktigere rolle, tilsier erfaring at kommunestyrene bør klargjøre egne samarbeidsstrategier og -prinsipper som de vedtar i en egen sak. Vedlagte intensjonserklæring gir kommunestyrene mulighet til å klargjøre i fellesskap hva Orkdalsregionen vil med regionalt samarbeid, på hvilke områder det kan være aktuelt med samarbeid og hva kommunene vil kunne forplikte seg til gjennom regionrådet. Dette vil sikre en forankring av arbeidet med et sterkere regionsamarbeid, fra et startpunkt hvor behovet for en ny strategi forankres i alle kommunene til ev gjennomføring av strategien og samarbeidstiltak. Et sentralt prinsipp for et ev. utvidet regionalt samarbeid er at det skal sikre helhetlig politisk og administrativ styring av det interkommunale samarbeidet. Det skal utredes hva som ev. vil være konkrete temaområder for et tettere regionalt samarbeid. Intensjonserklæringen legger imidlertid rammer for at et naturlig første skritt kan være at det regionale samarbeidet særskilt får et ansvar for: - Samarbeidsstrategi og prinsipper for et utvidet regionalt samarbeid - Oppfølging av samhandlingsreformen - helseprosjektet - Regionalt samarbeid om IKT, som en nødvendig plattform for alle samarbeidsområder (må) - Regionalt samarbeid om barneverntjenesten (vurderes) Viktige spørsmål det må tas stilling til i løpet av prosessen Med utgangspunkt i at innbyggerne i kommunene i Orkdalsregionen skal ha høy kvalitet/trygghet for gode tjenester og en samfunnsutvikling som er levedyktig og vital: 1. Skal alle kommunene i Orkdalsregionen inngå i fast og forpliktende samarbeidsregion for kompetansekrevende lovpålagt tjenesteproduksjon, eller er det behov for subregioner? 2. Hvilken rolle skal Samarbeidskomiteen ha framover? 3. Hva skal være samarbeidsstrategien for det regionale samarbeid (dvs. mål, prinsipper, oppgaver det er aktuelt å samarbeide om, holdninger til myndighetsoverføring)? 4. Hvordan skal en ny type forpliktende regionalt samarbeid styres politisk og administrativt? Videre framdrift Videre planlegging bør ta utgangspunkt i følgende foreløpige framdrift: Side 12 av 30

13 Sak PS 27/10 Vedtak i Samarbeidskomiteen 9.april og 23. april om å legge fram sak til kommunestyrene med forslag til en prosess for å utvikle et sterkere regionsamarbeid. Felles saksframlegg og Intensjonserklæring fremmes til kommunene, med oppfordring om at dette behandles før Samarbeidskomiteens møte 30. juni Kommunene oppfordres samtidig til å komme med en behovsanalyse som identifiserer mulige samarbeidsområder. På Samarbeidskomiteens møte 30. juni 2010 drøftes kommunens foreløpige vurderinger av potensielle samarbeidsområder, den videre organiseringen av utredningsarbeidet fastsettes og ev. konkrete arbeidsgrupper på IKT og barnevern oppnevnes (dersom kommunene/samarbeidskomiteen sier ja til dette). Foreløpig tilbakemelding om regionens samarbeidsstrategi og hvem som vil være partnere for å utrede samhandlingsreformen, gis til KS/Fylkesmannen/St. Olav innen fristen 1/ Samarbeidskomiteens anbefaling til ev. hvilke samarbeidsområder som bør utredes, hvilke ressurser dette krever og framdriften på arbeidet, legges fram innen 1. september til kommunene for behandling. Et samlet utredningsarbeid forutsettes å kunne bli lagt fram til behandling i løpet av våren Anbefalingene fra Samarbeidskomiteen sendes til medlemskommunene for behandling i løpet av sommeren 2011 Framdrift for å utvikle et tettere regionsamarbeid Samarbeids komiteen Kommunene Samarbeids komiteen Samarbeids komiteen Kommunene Intensjonserklæring Og framdrift IKT Andre samarbeidsbehov Styring av interkommunalt samarbeid Vedtak om spilleregler Vedtak om utredning Behovsanalyse fra hver kommune Vedtak organisering av utredning + arbeidsgrupper Oppstart utredning av IKT Bearbeiding av samarbeidsbehov til utredningsprosjekter Utredning del 1 ferdig Ev. tilleggsutredninger Mandat, deltakelse og Utredninger rammer for igangsettes utredninger foreslås Helhetlige styringsløsninger Vedtak og iverksetting 23.april 1. juli 1. september 1. oktober 1. Tilbakemelding til fylkesprosjektet v/ KS/FM/St Olavjuli Våren 2011 Helseprosjektet har en parallell framdrift Prinsipper for prosjektstyring Prosjektorganiseringen er ikke planlagt i detalj, men vil basere seg på følgende prinsipper: Side 13 av 30

14 Sak PS 27/10 Samarbeidskomiteen er styringsgruppe for utredninger og arbeid med konkrete etableringer av interkommunale samarbeidsløsninger og styring av disse. Arbeidet skal følge ordinære prinsipper for medbestemmelse og medvirkning. Styringsgruppa oppnevner et arbeidsutvalg, som består av 2 ordførere og 2 rådmenn, som får det løpende ansvaret for styring og framdrift i prosjektet. Det oppnevnes egne arbeidsgrupper på de områder som kommunene/samarbeidskomiteen konkluderer med skal utredes. Samarbeidskomiteen foreslår mandat og representasjon. Rådmennene velger ut hvilke fagfolk som stiller fra den enkelte kommune Rådmennene i Orkdalsregionen vil bli bedt om å bistå i arbeidet med faglige utredninger, men det må settes av en egen ressurs til å drive fram selve utredningsarbeidet. Prosjektet (og koordinator) må ha lokale kontaktpersoner i hver kommune å forholde seg til underveis i utredningen. Det er derfor nødvendig at hver enkelt kommune organiserer egne prosjektgrupper med prosjektleder. Deres oppgave vil være å vurdere organisering og tjenester i egen kommune, forankring faglig og administrativt samt være styringsgruppas og ev. prosjektleders kontaktpunkt i kommunene. Kommunestyrene vil være oppdragsgivere og skal behandle eventuelle delrapporter og holdes informert under veis i prosessen. Beslutninger både om å utrede og ev. senere iverksette et sterkere regionalt samarbeid i hele eller deler av Orkdalsregionen, tas av de enkelte kommunestyre i de kommunene som skal inngå i samarbeidet. Skisse til organisering på dette prosjektet sett i sammenheng med helseprosjektet: Vurdering av bredere samarbeid Kommunestyrene Fylkesprosjekt i regi KS /Fylkesmann Styringsgruppe Samarbeidskomiteen Kommunale prosjektgrupper Koordineringsressurs Sekretariat Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Side 14 av 30

15 Sak PS 27/10 Helseprosjektet Kommunestyrene Fylkesprosjekt i regi KS /Fylkesmann Styringsgruppe Samarbeidskomiteen Samarbeidskomiteen Kommunale prosjektgrupper Prosjektgruppe Prosjektleder Helseforetaket Ekstern bistand Økonomiske konsekvenser Kostnadene for utredningen blir først klar når arbeidet med prosjektplanen utarbeides. Forutsetningene for økonomien vil være at kommunene må dekker inntil 50 % av prosjektkostnadene. Det må søkes om prosjektstøtte både hos Fylkesmann, Fylkeskommune og ev. andre relevante finansieringskilder. RÅDMANNENS FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Skaun kommune slutter seg til vedlagte intensjonserklæring som trekker opp rammene og spillereglene som skal gjelde for prosessen med å utvikle et sterkere regionsamarbeid i Orkdalsregionen over tid. 2. Med utgangspunkt i intensjonserklæringen, slutter Skaun kommune seg til at: (a) Det settes i gang et arbeid i Orkdalsregionen for å tilrettelegge for en regional samarbeidsløsning for IKT, som plattform for alle samarbeidsområder. (b) Det settes i gang et arbeid i for å vurdere aktuelle regionale samarbeidsområder innenfor administrative tjenester, forvaltningsoppgaver, individrettede velferdstjenester og utviklingsoppgaver. En regional barnevernstjeneste vurderes i denne sammenheng. (c) Samarbeidskomiteens oppgaver, organisering og finansiering vurderes samtidig. 3. Framdrift: - Intensjonserklæringen med rammer og spilleregler for prosessen videre behandles i kommunene før 1. juli. - En utredning av en regional samarbeidsløsning for IKT (pkt a over), med en samlet vurdering av muligheter/utfordringer/gevinster ved et IKT-samarbeid og konkrete forslag til områder som bør inngå i et samarbeid, legges fram for Samarbeidskomiteen senest til 1. oktober Dernest utredes ev. gjenstående faglige spørsmål, før et samlet forslag sendes ut til kommunene for behandling. - En foreløpig vurdering av felles potensielle samarbeidsområder (pkt b over) som kommunene ser, grunngitt og bygget på en ROS-tankegang, behandles i Side 15 av 30

16 Sak PS 27/10 Samarbeidskomiteens møte i juni Samarbeidskomiteen sender så ut et saksframlegg om dette (hva som bør utredes, ressurser dette krever og framdrift), til kommunene senest 1. september for behandling/vedtak. - Utredning av de aktuelle samarbeidsområdene som kommunene/samarbeidskomiteen ønsker å sette i gang, settes i gang så raskt som mulig etter at kommunene har fattet sine vedtak. Det legges til grunn at utredningsarbeid som settes i gang skal pågå parallelt med arbeidet i prosjektet om samhandlingsreformen, og dermed senest være ferdig til beslutning våren Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen blir styringsgruppe for arbeidet. Et eget arbeidsutvalg, med 2 ordførere og 2 rådmenn, får ansvar for å drive fram arbeidet. Rådmannsutvalget understøtter arbeidet faglig og er bindeledd til prosjektarbeidet som skjer i den enkelte kommune. Samarbeidskomiteen setter ned egne arbeidsgrupper og foreslår mandat/kommunedeltakelse, på de områder som kommunene/samarbeidskomiteen konkluderer med skal utredes. En egen avsatt ressurs til å drive fram selve utredningsarbeidet, må på plass (dersom kommunene/samarbeidskomiteen ønsker utredninger). Dette krever at hver av kommunene bidrar med kr i utredningsperioden, mens resten (50 %) søkes dekket fra Fylkesmannen/Fylkeskommunen. Styringsgruppa rapporterer til kommunestyrene underveis med delrapporter og/eller tilrettelagt informasjon og samlinger. En felles samling for kommunene planlegges høsten 2010 knyttet til vurderingen av mulige samarbeidsområder. Side 16 av 30

17 Sak 28/10 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 28/10 Arkivkode: 600 Arkivsaksnr: 10/941 Saksbehandler: Sigve A. Laugsand Saksnummer Utvalg Møtedato 28/10 Formannskapet / Kommunestyret SAKEN GJELDER: BUDSJETTMERKNAD - ETABLERING AV EIENDOMSSELSKAP SAKSDOKUMENTER: Utredning utgitt av Kommunens sentralforbund Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold. En veileder for folkevalgte og rådmenn Vedlegg 1 SAKSFRAMLEGG: Innledning I kommunestyrets vedtak tilknyttet sak nr. 92/09 Skaun kommunes budsjett for 2010 og økonomiplan er gitt en budsjettmerknad nr. 10: Kommunestyret ber rådmannen om å fremme en sak ovenfor formannskapet om å etablere et eiendomsselskap med virkning fra 2011 Rådmannen oppfatter oppgaven er å redegjøre kort for en utrednings- og beslutningsprosess tilknyttet etablering av alternativ organisering av forvaltningen av kommunens eiendom. Benevnelsen eiendomsselskap i budsjettmerknaden oppfattes å omfatte alle alternative organisasjonsformer. Sentrale tema er hva som skal organiseres, alternative organisasjonsformer og styringsprinsipper, hensynet til ansatte og hvordan valgt organisasjonsform skal iverksettes. Valgt organisasjonsform skal kunne etableres med virkning fra For å få et rimelig godt grunnlag for denne saken har en innhentet relevant informasjon fra kommuner som har etablert en mer selvstendig organisering av kommunal eiendomsforvaltning. Valgte kommuner er blant annet gjort ut fra størrelse (folketall). Spesielt nevnes kommunene Malvik ( innb.), Os (i Hordaland, innb.) og Sørum (i Akershus innb.) I tillegg har en blant annet søkt informasjon i Kommunenes sentralforbund, NTNU, Norsk kommunalteknisk forening og Revisjon Midt-Norge IKS. Mange kommunale foretak og aksjeselskap for kommunal eiendomsforvaltning ble etablert i perioden Blant annet fra Norsk kommunalteknisk forening og Kommunenes sentralforbund meldes at en god del av disse allerede er eller er i ferd med å organisere disse tilbake til kommunale enheter. Etablering av eiendomsselskap er et meget omfattende tema som i stor grad berører ansatte. Følgelig er hovedtillitsvalgt, hovedvernombud, renholdsleder, vaktmesterleder og enhetsleder

18 Sak PS 28/10 for Driftkontoret informert om budsjettmerknaden og at den følges opp med dette saksframlegget. Sentrale tema Hva skal organiseres I utrednings- og beslutningsprosessen har en behov for en oversiktlig kartlegging og beskrivelse av dagens situasjon for kommunens eiendomsforvaltning. Dette omfatter organisering / funksjoner og resursbruk / økonomi. Videre kreves god oversikt og beskrivelser av kommunens eiendommer. Oversikten må også omfatte arealer som kommunen leier av andre og tilsvarende har til utleie. I vurderingene vil det være behov for å avklare hva av eiendomsmassen som skal inkluderes i alternative organiseringer. Alternative organisasjonsformer og styringsprinsipper Begrepet eiendomsselskap benyttes ofte om ulike organisasjonsformer. I følge FoU Rapport IKS i Kommunal Eiendomsforvaltning utgitt av NTNU er de mest aktuelle organisasjonsformene for kommuner: Organisasjonsformer for kommunal virksomhet som drives av en kommune Kommunal etat eller enhet Kommunale foretak Interkommunale virksomheter Samarbeid etter kommunelovens 27 Vertskommune (kommunelovens 28) Interkommunale selskap med ubegrenset ansvar (IKS) Organisasjonsformer som kan nyttes av enkeltkommuner eller i samarbeid med andre Aksjeselskap Stiftelser Andre organisasjonsformer kan være Samvirke Borettslag Foreninger Sameie Det vil her bli for omfattende å beskrive ovenfornevnte organisasjonsformer nærmere. Bare kort bemerke at graden av politisk styring avtar samtidig som uavhengigheten øker for ovenfornevnte alternativer fra enhet / etat til aksjeselskap og stiftelse. Juridiske og økonomiske forskjeller er også betydelige og krever grundige konsekvensanalyser med blant annet informasjon til politiske beslutningstakere og ansattes representanter. Dersom en velger aksjeselskap må en vurdere om det skal være heleid kommunalt eller om det åpnes for private medeiere og i så fall fordelingen av eierandeler mellom kommunal og privat. En bør også vurdere om det er interessant / mulig med interkommunalt samarbeid om eiendomsforvaltningen og hvilke organisasjonsformer som er best egnet i denne sammenheng. Avklaring av overordnede styringsprinsipper omfatter blant annet samhandlingen mellom eiendomsenhet og brukere, bedriftsøkonomiske prinsipper og kjøp og salg av tjenester. Hensynet til ansatte Side 18 av 30

19 Sak PS 28/10 I følge arbeidsmiljøloven skal en også lage konsekvensanalyser for de ansattes arbeidsmiljø for den eller de mest interessante organisasjonsformene. Ansatte skal være aktivt med i en slik utrednings- og beslutningsprosess, - et ansvar som både arbeidsgiver og de ansatte selv har. Iverksetting av valgt organisasjonsform Omfanget av forberedelsene for iverksetting av en ny organisasjon vil selvsagt være avhengig av hvilke deler av eiendomsmassen nyorganiseringen omfatter. Generelt vil dette arbeidet omfatte etablering av økonomiske og administrative styringssystemer. Forholdet til ansatte som berøres av nyorganiseringen må avklares. Det må videre etableres avtaler med brukere av organisasjonens tjenester. Dersom en velger en eller annen form for selskap må det blant annet ansettes daglig leder og oppnevnes et styre. Anbefalinger Med utgangspunkt i budsjettmerknaden har kommunen i hovedsak to alternativer: Alt 1. Avslutte budsjettmerknaden med denne saken. Alt. 2 Gjennomføre en utrednings- og beslutningsprosess tilknyttet alternative organisasjonsformer. Ut fra erfaringer i andre kommuner anbefales å gjennomføre denne prosessen i tre faser: Fase 1: Forstudie Felles forståelse for hva ulike modeller innbærer og hva som må gjøres før etablering av ny organisasjonsform. Temaer i forstudiet: Kartlegge dagens situasjon Organisasjonsmodeller, muligheter, konsekvenser Styringsprinsipper Intern organisering Anbefaling med plan for videre arbeid Fase 1 avsluttes med sak til politisk behandling vedtak. Vedtaket vil enten være at en avslutter prosessen eller vedtar å gjennomføre fase 2 i prosessen med valgt organisasjonsform som grunnlag. Fase 2: Prosjektfasen Konkretisere prosesser, prinsipper og styringsdokumenter. Temaer i prosjektfasen: Organisering, organisasjonsplan Vedtekter Verdivurdering og balanse Avtaler, bestillingsprosedyrer osv. Plan for iverksetting Fase 2 avsluttes med sak til politisk behandling vedtak. Vedtaket vil enten være at en avslutter prosessen eller vedtar å iverksette en ny organisasjonsform ved gjennomføring av fase 3. Side 19 av 30

20 Sak PS 28/10 Fase 3: Iverksetting Tilsetting av leder (dersom selskap) Oppnevning av styre (dersom selskap) Overføring av personale Avtaler med brukerne Åpningsbalanse Kontoplan For gjennomføring av utrednings og beslutningsprosessen anbefales følgende organisering: Prosjektledelse Administrativt oppnevnte medlemmer, 3 stk Prosjektgruppe Administrativt oppnevnte medlemmer, blant annet tillitsvalgte Oppdragsgiver Kommunestyret Styringsgruppe Formannskapet supplert med 2 tillitsvalgte Arbeidsgrupper etableres av administrasjonen etter behov. Kommuner vi har kontaktet har brukt to til tre år fra første sak om etablering av alternativ organisasjonsform for kommunal eiendomsforvaltning til den nye organiseringen var etablert. Tidsbehovet vil selvsagt være avhengig av hvor omfattende utredningsarbeidet blir, effektivitet og prioritering i egen organisasjon og sist men ikke minst en ryddig og tydelig politisk behandling. Erfaring tilsier også at bred politisk enighet om hovedtemaene i eiendomsforvaltningen er en forutsetning for kort utredningstid og en vellykket styring og drift av den nye organisasjonen. Kommunestyret vedtok budsjettmerknaden om eiendomsselskap i forbindelse med budsjettet for Denne saken må følgelig etter behandling i formannskapet videresendes kommunestyret for endelig avklaring av om en ønsker å avslutte budsjettmerknaden med denne saken eller om en vil gjennomføre en utrednings- og beslutningsprosess. Dersom sistnevnte alternativ velges må kommunestyret fatte vedtak om mandat og bevilgning for kjøp av ekstern utredningskompetanse. ØKONOMISK VURDERING: I tillegg til egne ressurser i kommunen krever prosessen kjøp av ekstern kompetanse. Dette gjelder spesielt til utredninger, konsekvensanalyser og bistand i iverksettingsfasen. Faglig viktige og omfattende tema er organisasjonsformer, lover, forskrifter og økonomi. Utgiftene til ekstern bistand havhenger selvsagt av hvor grundig / omfattende en ønsker ulike tema utredet og hvor lang tid beslutningsprosessene tar. For fase 1 antas disse kostnadene å være ca. kr , fase 2 ca. kr og fase 3 ca. kr , alle beløp eksklusivt merverdiavgift. Totalt kjøp av ekstern kompetanse antas å være ca. kr eksklusiv merverdiavgift. Til sammenligning nevnes at Malvik kommune sine utgifter til en lignende prosess angående organisering av eiendomsforvaltning og -drift var godt og vel tre millioner kroner for over fem år siden. I realiseringsfasen vil det kunne komme en del utgifter i tillegg til kjøp av ekstern kompetanse. Disse utgiftene er avhengig av valgt organisasjonsform og omfang. Som eksempel nevnes at dersom en velger å etablere et aksjeselskap og overføre hele eller deler av eiendomsmassen til selskapet vil det påløpe dokumentavgift på 2,5 % av takstverdien for overført eiendom. Side 20 av 30