Kommunestyret. Møteinnkalling

Transkript

1 Kommunestyret Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 34/07 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 35/07 Spørrekvarter PS 36/07 Kommunedelplan for pleie- og omsorgstjenester Igangsetting PS 37/07 Ungdomsboliger på Hauge og salg av kommunens tomt - Gbnr 49/334 PS 38/07 Evaluering av prøveperioden med web-overføring av Kommunestyremøter PS 39/07 Rv 108 Ny Kråkerøyforbindelse - Finansiering PS 40/07 Miljørapport PS 41/07 Orienteringssaker Paul Henriksen Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann PS 34/07 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 1 av 24

2 PS 35/07 Spørrekvarter Møteinnkalling side 2 av 24

3 Saksnr 2007/ Kommunedelplan for pleie- og omsorgstjenester Arkivkode 143 Saksbehandler Helene Øvrelid Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester /07 Formannskapet /07 Kommunestyret /07 Eldrerådet /07 Utvalget for miljø og teknikk /07 Kommunedelplan for pleie- og omsorgstjenester Igangsetting Sammendrag Arbeidet med en kommunedelplan for pleie- og omsorgstjenester skal igangsettes. Målet er å ferdigstille planen i oktober/november Planen skal være et styringsverktøy for drift og utvikling av pleie- og omsorgstjenester. I forbindelse med planarbeidet skal det foretas en evaluering av nå - situasjonen og en analyse av de framtidige utfordringer basert på demografiske framskrivninger. Stortingsmelding nr. 25 ( ) med tittelen Mestring, muligheter og mening vil gi viktige føringer for planarbeidet. I planarbeidet skal mål, strategier og tiltak for de ulike virksomhetene diskuteres. Kommunedelsplanen skal omfatte virksomhet for hjemmetjenester, virksomhet for sykehjemmet Dypedalsåsen, virksomhet for funksjonshemmede og for avdeling for psykiatri. Det legges opp til en planprosess der fagpersoner, interessegrupper og politikere involveres. Saksopplysninger Planens mål og innhold Arbeidet med å utarbeide en kommunedelsplan for pleie og omsorgtjenester skal igangsettes. Planens hovedformål er å stadfeste overordnede målsetningene for utvikling av pleie - omsorgstjenestene fram mot I forbindelse med planarbeidet skal det foretas en helhetlig vurdering av institusjonstilbudet og andre omsorgstjenester i kommunen. Pleie- og omsorgsplanen skal gi føringer for driftsplanleggingen i virksomhetene og avdelingene. Presiseringer og avveiinger i en pleie- og omsorgsplan skal benyttes i kommunens økonomiarbeid. Kommunen har i henhold til bla. helsetjenesteloven et bredt ansvar for å holde oversikt over behovet for pleie- og omsorgstjenester. I forbindelse med arbeidet med planen skal det foretas en evaluering av situasjonen i pleie og omsorgstjenesten, hva som påvirker den, og iverksette tiltak for å gjøre noe med situasjonen. Kommunedelplanen for pleie- og omsorgstjenester skal omfatte følgene virksomheter: Virksomhet for hjemmetjenester Virksomhet for sykehjemmet Dypedalsåsen Virksomhet for funksjonshemmede. Avdeling for psykiatri Mandat og rammer for planarbeidet. Nasjonale føringer i Stortingsmelding nr 25 ( ) mestring, muligheter og mening om framtidas omsorgsutfordringer ble lagt fram av regjeringen høsten 2006 og behandlet av stortinget 26.mars Hovedfokuset i meldingen er framtidens omsorgsutfordringer og regjerningens strategi for å møte utfordringene. Stortingsmeldingen vil trolig gi viktige føringer for innholdet i denne planen. Møteinnkalling side 3 av 24

4 Vedtatte mål for planarbeidet Målene i plan for pleie og omsorgstjenester må relateres til de overordnede målene i kommuneplanen. De må ha samme retning, men samtidig spesifisere og presisere hva som ligger i kommuneplanens ambisjoner på området. Det foreligger en rekke handlingsplaner knyttet til de enkelte virksomhetene. En evaluering og videreføring av disse virksomhetsplanene vil være et utgangspunkt for arbeidet med kommunedelplanen. Situasjonsanalyse For å kunne planlegge for fremtiden er det viktig å ha kunnskap om hvordan situasjonen i de ulike pleie og omsorgstjenestene er i dag. Det vil i hver av virksomhetene bli foretatt en evaluering av bla. brukerbehovet, bemanningssituasjonen, og den økonomiske og bygningsmessige situasjonen. Prognose Planen skal videre forsøke å beskrive det framtidige behovet innen pleie - og omsorgstjenestene. Befolkningstall og flyttemønster må analyseres for å kunne si noe om det framtidige behovet for pleie og omsorgstjenester. Et spesielt trekk med Hvaler kommune er at mange eldre flytter til Hvaler, i tillegg til at feriegjestene har krav på pleie og omsorgstjenester. Framskrivningen av brukerbehovet skal indikere hvordan tjenestene må dimensjoneres for å ha et godt og tilrettelagt omsorgstilbud i framtiden. Overordnede mål Basert på Stortingsmelding nr 25 og Kommuneplanen og ulike handlingsplaner knyttet til de enkelte virksomhetene skal det utformes mål for kommunens pleie og omsorgspolitikk. Situasjonsanalysen og prognosene for de kommende årene vil også være et diskusjonsgrunnlag for de prioriteringene som skal foretas innen pleie- og omsorgstjenestene. Generelle mål om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester. Prinsippdiskusjoner basert på vedtatte mål om verdiene: trygghet, medvirkning, livsutfoldelse, hjelp til selvhjelp og verdighet. Andre spørsmål det kan være naturlig å diskutere i planarbeidet er: Hvordan ønsker kommunen å framstå som pleie og omsorgskommune? Hvem skal ha krav på hvilke tjenester? Kan omsorgslønn og andre familiestøttede tiltak bidra til å imøtekomme pleie- og omsorgsbehovet i framtiden? Hvordan kan kommunen tilrettelegge for frivillig arbeid? Handlingsplanens mål, strategier og tiltak deles opp etter virksomhet/avdeling I planprosessen skal arbeidsgruppen og styringsgruppen diskutere hvordan de ulike virksomheter skal oppnå sine mål og videre hvilke strategier som må velges for å oppnå målene. Planen har også til hensikt å komme fram til konkrete tiltak for å gjennomføre strategier Gjennomføring av planprosessen For å kunne belyse problemstilingene i planen er det av stor betydning at en får en bred medvirkning av fagpersoner og interessegrupper samt politikere. Figuren under viser et forslag til organiseringen av planarbeidet. Det tas forbehold om eventuelle endringer knyttet til ressurspersoner i gruppene som deltar. Møteinnkalling side 4 av 24

5 Styringsgruppe UKPT Rådmannen/helse og sosialsjef Plangruppe/prosjektledelse Virksomhetsleder for sykehjemmet Avdelingsleder for psykiatri Rådgiver/sekretær Virksomhetsleder for hjemmetjenesten Virksomhetsleder for funksjonshemmede Seksjonssjef for helse og sosial Arbeidsgruppe Virksomhetsleder for Virksomhetsleder for sykehjemmet hjemmetjenesten Avdelingsleder for Virksomhetsleder for psykiatri funksjonshemmede Representant for ansatte (4) Tillitsvalgte Brukere hjemmetjenesten Pårørende (2) Referansegrupper/personer Eldrerådet Formannskapet Fylkesmannen Stiftelsen for Dypedalsåsen Ulike Interesseorganisasjoner Frivillighetsorganisasjoner Rollefordeling knyttet til organiseringen og gjennomføringen av planprosessen Styringsgruppe: Ansvar for at planarbeidet gjennomføres i tråd med vedtatt planskisse. Styringsgruppen skal også fungere som diskusjonsgruppe. Plangruppe: Administrativ diskusjonsgruppe som utarbeider utkastet til plandokumentet. Plangruppen har ansvar for å tilrettelegge for planprosessen og utarbeide et forslag til plandokument. Planlegger/prosjektleder: Har ansvar for å koordinere planarbeidet. Arbeidsgruppe: Diskuterer innholdet i planen. Skal inneholde en gruppe personer med ulik fagkompetanse og ståsted, slik at problemstillinger blir belyst fra flere sider. Referansegruppe: Innehar en særegen kompetanse knyttet til temaområdet det kan være naturlig å rådføre seg med under planarbeidet. Planprosess Fase 1 Oppstart av planarbeid; Vedtak om igangsetting av planarbeidet. 1. møte i arbeidsgruppene Tema for møte: Prioriteringer, prinsippavklaringer overordnede mål Den første delen av planarbeidet drøftes i styringsgruppen og sendes evt. referansegrupper Fase 2 2. møte i arbeidsgruppene Strategier og konkrete tiltak Den andre delen av planarbeidet behandles i styringsgruppen og i utvalgte referansegrupper Det utarbeides et planforslag som legges fram til politisk behandling som deretter sendes ut til høring før vedtak i kommunestyret Møteinnkalling side 5 av 24

6 Vedlegg Aktivitets og tidsplan Hjemmelsgrunnlag Lov om helsetjenester 1-4 Plan og bygningsloven 20-1 om kommunalplanlegging Plan og bygningsloven 20-2 om organisering av planarbeidet Vurdering Arbeidet med pleie- og omsorgstjenester er svært viktig for å synliggjøre de framtidige utfordringene innen pleie og omsorgstjenestene. Kommunedelsplanen skal være et styringsverktøy for drift og utvikling av pleie - og omsorgstjenester i Hvaler kommune. I arbeidet med kommunedelsplanen er målet at det legges opp til en prosess som skal skape legitimitet, felles virkelighetsforståelse og stor grad av enighet om mål og strategier. I arbeidet med planen skal det foretas viktige prioriteringer for kommunens framtidige pleie- og omsorgstjenester som det er viktig at både politikere og administrasjon har et eierforhold til. Sammensetningen av arbeidsgruppen er et forsøk på å samle ressurspersoner som kan bidra til at problemstillingene relatert til de ulike problemstillingene innen pleie- og omsorg blir belyst fra flere sider. Et godt resultat av planleggingen kan også bidra til et styrket samarbeid mellom ulike faggrupper og på tvers av virksomheter. Utvalg for kultur og personrettede tjenester er det politiske utvalget som i henhold til Reglement for delegering og myndighet fra kommunestyret har ansvar for planlegge, organisere og samordne produksjonen av tjenester i seksjon Helse og sosial. Etter rådmannens vurdering bør derfor UKPT ha en sentral rolle i planarbeidet. Interessegrupper som skal ivareta personer som har pleie - og omsorgsbehov skal også trekkes med i planarbeidet, både i arbeidsgruppen og som referansegruppe. Kommunedelplan for pleie og omsorgstjenester skal følge reglene i plan og bygningsloven om kommuneplanlegging mht. organisering og behandling (kap. VI i pbl.). Det vises til aktivitets- og tidsplanen som legger opp til at planforslag er utarbeidet innen oktober/november Den politiske behandlingen og høringsrunden vil trolig forlenge tidspunktet for vedtaket av planen. Saksgang UMT og formannskapet gir uttalelse i saken. UKPT gir innstilling til kommunestyret som fatter endelig vedtak om igangsetting av kommunedelplan for pleie - og omsorg. UKPT deltar aktivt i planarbeidet. Formannskapet vil få anledning til å uttale seg om planarbeidet i løpet av planprosessen. Når planforslaget foreligger vil utvalgene få saken til politisk behandling før saken sendes ut på høring. Konklusjoner Arbeidet med kommunedelsplan for pleie - og omsorgstjenester igangsettes. Arbeidet med planen organiseres slik at ulike interessegrupper, faggrupper og politikere aktivt deltar i planarbeidet. Rådmannens forslag til vedtak Kommunedelplan for pleie og omsorgstjenester igangsettes. Aktivitets- og tidsplan vedtas. Hvaler kommune, Møteinnkalling side 6 av 24

7 Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Utvalget for kultur og personrettede tjenester : Votering: Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Innstilling fra Utvalget for kultur og personrettede tjenester : Kommunedelplan for pleie og omsorgstjenester igangsettes. Aktivitets- og tidsplan vedtas. Behandling i Utvalget for miljø og teknikk : Votering: Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Uttalelse fra Utvalget for miljø og teknikk : Kommunedelplan for pleie og omsorgstjenester igangsettes. Aktivitets- og tidsplan vedtas. Behandling i Formannskapet : Votering: Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Innstilling fra Formannskapet : Kommunedelplan for pleie og omsorgstjenester igangsettes. Aktivitets- og tidsplan vedtas. Behandling i Eldrerådet : Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Eldrerådet : Kommunedelplan for pleie og omsorgstjenester igangsettes. Aktivitets- og tidsplan vedtas. Møteinnkalling side 7 av 24

8 Tids - aktivitetsplan Aktiviteter juni juli aug sept okt Nov/ Ansvar des. Politisk vedtak/planbeskrivelse X rådmann Utarbeide diskusjonsdok. 1 X X X Plangr. Prosjektledelse (1-2 møter) X PL Arbeidsgruppemøter 1. runde X PL Prosjektledelse (1-2 møter) X X PL Diskusjonsdok. 2 basert på første X X Plangr. møterunde utarbeides Styringsgruppe/referansegruppe Diskusjonsdok. 2 behandles Prosjektledelsen (1-2 møter) X X PL Arbeidsgruppemøte to avholdes. X PL Prosjektledelse 1-2 møter) X PL Dokument basert på møterunde 2 utarbeides/utkast til planforslag PL. Styringsgruppe/referansegruppe X PL Diskusjonsdok. 2 behandles X PL; rådmann X X Plangr. Prosjektledelse (1-2-møter) X X X PL Utarbeiding av plandokument X X X X X Plangr. Styringsgruppemøte X Godkjenning av planforslag Politisk behandling av planutkast, høring - vedtak PL rådmann X X rådmann Møteinnkalling side 8 av 24

9 Asdøø fklsdlø fkldøskflsdkl Møteinnkalling side 9 av 24

10 Saksnr 2005/523 - Ungdomsboliger - Damenga - Gbnr 49/334 Arkivkode Saksbehandler Odd Magne Ulvund Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /07 Kommunestyret /07 Formannskapet /07 Ungdomsboliger på Hauge og salg av kommunens tomt - Gbnr 49/334 Sammendrag Administrasjonen har gjennom mange år samarbeidet med FOBBL og OLDA eiendom om etablering av mindre og rimeligere boliger i kommunen, spesielt med tanke på å utvikle et boligtilbud for yngre førstegangsetablere. Opprinnelig ble det fremmet forslag om å bygge ungdomsboliger på kommunens tomt på Damenga, Hauge. Men pga naboprotester har en kommet fram til at FOBBL nå bygger tolv ungdomsboliger på Hauge. FOBBL har henvendt seg til kommunen med forespørsmål om man kan bidra økonomisk til disse boligene for å holde kostnadene for beboerne nede. Et slik økonomisk bidrag vil gi kommunen tildelingsrett for seks av de tolv ungdomsboligene. Bygging av mindre og rimelige leiligheter er et viktig tilskudd i kommunens boligmarked som ellers er preget av eneboliger. En subsidiering av et enkelt boligprosjekt er i strid med reglene for offentlige anskaffelser og foreslås avslått. Kommunens tomt på Damenga er regulert til boligformål og det foreslås at denne selges til takst til FOBBL og OLDA Eiendom. Det foreslås at kommunen forestår omlegging av en kommunal vannledning på eiendommen. Saksopplysninger Administrasjonen har gjennom mange år samarbeidet med FOBBL og OLDA eiendom om etablering av mindre og rimeligere boliger i kommunen, spesielt med tanke på å utvikle et boligtilbud for yngre førstegangsetablere. FOBBL og OLDA eiendom har etablert et felles selskap som står for gjennomføringen av prosjektet. Etter fullført utbygging etableres boligene som borettslag tilknyttet FOBBL. Etter å ha vurdert flere tomter ble det i 2005 satt i gang arbeid for å bygge ungdomsboliger på kommunens tomt på Damenga, Vesterøy. Møteinnkalling side 10 av 24

11 Dette forslaget førte til relativt omfattende protester fra nabolaget, bl.a. knyttet til omfanget av utbyggingen og økt trafikk på den private atkomstveien. På bakgrunn av disse reaksjonene vurderte kommunen og FOBBL det riktig å bringe utviklingsspørsmålet inn i reguleringsplanen for området. OLDA eiendom og FOBBL lanserte så tanken om å bytte lokalisering av ungdomsboliger fra Damenga til to eiendommer på Hauge. Administrasjonen støttet forslaget, men ønsket et makebytte av tomtene for å sikre privatrettslig styring med boligprosjektet. Dette forslaget ble bifalt av kommunestyret i sak 14/06. Dette samarbeidet har ført til at det nå er vedtatt ny reguleringsplan på Hauge og hvor FOBBL bygger tjue leiligheter i et borettslag. Som en del av denne utbyggingen skal det bygges tolv ungdomsboliger. Disse er plassert mellom øvrige boliger i borettslaget. Ungdomsboligene er på BRA 50,3² m og skal tildeles 1. gangs etablerende ungdom mellom 18 og 35 år. Boligene har en prisreguleringsklausul som sikrer at innskuddet justeres i hht konsumprisindeksen. Kommunen tilbys tildelingsrett for seks av disse boligene. Seks av ungdomsboligene er plassert på tomt 49/333 og de øvrige seks på tomt 49/385. Noe av bakgrunnen for denne løsningen er naboprotestene om en for tett plassering av ungdomsboligene. FOBBL ønsker at kostnadene til ungdomsboligene skal holdes på et lavest mulig nivå og forespør om Hvaler kommune kan bidra økonomisk til dette og forespør om det er mulig med reduksjon av kommunale gebyrer, tilknytningsavgifter eller andre former for kostnadsreduksjoner. Husbanken finansierer 80 % av kostnaden og en kommunal subsidiering vil føre til at husbanklånet reduseres tilsvarende. Husbanken finansierer også kommunalt Startlån og bostøtte som også reduseres som følge av kommunal subsidiering. Den nøyaktige effekten på bokostnadene for den enkelte beboer er vanskelig å beregne, men det er sikkert at en del av denne effekten reduseres noe som en følge av lavere engasjement hos Husbanken. Men uansett vil et lavere lån føre til reduserte kostnader for beboerne. Saksbehandler har vært i kontakt med KS juridiske avdeling og får opplyst at dersom kommunen ønsker å subsidiere disse boligene må dette notifiseres over for ESA som i sin tur må godkjenne en subsidiering. Saken har vært lagt fram for Seksjonssjef for Helse og Sosial. Hans vurdering er at beboerne i disse leilighetene vil få så høye bokostnader at de ikke vil være aktuelle for de gruppene som helse og sosialetaten bistår med boliger. Saksbehandler har henvendt seg til boligkontoret i Fredrikstad kommune for å innhente opplysninger om deres praksis i tilsvarende saker. Fredrikstad kommune går ikke lenger inn med midler i slike prosjekter da boligene blir for dyre for de innbyggerne kommunen prioriterer å hjelpe. Kommunens boligmarked er i dag sterkt preget av eneboliger og har få tilbud til personer som ønsker mindre og rimeligere boliger. Bygging av slike ungdomsboliger vil være et viktig tilskudd i kommunens boligmarked. Kommunes eiendom 49/334 er nå regulert til boliger og tomtens verdi er taksert til kr ,-. FOBBL og OLDA Eiendom har hatt betydelige kostnader til regulering av området Damenga og Hauge og taksten er gitt ut fra verdien som uregulert tomt. I hht reglene for offentlig anskaffelser kan dette enten gjøres ved åpen anbudsrunde eller ved salg til takst. Saksbehandler hos FOBBL opplyser at ved slag av kommunens tomt til OLDA Eiendom vil verdidifferansen mellom kommunens tomt og tomten for ungdomsboligene tilfalle ungdomsboligene. Dette er regulert i avtale mellom partene. Møteinnkalling side 11 av 24

12 Over eiendommen på Damenga går det en kommunal vannledning som må legges om før den kan bygges ut. Utbygger har ikke vært klar over denne merkostnaden og det er ikke tatt hensyn til denne i taksten. Det foreslås derfor at kommunen bekoster omleggingen av denne ledningen. Parter i saken: Fredrikstad og Omegn Boligbyggelag Postboks FREDRIKSTAD OLDA Eiendom as VESTRE FRYDENBERGVEI Fredrikstad Vedlegg Innkomne merknader Hjemmelsgrunnlag Kommunelovens 13. Vurdering Administrasjonen finner ikke hjemmel i vedtektene for egenbetaling, gebyrer og betalingsbetingelser for å innvilge denne delen av søknaden og er av den oppfattning at et slikt vedtak vil kunne skape en presedens for andre saker. Prisreduksjon eller avslag i kommunale avgifter og gebyrer foreslås avslått. Behovet for mindre og rimelige boliger som supplement til eneboligmarkedet er generelt stort. Seksjonssjef for helse og sosial mener en tildelingsrett ikke et egnet virkemiddel for å hjelpe boligsøkende som henvender seg til hans avdeling. En subsidiering av boliger antas å stride mot prinsippene i regelverket om offentlige anskaffelser. Plasseringen av ungdomsboligene sammen med de øvrige boenhetene og fordelt over to tomter gjør at makeskifte og feste av tomten nå ansees som uhensiktsmessig. Kommunes tomt på Damenga er nå regulert til boligformål og det foreslås at tomten nå selges. FOBBL og OLDA Eiendom har strukket seg langt for å imøtekomme kommunens ønsker om bygging av ungdomsboliger og har hatt betydelige kostnader til dette. Et salg til takst vil antagelig vis være svært nær markedspris, men noen garanti for dette har man ikke. Med bakgrunn i det lange samarbeidet med FOBBL og OLDA eiendom og deres kostnader med reguleringsplanen for hele området anses det for rimelig at tomten selges til dem. Tomten er ved takst verdsatt til kr ,-. Over denne tomten løper det i dag kommunale vannledninger som må flyttes før eiendommen kan bebygges. Kostnadene til denne omleggingen er det ikke tatt hensyn til i taksten. Kommunen bekoster omlegging av disse ledningene, beregnet oppad til ,- Det foreslås derfor at OLDA Eiendom får kjøpe tomt 49/334 til takst. Konklusjoner Kommunen er svært positiv til FOBBLs utbygging av mindre borettslagsleiligheter spesielt tiltenkt unge nyetablerere og ønsker å samarbeide med boligbyggelaget for å legge til rette for flere slike prosjekter. Subsidiering av ungdomsboligene på Hauge anses ikke å være et egnet virkemiddel for helse og sosialetaten og er sannsynligvis i strid med reglene for offentlig anskaffelser. Dette foreslås avslått. Kommunen bekoster omlegging av vannledningen på Damenga, begrenset oppad til kr ,-. Kommunens tomt på Damenga, 49/334 selges til FOBBL/OLDA Eiendom til takst. Rådmannens forslag til vedtak Kommunen selger kommunens tomt på Damenga, 49/334 til FOBBL/OLDA Eiendom til takst. Kommunen bekoster omlegging av vannledningen på Damenga, begrenset oppad til kr ,-. Møteinnkalling side 12 av 24

13 Salget gjøres under forutsetning av at det bygges tolv ungdomsboliger og at kommunen får tildelingsrett for seks av disse. Administrasjonen gis fullmakt til å inngå avtale om vedtekter mv. for borettslaget. Administrasjonen gis fullmakt til å inngå øvrige juridiske avtaler med FOBBL for å sikre at leilighetene opprettholdes som ungdomsboliger også ved videresalg. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Formannskapet : Gerd Ådnem (SV) fremmet følgende forslag til vedtak: Saken utsettes til neste møte i formannskapet. Borgelig side manglet en representant. Utvalgsmøtet besto dermed av 6 representanter. Ordførers dobbeltstemme ble benyttet for å fatte vedtaket. Votering: Gerd Ådnems forslag om å utsette saken fikk 4 stemmer inkl. ordførerens stemme mot 3 stemmer. Knut Ramberg (H), Ole Johan Pettersen (Frp) og Anne-Berit Storrød (Sp) stemte mot. Vedtak i Formannskapet : Saken utsettes til neste møte. Behandling i Formannskapet : Votering: Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Innstilling fra Formannskapet : Kommunen selger kommunens tomt på Damenga, 49/334 til FOBBL/OLDA Eiendom til takst. Kommunen bekoster omlegging av vannledningen på Damenga, begrenset oppad til kr ,-. Salget gjøres under forutsetning av at det bygges tolv ungdomsboliger og at kommunen får tildelingsrett for seks av disse. Administrasjonen gis fullmakt til å inngå avtale om vedtekter mv. for borettslaget. Administrasjonen gis fullmakt til å inngå øvrige juridiske avtaler med FOBBL for å sikre at leilighetene opprettholdes som ungdomsboliger også ved videresalg. Møteinnkalling side 13 av 24

14 Saksnr 2006/ Utredning - web-overføring av politiske møter Arkivkode 062 Saksbehandler Helene Øvrelid Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /07 Kommunestyret /07 Evaluering av prøveperioden med web- overføring av Kommunestyremøter Sammendrag Hvaler kommunestyre vedtok at det skulle igangsettes en prøveperiode som skulle teste erfaringene med web- overføring av kommunestyremøter. Prøveperioden som startet i november 2006 og varte til august 2007 er nå gjennomført. Alle opptakene er gjennomført av elever og lærere ved Glemmen videregående skole, som har koblet dette til sin undervisning ved Medier og kommunikasjonslinjen. Opptakene har vært tilgjengelige på kommunens hjemmeside samme kveld eller dagen etter møtet. Hver sak er lagt ut som en egen videofil. Statistikk pr. 9. juli 2007 viser at det er lastet ned totalt 7766 videofiler i prøveperioden, noe som viser en stor interesse for ordningen. Ordningen gjør kommunestyemøtene mer tilgjengelig for velgerne og kan bidra til større interesse for lokalpolitikk. Rådmannen anbefaler at samarbeidsavtalen med Glemmen v.g.s. videreføres. Saksopplysninger Bakgrunnen for denne saken er vedtak i sak 42/06 i Kommunestyret den : Det igangsettes en prøveperiode som skal teste ut erfaringer med web-overføring av politiske møter. Prøveperioden gjøres gjeldende for Kommunestyremøtene i tidsrommet november 2006 til og med august 2007, og evalueres i september Kostnadene belastes ansvarsområdet sentral stab for inneværende år og for Prøveperioden er nå gjennomført i samarbeid med Glemmen v.g.s. Etter en evaluering av ordningen er spørsmålet nå om det er ønskelig å videreføre avtalen med Glemmen v.gs. Praktisk organisering: Medier- og kommunikasjonslinjen ved Glemme videregående skole har vært en nær samarbeidspartner i hele prøveperiode. Det er foretatt opptak av til sammen 7 kommunestyremøter i perioden november juni Glemmen videregående skole har hatt produksjon av møtene. De har koblet dette tiltaket til sin undervisning, og rundt 5-6 elever og to lærere har gjennomført opptak og hatt produksjonen under hvert møte. De har hatt med seg eget opptaks- og produksjonsutstyr. Det ble tatt opptak under hele møtet, med unntak av pauser, saker som er unntatt offentlighet og når det var gruppemøter. Det ble laget en videotape på hver sak, som ble omgjort til en web-fil. Opptaket ble så lagt ut på kommunens hjemmeside fortløpende samme kveld, evt. den påfølgende dagen. Dette ble utført av webredaktøren. Hvem som helst kunne da via en pc gå inn på kommunens hjemmeside og klikke seg inn på saker av interesse. Dette krever kun nedlasting av et gratis dataprogram som gjør det mulig å spille av filen med lyd og bilde. Det må i tillegg være et lydkort i egen pc, noe som er installert på de fleste datamaskiner. Møteinnkalling side 14 av 24

15 Kostnader knyttet til gjennomføringen av web- overføring i prøveperioden Hvaler kommune har stått for servering av mat og drikke til elevene i den tiden de har arbeidet med opptakene. Kommunen har også betalt bussbillett for elevenes transportutgifter. Kommunen har investert i digital videotape -recorder og kjøpt inn kassetter samt ekstra harddisk. Disse kostnadene har vært belastet sentral stab. Glemmen v.g.s har gjennomført opptakene kostnadsfritt. Kostnadene på den løsningen som ble valgt i prøveperioden, er grovt sett beregnet i tabellen under for til sammen 7 møter: Tiltak Kostnad Digital videokassett recorder/ ekstra hardisk kr Videokassetter - hvor mange/ca. pris gr 7 møter kr Lønn webredaktør - flex + tillegg kr Servering/ kr Transportutgifter for lærere og elever kr Konsulentbistand møtet den , se note kr Totale kostnader i prøveperioden inkl. investeringer kr Note 1: Det ble inngått avtale om konsulentbistand, siden elevene hadde sluttet skoleåret på det tidspunktet. Publikums registrerte bruk av web-tilbudet Hvaler kommune får hver måned tilsendt en detaljert web- statistikk som bla. viser antall nedlastede video- snutter fra kommunens hjemmeside. Statistikk som viser nedlastende filer i prøveperioden viser stor interesse for tilbudet med videoopptak av kommunestyremøtene. Statistikk for 2006: Det ble foretatt opptak av tre kommunestyremøter, ett møte i november og to i desember Antall nedlastninger av videosnutter var i totalt De filene som ble lastet ned flest ganger i 2006 var sak 61/06. Dette opptaket var spørsmål til ordføreren (111 nedlastninger). I dette møtet svarte han på følgende spørsmål: Om oppfølging av boplikten i kommunen, og framdrift og oppfølging av miljøtiltak. Sak 77/06 om setebelter i skolebussene, var også en sak som hadde et stort antall nedlastninger i 2006 (102 nedlastninger). Sak 56/06 om forsøk med direktevalg av ordfører var også en sak som vakte stor interesse (92 nedlastninger). Statstikk for 2007: Det er hittil foretatt opptak av fra kommunestyremøter i Antall nedlastede videofiler var Det har vært flest nedlastninger av videoen med opptak av temamøtet om nasjonalparken (til sammen 434 nedlastninger). Deretter var det mange som lastet ned sak 19/07 spørsmål til ordføreren (139 nedlastninger). Ordføreren fikk i dette møtet bla. spørsmål om Hvalers fokus på byggeskikk, saken om Bråttet, kø situasjonen ved Hvalertunnelen, og søppelhåndtering. Statistikken viser at det er ulike interesse for de enkelte sakene. Noen saker har over hundre treff, mens andre har kun ett treff. Antall nedlastede filer er ikke det samme som antall personer som har vært og sett på videofilene. Det kan trolig antas at den samme personkrets har vært inne etter hvert kommunestyremøte og sett på flere av filene. Det vises til web-statistikk på kommunens intranettside der det er mulig å se hvilke saker som det har vært størst interesse for. Hjemmelsgrunnlag: vedtak i sak 42/06 i Kommunestyret den : Det igangsettes en prøveperiode som skal teste ut erfaringer med web-overføring av politiske møter. Prøveperioden gjøres gjeldende for kommunestyremøtene i tidsrommet november 2006 til og med august 2007, og evalueres i september Kostnadene belastes ansvarsområdet sentral stab for inneværende år og for Vurdering Leser man statistikken isolert sett, kan det tyde på stor interesse for ordningen. Det kan således ha bidratt til økt interesse for lokalpolitikken. Ordningen har gjort det lettere for enkeltpersoner å gå inn å finne de saker som er av spesiell interesse for den enkelte i lokalsamfunnet. Personer som av ulike Møteinnkalling side 15 av 24

16 årsaker ikke har anledning til å være tilhører under møtene, kan på denne måten få tilgang til politiske debatter som ikke refereres på andre måter. Det kan også være en fordel for det politiske møtesekretariatet eller politikere å ha mulighet til å sjekke hva som faktisk ble sagt på møte, dersom nødvendig. Eks. ved feilsitering, el. ved klage på protokollen. Det er ikke undersøkt, er hvorvidt de folkevalgte har følt seg begrenset av å måtte forholde seg til kameraer og mikrofoner under møtet. Selv om vi kan se på web- statistikken hvor mange som har lastet ned saken, kan vi ikke se hvem som har lastet ned saken. Informasjonen vi har kan dermed ikke si noe om hvilke interessegrupper som benytter seg av ordningen. Når det gjelder anvendelse av teknologi, er de metodene som ble valgt for å konvertere en videofil til en webbasert fil, fullt ut brukbare. Det er valgt enkle, men brukbare løsninger. Det produksjonsutstyret som er benyttet skal holde en meget god kvalitet. Hvaler kommune har sendt en forespørsel om fortsatt samarbeid med Glemmen vgs. Glemmen vgs. er svært positive til ordningen, men kan pga. av ferieavvikling ikke gi et endelig svar om ordningen kan fortsette etter samme vilkår som i prøveperioden. Under forutsetning av at avtalen med Glemmen VGS. fastholdes, foreslås det at ordningen videreføres. Dersom forutsetningene for ordningen endres, vil administrasjonen utrede andre mulige løsninger og kartlegge kostnadene knyttet til ulike alternativ. Saken legges så fram til politisk behandling. KS har i handlingsplanen: ekommmune det digitale spranget, beskrevet satsingsområder når det gjelder bruk av IKT. Et satsingsområde er IKT og lokaldemokratiet. Målet er at i løpet av 2009 skal alle kommuner ha sørget for overføring av møter i kommunestyret på internett via Lyd/video (s. 23). Dette innebærer at videooverføring er på vei inn i mange kommunestyrer. Hvaler kommunes tidlige erfaringer med kommunestyre på nett, kan utvikles videre for å synliggjøre de politiske prosessene og styrke lokaldemokratiet ytterligere. Flere NOU utredninger, eksempelvis NOU 2003:19 og NOU 2005, påviser at lokaldemokratiet står overfor store utfordringer når det gjelder åpenhet, evne til å respondere samt å inkludere og invitere til reell deltakelse i politiske prosesser. Kommunestyre på nett kan være et viktig tiltak for å gjøre de politiske prosessene mer tilgjengelige for folk flest og bidra til å øke interessen for lokalpolitikk. Statikken viser en stor interesse for videoene fra kommunestyremøtene på internett. Rådmannen foreslår derfor at ordningen videreføres. Konklusjoner I dagens samfunn er bruk av internett for å orientere seg i samfunnet blitt svært utbredt. Dersom en privatperson har interesser i en sak er det lett å gå inn for å sjekke utfallet av saken. Videoopptakene av kommunestyremøte kan bidra til å synliggjøre det arbeidet som blir gjort i kommunen og forhåpentligvis øke interessen og engasjementet for lokalpolitikk. Web-satistikk viser en stor interesse for kommunestyremøter på internett. Det foreslås å ha web -overføring av kommunestyremøter som en permanent ordning under forutsetning av at ordningen med Glemmen vgs. videreføres. Alternativt vil administrasjonen utrede alternative ordninger knyttet opp mot kostnadsoverslag. Rådmannens forslag til vedtak Web-overføring av kommunestyremøter videreføres. Det forutsettes at samarbeidsavtalen med Glemmen videregående skole videreføres. Kostnadene knyttet til ordningen belastes ansvarsområdet 71000, sentral stab. Dersom avtalen med Glemmen VGS endres, skal administrasjonen utrede alternative løsninger for å videreføre ordningen med overføring av møter i kommunestyret på internett via Lyd/video. Møteinnkalling side 16 av 24

17 Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Formannskapet : Rolf Klerud (H) fremmet følgende tilleggsforslag: Det skal legges til rette for kameraoverføring i folkevalgtopplæringen Votering: Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med ovennevnte tilleggsforslag fra Rolf Klerud (H). Innstilling fra Formannskapet : Web-overføring av kommunestyremøter videreføres. Det forutsettes at samarbeidsavtalen med Glemmen videregående skole videreføres. Kostnadene knyttet til ordningen belastes ansvarsområdet 71000, sentral stab. Dersom avtalen med Glemmen VGS endres, skal administrasjonen utrede alternative løsninger for å videreføre ordningen med overføring av møter i kommunestyret på internett via Lyd/video. Det skal legges til rette for kameraoverføring i folkevalgtopplæringen Møteinnkalling side 17 av 24

18 Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2004/ Ny RV 108 til Kråkerøy Q10 Odd Magne Ulvund Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet Kommunestyret /07 Rv 108 Ny Kråkerøyforbindelse - Finansiering Sammendrag Utbygging og finansiering av rv 108 Ny Kråkerøyforbindelse ble godkjent av Stortinget 26. mars 2007, på grunnlag av St.prp. nr. 41 ( ) og Inst.S.nr. 149 ( ). Det ble her lagt til grunn en styringsramme på 470 mill kr (2007 kroner) og en kostnadsramme på 500 mill kr. Etter den tid har entrepriser for Bjølstadforbindelsen og ny klaffebro vært ute på offentlig tilbudskonkurranse. Tilbudene for disse to entreprisene overstiger forventet kostnad med i alt ca 110 mill kr. Dette gjør at prosjektet ikke har økonomiske rammer til å kunne inngå kontrakt om utbygging. Anleggstart er utsatt i påvente av lokal, fylkeskommunal og sentral behandling av nytt finansieringsgrunnlag. På bakgrunn av denne situasjonen har Statens vegvesen vurdert situasjonen på nytt og deres konklusjon er at man, dersom prosjektet ikke skal utsettes, ikke ser andre realistiske løsninger enn å øke bompengesatsen. Det er gjort nye kostnadsberegninger basert på innkomne tilbud. Sluttprognosen for prosjektet er pr 27.august 2007 på 637 mill kr (2008-kroner) Ved å øke bompengesatsene til 20 kr for lette kjøretøy og 40 kr for tunge kjøretøy vil prosjektets finansieringsevne øke fra 470 mill kr til 638 mill kr. Prosjektet vil med dette kunne realiseres slik som omtalt i i St.prp. nr. 41 ( ) kapittel 2. En endring av bompengesatsene krever lokal tilslutning og ny godkjenning i Stortinget. Denne saken fremmes derfor både for Hvaler kommunestyre, Fredrikstad bystyre og Østfold fylkesting i september Saksopplysninger Utbygging og finansiering av rv 108 Ny Kråkerøyforbindelse ble godkjent av Stortinget 26. mars 2007, på grunnlag av St.prp. nr. 41 ( ) og Inst.S.nr. 149 ( ). Det ble i St.prp. nr. 41 ( ) lagt til grunn en styringsramme på 470 mill kr (2007 kroner) og en kostnadsramme på 500 mill kr. Etter godkjenningen i Stortinget har entrepriser for Bjølstadforbindelsen og ny klaffebro vært ute på offentlig tilbudskonkurranse. For Bjølstadforbindelsen kom det inn 3 tilbud, og laveste tilbud var på 158,2 mill kr. For ny klaffebru kom det kun ett tilbud. Dette var på 189,2 mill kr. I rapporten fra Metier AS av om kvalitetssikring (KS2) av prosjektet, er forventet kostnad for de samme entreprisene hhv. 126,4 og 110,3 mill kr (omregnet til 2007-kroner). Det samlede tilbudet for entreprisene overstiger dermed forventet kostnad med i alt ca 110 mill kr. Dette gjør at prosjektet ikke har økonomiske rammer til å kunne inngå kontrakt om utbygging. Møteinnkalling side 18 av 24

19 Anleggstart er utsatt i påvente av lokal, fylkeskommunal og sentral behandling av nytt finansieringsgrunnlag ble Fredrikstad formannskap orientert om situasjonen og hvilke valgmuligheter man sto overfor. Se vedlagt notat: Rv 108 Ny Kråkerøyforbindelse: Status og Muligheter pr. august Signalene fra Fredrikstad formannskapet var å ikke endre innholdet i prosjektet men øke bompengesatsene. Det er gjort nye kostnadsberegninger basert på innkomne tilbud. Sluttprognosen for prosjektet er pr 27.august 2007 på 637 mill kr (2008-kroner). Å øke bompengetaksten fra 15 til 20 kr for lette kjøretøy og 20 til 40 kr for tunge kjøretøy vil medføre at prosjektets finansieringsevne øker fra 470 mill kr til 638 mill kr. Prosjektet vil med dette kunne realiseres slik som omtalt i i St.prp. nr. 41 ( ) kapittel 2. Hovedelementet i første byggetrinn er ny firefelts klaffebru over Vesterelva. Videre inngår nytt vegsystem over FMV-området på Kråkerøy, forbindelse mellom ny og eksisterende bru via tunnel under Bjølstadfjellet, arm til Rødsveien og ny veg til Glombo. Mosseveien fra Simokrysset og sørover, som er kommunal veg i dag, opprustes og inngår i ny rv 108. Det skal bygges gang- og sykkelveger og gjennomføres støytiltak i bygater som får økt trafikk. En endring av bompengesatsene krever lokal tilslutning og ny godkjenning i Stortinget. Denne saken fremmes derfor både for Hvaler kommunestyre, Fredrikstad bystyre og Østfold fylkesting i september I tillegg til nye bompengetakster er følgende forutsetninger lagt til grunn i finansieringsanalysen: Prosjektkostnader: Sluttprognose for prosjektet er pr.27.august 2007 på 637 mill kr (2008). Dette er basert på følgende: o beløp fra de innkomne tilbud o kostnadsøkning på 10% (grunnet erfaringene med stramt marked) på de mindre entreprisene som ennå ikke har vært utlyst o Kostnader med grunnerverv, prosjektering, byggeledelse og andre byggherrekostnader er det ikke funnet grunnlag for å gjøre vesentlige endringer i forhold til KS2-rapporten fra Metier AS. o Ved omregning til 2008-kroner er fastsatt kostnadsindeks benyttet ( : 2,2 % og : 2,5%) Innkreving er forutsatt fra 1.januar Innkrevingsperioden er 15 år. Rentenivå i hht inngått låneavtale på 5,07 % for det lånet på 500 mill kr som allerede er tatt opp. Rentenivå på tilleggslån på 6,5 %. Betalingstak på 50 passeringer pr måned Trafikkprognosene er de samme som lå til grunn for St.prp. nr. 41, og som ble kvalitetssikret av Metier AS. Trafikkavvisningen er økt fra 7 % til 10 % på grunn av økte takster. Øvrige basisforutsetninger i St.prp.nr 41 er beholdt uendret: bomstasjoner på ny og gammel Kråkerøybro, enveis innkreving inn mot byen rabattordninger i samsvar med gjeldende takstrettningslinjer årlig prisstigning 2 % årlige innkrevingskostnader: 3,5 mill kr (kr 0,75 pr. passering) gjennomsnittlig bompengetakst pr. kjøretøy: kr. 9,60 innbetaling av private tilskudd: 16 mill kr i perioden I vedtak fra 9. desember 2004 gikk Fredrikstad kommunestyre også inn for en timesregel, med betaling for maksimum en passering pr time, forutsatt Vegdirektoratets godkjenning. Vegdirektoratet har i St.prp. nr 41 ikke tilrådt at dette innføres i tillegg til passeringstak. Timesregelen er derfor ikke lagt til grunn i finansieringsanalysen. Møteinnkalling side 19 av 24

20 Økonomiske konsekvenser Hvaler kommune, Fredrikstad kommune og Østfold fylkeskommune har tidligere vedtatt et samlet garantiansvar på inntil 726 mill kr. Kostnadsøkningen vil ikke medføre behov for forhøyet lånegaranti. Bompengeselskapet Fredrikstad-distriktets Vegfinansiering AS har inngått en låneavtale på 5,07 % for et lån på 500 mill. kr. I finansieringsberegningene legges det til grunn en lånerente på 6, på tilleggslånet. Dersom Vegdirektoratet krever at det må kjøpes en opsjon som viser at denne lånerenten er mulig vil vi måtte komme tilbake med en sak angående dette. Vedlegg Vedlegg: 1 Notat fra Tor Stabbetorp datert : Rv 108 Ny Kråkerøyforbindelse: Status og Muligheter pr. august Kostnadsoppstilling pr 27. august 2007 Hjemmelsgrunnlag Kommunestyrets vedtak i møte , sak 17/05 Vurdering I notatet Rv 108 Ny Kråkerøyforbindelse: Status og Muligheter pr. august 2007 redegjøres det for hvilke reelle valgmuligheter man står overfor. Det konkluderes med følgende: Det er pr. i dag vanskelig å se andre realistiske løsninger enn å øke bompengesatsen. Det må gjøres et nytt kostnadsanslag basert på nye forutsetninger, og saken må fremmes for Stortinget på nytt. Nye finansieringsberegninger viser at en økning i bompengetaksten fra 15 til 20 kr for lette kjøretøy og 20 til 40 kr for tunge kjøretøy vil medføre at prosjektets finansieringsevne øker fra 470 mill kr til 638 mill kr. Prosjektet vil med dette kunne realiseres slik som omtalt i i St.prp. nr. 41 ( ) kapittel 2. Hovedelementet i første byggetrinn er ny firefelts klaffebru over Vesterelva. Videre inngår nytt vegsystem over FMV-området på Kråkerøy, forbindelse mellom ny og eksisterende bru via tunnel under Bjølstadfjellet, arm til Rødsveien og ny veg til Glombo. Mosseveien fra Simokrysset og sørover, som er kommunal veg i dag, opprustes og inngår i ny rv 108. Det skal bygges gang- og sykkelveger og gjennomføres støytiltak i bygater som får økt trafikk. Rådmannen peker på at rv 108 Ny Kråkerøyforbindelse er svært viktig for trafikkavviklingen fra/til de nordligste delene av Kråkerøy og sørover mot/fra Hvaler og søndre Kråkerøy. Det er derfor viktig at denne utbyggingen realiseres så fort som mulig. Videre er det svært viktig at prosjektet ikke reduseres ytterligere. Rådmannen anbefaler derfor at man søker å bedre prosjektets finansieringsevne. I flg St.prp. nr.41 ( ) utgjør bompenger 87,9 % av finansieringsgrunnlaget, mens private og statlige bidrag utgjør hhv 3,4 % og 8,7 %. Nå når prosjektkostnadene har økt er det ønskelig med en økt statlig og privat andel. Å forutsette dette på dette tidspunkt anses imidlertid som risikabelt framdriftsmessig sett. Rådmannen vil derfor anbefale at man nå fatter et vedtak som innebærer en økning i bompengetakstene, men at det samtidig henstilles om at man fortsetter det politiske trykket mot sentrale administrative og politiske myndigheter med mål om å øke den statlige andelen. Rådmannen ber også Statens vegvesen gå i dialog med grunneierne på FMV-området i Fredrikstad, for å søke å øke det private bidraget. Å øke bompengetakstene er uheldig. Rådmannen er klar over at en ytterligere økning i bomavgiften vil oppleves urettferdig for beboerne på Kråkerøy og Hvaler i fht innbyggerne i resten av Fredrikstad. De takstene som det her legges opp til, samsvarer imidlertid med de takstene man har vedtatt i forbindelse med Østfoldpakke fase 2 i Fredrikstad. Fra rådmannens side er det både ut fra et rettferdighets- og trafikkavviklingsaspekt et mål at perioden med bomstasjoner kun på ny og gammel Kråkerøy bro blir kortest mulig. Møteinnkalling side 20 av 24