DE NYE GRØNLANDSKVARTALENE VEL INNKALLING TIL ÅRSMØTE 2013

Transkript

1 DE NYE GRØNLANDSKVARTALENE VEL INNKALLING TIL ÅRSMØTE 2013 Årsmøtet i De nye Grønlandskvartalene Vel avholdes onsdag 20. mars 2013 kl. 18:00 på Kafé Asylet, 2.etg. adresse Grønland 28 TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A Valg av møteleder B Opptak av navnefortegnelse C Valg av referent og minst en person til å underskrive protokollen D Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn og godkjenning av dagsorden 2. ÅRSBERETNING A Årsberetning for ÅRSREGNSKAP A Årsregnskapet for 2013 B Disponering av årets resultat C Revisjonsberetning 4. PLANER OG BUDSJETT FOR KOMMENDE ÅR, HERUNDER FASTSETTELSE AV MEDLEMMENES BIDRAG A Orientering om budsjett for 2013 B Fastsettelse av medlemskontingent for GODTGJØRELSER A Styret kr ,- 6. VALG AV TILLITSVALGTE A Valg av styreleder for 1 år B Valg av nestleder for 1 år C Valg av minst ett styremedlem for 1 år D Valg av minst 3 varamedlemmer for 1 år 7. FORSLAG A Forslag fra Bygg 7 om å hindre bilparkering og biltrafikk utenfor serveringsstedene B Forslag fra Bygg 7 om å hindre bilparkering på parkeringsplasser for sykler C Forslag fra Bygg 7 om å kunngjøre parkeringsreglene gjennom oppslag i hvert bygg D Forslag fra Bygg 7 om å skilte tillatelse til å parkere utenfor Bygg 7 E Forslag fra Bygg 7 om å få Oslo Kommune til å endre skiltingen i Rubina Ranas gate og Mandalls gate F Forslag fra Bygg 7 om oppsetting av bom i Rubina Ranas gate og Mandalls gate Oslo, 12. mars 2013 I styret for De nye Grønlandskvartalene Vel Per-Gunnar Kung Skotåm Martin Sunde Skulstad Jan Mehlum Werner Wilhelm Dallawara

2 480 De nye Grønlandskvartalene Vel Årsberetning 2012 DE NYE GRØNLANDSKVARTALENE VEL ÅRSBERETNING TILLITSVALGTE Siden forrige årsmøte har vellets tillitsvalgte vært: STYRET: Styreleder: Per-Gunnar Kung Skotåm Bygg 13 Nestleder: Jan Mehlum Bygg 8 Styremedlem: Werner Wilhelm Dallawara Bygg 9 Styremedlem Martin Sunde Skulstad Bygg 2 VARAMEDLEMMER: 1.Varamedlem: Britt Merete Flyum Bygg 11 2.Varamedlem: Svein Steinfeld Jervell Bygg 13 3.Varamedlem Marianne Borgen Bygg 5 2. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er utført av Oslo og Omegn Boligforvaltning AS i henhold til kontrakt. Revisjonen er utført av BDO AS. 3. GENERELLE OPPLYSNINGER OM VELLET VIRKSOMHETENS ART OG LOKALISERING De nye Grønlandskvartalene Vel er en velforening med beliggenhet i Oslo. Vellet består av 16 medlemmer, hvor medlemmene er bygg i området De nye Grønlandskvartalene og brukere av dets utenomhusarealer. De 13 nye byggene i DNG henger infrastrukturmessig sammen under bakken i det som er Garasjeanlegget til DNG Garasjesameie. De tre byggene som ikke er reist med Pecunia as som utbygger belastes ikke for kostnader for tekniske rom og annen teknisk infrastruktur i DNG. Bygg 2 og 3 har egne fjernvarmesentraler. Disse etterses som en del av det daglige vedlikeholdet av vaktmestertjeneste som belastes DNG Vel. De 11 andre byggene fordeler seg på 2 fjernvarmesameier. Disse belastes med hhv. Ca. kr og kr årlig knyttet til vaktmestertjenesten særegent siden det er mer komplekse anlegg. Reparasjoner på hvert fjernvarmeanlegg belastes det enkelte objekt. Vellet er registrert i Foretaksregisteret med organisasjonsnummer ARBEIDSMILJØ OG LIKESTILLING Vellet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser. Styret mener arbeidsmiljøet i selskapet er tilfredsstillende. Det har ikke vært skader, ulykker eller sykefravær i Side 1 av 5

3 480 De nye Grønlandskvartalene Vel Årsberetning 2012 Vellet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte, samt ved nyansettelser. Det finnes p.t. ingen ansatte. Styret består av fire menn og ingen kvinner. Styret har ut fra en vurdering av antall ansatte og stillingskategorier ikke funnet det nødvendig å iverksette spesielle tiltak med hensyn til likestilling. YTRE MILJØ Vellet forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad. KONTAKTINFORMASJON TIL STYRET Styret treffes på telefon eller e-post tamrock4711@hotmail.com. VAKTMESTERTJENESTE Vellet har avtale om vaktmestertjeneste med Vaktmester Andersen AS. Vaktmesterens navn er Ronny Gilstad og kan kontaktes på e-post: ronny@vaktmesterandersen.no og tlf (i arbeidstiden, 8-15). Kun styret kan bestille vaktmesterarbeid for lagets regning ut over det rutinemessige. Avtalen omfatter vaktmestertjenester i samtlige bygg tilknyttet DnG. Vaktmesteroppgavene som er knyttet til vellets virksomhet gjelder utenomhusarealene. UTPLASSERING AV CONTAINERE Styret i DNG Vel har vedtatt å forsøke en fast rutine med Containere plassert i hhv. Rubina Ranas gate 14 og Mandallsgate den første tirsdag i hver oddetallsmåned, dvs. følgende datoer for 2013 og 2014: mars 4. mars 7. mai 6. mai 2. juli 1. juli 3. september 2. september 5. november 4. november Dette vil komme som oppslag på tavler i garasje og oppganger. 4. STYRETS ARBEID Styret har i siste periode avholdt 6 styremøter. Styret har hatt som ramme og mandat for sitt arbeid å foreta en samordning av drift og vedlikehold med Fjernvarmesameie I+ II og Garasjesameiet samt de ulike medlemmene av DNG Vel Styret har i løpet av denne styreperioden behandlet saker innenfor følgende områder: Fellesareal ute. Et vedlikeholdsetterslep på portene til fellesareal er utbedret og fungerer nå tilfredstillende. Side 2 av 5

4 480 De nye Grønlandskvartalene Vel Årsberetning 2012 Felles grøntareal. Det er inngått pleieavtale for grøntareal med ISS Landscaping. Denne er utvidet med areal som innledningsvis falt utenom som arealene utenfor Bygg 2 og 3 på høyere nivå, samt arealene i Margit Hansens gate utenfor Viva Grønland. Lyssettingen på fellesareal er forsterket og gir en triveligere og tryggere ferdsel utendørs i mørkeperioden. Det er inngått vaktmesteravtale med Vaktmester Andersen as for fellesareal og for alle byggene. Styret opplever leveransen, samarbeidet og dialogen som god og vi er fornøgd med tjenesten. DNG Vel har på vegne av byggene protestert på utvidete skjenketider i nærområdet og kommet med innsigelser på den opprinnelige høgde og form på kontorbygget på Statoil tomta. Det er gått brannbefaringer med brannvesenet på uteareal i samspill med initiativ fra et av byggene. Det samme gjelder i samspill med Garasjestyret for areal under bakken. Det er styrets intensjon og forslag at DNG Vel tar ansvar og samordner nødvendig brannsikkerhetsvedlikehold i samspill med Garasjestyret, de enkelte bygg samt DNG næring. DNG Vel har tatt som en fellesoppgave å reparere samt feste nedre del av taknedløp på de fleste av byggene. DNG har sørget for overmaling av tagging på vegger o.a. på en rekke bygg. Styret registrerer at det er nødvendig med en ny runde. Borettslaget Mandallsgate 6-8 har meddelt at de etter styrevedtak vil melde seg ut av DNG Vel fra 1. juni Dette var varslet i fjor og det har vært avholdt et møte med Borettslaget om dette. Borettslaget Mandallsgate 6-8 må avklare alle juridiske forhold rundt dette. Det er ikke gjort og styret for DNG Vel bestrider Borettslagets adgang til å melde seg ut gjennom vedtak i eget styre. Styret i DNG vel vil også imøtegåe evt. forsøk på å ta med seg areal ut av DNG Vel. Styret har vurdert rettslige skritt mot utbygger knyttet til ikke utførte reklamasjoner, men har frafalt dette siden reklamasjonsansvaret i hovedsak bortfaller om den ikke er utført innen fem år uavhengig av om det er reklamert tidligere. 5. SAMEIETS UTFORDRINGER Sameiets utfordringer omhandler følgende områder: Iverksette nødvendig vedlikehold, bedring av tilkomst og utbedring av tekniske systemer knyttet til Brannberedskap. Videreutvikle fellestjenestene på områder som berører alle for å skape rutiner som avlaster belastningene på de enkelte byggenes styrer. Side 3 av 5

5 480 De nye Grønlandskvartalene Vel Årsberetning 2012 Det sittende styret ønsker å videreutvikle DNG som et familie- og barnevennlig boområde. Vi ønsker å bruke rundt kr årlig på dette. Innspill og forslag ønskes. Nå viser det seg at Utbygger/Glamox/Elajo vil erstatte defekte lysarmaturer på de nye byggene helt eller delvis. For å spare energi og penger bør DNG Vel se på en plan for utskifting av armaturer i tråd med at flere vil bli defekt i de kommende år. Det er en lysrevolusjon på gang som tilsier at det kan være mye å spare når man uansett må skifte de gamle. For å styrke den direkte dialogen og meningsutvekslingen mellom styret og de byggene som utgjør DNG Vel foreslås til dette Årsmøtet en vedtektsendring: For å forestå arbeidet velges et styre bestående av fire medlemmer. Minst 3 ganger årlig avholdes det Plenumsmøter bestående av styret samt en representant for hvert bygg-fortrinnsvis styreleder. I dennes fravær kan annen representant fra styret i bygget møte. Dette Plenumsmøtet er vedtaksført og gir rammer for styrets arbeid utover Årsmøtets vedtak. For 2013 foreslås plenumsmøter torsdag 13. juni, torsdag 26. september og torsdag 5. desember. Alle dager kl. 18. Frist for innsending av forslag fra styrer og representanter er 10 dager før. Innkalling med dagsorden skal være sendt ut 1 uke før møtet. 6. BEMERKNINGER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2012 Regnskapet er ført i henhold til regnskapslovens bestemmelser for små og mellomstore foretak og basert på fortsatt drift. Inntektene i 2012 var totalt på kr ,- Utgiftene i 2012 var totalt på kr ,- Resultatet av driften for 2012, inklusive finansielle inn- og utbetalinger, gir en økning av vellets midler på kr ,-. Styret foreslår at årsresultatet pr på kr ,- overføres til egenkapitalen. 7. KOSTNADSUTVIKLING FOR 2013 INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG Styret har satt opp en oversikt over beregnede inntekter og kostnader i Tallene er vist som egen kolonne (budsjettall) ved siden av driftsoversikten. Oversikten gir et forventet resultat på kr ,-. Driften i 2013 er ikke basert på en økning i felleskostnadene. For øvrig vises det til de enkelte tallene i inntekt og kostnadsoverslaget, som er utarbeidet på grunn av de planer for 2012 som foreligger, og de endringer neste år. Side 4 av 5

6

7 " " " " " $ % &$ % " $ " %"" ' ' &"" $ $ $ " '""""(" $ $ $)*+&,

8 '''-'." " $ %""" /+" ' % ( % & )** )**+* +" $ 01'''-' $ $)*+&,

9

10 $)*+&, "" 3 $ $ 2' 6$$ $* 6 * 2)$$ 2 / 6 :,6$ 6 $ $2% $$$2/ 6 *6 2/ *2? 2 %$ $* *+6*2' $ 2 $$ 6* 62 $ 2 1$$ 2 /6 $$ 6* 62 % ) 0"" 56 $ 56 $ %&"&" ' % ' 92 $)*+&,/6$

11 $)*+&, )7 89 %6 89 $ * 2 -+ * 2,"7 " " " "7 " "@$ "$* % & / 9 $ $. " 7 89, $ $ $+ $ $."" / 0 < $)*+&,/6$

12 $)*+&,."" & & -69 %.* $)*+&,/6$

13 $)*+&, " ' '" ' % ""(".8""("8 &2,6$ 3 8""""(" $ $$ 98""("8." " $)*+&,/6$

14

15

16 6. Forslag til årsmøtet i De nye Grønlandskvartalene Vel Forslag fra Bygg 7 om trafikkregulering på vellets område: Sesongen for motorsykler og mopeder nærmer seg nå og vi erfarer hvert år at mange velger å parkere disse på inngjerdet område. For å komme inn på området så er fører nødt til å trosse skilting om parkering forbudt og at det ikke er lov til å kjøre der i det hele tatt. Ettersom fører dermed er med på å sette folk i fare så er det viktig at dette forhindres. Det har i det siste vært veldig mange situasjoner hvor det står biler ulovlig parkert mellom Bygg 2 og 4 og de har stått der i mange timer og ofte over natten. Og det har bl.a. ført til at søppelbilen ikke har kommet frem og derfor har ikke søppel blitt tømt. I tillegg så ser vi daglig at personer med tilknytning til serveringsstedene på Teaterplassen parkerer utenfor serveringsstedene eller på selve Teaterplassen, dette er til stor sjenanse og må umiddelbart opphøre. De to som oftest bryter med reglene for parkering er Restaurant Oscar og Kafé Evita samt kunder til Evita men de andre serveringsstedene er også ganske ille. Styret i DnG Vel bør derfor skrive et brev til alle serveringsstedene og be de innskjerpe holdningene til de som daglig setter andre folk i fare ved å kjøre bil der. Videre er det viktig at nå som Rubina Ranas gate og Mandalls gate er overtatt av kommunen og skiltet med «Gatetun» så må kommunen kontaktes for å endre skiltingen samt sette opp bom. Skiltet «Gatetun» betyr at biler har lov til å kjøre der men ikke parkere og dermed er vi like langt som vi har vært de siste syv årene. Eneste løsning er at det settes opp en bom som åpnes for hånd og som lukker seg automatisk etter 30 sekunder, hvilket er vanlig i hele landet. Skiltingen må også endres. Dessverre så ignorerer taxier skiltingen veldig ofte men også veldig mange beboere ønsker å sette lekende naboer i fare ved å kjøre og parkere der. Når det gjelder informasjonen fra styreleder i DnG Vel om at det vil bli tatt opp at transportgebyr skal ilegges de som hensetter ulovlige gjenstander i ganger, trappehus søppelrom, bodområde og garasjeanlegg så støtter vi dette men er usikker på om DnG Vel har anledning til å gjøre dette for ting som er hensatt i søppelrom ettersom det er hvert enkelt bygg sin eiendom. Men ellers så støttes forslaget i sin helhet. Bygg 7 ber om at følgende vedtak fattes på årsmøte i DnG Vel: Styret skriver et brev til alle serveringsstedene på Teaterplassen og minner om at det ikke er lov å kjøre bil der eller parkere.

17 o I brevet må det poengteres at ulovlig parkering medfører kontrollavgift, barn leker på området, bilistene setter folk i fare og at søppelbilen og utrykningskjøretøy ikke kommer frem. Styret setter opp skilt om at det er forbudt å parkere motorkjøretøy på alle parkeringsplasser for sykler. Styret informerer ved hjelp av oppslag på oppslagstavlene til hvert bygg og pr. e-post til styrene om regler for parkering av motorsykkel/moped. Styret setter opp skilt om at parkering for motorsykkel/moped er tillatt innenfor gjerdet ved Bygg 7. Styret eller de som de utpeker kontakter Oslo kommune for å endre skiltingen i Rubina Ranas gate og Mandalls gate. o Nytt skilt foreslås til «Forbudt for motorvogn, o Alternativt kan det settes opp skilt om «Gågate»,, hvilket betyr at ingen biler har lov til å kjøre der. Styret eller de som de utpeker kontakter Oslo kommune for å få satt opp bom i Rubina Ranas gate og Mandalls gate. Med vennlig hilsen Sigurd Fredeng Styreleder Bygg 7 Platous gate Oslo Mobil: e-post: sigurd.fredeng@oslo.online.no