Velkommen til nettverksmøte for roller i lønnsprosessen

Transkript

1 1 Velkommen til nettverksmøte for roller i lønnsprosessen Attestanter for variabel lønn og reiseregninger, samt - fastlønn 6. november 2007 kl Sentral lønnstjeneste Prosessleder

2 2 Agenda : kl Velkommen. Intro av nettverket. (v/inger H Talberg) kl LØF-lønnsprosessen, status (v/aud Magna Gabrielsen) kl PAGA-innføringen, status (v/jens P Nygård) kl Erfaringer med PAGA ved Lønnstjenesten (v/inger) kl Retningslinjer for budsjettdisponeringsmyndighet og attestant (Aud) kl (Pause, kaffe) kl : LØF-lønnsprosessen, PAGA-innføringen utfordringer Rutiner for bilagsflyt og - registrering Kurs, faglig oppdatering, - plan og behov Lønnsinformasjon sept/okt-07 Møteform, hyppighet mv

3 3 Nettverket og Lønnsbussen Hva skal NTNU med en buss? (Lønnssystem) Hvordan vil NTNU bruke bussen (LØF) Hvilken buss-type dekker NTNUs behov, (PAGA) Hvilket utstyr anskaffes (PAGA) Hvem får disponere bussen (LØF) Hvilke krav settes til passasjerene (nettverket) (Øk.reglem) Hvordan startet vi den nye bussen (PAGA) Når får vi brukt hele bussen? (PAGA / LØF)

4 4 LØF-lønnsprosessen (Aud)

5 5 Status innplassering i roller Ferdig HF, Sentraladministrasjonen, DMF, AB, VM IVT, IME, NT og Bibsys

6 6 Forutsetninger for vellykkede endringsprosesser Arbeidsprosesser (1) Analysere og benchmarke Brainstorme Skape visjoner og ideer Verktøy (3) Støtter de prosessene? Utnytte eksisterende verktøy bedre? Organisasjon (2) Ansvar og myndighet Fullmakter Arbeidsdeling og roller

7 7 1) Arbeidsprosessene Økonomihåndboka skal inneholde alle arbeidsprosessene innen økonomiområdet under arbeid fortsatt 2007/2008 vil gradvis erstatte rutineskrivelsene på LØFsidene, regelbank osv Elektronisk og tilgjengelig via Innsida

8 8 Variabellønn og Reiseregningsprosess - gjeldende rutine (1 a )

9 9 Variabellønn og Reiseregningsprosess gjelder kun for Sentraladministrasjonen (rutine 1b)

10 10 Fastlønn ny prosess

11 11 Rollebeskrivelsene LØF- sidene Rollebeskrivelser for attestantene innen lønnsområdet Rollebeskrivelser for prosessleder lønn (IHT) og Sentral Lønnstjeneste (gruppen) For variabel lønn og reiseregninger Kommer da inn i økonomihåndboken

12 12 Rollebeskrivelsene LØF- sidene For fastlønn Kommer da inn i økonomihåndboken

13 13 Rollebeskrivelse variabel lønn og reiseregninger Ansvar for Korrekt grunnlag for utbetaling og regnskapsføring av variabel lønn og reiseregninger Påse at variable lønnsbilag og reiseregninger er utfylt i hht gjeldende lover, regelverk, rutiner, bestemmelser og fullmakter Gi råd, veiledning og anbefalinger, herunder utfylling og registrering av variable lønnsbilag, reiseregninger og annet innen området Samarbeide med og bistå i øvrige økonomiprosesser

14 14 Rollebeskrivelse variabel lønn og reiseregninger Ansvar for forts. Delta og bidra i faglige nettverket for attestanter variabel lønn og reiseregninger i NTNU Holde seg oppdatert innen gjeldende lover og bestemmelser for fagområdet

15 15 Rollebeskrivelse variabel lønn og reiseregninger Myndighet til Korrigere ved feil utbetalt og / eller regnskapsført variabel lønn og reiseregninger Korrigere bilag som ikke er i samsvar med gjeldende retningslinjer og regelverk Avvise godkjenning av bilag som ikke er i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer Inngå avtale om tilbakebetaling ved urettmessig utbetaling

16 16 Rollebeskrivelse variabel lønn og reiseregninger Arbeidsoppgaver Kontrollere, eventuelt korrigere, og attestere variable lønnsbilag og reiseregninger Påse korrekt kontering av variable lønnsbilag og reiseregninger Kontroll av registrerte skattekort- og bankopplysninger Innhente skattekort og registrere bankopplysninger for ikkeansatte Rådgivning ved utfylling og registrering av nødvendige skjema innen området Registrering av elektroniske reiseregninger og variable lønnsbilag for de som ikke har egen registreringstilgang (etter at PagaWeb er tatt i bruk)

17 17 Rollebeskrivelse variabel lønn og reiseregninger Arbeidsoppgaver Vurdere og følge opp nødvendig rapportering av oppgavepliktige naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser (f.eks. elektroniske kommunikasjonsmidler, avis o.l.) Registrere og endre relevante opplysninger for korrekt regnskapsføring (ompostering) av variabel lønn og reiseregninger, herunder sørge for omposteringer Korrigering og oppfølging av feilutbetalinger, og sikre tilbakebetaling av eventuelt for mye utbetalt lønn Sørge for arkivering av nødvendige bilag som ikke er lagret elektronisk Delta og bidra i faglig nettverk for attestanter variabel lønn og reiseregninger

18 18 Rollebeskrivelse variabel lønn og reiseregninger Krav til verktøy / støtte Brukervennlig og tidsriktig lønnssystem med reisemodul Standardiserte satser for honorar/timelønn Faglig nettverk innenfor lønnsområdet, som legger til rette for og bidrar til oppdateringer innen fagområdet og tilhørende systemer Leder legger til rette for og bidrar aktivt til at arbeidsoppgaver kan utføres i samsvar med denne rollebeskrivelsen

19 19 Rollebeskrivelse fastlønn Ansvar for Korrekt grunnlag for utbet. og regnskapsføring av måneds-/ fastlønn Påse at registrering og endring av lønns- og personalopplysninger, samt regnskapsføring og rapportering knyttet til måneds-/ fastlønn, gjøres i hht gjeldende lover, regelverk, rutiner, bestemmelser og fullmakter Påse oppdatert registrering av fravær og ferier Gi råd, veiledning og anbefalinger innen området Samarbeide med og bistå i øvrige økonomiprosesser Delta og bidra i faglige nettverk for fastlønnsrollen i NTNU Holde seg oppdatert innen gjeldende lover og bestemmelser for fagområdet

20 20 Rollebeskrivelse fastlønn Myndighet til Korrigere ved feil utbetaling og / eller regnskapsføring av måneds-/fastlønn Inngå avtale om tilbakebetaling ved urettmessig utbetaling

21 21 Rollebeskrivelse fastlønn Arbeidsoppgaver Utarbeide tilsettingsbrev og arbeidsavtale inneholdende korrekt kontering Innhente skattekort og bankopplysninger Registrere og endre relevante lønns- og personalopplysninger, samt grunnlag for regnskapsføring (omposteringer) knyttet til fastlønn/månedslønn Informere attestant for variabel lønn og reiseregning, om iverksetting av avtaler vedrørende faste naturalytelser og godtgjørelser

22 22 Rollebeskrivelse fastlønn Arbeidsoppgaver Innhente og videreformidle grunnlag for registrering av lønnsrelaterte opplysninger vedrørende utenlandske arbeidstakere, utenlandsopphold og eventuelle andre forhold, som skal registreres og følges opp av Sentral lønntjeneste Korrigering og oppfølging av feilutbetalinger, og sikre tilbakebetaling av eventuelt for mye utbetalt lønn Kontroll og oppfølging av lønnsrelatert fravær (permisjoner, sykefravær, ferie) samt grunnlag for fraværsrefusjon Delta og bidra i faglig nettverk for fastlønnsrollen

23 23 Rollebeskrivelse fastlønn Krav til verktøy / støtte Brukervennlig og tidsriktig lønnssystem Faglig nettverk innenfor lønns- og personalområdet, som legger til rette for og bidrar til støtte og oppdateringer innen fagområdet og tilhørende systemer Leder legger til rette for og bidrar aktivt til at arbeidsoppgaver kan utføres i samsvar med denne rollebeskrivelsen

24 24 Sammenheng prosesser, finansiering og type støtte Leder (alle organisasjonsnivå) BFV EFV Lederstøtte PBO-prosessen Prosjektprosessen Prosjektleder Driftsprosesser Bestilling til betaling Lønnsprosessen

25 25 Suksess for god lederstøtte God fagkompetanse Gi råd, veiledning og anbefalinger innen området (som spesialister i faget) Samarbeide med og bistå i øvrige økonomiprosesser Leder legger til rette for og bidrar aktivt til at arbeidsoppgaver kan utføres i samsvar med denne rollebeskrivelsen

26 26 PAGA-innføringen (JPN)

27 27 Bakgrunn - NTNUs prosess med nytt lønnssystem NTNUs lønnsprosess redesignet i LØF 2010 (2005) Utredning om konsekvenser med SAP på NTNU (vår 2006) Utredning om å oppgradere SLP (høst 2006) Styrevedtak om fullmakt til å forhandle oppgradering av SLP (november 2006) Kontrakt om oppgradering inngått med Bluegarden (mars 2007) PAGA tatt i bruk i sentral lønnstjeneste (oktober 2007)

28 28 PAGA-prosjektets prosjektbeskrivelse bakgrunn NTNUs nåværende lønnssystem SLP4 er teknologisk sett utgått på dato. Leverandøren har stoppet videreutvikling av systemet og det er uavklart hvor lenge Bluegarden vil drifte systemet. Prosjektet skal anskaffe og gjennomføre oppgradering av SLP4 til leverandørens nye systemversjon (PAGA). Prosjektet skal realisere de lønnsprosessene som er utviklet i LØF 2010, hvor PAGA er et virkemiddel for å realisere visjonen i LØF2010. Fokus på lønn og lønnsnære funksjoner (reduksjon av risiko)

29 29 Hovedmilepæler - Oppgradering gjennomført sentralt okt. 07 (20 PAGA / 260 PAGAweb les) - lønnsmeldinger fra enhetene som før sentral registrering som før - oppslag i SLP4 erstattes med oppslag i PAGAweb - Oppstart desentral registrering (pilot) feb pilotfakultet prøver ut desentral registering i PAGAweb - lønnsmeldinger til sentral lønnstjeneste bortfaller for pilotfakultet - Oppstart desentral registrering alle enheter april 08 (40-50 PAGAweb skriv) (vurderer om ikke alle skal starte samtidig) - desentral registrering alle enheter i PAGAweb - lønnsmeldinger til sentral lønnstjeneste bortfaller alle enheter - Ordinære ansatte blir brukere fra sommeren 08 ( PAGAweb skriv) - gjør oppslag i person- og lønnsopplysninger i PAGAweb, leser lønnsslipp - oppdaterer bank og personopplysninger selv - registrerer fravær, reiseregning, timelister mv

30 30 Prosjektbeskrivelse prosjektorganisering Prosjekteier BlueGarden Implementering LØF 2010 Plan, budsjett. og oppfølg. (PBO) Prosjekteier NTNU Økonomidirektøren Felles styringsgruppe NTNU /BlueGarden Prosjektleder BlueGarden Implementering PAGA-oppgradering Prosjekt Bestilling til betaling (BtB Lønn Systemforvaltning Organisasjon Grensesnitt Anskaffelse System / IT-teknisk Lønnsproduksjon Lønnsprosess /-organisering Personalprosess / -organisering

31 31 PAGA-prosjektet prosjektdeltagere - kjernegruppe Prosjektledelse: Jens Petter Nygård Systemforvaltning / integrasjon: Audun Tellnes IT-teknisk: Arne Fjerdrumsmoen Lønnsproduksjon / operativ systemeier: Inger H. Talberg / Karl Kristian Eggan Lønnsprosess: Nina Melum / Aud Magna Gabrielsen / Catrine Haugan Grønvik Prosjektsekretær / opplæringskonsulent: Anne Opsal Slupphaug

32 32 IT-teknisk PAGA klient Citrix-klient lokalt over VPN eller Internett mot sentral Citrix-server hos Bluegarden PAGA-web Lokal browser (IE5.5 eller høyere) over VPN eller Internett til Bluegarden Linje - kapasitetskrav båndbredde kb/s / samtidig bruker, minimum hastighet 1Mb/s for den grafiske lokasjonen En ADSL-linje (1Mb/s) tilsvarer samtidige brukere

33 33 Systemadm. / integrasjoner BG tildeler PAGA-brukere NTNU tildeler PAGAweb brukere FEIDE planlegges tatt i bruk våren 2008 (SSO) Overføring regnskap som før Overføring til fagforeninger som før Etablerer eksport / import PAGA Kjernen pr. døgn Kjernen bindeledd til øvrige systemer

34 34 Opplæring PAGA / PAGAweb Sentrale lønnsmedarbeidere i PAGA: Opplæring fra leverandøren Oppslagsbrukere i PAGAweb: Selvinstruerende / demo-møter i november 07 Attestanter/ personalkonsulenter i PAGAweb: NTNU-kurs ifbm oppstart desentral registrering på fakultet Ansatte i PAGAweb : Selvinstruerende / hjelpeprogram kom i gang

35 35

36 36

37 37

38 38 Erfaringer med PAGA (Inger) Sentral lønnstjeneste: - Oppstart kurs medio sept-07 - Registrering til hovedlønn, start lønnskjøring, hovedlønn-okt, Utbetalt til bankkonto, Ekstrautbetaling, kjørt Medarbeidernes innsats, humør, pågangsmot Veien videre

39 39 Retningslinjer Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) og attestasjon

40 40 Bakgrunn Målsetting: Overholde vårt rammeverk innen økonomiområdet 1. Reglement for økonomistyring i staten Fastsatt 12. desember 2003, endret senest 14. november Instruks for økonomiforvaltningen ved Norges Teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) Fastsatt av rektor og gjeldende fra 1. mars 2006 LØF Innarbeide ovennevnte i rutiner og arbeidsprosesser innen økonomiområdet - ansvar, myndighet og arbeidsflyt

41 41 Rollefordeling økonomiområdet Virksomhetens ledelse har ansvar for: Gjennomføre forutsatt aktiviteter, mål og prioriteringer (Stortinget) Prioritere egne mål og resultatkrav kort og lang sikt Planlegge, gjennomføre samt følge opp, herunder resultat- og regnskapsrapportering Def. myndighet og ansvar nødvendige instrukser Ansvarsforhold styre, virksomhetsleder(e) og øvrig ledelse Etablere intern kontroll Ansvar og myndighet 1. BDM budsjettdisponeringsmyndighet 2. Attestasjon

42 42 Økonomireglement - begreper Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM): Myndighet til å bestemme hva budsjettmidler skal brukes til herunder avtaler og tilsagn som medfører økonomiske forpliktelser Virksomhetslederen (rektor) har BDM Kan delegere denne helt eller delvis til lavere nivå Attestasjonskontroll Kontroll av at en transaksjon er i samsvar med underliggende forhold; bestilling, avtale, vedtak om tilskudd med mer Utføres (i hovedsak) av en annen person enn utøver av BDM

43 43 Attestanter NTNU 1. Bestillere a) Bestiller b) Fagbestiller 2. Lønnsmedarbeidere a) Attestanter for fastlønn b) Attestant for variabel lønn og reiseregning Ingen andre ved NTNU kan attestere

44 44 BDM (Budsjettdisponeringsmyndighet) Generelt: Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten skal bekreftes av en som har BDM. Før en person med BDM gjennomfører disposisjoner skal vedkommende: a) Påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler b) Påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen c) Påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig

45 45 Delegering av BDM Følgende stillinger skal ha budsjettdisponeringsmyndighet ved NTNU: Ledere (dir, fakultet, institutt med mer) Følgende stillinger bør ha budsjettdisponeringsmyndighet ved NTNU: Fakultetsdirektør Kontorsjef / seksjonssjef / tilsvarende Ansatte i disse stillingene kan delegere (skriftlig) hele eller deler av sin budsjettdisponeringsmyndighet videre til tilsatte på lavere nivå. Ingen andre kan delegere budsjettdisponeringsmyndighet.

46 46 Delegering av BDM Til Enhetsledere Fra Fra rektor til økonomidirektør Fra økonomidirektør til dekan Dekan delegerer videre til sine enhetsledere (eks fakultetsleder) Enhetsledere (eks fakultetsledere) kan delegerer videre til sine ledere Opp til den enkelte enhet å bestemme hvem som skal ha BDM Hvordan Skjema for tildeling av budsjettdisponeringsmyndighet Kontroll Økonomiavdelingen ansvarlig for register som viser tildelte fullmakter og roller vil erstatte dagens anvisningsprotokoll

47 47 Delegering av attestasjonsfullmakt Til attestanter for hhv fast lønn og variabel lønn og reiseregninger Bestillere / fagbestillere Fra Den som innehar BDM for den enkelte budsjettenhet (k-sted) Den som innehar BDM for den overordnede budsjettenhet (for flere k-sted, eks fakultetsnivå) Hvordan Skjema for tildeling av attestajonsfullmakt

48 48 Resultatoppfølging og internkontroll Ledere (BDM) og prosjektledere har behov for støtte Oppfølging av løpende regnskap i fht budsjett Overholdelse av lover, regelverk, retningslinjer og bestemmelser Korrekt dokumentasjon av lønnsdata, beregning av lønn, betaling av ulike krav (faktura), korrekte utbetalinger og regnskapsføring Viktig lederstøtte Controller (e) Lokal prosjektstøtte (LP) Attestanter (Bestillere og Lønnsmedarbeidere)

49 49 Økonomi-instruks - fra rektor gjeldende fra pkt 2.5 Lønnsområdet: Økonomiforvaltningen ved NTNU skal forestå effektiv produksjon av korrekte lønnsdata, korrekt beregning og utbetaling av lønn og godtgjørelser, samt korrekt og tidsriktig rapportering av lønns- og personaldata i henhold til krav fra offentlige myndigheter. Økonomiavdelingen er ansvarlig for at det utarbeides nødvendige rutiner og retningslinjer for å tilfredsstille alle krav og retningslinjer fra myndighetene.

50 50 Økonomi-instruksen pkt 2.10 Attestasjon: Attestasjon vil si å gå god for at dokumentasjonen som behandles, gjelder en utgift som virksomheten faktisk skal dekke, og at fastsatte regler om for eksempel avlønning, anskaffelser og tilskuddsforvaltningen er fulgt. Attestasjonen er en viktig del av virksomhetens intern kontroll, og er en del av transaksjonskontrollene som skal utføres. Alle utgifter skal være attestert før utbetaling kan finne sted. Økonomiavdelingen gis ansvar til å fastsette utfyllende retningslinjer vedrørende attestasjonsoppgaven.

51 51 LØF-Lønnsprosessen veien videre - Erfaringer fra oppstart (mars-07) Hvilke utfordringer ser vi fremover -? - Rutiner i lønnsprosessen - Oppstart av PAGA-web

52 52 Faglig oppdatering Hvilke behov har vi? Plan for lønnskurs: Pensjonsrapportering den (1 dag) Regnskapskurs for attestanter variabel lønn og reiseregninger, nov/des-07?, og for attestanter fastlønn (medio jan-08) Lønnsinfo: Innsida Felles-okonomi og Personal Oppslagsverk lønnsfaglig: InfoTjenester, elektronisk oppslag (Lønn info / Utlendinger i Norge / Arbeid i Utlandet / Lønn utland / Sykepengeordningen / Ett NTNU-abonnement avklares

53 53 Lønnsinformasjon sept/okt-07 L 6/2007 Lønnssystemet oppgraderes Nye frister for innlevering av bilag og utbetalingsdatoer L 7/ Rutiner for beskatning elektroniske kommunikasjonstjenester i L 8/2007 Diners Club- Endret forfallsdato til 25. hver måned L 9/2007 Ny lønnsslipp fra oktober forklaringer L 10/2007 Timelister krav til utfylling, levering og utbetaling L 11/2007 Oppslag av lønns- og personaldata, endringer fra okt-07 L 12/2007 Rapportering av ELKOM-tjenester 2007 L 13/2007 Bekreftelse på utenlandsopphold, forskertermin. Frist L 14/2007 Stopp av lønn Ny rutine fra okt-07 - (kommer) Kostnadsfordeling og/eller flere reelle arbeidsforhold - (kommer) Rutiner for manuell rapportering av pensjonsdata

54 54 Møteform, hyppighet mv Hvilken møteform/ - alternativer ønskes? Hvor ofte? Hvilket sted? Referat