INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2014

Transkript

1 Dagsorden: INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2014 Generalforsamlingen avholdes på Sanderød bedehus lørdag 7. juni 2014 kl. 10:00. PS: Umiddelbart etter møtet kl. 11:00 vil SVAL ha sitt årsmøte 1 Registrering og opptelling av antall stemmeberettigede 2 Valg av ordstyrer og to medlemmer til å skrive under protokollen 3 Godkjenning av innkalling 4 Styrets årsmelding 5 Regnskap 2013 og budsjett Infosaker 7 Mottatte saker/forslag 8 Vedtakssaker 9 Valg 4. Styrets årsmelding Årsmeldingen dekker perioden mellom de ordinære generalforsamlingene i 2013 og Styret har i 2013/14 bestått av: Leder: Tom E. Moen Nestleder: Øivind Svendsen Sekretær: Sverre V. Kaarbøe Kasserer: Sara Nærstad Medlem: Nils Robert Elven 1. vara: Bård Østby 2. vara: Nancy Borgerød Revisorer: Valgkomité: Jan Ivar Andreassen og Halvard Gjørtz Lars Bergstad (og Knut Reinseth) Velforeningen har det siste året fått godkjent ny reguleringsplan for strandsonen og det er gjennomført et forprosjekt som har sett på alternative løsninger for ny brygge som vil gi alle medlemmene båtplass. Selskapet som ble stiftet for å administrere utbyggingen av vann og kloakk på hyttefeltet (SVAL), har etablert nødvendige avtaler med grunneiere for å kunne starte utbygging. Det er sendt søknad til kommunen om fradeling av to hyttetomter på velets eiendom. Hyttefeltet har fått tildelt veinavn som etter hvert blir søkbare i elektroniske kartløsninger. Styret i velet har tatt i bruk nettsiden som plattform for kommunikasjon med medlemmene. Det er kjøpt inn nye bord og benker til fellesområdene. Det har i perioden vært avholdt 6 styremøter. Referatene er tilgjengeliggjort på velforeningens nettside. I tillegg til møtene har styret kommunisert jevnlig pr. epost og telefon. Det har vært gjennomført et felles møte mellom styrene i SVAL og velforeningen, og et felles møte med lederen for forprosjektet til bryggeløsning. Det har også vært avholdt møter med myndigheter og andre aktører som har bidratt til å belyse sakene som har vært behandlet i styret. Styret i Sanderød Velforening har fastsatt en årsplan for styrets arbeid i Årsplanen viser tidspunkt for styremøter, dugnader, sommerfest og generalforsamling, samt hvilke faste saker som er til behandling i styremøtene. Det kommer også frem av planen hvem i styret som er ansvarlig for å koordinere de ulike punktene. Årsplanen ble vedtatt på styremøte i januar Det kan komme endringer i møtetidspunkter og saker gjennom året.

2 SVAL Viser til referat fra ekstraordinær generalforsamling 21.april Det ble vedtatt at Sanderød Vann- og Avløpslag skulle få enerett til utbygging av vann og kloakk på velets eiendom, for å sikre like rettigheter og muligheter for alle velets medlemmer til vann og kloakk. Det er inngått en avtale mellom velforeningen og SVAL som ivaretar Generalforsamlingens vedtak fra Denne avtalen tinglyses på velets eiendom, på samme måte som grunneieravtalene mellom medlemmene og SVAL. Det er også inngått avtaler mellom velforeningen og grunneier Hauge, samt mellom Hauge og SVAL. Disse avtalene sikrer bl.a. retten til å ha liggende infrastruktur på annen eiendom, slik at utbyggingen kan gjennomføres. Salg av tomter I ekstraordinær generalforsamling 21.april 2012, ble det vedtatt å skille ut og selge inntil 4 tomter fra velets eiendom, og å øremerke hele salgsgevinsten til delfinansiering av kostnader og investeringer ved utbygging av vann og avløp for velets medlemmer. Hyttefeltet ligger innenfor et område som i kommuneplanen er avsatt til «Bebyggelse og anlegg fritidsbebyggelse». Området er ikke regulert. Dersom Sanderød vel skal søke fradeling av 4 tomter, stiller kommuneplanen krav til at dette gjøres gjennom en reguleringsprosess. En reguleringsprosess er svært ressurskrevende. Selv om vi regulerer hele hyttefeltet vil ikke det garantere at vi kan fradele 4 tomter. Det er gitt en åpning i kommuneplanen for å kunne søke opprettelse av inntil 2 nye grunneiendommer for fritidsbebyggelse, med unntak fra krav om reguleringsplan. Plan- og bygningsloven åpner også for å søke dispensasjon om fradeling av tomter. Det ble i Generalforsamlingen 2013, informert om at det ville bli sendt søknad om fradeling av de 2 tomtene med antatt høyest markedsverdi. Det har blitt innhentet tilbud på salg av de 4 mulige tomtene fra Eiendomsmegler 1 Østfold i 24.mai 2013 Megleren anslo verdien på hver av de fire tomtene til å ligge på hhv. Kr , Kr ,- Kr og Kr Den ble det innhentet en ny vurdering fra Estate i Halden, for å kvalitetssikre at vi har identifisert de to tomtene som kan gi høyest salgssum. Resultatet fra denne verdivurderingen underbygger den første meglerens vurdering om hvilke to tomter som har størst verdi. Dog er prisestimatet noe lavere enn det var i Hhv. Kr ,- Kr ,- Kr ,- og Kr ,-. Disse prisestimatene forutsetter at det ligger vann og kloakk ved tomtegrensen. Fremføring av vann og kloakk til tomtegrensene har en kostnad for velet (til SVAL) på Kr ,- pr. hyttetomt. Det er sendt søknad til kommunen om fradeling av to hyttetomter på velets eiendom (tomt nr. 3 og 4 i vedlegg oversikt over tomter).nabovarsel til tilstøtende eiendommer er sendt ut (uke 21). Skulle det bli avslag på delings-søknaden fra kommunen, vil styret sende inn en dispensasjonssøknad for de samme hyttetomtene. Det er ingen garanti for hvor lang behandlingstid kommunen innvilger seg i denne saken. Ei heller på utfallet. Regulering av strandsonen Reguleringsarbeidet er avsluttet, og Halden kommune har gitt Sanderød velforening mulighet til å etablere et helårs bryggeanlegg der hvor steinbryggene ligger i dag. Reguleringsplanen er tatt inn i kommuneplanen, og vi har lykkes med en mangeårig målsetning. Dette vil sikre alle medlemmene i velforeningen en tinglyst rettighet til båtplass i dette bryggeanlegget dersom vi ønsker det. Også de nye hyttene som måtte komme som en følge av et tomtesalg kan få båtplass i anlegget. Det er gitt strenge føringer i reguleringsbestemmelsene om at det skal være et helårs anlegg, der selve (flyte)bryggene ikke kan tas på land om vinteren. Dette stiller visse krav til dimensjoneringen av bryggene, slik at de tåler både vær og vind og ikke minst is.

3 Det er nedsatt en gruppe som har jobbet frem alternative løsninger innenfor reguleringsbestemmelsene. Det ble avholdt et informasjonsmøte 5.april 2014 om status i dette arbeidet. Se sak 8.1, samt vedlegg til innkallingen for videre prosess. Båtforeningen (Steinbrygga) Båtforeningen har ikke hatt noen ekstraordinære aktiviteter utover opptak av brygger i oktober og utlegg av brygger i mai. En på- og avstigningsplass har vært tilgjengelig i sesongen Båtforeningen startet i 2011 med forberedelser på utbedring av båtplasser, og 16 av 19 båtplasser innbetaler årlig kr 1500,- som en sparing for å dekke de utgifter som måtte komme ifm nytt bryggeanlegg. Det er ingen endringer rundt styret i båtforeningen utover det som var referert i årsberetning til Generalforsamling i 2012; «Endringer i styret og eventuelt vedtekter foreslås først å tas i forbindelse med at det trolig etableres en felles båtforening for Sanderød Vel når regulering båtplasser er på plass». Se sak 8.1 for videre prosess. Båtforeningen (Flytebrygga) Det har ikke vært noen ekstraordinære aktiviteter utover opptak av brygger i oktober og utlegg av brygger i mai. Også på flytebrygga er det oppspart en del midler som forberedelse til fremtidig felles bryggeanlegg. Pumpehus Alle med tilknytning til felles pumpehus har betalt inn kr 750,- i 2013, og det står nå kr ,- på konto til bruk på evt. reparasjoner i tiden som kommer. Det vil ikke bli innkrevd avgift på pumpehusene i 2014, da vi regner med innestående beløp vil være tilstrekkelig frem til offentlig vann kan tilknyttes den enkelte hytte. Dersom det skulle komme uforutsette kostnader over innestående beløp på pumpehuskontoen kan styret allikevel se seg nødt til å innkreve en pumpehusavgift for å sikre oss vann fram til SVAL er ferdige med utbyggingen. Som tidligere år har det den siste perioden vært noen kostnader på pumpehusene. To av pumpehusene er koplet sammen, da en pumpe sluttet å fungere i Styret vil gjøre oppmerksom på at det er noen velmedlemmer som har valgt å stå utenfor SVAL. Disse vil i fremtiden sannsynligvis fortsatt ønske å ha tilgang til sommervann. Det er ikke naturlig at de hyttene som tilknyttes offentlig vann vil være med å finansiere videre drift av pumpehusene. Videre oppfølging (vedlikehold, frostsikring, reparasjoner, fordeling av strømkostnader, vannprøver osv) vil således falle på de gjenværende hyttene. Det er ikke gjennomført noen kartlegging av hvilke pumpehus som da forventes å være i drift fremover, men det må forventes at det meste av dagens ledningsnett vil bli nedmontert. Styret i velforeningen foreslår derfor at velforeningen fristilles fra videre driftsansvar for pumpehus og sommervann, etter at offentlig vann og kloakk er ferdigstilt. De gjenværende hyttene med sommervann vil dermed overta alt ansvar for videre drift. For de pumpehusene som det er tilkoplet utelys (gatelys), vil styret sammen med SVAL foreta en vurdering av videre drift. Regnskap 2013 og budsjett 2014 Det har i 2013 vært beskjedent med kostnader utover det som har gått med til regulering av båtplasser. Styret mener Velet har en sunn økonomi og at Velets midler kommer alle medlemmene til gode.

4 Velet har pr en egenkapital på kr , og innestående midler på kr Det planlegges å bruke noe mer penger på vedlikehold av vei og annet fellesareal fremover. Endring eierskap hytter og medlemmer i velet siste år (som styret er informert om) Liv Torunn Ervik har solgt til Anne Marie og Hans Hide Tor Inge Akselsen har solgt til Liv Torunn Ervik Bergliot Berg har solgt til Per Stareng og Anette Veiang Berit Ingeberg har overført til barna (Hanne, Jørgen og Ellen) Valg Styret har gitt et innspill til valgkomiteen om at det er viktig å nominere kandidater som har tid og ressurser til å ta på seg et slikt verv. Styret har også informert valgkomiteen om at de som er på valg stiller til gjenvalg. Revisor 1 har også sagt seg villig til å ta gjenvalg. Vedtektsendringer Det ble på Generalforsamlingen den 18.mai 2013 foretatt vedtektsendringer knyttet til 2 Medlemsrett. Som en konsekvens av dette vil kun betalende medlemmer til en hver tid kunne avgi stemme i Generalforsamling. Oppdaterte vedtekter er vedlagt denne innkallingen. Dugnader og vedlikehold av veier Det ble gjennomført en felles dugnad i forbindelse med sommerfesten i Noen er veldig flinke, og tar trillebår og ryddesaksa fatt ved behov. Men det virker likevel som det er behov for å organisere dette bedre. Styret har derfor utarbeidet en dugnadsplan som primært fokuserer på det kontinuerlige vedlikeholdet på veier, stier og strandområdet. Det vil fremover bli avholdt 3 årlige dugnader. Disse vil være på våren, i fellesferien og på høsten. I løpet av neste periode planlegger styret også å utarbeide en plan for skjøtsel av skogressursene våre. Det er kjøpt inn 4 bord med tilhørende benker for bruk på fellesområdene. Umiddelbart etter Generalforsamlingen 2014 og årsmøtet i SVAL, vil årets første fellesdugnad bli avholdt. Styret vil forberede oppgaver, og fordele disse på grupper. Adresseprosjektet i Halden kommune Halden kommune har gjennomført et prosjekt for å sikre at alle boliger i kommunen (inkl. fritidsboliger) skal få egen adresse. To av veiene på hyttefeltet vårt har få egne navn, Sanderødstranda og Fløbergveien. Alle hyttene har fått tildelt et husnummer av kommunen. Disse er vi selv pliktig å anskaffe, samt montere godt synlig. Kommunen sender i disse dager ut brev til alle hytteeierne med informasjon om kommunens vedtak. Velforeningens nettside Sanderød velforening har en hjemmeside basert på malen til Velenes Fellesorganisasjon. På hjemmesiden har styret lagt ut informasjon til medlemmene. Her finnes referater fra styremøter og andre relevante møter, samt annen relevant info som tidspunkt for dugnader, bryggeopptak/-utsetting, sommerfest mm. Styret legger fortløpende (i den grad det er praktisk mulig) ut informasjon.

5 Alle artikler som ligger på denne siden er merket med søkeord. Disse finner du igjen under menyen "Siste artikler om:" på forsiden. Styret samarbeider også med SVAL om å holde informasjonen oppdatert. Miljøstasjon Som tidligere år ber styret medlemmene om å benytte kommunens miljøstasjon på Risum for gjenvinnbare fraksjoner. Her finner du containere for metall, glass, drikkekartonger, plast, papp, papir og farlig avfall. Følg Halden kommunes regler for avfallshåndtering. Avfallscontainer Nytt av året, er at containeren ved postkassene blir stående hele året. Vi har sett et behov for å ha containeren stående hele året gjennom, og dette er nå avklart med kommunen. Registrering i Enhetsregisteret Styret har valgt å registrere Sanderød velforening i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret. Dette får ingen praktisk betydning for medlemmene. Dette gjøres først og fremst fordi banken har fremmet krav om å knytte Velets kontoer til et organisasjonsnummer innen Med et organisasjonsnummer vil Velet også kunne søke om kompensasjon for merverdiavgift ved innsendelse av årsregnskapet til Lotteri- og Stiftelsestilsynet. Det gis ikke kompensasjon for ny-, påog ombyggingskostnader for bygg, anlegg eller annen fast eiendom, så kostnader til f.eks. nye brygger vil ikke kunne tas med her. Det vil allikevel på sikt lønne seg for Velet å kunne ha denne muligheten. Ved registrering i Frivillighetsregisteret kan Velet også melde seg inn i Grasrotandelen hos Norsk Tipping. Alle som leverer spill hos Norsk Tipping kan derfor velge at 5 % av innsatsen skal gå til Sanderød Vel. 5. Regnskap 2013 Regnskapet for 2013 ble ferdigstilt i februar 2014 og revisorene ga sin uttalelse 7.mai Velet hadde i 2013 et underskudd på kr Underskuddet skyldes blant annet at kostnader vi forventet i 2012 først kom i Til sammenligning hadde velet et overskudd på kr i Alle velets medlemmer har innbetalt velavgift for Gjeld i velet pr gjelder en dobbeltinnbetaling fra et medlem samt en overføring fra Pumpehuset. Kostnadene i 2013 knytter seg i all hovedsak til reguleringsarbeidet vedrørende ny båthavn. Pumpehus Regnskapet for Pumpehusene viser for 2013 et overskudd på kr Det er i 2013 betalt inn kr 750 pr medlem i medlemsavgift for å dekke kostnader til vedlikehold av pumpehusene. All tidligere gjeld til Sanderød velforening er gjort opp i løpet av året. Båtforeningen Regnskapet for Båtforeningen viser et overskudd på kr Det har ikke vært noen driftskostnader på bryggene i 2013.

6 Det er gjort en endring i regnskapet mot tidligere år, da innbetaling fra enkelte medlemmer skulle anses å være sparing til nye brygger i stedet for medlemsavgift. Dette er endret direkte mot egenkapitalen, da dette utgjør en feil i tidligere år. Dette er en frivillig ordning som de i båtforeningen kunne velge om de ville være med på eller ikke, og det beløp den enkelte har innbetalt tilfaller den selv når nye brygger skal betales. Beløpet står derfor som gjeld til medlemmer (sparing). Det er ingen annen gjeld i regnskapet. Budsjett 2014 Det er for 2014 budsjettert med noe høyere kostnader til dugnadsarbeid og driftsomkostninger vei enn tidligere. Det er allerede kjøpt inn nye benker til stranden, og det vil bli bestilt mer grus/ stein til utbedringen av vei. Det ble budsjettert med en inntekt/ kostnad på kr pr hytte for etablering av ny båthavn. Beløpet ble beregnet etter en gjennomgang i januar og var kun et estimat på daværende tidspunkt på hva dette kunne komme på pr hytte. Salg av tomter er budsjettert med kr etter skatt. Dette er også bare et estimat basert på verdivurderingene vi hadde i januar. Alle regnskapene for 2013, samt revisors uttalelse ligger vedlagt innkallingen til generalforsamling. Se eget vedlegg og kommentarer ellers i årsberetning. 6. Infosaker 1. Styret oppfordrer til at alle medlemmer er fleksible og samarbeidsvillige med rydding/felling av trær slik at alle medlemmene kan nyte utsikten. 2. Nøkler til bommene kan ikke kopieres fritt, men ved å rette en forespørsel til styrets sekretær, vil disse kunne kjøpes for kr 150,-/stk. 3. I neste periode planlegger styret å jobbe med: - Salg av tomter - Etablering av brygger - Sikring av området - Oppgradere veier og stier - Forvaltning av skog 7. Mottatte saker/forslag Ingen saker er mottatt fra medlemmene før utsendelse av innkalling til Ordinær Generalforsamling.

7 8. Vedtakssaker 8.1 Etablering av nytt bryggeanlegg Forprosjektet til ny bryggeløsning har utarbeidet et notat som beskriver alternative løsninger for en utbygging av brygger, slik at alle velmedlemmene får egen bryggeplass. Se vedlegg. Notatet beskriver to løsninger som har gode forutsetninger for å bli godkjent i en evt. byggesøknad. Dog utfordrer den ene løsningens manøvreringsområde, det arealet som er avsatt i reguleringsplanen. Det fremkommer at det er en viss prisforskjell på de to løsningsalternativene. Forprosjektet anbefaler å bygge nytt bryggeanlegg med planlagt ferdigstillelse i De anbefaler å bygge alle plassene samtidig, og velge løsningsalternativ nr. 1, hvor alle båtplassene kommer på flytebrygge. Forprosjektet anbefaler en løsning der bryggene lages i betong, og der hele anlegget kan ligge ute på vannet vinteren gjennom Styrets innstilling: Prosjektgruppen har utarbeidet en foreløpig innstilling med hovedfokus på 2 alternative og med forskjellige kvalitetskrav. Kostnadene per medlem for disse alternativene er foreløpig beregnet til kr og kr Prosjektgruppen har også vurdert andre kvalitetskrav hvor kostnaden per medlem ligger i intervallet kr avhengig av løsning og kvalitet. Det er styrets vurdering at det er viktig å få etablert enighet om at det skal bygges ut nytt bryggeanlegg innenfor reguleringsplanens bestemmelser, at begge fremlagte alternativer er akseptable for velets medlemmer og at det etableres en ny felles båtforening. Styret innstiller derimot ikke på hvilken løsning og kvalitet som skal velges. På generalforsamlingen vil prosjektgruppen gjennomgå ulike alternativer uten at velets medlemmer skal ta stilling til disse på nåværende tidspunkt. Styret ser at det er to store kostnadsdrivere for bryggeutbyggingen, dette er en "bølgedemperbrygge" og den andre "oppgradering av eksisterende betong brygge". Det vil antagelig ikke være alle 57 medlemmer som ønsker en fysisk båtplass. Styret er gjort kjent med at det finnes forslag om utbyggingsløsning som gir 51 båtplasser hvor vi unngår de to kostnadsdriverne. Da til en kostnad pr båtplass på kr for tre/betong med 25/30 års levetid, eller kr for betongløsning med 40/50 års levetid. Begge løsningene kan bygges videre ut til å dekke ytterligere 9 plasser, men da til en høyere pris for de siste plassene. Dette viser etter Styrets mening den store prisforskjellen i de ulike løsningene. Alle medlemmer skal sikres en tinglyst rett til båtplass, men ønsker man ikke nå å investere i en fysisk båtplass åpner dette opp for en rimelig og fleksibel utbygging av båtplassene. Løsning og pris vil således være avhengig av hvor mange medlemmer som ønsker en fysisk båtplass nå. Styret innstiller derfor på at generalforsamlingen skal ta stilling til følgende; Generalforsamlingen vedtar utbygging av et nytt bryggeanlegg innenfor reguleringsplanens bestemmelser, som sikrer alle velmedlemmene egen båtplass. Når bryggeanlegget står ferdig skal medlemmenes rettigheter tinglyses på velets eiendom. Generalforsamlingen vedtar at det kan fremføres vann og strøm til bryggeanlegget over velets eiendom dersom dette er ønskelig. Begge fremlagte alternativer (alternativ 1 og alternativ 2) er akseptable løsninger (uten å ta stilling til kvalitetskrav og trinnvis utbygging) Generalforsamlingen vedtar at det opprettes en ny båtforening. Denne båtforeningen blir underlagt styret, og et av styremedlemmene vil koordinere arbeidet i foreningen. Det skal være frivillig medlemskap i båtforeningen Generalforsamlingen vedtar at det videre arbeidet med utbygging av brygger delegeres til båtforeningen. Det vil således være opp til båtforeningen å velge løsning, kvalitet og fremdrift på prosjektet. Båtforeningens medlemmer må selv finansiere utbygging, drift og vedlikehold på bryggeanlegget»

8 På bakgrunn av dette, ønsker styret følgende avklaringer gjennom avstemning fra Generalforsamlingen: a) «Det skal bygges et felles bryggeanlegg innenfor reguleringsplanens bestemmelser, som sikrer alle velmedlemmene egen båtplass. Når bryggeanlegget står ferdig skal medlemmenes rettigheter tinglyses på velets eiendom.» Til avstemming: JA eller NEI b) «Sanderød velforening godtar at det kan fremføres vann og strøm til bryggeanlegget.» Til avstemming: JA eller NEI c) «Sanderød velforening finner begge de to fremlagte alternativene (Alternativ 1 og Alternativ 2) som akseptable løsninger Til avstemming: JA eller NEI d) «Det opprettes en ny båtforening. Denne båtforeningen blir underlagt styret, og et av styremedlemmene vil koordinere arbeidet i foreningen. Det skal være frivillig medlemskap i båtforeningen. Det videre arbeidet med utbygging av brygger delegeres til båtforeningen. Det vil således være opp til båtforeningen å velge løsning, kvalitet og fremdrift på prosjektet. Båtforeningens medlemmer må selv finansiere utbygging, drift og vedlikehold på bryggeanlegget» 9. Valg Til avstemming: JA eller NEI Viser til vedtektene 3, avsnitt 1 og vedtektene 5. Valgkomiteens innstilling til valg av nye styremedlemmer. Leder: Tom Erling Moen Velges for 2 år Nestleder: Øivind Svendsen Ikke på valg Styremedlem: Nils Robert Elven Velges for 2 år Sekretær: Sverre Kaarbøe Velges for 2 år Kasserer: Sara Nærstad Ikke på valg varamedlem: Bård Østby Ikke på valg 2. varamedlem: Nancy Borgerød Velges for 2 år Revisor 1: Jan Ivar Andreassen Velges for 2 år Revisor 2: Hallvard Gjørtz Ikke på valg Valgkomité: Lars Bergstad Ikke på valg Frank Jensen Velges for 2 år

9 Vedlegg: - Regnskap 2013 o Sanderød Velforening o Sanderød Vel Pumpehuset o Sanderød Vel Båtforening o Revisjonsberetning - Budsjett 2014 for Sanderød Velforening - Oppdaterte vedtekter - Oversikt over tomter - Forprosjekt brygger o Notat fra prosjektgruppen o Alternativ 1 Flybilde o Alternativ 1 Plankart Lite o Alternativ 1 Tegning o Alternativ 2 Flybilde o Alternativ 2 Plankart Lite o Alternativ 2 tegning - Fullmaktsskjema Vel møtt til generalforsamlingen 2014 Sanderød, 21. mai 2014 Styret Sanderød Velforening