Retningslinjer. Begrepskatalogen i NAV. Dok.ref.: Retningslinjer Begrepskatalogen i NAV. Versjon: 1.2 Dato 3. juli 2018 Side: 1 av 17

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Retningslinjer. Begrepskatalogen i NAV. Dok.ref.: Retningslinjer Begrepskatalogen i NAV. Versjon: 1.2 Dato 3. juli 2018 Side: 1 av 17"

Transkript

1 Side: 1 av 17 Retningslinjer

2 Side: 2 av 17 INNHOLD 1. Bakgrunn og historikk FORMÅL FORMELL ANSVARSDELING Begreper og bruksområde HVILKE BEGREPER SKAL BEGREPSKATALOGEN INNEHOLDE? HVEM ER BRUKERNE AV BEGREPSKATALOGEN? Roller BEGREPSEIER Hvordan håndterer vi uenigheter rundt eierskap? Ansvarlig leder Saksbehandler INTERESSENTER INNMELDER BEGREPSARBEIDET I PROSJEKTER FORVALTER AV BEGREPSKATALOGEN Begrepsforvaltning ARBEIDSPROSESSEN BEGREPSSTATUSER Utkast Høring Manuell behandling Godkjent Avvist Utgått Revisjon Revidert begrep REVIDERING AV GODKJENTE BEGREPER Utforming av begreper SKRIVEREGLER BESKRIVELSESFELT Overordnet bruksområde Fagområder Relasjonslenker... 15

3 Side: 3 av 17 DISTRIBUSJON Dokumentet (versjon 0.8) ble sendt på høring 16. juni 2016 til alle avdelinger i Arbeids- og velferdsdirektoratet. Vi mottok høringssvar fra Kommunikasjonsavdelingen, Økonomiavdelingen, Seksjon for virksomhetsstyring, Dokumentkontoret og Kontor for pensjonsytelser. Det godkjente dokumentet (versjon 1.0) skal distribueres til alle seksjoner og kontorer i direktoratet, og skal i tillegg gjøres tilgjengelig på Navet og Confluence. ENDRINGSLOGG V Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent Godkjent versjon 1.0 Marit Torseth og Elisabeth Sunde Silje Emilienne Aanderud-Larsen Ny forvaltningsprosess Silje Emilienne Aanderud-Larsen Elisabeth Sunde Oppdatering etter omorganisering Silje Emilienne Aanderud-Larsen Marte Vidnes Jensen REFERANSER /1/ /2/ /3/ /4/ Policy for begrepsarbeid Ansvarsdokument for Arbeids- og velferdsdirektoratet Språkpolicy for NAV og språklige retningslinjer Begrepskatalogens skriveregler

4 Side: 4 av BAKGRUNN OG HISTORIKK Begrepsarbeid i staten ble initiert av Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), og deres arbeid med helhetlig informasjonsforvaltning i offentlig sektor. I NAV startet arbeidet da etaten ble tildelt 1 million kroner via statsbudsjettet i 2010, for å delta i utvikling av en samlet metadataløsning for offentlig sektor. Midlene ble brukt til å utrede behovet for en felles begrepskatalog i etaten. Det ble også vurdert om allerede eksisterende løsninger for begrepsforvaltning i staten egnet seg til gjenbruk i NAV. Konklusjonen ble at NAV trenger en felles begrepskatalog som vi selv forvalter, og et dedikert fagmiljø med ansvar for begrepsforvaltningen i etaten. Det konkrete arbeidet med Begrepskatalogen ble satt i gang i september I delrapporten «Brukernes møte med NAV» anbefalte ekspertgruppen NAV å prioritere konsistent begrepsbruk på tvers av stønadsområder, og tiltak nr. 8 i rapporten omhandler konkret arbeidet med begreper og hvor viktig det er for både NAV og brukerne at vi har en enhetlig begrepsbruk. Denne anbefalingen mener vi blir imøtekommet langt på vei med NAVs Begrepskatalog. For å sikre forankring på tvers av avdelinger i direktoratet, ble Begrepspolicy i NAV behandlet i Utviklingsmøtet 19. mars Utviklingsmøtet besluttet at Begrepskatalogen skal inngå i prosjektmetoden til NAV Begrepskatalogen skal brukes og oppdateres i alle pågående og framtidige utviklingsaktiviteter i NAV I orienteringssaken til Utviklingsmøtet ble det understreket at vi senere ville utarbeide detaljerte retningslinjer for arbeidet. Retningslinjene som følger i dette dokumentet kommer derfor som tillegg til begrepspolicyen. 1.1 Formål Begrepskatalogen er en komponent - altså en del av et system - der målet er å samle meningsbærende begreper som brukes i etaten, med tilhørende definisjoner og forklaringer. Vi innhenter, bruker, lagrer og videresender informasjon i alle våre arbeidsprosesser. En vesentlig del av begreper i NAV har sitt opphav i regelverk som vi forvalter. Det er derfor svært viktig at hele NAV tolker og bruker informasjonen på samme måte både ut mot brukerne våre og ved utveksling av informasjon mellom interne systemer og med etater. Bevisst begrepsarbeid er nødvendig for å etablere robuste felleskomponenter i etaten og er en forutsetning for å realisere regjeringens digitaliseringsprogram gjennom automatisering av prosesser. Begrepskatalogen er et virkemiddel i arbeidet med regelforenkling og -harmonisering. Ved å samle og standardisere begrepsbruken til NAV på ett sted, får vi ikke bare fageiere som godkjenner og tar aktivt eierskap til hvilken betydning begrepene skal ha, vi får også oversikt over forskjeller og unøyaktigheter i begrepsbruk på tvers av stønadsområdene. Utilsiktede

5 Side: 5 av 17 ulikheter i begrepsbruken hindrer og fordyrer gjenbruk og automatisering, samtidig som det er like viktig å ha kontroll på de tilsiktede forskjellene. I noen tilfeller vil harmonisering føre til at man kommer frem til en felles term og definisjon for et begrep. I andre tilfeller vil dette ikke være lovgivers ønske, og da er det viktig at vi kan dokumentere avviket mellom de ulike definisjonene som bruker samme term. Dette er avgjørende for å vurdere gjenbruk av informasjon på tvers av fagområder, ved etablering av fellesregistre, og gjør oss også bedre i stand til å komme med nyttige innspill overfor lovgiver. Begrepskatalogen vil være et sentralt element i helhetlig informasjonsforvaltning. 1.2 Formell ansvarsdeling Ansvaret for forvaltning og videreutvikling av Begrepskatalogen som komponent, samt oppfølging av begrepseiere og interessenter, ligger til Seksjon Informasjonsforvaltning i Ytelsesavdelingen. Arbeidet drives av interne ressurser i kontoret. Innholdet som dokumenteres i Begrepskatalogen er det begrepseier selv som har ansvaret for, se nærmere om begrepseierrollen og ansvar i kapittel 3.1. Begrepskatalogens innhold befinner seg i dag i JIRA og det tilbys visning og oppslag på begreper gjennom både JIRA og Confluence. Disse verktøyene forvaltes av IT-avdelingen. Alle funksjonelle endringer og behov bestilles av eierne i Seksjons Informasjonsforvaltning og gjennomføres av funksjonelle og tekniske ressurser i IT.

6 Side: 6 av BEGREPER OG BRUKSOMRÅDE En felles begrepsforståelse er viktig for god kommunikasjon, både innad i etaten og ut mot brukerne våre. Vi skal framstå som «ett NAV» i møte med brukerne våre og når vi samarbeider med andre, i offentlig og privat sektor. Orden i eget hus er en forutsetning for at å lykkes med informasjonsutveksling eksternt. Samtidig er det essensielt for både prosjektene våre og for virksomhetsarkitektene, for å nevne noen. Så hvilke behov og fagområder skal man prioritere? Svaret er at vi forsøker å være pragmatiske, men at prosjektenes behov blir prioritert fordi de haster og er nødvendige for utviklingen av NAV. Dersom man trenger begreper i forbindelse utvikling av selvbetjeningsløsninger, vil disse begrepene også dukke opp i brevene og som informasjon på nettsidene våre, og det er derfor flere som får nytte av det. Når et prosjekt melder inn behov for å få begreper avklart og standardisert, har ofte disse begrepene avhengigheter til andre begreper og fagområder igjen som gjør at disse også må identifiseres og bearbeides. På den måten får begrepsarbeidet en flyt og kontinuitet som gagner både begrepseier og brukerne av katalogen. 2.1 Hvilke begreper skal Begrepskatalogen inneholde? I utgangspunktet skal alle begreper som vi bruker i NAV inn i Begrepskatalogen, ikke bare begreper som har bakgrunn i regelverk vi selv eier eller i systemene våre. Dette skyldes at mange av begrepene vi bruker og er avhengige av kommer fra lover, forskrifter, programmer og litteratur som eies og forvaltes av andre instanser. Vi skal altså definere begrepene fra de lovene vi selv forvalter, til generelle juridiske begreper fra forvaltningsloven og arbeidsmiljøloven mv., i tillegg til begreper som benyttes på IT-, HR- og økonomiområdet. Innenfor rimelighetens grenser skal vi kunne slå opp alle begreper vi bruker når vi skriver brev, lager strategier, snakker om prosjekter eller oppdaterer informasjon på intranett eller nettsidene våre. Fordi Begrepskatalogen brukes til alt fra arkitektur og utvikling til opplæring og informasjonsutveksling med andre etater, har vi svært forskjellige brukergrupper. Disse har igjen forskjellige behov, og vil være interesserte i forskjellige deler av begrepsinnholdet. Dette betyr i realiteten at de fleste begreper vi håndterer skal inn i Begrepskatalogen. Hvordan definerer vi egentlig «enkeltvedtak»? Hva er forskjellen på «avansert digital signatur» og «kvalifisert digital signatur»? Hvordan bruker vi «foreldreansvar»? Dette er avklaringer man vil finne i Begrepskatalogen, som er kvalitetssikret og vedtatt av begrepseier. 2.2 Hvem er brukerne av Begrepskatalogen? Begrepskatalogen er en forutsetning for å gjennomføre regjeringens digitaliseringsprogram og målsetningen om bruk av felleskomponenter i offentlig sektor. Dette er fordi alle prosjekter,

7 Side: 7 av 17 virksomhetsarkitekter og utviklere er avhengige av at fagsiden har gitt konkrete, presise tolkninger av begrepene de skal bruke i utviklingen. I tillegg vil begrepene kunne brukes i både opplæring og til læring på tvers i etaten. Et sentralt oppslagsverk med definisjoner og forklaringer vil gjøre det enkelt for ansatte i direktoratet å gjøre oppslag for å hente ut informasjon eller avklaringer, og man vil kun ha ett sted å vedlikeholde informasjonen på. Dette gjelder også i e-læring, der man ikke lenger trenger å ha separate ordlister som må gjennomgås til hvert enkelt kurs. Begrepskatalogen vil også være et svært nyttig verktøy for de som kommuniserer skriftlig med brukerne våre både gjennom brev og fagtekster på nettsidene våre. Gode formuleringer i katalogen vil bidra til å avklare problemstillinger og utfordringer, og vil igjen redusere antall henvendelser til fagsiden. Til slutt, men likevel svært viktig, vil katalogen være viktig for alle våre samarbeidspartnere som vi utveksler informasjon med. Både vi og de er avhengige av å vite nøyaktig hvilken betydning begrepene våre har for å kunne bruke informasjonen og dataene på riktig måte. Det er både vesens- og nyanseforskjeller i etatenes begrepsbruk, og derfor er det særlig viktig at NAV har orden i eget hus.

8 Side: 8 av ROLLER For å styre begrepsarbeidet og sikre fremdrift på innholdsforvaltning er det utarbeidet et sett med ulike roller som hver har sitt ansvar og funksjon i livssyklusen til et begrep. Hver rolle har sine aktiviteter og ansvar i ulike deler av forvaltningsprosessen. 3.1 Begrepseier Dette er Begrepskatalogens viktigste rolle. Hvert begrep eies av en seksjon eller et kontor i direktoratet. Eierskapet legges til kontornivå. For de enhetene som ikke har kontorer under seg, legges eierskapet til seksjonsnivå. Hvem som eier begrepet avhenger av hvilket lovverk begrepet stammer fra, og hvilken enhet som i følge «Ansvarsdokument for Arbeids- og velferdsdirektoratet» har tolkningsansvar for den aktuelle loven. Det er begrepseiers ansvar å påse at begrepene de eier er oppdaterte og korrekte. Det betyr at dersom innholdet i et begrep endres på grunn av lovendring eller rettspraksis, er det begrepseierens ansvar å oppdatere innholdet i katalogen. Dette er for at hele direktoratet skal ha tilgang til korrekt informasjon som blir lagret og vedlikeholdt på ett sted av rette vedkommende Hvordan håndterer vi uenigheter rundt eierskap? Dersom flere seksjoner og kontorer har ansvar for ulike deler av samme lovverk, blir begrepseier identifisert etter fagområde. Det samme gjelder hvis begrepet ikke stammer fra et regelverk. I noen tilfeller finner vi heller ikke entydig svar i loven eller i ansvarsdokumentet. Da kaller vi inn de aktuelle begrepseierne og interessentene til møte for å fordele eierskap og avklare prosessen. Slik sikrer vi at alle parter blir hørt. Dersom noen enheter mister eller får nye fagområder under omorganisering, eller de skifter leder, vil dette påvirke eierskapet til begrepene. Begrepseier må selv gi beskjed om dette slik at forvalterne av Begrepskatalogen kan oppdatere begrepseier i katalogen Ansvarlig leder Lederen for enheten som eier begrepet blir satt som «Ansvarlig leder». Dette gjøres for å formalisere ansvaret for begrepene, og det er lederens oppgave å sørge for at begrepsarbeidet er delegert til én eller flere medarbeidere, og at eksisterende begreper vedlikeholdes og at arbeidet har progresjon. Ved å sortere på ansvarlig leder kan vedkommende enkelt få oversikt og detaljert informasjon om de begreper som ligger til dennes enhet i Begrepskatalogen.

9 Side: 9 av Saksbehandler Navn i Jira: Assignee Saksbehandleren er begrepseiers representanter i arbeidet. Den som skal jobbe med begrepet, får beskjed ved at han eller hun settes som assignee. Det betyr at vedkommende må gjøre noe, altså at oppgaven ligger hos dem til den er ferdigstilt. På den måten er det lettere å få oversikt over hvem som skal gjøre hva i de tilfellene der begrepseier har flere saksbehandlere som jobber med begreper. Denne rollen er vår hovedkontakt og skal koordinere arbeidet i sin enhet i samarbeid med oss. Vedkommende har ansvar for å sørge for at begrepet blir bearbeidet slik at det til slutt får statusen «standard» og kan brukes av andre, se avsnitt Interessenter Når begrepseier er identifisert, vil begrepseier samarbeide med forvalter av Begrepskatalogen om å identifisere potensielle interessenter til begrepet. Ofte har begrepseier god oversikt over hvem som bør høres. Forvalter av katalogen på sin side sitter med kunnskap om helheten i Begrepskatalogen og kan foreslå interessenter på bakgrunn av dette. Det er vi som forvalter Begrepskatalogen som tar ansvaret for å kontakte interessenter og koordinere tilbakemeldinger og innspill på begrepsinnholdet. 3.3 Innmelder Navn i Jira: Reporter Denne rollen tildeles den som melder inn behovet for å få begrepet avklart til Begrepskatalogen. Dette er ikke nødvendigvis samme person som kommer til å avklare begrepet, vedkommende gir kun beskjed om at det må avklares av begrepseier. 3.4 Begrepsarbeidet i prosjekter Hvert prosjekt skal ha en informasjonsarkitekt som ivaretar og kartlegger informasjonsarkitektur as-is og to-be i ny løsning. Informasjonsarkitektens rolle i forbindelse med begreper er å involvere forvaltere av Begrepskatalogen og melde fra om begrepsbehov fra forretning og IT som oppstår i prosjektet. Dersom det oppstår nye begreper som beskriver for eksempel ny funksjonalitet som prosjektet utvikler, er prosjektet midlertidig saksbehandler for begrepet (se pkt ) fram til leveransen er ferdig og funksjonaliteten overtas av linjen. 3.5 Forvalter av Begrepskatalogen Det er medarbeiderne som jobber fast med Begrepskatalogen som er forvalterne. Begrepsforvalterne av katalogen har flere oppgaver, blant annet å sikre at reglene for bruk av katalogen etterleves og å kvalitetssikre begrepene før de godkjennes. Forvalterne skal sørge for å gi opplæring i arbeidsprosessen og i verktøyene som brukes for å dokumentere begreper.

10 Side: 10 av 17 Forvalterrollen skal også sikre at begrepseierne har framdrift i arbeidet med begreper, men fordi vi ønsker at begrepseierne i NAV i størst mulig grad skal være autonome og selvdrevne er denne prosessdriverrollen svært liten. Alle enheter som jobber med begreper får tildelt en av forvalterne som kontaktperson i Begrepskatalogen. Det ligger en til-enhver-tid oppdatert oversikt over kontaktpersoner til de respektive enhetene på Begrepskatalogens sider på Confluence.

11 Side: 11 av BEGREPSFORVALTNING 4.1 Arbeidsprosessen Når noen trenger å få et begrep definert, slår de opp i Begrepskatalogen. Hvis de ikke finner det der, melder de inn det nye begrepet. Det vil si at de melder inn behovet for å få innholdet i begrepet avklart. Vedkommende som melder inn dette blir da «innmelder», se pkt Deretter er det forvalternes oppgave å kontrollere om vi har et tilsvarende begrep fra før, identifisere rette begrepseier og eventuelle interessenter for å sette i gang prosessen. Når arbeidet er i gang vil forvalter av Begrepskatalogen bistå begrepseier med hvordan man lager gode begreper og det praktiske arbeidet i verktøyene. De vil også sørge for framdrift, og følge opp og koordinere innspill som kommer fra interessenter. Det er forvalter av katalogen som gjennomfører selve publiseringen av begrepet, etter at begrepseier ønsker det godkjent som standardbegrep i NAV. Når innholdet er godkjent av alle parter, vil begrepet settes til standard, og er klart til bruk. Rollene og ansvarsfordelingen kan du lese om i kapittel 3, og oversikt over statusene finner du i kapittel Begrepsstatuser Begreper får forskjellig status, avhengig av hvor gjennomarbeidet de er Utkast Når et begrep blir meldt inn til Begrepskatalogen blir det registrert som «utkast». Det inneholder da vanligvis noen få ord om hvilken betydning man er ute etter. Dette er fordi man i noen tilfeller har termer som er like, men har forskjellig betydning - eller ord som kan ha litt forskjellig betydning avhengig av sammenheng. Begrepet forblir et utkast fram til begrepseier mener innholdet er godt nok. Mange begrepseiere velger å gjennomgå kandidatbegrepene på seksjons- eller kontormøter for å sørge for at hele enheten er enige i innholdet. Når det er klart, assigner de begrepet til forvalterne. Vi kontrollerer da at det er utformet i tråd med skrivereglene, og at alle hyperlenker og relasjonslenker til andre begreper er på plass slik at man kan se hvilke andre begreper det henger sammen med. Dersom begrepet ikke har noen interessenter, kan det godkjennes umiddelbart av begrepseier. Har det derimot interessenter, vil begrepet få statusen «høring».

12 Side: 12 av Høring Når et begrep settes til statusen «høring», blir alle interessentene automatisk tagget i en kommentar om at de har syv dager til å komme med innspill. Hvis det ikke blir lagt igjen noen kommentarer innen fristen, blir begrepet automatisk godkjent. Dersom én eller flere av interessentene legger inn en kommentar, blir begrepet derimot flyttet videre til statusen «manuell behandling» Manuell behandling Dersom et begrep blir lagt ut på høring og interessentene kommer med innspill i kommentarfeltet, får begrepet automatisk statusen «Manuell behandling». Da får begrepseier mulighet til å vurdere innspillene som har kommet. Hvis begrepseier er enig i innspillene og dermed gjør endringer i begrepet, settes det tilbake til statusen «høring» og legges ut til ny høringsrunde. På den måten får alle interessentene mulighet til å uttale seg om de siste endringene som er gjort, og man unngår tvil om hva som er det faktiske godkjente innholdet Godkjent Når et begrep får statusen «godkjent» er innholdet godkjent av begrepseier og forankret hos eventuelle interessenter. Det er da grunnlag for regelspesifisering og kan bidra til harmonisering av rettsreglene våre, og skal tas i bruk av prosjekter og utviklere for å bistå med forklaringer, avgrensninger og definisjoner til hjelpetekster og tolkninger Avvist Dersom vi oppdager at vi har flere begreper som er tilnærmet like, eller begrepseier ombestemmer seg og vil fjerne et av sine begreper før det er satt til standard, kan vi i samarbeid med begreps- og behovseier avvise begrepet. Dette må i så fall begrunnes i et eget kommentarfelt, og skyldes ofte at man har endret detaljeringsnivået eller behovene. De eneste gangene vi faktisk sletter et begrep er dersom det er opprettet ved en feil eller som del av en test Utgått Alle begreper har et felt som viser hvilken periode de er gyldige for. Dette feltet bruker vi dersom et begrep utgår fordi termen erstattes med en annen eller når begrepet tas inn i et annet begrep, og skyldes oftest lovendringer. For å ha historikken på disse begrepene er det viktig at NAV ikke sletter dem, men merker begrepet med en til-og-med gyldighetsdato og lenker til et eventuelt nytt begrep. Noen begreper har også begrenset gyldighet fordi kildene deres oppdateres jevnlig. Gyldighetsdatoen til begrepet vil da være datoen når kilden skal oppdateres neste gang. Dette gjør at begrepseier får en påminnelse om at begrepet er utgått, og kan oppdatere det før det igjen godkjennes. På den måten unngår vi å ha utdaterte begreper.

13 Side: 13 av Revisjon For at Begrepskatalogen til enhver tid skal være oppdatert, kan det oppstå behov for å endre begrepenes innhold, eller endre termen. Eksempel på dette er begrepet «tiltakspenger», som tidligere het «individstønad». Når vi endrer et begrep skal det formidles til omverdenen at begrepet er under revisjon. I revisjonsperioden har begrepet status «Revisjon» slik at brukerne av Begrepskatalogen kan se at innholdet kommer til å endre seg. Se mer om revisjonsprosessen i punkt Revidert begrep Hvis et begrep har blitt godkjent etter å ha vært til revisjon, vil det få statusen «Revidert begrep». Denne statusen brukes for å informere brukere om at begrepet er oppdatert, og for å gi forvaltere av Begrepskatalogen oversikt over endringstakt og forvaltning av innhold i katalogen. 4.3 Revidering av godkjente begreper Det er begrepseiers ansvar å påse at begrepene til en hver tid er oppdaterte og korrekte, og at de stemmer med kilden. Begrepskatalogen skal være «levende dokumentasjon», for i takt med omverdenen vil begrepsbruken til NAV forandre seg over tid. Et begrep kan endre seg etter at det har blitt godkjent. Dette kan skyldes rettspraksis eller lovendring som gjør at begrepet skal tolkes annerledes eller har fått en snevrere eller utvidet betydning. Når et begrep endres kan denne endringen påvirke flere andre begreper, fordi de har relasjoner til hverandre. Derfor er det viktig at man går grundig gjennom begrepets innhold, og deretter vurderer alle begrepene som lenkes til og som på blir påvirket av endringen. Dette gjelder både hyperlenker i teksten, relasjonslenker til andre begreper, og tilfellene der det endrede begrepet står oppført som eksempel på noe. Vi som forvalter Begrepskatalogen vil da møte begrepseier, og endringsønskene og eventuelle endringer blir dokumentert i en egen mal i Confluence. I tillegg varsles alle som peker til begrepet via saksnummer i Confluence (f. eks BEGREP-20). På begrepet i JIRA blir det lenket til dokumentasjonssiden i Confluence. På sikt er det ønskelig at dokumentasjonen av revisjonene skal legges til begrepet direkte i JIRA, slik at man har en samlet oversikt over alle endringer som er gjort.

14 Side: 14 av UTFORMING AV BEGREPER Utformingen av begrepene i NAV følger Difis standard for begrepsbeskrivelser, og vi har også klare interne regler for hvordan et begrep skal dokumenteres. Disse er tilgjengelige på sidene til Begrepskatalogen, men er også satt som hjelpetekster når man oppretter eller bearbeider et begrep. Så langt det er mulig skal vi følge klarspråkprinsippene og NAVs språklige retningslinjer for å sørge for at begrepene får størst mulig gjenbruksverdi. Dette er viktig for at hele direktoratet skal kunne ha nytte av Begrepskatalogen, og også for at vi skal kunne bruke enkelte beskrivelser eksternt. Før et begrep blir satt til «standard» går begrepsforvalterne gjennom det og påser at alle formkrav er oppfylt og skrivereglene fulgt. 5.1 Skriveregler Det er faste regler for hvordan vi utformer begreper. Ikke bare for strukturen og hvilke felter vi bruker, men også for hvordan vi ordlegger oss. Det er klare føringer for hvordan definisjonen av et begrep skal se ut, antall eksempler mv. og dette skal følges så langt det er mulig. Det samme gjelder formatet på kilder. Der det er mulig har vi også nedtrekkslister, med strukturert tekst. Her har vi satt opp forhåndsdefinerte valg for brukerne. Slik sikrer vi at begrepene blir mest mulig strømlinjeformede, og vi får en oversikt over hvilke begreper som for eksempel har hvilke eiere og kontekster knyttet til seg. 5.2 Beskrivelsesfelt I dag har vi følgende felter som beskriver et begrep: Felt Term Alternativ term Definisjon Begrepsforklaring Eksempler Beskrivelsestype Overordnet bruksområde Fagområde Betydning Begrepets navn Kalles begrepet ved andre navn? Hva betyr begrepet? Utdypende forklaring Eksempler som viser omfanget Hvor er definisjonen hentet fra? Hvor brukes begrepet? Hvilket fagområde tilhører begrepet? Dersom et felt står tomt, vil det heller ikke vises når du slår opp begrepet i katalogen. Vi har også kildefelt og relasjonslenker som viser hvordan begrepene i katalogen henger sammen. På den måten kan man lett se hvilke begreper som blir påvirket dersom et begrep endrer betydning. Vi kan også generere en visuell framstilling av sammenhengene, hvilket er særlig gunstig til opplæring.

15 Side: 15 av Overordnet bruksområde Navn i Jira: Kontekst Dette feltet viser hvilken sammenheng begrepet er tatt fra. En term kan ha flere betydninger avhengig av fagområde, mens det andre ganger kan være forskjellige termer som beskrive nesten det samme på tvers av områder. Et begrep kan også ha flere kontekster. I tillegg kan vi merke hvert begrep med fagområdene det tilhører. Dette står det mer om i kapittel Når et begrep blir satt til standard er det veldig viktig at det er merket med riktig kontekst. Dette er begrepseiers ansvar, slik at det brukes riktig i resten av NAV. Dette er de overordnede bruksområdene per i dag: - Aktørkontakt - Arkiv og dokumenthåndtering - Brukerveiledning og oppfølging - IKT - Kontekstuavhengige begreper - Saksbehandling - Virksomhetsstyring - Økonomi og regnskap Fagområder Navn i Jira: Components I tillegg til overordnet bruksområde kan vi merke begrepene våre med det eller de spesifikke fagområdene de tilhører. Dette gjelder særlig på ytelses- og tjenesteområdet. Ved å sortere på dette, får man opp alle begrepene som tilhører det aktuelle fagområdet for eksempel foreldrepenger, pensjon eller hjelpemidler. Dette er blant annet viktig for prosjektene, fordi man effektivt kan sortere fram og bearbeide de begrepene som skal brukes og som derfor haster mest Relasjonslenker For å vise forholdet mellom begreper bruker vi relasjonslenker. I skrivende stund har vi relasjonene i tabellen under. Dersom man setter inn en relasjon i begrep A, vil tilsvarende informasjon (eller motsatsen til denne) dukke opp i begrep B. Hvis termen er lik men betydningen forskjellig, vil det stå homograf på begge. Er det derimot et begrep som er en innsnevring av et annet, eksempelvis opphørsvedtak og vedtak, vil det stå innsnevring på det ene og motsatsen utvidelse på det andre.

16 Side: 16 av 17 Relasjon Motsats Når skal den brukes? Semantiske relasjoner Er en del av Inneholder Begreper som er en del av et større hele; for eksempel er «hattebrem» en del av en «hatt», og «bukseben» en del av en «bukse». Er homograf til Er relatert til Har utvidet betydning Har innsnevret betydning Ord som blir skrevet likt et annet, men som har ulikt opphav og ulik betydning. For eksempel er «Lovlig opphold» i UDI og «Lovlig opphold» i NAV består av samme frase som term, men disse har ulik fortolkning i ulike lover. Begreper som hører sammen ved at de for eksempel er motsetninger eller hører sammen på en måte som ikke kan beskrives med andre relasjoner, for eksempel mødrekvote og fedrekvote. Broader/narrower-relasjonen er en hierarkisk relasjon. Brukes til å angi at et begrep har en videre (broader) betydning enn ett eller flere begreper med snevrere (narrower) betydning. Kalles også overbegrep og underbegrep. Rene "regelstyrte" relasjoner Muliggjør Forutsetter Det ene begrepet er en forutsetning for (muliggjør) at det andre skal kunne finnes eller benyttes. Styrer Styres av Formue styrer størrelsen på formuesskatt. Formuesskatten din styres av formue og gjeld. Forvaltningsstyrte relasjoner Erstattes av Har erstattet Dersom et begrep ikke lenger skal være gyldig, får begrepet statusen «utgått» eller «avvist». Da kan vi markere hvilket begrep det eventuelt har blir erstattet av. Er duplikat av Dupliseres av Når samme eller ulikt fagmiljø/prosjekt registrerer begrep i Begrepskatalogen, og det

17 Side: 17 av 17 allerede finnes et begrep som er ment å beskrive det samme fenomenet, må det være mulig i gitte (tidlige) statuser å markere en relasjon mellom disse, slik at man tar i betraktning at det finnes to begreper, uten at man ukritisk sletter det ene.