Tysnes kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Tysnes kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Rådhuset Tysnes kommune Dato: Tidspunkt: 10:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kari Marie Nygard mob.tlf eller til Hogne Haktorson, mob.tlf Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kari Marie Nygard møter frå sekretariatet, på dette møtet. Britt Sørensen Dalsgård kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 29/18 PS 30/18 PS 31/18 PS 32/18 PS 33/18 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Orienteringssak om tilrettelegging og organisering av PPT-tenester i Tysnes kommune Orienteringssak om arbeid med oppfølging etter forvaltningsrevisjon av plan- og byggesak Budsjett 2019 for kontroll- og tilsynsarbeid i Tysnes kommune 2014/ /4 2016/45 PS 34/18 Revisjonsplan 2018 for Tysnes kommune 2016/73 PS 35/18 PS 36/18 RS 11/18 RS 12/18 RS 13/18 RS 14/18 Løypemelding om arbeid med forvaltningsrevisjon av helsestasjons- og skulehelseteneste Referatsaker Etiske retningslinjer Tysnes kommune - rullert i kommunestyret Retningslinjer for intern varsling av kritikkverdige tilhøve - rullert Melding om FKT-veileder Sekretariat for kontrollutvalg Rekneskapsoversyn kontrollutvalet sitt budsjett pr. august / / / / /45 PS 37/18 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/200 PS 38/18 Eventuelt 2

3 PS 29/18 Godkjenning av innkalling og sakliste PS 30/18 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte 3

4 Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2014/ Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Tysnes kommune 31/ Orienteringssak om tilrettelegging og organisering av PPT-tenester i Tysnes kommune Bakgrunn Det er sendt slik mail til rådmann: «Til rådmann, m/kopi til oppvekstsjef Hei, Viser til at det tidlegare er gjennomført forvaltningsrevisjon når det gjeld tilpassa opplæring og spesialundervisning i grunnskulen i Tysnes kommune. Det er gjeve tilbakemelding / orientering til kontrollutvalet om oppfølgingsarbeidet, og kontrollutvalet har sagt seg nøgd med dei tiltakak som er sette i verk i etterkant av revisjonen. Men det har vidare vore informert til kontrollutvalet vedr. PPT-tenestene i Tysnes kommune. Tidlegare har det vore eit samarbeid med Os kommune om slike tenester, men avtale om samarbeid er sagt opp. Det er gjeve orientering om korleis PPT-tenestene kan tilretteleggast og organiserast for brukarar i Tysnes kommune vidare framover. Seinast fekk kontrollutvalet slik orientering i møte Følgjande er ført i møteprotokollen etter møtet: «Handsaming i møtet: Oppvekstsjef Aud Kallefoss orienterte: Os har sagt opp avtalen gjeldande frå Ser på andre løysingar både mot Fitjar og Stord Har sett på rammer for samarbeid kostnad, og kor mange stillingar er naudsynt mm Det er og eit alternativ å oppretta eiga teneste innad i kommunen, men ser at dette vert svært sårbart, og at ein gjerne då må kjøpa inn tenester frå andre for å ha brei nok kompetanse. Kontrollutvalet ønsker ny orientering i første møte til hausten Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 4

5 Side 2/2 Vedtak: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Utvalet ønsker ei ny orientering i første møte til hausten.» Vedtaket viser at kontrollutvalet ber om ny informasjon vedr. saka. Sekretariatet sender med dette førespurnad om det let seg gjera å få ei orientering om arbeid med tilrettelegging og organisering av PPTtenester i Tysnes kommune. Neste møte i kontrollutvalet er Rådmann har svara tilbake: «Hei! Me kan orientera om dette i møte 20. september, me legg også opp til ei sak for tenesteutvalet vedkomande dette no tysdag 11. september.» Saksframlegget til tenesteutvalet sitt møte vert lagt som vedlegg til denne saka. Orientering til kontrollutvalet Rådmann og oppvekstsjef vil orientera til kontrollutvalet om stoda for dette arbeidet. Dersom det ikkje kjem fram noko spesielt i møtet vert det tilrådd at kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Saksframlegg til tenesteutvalet Avtale om PPT-samarbeid Tysnes Stord - Fitjar 5

6 SAKSFRAMLEGG Tysnes kommune AVTALE OM PPT-SAMARBEID - TYSNES - STORD - FITJAR Sakshandsamar: Aud Kaldefoss Arkivsak : Arkivkode: 18/ &&& Set inn vedlegga og saksutgreiinga under &&& (Ikkje slett denne lina) Vedlegg: AVTALE OM PPT SAMARBEIDSAVTALE SAKSUTGREIING: Kommunane Os og Tysnes har hatt ein samarbeidsavtale om felles PPT kontor, der Tysnes kommune har bidratt økonomisk ved å betala for ei fagstilling ved kontoret. PP-tenesta har dei siste åra opplevd ulike utfordringar m.o.t. rekruttering, vakansar, permisjonar og sjukmeldingar, noko som har gjort at våre brukarar av denne tenesta har meint at tenesta ikkje har fungert tilfredsstillande. Dette har blitt teken opp ved ulike høve. I januar 2018 valte Os kommune å seia opp samarbeidsavtalen med Tysnes kommune, gjeldande frå Tysnes kommune har tidlegare informert tenesteutval, formannskap og kontrollutval om situasjonen og sett på ulike løysingar for å få til ei så god PP-teneste som mogleg. Opplæringslova 5-6 seier følgjande om pedagogisk psykologisk teneste: Kvar kommune og kvar fylkeskommune skal ha ei pedagogisk-psykologisk teneste. Den pedagogisk-psykologiske tenesta i ein kommune kan organiserast i samarbeid med andre kommunar eller med fylkeskommunen. Tenesta skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rette for elevar med særlege behov. Den pedagogisk-psykologiske tenesta skal sørgje for at det blir utarbeidd sakkunnig vurdering der lova krev det. Departementet kan gi forskrifter om dei andre oppgåvene til tenesta. Politikarar, administrasjon og dei ulike einingsleiarane har drøfta ulike måtar å driva PP-tenesta på framover: Eige PPT: Rektorane og styrarane er samde om at dette er ei dårleg løysing. Me har mange problemstillingar som krev ulike kompetansar, noko som vert vanskeleg å fylla ved eige PPT-kontor. PPT skal 6

7 driva systemarbeid ute på einingane og ein ser fort at ein gjerne må leige inn spesialkometansar for å ivreta dei behova som til ein kvar tid skal stettast.tenesta vert sårbar og kompetansemiljøet vert lite. Fordelen er at ein har betre oversikt og kjem tettare på tenesta. Samarbeid med ein annan kommune av om lag same storleik: Kommunen har drøfta dette med Fitjar kommune. Me var samde i at dette var ein moglegheit, men såg samstundes at sjølv om me var 2 kommunar som gjekk i lag, var tenesta framleis liten og sårbår, både av omsyn til tilsette, kompetanse og miljø. Fitjar kommune har fram til no hatt ein samarbeidsavtale med Stord kommune, og ynskte primært å vera tilslutta ei større PP-teneste. Kjøpa tenester/inngå samarbeid med ein eller fleire kommunar med større PP-teneste: Os kommune ynskte ikkje halda fram med PPT-samarbeidet,- då fokuset deire m.a.vert kommunesamanslåing og samarbidet rundt den nye Bjørnefjorden kommune. Me har difor sett sørover mot Stord, og har i lag med Fitjar kommune hatt forhandlingar med Stord kommune om ei felles PP-teneste. Forhandlingane har munna ut i ein samarbeidsavtale og premisser som ligg vedlagt i saka. Rådmennene er blitt samde om ei avtale som legg opp til vertskommunesamarbeid. Den nye avtalen er i tråd med regelverk og sentrale forventingar om oppgåveløysing, samt ei fordeling av kostandar som speglar oppgåvene. PPT sitt mandat er regulert i opplæringslova 5-6 og barnehagelova 19 c og omhandlar systemog individretta arbeid. PPT skal, som ein del av det systemretta arbeidet, samarbeide med barnehagane og skulane om tidleg innsats og førebygging/ tilpassing. Tidelg innsats og tilpassing er sentrale deler av barnehagen og skulen sitt oppdrag. Potensiale for å redusera sosiale skilander gjennom å iverksetja tiltak tidleg er stor, og den samfunnsøkonomiske gevinsten ved å tilby gode tiltak til barn som har behov for ekstra hjelp er høg. Det å ha ei pedagogisk psykologisk teneste som har tilsette med høg kompetanse og som kan gje god og rask fagleg støtte til tilsette i barnehagar er viktig. Det same gjeld PPT sin rolle som sakkunnig i einskildsaker. Grunna auka arbeidsmengd for det som før var PPT for Stord og Fitjar kommune, vert PPT utvida med ei stilling dersom Tysnes kommune vert med i samarbeidet. Økonomiske konsekvensar Det er lagt fram ulike løysingar for fordeling av driftskostnadar. Kommunane er no samde om at 70 prosent av dei samla driftskostandane vert delt etter talet på barn mellom 0-16 år i kommunane per 1. januar i budsjettåret. Resterande 30 prosent vert delt med 60 prosent på Stord kommune og 20 prosent kvar på Fitjar og Tysnes kommune. 7

8 PPT, fordeling med 30 % fastdel (Stord 60 % av dette, Tysnes og Fitjar 20 % kvar), 70 % etter barnetal, 5 % adm påslag (indirekte kostnader) og oppdaterte barnetal Direkte kostnader til fordeling Påslag adm/indirekte kostnader 5% Sum til fordeling: Fast del, 30% Etter folketal 0-16 år Innbyggjartal pr Eigar og ansvarsdel i % Kommune Fastdel 30% Etter barnetal Sum fast og variabel Endring i høve til i dag Tysnes 516 9, Fitjar , Stord , sum , Avtalen vert meir kostbar enn den vi har i dag, men me vil få ei teneste som er mykje meir involvert i dei ulike skulane og barnehagane på systemnivå. Me har samstundes peika på at me er oppteken av tidleg innsats og at tilpassa opplæring i størst mogleg grad skal erstatta spesialundervisning. Alle som har trong for tilrettelegging og spesialundervisning, skal få dette så tidleg som mogleg, og tiltaka skal evaluerast jamnleg. Me har difor von om at tala/storleiken på vedtak vil gå ned, noko som og vil gje mindre kostnad på sikt.... &&& Set inn saksutgreiinga over &&& (Ikkje slett denne lina) INNSTILLING FRÅ RÅDMANNEN: ::: &&& Set inn innstillinga under &&& (Ikkje slett denne lina) 1. Kommunestyret godkjenner Samarbeidsavtale for Pedagogisk- psykologiske teneste, Fitjar, Tysnes og Stord slik den ligg føre. 2. Samarbeidsavtale for Pedagogisk-psykologisk teneste Fitjar, Tysnes og Stord vert gjort gjeldande frå 1. oktober 2018 under vilkår av at avtalen vert godkjent i Stord og Fitjar kommune. 3. Kommunestyre delegerer mynde til utøving av lov om opplæring av 5-6 og lov om barnehagar 19 c til Stord kommune ved rådmannen, jf. kommuneloven 28-1 a. ::: &&& Set inn innstillinga over &&& (Ikkje slett denne lina) 8

9 Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/4-30 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Tysnes kommune 32/ Orienteringssak om arbeid med oppfølging etter forvaltningsrevisjon av plan- og byggesak Bakgrunn Det er sendt slik mail til rådmann : «Til rådmann Kontrollutvalet har fått orientering om arbeid med oppfølging etter forvaltningsrevisjon av plan- og byggesaker ved fleire høve. Seinast vart det orientert i saka i møte I protokollen etter dette møte står følgjande: Handsaming i møtet: Rådmann Steinar Dalland og Ingrid Tysnes Stue frå eining for forvaltning orienterte om arbeid med oppfølging av forvaltningsrevisjon plan- og byggesak. Det blei informert om dei systema og rutinane ein nå har teke i bruk i byggesakshandsaminga, bl. a. E-byggesak. Nokre punkt som er tilrådd etter forvaltningsrevisjonen er ikkje sett i verk ennå. Bakgrunn for utsetjinga er at før ein får på plass eit oppdatert system for internkontroll, bør funksjonar og arbeidsprosessar bli meir samordna og tilpassa til mellom anna regelverk og offentlege malar. Kontrollutvalet konkluderte med at ein vil be om ei ny orientering om dette tenesteområdet på slutten av første halvår Vedtak i saka var samrøystes. Vedtak: 1. Kontrollutvalet ser positivt på det arbeidet som er gjort i samband med oppfølging av tiltak i samband med forvaltningsrevisjon av plan- og byggesaker. 2. Kontrollutvalet ber om orienteringssak med ny status på slutten av første halvår Denne førespurnaden gjeld såleis om det let seg gjera å setje orienteringssak om oppfølgingsarbeidet på saklista til møte » Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 9

10 Side 2/2 Av ymse grunnar let det seg ikkje gjera å orientera i møte om denne saka. Sekretariatet har avtala med rådmann at kontrollutvalet vil få ein gjennomgang av stoda for oppfølgingsarbeidet i møte Forslag til vedtak Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 10

11 Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 151 Arkivnr: 2016/45-54 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Tysnes kommune 33/ Budsjett 2019 for kontroll- og tilsynsarbeid i Tysnes kommune Bakgrunn Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner finn ein i 18 formuleringa om at kontrollutvalet skal utarbeide framlegg til budsjett for kontroll-, tilsyns- og revisjonsarbeidet i kommunen: 18. Budsjettbehandlingen «Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget.» Kontrollutvalet har ansvar for å utarbeida framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Det som er særskilt med kontrollarbeidet er at det eigentleg er administrasjonen som vert revidert. Såleis skal kontrollutvalet innstilla direkte overfor politisk organ. I tråd med dette fremjar kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for I budsjettframlegget bereknar kontrollutvalet kostnad med dei oppgåver budsjettet skal dekka. «Veileder til KOSTRA» skildrar og kva funksjon 110 kontroll og revisjon, skal dekka: «Utgifter og inntekter knyttet til kommunenes kontrollutvalg etter kommuneloven 77 og revisjon etter kommuneloven 78. Herunder møtegodtgjørelser og andre utgifter knyttet til møteavvikling i kontrollutvalget, utgifter knyttet til kontrollutvalgssekretariatet, og utgifter knyttet til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Funksjonen omfatter ikke administrative internkontrollsystemer som er underlagt administrasjonssjefen.» Drøfting For revisjonstenestene er det teke utgangspunkt i gjeldande revisjonsavtale. Budsjettert kostnad med revisjon skal dekka både arbeid med rekneskapsrevisjon og anna revisjonsarbeid, t.d. prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I budsjettframlegget er revisjonskostnader delt på to postar. Ein post for kostnader med rekneskapsrevisjon og ein post for oppdrag bestilt av kontrollutvalet ut frå godkjende planar. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 11

12 Side 2/3 Vidare er det lagt opp til at det vanlegvis er 5 møter i kontrollutvalet for året, med om lag like stor saksmengde som eit vanleg år. Det er vidare lagt inn kostnader med kurs / opplæring for medlemmane i kontrollutvalet og servering på utvalsmøta. Ellers er det lagt inn møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste i tråd med godtgjerslereglementet til kommunen. Budsjettposten som gjeld sekretariatstenester for kontrollutvalet er sett opp ut frå planlagt aktivitet og antal møter. Kostnader er berekna i tråd med avtale som er inngått mellom Tysnes kommune og Hordaland fylkeskommune, og som tok til å gjelda frå Om oppgåvene til kontrollutvalet I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det dette i 10: 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 13. Selskapskontroll «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.» Formuleringane i desse paragrafane viser at hovudoppgåvene til kontrollutvalet er å gjennomføra prosjektarbeid ut frå dei planar som kommunestyret har vedteke. Det er vedteke planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i kommunestyret I kontrollutvalet sitt budsjett bør det leggast inn midlar til å gjennomføra prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i tråd med planane. Ut frå gjeldande planar vil prosjektarbeid krevje ei ramme på omlag 300 timar for kommunar med Tysnes kommune sin storleik. Det er og lagt inn i budsjettet ein post for ekstra tiltaksmidlar. Dette er midlar som er tenkt til ev. ad-hoc oppgåver, til dømes tiltak som måtte koma til utanom prosjekt frå planane, og til utgreiingar, evnt. evaluering av planer, som kontrollutvalet finn naudsynt å gjennomføra undervegs i året. Bakgrunnen for slike ekstra oppgåver kan t.d. vera medieoppslag eller bestillingar frå kommunestyret som ikkje står i godkjend plan, eller henvendingar frå innbyggarar. Konklusjon På slik bakgrunn tilrår sekretariatet at kontrollutvalet godkjenner framlegget til budsjett. Budsjettframlegget skal så følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Det er kommunestyret som skal gjera endeleg vedtak når det gjeld budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Tysnes kommune. 12

13 Side 3/3 Forslag til vedtak Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Taldel med budsjettframlegg for kontroll- og tilsynsarbeid 2019 Tysnes kommune 13

14 Budsjettforslag for kontrollutvalet i Tysnes kommune for 2019 Konto Tekst Rekneskap 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Merknad Godtgjersle folkevalde kr kr kr Tapt arbeidsforteneste kr - kr - kr Feriepenger tapt arbeidsforteneste kr - kr Delsum kr kr kr Arbeidgiveravgift (AGA) kr kr kr Delsum kr kr kr Leiar kr og medlem kr 860 pr. møte Abonnement og faglitteratur kr kr kr Matvarer / servering kr kr kr Opplær./kursutg./folkev.opplæring kr - kr Skyss- og kostgodtgjering kr - kr kr Kontingentar kr kr kr Kjøp av sekretariatstenester kr kr Revisjonsten kr kr kr Ekstra tiltaksmidl./konsulenttenester kr - kr kr Delsum kr kr kr Meirverdiavgift kr kr kr Moms-kompensasjon kr kr kr Internsal kr - kr - kr - Total budsjettramme kr kr kr Abonnement fagblad til KUV-medlemmer kr Til kurs / fagkonf. - Ny folkev.opplæring vil vera i 2020 Reise ifm. kurs og konferanser Forum for Kontroll og Tilsyn - kontingent kr I tråd med avtale gjeldande frå Revisjonstenester - etter avtale Evt. ad-hoc oppg. Td. øvrig forv.rev og utgreiingar 14

15 15

16 Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2016/73-39 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Tysnes kommune 34/ Revisjonsplan 2018 for Tysnes kommune Bakgrunn Kontrollutvalet i Tysnes kommune har ansvar for at det vert gjennomført rekneskapsrevisjon i kommunen, jf. kommunelova 77.4, der det m.a. står: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Vidare har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning, jf. forskrift om kontrollutvalg 4, der det m.a. står: «Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning.» Drøfting Kontrollutvalet si handsaming av revisjonsplan og informasjon om rekneskapsrevisjonen så langt i 2018, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen sine rekneskapar vert revidert på ein tryggande måte og at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Sekretariatet har motteke revisjonsplan for 2018 og den ligg ved saka. Slik sekretariatet ser det, bør kontrollutvalet få høve til å koma med innspel til fokusområde i interimsrevisjonen som skal gjennomførast denne hausten, dersom dei ønskjer det, sjølv om det er revisjonen som fastset den endelege revisjonsplanen. Etter planen skal interimsrevisjonsrapport leggjast fram for kontrollutvalet til handsaming i siste møte dette året. Konklusjon Dersom det ikkje kjem fram noko spesielt i møtet vert det tilrådd at kontrollutvalet tar informasjonen frå Deloitte AS til orientering. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 16

17 Side 2/2 Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar revisjonsplanen for 2018 frå Deloitte AS til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Revisjonsplan 2018 for Tysnes kommune 17

18 Revisjonsplan Tysnes Kommune 2018 Område Angrepsmåte Ansvarlig Tidspunkt Oppstartsmøte med økonomisjef og rådmann Revisjonen har oppstartsmøte med økonomisjef og rådmann tidlig på høsten for å gå kort gjennom revisjonsprosessen og for informasjonsutveksling om evt. endringer. I møtet vil misligheter og rutiner knyttet til forebygging og avdekking av misligheter bli vektlagt. Deloitte Okt./Nov. Rutiner Vi vil kartlegge og teste vesentlige rutiner i kommunen: Deloitte - interimsrevisjon Nov./Des. Kostnader/innkjøp Lønn Inntekter Fokus her vil være på etablert intern kontroll på de ulike områdene. Utgifter Detaljkontroll av utgifter. Deloitte - interimsrevisjon Nov./Des. Investeringer/finans Påse at kommunen har vedtatt et finansforvaltningsreglement. Deloitte - interimsrevisjon Nov./Des. Feb.-april Påse at finansforvaltningsreglementet følges. Kontrollutvalgsmøte Revisor skal i etterkant av interimsrevisjonen informere kontrollutvalget om evt. vesentlige funn. Deloitte Nov./Des. Mva.kompensasjon Revisor skal foreta kontroll av hver termin for mva.kompensasjon før denne sendes inn og signeres. Økonomisjef skal derfor sende nødvendig dokumentasjon (tall i omsetningsoppgave og oversikt over alle transaksjoner for den aktuelle termin) til revisor senest fem virkedager før frist for signering. Økonomisjef og Deloitte Løpende Frist for innsendelse er innen 1 måned og 10 dager etter utløpet av hver termin, jfr Lov om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. 7. For 3. termin er det utsatt frist. Økonomisjef er ansvarlig for innsendelse og for å gi beskjed til Deloitte når oppgaven er klar til signering. Økonomisjef og Deloitte Offisielt regnskap Årsregnskapet skal bestå av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger, jfr. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Notekravene i 5 er et minimumskrav. Rådmann Frist for avleggels e og Årsregnskapet skal være avlagt innen 15.02, jfr. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10, 3. ledd. Rådmann 1 18

19 Revisjonsplan Tysnes Kommune 2018 Område Angrepsmåte Ansvarlig Tidspunkt Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold og senest 31. mars, jfr. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10, 3. ledd. Rådmann Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas senest seks måneder etter regnskapsårets slutt, jfr Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10, 1. ledd. Rådmann Offisielt regnskap til revisor Revisor skal motta årsregnskapet umiddelbart etter avleggelse. Dette medfører at revisor skal motta driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger datert 15.02, uten ugrunnet opphold etter avleggelse. Dette for å kunne foreta revisjonen tidsriktig. Dersom regnskapet ikke er avlagt 15.02, vil revisors beretning inneholde informasjon om dette. Økonomisjef Avstemminger må ikke være ferdigstilt ved avleggelse av regnskapet, men samtlige avstemminger må være ferdigstilt til dato for revisjonsbesøk i februar/mars. Økonomisjef Årsberetning skal sendes til revisor umiddelbart etter at den er avlagt Dersom dato for avleggelse ikke overholdes, vil revisors beretning inneholde en informasjon om dette. Årsberetningen skal signeres for å bli vurdert som avlagt. Økonomisjef Offisielt regnskap Ved mottak av endelig regnskap, vil vi påse følgende: Deloitte - årsoppgjør Feb. -april Regnskapsmateriell mottas innen Regnskapsoversikter henger sammen Nødvendige noteopplysninger er utarbeidet Avslutning av regnskapene er iht. forskrift Avstemming av kretsløp er foretatt (Egenkapital, arbeidskapital og anleggsmidler/langsiktig gjeld) Budsjettall stemmer med vedtatt budsjett Korrekte tall medtatt i årsmeldingen KOSTRA-rapportering korrekt foretatt Vi vil også foreta en analyse av regnskapstall mot budsjett og fjorårstall. 2 19

20 Revisjonsplan Tysnes Kommune 2018 Område Angrepsmåte Ansvarlig Tidspunkt Bank Bankavstemming Deloitte - årsoppgjør Feb. april Investeringer og utlån Verdsettelse og klassifisering av verdipapirer Avkastning på verdipapirer Utlån husbankmidler mm Deloitte - årsoppgjør Feb. april Fordringer Kundereskontro mot regnskap Tap på krav (inkl. innbetalingskontroll) for fordringer generelt inkl. vurdering av kundefordringer og utlån Kreditsaldoer Periodisering inntekter Deloitte - årsoppgjør Feb. april Forskuddsbetalte utgifter Avsetninger Deloitte - årsoppgjør Feb. april Driftsmidler Anleggsregister mot regnskap Aktivering Salg Avskrivninger iht. regelverk Gjennomgang prosjektregnskap Deloitte - årsoppgjør Feb. april Påløpte utgifter Vurdere om kommunen har tilfredsstillende rutine for å identifisere avsetning for påløpte utgifter Vurdere avsetningene som er gjort Deloitte - årsoppgjør Feb. april Leverandørgjeld Leverandørreskontro mot regnskap Debetposter Utbetalingskontroll Deloitte - årsoppgjør Feb. april Langsiktig gjeld Lån iht. låneavtale/bekreftelse fra långiver Låneopptak er i samsvar med kommuneloven Memoriakontoer (samsvar mellom opptak av lån, bruk av lån og bevegelse på konto for ubrukte lånemidler) Rentekostnader Avdrag iht. vektingsregel Oversikt over garantier Deloitte - årsoppgjør Feb. april 3 20

21 Revisjonsplan Tysnes Kommune 2018 Område Angrepsmåte Ansvarlig Tidspunkt Egenkapital/fond Evt. bevegelser kontrolleres mot avsetninger og bruk i driftsregnskap og investeringsregnskap Kapitalkonto Deloitte - årsoppgjør Feb. april Inntekter Analyse av inntekter Skatteinntekter Rammetilskudd Deloitte - årsoppgjør Feb. april Utgifter Analyse av utgifter Periodisering iht. anordningsprinsippet Selvkostregnskap Deloitte - årsoppgjør Feb. april Lønn Analyse av lønnskostnader Kontrolloppstilling over innberettet beløp Feriepenger Pensjon Skattetrekk Arbeidsgiveravgift Sykepengerefusjoner Deloitte - årsoppgjør Feb. april Attestasjoner Div. attestasjoner Deloitte Løpende Revisjonsberetning Revisor skal avgi revisjonsberetning senest 15. april, jfr Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Deloitte Senest 15. april Kontrollutvalget Økonomisjef og rådmann skal sende årsregnskap inkludert årsberetning til sekretariatet umiddelbart etter ferdigstillelse slik at sekretariatet kan forberede sak til kontrollutvalget Rådmann/ økonomisjef Umiddelbart etter ferdigstillelse, i god tid før møte i kontrollutvalget 4 21

22 Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2018/27-7 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Tysnes kommune 35/ Løypemelding om arbeid med forvaltningsrevisjon av helsestasjons- og skulehelseteneste Bakgrunn I møte godkjende kontrollutvalet prosjektplan for forvaltningsrevisjon innan helsestasjons- og skulehelseteneste. Frå prosjektplanen finn ein følgjande om føremål og problemstillingar for arbeidet: «Føremål og problemstillingar Føremålet med forvaltningsrevisjonen vil vere å undersøkje om Tysnes kommune har system og rutinar for å sikre eit tilfredsstillande tilbod om helsestasjons- og skulehelsetenester, og om tilbodet er i samsvar med krav i regelverket og nasjonale tilrådingar. Med bakgrunn i føremålet er det utarbeidd følgjande problemstillingar som vil bli undersøkte: 1. I kva grad er det etablert eit styringssystem (system for internkontroll) som bidrar til å sikre eit tilfredsstillande tilbod om helsestasjons- og skulehelseteneste i kommunen? a) I kva grad er det etablert klare ansvars- og rollefordelingar knytt til helsestasjons- og skulehelsetenesta i kommunen? b) I kva grad er det etablert system og rutinar for helsestasjons- og skulehelsetenesta? c) Har kommunen tilstrekkeleg oversikt over kompetansebehov i helsestasjons- og skulehelsetenesta, og ein plan for å sikre naudsynt kompetanse? d) I kva grad er bemanninga i skulehelsetenesta i samsvar med anbefalt normering av årsverk? e) I kva grad gjer kommunen systematiske vurderingar av om ressursbruken til helsestasjons- og skulehelsetenesta er føremålstenleg med tanke på oppgåvene som skal utførast? f) I kva grad er det etablert system for å hente inn og nytte erfaringar frå brukarar av tenestene? g) I kva grad blir det gjort systematiske vurderingar av om det er område i tenesta der det er risiko for svikt eller manglar, med tilhøyrande risikoreduserande tiltak? 2. I kva grad er tenestene til helsestasjons- og skulehelsetenesta i samsvar med krav og anbefalingar knytt til helsestasjonsprogram, helseundersøkingar og samarbeid med skulane? a) I kva grad blir anbefalt helsestasjonsprogram 0-5 år etterlevd i kommunen? b) I kva grad blir tilbod om gruppekonsultasjonar 0-5 år etterlevd i kommunen? Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 22

23 Side 2/2 c) I kva grad får alle born i kommunen tilbod om skulestartundersøking i 1. trinn på grunnskulen? d) I kva grad får alle elevar på 8. trinn i grunnskulen tilbod om helsesamtale? e) I kva grad medverkar skulehelsetenesta i skulane sitt arbeid knytt til rettleiing, undervisning, planlegging osb.? f) I kva grad etterlever helsestasjon for ungdom anbefalingar knytt til tilbod og samarbeid med skulehelsetenesta? Avgrensingar vil vera: Prosjektet vil vera avgrensa til Tysnes kommune sine helsestasjonstenester for born og unge frå 0-20 år. Prosjektet vil difor ikkje omfatte kommunen si oppfølging av gravide gjennom helsestasjonstenesta.» Etter planen skal revisjonsrapporten vera klar frå Deloitte si side innan utløpet av oktober Drøfting Sekretariatet har sendt henvending til Deloitte om kontrollutvalet kan få ei løypemelding for arbeidet så langt. Deloitte har gjeve slikt svar tilbake: Konklusjon «Løypemelding forvaltningsrevisjonen av helsestasjon- og skulehelsetenesta i Tysnes kommune. Det blei noko forseinking knytt til utsending av dokumentasjon frå kommunen slik at vi etter fleire påminningar fekk siste tilsending av dokumentasjon 21. mai mot fristen som var sett 27. april. Revisjonen har gått gjenom tilsendt dokumentasjon og relevant statistikk rapportert frå kommunen til KOSTRA. Vidare har vi intervjua til saman åtte personar i Tysnes kommune; dette inkluderer dei tre rektorane på barne- og ungdomsskulane i kommunen. Vi har fått godkjent seks av åtte intervjureferat og ventar å få dei to andre i starten av veke 38. Grunna informasjonen som har kome fram gjennom intervju og dokumentasjon ser vi at det er naudsynt å gjennomføre ytterlegare eit intervju i kommunen. Dette intervjuet skal finne stad via telefon tidleg i veke 38. Vi er elles i gang med rapportskrivinga, og arbeider for å hente inn dei forseinkingane som har vore. Samtidig vil vi peike på at foreinkinga med dokumentasjon, og behovet for å gjere eit ekstra intervju etter at vi eigentleg hadde sett føre oss at alle intervju skulle vere avslutte, kan gjere det utfordrande å klare å levere ferdig rapport innan 31. oktober. Vi har per i dag ingen marginar til dømes dersom det skulle vere sjukdom, eller dersom det skulle bli forseinkingar i verifiseringa av dei gjenståande intervjureferata. Vi er også avhengige av at rådmann kan svare på førespurnad om verifisering og høyring innan relativt korte fristar.» Deloitte har og stadfesta at dei vil koma i møte i kontrollutvalet og gje munnleg orientering i saka, og at kontrollutvalet kan få høve til å stilla spørsmål. Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Forslag til vedtak Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 23

24 PS 36/18 Referatsaker 24

25 TYSNES KOMMUNE Rådhuset Uggdalsvegen UGGDAL Telefon TYSNES KOMMUNE ETISKE RETNINGSLINER 25

26 INNHALD 1 OM RETNINGSLINENE Kva er etikk Føremål Omfang Verknadstid og rullering Ansvar GRUNNPRINNSIPP Omsyn til innbyggjarane Omsyn til kommunen sitt omdømme UNDERPUNKT Lojalitet Seksuell trakassering Handsaming av kommunen sine eigedelar og midlar Innkjøp Open handsaming Ytringsfridom for tilsette Informasjonsansvar på vegne av kommunen Bruk av sosiale medium Habilitet Personalmessige tilhøve Verv og stilling utanfor kommunen Mynde/fullmakter Gåver og andre føremoner ANNA RELEVANT REGELVERK Side: 2

27 1 OM RETNINGSLINENE 1.1 Kva er etikk Etikk er å opptre ærleg og riktig i høve til eit verdigrunnlag. Dette verdigrunnlaget er med andre ord utgangspunktet for samfunnet sitt syn på kva som er akseptabel framferd. Ei etisk korrekt framferd vil føra med seg at den einskilde politikar og tilsette: Føl godkjende reglar og retningsliner Gjev rett og fullstendig informasjon Utøver mynde med forstand Ikkje blandar private/eigne interesser inn i saker der ein utøver mynde for kommunen Arbeider for kommunen sine mål til beste for innbyggjarane. 1.2 Føremål Føremålet med dei etiske retningslinene er å skapa tryggleik og eit felles grunnlag for dei verdival som må gjerast i kommunen si teneste. Dei etiske retningslinene bør føra til at me unngår uheldige tilhøve som t.d. korrupsjon, ulik handsaming, forfordeling, misbruk av fellesskapet sine verdiar. Retningslinene skal verka til å styrkja innbyggjarane sin tillit til politiske organ og tilsette i Tysnes kommune. 1.3 Omfang Dei etiske retningslinene gjeld folkevalde og tilsette i Tysnes kommune. Retningslinene gjeld og dei som utfører fast oppdrag på vegne av Tysnes kommune. 1.4 Verknadstid og rullering Dei etiske retningslinene gjeld så lenge det ikkje ligg positivt vedtak om at dei ikkje skal gjelda. Dei etiske retningslinene vert tekne opp ved inngangen til ny kommunestyreperiode. Kommunestyret vurderer då behovet for rullering av retningslinene. 1.5 Ansvar Leiarar på alle nivå har eit særskilt ansvar for å følgja opp at medarbeidarane er kjende med kommunen sine etiske retningsliner. 2 GRUNNPRINNSIPP 2.1 Omsyn til innbyggjarane Den einskilde skal ta omsyn til innbyggjarane sine interesser, streva for lik handsaming og opptre med respekt i møte med den einskilde innbyggjar. 27 Side: 3

28 2.2 Omsyn til kommunen sitt omdømme Den einskilde skal utføra sine oppgåver og opptre på ein forsvarleg måte slik at ein ikkje skadar kommunen sitt omdømme. 3 UNDERPUNKT 3.1 Lojalitet Den einskilde skal følgja rettslege reglar, etiske retningsliner, politiske- og administrative pålegg som gjeld i verksemda. Den einskilde sin lojalitet fører ikkje til plikt til å følgja pålegg om å gjera noko ulovleg eller noko som er i strid med etiske retningsliner. Den einskilde har plikt til å gje melding om tilhøve i strid med lov eller etiske retningsliner etter retningslinene for intern varsling. 3.2 Seksuell Trakassering I Tysnes kommune er det null toleranse for seksuell trakassering og det vert ikkje tolerert at tilsette vert utsatt for slik maktbruk. Med seksuell trakassering meiner me uønskt merksemd som er plagsom for den som vert ramma. Det heile handlar om å handsame alle med respekt og avstå frå alle formar for kommunikasjon, handling eller behandling som vert å forstå som krenkande. Me skal førebyggja uønskt oppførsel med openheit om seksuell trekassering. Me skal ha ein kultur der alle får utføra jobben sin utan risiko for krenkelsar. Me skal ha ein kultur der me er bevisst at me er på jobb, også i sosiale settingar. Me byggjer omdøme for arbeidsstaden vår også når me til dømes er på julebord eller seminar. Me skal jobbe for ein kultur der det er greit å sei ifrå, og der ein vert teken alvorleg. Personar i leiande stillingar og maktposisjonar skal vise særleg varsamheit. Varsling som gjeld seksuell trakassering skal fylgje same retningsline som ved varsling av kritikkverdige tilhøve. 3.3 Handsaming av kommunen sine eigedelar og midlar Den einskilde skal verka til å ta vare på kommunen sine ressursar på ein økonomisk forsvarleg måte, og skal ikkje misbruka eller sløsa med kommunen sine midlar. Kommunen sitt utstyr skal berre nyttast i kommunen si teneste, bruk utanfor tenesta skal vera avtalt og einkvar slik avtale skal vera open for ålmenta sin kontroll. Ei rasjonell og effektiv handsaming av kommunale midlar og eigedelar skal alltid vegast opp mot dei etiske grunnprinsippa i pkt 2.1 og Side: 4

29 3.4 Innkjøp Innkjøp skal gjerast i samsvar med innkjøpsrutiner for Tysnes kommune og lov om offentlege anskaffingar. Kommunen sine innkjøpsrutinar skal avspegla samfunnsansvar og ikkje understøtta sosial dumping, forureining eller andre uønskte samfunnskonsekvensar. 3.5 Open handsaming Forvalting og politiske prosessar skal vera opne og gje innsyn, slik at ålmenta kan gjera seg kjend med kva kommunen driv med og korleis dei skjøttar sine oppgåver. Møter skal vera opne for alle og berre lukkast når det er pålagt i lov eller strengt naudsynt av andre grunnar. Vedtak om lukking skal skje i ope møte og vedtak skal protokollførast med vising til aktuell lovheimel. Personalsaker skal handsamast i lukka møte i den grad dei vedkjem den einskilde arbeidstakar sitt tilsetjingstilhøve. Dokument som er underlagt teieplikt kan utleverast dersom aktuelle opplysingar kan takast ut eller skjermast på anna måte. Saklister til møte i politiske utval skal setjast opp i god til og offentleggjerast på same tid som saklista vert sendt utvalsmedlemmene. Ved lysing av leiarstillingar skal det gjevast informasjon i lysinga om at namn på søkjarar vert gjort offentleg kjent. Prinsippet vil kunne avvikast i særskilde høve. Fortruleg informasjon må respekterast og ikkje misbrukast. 3.6 Ytringsfridom for tilsette Kommunalt tilsette har rett til å uttala seg offentleg om kommunen si verksemd, så framt det ikkje er i strid med lovpålagt teieplikt. Tilsette som nyttar retten til å uttala seg innan eige fagområde skal seia ifrå om at det handlar om personlege ytringar, det skal ikkje nyttast stillingstittel, brevlogo, faks, kommunen sin e- post eller tilsvarande. Alle tilsette skal lojalt gjennomføra kommunale vedtak, men kan også etter at vedtak er gjort kunna påtala kritikkverdige tilhøve eller utilsikta konsekvensar. Påtale av kritikkverdige tilhøve skal følgja retningsliner for intern varsling. Ytringsfridom må vurderast særskilt i høve til lojalitetsplikt for leiarar som vert oppfatta å snakka på vegne av verksemda, eller som har informasjonsansvar for verksemda. 3.7 Informasjonsansvar på vegne av kommunen Tysnes kommune skal leggja til rette for at innbyggjarane får mest mogleg utfyllande informasjon om kommunen si verksemd. Alle tilsette kan gje faktaopplysningar om eige arbeidsfelt så framt desse ikkje vert omfatta av lovfesta teieplikt. Ordførar, varaordførar og rådmann har generell fullmakt til å gje opplysningar om alt som gjeld kommunen sitt verkeområde. 29 Side: 5

30 3.8 Bruk av sosiale medium I Tysnes kommune ønskjer me at dei tilsette nytta sosiale medium med varsemd. Målet er å bidra til openheit, eit godt omdøme og sikker bruk av sosiale media. Som tilsett og folkevald i Tysnes kommune er du med på å byggja Tysnes kommune sitt omdøme, også som privatperson. Som arbeidsgjevar ønskjer Tysnes kommune at tilsette som er aktive på dei sosiale medium også er gode representantar og ambasadørar for kommunen. Du må gjerne omtale Tysnes kommune, men ikkje gje deg ut for å vera ein representant for kommunen når du er aktiv som privatperson. Tysnes kommune sitt omdøme er avhengig av at de er klar over kva rolle du til einkvar tid har. 3.9 Habilitet Folkevalde og tilsette skal opptre på ein måte som ikkje er eigna å svekkja tilliten til at dei er upartiske. Dersom personlege interesser kan påverka avgjerdsla i ei sak, eller dersom andre kan ha grunn til å tru at slike interesser kan påverka, skal ein ta dette opp Personalmessige tilhøve Tysnes kommune har vedteke å innføra registrering av styreverv, økonomiske interesser og liknande for medlemer av kommunestyret, rådmann, etatsjefar og økonomisjef. Tilsette kan ikkje utan løyve frå arbeidsgjevar ta anna løna arbeid som vil vera av eit slikt omfang at det kan gå ut over arbeidsytinga i kommunen. Det same gjeld ekstraarbeid som kan svekkja innbyggjarane si tillit til ei upartisk handsaming Verv og stilling utanfor kommunen Det vil vera i strid med avtaleverk og ulovfesta rettsprinsipp å vurdera slektskap eller relasjon ved tilsetjing. Det bør likevel tilstrebast at tilsette med nære relasjonar ikkje arbeider ved same avdeling. Dette gjeld særskilt i eit over-/underordna forhold Mynde/fullmakter Det mynde eller dei fullmakter den einskilde har gjennom tillitsverv eller stilling må nyttast til beste for innbyggjarane og i samsvar med kommunen sine mål, og ikkje for eiga vinning eller for å fremja personlege interesser. Mynde må brukast med særleg varsemd ovanfor den som har små ressursar og vanskeleg kan hevda rettane sine Gåver og andre føremoner Folkevalde og tilsette i kommunen skal unngå personlege fordelar som kan koma til å påverka handlingar, saksførebuing eller vedtak. Ein må takka nei til følgjande: Materielle gåver. Dette gjeld likevel ikkje gåver av verdi under kr. 300,-, som reklamemateriell, blomar o.l. Personlege rabattordningar i samband med den verksemda ein utfører for kommunen. I den grad ein skal kunna nyta godt av slike ordningar, skal desse vera tilgjengelege for alle medarbeidarane i kommunen og vera tufta på eit kundeforhold kommunen allereie har. Side: 6 30

31 Å få dekka reise og opphaldsutgifter av andre enn kommunen, utan at dette er nærare avklart med rådmannen. Moderate former for gjestmilde og representasjon kan høyra med ved samarbeid og informasjonsutveksling. Omfanget av slik merksemd må likevel ikkje utvikla seg slik at avgjerdsprosessen vert påverka, eller andre kan få grunn til å tru at ei slik påverking skjer. Ved testamentariske disposisjonar til fordel for folkevalde eller tilsette eller tilbod om slike, samt gåver som har verdi over kr. 300,-, skal det takast kontakt med næraste overordna. Mottekne gåver skal returnerast rette vedkomande saman med eit skriv som gjer greie for kommunen sine reglar om dette. Folkevalde eller tilsette skal heller ikkje gje tilbod om gåver eller andre føremoner, som er eigna til, eller er meint å påverka mottakaren sine handlingar. 4 ANNA RELEVANT REGELVERK Utover krav gjeve i lov, sedvane eller sentrale føresegner er følgjande lokale reglement særskild aktuelle: Lokale reglement: Reglement for styrevervregistering, vedteke av Tysnes kommunestyre Retningsliner for intern varsling av kritikkverdige tilhøve, vedteke i Tysnes kommunestyre Reglement for Tysnes kommune si finansforvaltning, vedteke i Tysnes kommunestyre 31 Side: 7

32 TYSNES KOMMUNE Rådhuset Uggdalsvegen UGGDAL Telefon TYSNES KOMMUNE RETNINGSLINER FOR INTERN VARSLING AV KRITIKKVERDIGE TILHØVE 32

33 INNHALD 1 FØREMÅL OMFANG DEFINISJONAR INFROMASJON PRINSIPP FOR ORDNING AV VARSLING Kanalar for intern varsling Intern varsling gjennom ordinære kanaler - Varsel i tenestelina Intern varsling gjennom ordinære kanaler - Varsel til andre Intern varsling gjennom særskilde kanaler varsel til varslingssekreteriat Ekstern varsling ULIKE VERN I VARSLINGAR Vern for den som varslar Vern for den det vert varsla om HANDSAMING AV VARSLING Mottak av varsel Oppfølging av varsel Informasjon og innsyn for den som varslet omhandlar Tilbakemelding til varslar Rapportering Side: 2

34 FØREMÅL Føremålet med desse retningslinene er å leggja til rette for at folkevalde og tilsette i Tysnes kommune varslar om kritikkverdige tilhøve i verksemda. Tysnes kommune er avhengig av tillit frå innbyggjarar og andre for å kunna utføra sine oppgåver på ein best mogleg måte. Melding om kritikkverdige tilhøve er ønskjeleg for at kommunen skal nå sine overordna mål. OMFANG Retningslinene gjeld tilsette og folkevalde i Tysnes kommune. DEFINISJONAR a) Varsling: Melding om kritikkverdige tilhøve i verksemda. b) Kritikkverdige tilhøve: Tilhøve som inneber brot på lov, interne reglar/retningsliner eller ålmenne etiske normer. Til dømes korrupsjon, mobbing, seksuell trakassering, brot på teieplikt, mangelfull utføring av forventa arbeidsoppgåver, diskriminering, forhold som kan føra til fare for liv og helse, brot på vedtekne etiske retningsliner med vidare. c) Forsvarleg varsling: Varsling av tilhøve der det ligg føre grunnlag for kritikk, og der den som varslar har teke omsyn til Tysnes kommune si saklege interesse i måten det vert varsla på, jf aml INFROMASJON Rådmannen skal leggja til rette for at nye tilsette og folkevalde i Tysnes kommune får informasjon om retningslinene for intern varsling av kritikkverdige tilhøve ved tilsetjing/tiltreding. PRINSIPP FOR ORDNING AV VARSLING Følgjande prinsipp skal leggjast til grunn for Tysnes kommune si ordning med varsling: a) Det skal vera lett å varsla. b) Det skal vera trygt for den tilsette å varsla. c) Dersom varsel gjeld ein annan tilsett skal vedkomande ivaretakast gjennom god handsaming av saka. d) Varsel skal registrerast og handsamast på ein forsvarleg måte. e) Uønska tilhøve skal ryddast opp i. f) Så framt det er mogleg skal den som varslar få tilbakemelding om handsaming, og oppfølging av varselet. g) Hovudregelen er at varsling skal gå tenesteveg. h) Sakshandsaming skal skje i tråd med gjeldande lov og regelverk og vera i tråd med god forvaltningspraksis. 34 Side: 3

35 Kanalar for intern varsling Intern varsling gjennom ordinære kanaler - Varsel i tenestelina Hovudregelen er at kritikkverdige tilhøve skal takast opp med næraste leiar. Verneombodet på arbeidsplassen kan varslast der det vert vurdert som føremålstenleg. Dersom problemet ligg hjå næraste leiar, eller næraste leiar ikkje følgjer opp saka, bør overordna leiar varslast. Intern varsling gjennom ordinære kanaler - Varsel til andre Dersom varsling i tenestelina ikkje er mogleg, eller at den som varslar ikkje ønskjer å ta opp tilhøva på eigen arbeidsplass, kan vedkomande ta kontakt med andre einingar slik som: Hovudverneombod Tillitsvalde Bedriftshelsetenesta Kontrollutvalet Intern varsling gjennom særskilde kanaler varsel til varslingssekreteriat Det er ein føresetnad at den som varslar har vurdert varsling etter 6.2 og 6.3 før det vert varsla etter 6.4. Varslingsmottak er ei særskild gruppe som har ansvar for å følgja opp varsel som ikkje vert varsla på annan måte. Varslingssekreteriatet har slik samansetning: Ordførar, rådmann og hovudverneombod. Varsel kan leggjast fram for varslingssekreteriatet gjennom straumpost til varsling@tysnes.kommune.no eller ved å ta kontakt direkte med eit av sekreteriatet sine medlemer. Ekstern varsling I Tysnes kommune er det tilrettelagt for intern varsling, dette er likevel ikkje til hinder for at kritikkverdige tilhøve kan varslast til lovfesta offentlege tilsyn. ULIKE VERN I VARSLINGAR Vern for den som varslar Det skal ikkje gjevast negativ reaksjon/gjengjelding mot arbeidstakar som har gjeve forsvarleg varsel om kritikkverdige tilhøve i samsvar med aml. 2-4, jf Dersom varslinga klart ikkje har sakleg grunnlag er den ikkje forsvarleg. Dersom varslinga vert utført på ein måte som unødig skadar arbeidsmiljø, einskilde personar, tenestebrukarar eller anna i verksemda, vert ikkje varslinga rekna som forsvarleg. 35 Side: 4