Møbler til: - Kontor, kantine, institusjoner, skole og barnehage ANBUDSINNBYDELSE TIL. STEINKJER og INDERØY KOMMUNE

Transkript

1 STEINKJER KOMMUNE ANBUDSINNBYDELSE Møbler til: - Kontor, kantine, institusjoner, skole og barnehage TIL STEINKJER og INDERØY KOMMUNE Steinkjer 11. april

2 1. GENERELT Inderøy og Steinkjer kommune tar sikte på å inngå en rammeavtale om kjøp av kontormøbler, Steinkjer kommune ber om pristilbud på følgende: A: Kontormøbler: kontorstoler, skrivebord, PC-bord, hyller, reoler, skap og kantinemøbler B: Institusjonsmøbler C: Skole-/barnehagemøbler Frist for innlevering av tilbud: , kl Tilbudet sendes/leveres i ett eksemplar i lukket konvolutt til: Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug Rådhuset Serviceboks Steinkjer Tilbudet skal merkes: Tilbud 17/08: Møbler I tillegg skal tilbudet leveres pr e-post like etter anbudsfristen til: birger.asphaug@steinkjer.kommune.no Det vil ikke bli gjennomført offentlig anbudsåpning. For sent mottatte anbud vil bli forkastet AVTALEPERIODE: Opsjoner: A. Oppdragsgiver skal ha opsjon på å forlenge avtalen med ytterligere to år (1 + 1) år på samme vilkår. Opsjonen gir oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere avtalen. B. Verran kommune inngår sammen med Inderøy og Steinkjer kommune i et samarbeid; INVEST. Verran kommune kan tiltre avtalen med samme betingelser C. Private institusjoner som inngår i kommunens planer (barnehager, sykehjem etc. ) og kommunale foretak kan tiltre avtalen med samme betingelser 2. RAMMEBETINGELSER 2.1 Tilbudets innhold og utforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne forespørselen stiller krav om. Mangelfulle tilbud vil bli forkastet. Vedlagte skjemaer skal være utfylt. Språket skal være på norsk. 2

3 2.2 Vedståelse Mottatte tilbud må vedstås av anbyder i 3 måneder fra anbudsfristens utløp. 2.3 Omkostninger Omkostninger som anbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 2.4 Antakelse av tilbud Steinkjer kommune forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud, eller forkaste samtlige. 2.5 Oppdeling av leveransen Det vil være anledning til å legge inn tilbud på hele eller deler av det behov som er beskrevet i tilbudsinnbydelsen. Dersom underleverandører benyttes eller tilbyder samarbeider med andre ved leveranse, skal tilbyder selv stå ansvarlig overfor disse dersom de inngår i en eventuell kontrakt. Underleverandør skal om kunden krever det godkjennes av denne. Steinkjer kommune avgjør selv om en skal velge en eller flere leverandører. 2.6 Innkjøpsbetingelser Vedlagte innkjøpsbetingelser inngår som en del av kontrakten, jfr. vedlegg Valg av leverandør Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier og vekting: A Kontormøbler og B: Institusjonsmøbler: Kriteriet Vekting Pris 40 % Produktkvalitet/design 20 % Service/konsulentbistand 20 % Produktspekter 20 % C: Skole- og barnehagemøbler: Kriteriet Vekting Pris 40 % Produktkvalitet/design 15 % Service/konsulentbistand 15 % Produktspekter 30 % Pris Priser skal oppgis i NOK. Oppdragsgiver aksepterer ingen form for gebyrer, dette i form av fakturagebyr, forsikringsgebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgifter eller gebyrer skal være tatt hensyn til i de prisvilkår som gjelder. Alle oppgitte priser skal være eks. mva., fritt levert det enkelte brukersted. 3

4 For de produkter som ikke inngår i spesifikasjonen men som hører inn under de ulike varegruppene ønskes oppgitt en rabattsats på tilbyders til enhver tid gjeldene priskatalog. Tilbud i perioden som en gunstigere enn de avtalte betingelser, gjelder automatisk for kommunen. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for den enkelte virksomhet som omfattes av avtalen. Oppdragsgiver vil vite om valg av flere leverandører vil påvirke tilbudet og eventuelt på hvilken måte. Oppdragsgiver skal, etter første avtaleår, ha rett til å kreve revisjon av avtalen dersom avtalens prisbetingelser og betingelser forøvrig i avtaletiden er kommet i utakt med tilsvarende betingelser for konkurrerende produkter/leverandører i markedet Produktkvalitet/design Tilbyder må kunne levere møbler av god kvalitet og funksjonalitet som tilfredsstiller kravene i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Tilbyder skal legge ved skriftlig dokumentasjon på at de tilbudte produktene tilfredsstiller de gjeldende standarder og godkjenningsordninger for denne type produkt. Møblene skal ha en utforming med god ergonomi. Tilbudte møbler må tilfredsstille kravene i Arbeidsmiljølovens forskrift om arbeid ved dataskjerm 9, 4 og 5, samt veiledning om arbeid ved dataskjerm punkt 6. Sortimentet skal vise møbler med tidløs utforming, men også vise eksempler på møbler med et mer tidsmessig eller fremtidsrettet design. Møblene må være renholdsvennlige, og stoff må kunne rengjøres. Komponenter til møbler f eks opphengsystem, for hyller må kunne leveres i minimum 10 år etter produksjon Service/konsulentbistand Leverandøren skal oppgi hvilket tegneverktøy som brukes og legge ved to eksempler på møbleringsforslag der dette tegneverktøyet er brukt. Oppgi om dette er kompatibelt med de mest vanlige DAK programmer. Tilbyder skal oppgi normal leveringstid for de produkter/produktgrupper som omfattes av avtalen. Tilbyder skal i tilbudet beskrive sin organisasjon, personell og kompetanse for oppfyllelse av kontrakten (eks. selgere, interiørkonsulenter, interiørarkitekter, montører, kundeservice mv.). Tilbyder må ha utstilling eller tilsvarende tilgjengelig i Steinkjerregionen. Vi ber tilbyder beskrive omfang, tilgjengelighet, kompetanse osv. 4

5 2.7.4 Produktspekter Standard produktsortiment er beskrevet i vedlegg, prismatrise. I tilegg til produktblad/brosjyrer for disse produktene skal tilbyder legge ved produktblad/brosjyrer/katalog som viser samlet produktspekter som kan tilbys. Oppdragsgiver ønsker en bredde i sortimentet for de typer produkter som omfattes av dette anbudet. Oppdragsgiver må få anledning til å se de tilbudte møblene utstilt i evalueringsperioden Spesielt skole- og barnehagemøbler: Det er ønskelig med aktuelle brosjyrer/hovedkataloger og en oversikt over leverandører/produsenter. Det er viktig for oppdragsgiver at de møblene som blir tilbudt er egnet for bruk i skole- og barnehager. Med det menes at oppdragsgiver ikke vil ha tilbudt kontormøbler som kan bruke i en slik sammenheng. Eksempelvis ønskes det at møbler for barnehager skal ha følgende grunnprinsipper: møbler som inspirerer og stimulerer barns nysgjerrighet og forskertrang, muligheter for fleksible løsninger og moduler, funksjon i fokus, og ergonomiske løsninger for barn og personale. 2.8 Servicekrav Ved forespørsel skal leverandøren kunne gi råd, fremme møbleringsforslag for angitte rom basert på brukerens ønsker. Utgangspunktet kan være planskisser eller befaring i eksisterende/ferdigstilte areal. Dette gjelder både for større prosjekt og ved mindre kjøp. Dette arbeidet skal skje uten kostnader for oppdragsgiver. Før endelig bestilling skal det så fremt det er mulig i forhold til ferdigstillelse alltid foretas befaring på stedet for kontroll av rom mot møbleringsplan, evt. med å ta nødvendige kontrollmål. Så snart bestilling er mottatt skal leverandøren gi tilbakemelding til kontaktperson for leveransen om når møblene vil bli levert. Ved forsinkelser i forhold til avtalt leveringstid skal leverandøren varsle kontaktperson for leveransen så snart forsinkelsen er kjent. Møblene skal være ferdig montert og plassert på avtalt sted/rom. Emballasjen skal fjernes av leverandør. Ved større leveranser skal leverandøren v/selger sammen med oppdragsgiver gjennomføre en ferdigbefaring som kan kombineres med fakturakontroll. Ved reklamasjoner fra bestiller eller enheten skal det foretas en befaring med representant fra oppdragsgiver og leverandøren. Ved denne befaringen skal det avklares om dette er produksjonssvakheter (leverandørens ansvar) eller skadeverk (bestillers ansvar). Leverandøren forplikter seg til å presentere underleverandører, produktnyheter med mer i avtaleperioden. 2.9 Kvalitetskrav 5

6 I tillegg til de krav som stilles i kommunens innkjøpsbetingelser, skal leveranser av vareslagene i dette tilbudet tilfredsstille fastsatte kvalitative krav. Videre skal alle varer være merket, emballert og transportert iht. gjeldende forskrifter, og varedeklarasjon i form av dokumentasjon og bruksanvisning på norsk der det er behov. Leverandøren har ansvaret for at oppdragsgiver holdes informert om utviklingen innen avtalens produktområde, produktendringer, standardisering, effektivitet og miljøbelastning. Det bes om at det gis en beskrivelse av hva som tilbys. Øvrige krav: Levere produktdatablad på norsk etter oppfordring. Alle produkter skal være merket på norsk etter oppfordring. Alle lakkerte flater skal være lakkert med miljøvennlig lakk. Alle lakkerte flater skal være behandlet med produkter som tilfredsstiller E1-kvalitet når det gjelder formaldehyd, målt etter preforatormetoden EN120. Alle stoppede møbler skal tilfredsstille Forskrift om brennbare møbler. Alle stoppede møbler skal ha stoff med slitestyrke > MD (Martindale i følge internasjonal slitasjetest). Skal kunne dokumentere evne til å stille interiørkonsulent og/eller ekspertise fra produsentnivå til disposisjon. Generelle krav til skolemøbler: - Alle bordplater skal være høytrykkslaminat med avrundede kanter og sperrelaminat på undersiden av platen alternativt MDF. - Platetykkelse minimum 19mm. - Alle understell skal være epoxybelagt stål eller liknende. Generelle krav til alle bordplater, skap og reoler: - Skal være i finert bøk, bjørk eller eik og ha heltre kantlist. Alternativt: muligheter for høytrykkslaminatprodukter - Platetykkelse minimum 19 mm. Generelle krav til hvilestoler og sofagrupper til institusjoner: - Avtakbart og vaskbart trekk - - Sofagrupper: avtakbar trekk, m/u inkontinenstrekk, avtakbar armlendestoff. Tilsvarende krav til sofagruppens stoler. - Alle ender mot gulv skal ha plastknotter - Armlener med ordentlige gripehåndtak - Sittehøyde på sofastoler ca cm - Sittehøyde på spisestoler ca 46 cm - Småstoler: seteputer med avtakbar trekk m/u inkontinenstrekk, muligheter for hjul på forbeina. - Stol m/høy rygg evt. vipp. Høyrygget hvilestol: avtakbar seteputer, åpenrom mellom sete og rygg, m/u inkontinenstrekk, vippemuligheter (regulerbar rygg og/eller fast vippe). Muligheter for bord til stolen. Fotskammel m/u bevegelig fotplate Forbehold fra oppdragsgiver 6

7 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud, eller forkaste samtlige i henhold til gjeldende regelverk. Det tas forbehold om endringer i omfang som følge av endrede økonomiske rammevilkår og økonomisk aktivitet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut på særskilt anbud i de tilfeller ved større investeringsprosjekt Oppdeling av leveransen Det vil være anledning til å legge inn tilbud på hele eller deler av det behov som er beskrevet i anbudsinnbydelsen. Oppdragsgiver avgjør selv om en skal velge en eller flere leverandører, men det blir bare valgt en leverandør for hver varegruppe. 3.0 ANBUDETS OMFANG/SPESIFIKASJONER 3.1 Omfang Forespørselen omfatter følgende varegrupper: Varegruppe 1: Varegruppe 2: Varegruppe 3: Varegruppe 4: Varegruppe 5: Varegruppe 6 Varegruppe 7 Kontormøbler, konferansemøbler, sittegrupper, Kontorstoler Arkiv og garderobeskap Kantinemøbler Institusjonsmøbler (sofaer, bord etc.). Skolemøbler Barnehage- og småskoletrinnsmøbler Vedlagt følger prisskjema - inkl. varespesifikasjon for den enkelte varegruppe, vedlegg Priser Prisene skal oppgis som: - gjeldende listepris pr nettopris fratrukket tilbudt rabatt inkludert alle avgifter ekskl. merverdiavgift fritt levert det enkelte brukersted (DDP) og montering, fjerning av emballasje - Rabatt på den til enhver tid gjeldende prisliste Innenfor hver varegruppe er det oppført vareeksempler (kontorløsninger) som skal fylles ut. Det skal videre legges ved brosjyre /informasjon om disse produktene som eksemplifiseres i anbudet. Pris på stoler skal oppgis i stoffgruppe/serie for eksempel 300. Aktuell produkt/priskatalog skal vedlegges. For øvrig vises det til vedlagte innkjøpsbetingelser. Tilbyder skal benytte vedlagte skjema. 7

8 Alle enhetspriser må omfatte komplette produkter. Detaljer som er nødvendige for at produktene skal fungere og som ikke er priset, betraktes som inkludert i prisen Antatt omsetning Det forventes et kjøp på ca ,000 pr. år inkl. mva. Det tas forbehold om endringer i volum, bl.a. med bakgrunn i budsjettsituasjon Garantier: Steinkjer og Inderøy kommune krever fem års garanti på alt utstyr. Eventuelle garantier utover dette bes opplyst spesielt. 4. LEVERANDØROPPLYSNINGER 4.1 Økonomiske og formelle forhold Tilbyder skal vedlegge attest som bekrefter at tilbyders foretak ikke er skyldig offentlige skatter og avgifter der foretaket er lokalisert. I tillegg skal anbyder vedlegge årsrapport, inkl. årsregnskap, samt dokumentasjon på tilbyders kvalitetskontrollsystem. Dersom dokumenter ikke vedlegges anbudet, vil anbudet bli forkastet. 4.2 Leveringsopplegg Fysisk kjøp vil etter inngåelse av en rammeavtale gjøres av det enkelte tjenestested i henhold til rammeavtalens betingelser. Levering anses å ha skjedd når varen er mottatt for godkjennelse på avtalt sted. Leveringsopplegget forutsetter at: A. Tilbyder skal dokumentere sin leveringskapasitet for de produkter som tilbudet omfatter. Tilbyder skal også kunne dokumentere sikre leveranser til enhver tid i kontraktsperioden for de produkter som omfattes av kontrakten. B. Tilbyder må oppgi hvilken leveringstid som normalt vil gjelde. En skal her regne inn tiden det tar fra bestilling/rekvisisjon mottas og til levering skjer. Faste leveringsdager bes oppgitt. Tilbyder må spesifisere forsendelsesmåte inkl. speditør (speditør anses som underleverandør) og behandling av avfall i forbindelse med leveranser. C. Tilbyder må spesifisere servicetilbudet inkl. responstid ved reparasjoner/suppleringer/monteringer for de produkt dette er naturlig, samt rådgivningstilbudet. For øvrig vises det til vedlagte Innkjøpsbestemmelser pkt. Leveringsbetingelser. 4.3 Reklamasjon og retur av varer Leverandør skal orientere om hvilke rutiner som vil gjelde for reklamasjon og retur av produkter. 5. E-handel Steinkjer kommune har nå fått status som pilotvirksomhet type 3 ved etablering av den sentrale markedsplassen for det offentlige. For mer informasjon om E-handelsprogrammet og markedsplassen vises til Programmets hjemmeside på Internett; 8

9 Leverandøren må i sitt tilbud utdype nærmere sine mål/strategier for framtidig ehandel med det offentlige (bestilling, faktura etc.). 6. Kontaktperson Spørsmål vedrørende tilbudsinnbydelsen kan rettes til: Steinkjer kommune v / innkjøpsleder Birger Asphaug Rådhuset, Steinkjer Telefon: birger.asphaug@steinkjer.kommune.no Steinkjer Birger Asphaug innkjøpsleder Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Anbudserklæring HMS-erklæring Prisskjema Innkjøpsbetingelser 9

10 Vedlegg 1: Anbudserklæring Undertegnede tilbyr seg å levere varer til Steinkjer kommune i samsvar med krav og spesifikasjoner. Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: Tlfnr.: Fax. Nr. Liste over vedlegg: Vedlagt Pristilbud Skatteattest,/momsattest ikke eldre enn 6 mnd HMS-erklæring: Referanser Evt. andre vedlegg: Underskrift: Sted: Dato:

11 Vedlegg 4: HMS-erklæring 0 Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land * Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) 11