STYRESAK. DATO: SAKSHANDSAMAR: Johnny Heggestad SAKA GJELD: Prosjektinvesteringar i ikt i Helse Vest 2018

Transkript

1 STYRESAK GÅR TIL: Styremedlemmer FØRETAK: Helse Vest RHF DATO: SAKSHANDSAMAR: Johnny Heggestad SAKA GJELD: Prosjektinvesteringar i ikt i Helse Vest 2018 ARKIVSAK: 2018/96 STYRESAK: 009/18 STYREMØTE: FORSLAG TIL VEDTAK Styret i Helse Vest RHF vedtar ei investeringsramme på 405 MNOK for regional ikt prosjektportefølje for 2018.

2 Oppsummering Helse Vest har i heile perioden frå 2002 til i dag gjennomført betydelege systemanskaffingar med innføring og konsolidering, og etablert felles løysingar som støtte for betre prosessar og auka verdiskaping i verksemdene. For perioden ser vi ein topp i den regionale systeminnføringa. Dette skuldast at vi konsoliderer og vidareutviklar løysingane for økonomi, innkjøp og logistikk (LIBRAprogrammet) samtidig som vi er i gjennomføringsfase/ sluttfase både for felles journal, kurve og legemiddel (HELIKS-programmet) og for digitalisering og brukartenester (Alle Møterprogrammet).Det er difor behov for investeringsrammer utover det som i dag ligg i langtidsbudsjettet. Fakta Heilt sidan starten av Helse Vest i 2002 og fram til i dag har investeringane i IKT-teknologi for effektivisering og forbetring auka jamt og trutt. Figuren nedanfor viser auken i reine investeringar. Direkte kostnader og innsatsen frå eigne medarbeidarar kjem i tillegg. Innrammingane viser tilgjengeleg budsjettramme, medan dei blå felta viser resultatet og dei gule viser prognose for dei neste to åra. Figuren viser utviklinga i investeringar i perioden frå 2010 til 2019, kva som er realisert og planlagt. I 2017 har vi i tillegg til investeringane på 300 MNOK hatt direkte prosjektkostnader på 70 MNOK.Dette er arbeid som ikkje kan aktiverast, som organisasjonsutvikling, opplæring og liknande. 2

3 Utover dette er eigeninnsatsen i porteføljen berekna til å utgjere i storleik MNOK. Dette betyr at den samla porteføljeaktiviteten i 2017 utgjer godt over 400 MNOK. Dei samla behova vil med det investeringsbehovet som er skissert på rundt 400 MNOK då ligge i overkant av 500 MNOK for kvart av åra 2018 og Figuren illustrerer også at tilgjengelege økonomiske rammer ikkje fullt ut har vore utnytta. Det er i hovudsak to årsaker som forklarer dette. For det første opplever vi forseinkingar i leveransar frå leverandørane, eller at leveransane manglar forventa/bestilt kvalitet. Dette medfører forseinkingar og typisk også ein kostnadsauke. Den andre årsaka går på tilgjengelege ressursar for eigeninnsats. Prosjekta er avhengig av nøkkelpersonar i verksemdene for å realisere verdiskapinga av investeringane, og i ein hektisk kvardag vil den daglege drifta alltid ha prioritet framfor utviklingsarbeidet. Dette er det ikkje alltid lett å ta høgde for i planleggingsarbeidet. Dei siste åra, etter nedgangen i oljeindustrien, har vi erfart ein betra tilgang på personell, særleg på senior prosjektleiarar og porteføljekompetanse. Dette opplever vi er godt utnytta i føretaksgruppa, og vi har forbetra fordelinga mellom eigne medarbeidarar og eksternt innleigde i porteføljen, samtidig som vi har auka kapasiteten. Vi ser no at dette kan vere i ferd med å endre seg igjen, men meiner vi likevel står godt rusta med kapasitet til å kunne handtere den auka innsatsen som det er behov for. Kommentarar Den regionale prosjektporteføljen er i den perioden vi er inne i, , bygd rundt tre store programsatsingar. Ei organisering i programområde strukturerer porteføljen på ein god måte, slik at vi samlar dei initiativa som leverer innan det same strategiske området. Samtidig er programorganisering også ein reiskap til å handtere kontrollspennet i ein stor portefølje og bygge meir effektive styringsmekanismar for ein best mogleg verdiskapning. HELIKS HELIKS står for heilheit i kliniske system, og er i det regionale perspektivet ei vidareføring av Felles-EPJ-programmet og innføringa av elektroniske pasientjournalar (DIPS-systemet). Vidare skal HELIKS også levere på dei nasjonale måla, uttrykt i «Ein innbyggar ein journal». Dei viktigaste prosjekta i HELIKS er: DIPS Arena: Dette er neste generasjon av pasientjournalar (gjerne kalla 3.gen.), kjenneteikna med mykje meir strukturert informasjon, som dermed gir prosesstøtte og beslutningsstøtte på ein heilt annan måte. Den strukturerte informasjonen gir også betre føresetnader for forsking og analysearbeid. 3

4 KULE-prosjektet, kurve og legemiddelhandtering: Systemløysing frå Meona, som skal gi ei lik elektronisk kurve i heile regionen. Papirkurver blir avskaffa. DMA-prosjektet og radiologiprosjektet: DMA, Digitalt MediaArkiv, samlar alle typar bilete knytt til journalen i eit felles lager, og med styrt tilgang samordna med journalen og med rett pasient. Radiologiprosjektet konsoliderer systemløysingane for røntgeninformasjonssystem (RIS) og røntgenbildearkiv (PACS). Her har vi til no hatt ulike systemløysingar i dei fire sjukehusføretaka, dette blir no samordna både ved ei felles regional løysing for RIS/PACS og med eit PACS som inngår i DMA. Alle Møter Alle Møter programmet står for digitalisering av samverknaden mellom pasient/brukar og helsetenesta. Programmet arbeider både på regionalt og nasjonalt nivå. Ulike offentlege sektorar gjennomgår ei digital fornying, og Alle Møter samlar helsetenesta sine initiativ på dette området. Mål og hensikt med programmet er uttrykt i to formuleringar: - Pasientar og pårørande skal ha rett informasjon som er lett tilgjengeleg. - Aktivitetane i poliklinikkane er planlagde og effektive. Dei viktigaste prosjekta i Alle Møter er: Vestlandspasienten: Dette er ei eiga nettside integrert med helsenorge.no. Nye funksjonsområde blir tilført kontinuerleg ut frå brukarbehov og frå nasjonale føringar. Mitt timeval: Samordning mellom pasienttimar og legekalender, med mål om eigen booking. Open linje: Telefonitenestene i føretaka i stort, tilgjengelegheit og struktur. Vel Møtt: Innsjekk og betaling, anskaffing av ny teknologi for ankomst og for betalingsløysingar, viktig funksjon for alle føretaka også i samband med all nybygginga som går føre seg. LIBRA LIBRA-programmet (Lager, innkjøp, budsjett, regnskap, avtalar) samlar området økonomi, innkjøp og logistikk. Økonomiområdet var det første som vart samordna etter reforma, i perioden , og systemløysingane som vi brukar i dag er no utgåande og etter kvart ikkje lenger støtta frå leverandørmarknaden. 4

5 Programmet har gjennomført prosjekt for samordning av ulike register og dataadministrasjon, samt gjort eit betydeleg prosessarbeid i forkant av anskaffinga. Ein omfattande kontrakt er inngått i 2017 og planleggingsarbeidet pågår for fullt. Dei første systeminnføringane skal vere klar frå januar Til saman inneheld desse tre programma, LIBRA, HELIKS og Alle Møter i storleik eit 20-tals prosjekt samt ein del andre tiltak som blir gjennomført på programnivå. I tillegg inneheld den regionale porteføljen til ei kvar tid også større og mindre enkeltprosjekt, der det ikkje er formålstenleg å lage ei programoverbygging. Dei største prosjekta som går føre seg no er: Produksjonsstøttesystem for sjukehusapoteka Avslutning av eit sett prosjekt innan meldingar; adressering og meldingsutveksling Førebuing for digital patologi Realisering av regional laboratorieplan med teknologitiltak Anskaffing av nytt informasjonssystem for nukleærmedisin/ PET Logistikk og sporing for sterilforsyning Verdiskapinga i prosjektporteføljen Heilt fram til i dag har sanering av utgåande system og konsolidering av systemløysingane i føretaksgruppa vore eit viktig delmål. Vi ser no slutten på ein konsolideringsperiode. Samordning av systemløysingane har i seg sjølv gitt store økonomiske innsparingar i perioden. Ei forenkla forvaltning (drift av ei felles løysing kontra fire ulike, pr. føretak) gir både ein betydeleg økonomisk gevinst og reduksjon i personellbruk. Vidare er det realisert betydelege gevinstar gjennom forbetra prosessar og arbeidsrutinar, understøtta av nye systemløysingar. Arbeidet med planlegging av gevinstar og gevinstpotensiale er ein heilt sentral del i den etablerte porteføljeprosessen. Sjølv om konsolideringsgevinstane er betydelege, så ligg dei store gevinstane i forbetra og meir effektive arbeidsprosessar i alle deler av verksemda. Vi gjer no endå tydelegare koplingar mellom utviklingsarbeidet i porteføljen og endringsarbeidet i linjeorganisasjonen. Det er etablert eit sett med verktøy, rutinar og rollar for planlegging og dokumentasjon av gevinstar. Dette arbeidet er basert på felles statlege rettleiarar, og kvart program i porteføljen har no eigne gevinstansvarlege som skal støtte linje-funksjonane i realiseringa av skapt verdi. Det er ofte krevjande å kunne talfeste gevinstar på planstadiet, men vi ser at med forbetra verktøy og forbetra arbeidsprosessar er vi i stand til å handtere ein auka produksjon og oppnå ein auka behandlingskapasitet utan å gjere tilsvarande auke i medarbeidarstaben. Dette vil bidra til den forventa produktivitetsveksten som vi treng framover. 5

6 Prosjektportefølje 2018 Langtidsbudsjettet tek ikkje fullt ut inn over seg den toppen som no kjem i utviklingsbehovet. Vi legg difor til grunn at det også må arbeidast med revidering av langtidsbudsjettet for dei kommande åra. Investeringar Direktekost År SUM SUM Langtidsbudsjettet For 2018 er investeringsbehovet berekna til 405 MOK, medan estimatet for direkte kostnad ligg innanfor ramma i langtidsbudsjettet. Figuren viser dei estimerte behova i prosjektportefølje for 2018: Investering Drift År Langtidsbudsjettet Estimerte behov i porteføljen Investeringar Direktekost Program/prosjekt Program HELIKS 8 DIPS Arena 27 Kurve og legemiddel (KULE) Digitalt MediaArkiv (DMA) 3 Felles radiologi 39 3 SUM HELIKS Program Alle møter 6 Vestlandspasienten 10 0 Vestl.pas. Digital post og skjema 11 1 Vel møtt 47 5 Mitt timevalg 3 2 Åpen linje 6 0 SUM ALLE MØTER Økonomi, innkjøp, logistikk (LIBRA) 1 6 Systemleveranse 41 4 Felles register 4 Integrasjonar 17 Teknisk prosj. 7 3 Innføringsprosjekt 2018 (P50) 30 3 SUM LIBRA Prosjekt utanom program: Ny LIMS - Nukleærmedisin/PET 2 0 Produksjonssystem legemiddel 5 0 Bedrifthelseteneste (BHT) 3 2 Meldingar og adressering 0,7 0,8 Logistikk og sporing for steril 3 0 FDV for MTU&BHM, Medusa 8 1 Digital patologi regionalt 2 Unilab innføring, Fonna og Førde: 5 0 Virtuell AMK - forprosjekt LAB-løysingar - forprosjekt SUM ENKELTPROSJEKT 26 7 TOTAL PROSJEKT OG PROGRAM IKT Infrastruktur 70 PC-leige 44 SUM: Forutan dei regionale programma og prosjekta er også den nasjonale prosjektporteføljen aukande. Sjølv om beløpa her er relativt mindre, forventar vi å bruke meir ressursar framover. Nasjonal IKT ligg an til å ha ein prosjektportefølje i 2018 på totalt 74 MNOK, som skal fordelast ut nasjonalt. 6

7 Vi ser fleire grunnar som gjer det viktig å kunne ferdigstille det vi held på med regionalt før vi aukar innsatsen nasjonalt. Ei effektiv innføring av dei felles regionale løysingane bør ikkje strekkast for langt ut i tid. Dette er viktig både for å oppretthalde motivasjon hos medarbeidarane, og for å sikre verdiskapinga i verksemdene. Samtidig vil det vere nyttig å kunne «ta unna» mest mogleg av dei regionale løysingane som no er i innføringsfase, før fleire leveransar frå dei nasjonale anskaffingane treff oss. Dette er også noko av forklaringa på den toppen vi no ser dei næraste par åra. Vurdert opp mot auka kapasitet og gjennomføringsevne i organisasjonen, ser vi det som realistisk å kunne gjennomføre ein auke i aktivitet tilsvarande dei estimata som ligg i porteføljen for Gitt framtidsbiletet, vurderer vi summen av regional og nasjonal porteføljeaktivitet til framleis å vere aukande dei neste fem åra. Vi vil difor halde fram med å betre kapasitet og gjennomføringsevne i organisasjonen. Målet vil vere å ta unna mest mogleg av det som no er i innføring regionalt i løpet av dei to neste åra, for dermed å vere best mogleg rusta for kommande nasjonal koordinering og samordning. Konklusjon Det er planlagt med ein auka prosjektaktivitet i 2018 og 2019 for å ferdigstille og realisere verdi av dei mange anskaffingar som er gjennomført, samt for å sikre innføring i verksemdene innan eit forsvarleg tidsrom. Ein godt gjennomført regional konsolidering med innføring både av nye løysingar, nye prosessar og rutinar og med tilhøyrande verdiskaping i verksemdene - er ein avgjerande føresetnad før vi kan gå vidare og auke aktiviteten i det nasjonale portefølje-perspektivet. 7