Agenda. 1. Velkommen og avklaring av referent. 2. Referat frå tidlegare. 3. Strukturering av arbeidet vårt for å måla vi har satt ned

Transkript

1 Agenda Delprosjekt: A4 IKT og Digitalisering - Prosjektgruppemøte Møtestad: Sandøy kommune Dato: 3. mai 2018 Tid: Møteleiar: Helge Veum Deltakarar: Helge Veum Per Langnes Frank Harneshaug Bente Glomset Vikhagen Åse Karin Gjære Ronny Frekhaug (Skype) Gaute Aamlid Lena Husøy Are Staurset Øivind Hagen Mari Kristine Sæther (Skype) Sindre Rovde Kommune/repr. Nye Ålesund Haram Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Kommune Ørskog(Fagforeiningsrepr) Sandøy (HVO) Ålesund, IKT Nye Ålesund Nye Ålesund Skodje / Nye Ålesund 1. Velkommen og avklaring av referent Øivind refererer. 2. Referat frå tidlegare Tidlegare referat blir reinskreve og sendt ut for godkjenning 3. Strukturering av arbeidet vårt for å måla vi har satt ned Måla våre er no endelige og ligg her (Dokumenter Mandat og Mål): digita/eso_ttkbtzpdj8tiodomxxcbd33hiduozjbmqkf59jnudg?e=idr6my

2 Korleis fordelar vi oppgåver og følger opp at vi når desse måla, samt sjekkpunkta i KS (og kratverket) si liste? Må sette namn på målpunkta våre, inkl. namn på ansvarlige. Gjennomgang av våre effekt og resultatmål: - Sikre forsvarlig digital samanslåing - Pass på at vi får med dei viktigaste punkta i sjekklista - Excel-arket og portalen må gjennomgåast i detalj, og sorterast ut. - Viktige milepælar og mål settast inn i portalen. - Plan for dei enkelte punkta er tatt inn i Excel-arket «oppfølging mål» som ligg på portalen. - Diverse andre oppfølgingspunkt: Mål 1c) Bente og Sindre tek eit møte med Kjetil Århus i Bergen om korleis dei har gått fram når dei har arbeida ut mot organisasjonen. Bl.a. mål 1c) Kommentert [HV1]: Forslag for å slippe alt av detaljer her Effektmål 1: Arbeidsprosessar som ikkje må vere manuelle skal enten fjernast eller digitaliserast, blant anna ved hjelp av robotisering, kunstig intelligens Kommentert [HV2]: Øivind: Kan du rydde herifra og utover. Vi kan trolig begrense litt dobbeltføringa mot Ecelarket. Men dra ut konkrete oppfølgingspunkt som det over knytt til Bergen. a) Kartlegg f.eks hvilke brev vi sender ut. Ila. september F.eks,: Når har alle tatt i bruk SvarUt? Vi bør ha digitaliseringsmål innen alle fagområda. Helst ila Q2. Plan for rapportering innen klar innan Q3? Mari, Bente, Sindre og Øivind tar og samlar trådane for dette, og planlegg vidare framgang. Kommentert [HV3]: Bør være i referatet b) Pilot planleggast testa ut i Ørskog. Ansvarleg: Åse Karin c) Sjekk ref. med Bergen, som har gjort erfaring med dette. - Sindre tar kontakt med Kjetil Århus - Delprosjektgruppene må få ei klar bestilling om kva dei skal svare på. Kanskje ein kan teste i «småskala» først. Økonomi? Arkiv? Hør også med Bergen. Punktet vurderast meir i detalj etter samtalen med Bergen.

3 Når vi går ut med ei bestilling no, så er det viktig at dette blir følgt opp. Viktig med god bestilling. Må være realistiske. Målgruppa må vere prosjektleiar ane. d) e) og f) vert å kome tilbake til litt seinare. Er litt fram i tid. Effektmål 2: Nye Ålesund skal vere ein organisasjon kor vi lærer av kvarandre internt og eksternt. Idear og forslag til innovasjon kjem frå dei tilsette i eit miljø der det er rom for å tenke nytt. a) Må kommunisere med delprosjektgruppe Kommunikasjon b) Redaktør for oversikta: Åse Karin. Kan også redigeres etter møtet med Bergen. Leggast på portalen. c) Må bli flinkare til å halde kontakt med Next Digital, NTNU, NMK og Næringsforeninga. Denne må «modnast» litt, i høve at det skjer veldig mykje no framover.. d) Bør også høyre med Bergen(Digitale Hordaland). Dei har gjort mykje på dette området. e) Strategisk knytingar mot Bergen og/eller Trondheim. Effektmål: 3: Skriftleg kommunikasjon med innbyggar og næringsliv i saksbehandlinga er digital a) og b) Kommunikasjon og kartlegging via Kommunikasjonsgruppa Effektmål 4: Ta i bruk teknologi som effektiviserer arbeidet vårt slik at vi frigjer tid knytt til møter, reiser, tenestegjennomføring og saksbehandling a) Innføring av Skype er også ein del av Office365 prosjektet, og vil bli ein eigen del der, som blir gjennomført internt via opplæring i regi av IKT-drift b) Blir tatt som ein del av Office365-prosjektet. c) Avh. av kartlegging og innovasjonsarena /Klima og arealplan. Koble oss på Steinvågbrua & Årim-prosjekta. Sjå mot muligheita for «Digital tvilling». d) Stikkord: Kartlegging/innovasjonsarena e) Sjå til Nasjonalt program for dette f) Sjå også her til Nasjonalt program. Vi må kople oss opp mot måla i det nasjonale programmet. Effektmål 5: Sikre robust IKT-driftsmiljø og infrastruktur for framtida som legg til rette for innovasjon

4 a) Helge, Are og Øivind holder i dette. Planlegging allereie starta. b) Ansvarleg: Are, i dialog med A4 c) Vil kome som ei følgje av resultatet av pkt. a) 6. Effektmål 6: Digital sakshandsaming i kommunen gjer at innbyggjarane og næringslivet sin kontakt med kommunen vert raskare og enklare, og uavhengig av tradisjonelle opningstider a) Kommunikasjon av mål må ut. Ålesund har gjort avtale med Acos Eigedom. Utrulling av Websak7. b) Sjå eige prosjekt for breiband. c) Sindre har denne pr. 3/5. Ørskog køyrer pilot. d) Skodje og Ålesund // Bookingsystem «Aktivkommune». Gjeld Frivilligsentralen. Ansv.: Sindre held kontakta med sentrale personar i Skodje. Helge avleverer. A4 bør ha koordineringsansvaret her. e) Acos Infolink har denne funksjonen. Avventer dette punktet ihht resultatet av c) f) Ørskog vil køyre pilot. Ansv. Åse Karin g) Åse Karin, Sindre og Mari har hånd om dette punktet. Kommunikasjon med P2. Må vurderes om det skal være ein innovativ anskaffelse eller ikkje. Kva legg vi i dette? Må ha ei felles arbeidsgruppe for dette. Kommunikasjon, Servicetorgrepresentantar må med. Kan bruke kommunikasjonsgruppa som eit utgangspunkt. Kan også sjå litt til Oslo kommune, og det dei har gjort. h) Må vente litt med dette punktet. Administrativ org. må først vedtas. i) Arb. Gr. Kommunikasjon og vidare i felles arbeidsgruppe knytt til måla i punkt g) Effektmål 7: Alle innbyggjarane i nye Ålesund har god tilgang til breiband, både heime og i offentlege bygg a) b) og c): Eiga arbeidsgruppe Fiber. Godt i rute. Må avgjere om det skal søkjast for Ålesund eller alle kommunane. d) Ref. Wifi4EU. Åse Karin og Are testar dette. Sindre er på dette for Skodje. Frank for Sandøy. Åse Karin sender ut. e) Ansvar: Are. Ifm Fiberprosjektet/ Sikker IKT.

5 Effektmål 8: Kommunen skal aktivt bruke målte data som grunnlag i avgjersler både innan forvaltning og drift a) Korleis utnytte data til å jobbe smartare. Kommunikasjon (godt stilt spørsmål).. og prosess vidare. b) Vent til Q3 c) Vent til Q3. Effektmål 9: Næringsliv og andre interessepartar skal få god tilgang til opne data frå kommunen slik at det leggast til rette for gjenbruk og verdiaukande tenester i regi av andre. a) Kan vente. b) Fase 1Kommunikasjonsprosjektet. Dei andre punkta vert å kome attende til. 10. Effektmål 10: Organisasjonen skal vere prega av kultur og kunnskap kring god digitalisering, personvern og informasjonssikring. o Digitalisering av tenestene skal gjerast med respekt for innbyggaren. o Kommunen sine digitale tenester skal vere sikre, slik at dei med tillit kan brukast av næringsliv og innbyggarar. Fase 1 er GDPR-prosjektet Effektmål 11: Innbyggarane i nye Ålesund skal ha kompetanse til bruke dei digitale løysningane dei møter i sin kvardag Dette punktet vert å kome attende til Effektmål 12: Sikre trygg digital samanslåing ved å fortsatt følgje opp resultatmåla frå planleggingsfasa Det skal snart sendast ut eit skjema for kartlegging av digitale løysingar og prosessar/rutinar som kan automatiserast/robotiserast. Desse punkta blir vurdert ut i frå resultatet av denne kartlegginga. Effektmål 13: Sikre trygg digital samanslåing ved å følgje opp IKT- og digitaliseringsaktivitetane i sjekklistene frå KS og Kartverket

6 Alle aktivitetane vårs, samt punkta frå KS-sjekklista er lagt inn i eige Excel-ark og dei viktigaste punkta er også satt inn i Prosjektportalen, for vidare oppfølging. 4. Dei tekniske tenestane og digitalisering (1230 til 1330) Kim Andre Breivik, Ass prosjektleiar med særlig oppfølging av dei tekniske tenestene deltok her for å både orientere oss og delta i diskusjonen. Konsekvenser av endring i matrikkelen (nytt kommunenummer), avhengigheter mellom system og effekt utover tekniske tjenester Status arbeidet med fagsystem innan dei tekniske tenestene, særlig løysing vann og avløp (ledningsinformasjon m.v.). Diskusjon om prosess i anskaffingar Smart teknologi innan dei tekniske tenestene, jf. mål 8 b) og c) Diverse punkter frå gjennomganagen til Kim Andre: - «Alt» blir henta frå matrikkelen. Som igjen har kobling mot eigedomsregisteret og folkeregisteret. Utfordring: Kva system hentar data frå Matrikkelen. - Kommunenr blir nytt. Gardsnummer blir nytt, men bruksnr blir ikkje endra. - Kommunane nyttar Proaktiv eller Komtek for kommunale avgifter. Må kanskje ut på anbod, og det bør lages god kravspesifikasjon. Konsulentdelen blir viktig. Må vere i produksjon til Dette hastar. - Gemini (VAR): Her tenkjer ein å gå inn på ei intensjonskunngjering. - Alle desse vurderingane er tidkrevjande, og det trengs å kome raskt i gang. Dialog med leverandørane er også viktig ihh til integrasjonane. - UMS: Varsling for befolkninga: Det må undersøkjast kor mange som har dette.. - Skodje har Framweb. - Prosjektet hastar. Bør vere ferdig innan Q2-2019, slik at siste halvåret kan brukast til testing osv. Oppfølging: Per Langnes arbeider med dei tekniske områda frå A4 si side og har kontakt med Kim Andre i det vidare. Han blir bindeledd frå A4 mot A9 5. Orienteringspunkt

7 Referat og konklusjonar under kvart av diskusjonspunkta: - Rapportering til prosjektleiar per 1. mai Rapporten ligg her: digita/eqx9ps7iinpbuvlmljsfrjab3sjifm3rhztp620mfllgog?e=6cpcbh - Status fibergruppa Helge gjorde kort greie for status. Vi har leid ekstern hjelp gjennom selskapet apoint AS, og dei utgreier både søknad på NKOM-midlar og generekk fiber-prosess for oss. - Status anskaffingar Kommentert [HV4]: Blei det nevnt noe her Øivind? - Office365-prosjekt Sjå prosjektnotat her: digita/evkrhz5jhgjchq-phpqdz-obduh71cr7w1cl_chaa00swa?e=mqxbpt Sjå prosjektdirektivet her: digita/delte%20dokumenter/a4-ag4%20office365/prosjektdirektiv%20o365.pdf 6. Eventuelt Bør vi involverer oss i evt. ny sentralbord-løysing Det blei ikkje tid til dette punktet. Settast opp på neste møte