ETISKE REGLER I VIKEN SKOG SA

Transkript

1 VIKEN SKOG ETISKE REGLER I VIKEN SKOG SA Vedtatt av årsmøtet i Viken Skog SA 19. april

2 ETISKE REGLER I VIKEN SKOG SA 1 BAKGRUNN OG HOVEDPRINSIPPER Viken Skog SA er et samvirkeforetak som har som formål, gjennom bærekraftig ressursutnyttelse, å sikre langsiktig råderett og avkastning på andelseiernes (eiernes) skogeiendommer. Som andelseier kan opptas enhver fysisk eller juridisk person som innen Viken Skogs geografiske område eier skog. De etiske reglene bygger opp under Viken Skogs verdigrunnlag. Viken Skogs virksomhet krever tillit fra kunder, myndigheter, andelseiere/ leverandører og samfunnet for øvrig. For å oppnå tillit er Viken Skog avhengig av profesjonalitet, dyktighet og høy etisk standard i alle ledd. Dette gjelder både for samvirkets forretningsdrift og handlemåten til hver enkelt ansatt eller den som representerer Viken Skog. Alle ansatte skal opptre med aktsomhet, redelighet, saklighet og avstå fra handlinger som kan svekke tilliten til samvirket. Ledere har et særlig ansvar og må fremstå som gode eksempler for andre. De etiske reglene er tilgjengelige på Viken Skogs internettside og Viken Skogs kvalitetssystem TQM og er vedtatt i årsmøte 19. april Organisasjonssjef og personalsjef har ansvar for at Viken Skogs tillitsvalgte og ansatte kjenner og er bevisste hva reglene betyr i deres daglige arbeid (for samvirket). 2 MÅLGRUPPE De etiske reglene gjelder for alle ansatte i Viken Skog, alle som har tillitsverv (eiervalgte), herunder styreverv, samt innleide konsulenter når de opptrer på vegne av samvirket. Etikkreglene gir ikke kunder eller andre tredjepart juridiske rettigheter. 3 ANNET REGELVERK De etiske reglene utgjør retningslinjer for etisk adferd, men kan ikke dekke alle forhold. For forhold som ikke direkte dekkes av de etiske retningslinjene er det viktig å bruke skjønn i vurderingen av hva som er riktig etisk handlemåte. Dersom den ansatte er i tvil om handlemåte skal forholdes tas opp med nærmeste overordnede, organisasjonssjef og/eller personalsjef. Det forutsettes at alle lojalt følge lover, forskrifter, sertifiseringsregler, relevante bransjeetiske regler og interne regler som gjelder for Viken Skogs virksomhet. 2

3 Norsk PEFC Skogstandard skal ligge til grunn for den skogfaglige aktiviteten. Ledere skal legge til rette for, gjennomføre opplæring og sørge for at ansatte gis anledning til å sette seg inn i det regelverk som gjelder for den enkeltes arbeid. Den enkelte ansatte er selv ansvarlig for å etterleve ovennevnte lover, forskrifter og regler. 4 ÅPENHET Åpenhet er en forutsetning for motivasjon, tillit og trygghet. Viken Skog legger vekt på en åpen bedriftskultur, hvor alle medarbeidere skal føle seg trygge til å ta opp saker med sin leder eller andre i samvirket. De etiske reglene kan ikke si noe om hva som er rett og galt i alle situasjoner. Det er viktig å være åpen om sine handlinger og å snakke med andre. Ved tvil skal man ta saken(e) opp med sin nærmeste overordnede, organisasjonssjef og/eller personalsjef. 5 REGLER FOR FORRETNINGSETIKK 5.1. MENNESKERETTIGHETER Viken Skog skal i sin virksomhet respektere de grunnleggende menneskerettighetene, slik de er beskrevet i sentrale menneskerettighetskonvensjoner som FNs menneskerettighetskonvensjon og arbeidsrettighetskonvensjonene i den Internasjonale arbeidsorganisasjonen (ILO) MILJØ Viken Skog skal arbeide målrettet for å redusere miljøbelastningen av egen virksomhet. Kvalitets- og miljøpolitikken skal være forankret i denne hovedoppgave, og gjelder for andelseiere, ansatte og underleverandører. Det er summen av handlinger fra disse grupper som skaper resultatene. Gjennom forpliktende arbeid mot konkrete kvalitets- og miljømål og oppfølging av avvik, skal Viken Skog trinnvis søke og forbedre kvaliteten på arbeidet og hensynet til miljøet. Viken Skog skal bidra til en bærekraftig utvikling og et klimanøytralt samfunn gjennom vekst og utvikling av skognæringen og arbeidet for ny skogbasert industri i Norge FORHOLDET TIL ANDELSEIERE, KUNDER, SAMARBEIDSPARTNERE OG LEVERANDØRER Viken Skog skal opptre som en ansvarlig innkjøper. Innkjøp skal gjennomføres slik at de bidrar til å redusere miljø- og klimabelastningen av varer og tjenester som anskaffes, og støtte opp under samvirkets engasjement innenfor miljø og bærekraft. Viken Skog kan ikke nå sine forretningsmål uten samarbeidspartnere, det være seg andelseiere, leverandører, transportører, entreprenører, innleide konsulenter eller andre. 3

4 Det forventes at forretningspartnere opptrer i tråd med standarder som er i samsvar med prinsippene i disse etiske regler. Viken Skog skal alltid konkurrere i markedet med respekt for og i samsvar med gjeldende konkurranse- og markedsføringslovgivning. Viken Skog skal ikke legge opp til noen former for innkjøp, salg eller markedsføring som kan oppfattes som støtende eller strider mot vanlige samfunnsnormer. Økonomisk rådgivning skal alltid skje med utgangspunkt i skogeiernes behov. Viken Skog skal ikke utnytte sine kunnskapsmessige og økonomiske fortrinn overfor skogeiere eller kunder. All reklame, informasjon og betingelser skal preges av respekt for andelseiere, skogeiere, kunder, samfunnet og miljøet. Andelseierne er, i tillegg til å være eiere, også Viken Skogs tømmerleverandører og skogtjeneste-kunder. Andelseiere skal så langt det er mulig likebehandles, hensyntatt markeds- og konkurransemessige forhold. Det skal ikke gis særfordeler til noen andelseiere ut over hva som er følger av vedtekter eller er nedfelt i vedtak fra årsmøtet eller styret, inklusive vedtatt budsjett KORRUPSJON Korrupsjon er å misbruke sin stilling for å oppnå personlige eller forretningsmessige fordeler for seg selv, samvirket eller andre. Viken Skog er imot alle former for korrupsjon, og arbeider aktivt for å sikre at dette ikke forekommer i samvirkets forretningsaktiviteter. Ingen må selv eller for andre motta fordeler (jfr. pkt. 6.5) fra Viken Skogs forbindelser dersom fordelen har sin bakgrunn i ansettelsesforholdet. Tilsvarende skal ingen gi slike fordeler til forretningsforbindelser. Unntatt fra denne reglen er fordeler Viken Skog har oppnådd for alle ansatte REGLER FOR PERSONLIG ADFERD For at de krav som settes til Viken Skogs drift og opptreden skal oppfylles, må alle arbeide mot felles mål. De felles mål vil være summen av beslutninger som foretas av årsmøtet, styret og øvrig ledelse. Likeledes må alle arbeidstakere i Viken Skog være lojale (mot samvirket) og støtte beslutningene som fattes ved å gjøre det beste for å realisere disse DISKRIMINERING OG MOBBING Det skal vises toleranse for medarbeidere og andre interessenters holdninger og meninger. Ingen skal diskrimineres, mobbes eller trakasseres av andre medarbeidere/kollegaer, samarbeidspartnere, kunder eller andre interessenter. Mobbing og seksuell trakassering aksepteres ikke. Med trakassering menes at noen blir utsatt for negative handlinger fra en eller flere personer. Viken Skog etterlever diskrimineringslovens formål som er å fremme likestilling, sikre like muligheter og rettigheter og å hindre 4

5 diskriminering på grunn av kjønn, etnisitet, nasjonal opprinnelse, hudfarge, språk, religion og livssyn. Viken Skog har som mål å fremme lovens formål innenfor samvirkets virksomhet. Den som føler seg diskriminert eller mobbet skal tas på alvor TAUSHETSPLIKT Alle ansatte i Viken Skog har taushetsplikt vedrørende alle saker av fortrolig karakter. Alle har taushetsplikt om kunders, leverandørers, medarbeideres og andre forretningsmessige eller private forhold som man får kjennskap til i forbindelse med utførelse av arbeid for samvirket. Dette gjelder med mindre man etter lov eller ifølge disse etiske reglene har plikt eller blir oppfordret til å melde fra. Taushetsplikten omfatter opplysninger om Viken Skogs forretningsmessige drift, som kan være til skade for samvirket eller underliggende selskaper, selskapenes oppdragsgivere, eiere og/eller forretningsforbindelser. Taushetsplikten gjelder ikke bare utad, men også mellom de enkelte selskap i samvirket og overfor andre i samme selskap som ikke har behov for å gjøre seg kjent med opplysningene i sitt arbeid HABILITET Ingen må delta i behandlingen eller avgjørelsen av en sak når det foreligger omstendigheter som kan svekke tilliten til vedkommendes uavhengighet. I slike tilfeller må det heller ikke øves påvirkning på andre i Viken Skog. Ikke under noen omstendighet skal noen behandle, avgjøre eller øve påvirkning i en sak når vedkommende selv eller nærstående, direkte eller indirekte, har økonomiske eller andre personlige interesser i saken. Dersom en overordnet er inhabil i en sak, kan saken som hovedregel heller ikke avgjøres av en direkte underordnet. Medarbeideren skal underrette sin nærmeste overordnede straks han/hun blir oppmerksom på at en habilitetskonflikt kan oppstå. Den overordnede skal vurdere om andre medarbeidere eller omverdenen vil kunne trekke medarbeiderens habilitet eller etiske redelighet i tvil. Dersom det konstateres at inhabilitet foreligger, skal han/hun ikke delta i den videre behandling av saken FORHOLD TIL FORRETNINGSFORBINDELSER Det må utvises forsiktighet med forretningsmessige avtaler med personer man har private relasjoner til. Dersom en medarbeider har private relasjoner med en forretningsforbindelse, skal dette meldes til nærmeste overordnede. For å vurdere om en relasjon er privat kan medarbeider spørre seg selv om hva som er gitt og gjort for å fortjene og beholde denne kontakten REPRESENTASJON OG ARRANGEMENTER Det forventes at medarbeidere og tillitsvalgte som i kraft av sin stilling representerer eller kan bli identifisert med Viken Skog, oppfører seg på en måte som inngir tillit både til samvirket og medarbeideren/tillitsvalgte. 5

6 Arrangementer i regi av Viken Skog skal ha et relevant faglig innhold. Dersom arrangement medfører reise og overnatting for eksterne som inviteres, skal dette dekkes av de inviterte (enten direkte eller gjennom en deltakeravgift). Viken Skog kan imidlertid dekke oppholdsutgifter for de inviterte dersom formålet med arrangementet er opplæring. Ansatte i Viken Skog som inviteres til seminarer eller kurs med leverandører eller andre forretningsforbindelser skal få sine reise- og oppholdsutgifter dekket av samvirket. Dersom formålet med invitasjonen er opplæring, kan oppholdskostnader dekkes av forretningsforbindelsen (jfr. pkt. 6.6) GAVER OG FORDELER Som hovedregel skal ingen motta fordeler, herunder gaver og invitasjoner, av Viken Skogs forretningsforbindelser dersom fordelen har sin bakgrunn i ansettelsesforholdet, hvor det kan bli sett på som egen fordel. Det er tillatt å motta gaver/fordeler av begrenset verdi, oppad begrenset til gjeldende skattefri grense, f.t. NOK 500. Dersom gaven/fordelen overstiger det nevnte beløp skal overordnet leder godkjenne dette, være åpen om forholdet, og den ansatte må innrapportere den i henhold til gjeldende skatteregler, dersom verdien tilsier det. Interne gaver gis i tråd med gjeldende skatteregler. Gaver som gis på vegne av Viken Skog skal ha et nøkternt nivå og ikke overstige verdigrensen for hva den ansatte har lov til å motta. Viken Skogs motiver og mottakers integritet må ikke kunne trekkes i tvil. Ingen må gi gaver eller andre fordeler på vegne av samvirket i den hensikt å oppnå gjenytelser til egen fordel NÆRSTÅENDE Nærstående kan ikke ha stillinger eller tillitsvalgte hvor den ene er den andres direkte overordnede eller hvor stillingene/vervene er uforenlige på annen måte. Der slike situasjoner oppstår har de nærstående et gjensidig ansvar for å komme ut av situasjonen uten ugrunnet opphold. Med nærstående menes: a) Ektefelle og/eller person som vedkommende bor sammen med i ekteskapslignende forhold. b) Slektninger i rett opp- eller nedstigende linje og søsken. c) Slektninger i rett opp- eller nedstigende linje til en person som nevnt i a). d) Ektefelle til, og en person som bor sammen i ekteskapslignende forhold med noen som nevnt i b). e) Foretak hvor den ansatte eller deres nærstående har bestemmende innflytelse. 6

7 Også andre særegne forhold kan være av en slik art at de berørte etter en konkret vurdering må likestilles med nærstående BI-ERVERV OG ENGASJEMENT I ANDRE SELSKAPER OG ORGANISASJONER Ingen ansatte kan uten arbeidsgivers skriftlige samtykke arbeide, ta på seg eller inneha verv utenfor hovedstilling, styreverv eller ta på seg oppdrag utenom Viken Skog, som kan føre til redusert arbeidstid i samvirket, som kan medføre at den ansatte driver eller medvirker til illojal konkurranse med Viken Skog, som kan medføre at den ansatte blir inhabil ved behandling av saker i tråd med sin stilling i Viken Skog, eller som kan medføre at den ansatte på en illojal måte utnytter kunnskaper og kontakter som vedkommende har opparbeidet seg i samvirket. Arbeidsgiver må skriftlig forespørres dersom en ansatt i Viken Skog ønsker å drive privat virksomhet eller ta lønnet arbeid i fritiden, dersom det er tvil om dette er i konflikt med regler i dette dokument. Tillatelse vil bli gitt så sant bi-vervet/arbeidet er forenlig med fullgod utførelse av arbeidet i Viken Skog. Politiske verv, som er regulert i lov, skal informeres om til leder. Det skal bli lagt til rette for at slikt arbeid blir til minst mulig ulempe for Viken Skog VALGBARHET Ingen kan velges som styremedlem eller varamedlem til styret, valgkomite i Viken Skog eller styret/valgkomite i skogeierområdene dersom vedkommende: a) Regelmessig må forventes å være inhabil. b) Har tilknytning som eier, ansatt eller valgt representant til virksomhet som konkurrerer med Viken Skog. c) Har tilknytning som eier, ansatt eller valgt representant til virksomhet som har vesentlige forretningsforbindelser med virksomhet som konkurrerer med Viken Skog. 7 VARSLING Varsling er å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold er eksempelvis brudd på lovregler, interne regler og retningslinjer, jfr. Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Den enkelte ansatte og tillitsvalgte oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold, selv om man normalt ikke har plikt til å varsle. Det er pliktig å varsle om kriminelle forhold og om forhold der liv og helse er i fare. Det finnes flere måter å varsle på. Som utgangspunkt kan medarbeidere/ tillitsvalgte alltid varsle skriftlig eller muntlig til styreleder, nærmeste overordnet, personalsjef, tillitsvalgte, verneombud, bedriftshelsetjenesten eller arbeidsmiljøutvalgets leder, avhengig av hva saken gjelder. 7

8 Alle varsler om kritikkverdige forhold, ledelsens behandling av mottatte varsler og oppfølging, følger Viken Skogs «Rutine og beskrivelse av varsling», som er en HMS-rutine, beskrevet i selskapets TQM-styringssystem. 8 ANSVAR OG OPPFØLGING Ledere og tillitsvalgte på alle nivåer har et særlig ansvar for å påse at egen og underordnedes adferd er i samsvar med interne og eksterne regler. Ledere har ansvar for umiddelbart å påpeke brudd på de etiske reglene overfor den enkelte ansatte. Det skal rapporteres til personalsjef. Alle ansatte og tillitsvalgte må til enhver tid vurdere sine handlinger i forhold til reglene. Oppstår det tvil, må vedkommende avstå eller ta spørsmålet opp med nærmeste overordnede, personalsjef eller organisasjonssjef. De etiske reglene bygger opp om Viken Skogs verdigrunnlag, som skal legges til grunn i medarbeideroppfølgingen. Daglig leder, organisasjonssjef og personalsjef har det overordnede ansvaret for det etiske regelverket, jfr. pkt. 1. Ansatte som bryter Viken Skogs etiske regler vil normalt få konsekvenser i henhold til sanksjonsmatrisen under. alvorlighet: uaktsomt grovt uaktsomt / gjentatte tilfeller av uaktsomhet forsettlig / gjentatte tilfeller av grov uaktsomhet Brudd på: Interne regler og retningslinjer Muntlig advarsel Skriftlig advarsel Vurdere oppsigelse eller avskjed Lover og offentlige forskrifter Skriftlig advarsel Vurdere anmeldelse, oppsigelse eller avskjed Anmeldelse, oppsigelse eller avskjed Sanksjoner skal følge de føringer som reguleres av gjeldende Arbeidsmiljølov. Viken Skogs rutiner knyttet til utøvelse av sanksjoner skal ivaretas. Alle sanksjoner skal være vurdert før iverksettelse. Alle reaksjoner og behandlingen av disse skal følge hovedprinsippene i Viken Skogs personalretningslinjer, rutiner, lover og avtaleverk. 8