Møtebok for menighetsrådsmøte 24. februar 2003

Transkript

1 Møtets varighet: Kl Møtebok for menighetsrådsmøte 24. februar 2003 Til stede: Kirsti Harda Frøshaug, Trond Christensen, Kjell Sjulstok, Guro Jensen, Per Frantsvold, Kjell Rønningen, Elisabeth Kristiansen, Astrid Nøtland Forfall: Arild Isaksen, Ellen Kavlie-Borge (permisjon), Rolv Bjelland (permisjon), Anne Karin Kolbu, Marit F. Høie, Ellen Merete Storeide Referent: Kjell Rønningen Sak : Godkjenning av saksliste og møtebok Sakslisten for inneværende møte Møtebok fra menighetsrådsmøtet 3. februar 2003 Sakslisten for inneværende møte skal godkjennes. Møtebok fra menighetsrådsmøtet 3. februar skal godkjennes 1. Sakslisten godkjennes uten merknader 2. Møtebok fra menighetsrådsmøtet 3. februar godkjennes uten merknader. 1. Sakslisten godkjennes uten merknader 2. Møtebok fra menighetsrådsmøtet 3. februar godkjennes uten merknader. Sak : Godkjenning av regnskap Saksordfører: Kjell Sjulstok Revidert regnskapsrapport for 2002 (tas med til møtet) Regnskapet for 2002 skal godkjennes. Med henhold til de merknader som fremkom under siste menighetsrådsmøte, så skal disse sakene være tatt hånd om i forkant av møtet. For øvrig opplyses det om at det i årsmeldingen ikke er behov for å legge frem totalregnskapet med alle underkontoer og spesifikasjoner. Det formelle kravet er å presentere nøkkeltallene fra regnskapet, og i denne sammenheng er dette trolig mest tjenelig. Fullstendig regnskap bør da vedlegges som bilag, slik at spesielt interesserte kan gjennomgå dette. 1. Regnskapet for 2002 godkjennes. 2. I menighetens årsmelding presenteres nøkkeltallene for menigheten. Fullstendig regnskap vedlegges som bilag.

2 Kirsti Frøshaug fremmet følgende tillegg til pkt.1: under forutsetning av at de 9 opplistede uklarheter avklares. 1. Regnskapet for 2002 godkjennes under forutsetning av at de 9 opplistede uklarheter avklares. 2. I menighetens årsmelding presenteres nøkkeltallene for menigheten. Fullstendig regnskap vedlegges som bilag. Sak : Økonomireglement for menigheten Saksordfører: Kjell Sjulstok Utkast til økonomireglement (distribuert tidligere) Saksordfører har laget et utkast til økonomireglement for menigheten. Utkastet drøftes i MR, i sammenheng med de tilbakemeldinger som har kommet på forslaget. Økonomireglement godkjennes med de merknader som fremkommer i møtet. Til: Fullmakter ved disponering av Menighetsrådets midler : Ang. Egne utlegg : - Utlegg inntil 1000 kr utbetales av saksbehandler. Beløp over dette må påtegnes av MR s leder. Ang. Disposisjonsfullmakt, bankkonti : - Enefullmakt gis Menighetsrådets leder og nestleder - Saksbehandler gis enefullmakt for inntil kr pr. måned (nettbank) - Fullmakt gis saksbehandler og sokneprest i fellesskap. Ang. Endring av fullmakt : Endring i fullmaktsforhold foretas av menighetsrådet. Økonomireglement godkjennes med de merknader som fremkommer i møtet. Sak : Menighetsarrangementer i 2003 Saksordfører: Kirsti Harda Frøshaug Søknad om økonomisk støtte til Kvinneweekend 2003 (er lovet, tas evt. med til møtet) Det er i budsjett for 2003 satt av totalt kroner ,- til menighetsarrangementer. Det er behov for diskusjon med henhold til hvordan midlene skal benyttes, samt hvem som i år skal ta ansvar for å organisere menighetens arrangementer. Fjorårets erfaringer tilsier at arrangementet Menighetstur/menighetsutflukt i sommerhalvåret ikke har så stor tilslutning. Menighetsrådet kan derfor tenke seg at det blir arrangert en sommeravslutning for hele menigheten i inneværende år; på Nebbursvollen i Lillestrøm. Der har man tilgang til gode bademuligheter og ferdig oppsatte griller og det er et koselig sted å være på. Leiekostnad er i underkant av kroner 2000,-. Et eller flere av menighetens husfelleskap blir utfordret til å organisere dette arrangementet; saksordfører orienterer nærmere om dette. Kvinneweekend arrangeres også i år; og søknad om støtte til denne vil følge saksinnkallingen.

3 Til sist har man tidligere hatt en Menighetsweekend på høsten. Arbeidsutvalget føler for å ta en diskusjon angående dette arrangementet. Bør man overlate planlegging og effektuering av disse til menighetens forskjellige grupperinger og utvalg; og samtidig åpne for at man har flere slike weekendsamlinger for ulike deler av menigheten? Eller skal man som før forsøke å ha et opplegg for alle; med en spesifikk hovedmålgruppe? 1. Sommeravslutning for menigheten godkjennes, og det innvilges økonomisk støtte oppad begrenset til kroner 3000,- til dette arrangementet. 2. Søknad om støtte til Kvinneweekend innvilges. 3. Søknader om økonomisk støtte til weekendsamlinger for høstsemesteret bes oversendt til menighetskontoret innen 1. juni Restmidlene på budsjettposten fordeles mellom de søknader som innkommer. De som søker om midler, bes antyde hvor mange deltagere man forventer vil melde seg på arrangementet man søker om midler til. Tillegg til pkt 2: med tillegg på inntil 1000 kr for subsidiering av deltakere ved behov. Beløpet tas fra Menighetsturer Nytt pkt. 3: Menighetsrådet vil arbeide for at menighetsweekend skal være tilpasset alle grupperinger i menigheten. 1. Sommeravslutning for menigheten godkjennes, og det innvilges økonomisk støtte oppad begrenset til kroner 3000,- til dette arrangementet. 2. Søknad om støtte til Kvinneweekend innvilges med tillegg på inntil 1000 kr for subsidiering av deltakere ved behov. Beløpet tas fra Menighetsturer. 3. Menighetsrådet vil arbeide for at menighetsweekend skal være tilpasset alle grupperinger i menigheten. Sak : En kirke for alle Saksordfører: Astrid M. Nøtland En kirke for alle Seminar og jubileumsgudstjeneste informasjon fra Prosten Referat fra styremøte for PUH-gudstjenestene 21. januar Borg bispedømme har vedtatt strategiplan for perioden Et av de sentrale punkter i denne planen er inkludering av utviklingshemmede i menighetens gudstjenester. Prosten har satt opp et seminar om dette emnet den 12. mars i Fjellhamar kirke. Menighetsrådet bes velge representanter til dette seminaret. Prosten minner også om 10-årsjubileum for de integrerte gudstjenestene den 19. mars. Saksordfører orienterer nærmere. Utformes under møtet Kirsti Frøshaug fremmet følgende forslag: 12. mars møter følgende: - Ellen Storeide - Per Frantsvold Menighetsrådet møter på gudstjenesten mars møter følgende: Ellen Storeide og Per Frantsvold 2. Menighetsrådet møter på gudstjenesten

4 Sak : Menighetsrådets arbeid Oversikt over saker til menighetsrådet i 2002 (114 saker) All virksomhet i soknet skal ha som formål å vekke og nære det kristelige liv i menigheten. Ved å opprette fellesråd ønsker man å frigjøre engasjement og tid slik at menighetsrådene kan ha sin oppmerksomhet rettet mot virksomheter som fremmer dette formål. Det menighetsbyggende arbeid er menighetsrådets hovedansvar. Det er vår menighet som er kirkens grunnvoll og ansikt utad mot medlemmene og befolkningen i Lørenskog. Menighetsrådet skal bidra til å fornye egen lokal menighet sammen med stab og frivillige. Vi skal legge til rette for å skape engasjement, fornyelse og medarbeiderskap. Samtidig har menighetsrådet styringsoppgaver som Å formulere visjoner og mål for menigheten Fordele ressurser til bestemte oppgaver og aktiviteter Legge forholdene til rette ved organisasjonsutforming Søke å tilføre menigheten kompetanse gjennom styrking av stab og frivillige medarbeidere Flere synes å mene at vi som menighetsråd får for liten tid til ovennevnte oppgaver og at det blir for mange administrative saker som menighetsrådet må forholde seg til. Vi bruker for mye tid til mindre viktige saker som det riktignok må bli tatt avgjørelse på, men som ikke alltid er i kjernen av det menighetsrådet skulle bruke tiden på. 1) Menighetsrådet utfordres til å evaluere siste års menighetsrådsarbeid og vi vedlegger som hjelp en liste over de sakene som ble behandlet i Under menighetsrådsmøte i februar vil alle få anledning til å komme med synspunkter om dette slik at vi kan lære av vårt første år i rådet og sammen legge til rette for et enda bedre arbeid i året som vi er inne i. 2) En måte å redusere antall saker på i menighetsrådet er å delegere avgjørelser av mindre viktige saker til Arbeidsutvalget. AU har drøftet dette og forslår at menighetsrådet vedtar retningslinjer tilsvarende det som Skårer menighet har vedtatt. Saker vedtatt i AU refereres skriftlig i innkallingen til MR- møtene og menighetsrådet gir sin tilslutning. 1. Innspill fra MR. Vedtak formuleres på møtet. 2. Saker delegert til AU: AU vil ta avgjørelser på saker av mindre økonomisk betydning med en øvre ramme per sak på Kr AU vil ta avgjørelser på saker av mindre prinsipiell betydning. Avgjørelser fattet av AU refereres til MR ved første møte etter avholdt AU. Avgjørelser fattet av AU effektueres omgående. MR vedtar formelt sakene med vedtakstekst Menighetsrådet gir sin tilslutning til de vedtak fattet av Arbeidsutvalget. MR vil fortløpende evaluere AU avgjørelsene og endre retningslinjer for delegering ved behov. Kirsti Frøshaug fremmet følgende forslag: Saken utsettes Saken utsettes Sak : Saker delegert til AU Årsmøte i Kirkens SOS i Borg

5 Delegering av myndighet til å innvilge langpermisjon Referat fra møte med Julemessekomiteen Årsmøte i Kirkens SOS i Borg AU har bedt diakon Astrid M. Nøtland å finne en egnet representant i Diakoniutvalget 2. Delegering av myndighet til å innvilge langpermisjon Siviltjenesteadministrasjonen har delegert myndigheten til å innvilge langpermisjon for sivilarbeider til oppdragsgiver. Arbeidsutvalget har delegert denne oppgaven videre til menighetspedagog Espen Hægeland. 3. Julemessekomiteen Julemessekomiteen etterlyser mennesker som kan gjøre administrativt og praktisk arbeid med henhold til avvikling av Julemessa. AU har bestemt at det er behov for å gjøre en del praktiske tiltak med henhold til finne mennesker som kan gjøre en innsats. Saken vil nevnes under kunngjøringer og kirkekaffe/kirkebakkekaffe ved gudstjenesten 23. mars; samt at dette blir tatt opp på menighetens årsmøte. Tas til orientering Tas til orientering Sak : Orienteringer Fellesbrev fra misjonær Anne Helene Gundersen Referat fra møte i fellesgudstjenestene den 21. januar 2003 Øvrige dokumenter medtas til møtet 1. Innkalling til årsmøte i Haneborg Antennelag Fjellhamar kirke har abonnement på tjenestene til haneborg Antennelag. Årsmøtet er onsdag 12. mars kl i klubbhuset på Fjellhamar Stadion 2. Regnskapsføring av pensjonsutgifter for kirkelige fellesråd og menighetsråd Orientering fra Kultur og Kirkedepartementet 3. Søknad om kollekt til TV-Aksjonen 2003 fra Redd Barna Menighetsrådet har tidligere vedtatt å støtte denne med et offer 4. Et studieprosjekt om bispevisitas og dens betydning i vår kirke Avhandling forfattet av menighetens sokneprest. Kontakt menighetskontoret om det ønskes kopi av denne 5. Internettportalen lorenskog.no Lag og foreninger i Lørenskog kommune kan legge ut informasjon på portalen lorenskog.no. Interesserte bes kontakte menighetskontoret for utfyllende informasjon 6. Kommunestyre- og Fylkestingvalget 2003 Lørenskog kommune ønsker å benytte lokalene i Fjellhamar kirke i forbindelse med høstens valg. Saken delegeres til saksbehandler. 7. Undervisningsutvalgets mandat Undervisningsutvalget har lagt frem forslag til mandat: Undervisningsutvalget i Lørenskog menighet skal være med å legge til rette for voksenundervisning vedrørende kristen tro i Lørenskog. 8. Referat fra møte i fellesgudstjenestene den 21. januar 2003 Tas til orientering Tas til orientering : Eventuelt

6 Elisabeth Kristiansen orienterte om ny liturgi for gravferd. Ny gravferdsliturgi tas opp som egen sak på neste menighetsrådsmøte, som forberedelse til fremlegging som sak på menighetens årsmøte. Kort til menighetsrådet fra Kristine Værnes ble lest opp av Astrid Nøtland Det sendes en blomsterhilsen til Kristine Værnes 1. Ny gravferdsliturgi tas opp som egen sak på neste menighetsrådsmøte, som forberedelse til fremlegging som sak på menighetens årsmøte. 2. Det sendes en blomsterhilsen til Kristine Værnes