Mulighetenes Oppland i ei GRØNN FRAMTID. Strategi for digitalisering

Transkript

1 Mulighetenes Oppland i ei GRØNN FRAMTID Strategi for digitalisering

2 2 Strategi for digitalisering Innhold 1. Innledning Om strategien Bakgrunn Ambisjonen Satsingsområder Digital dialog og samhandling Helhetlig virksomhetsarkitektur Digital kompetanse og kultur for læring Informasjonssikkerhet og personvern Digital sammenslåing Prinsipper for gjennomføring Brukeren i sentrum Samordning Innovativ og smidig Oppfølging av strategien Styringsmodell Overordnete føringer Prioritering av tiltak/prosjekter Gjennomføring av tiltak/prosjekter Handlingsplan Gevinstrealiseringer Finansiering Rapportering og evaluering Verktøykasse og prosjektportal Vedlegg Ordliste Referanser...21

3 Mulighetenes Oppland i ei grønn framtid 3 1. Innledning Digitalisering er ikke et mål i seg selv, men et tiltak for å oppnå bedre kvalitet i tjenestene. Samtidig er det helt nødvendig å være god på digitalisering dersom man skal møte innbyggerne der de er og etterleve nasjonale og kommunale standarder for offentlig forvaltning. Likevel skjer ikke dette av seg selv. Det kreves omfattende endringer i rutiner, arbeidsprosesser, tekniske løsninger og tankesett når vi skal digitalisere. Digitale tjenester skal fremstå som et reelt førstevalg. Tjenestene skal være enklere å bruke og lettere tilgjengelig enn papirskjemaer eller personlig fremmøte. For å få til dette må brukerperspektivet stå sentralt. Digitalisering er en nasjonal oppgave og offentlig sektor må samarbeide for å oppnå målene. Regjeringen har gjennom Digital agenda for Norge, og oppfølgende digitaliseringsrundskriv gitt føringer for hva innbyggere og næringsliv skal oppleve i møte med forvaltningen. Regjeringen har også definert felles nasjonale komponenter og standarder for digitalisering i offentlig sektor. KS har gjennom sin digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner gitt føringer for felles kommunale satsingsområder som bygger oppunder satsingsområdene i den nasjonale strategien. Regionreformen gir en ekstra dimensjon i arbeidet med digitalisering. Digital sammenslåing innebærer at to organisasjoner må samarbeide om å utvikle felles digitale løsninger og IT-arkitektur. Samtidig gir digitalisering og automatisering av tjenester og arbeidsprosesser muligheter som kan komme til nytte i sammenslåingsprosessen. Digitale samhandlingsformer kan gjøre det enklere å samarbeide og kommunisere uavhengig av geografiske avstander. Av hensyn til sammenslåingsprosessen mellom Hedmark og Oppland fylkeskommune vedtas strategi for digitalisering fram til sammenslåing i Den blir da eventuelt avløst av en ny strategi for Innlandet fylkeskommune. Strategien er utarbeidet av en tverrfaglig arbeidsgruppe bestående av medarbeidere og ledere. Hele organisasjonen har blitt involvert gjennom høring. I tillegg ble strategien også drøftet i Administrasjonsutvalget.

4 4 Strategi for digitalisering Om strategien Oppland fylkeskommune har gjennom ulike prosjekter og enkelttiltak kommet et stykke på vei. For å komme videre med digitaliseringsarbeidet trengs det imidlertid en overordnet strategi. Strategien skal bidra til å samordne enkeltprosjekt og sikre at vi prioriterer riktig på tvers av fagområder. Digitaliseringsstrategien inneholder vår ambisjon, fem satsingsområder og tre prinsipper for gjennomføring av strategien. Hvert satsingsområde inneholder forutsetninger og mål. I tillegg er det gitt føringer for oppfølging av strategien. Det skal lages en årlig handlingsplan med tiltak for hvert satsingsområde. SATSINGSOMRÅDER Digital kompetanse og kultur for læring Helhetlig virksomhetsarkitektur Informasjonssikkerhet og personvern Digital dialog og samhandling AMBISJON Digitalt førstevalg smart og enkelt! Digital sammenslåing Brukeren i sentrum Samordning Innovativ og smidig PRINSIPPER

5 Mulighetenes Oppland i ei grønn framtid 5 3. Bakgrunn Regjeringen har i Stortingsmelding 27 - Digital agenda for Norge - utarbeidet mål og anbefalinger for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter. Brukernes behov skal være utgangspunktet. Målsettingen er å lage så gode og effektive digitale løsninger at de fleste velger å benytte seg av dem. I tillegg må de digitale tjenestene være en del av digitale arbeidsprosesser i virksomheten: Tjenestene skal være enklere å bruke og lettere tilgjengelig enn papirskjemaer eller personlig frammøte. Digitalisering skal gi en reell merverdi ved raskere saksbehandling, enklere innsyn i egne personopplysninger og redusert rapportering ved gjenbruk av data som allerede er samlet inn. Tjenester skal oppleves som helhetlige og sammenhengende. Forvaltningen skal ikke spørre brukerne på nytt om informasjon de allerede har levert. Dette forutsetter at forvaltningen gjenbruker informasjon. Formulert fra brukerens perspektiv: Hvis offentlig sektor trenger informasjon fra deg skal du kunne gi den digitalt. Du får svar digitalt. Du får umiddelbart svar hvis det ikke er behov for bruk av skjønn. Du kan enkelt få vite hva offentlig sektor vet om deg og hvem som har sett denne informasjonen. Offentlig sektor spør deg ikke på nytt om noe den vet. Du trenger ikke å søke om noe du har rett til. KS har gjennom sin digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner gitt føringer for felles kommunale satsingsområder som bygger opp under satsingsområdene i den nasjonale strategien: Brukeren i sentrum Offentlige tjenester skal oppleves som sammenhengende og helhetlige for innbyggere, næringsliv og frivillig sektor. Forvaltningen skal gjenbruke informasjon i stedet for å spørre på nytt. IKT er en vesentlig innsatsfaktor for innovasjon og produktivitet Næringslivet og samfunnet skal kunne utnytte mulighetene som digitaliseringen gir. Myndighetene skal legge til rette for økt digital innovasjon.

6 6 Strategi for digitalisering Styrket digital kompetanse og deltakelse Gjelder fra grunnopplæringen og gjennom alle faser i livet. Digitale tjenester skal være lette å forstå og lette å bruke for alle. Avansert IKT-kompetanse og IKT-forskning er en forutsetning for digitalisering av Norge. Effektiv digitalisering av offentlig sektor Offentlige digitaliseringsprosjekter skal planlegges og gjennomføres profesjonelt. Gevinster skal realiseres. Stat, kommune og ulike sektorer bør benytte fellesløsninger for å dekke like behov. Godt personvern og god informasjonssikkerhet Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av utviklingen og bruken av IKT. Den enkelte innbygger skal ha råderett over egne personopplysninger. Informasjonssikkerheten skal ivaretas gjennom kontinuerlige risikovurderinger basert på trussel- og sårbarhetsinformasjon. Personvern og informasjonssikkerhet skal følges opp gjennom god internkontroll.

7 Mulighetenes Oppland i ei grønn framtid 7 4. Ambisjonen Digitalt førstevalg smart og enkelt I henhold til regjeringens overordnete føringer skal alle offentlige virksomheter jobbe for å realisere digitalt førstevalg slik det er beskrevet i forrige kapittel. Kravet om brukervennlighet gjør at tjenestene må være enkle å bruke. I tillegg er det en uttalt forventning at offentlig sektor skal benytte digitalisering som et virkemiddel for effektivisering og nyskaping. For å møte denne forventningen må vi jobbe på en smart måte som sikrer både kvalitet og effektivitet. Med andre ord skal tjenestene fremstå som enkle på utsiden, og være smarte på innsiden. 5. Satsingsområder For å nå ambisjonen om Digitalt førstevalg smart og enkelt velges det følgende satsingsområder: Digital dialog og samhandling Helhetlig virksomhetsarkitektur Digital kompetanse og kultur for læring Informasjonssikkerhet og personvern Digital sammenslåing I tillegg til ambisjonen om digitalt førstevalg må vi ta høyde for en digital sammenslåingsprosess med Hedmark fylkeskommune. Denne prosessen vil kreve mye ressurser, men må også sees på som en mulighet for nyskaping og effektivisering. Digital sammenslåing er derfor valgt som det femte satsingsområdet.

8 8 Strategi for digitalisering Digital dialog og samhandling Digitalt førstevalg innebærer at mest mulig dialog mellom offentlig sektor og innbyggere skal skje digitalt. I tillegg skal offentlig forvaltning gjenbruke informasjon for å unngå at den samme informasjonen må gis flere ganger. Dette forutsetter informasjonsflyt på tvers av fagsystemer. Videre skal denne informasjon benyttes til å automatisere tildeling av tjenester slik at innbyggere ikke trenger å søke om noe de har rett til. I nåværende situasjon skjer mye av kommunikasjonen via e-post og brevpost. Skjemaer fylles ut for hånd og arkiveringen skjer stort sett manuelt. Dette er både tungvint for innbyggere og dyrt for fylkeskommunen. For å realisere digitalt førstevalg må mye mer av saksbehandlingen automatiseres. PDFskjema erstattes enten med digitale skjema eller bortfaller ved at skjemaet blir overflødig. Gjennom økt bruk av selvbetjeningsløsninger kan forvaltningen bli mer brukervennlig og samtidig mer effektiv. Mål for digital dialog og samhandling: Digital postkasse. Fylkeskommunen bruker digital postkasse for utsending og mottak av post til og fra brukere som har valgt digital postkasse. Digital samhandling med leverandører og kunder. Ved bestilling av varer og tjenester skal e-handel benyttes. Fylkeskommunen krever at leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). Fylkeskommunen sender fakturaer elektronisk både til privatpersoner og næringsliv. Gjenbruk av offentlig informasjon. Fylkeskommunen gjenbruker informasjon, i stedet for å spørre brukerne på nytt om forhold de allerede har opplyst om. Fylkeskommunen har oversikt over data og hva dataene betyr, hva de kan brukes til, hvilke prosesser de inngår i, og hvem som kan bruke dem (informasjonsforvaltning). Finnes informasjonen hos en annen offentlig virksomhet hentes informasjonen derfra, forutsatt at det foreligger hjemmel. Digitale brukerdialoger. Papirskjemaer er erstattet med digitale dialoger. Brukere identifiserer seg gjennom ID-porten som medfører automatisk innhenting og kvalitetssikring av personinformasjon. Selvbetjeningsløsninger prioriteres der det gir gevinst. Automatisering. Regelstyrte, rutinemessige arbeidsprosesser er automatisert. Brukere får umiddelbart svar når det ikke er nødvendig med bruk av skjønn. Brukere trenger ikke å søke på noe de har krav på. Tjenester tildeles automatisk fordi forvaltningen vet når brukeren har behov for dem.

9 Mulighetenes Oppland i ei grønn framtid Helhetlig virksomhetsarkitektur Virksomhetsarkitektur dreier seg om hvordan en virksomhet er organisert, hvordan arbeidsprosesser er satt sammen og hvordan IT-løsninger utnyttes. En virksomhetsarkitektur består av prinsipper, metoder og modeller som til sammen beskriver dette i en helhet. Hensikten med en godt beskrevet og omforent virksomhetsarkitektur er blant annet at enkeltløsninger realiseres i en helhetlig sammenheng og ikke hver for seg. (Difi) For å møte innbyggernes og næringslivets forventninger om en helhetlig opplevelse av tjenester, må man satse på virksomhetsarkitekturen. Dette vil sikre bedre informasjonsflyt og gjennomtenkte anskaffelser. Helhetlig virksomhetsarkitektur fører til enklere og smartere planlegging, utvikling og drift av våre tjenester. Integrasjoner sparer brukeren for tid gjennom å utnytte informasjon i flere systemer. Nye systemer kan knyttes til og andre kan byttes ut uten at informasjonen og forvaltningsregler må gjenskapes. Med andre ord blir fylkeskommunen mindre leverandøravhengig. Tradisjonelt er IKT-systemer i fylkeskommunen dominert av «siloløsninger» som i mange tilfeller har ført til isolering av data på grunn av manglende informasjonsutveksling mellom fagsystemer. Dataisolering kan resultere i lavere systemutnyttelse, problemer med dataenes integritet og ineffektiv eller ufullstendige rapporteringsmuligheter. I tilfeller der det eksisterer flere dokumenter både fysisk og elektronisk flere steder i flere systemer, kan dette føre til at beslutningstakere jobber med uferdig eller feil grunnlagsdata. I mange tilfeller er fylkeskommunen prisgitt eksterne leverandører for å tenke utvikling og digitalisering av sine tjenester. Dette gjør det utfordrende å drive digitalisering styrt av brukerbehov. Gjennom felles virksomhetsarkitektur i kommunal sektor kan kommunal sektor selv påvirke og styre løsningene. For å få mest effekt ut av ressursutnyttelsen må Oppland fylkeskommune ta del i og nyte godt av arbeidet med felles rammeverk for arkitektur, som utføres på nasjonalt og kommunalt nivå. Oppland fylkeskommune samarbeider i dag med flere fylker i FOT (fylkeskommunale optimale tjenester) for i felleskap å utvikle digitale løsninger som skal gi bedre og mer effektive tjenester til samfunnet. Målsettingen er å utvikle fellesløsninger og felles arkitektur for informasjonsbehandling for å spare ressurser i hver fylkeskommune.

10 10 Strategi for digitalisering Mål for helhetlig virksomhetsarkitektur: Virksomhetens behov. Virksomhetsarkitekturen gjør at digitale tjenester, arbeidsprosesser, informasjonsflyt, IKT-systemer og IKT-infrastruktur fungerer helhetlig. Digitale løsninger inngår som en naturlig del av tjenesteproduksjonen og understøtter arbeidsprosesser på en god måte. Helhetlige tjenesteforløp. Digitale løsninger bidrar til samhandling på tvers av systemer, fagområder og forvaltningsnivå. Når innbyggere og næringsliv har behov for tjenester på tvers av fagområder, bidrar digitale løsninger til et helhetlig tjenesteforløp. Nasjonale felleskomponenter. Grunnmuren i arkitekturen er basert på nasjonale fellesløsninger, komponenter og standarder som samtidig ivaretar lokale behov. Felles kommunalt rammeverk. Virksomhetsarkitekturen baserer seg på felles kommunalt rammeverk og IT-arkitektur. Digital informasjonsutveksling. All transport av data mellom interne og eksterne systemer foregår digitalt. Kompetanse. Det finnes kompetanse i organisasjonen til å utvikle og forvalte virksomhetsarkitekturen. INNBYGGER OG VIRKSOMHET Sektorielle løsninger Statlige Kommunale Fylkeskommunale KOMMUNE/FYLKESKOMMUNE SAK-/ARKIVSYSTEM FAGSYSTEM Leverandører Produkt Tjenester Nasjonale fellesføringer Nasjonale løsningskomponenter Nasjonale registerkomponenter Statlige integrasjonsplattformer Figur 1: Plattform for digital samhandling i kommunal sektor

11 Mulighetenes Oppland i ei grønn framtid Digital kompetanse og kultur for læring Digitalisering av tjenesteproduksjonen vil i løpet av strategiperioden endre fylkeskommunen til en vesentlig mer digital arbeidsplass. Kompetansebehovet vil endre seg og det vil kreves høyere digital kompetanse hos alle ansatte. Digitalisering, forenkling og delvis automatisering av administrative prosesser vil frigjøre kapasitet til andre oppgaver. Digitalisering vil dermed også sette betydelig høyere krav til at kompetansen tilpasses behovet. En vellykket implementering av nye tekniske løsninger forutsetter at organisasjonen klarer å endre arbeidsmåten. Medarbeidere innenfor alle fagområder må være forberedt på å løse oppgaver på nye måter for å møte innbyggernes krav og forventninger om effektive tjenester av høy kvalitet. Digitalisering innebærer omfattende endringer. Ledernes kompetanse og håndtering av slike omstillingsprosesser er avgjørende for å skape mer effektive arbeidsprosesser og levere høy kvalitet på tjenestene. Ambisjonen om å være en lærende organisasjon er ikke nytt i Oppland fylkeskommune. Som et av kulturtrekkene i organisasjonspolitikken har OFK lenge hatt fokus på en kultur på arbeidsplassen som preges av interesse for læring og utvikling. Medarbeidere skal oppfordres til å ta initiativ til utvikling og ansvar for egen læring. Vi skal møte endringer konstruktivt og se etter muligheter og gode løsninger. Organisasjonspolitikken danner et godt utgangspunkt for endringsprosesser og vi må fortsette å ha fokus på intern læring og utvikling. Mål for digital kompetanse og kultur for læring: Organisasjonskultur. Fylkeskommunen er preget av en organisasjonskultur som kjennetegnes av endringsvilje og fokus på læring og utvikling. Endringsledelse. Ledere har kompetanse i ledelse av endringsprosesser og i gevinstrealisering. Informasjonssikkerhet og personvern. Alle ansatte har nødvendig kunnskap om informasjonssikkerhet og personvern. Digital kompetanse. Alle ansatte har god digital kompetanse og bruker digitale arbeidsverktøy. Lærere. Lærere har god grunnleggende digital kompetanse, samt god digital kompetanse for gjennomføring av opplæring i den enkelte lærers fag/fagområder. Prosjektledere. Dedikerte prosjektledere har kompetanse i ledelse av digitaliseringsprosjekter og bruker digitalisering som en arbeidsmetode for å optimalisere arbeidsprosesser.

12 12 Strategi for digitalisering Informasjonssikkerhet og personvern God forvaltning av data er sentralt for å kunne utnytte mulighetene digitalisering gir. Når kommunikasjonen med innbyggerne og næringslivet blir digital, har offentlig sektor et større ansvar for å ivareta rettighetene hver enkelt har til innsyn i egne saker. Digitalisering av tjenesteproduksjonen vil resultere i store datamengder med personopplysninger. Opplysninger om den enkelte skal være tilgjengelig ved behov samtidig som opplysningene ikke skal komme på avveie. Innbyggerne skal i størst mulig grad ha råderett over egne personopplysninger. Lovkravene er strenge allerede. Fra 2018 vil imidlertid kravene bli strengere og enkeltpersonene vil få nye rettigheter på innsyn, sletting og flytting av sine data. Fylkeskommunen må ta hensyn til det kommende regelverket. Fylkeskommunens dokumentasjon skal være tilgjengelig på kort og lang sikt for alle som har rettmessige krav. Helhetlig dokumentasjons- og arkivforvaltning skal sikre riktig tilgang, hensiktsmessig bruk, rettidig sletting og at bevaringsverdige opplysninger faktisk blir bevart. I henhold til Personopplysningsloven og den nye personvernforordningen skal virksomheten ha en internkontroll på informasjonssikkerhetsområdet og et personvernombud. Internkontrollen bør være en integrert del av virksomhetens helhetlige styringssystem. Virksomhetens IKT-systemer skal bygges i tråd med prinsippene for innebygd personvern, herunder personvernvennlige standardinnstillinger. Omfanget på internkontrollen skal være tilpasset risikoen. Mål for informasjonssikkerhet og personvern: Rutiner. Fylkeskommunen har innarbeidet gode og effektive rutiner for å ivareta eksisterende lovkrav. Løsningsdesign. Personvern er innebygd i nye løsninger. Tilgjengelighet. Fylkeskommunen sørger for at riktig informasjon er tilgjengelig for rett person til riktig tid. Sikring. Fylkeskommunen har innarbeidet gode rutiner som forhindrer at data kommer på avveie. Risikovurdering. Fylkeskommunen har gode systemer og innarbeidede rutiner for å gjennomføre risikovurdering og for å avdekke og følge opp avvik innen informasjonssikkerhet og personvern. Helhetlig forvaltning. Fylkeskommunen har en helhetlig dokumentasjonsog arkivforvaltning.

13 Mulighetenes Oppland i ei grønn framtid Digital sammenslåing Digital sammenslåing er en sentral og krevende del av sammenslåingsprosessen som omfatter digitale tjenester, arkiv, IKT-systemer og IKT-infrastruktur. Noen løsninger vil avsluttes, noen vil videreføres og noen vil anskaffes. Sammenslåingsprosessen gir en unik mulighet til å legge bort gamle løsninger og bygge en ny og fremtidsrettet fylkeskommune. Dette mulighetsrommet må utnyttes. Digitale løsninger gir bedre tjenester samtidig som sammenslåingsprosessen blir enklere. Gode integrasjoner mellom digitale løsninger kan redusere behov for dobbeltarbeid og øke automatisering. God tilgang til data kan spare tid og øke tjenestekvaliteten. Behov for tilgang til dokumentasjon fra dagens systemer må vurderes nøye mot kostnaden for datakonvertering. Selvbetjeningsløsninger vil kunne fjerne unødvendige arbeidsoppgaver og gjøre tjenester mer tilgjengelige. Økt bruk av skytjenester kan forenkle IKT-drift, og gi mulighet til å skifte fokus fra driftsoppgaver til utviklingsarbeid. Mål for digital sammenslåing: Effektivisering og forbedring. Sammenslåingsprosessen bidrar til effektivisering og bedre tjenester ved hjelp av nye, smarte digitale løsninger. Eierskap til nye løsninger. Den nye organisasjonen er i stand til å bruke og har eierskap til nye digitale løsninger. Felles virksomhetsarkitektur. Det etableres en helhetlig virksomhetsarkitektur for Innlandet fylkeskommune Kommunikasjon og involvering. Fokus på involvering, dialog og opplæring. Forankring og opplæring står sentralt i digital sammenslåing. Gevinstmål for digital sammenslåing kommuniseres tydelig. Planlegging. Det tas høyde for sammenslåing i alle planlagte og pågående digitaliseringsprosjekter blant annet ved inngåelse av kontrakter. ORGANISASJON MENNESKER TEKNOLOGI Figur 2: Tre dimensjoner ved en kommunesammenslåing

14 14 Strategi for digitalisering Prinsipper for gjennomføring Det er valgt tre gjennomgående prinsipper som skal legges til grunn i alt arbeid med digitalisering: Brukeren i sentrum Samordning Innovativ og smidig 6.1 Brukeren i sentrum For at en tjenestene skal oppleves som nyttig av brukerne, må utviklingen av tjenesten være basert på en grundig forståelse av brukernes behov. Med brukere menes både innbyggere, ansatte, frivillig sektor og offentlige og private virksomheter. Brukerinvolvering. Kommunal sektor skal digitalisere sine tjenester med utgangspunkt i brukernes behov. Brukerne må derfor involveres i utviklingen av tjenestene. Vi må utfordre etablerte arbeidsprosesser og tjenester. En anbefalt metode er å bruke tjenestedesign. Dette innebærer en systematisk kartlegging av hvilke behov de som bruker tjenesten har. Universell utforming. Nye digitale løsninger må være universelt utformet, og de eksisterende løsningene skal følge kravene om universell utforming innen 1. januar Universell utforming skal bidra til å gjøre løsningene lette å forstå og enkle å bruke for alle. Klarspråk. Et klart og brukertilpasset språk er en viktig forutsetning for at digitale tjenester blir tatt i bruk. Kommunal sektor må arbeide systematisk for at klarspråk blir en del av utviklingen av de digitale tjenestene. Alternative tilbud. Det må også finnes et tilgjengelig tilbud for de som av ulike grunner ikke kan benytte seg av digitale løsninger.

15 Mulighetenes Oppland i ei grønn framtid Samordning Digitalisering er en stor og omfattende oppgave som den enkelte virksomhet ikke klarer å oppnå på egen hånd. Vi er helt avhengig av å samordne oss som sektor og samarbeide med andre virksomheter i prosessen for å lykkes. Standarder og felles arkitektur. Nasjonale felleskomponenter og standarder, samt felleskommunalt rammeverk, løsninger og prinsipper legges til grunn i digitaliseringsarbeidet. Det satses på standardløsninger/standardsystemer framfor egenutvikling. Deling og gjenbruk. Resultater og erfaringer fra eget digitaliseringsarbeid skal deles med andre. Vi benytter oss av løsninger som allerede er utviklet. Mange digitale tjenester innenfor kommunal sektor er ganske like, og kan gjenbrukes. Sammenslåing. Det skal tas høyde for sammenslåing med Hedmark fylkeskommune, og sørges for at systemene er tilstrekkelig fleksible. 6.3 Innovativ og smidig Fokus på nyskaping og utvikling. Måten vi ser på utvikling er også i endring. De store IT-prosjekters tid er forbi. Den nye tilnærmingen er smidig og innovativ, hvor vi tør å eksperimentere og feile. Hurtighet og brukerfokus er viktige suksesskriterier. Samtidig må vi kontinuerlig videreutvikle våre tjenester og prosesser. Vi blir aldri ferdig med forbedringer. Det er en løpende prosess. Prosjektmetodikk baseres på Difis prosjektveiviser og Samveis- veikart for tjenesteinnovasjon med fortløpende gevinstrealisering. Det er laget en egen Verktøykasse for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter i OFK (i prosjektportalen). Innovative anskaffelser. Vi bruker metoden for innovative anskaffelser der man samarbeider tett med leverandører i utviklingen av produktet, når dette er hensiktsmessig.

16 16 Strategi for digitalisering Oppfølging av strategien 7.1 Styringsmodell For å lykkes med å digitalisere fylkeskommunale tjenester trengs det en overordnet styringsmodell som sørger for prioritering og samordning av enkelttiltak. Videre er det en forutsetning at det settes av ressurser internt i organisasjonen. Dedikerte ressurspersoner må ha tid og kompetanse til å drive digitaliseringsprosesser Overordnete føringer Fylkesrådmannen vedtar strategi og handlingsplan for digitalisering og mandat for digitaliseringsrådet Prioritering av tiltak og prosjekter Digitaliseringsrådet er en fast tverrfaglig sammensatt gruppe på ledernivå, som samordner og prioriterer prosjekter basert på strategi for digitalisering og kriteriene: Effektiviseringspotensial for organisasjonen og andre gevinster som for eksempel bedre service eller kvalitet Modenhet i organisasjonen Kostnader/Ressursbruk Digital sammenslåing (samarbeidsprosjekter med Hedmark fylkeskommune prioriteres framfor andre prosjekter). Digitaliseringsrådet må ha jevnlige møtepunkter for å kunne sette i gang og justere prosjekter ved behov. Større prosjekter og investeringer forankres i fylkesrådmannens ledergruppe eller blir en del av sammenslåingsprosjektet. Linjeledere tar ansvar og eierskap til utvikling og digitalisering på eget område og melder inn forslag til prosjekter/tiltak til digitaliseringsrådet.

17 Mulighetenes Oppland i ei grønn framtid 17 FYLKESRÅDMANNEN/ FYLKESRÅDMANNENS LEDERGRUPPE DIGITALISERINGSRÅD DIGITALISERINGSTEAM LINJEORGANISASJON Gjennomføring av tiltak og prosjekter Digitaliseringsteamet er en fast tverrfaglig sammensatt gruppe på medarbeidernivå. Teamet jobber operativt med å gjennomføre digitaliseringsprosjekter og med å identifisere egnete prosjekt. Digitaliseringsteamet gir anbefalinger om prioritering av prosjekter til digtaliseringsrådet. Prosjektorganisering: Prosjekteier Fylkesrådmannen Endelig ansvarlig for prosjektets suksess Beslutningstaker Styringsgruppe Digitaliseringsråd + linjeleder Støtte prosjektet Rådgivende organ Prosjektleder Medlem i digitaliseringsteam Lede prosjektet Rapportere til styringsgruppe/prosjektleder Prosjektgruppe Digitaliseringsteam + fagressurs Utføre oppgaver Rapportere til sprosjektleder

18 18 Strategi for digitalisering Handlingsplan Det skal lages en dynamisk handlingsplan for hele virksomheten som bygger på mål i strategidokumentet. Handlingsplanen skal konkretisere hvilke tiltak/ prosjekter virksomheten skal satse på i perioden. Handlingsplanen vedtas av fylkesrådmannen én gang i året, men Digitaliseringsrådet har mandat til å justere og supplere underveis. Ledere har et ansvar for å identifisere egnete digitaliseringsprosjekt i tråd med overordnete mål i strategi for digitalisering og for å sette av ressurser for gjennomføring. Forslag til digitaliseringsprosjekt kan enten legges inn i idébanken i prosjektportalen eller meldes til Digitaliseringsrådet. Digitaliseringsteamet kan hjelpe til med å identifisere prosjekter og kartlegge potensielle gevinster Gevinstrealisering Gevinstene fra digitalisering er forenkling og forbedring av saksbehandling og produksjonen av de tjenestene fylkeskommunen tilbyr, samt bedre tilgjengelighet og kvalitet i tjenestene. Potensielle gevinster skal identifiseres for alle prosjekt i tråd med mal for prosjektbegrunnelse. Plan for gevinstrealisering er en integrert del i alle digitaliseringsprosjekter. Det forutsettes at ledere jobber fortløpende med å realisere gevinster. Tiltak i forbindelse med gevinstrealisering kan for eksempel være: Endring av rutiner og implementering av nye arbeidsprosesser Endring av arbeidsoppgaver Kompetansemobilisering- og utvikling Finansiering Finansiering av digitaliseringsprosjekter forventes å bli dekket gjennom prioritering innenfor vedtatte årlige budsjettrammer. Handlingsplanen skal angi estimert ressursbruk per tiltak. Kostnadene søkes redusert ved å satse i hovedsak på kjente teknologiske løsninger. Dersom fylkeskommunen skal delta i et utviklingsarbeid og/eller foreta større anskaffelser i forbindelse med digitalisering bør dette skje i samarbeid med andre fylkeskommuner/aktører i offentlig og kommunal sektor.

19 Mulighetenes Oppland i ei grønn framtid 19 Statlige utvalg, som Produktivitetskommisjonen og andre, har estimert effektene av digitalisering av kommunal tjenesteproduksjon. Anslagene varierer, men ligger på noen områder på ca. 20 %. Gevinstene skal kunne forsvare investeringene. Utfordringen ligger i at gevinstene ikke viser seg før etter at investeringen er foretatt Rapportering og evaluering Prosjektleder har ansvar for å levere rapport med synliggjøring av gevinster for hver enkelt digitaliseringsprosjekt. Tiltak/prosjekter evalueres fortløpende og dette legges til grunn for prioritering av nye prosjekter. Rapport på handlingsplanen gjennomgås i fylkesrådmannens ledergruppe.

20 20 Strategi for digitalisering Verktøykasse og prosjektportal For å effektivt kunne rapportere og følge opp strategien er det behov for å ha en verktøykasse. Verktøyene for digitalisering finnes i Prosjektportalen «Innlandet», som er en digital samhandlingsplattform. Portalen skal brukes til samhandling i OFK og til samhandlingsprosjekter med Hedmark fylkeskommune. Lagring i prosjektportalen vil erstatte lagring på andre fellesområder. I portalen ligger prosjektoversikt (portefølje), prosjektmaler inklusive prosjektbegrunnelse, veileder for visualisering av tjenestereise og brukerreise (arbeidsprosessanalyse) og mal for gevinstrealisering. Portalen gir en enkel gevinstoversikt fra prosjektene som gir et godt grunnlag for prioritering. Portalen er bygget på Prosjektveiviseren, et rammeverket fra Difi, samt OFK sin egen prosjektmetodikk. PROSJEKTPORTALEN "INNLANDET" Deling og samhandling av informasjon - eksternt/internt Gevinstoversikt Prosjekt og porteføljestyring OFK PROSJEKTMETODIKK Mal for handlingsplan Mal for prosjektbegrunnelse Veileder - Gjennomføring av arbeidsprosessanalyse, visualisering av tjenestereise og brukerreise Mal plan for gevinstrealisering PROSJEKTVEIVISEREN OG VEIKART FOR TJENESTEINNOVASJON Prosjektveiviseren er Difis anbefalte modell for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor Veikart for tjenesteinnovasjon er en praktisk metodikk som setter kommunene i stand til å endre offentlige tjenester for å møte fremtiden

21 Mulighetenes Oppland i ei grønn framtid Vedlegg 8.1 Ordliste Brukerdialog : Kommunikasjon og deling av informasjon med innbyggere, ansatte, aktører fra frivillig og privat sektor Difi: Direktoratet for forvaltning og IKT Digital kompetanse: Ferdigheter, kunnskaper, kreativitet og holdninger som alle trenger for å kunne bruke digitale medier for læring og mestring i kunnskapssamfunnet. Gevinstrealisering: Aktiviteter som skal lede til at de ønskede og planlagte gevinstene blir realisert. Gevinstrealisering krever et helhetlig og systematisk arbeid som involverer både prosjekt og linjeorganisasjon. Nasjonal felleskomponent: Offentlig sektor har etablert en rekke åpne, gjenbrukbare løsninger som dekker typiske behov på digitaliseringsfeltet, slik som innlogging, autentisering, registre, osv. Dette er felleskomponentene: ID-porten, Altinn, Digital postkasse, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Folkeregisteret, Enhetsregisteret, Matrikkelen. Prosjektportefølje: Samling av prosjekter som har en fellesnevner og et koordineringsbehov. Virksomhetens prosjektportefølje er summen av alle prosjekter og programmer. Virksomhetsarkitektur :Dreier seg om hvordan en virksomhet er organisert, hvordan arbeidsprosesser er satt sammen og hvordan IT-løsninger utnyttes. 8.2 Referanser Statlige myndigheter og KS gir føringer og anbefalinger for digitalisering i offentlig sektor. Strategi for digitalisering i Oppland fylkeskommune er basert på: Digital agenda for Norge Digitaliseringsrundskrivet Digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner Digitaliseringsstrategi i offentlig sektor Målbildet for digitalisering og arkitektur KS KommIT Overordnede IT-arkitekturprinsipper for offentlig sektor Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing Innovative offentlige anskaffelser

22 22 Strategi for digitalisering