INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2012

Transkript

1 INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2012 Ordinært sameiermøte i Sameiet Tærudparken 1, avholdes torsdag , kl på Fagerborg Hotel, Lillestrøm TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og en eller to sameiere til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR BUDSJETT VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styremedlemmer B) Valg av varamedlemmer C) Valg av valgkomité Lillestrøm, 22. mars 2012 Styret i Sameiet Tærudparken 1 Helge Furuset Pål Branderud Tormod Delmann Grethe K. Palmyr Sverre Ulvåknippa I sameiermøtet har sameierne stemmerett i henhold til sameiebrøk. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen. Det vil bli avholdt beboermøte umiddelbart etter årsmøtet. Her vil det bli anledning til å ta opp aktuelle saker. Dokumentnavn: Årsberetning Side 1 av 24

2 SAK 2: ÅRSBERETNING FOR TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: 1.1. STYRET Styreleder Helge Furuset, Stillverksveien 10 Valgt i 2010 for 2 år Styremedlem Tormod Delmann, Stillverksveien 10 Valgt i 2011 for 1 år Styremedlem Pål Branderud, Stillverksveien 10 Valgt i 2011 for 2 år Styremedlem Grethe Palmyr, Stillverksveien 8 Valgt i 2010 for 2 år Styremedlem Sverre Ulvåknippa, Stillverksveien 10 Valgt i 2010 for 2 år Varamedlem for: Furuset Delmann Branderud Palmyr Ulvåknippa Pål Sørensen Knut Erik Eide Olav Helge Balsnes Lajla Lyseggen Finn Palmyr Valgkomité Rolf Schumacher Cato Brede Greta Jarlset Valgt i 2011 for 1 år Valgt i 2011 for 1 år Valgt i 2011 for 1 år Sameiet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved eventuelle ansettelser. (Jfr. Regnskapsloven 3-3) 2. GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET 2.1. EIENDOMMEN Sameiet består av 50 boligseksjoner og 1 næringsseksjon. Sameiets eiendom har gårdsnr. 81 bruksnr med organisasjonsnummer Sameiet ligger i Skedsmo Kommune. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet har til formål å ivareta sameiernes fellesinteresser i drift og administrasjon av eiendommen gnr. 81br i Skedsmo med fellesanlegg av enhver art. Sameiet forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad utover det som må anses normalt for et bolig- / næringsselskap. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Energimerking av bolig Fra og med blir det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. Norges Vassdrags- og energidirektorat (NVE) har ansvaret for implementeringen av ordningen. På kan sameierne selv utarbeide en energiattest for sin bolig. Dokumentnavn: Årsberetning Side 2 av 24

3 2.2. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen utføres av OBOS Eiendomsforvaltning AS (OEF). Tlf , faks Forvaltningskonsulent er Siri Gjølstad, tlf Sameiets revisor er Pricewaterhouse Coopers AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er regnskapssjef Egil Havre, OBOS. Regnskapskonsulent er Tove Bjørnstad, OBOS VAKTMESTERTJENESTER OG RENHOLD AV FELLESAREALER Sameiet har i samarbeid med TP 2, TP 3 og borettslaget en avtale med BORI Drift AS. Avtalen omfatter: Løpende drift, innkjøp av forbruksartikler, renhold, matteleveranser, maskinell snøbrøyting, håndmåking, strøing, vask/ snømåking av svaleganger og vedlikehold av grøntanlegg etc. Gjeldende avtale løper til 01. november HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriften gir bestemmelser om at den som er ansvarlig for virksomheten, det vil si styret i boligselskapet, plikter å sørge for systematisk oppfølging av gjeldende krav fastsatt i: Lov om elektriske anlegg og elektrisk utstyr Brann- og eksplosjonsvernloven Forurensningsloven Garasjeport og lekeapparater For å oppfylle kravet, må alle boligselskap ha et internkontrollsystem for brannvern og lekeplassutstyr, jevnlige vernerunder, egenkontroll av det elektriske anlegget, fellesområdene og i seksjonene, samt ivareta sameiets byggherreansvar ved bygge- og anleggsarbeid i h.h.t. byggherreforskriften. Styret har utarbeidet et eget system for internkontroll og har i 2011 gått to vernerunder iht. gjeldene forskrifter. Heiser er kontrollert av Norsk Heiskontroll og Kone Heis, som sameiet har serviceavtale med. Alle gassanlegg ifm. peiser er kontrollert RETNINGSLINJER FOR STYREARBEIDET Styret har vedtatt retningslinjer for det daglige styrearbeidet og fordelt arbeidsoppgaver og ansvarsområder. Formålet med retningslinjene er å klargjøre de ønsker og krav som stilles til sameiets tillitsvalgte, og er ment å være en veileder og støtte i dette arbeidet. Retningslinjene finnes på OEFs hjemmeside, Styrerommet BRANNSIKRING I henhold til forskriften om brannforebyggende tiltak skal det være installert røykvarsler, brannslokningsapparat (brannslange eller pulverapparat) i alle seksjonene og garasjeanlegg. ABE pulveranlegg er beregnet brukt ved brann i propan anlegg samt brann fett og matoljer. Dokumentnavn: Årsberetning Side 3 av 24

4 Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er til stede og fungerer: Brannslukningsapparat. Måleren skal stå på grønt område og apparatet skal vendes flere ganger, minst én gang pr. år. Røykvarsler(e). Batteri (er) skal skiftes én gang pr. år. Representanter for styret hadde et møte og befaring av bygningene med Nedre Romerike Brann- og Redningsvesen (NRBR) høsten NRBR var godt fornøyd med den branntekniske tilstand i sameiet. Styret har utarbeidet rutiner for egenkontroll av brannsikringen i egen seksjon KRAFTLEVERANSE (strøm) TIL SAMEIETS FELLESANLEGG OBOS har Kraftforvaltnings avtale med LOS (Agder Energi AS) og Alpiq Norway AS. Kraftmarkedet svinger mye, og i perioder vil en kunne oppleve at innkjøpsprisene ligger noe over markedsprisen. Målsettingen er imidlertid fortsatt at OBOS Kraftforvaltning over tid skal gi konkurransemessig gode vilkår SERVICE PÅ TELEFON, TV OG DATA GET er leverandør av kabel-tv tjenester til sameiet med mulighet for bredbånd, telefoni og digital- TV. GET's servicetelefon er betjent mandag til fredag mellom kl samt lørdag og søndag kl Feilmelding og support kan også meldes på Utover dette kan beboerne selv fritt velge operatør for bredbånd og telefoni. Sameiet har avtale med GET om digital-tv FORSIKRING Boligseksjonene i sameiet har i perioden vært fullverdiforsikret i If. Polisen har nr og følger kalenderåret og fornyes automatisk. Næringsseksjonen har egen polise, nr Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvar for at bygningsmassen til enhver tid er tilstrekkelig forsikret. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering og påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Oppstår det skade i leiligheten/ seksjonen, må seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig samt prøve å kartlegge hva som er årsak til skaden. Skader skal meldes til If Skadeforsikring på telefon så raskt som mulig. If har 24 timers service. Forsikringsselskapet vil da umiddelbart sørge for skadebegrensende tiltak samt takst. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Bygningsindeksen økte i 2011 med ca 3,0 %. Denne økningen, som reflekterer prisoppgangen på håndverkstjenester, er lik for alle forsikringsselskaper. Ut over dette foretar forsikringsselskapene individuell prisjustering med bakgrunn i sameiets egen skadesituasjon. Dessverre har vår skadesituasjon vært noe ugunstig slik at stigningen på forsikringen utgjør 18 % LIGNINGSOPPLYSNINGER Beboerne har fra 2006 betalt eiendomsskatt. Dokumentnavn: Årsberetning Side 4 av 24

5 2.11. STYRETS ARBEID Styremøter og annen møtevirksomhet I løpet av 2011 ble det avholdt 8 styremøter. Det har i tillegg vært avholdt flere møter i forbindelse med forlikssaken med Næringsseksjonen Oppgradering / vedlikehold av bygninger. Av vedlikeholdsoppgaver er frontene på begge trappehusene samt veggen mot Næringsseksjonen i nr. 8 malt. Det er avholdt en dugnad hvor svalganger i 1. og 2. etasje i nr. 10 ble rengjort. I tillegg er søppelbod og sykkelbod malt. I tillegg har to av beboerne utført dugnadsarbeid med rengjøring av utvendige betongflater i både nr. 8 og Vedlikehold/ oppgradering av utearealer Skadede planter ble skiftet og hekk ble klippet Infoskriv Styret har utgitt 2 infoskriv i Infoskrivene inneholder opplysninger som enhver eier / beboer plikter å sette seg inn i Fellesomkostninger bolig / næring Det lages 2 separate regnskaper. Ett for bolig og ett for næring. Det er hovedregnskapet som er Sameiets offisielle regnskap. Nærings regnskap gir et ufullstendig bilde av driften, fordi deler av kostnadene faktureres næring direkte. Alle felleskostnader fordeles etter litt forskjellig brøk avhengig av hva kostnaden gjelder. For nåværende regnskap gjelder følgende: Garasjer: Totalt 63 plasser. Bolig 53/63 deler og Næring 10/63 deler Strøm til fellesarealer Bolig/Næring; Bolig 65,6 %, Næring 34.4 % Varmtvann: Etter måling. Fjernvarmekostnader: Etter måling. Felleskostnad styre-/ foretningsførsel: Bolig 65,6 % Næring 34.4 % Felleskost utearealer 50/50 %, unntatt boligs grøntarealer. Arbeidsoppgavene utføres av Bori Drift AS iht. BORI-avtalen Avlesning av varmtvannsforbruk Sameiet har avtale med Ista Norge AS, om automatisk avlesning av den enkelte seksjons forbruk av varmtvann. Hver seksjon, inkl næring, blir fakturert etter forbruk Parkering Hver seksjon har fått 2 parkeringskort, som gjelder ut Parkeringsbeviset gjelder for 24 timer. Kontroll ivaretas ved fotografering. Plassene skal kun benyttes av gjester med gyldig parkeringsbevis godt synlig i frontruten. Personer som bor hos en beboer i lengre tid er å regne som beboer. Det er ikke tillatt for beboere å benytte disse plassene til egne biler. NB! TP3 er ikke med i denne ordningen Vann i garasjen Garasjen er som kjent konstruert uten avløp for å unngå vanninntregning ved eventuell flom i området. Det er derfor svært viktig å unngå store vannmengder i garasjen, da dette kan forårsake Dokumentnavn: Årsberetning Side 5 av 24

6 vann i kjellerbodene. Styret ber derfor igjen innstendig om at bileiere fjerner snø fra bilene før de kjører inn i garasjen. Dette gjelder også snø/sørpe i hjulbuene! Mange glemmer dessverre dette. Styret har måttet fjerne vann flere ganger. Dette er et arbeid vi håper vi får seksjonseiernes hjelp til og unngå REGNSKAPET FOR 2011 Dette er omtalt under pkt. 3 i sakslisten Generelt Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Forutsetningen for fortsatt drift er til stede, og regnskapet for 2011 er satt opp under denne forutsetning, iht. sameiets vedtekter og tidligere praksis. Resultat Årets underskudd på kr som fremkommer i resultatregnskapet foreslås dekket av egenkapitalen. Budsjett for 2011 var et overskudd på kr Inntekter Inntektene i 2011 var til sammen kr mot budsjettert kr Kostnader Driftskostnadene i 2011 var på kr mot budsjettert kr Vesentlige avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak: Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr mens regnskapet viser kr Dette skyldes blant annet at vi ikke har mottatt oppgjør for skade av pumper forårsaket av kortslutning i transformator på Gardermoen i januar Energi/ fyring ble budsjettert med kr mens regnskapet viser kr Hovedårsaken til avviket skyldes økning i fjernvarmekostnader som igjen har sin årsak i i en uforholdsmessig stor økning i forbruket Det er avholdt møte med Akerhus Energi Varme AS. Vi ble enige om at Akershus Energi Varme AS undersøker dette nærmere og rapporterer tilbake. Revisors honorar for regnskapsåret 2011 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet, og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet. Egenkapital Egenkapitalen utgjør kr pr mot kr pr Det vises forøvrig til regnskap med noter for 2011 under sak Renter på innskudd Sameiet har driftskonto i OBOS. Pr gjelder følgende rentesatser: Driftskonto: 0,40 % Sparekonto under 0, 5 mill: 3,50 % Sparekonto mellom 0,5 og 2 mill: 3,55 % Dokumentnavn: Årsberetning Side 6 av 24

7 Forretningsførerhonoraret Forretningsførerhonoraret øker i takt med konsumprisindeksen. Lillestrøm, 26. april 2012 Styret i Sameiet Tærudparken 1 Helge Furuset Pål Branderud Tormod Delmann Grethe K. Palmyr for Sverre Ulvåknippa Dokumentnavn: Årsberetning Side 7 av 24

8 SAK 3: ÅRSREGNSKAP FOR 2011 RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/ fyring Kabel- / TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Fra opptjent egenkapital Dokumentnavn: Årsberetning Side 8 av 24

9 BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader 61 0 Kundefordringer Driftskonto i OBOS Sparekonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, STYRET FOR SAMEIET TÆRUDPARKEN 1 HELGE FURUSET PÅL BRANDERUD TORMOD DELMANN GRETHE K. PALMYR SVERRE ULVÅKNIPPA Dokumentnavn: Årsberetning Side 9 av 24

10 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader, Næring Felleskostnader, Bolig SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Garasjeportåpnere Dugnadsgebyr Tennant Forsikring, oppgjør for garasjeport Vannavgift SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har ikke vært noen ansatte i selskapet gjennom året. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2010/2011, og er på kr ,-. I tillegg har styret fått dekket julemiddag og øvrige kostnader for kr 6 936,- jfr. note 11. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr ,-. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR Dokumentnavn: Årsberetning Side 10 av 24

11 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold fellesanlegg -756 Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold fyringsanlegg Drift/vedlikehold garasjeanlegg Egenandel forsikring Kostnader dugnader -220 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ENERGI / FYRING Elektrisk energi Fjernvarme SUM ENERGI / FYRING NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Container -603 Verktøy og redskaper Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita -79 Kopieringsmateriell Trykksaker Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader -529 Telefon/bredbånd Porto Reisekostnader Gaver -210 Bank- og kortgebyr Dokumentnavn: Årsberetning Side 11 av 24

12 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 294 Renter av sparekonto i OBOS Andre renteinntekter 47 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 EGENKAPITAL Fordeling bolig/næring Bolig: Opptjent t.o.m Innskudd egenkapital ved innflytting Anvendt i Overført næring ihht rettsforlik Saldo Næring: Opptjent t.o.m Anvendt i Overført fra bolig i hht rettsforlik Saldo SUM EGENKAPITAL NOTE: 14 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Purregebyr -90 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -90 Dokumentnavn: Årsberetning Side 12 av 24

13 Dokumentnavn: Årsberetning Side 13 av 24

14 Dokumentnavn: Årsberetning Side 14 av 24

15 SAK 4: BUDSJETT FOR 2012 A) Styrets forslag til årsmøtet. Styret foreslår følgende vedlikehold og oppgraderinger: Vedlikehold Kun diverse mindre vedlikeholdsarbeider. Styret planlegger å avholde dugnad ved behov i løpet av sommerhalvåret. Forslag til vedtak: Styret gis fullmakt til å gjennomføre løpende vedlikehold innenfor en total kostnadsramme på kr Kostnadene dekkes over sameiets drift. Oppgraderinger Styret vurderer igangsetting av forprosjekt med takoverbygg i svalganger i 5. etasjene. Dette er for å hindre ytterligere vanninntrengning og potensielle råteskader. Forslag til vedtak: Styret gis fullmakt til å starte ovennevnte forprosjekt innenfor en total kostnadsramme på kr B) Godtgjørelse til styret for 2012 Styret foreslår at godtgjørelsen til Styret opprettholdes på nåværende nivå. C) Behandling av budsjett av 2012 Forslag til budsjett for 2012 er vist i samme dokument som regnskapet for 2011 ref. sak 3. Resultat av det avholdte møtet med Akershus Energi Varme AS i mars 2012 kan medføre en tilbakebetaling. Denne er ikke budsjettert da omfanget er svært usikkert. For øvrig er det budsjetterte overskudd erfaringsmessig innenfor akseptable feilmarginer. Budsjettet er basert på sameiets vedtekter, BORI-avtalen og gjeldende praksis. Dokumentnavn: Årsberetning Side 15 av 24

16 SAK 5: VALG AV TILLITSVALGTE Til ordinært sameiemøte i Tærudparken april 2012, har valgkomiteen lagt fram følgende forslag til valg av tillitsvalgte: Styreleder: Helge Furuset Velges for 2 år Styremedlemmer: Tormod Delmann Velges for 1 år Grethe Palmyr Velges for 1 år Pål Branderud Ikke på valg Pål Sørensen Velges for 2 år Ulike valgperioder er valgt for å kunne opprettholde en viss kontinuitet under de rådende forhold. Varamedlemmer: Rolf Schumacher for Helge Furuset Lajla Lyseggen for Grethe Palmyr Greta Jarlset for Pål Sørensen Knut Erik Eide for Tormod Delmann Olav Helge Balsnes for Pål Branderud Forslag til Valgkomité: Liv Berit Carlsen Cato Brede NN Lillestrøm, 22. mars 2012 Valgkomitéen for Sameiet Tærudparken 1 Rolf Schumacher /s/ Greta Jarlset /s/ Cato Brede /s/ Leder Dokumentnavn: Årsberetning Side 16 av 24

17 VEDTEKTER FOR SAMEIET TÆRUDPARKEN I VEDLEGG 1 Vedtatt ved seksjonering Sist endret i sameiermøte Sist endret i sameiermøte Sist endret i sameiemøte Sameiets navn Sameiets navn er Sameiet Tærudparken 1. 2 Hva sameiet omfatter Sameiets grunneiendom er gnr 81 bnr 2487 i Skedsmo der kjelleretasjen hovedsakelig består av boder og parkeringsplasser tilordnet seksjonene som tilleggsdeler samt del av næringsseksjonen, der første etasje består av del av næringsseksjonen og boligseksjoner der annen etasje består av del av næringsseksjon og boligseksjoner og der tredje til femte etasje består av boligseksjoner. Seksjonenes avgrensning, herunder eventuelle tilhørende boder, garasjeplasser m.m., fremgår av seksjoneringsbegjæring tinglyst , med vedheftede tegninger. Sameierbrøken er fastsatt ut fra seksjonenes areal, uten tilleggsdeler. 3 Formål Sameiets formål er som et kombinert bolig- og næringsseksjonssameie å forestå forsvarlig drift av eiendommen tilhørende sameiet, herunder dens fellesarealer og andre eiendeler tilhørende sameiet, til beste for så vel eierne av boligseksjoner som eiere og brukere av næringsseksjonene. 4 Rådighet Med de begrensninger som måtte følte av disse vedtekter har seksjonseierne full og eksklusiv disposisjonsrett over sine seksjoner. Seksjonseierne kan fritt pantsette, selge og fremleie sine seksjoner. Ethvert salg og all utleie skal meldes skriftlig til forretningsfører for registrering. Ved utleie skal forretningsfører også motta skriftlig bekreftelse på at Sameiets Vedtekter og Husordensregler er vedlagt utleiekontrakten. Hver boligseksjon og næringsseksjonen disponerer garasjeplass i garasjeanlegget. Garasjeplass kan ikke leies ut til noen som ikke bor i sameiet. Bruken av næringsseksjonens garasjeplasser må være godkjent av næringsseksjonen. 5 Sameiermøtet Sameiets øverste organ er sameiermøtet. Ordinært sameiermøte avholdes hvert år innen utgangen av april. Styret skal på forhånd varsle sameierne om dato for møtet og om siste frist for innlevering av saker som ønskes behandlet. Styret innkaller skriftlig til sameiermøtet med minst 8 og høyst 20 dagers varsel. Innkallingen skal angi tid og sted for møtet og de saker, herunder forslag, som skal behandles på møtet. Med innkallingen, eller senest en uke før sameiermøtet, skal utsendes styrets årsberetning med revidert regnskap. Dokumentnavn: Årsberetning Side 17 av 24

18 På det ordinære sameiermøtet skal behandles: 1 Styrets årsberetning 2 Regnskap for foregående år 3 Valg av styre og varamedlemmer og valgkomite (3 medlemmer). 4 Budsjett for inneværende år 5 Valg av revisor 6 Ekstraordinært sameiermøte Ekstraordinært sameiermøte holdes når styret finner det nødvendig eller når sameier(e) som representerer minst 1/10 av stemmene fremsetter skriftlig krav om det og de samtidig angir hvilke saker som ønskes behandlet. Styret innkaller skriftlig til ekstraordinært sameiermøte med minst 3 og høyst 20 dagers varsel. Innkallingen skal angi tid og sted for møtet og de saker som vil bli behandlet. 7 Beslutning i sameiermøtet På sameiermøtet har seksjonseierne stemmerett i henhold til sameiebrøk. Alle beslutninger treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmene hvis ikke bindende lovbestemmelse eller vedtektene sier noe annet. Vedtektsendring krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Det samme gjelder avgjørelser som er angitt i eierseksjonsloven 30 annet ledd og 41 tredje ledd. Vedtak om salg eller bortfeste av hele eller vesentlige deler av eiendommen, samt vedtak som innebærer vesentlige endringer av sameiets karakter, krever tilslutning fra samtlige sameiere. En seksjonseier kan avgi stemme ved fullmektig som har skriftlig og datert fullmakt. 8 Styret Sameiet ledes av et styre på inntil 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. Disse velges av sameiermøtet for to år av gangen. I styret bør det til enhver tid være minst 1 representant fra boligseksjonene og fra næringsseksjonen. Styret er ansvarlig for forvaltningen av sameiets fellesanliggender i samsvar med lov, vedtekter og sameiermøtevedtak. Styret ansetter, sier opp og avsetter eventuelle funksjonærer og gir nærmere instruks for så vel forretningsfører som øvrige funksjonærer og fører tilsyn med at de oppfyller sine forpliktelser. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av styrets medlemmer er til stede. Vedtak treffes med alminnelig flertall, dog slik at de som stemmer for et vedtak må utgjøre mer enn en tredjedel av alle styremedlemmene. Sameiet tegnes av to styremedlemmer i fellesskap. Styret kan meddele prokura. Det skal føres protokoll over styrets forhandlinger. Av protokollen skal det klart fremgå hvilke saker som er behandlet, vedtak og dissenser. Protokollen skal underskrives av de fremmøtte styrerepresentanter. Dokumentnavn: Årsberetning Side 18 av 24

19 9 Fellesarealer Sameierne har rett til å nytte fellesarealene til det de er beregnet for eller vanlig brukt til. Som følge av at sameiet er et kombinert sameie, med derav ulike interesser og behov, skal deler av fellesarealene brukes alene av hhv bolig- og næringsseksjonene, eller felles for begge. Dette er angitt på tegning med fargekode jf vedlegg 1, og gjelder følgende områder: 1 Boligseksjonene skal alene bruke utearealene, søppelbod og sykkelbod i gårdsrommet avgrenset av vegglivet mot næringsseksjonene og gangveien. Likeledes areal avgrenset av Stillverksveien nr. 8, gangveien, atkomstveien med nedkjøring til garasjeanlegget samt areal mellom Stillverksveien nr. 10 og Tærudparken. 2 Boligseksjonene skal alene bruke innganger, ganger/korridorer, trapper, heiser og fellesrom beregnet for boligene. Disse arealene får egen privat strømmåler for en rettferdig fordeling av kostnadene. 10 Vedlikehold Den enkelte sameier plikter å holde seksjon med tilleggsdeler forsvarlig vedlikeholdt (herunder parkeringsplass, bod, balkong, uteareal med mer som måtte tilhøre seksjonen). For fellesarealer påligger vedlikeholdsansvaret den enkelte sameier i henhold til sin sameiebrøk med de begrensninger og særlige tilpasninger som følger av 11. Pålegg som blir gitt av offentlige myndigheter kan styret gjennomføre og seksjonseierne er forpliktet til å betale omkostninger for dette i overensstemmelse med de prinsipper om kostnadsfordeling som følger av vedtektene. Styret kan for øvrig gi pålegg om vedlikehold og reparasjonsarbeider for ethvert forhold hvor dette er påkrevd av bygningsmessige eller andre hensyn. Vedlikehold som påligger de forskjellige seksjonstyper, jf 11, besluttes av de seksjonseierne vedlikeholdet påligger, dog slik at styret ved mislighold av vedlikeholdsplikt kan pålegge vedlikeholdet utført. Dersom pålegget ikke etterkommes, kan styret vedta å la arbeidene utføre for vedkommende seksjonseiers regning. 11 Vedlikeholds- og driftsomkostninger Omkostninger til vedlikehold, drift med mer av fellesarealer og av eiendommen for øvrig ut over det som skal dekkes direkte av seksjonseier, skal fordeles forholdsmessig mellom seksjonene på grunnlag av sameierbrøken, dog med følgende unntak: 1 Boligseksjonene er alene ansvarlig for utvendig vedlikehold av boligfasader. På samme måten har næringsseksjonen eneansvar for næringsfasader. Felles fasader (yttervegg av garasje over bakken) er fellesansvar med deling i forhold til antall garasjeplasser bolig/næring. 2 Næringsseksjon/boligseksjonene er alene ansvarlig for vedlikehold og alle kostnader til tekniske anlegg som alene betjener næringsseksjonen/boligseksjonene. 3 Kostnader for drift og vedlikehold av fellesarealer for henholdsvis bolig og næring spesifisert i 10, skal belastes henholdsvis bolig eller næring i henhold til spesifisert bruk etter 10. Dokumentnavn: Årsberetning Side 19 av 24

20 Drift- og vedlikeholdskostnader for arealer (inkl gjerde mot Shell, gnr. 81, bnr. 2459) til felles bruk for boligseksjonene og næringsseksjonen, fordeles etter sameiebrøken. Unntatt er fellesareal i garasjen som fordeles mellom bolig/næring etter antall garasjeplasser. Drift- og vedlikeholdskostnader for alle kjøreveier, fortau og gang-/sykkelvei (fra kjørevei til byggetrinn 1 og frem til kjørevei vest for byggetrinn 3) deles mellom byggetrinn l, 2 og 3 etter sameiebrøkene i henhold til tinglyst erklæring I den utstrekning det besluttes gjennomført vedlikehold eller øvrige tiltak og som i all hovedsak kommer enten boligseksjonene eller næringsseksjonen til gode, skal den tilgodesette kategori alene svare kostnadene ved tiltaket. 5 Kostnader til oppvarming av varmt vann skal fordeles på seksjonseierne etter målt forbruk. 12 Betaling av fellesutgifter Seksjonseierne skal innbetale forskuddsvis den 1. i hver måned et à konto beløp til dekning av sin andel av sameiets årlige budsjetterte fellesforpliktelser, herunder de særlige utgifter knyttet til fellesarealer som er angitt i 11 og forbruk av varmt vann, jf 11 pkt 5. Unnlatelse av å betale fastsatt andel av fellesutgifter er mislighold fra seksjonseiernes side. 13 Ombygninger, reklame m.m. Styret eller øvrige seksjonseiere kan ikke motsette seg innvendig ombygning som gjelder endringer eller utnyttelse av bolig- eller næringsseksjoner, dersom denne skjer i overensstemmelse med nødvendig offentlig godkjenning og det regelverk som måtte gjelde. Utvendig tilbygg, endringer eller inngrep i fasaden kan ikke foretas med mindre styret har vedtatt det, samt nødvendig godkjennelse fra bygningsmyndighetene foreligger. Styret kan ikke motsette seg at næringsseksjonen foretar endringer i forbindelse med ny virksomhet i lokalene, så lenge dette ikke forringer forholdet til boligene og ikke bryter med det fasademessige uttrykk for øvrig. Det påligger imidlertid eierne av næringsseksjonen ved iverksettelse av tiltak som nevnt å gjennomføre disse på en slik måte at de er til minst mulig skade og ulempe for de øvrige seksjonseierne i bygget. 14 Forsikring Eiendommen skal til enhver tid holdes tilstrekkelig forsikret. Styret er ansvarlig for at forsikring tegnes og holdes ved like. Den enkelte seksjonseier må selv besørge forsikret det som ikke er dekket av sameiets bygningsforsikring. Eventuell ansvarsforsikring for næringsseksjonen dekkes av denne. Ekstra innredningsarbeider og påkostning utover det som er standard og som omfattes av byggets fellesforsikring, må seksjonseierne selv dekke med forsikring. 15 Skade Dersom bygningen skulle bli totalskadet av en eller annen grunn, forplikter samtlige sameiere seg til å medvirke til at bygget snarest mulig oppføres på nytt i sin opprinnelige form ved bruk av forsikringsbeløpene. Ved partiell skade av fellesareal avgjør sameiermøte ved alminnelig flertall hvorledes det skal forholdes i overensstemmelse med de regler som gjelder for kostnadsfordeling i.h.h.t. nærværende vedtekter. Dokumentnavn: Årsberetning Side 20 av 24