Saksframlegg. Lillehammer kommune INNKJØPSSTRATEGI LILLEHAMMER KOMMUNE

Transkript

1 Lillehammer kommune Saksframlegg Saksb: Eli Ruud Bjørgo Arkiv: 17/ Dato: INNKJØPSSTRATEGI LILLEHAMMER KOMMUNE Oppsummering: I denne saken legges kommunens innkjøpsstrategi fram for politisk behandling. Innkjøpsstrategien skal bidra til at kommunen gjennomfører formålseffektive og bærekraftige anskaffelser i tråd med gjeldende regelverk. Strategidokumentet legger føringer for strategiske og politiske valg. Strategidokumentet følges opp med innkjøpsreglement og rutiner, som er rådmannens administrative bestemmelser. Disse utarbeides og vedlikeholdes administrativt, og framgår ikke av denne saksutredningen. En illustrasjon som viser rådmannens prosesskart flytskjema, er vedlagt som informasjon. I tillegg opplyses at administrative rutiner, maler og styringsdokumenter er tilgjengelig for administrasjonen i felles kvalitetssikringssystem, TQM. Generelt er rådmannen av den oppfatning at det ikke anses hensiktsmessig at kommunen har flere generelle, og til dels overlappende, detaljerte føringer for gjennomføring av offentlige anskaffelser utover de krav og bestemmelser som allerede framgår av nasjonalt regelverk, og veiledere til disse. Bakgrunn for saken: Kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal har siden 2001 hatt et etablert innkjøpssamarbeid med Lillehammer som vertskommune. Samarbeidet har til hensikt å effektivisere innkjøpsvirksomheten til de 3 kommunene gjennom økt profesjonalisering, mer rasjonelle innkjøpsprosesser og bedre stordriftsfordeler. I praksis betyr dette at Lillehammer på vegne av alle 3 kommuner etablerer og vedlikeholder felles rammeavtaler for tjenester og varegrupper der en eller flere sektorer eller kommuner har sammenfallende behov, samt bistå med faglig råd og veiledning i de tilfeller som virksomhetene selv gjennomfører anskaffelser. Forankret i dette samarbeidet legges felles innkjøpsstrategi med saksframstilling fram for politiske behandling i alle 3 kommuner. Offentlige anskaffelser er et område som er strengt regelstyrt i form av lover, forskrifter og rettspraksis, men som også et politikkområde med et visst handlingsrom. Størst handlingsrom ligger i forberedelsesfasen av en anskaffelse hvor rammene defineres. Hvordan prosessen faktisk gjennomføres derimot, er regelstyrt. Ny Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter ble gjort gjeldende fra 1. januar I det nye regelverket er det gjort endringer som både forenkler og gjør området mer fleksibelt, men som også i betydelig grad skjerper praksis blant annet på samfunnsperspektivet. Gjennom ny anskaffelsesforskrift pålegges også oppdragsgivere å utarbeide strategidokumenter som skal være førende for virksomhetens

2 anskaffelsesvirksomhet. I sin presentasjon av regelverket sa næringsministeren (brev av ) at regelendringene skal bidra til bedre anskaffelser og være et virkemiddel for å løse samfunnsoppgaver som kampen mot arbeidslivskriminalitet, ivaretakelse av menneskerettigheter og klima og miljøhensyn. Den nasjonale terskelverdien er gjennom nytt regelverk økt fra kroner til 1,1 millioner kroner. Dette innebærer at anskaffelser under 1,1 MNOK ikke lengre er kunngjøringspliktige og skal heller ikke følge detaljerte prosedyrer. Slike anskaffelser skal allikevel følge grunnleggende krav til konkurranse og likebehandling, og det skal kunne dokumenteres hvordan konkurransen er gjennomført. Nytt innkjøpsregelverk består i tillegg til Lov om offentlige anskaffelser også av mange forskrifter og veiledere til disse. Eksempelvis forskrift for offentlige anskaffelser, forskrift om innkjøp i forsyningssektorene, forskrift om konsesjonskontrakter, forskrift om bruk av lærlinger ved offentlige anskaffelser og forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Det er gjennom hele 2017 kommet til nye og utfyllende veiledere til mange av tema som forskriftene omhandler. Selv om det er endringer i det nye regelverket, er mye av tidligere rettspraksis fortsatt relevante, og det samme med avgjørelser fra klageorganet for offentlige anskaffelser (KOFA). Samfunnsansvar og samfunnshensyn er i langt større grad enn tidligere inntatt som pliktbestemmelser i nytt regelverk. Dette gjelder bestemmelser både mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping, samt bestemmelser om begrensninger i antall ledd i leverandørkjeden og bruk av lærlinger etc. I bransjer der det er særlig behov for lærlinger pålegger Lov om offentlige anskaffelser nå oppdragsgivere å stille krav om bruk av lærlinger i offentlige kontrakter. Plikten inntrer ved kontrakter med en anslått verdi på minst 1,75 millioner kroner og en varighet over 3 måneder. Begrepet «særlig behov» er definert som de fag hvor det utfra Utdanningsdirektoratets statistikk på nasjonalt nivå er en underdekning på 10 % av selve søkermassen. Det er også et krav at lærlingen skal delta i utførelsen av den konkrete kontrakten når det er stilt krav om bruk av lærlinger. Rådmannens vurdering: Kommunens innkjøpsvirksomhet er betydelig. Alt som ikke gjennomføres i egenregi blir kjøpt som varer, tjenester, bygg eller anlegg. Slike kjøp utgjør enten innsatsfaktorer til kommunens egen tjenesteproduksjon, eller som erstatning for egen produksjon. Kjøp av varer og tjenester er etter lønn til ansatte, kommunens største utgiftspost. Rundt regnet kan en anslå at kjøp av varer og tjenester, bygg og anlegg utgjør om lag 30 % av en kommunes totale driftsbudsjett. I en kommune er det mange som gjennomfører anskaffelser av varer og tjenester, bygg og anlegg. Lillehammer, Øyer og Gausdal har valgt å organisere anskaffelsesvirksomheten både desentralt og sentralt via felles innkjøpskontor organisert i Lillehammer kommune. Innkjøpskontoret har ansvar for avtaler som er sektor og/eller kommuneovergripende, mens den enkelte kommune i tillegg har ansvar for enkeltkjøp som ikke krever samordning. En felles innkjøpsstrategi er et viktig redskap og hjelpemiddel i kommunens arbeid med å ivareta sitt samfunnsansvar og bidra til å løse viktige samfunnsutfordringer.

3 I det følgende vil rådmannen ta for seg tidligere politiske vedtak i Lillehammer og drøfte disse opp mot nytt regelverk. 1. Fra møtedato i sak 66/16 - INTERPELLASJON ARBEIDSLIV OG LÆRLINGER ble det gjort følgende vedtak: Kommunestyret ber rådmannen, basert på de 11 punktene i seriøsitetskravene, komme tilbake til kommunestyret med egen sak som omhandler hvordan Lillehammer kommune vil implementere nytt regelverk knyttet til offentlige anskaffelser. Som et ledd i bekjempelse av arbeidslivskriminalitet og sosial dumping ble det i regi av Difi, Byggenæringens Landsforening (BNL), Fellesforbundet og KS utarbeidet seriøsitetsbestemmelser for bygg- og anleggskontrakter. I tillegg til å stille krav til lønns- og arbeidsvilkår, HMS-kort, krav om faglærte håndverkere og lærlinger i prosjektene, stiller bestemmelsene også krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) og begrensninger i adgangen til bruk av underleverandører mv. Bestemmelsene sikrer også adgang til kontroll og revisjon av at kravene etterleves. Fra KS Anskaffelsesseminar i september 2017 ble det opplyst at KS er i prosess med partene for en revidering av seriøsitetsbestemmelsene, blant annet fordi enkelte krav kan være i strid med gjeldende regelverk. Rådmannen er av den oppfatning at bestemmelser om samfunnsansvar som nå er inntatt som pliktbestemmelser i nytt anskaffelsesregelverk er tilstrekkelig, og at lokale politiske vedtak derved er overflødig. 2. Fra møtedato i sak 77/17 INTERPELLASJON FRA TURID THOMASSEN(Rødt) OM TILTAK MOT ARBEIDSLIVSKRIMINALITET ble det gjort følgende vedtak: Kommunestyret ber rådmannen utrede og fremme forslag om samarbeid med skatteetaten for å motvirke arbeidslivskriminalitet i forbindelse med revisjon av Lillehammer, Gausdal og Øyers innkjøpsstrategi. Lillehammer, Øyer og Gausdal inngår i innkjøpssamarbeidet INNOFF. Oppland fylkeskommune ivaretar sekretariatsfunksjonen i INNOFF-samarbeidet. Sekretariatet har forespurt Skatt Øst om mulighet for å inngå tilsvarende samarbeidsavtale som ble omtalt i interpellasjonen og inngått med Oslo kommune. Skatteetaten har svart at de ikke har mulighet til å inngå avtaler med alle offentlige oppdragsgivere i Norge, og at muligheten er begrenset til de største aktørene i markedet. Det er også opplyst at de på sikt ønsker å få utviklet en selvbetjeningsløsning hvor den enkelte aktør selv kan hente ut opplysningene. Først når en slik løsning foreligger vil det være aktuelt for Skatteetaten å inngå avtale med andre kommuner. Gjennom det nye regelverket er det fra 1. januar 2017 obligatorisk å benytte ESPD - det europeiske egenerklæringsskjemaet ved anskaffelser etter anskaffelsesforskriftens del III og forsyningsforskriftens del II. ESPD må fylles ut elektronisk. Det europeiske egenerklæringsskjemaet er en erklæring fra leverandørene om at de oppfyller angitte kvalifikasjonskrav og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger grunner for avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Egenerklæringen fungerer i utgangspunktet som foreløpig dokumentasjonsbevis. Oppdragsgiver behøver bare å kontrollere om opplysningene angitt i den valgte leverandørens egenerklæring er korrekte. Det europeiske egenerklæringsskjemaet omtales ofte som ESPD som er en forkortelse for European Single Procurement Document. Det europeiske egenerklæringsskjemaet er likt for hele EØS-

4 området. Skjema har en rekke obligatoriske avvisningsgrunner som for eksempel gjelder straffedommer, betaling av skatter, avgifter og trygdeavgifter, insolvens, interessekonflikter eller alvorlige feil i yrkesutøvelsen og lignende. Rådmannen er av den oppfatning at tiltak mot arbeidslivskriminalitet er tilstrekkelig ivaretatt gjennom bruk av obligatoriske krav gitt i ESPD-skjema i nytt anskaffelsesregelverk, og at lokale politiske vedtak derved er overflødig. 3. Fra Møtedato i sak 57/15 - GRUNNLAG FOR OFFENTLIG ANSKAFFELSE ble det gjort følgende vedtak: Formannskapet ber rådmannen komme med en konsekvensutredning av følgende punkter: - For å vinne et offentlig anbud i Lillehammer kommune må bedriftene ha lærlingeordning om det eksisterer for fagfeltet. De må dessuten ha lærlinger på hvert enkelt prosjekt tilknyttet oppdraget. Dette gjelder for alle yrkesfag. I tilfeller hvor tilbydere oppfyller kravene som er gitt i anbudet og kommunen føler tilbyderen er skikket til å levere varene innenfor den kostnadsrammen som er akseptabel, skal responstid være avgjørende for tildeling av oppdraget. - Bedrifter som vinner anbud i Lillehammer kommune skal være tilsluttet ILO-konvensjon nr. 94. Gjennom strategidokumentet er det som en del av kapittel 4-Samfunnsansvar redegjort i 4.3 vilkår for å stille krav til bruk av lærlinger. Responstid kan kun benyttes som tildelingskriterium der dette anses relevant for produktet eller tjenesten, og må stå i forhold til det som skal anskaffes. ILO-konvensjon 94 omhandler arbeidsklausuler i offentlige arbeidskontrakter. Gjennom Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter er kommunen forpliktet til å stille krav i sine kontrakter om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med denne bestemmelse. På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal oppdragsgiver stille krav om lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med gjeldende forskrifter. Forskriften får anvendelse for tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter som overstiger 1,75 millioner. Rådmannen vurderer at konsekvens av vedtak fra sak 57/15 er at vedtaket må utgå med henvisning til vedtak i denne sak. Vedlegg: Innkjøpsstrategi for Lillehammer kommune Rådmannens styringsdokument o flytskjema - prosesskart for arbeidsfordeling i gjennomføring av anskaffelser

5 Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G : 1. Innkjøpsstrategien vedtas. Lillehammer, Tord Buer Olsen Rådmann