PROTOKOLL Eidsvold IF

Transkript

1 PROTOKOLL Eidsvold IF Protokoll fra årsmøte i Eidsvold IF, Råholt den 21 mars 2018 Sak 1. Godkjenne de stemmeberettigede Det var 47 stemmeberettigede til stede ved starten av årsmøtet. De stemmeberettigede medlemmene ble godkjent - avstemning 2 mot og 45 for. Sak 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden Godkjent etter avstemning 2 mot og 45 for. Sak 3. Velge dirigent(er)/ordstyrer(e), referent(er) samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen Som dirigent(er)/ordstyrer(e) ble William Ildahl enstemmig valgt Som referent(er) ble Monica Trana enstemmig valgt Til å underskrive protokollen ble Aina Skjerset og John Kåre Sørgården enstemmig valgt Sak 4. Behandle idrettslagets årsberetning, herunder gruppeårsberetninger Innspill: Flere medlemmer påpekte at Årsberetningen var oversiktlig og informativ. Stein Årvik kommenterte at det helt klart var jobbet godt siden siste årsmøte og berømmet innsatsen til gruppene, styret og alle andre som har bidratt for klubben Stian Frank: Hvordan jobber man med medlemsregisteret, har klubben kontroll på denne? Styret svarte: Klubben har god kontroll på aktive medlemmer, her benyttes idrettens eget system (Klubb. admin.) Medlemsutvikling rapporteres på hvert styremøte. Når det gjelder potensielle nye medlemmer, så har klubben en jobb å gjøre, dette handler først og fremst om å ha ledige ressurser til å kjøre kampanjer. Berit Smedsrud: Feil skrevet navn og årstall på noen æresmedlemmer, må rettes opp. Styret svarte: Takk for informasjon, dette skal vi rette opp Berit Smedsrud: Oppussingen av klubbhuset var ikke i 2017 men Kommentar styret: Åpent møte for medlemmene avholdt 30 oktober 2017, her ble planene for oppussing besluttet. Gang, toalett, kjøkken ferdigmalt i Riktig at maling av sal og kontor er foretatt i

2 Stian Frank: Hvor finner man informasjon hvordan styret har jobbet med kommunedel plan? Styret svarte: Klubben er i god dialog med kommunen gjennom idrettsrådet. Eksempelvis så har leder av håndballen vært involvert i den nye hallen/gymsalen på Råholt Skole. Styret har løpende dialog og har egen kontaktperson hos idrettsrådet Berit Smedsrud: Hvorfor mister vi medlemmer og hva gjør styret med dette? Kommentar styret: Dette jobbes det kontinuerlig med og det er ulike årsaker til at enkelte velger andre klubber eller slutter. Vi har ingen å miste, men på den positive siden så har vi i 2017 medlemsvekst, en vekst som har fortsatt i Sak 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand Stian Frank kommenterte at han var imponert over de gode resultatene styret la frem. Applaus fra salen på det gode arbeidet som økonomiansvarlige i klubben legger ned med Rolf Lie (Hovedstyret/Fotball) og Anne Berger (Håndball) i spissen Sak 6. Behandle forslag og saker Sak 1: VIRKSOMHETSPLAN Innledning: Eidsvold IF er ett idrettslag med flere idretter som skal ha samme VISJON, VERDIER, VIRKSOMHETSIDE og HOVEDMÅL. Denne planen vil inneholde bl a dette når dette blir fastsatt. Videre vil planen inneholde en konkret handlingsplan med hva som skal gjøres, når det skal gjøres, hvem som er ansvarlig og når tiltaket skal være ferdig. Handlingsplanen vil være styrende for klubben og skape en rød tråd for klubbens virksomhet på alle plan. Planens viktigste funksjon er at alle i Eidsvold IF skal trekke i samme retning. Dette gjelder frivillige, utøvere og øvrige medlemmer i klubben. Handlingsplanen skal rulleres hvert år og vedtas av årsmøtet (gjelder fra 2019) Forslag visjon, verdier, virksomhetside, hovedmål og innsatsområder ble lagt ut på klubbens nettside 3 mars for innspill fra medlemmene. Innstilling: Styret ber om godkjennelse for å jobbe videre med virksomhetsplanen og implementere denne i løpet av 2018 Sak 2: Daglig leder Innledning: 2

3 Styret ønsker å løfte driften av klubben. Vi satser nå for å legge bedre til rette for frivillighetsarbeidet og økt aktivitet. Vi vil også styrke kontakten mot sponsorer og andre aktører. Vi ser store muligheter for klubben, men for å ta steget videre trenger vi å profesjonalisere oss. Det blir for lite kraft med kun frivillige som har 100% jobb ved siden av, belastningen på frivillige er også en stor risiko og vi står i fare for å miste ressurspersoner hvis vi ikke får avlastning Innstilling: Årsmøtet gir styret mandat til å kartlegge og eventuelt ansette en daglig leder i løpet av 2018 Vi vil benytte rådgiving fra AIK ved Stein Eric Halc som selv er daglig leder i Drøbak/Frogn Foreta klubbesøk for å lære mer om hvordan en daglig leder vil styrke klubben Styret vil benytte ekstern finansiering innenfor økonomisk forsvarlige rammer Medlemmene ønsket at styret skulle prioritere denne oppgaven videre. Styret innkaller til et ekstraordinært Årsmøte innen 2019 hvor denne saken behandles. Sak 3: Signatur Bakgrunn: I dag oppleves det som tungvint og er tidkrevende når hele styret må signere på vegne av klubben. Styret ber derfor om at medlemmene beslutter følgende endring Forslag/Beslutning: Årsmøtet gir fullmakter til styrets leder og styremedlem økonomi i fellesskap, til å opptre på vegne av Eidsvold Idrætsforening. - Ble presisert at dette ikke gjelder opptak av lån. Innstillingen godkjent. Sak 4: Revisor Bakgrunn Styret foreslår at BDO, Gardermoen utnevnes til revisor for Eidsvold Idrætsforening fra og med regnskapsåret 2018 Beslutning: Styret ber om medlemmenes godkjenning for dette forslaget 3

4 Innspill: Krever muligens vedtektsendring paragraf 16D punkt 10. Men, siden NIFs lover går over våre lover/vedtekter godkjennes forslaget. Hvis vedtekter må endres så endres det senest på neste Årsmøte, alternativt på et ekstraordinært Årsmøte. Sak 5: Videre utvikling av klubbhuset Bakgrunn Styret ønsker å moderniser og videre utvikle det flotte klubbhuset vårt. Vi ønsker å legge nye takplater og montere moderne lyssetning i salen og på kontoret. Vi må også anskaffe flere møbler til salen og til kontoret. Ute ønsker vi å lage en terrasse fra salen til kontoret for å skape et hyggelig utemiljø. Styret vil søke en kombinasjon av sponsing, frivillig arbeid og bruk av fagfolk for å ferdigstille planene Beslutning: o Årsmøtet gir styret mandat til å ferdigstille moderniseringen innenfor de nevnte områder Legge hvite takplater i salen, samt moderne lyssetning (inkl. kontor) Anskaffe nye møbler i sal og på kontor Legge ny terrasse fra salen til kontoret o Styret vil benytte ekstern finansiering innenfor økonomisk forsvarlige rammer Innstilling godkjent men, Siste punkt under beslutning strykes Sak 7. Fastsette medlemskontingent Innstilling: Medlemskontingenten for 2018 blir uendret fra 2017 Sak 8. Vedta idrettslagets budsjett Sak 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan Innstilling: Beholde dagens organisasjonsplan Sak 10. Valg Styret 4

5 a) Valgkomiteens innstilling på leder: Kai Robert Halberg, gjenvalgt for 2 år Enstemmig valgt. b) Valgkomiteens innstilling på nestleder: Carl Jørgen Owre, gjenvalgt for 2 år Enstemmig valgt. c) Valgkomiteens innstilling på styremedlemmer og varamedlemmer til styret: Styremedlem/Sekretær: Monica Martinsen Trana - Ikke på valg Styremedlem/Økonomi: Rolf Lie - Ikke på valg Styremedlem: Monica Hansen Berg - Ikke på valg Styremedlem: Roger Slaatbraaten, gjenvalg 1 år Varamedlem (1.): Øyvind Cock Olsen - Ikke på valg Varamedlem (2.): Aina Skjerset - Ikke på valg Alle innstillingene ble enstemmig vedtatt d) Valgkomiteens innstilling på Gruppestyrene Hopp Leder/Styremedlem: Edgar Fossheim, gjenvalgt 2 år Nestleder: Tone Pedersen, gjenvalgt 2 år Styremedlem: Øyvind Cock Olsen, gjenvalgt 2 år Styremedlem: Torgeir Martinsen, gjenvalgt 2 år Styremedlem: Harald Røsand, gjenvalgt 2 år Vandrelag Leder/Styremedlem: Anne Haugstulen 2 år Nestleder: Anne Lystad, Ny 1 år Styremedlem: Olav Berg, Ny 2 år Styremedlem: Berit Wenger, Ny 2 år Styremedlem: Anne Grethe Thorsen Ikke på valg 5

6 Fotball Leder/Styremedlem: Asbjørn Brandlistuen, gjenvalgt 1 år 6