INSTRUKS FOR EKSAMENSVAKTER VED DIGITAL SKOLEEKSAMEN

Transkript

1 INSTRUKS FOR EKSAMENSVAKTER VED DIGITAL SKOLEEKSAMEN Hva er en digital skoleeksamen? DigiEx er et datasystem som blant annet benyttes til gjennomføring av digitale skoleeksamener. Det finnes forskjellige typer digitale skoleeksamener, og de utføres som oftest i Microsoft Word. Studenten laster ned eksamensoppgaven sin når eksamen er i gang og skriver sin besvarelse i et dokument. Besvarelsen lastes opp som en PDF-fil og leveres elektronisk. Besvarelsen sendes elektronisk til sensur. Andre deler av Office-pakken er også tilgjengelig for kandidatene. Dette gjelder funksjoner i Word, Excel og Powerpoint. En eksamen kan også være nettleserbasert, som medfører at kandidatene skriver direkte i DigiEx. Flervalgseksamener er et eksempel på en nettleserbasert eksamensform der kandidatene skriver direkte i DigiEx. Denne nettleserbaserte eksamensformen kan også inneholde tekstbokser der kandidatene skal skrive direkte i boksen. En nettleserbasert eksamen kan både bestå av en flervalgsdel og en tekstboksdel. Oppmøte- eksamensvakter Eksamensvakter som jobber ved digitale eksamener, møter 45 minutter før eksamensstart. Alle vaktene skal ved ankomst melde seg for administrativt ansvarlig og bli registrert i fremmøteliste. Det er fastsatt egne timesatser for vakter som jobber med digital eksamensgjennomføring. Timesatsen for romansvarlige og vakter ved eksamener med digital gjennomføring er for tiden henholdsvis 205 kroner og 200 kroner. Ved eksamener med penn og papir gjelder de vanlige lønnssatsene. Uansett eksamensform skal romansvarlige og vakter signere på frammøteliste etter arbeidstid hos administrativt ansvarlig. Den romansvarliges ansvar og arbeidsoppgaver Den romansvarlige har, som ved eksamener med penn og papir, et teamlederansvar. Dette innebærer at den romansvarlige har ansvar for å fordele arbeidsoppgaver mellom vaktene i den innledende fasen, informere og lese orienteringer, koordinere vaktenes pauseavvikling og sørge for at forholdene legges til rette for at eksamen avvikles på en profesjonell og tilfredsstillende måte. Nærmere om den romansvarliges ansvar og arbeidsoppgaver: - Informere vaktene om hvilken type eksamen som skal gjennomføres (nettleserbasert eller dokument/office-basert) og på hvilket språk. - Videreformidle til vaktene eventuell supplerende informasjon fra administrativt ansvarlig. - Sette seg inn i tiltakskort som finnes i eksamensrommet. Side 1 av 7

2 - Ansvar for utdeling og innsamling av registreringstelefoner til skanning og lister med kandidatenes navn minutter før eksamen starter skal den romansvarlige informere om hvilke hjelpemidler som er tillatt, og at mobiltelefoner og annet elektronisk utstyr skal slåes av og legges i sekker/vesker og plasseres ved en av veggene i lokalet. Heller ikke armbåndsur eller andre former for klokker, inkludert elektroniske klokker, er tillatt og må legges i sekker/vesker og plasseres som nevnt foran. - Gi beskjeder/informasjon og lese opp orienteringsark for kandidatene. Det presiseres at når eksamen foregår på engelsk, skal alle beskjeder og orienteringer gis på engelsk. - Sjekke kandidat-identitet opp imot studentkort, for å sikre at riktig person tar eksamen. Dette skal foregå stille med så lite kontakt med kandidaten som mulig. - Skaffe seg oversikt over kandidater som har hatt mye tekniske utfordringer og/eller er blitt flyttet på. - Sørge for at vaktene deler ut kladdepapir umiddelbart etter at eksamen har startet. - Ha et overblikk i sluttfasen over kandidater som ennå ikke har levert. Dersom det 15 minutter før eksamensslutt er mange kandidater som ennå ikke har levert, kan den romansvarlige be om assistanse fra administrativt ansvarlig. - Den romansvarlige kan etter behov delegere ansvar til en av vaktene, f.eks. holde oversikt over og si fra til de som i startfasen ennå ikke er scannet inn, og de som i sluttfasen ennå ikke har levert. Vaktenes oppgaver før eksamen starter: - Vaktene hjelper til med å få kandidatene til å sette seg på plass og ber dem logge seg inn. - Vaktene skal be kandidatene om raskest mulig å legge ID-kortet sitt på arbeidsbordet. Dette for å kunne kontrollere at riktig vedkommende tar rett eksamen. - Før eksamensstart må kandidaten logge seg på PC. Det er to innlogginger kandidaten skal gjøre før eksamensstart. Kandidaten logger seg først på PC med brukernavn og passord. (Samme s-nummer og passord som kandidaten bruker til pålogging i Dersom kandidaten har glemt brukernavn/passord: Vakten skal merke seg hvor kandidaten sitter og ta med student-id til administrativt ansvarlig eller it-assistent. De vil bistå kandidaten. - Deretter må kandidaten logge seg på i DigiEx via Internett Explorerikonet på PCskjermen. Vaktene skal bistå ved behov. På siden med bilde av kandidaten, dobbeltsjekker vakten at kandidaten sitter på riktig rom. Vaktene verifiserer kandidatene ved å scanne en QR-kode på skjermen med en verifiseringstelefon. - Eksamensvaktene skal sjekke at kandidatene har riktig språk i DigiEx. Dette for at kandidatene skal kunne forstå instruksjonene. Kandidatene kan velge imellom norsk og engelsk ved å trykke på flagget øverst i høyre hjørne av PC-skjermen i DigiEx. Side 2 av 7

3 - Det presiseres at når eksamen foregår på engelsk, skal all informasjon gis på engelsk. - Det skal være ro og orden i lokalet når den romansvarlige før eksamensstart informerer om hjelpemidler m.v. og leser orientering for kandidatene. Vakter oppfordres til å teste ut eksamensgjennomføringsverktøy på: og lese informasjon rundt digital eksamen: Kandidatene har selv ansvar for å sette seg inn i informasjon rundt gjennomføring av digital skoleeksamen som fremgår på Eksamensgjennomføring - Kandidatene skal gis 3-5 kladdeark rett etter eksamensstart. - Fra våren 2018 skal papirutgaven av digital eksamensoppgave i stor grad fases ut. Kandidatene laster ned eksamensoppgaven i DigiEx. Dersom kandidatene ber om å få eksamensoppgaven på papir, kan kandidaten oppfordres til å dele PC- skjermen og ha eksamensoppgaven fremme på den ene delen av skjermen, og besvarelsen på den andre delen. Dersom den romansvarlige får utlevert en konvolutt med eksamensoppgaver, skal papirutgaven bare deles ut til de som ber om å få den. - Alle vaktene skal bistå med å hjelpe kandidater som har spørsmål av digital karakter. Spørsmål som vaktene eller romasvarlig ikke klarer å besvare, skal de videreformidle til administrativt ansvarlig. - Alle vakter skal sørge for å eliminere mulighetene for fusk eller forsøk på fusk under eksamen og rapportere til administrativt ansvarlig dersom det oppstår reell mistanke om fusk. - Ved spørsmål til fagansvarlig kontaktes administrativt ansvarlig. I påvente av dette bes kandidaten svare på resten av eksamen i den grad det er mulig. - Vakter skal følge kandidatene ut på WC. Påse at kandidatene klikker på navnet sitt i DigiEx for å få opp «pausebilde» før de forlater lokalet. - Dersom det er feil i oppgaveteksten, blir dette formidlet muntlig av administrativt ansvarlig til kandidatene i rommet. Kandidatene får dessuten en melding på sin skjerm om feilen, og oppgaven i DigiEx endres til riktig tekst. - Den romansvarlige skal lese fra orienteringsark rett før eksamen starter, når det er en time igjen av eksamenstiden, når det er 15 minutter igjen av eksamenstiden, når det er 5 minutter til eksamenstiden er ute og når eksamenstiden er ute. Den romansvarlige tar utgangspunkt i den tiden som fremgår av utlånt verifiseringstelefon. Tiden er identisk med den som vises på skjermen til kandidatene. - Mot slutten av eksamenstiden er det vaktenes jobb å følge med på klokka. Hvis en kandidat ber om teknisk hjelp og vakten ikke har kapasitet eller får løst problemet, må man raskt be om hjelp fra en romansvarlig, it-assistent eller administrativt ansvarlig. Side 3 av 7

4 - Dersom kandidaten har et teknisk problem, er det viktig at eksamensvakten alltid noterer seg tidspunktet for når kandidaten melder fra om problemet slik at man etter at problemet er løst kan foreta en vurdering om evt å forlenge eksamenstiden for kandidaten. Dersom det oppstår nye feilmeldinger på kandidatens PC-skjerm skal eksamensvakter eller administrativt ansvarlig ta bilde av feilmeldingen med mobiltelefon slik at bildene i ettertid kan videresendes til IT-support. - Det er viktig at eksamensvaktene forholder seg rolig og kontrollert. Hvis det er spørsmål fra kandidatene man ikke kan besvare, be administrativt ansvarlig om hjelp. Prøv å holde antallet eksamensvakter ved en kandidat lavt. Hvis vakter senere vil ha svaret på problemet, taes dette opp utenfor eksamenslokalet, eller man kan be om en rask demonstrasjon ved en senere anledning. Eksempler på spørsmål som kan komme fra kandidatene: - Kan kandidaten levere på papir eller få utskrift av besvarelsen på papir? Kandidaten kan ikke velge å levere på papir, og har heller ikke anledning til å få utskrift på papir av sin besvarelse. - Er det stavekontroll? Stavekontroll er ikke tilgjengelig på eksamens-pc-ene. Hvis en kandidat mener å være innvilget stavekontroll som hjelpemiddel, skal administrativt ansvarlig kontaktes. (Ved noen anledninger starter stavekontrollen opp av seg selv, men dette går over etter et par setninger). - Hvor er Word-dokumentet kandidaten skal skrive i? Word startes ved en egen knapp som finnes rett ved siden av eksamensoppgaven i DigiEx. - Hvilket navn skal kandidaten lagre besvarelsen sin som? Navn kan være hva som helst. Navnet bør være noe kandidaten forstår som sin siste versjon. Sensor vil ikke se hva kandidaten har kalt besvarelsen sin. DigiEx-systemet legger automatisk til heading med IDnummer etc. - Kan kandidaten levere besvarelsen etter at eksamenstiden er ute? Kandidaten må laste opp besvarelsen før tiden er ute. Etter at eksamenstiden er ute, er det ikke mulig å laste opp besvarelser. Kandidaten har 15 minutter på seg etter at eksamenstiden er ute til å få levert. - Kandidaten ønsker å trekke seg fra eksamen. Dette gjøres i DigiEx med en egen knapp. - Har kandidaten forlenget tid? Dersom dette er søkt om på forhånd, og er registrert, vil DigiEx være tilgjengelig til forlenget tid er ute. Forlenget tid vises vanligvis som et blått felt under nedtellingsklokken ved oppstart. Dersom kandidaten hevder å ha forlenget tid, men ikke er registrert med dette, må administrativt ansvarlig kontaktes. Side 4 av 7

5 Etter eksamen - Vaktene skal sørge for ro og orden til siste kandidat har forlatt lokalet. - Vaktene hjelper til å få kandidatene ut fra eksamenslokalet etter at de har levert sin besvarelse. Kandidatene får tilsendt en kvittering for levert besvarelse rett etter at besvarelsen er levert. Kandidatene kan, etter at de har forlatt eksamenslokalet, finne sin kvittering på Instruks for romvakter og romansvarlige ved skriftlig eksamen gjelder så langt den passer. Eksempler på tekniske utfordringer og løsninger i DigiEx Utfordring: En kandidat sitter i feil rom. Løsning: Kandidaten må trykke på det røde ikonet på desktopen hvor det står "Log Off". Deretter logger kandidaten seg inn på en PC i riktig rom. Utfordring: PC-skjermen viser et grønt bilde med kode inni, maskinen «fryser til» eller ved andre maskinfeil som ikke lar seg løse. Løsning: PC forblir pålogget. Kandidaten flyttes til en ny PC. Det skal gis beskjed til administrativt ansvarlig hvilken pult problemet har oppstått ved og ID-nummeret til kandidaten. Romansvarlig skal gis beskjed om hvilken plass kandidaten er flyttet fra og til. Utfordring: Word-knappen fungerer ikke. Løsning: Legg ned siden med minimer-knapp øverst i høyre hjørne. Gå deretter inn igjen i DigiEx ved å klikke på Internet Explorerikonet på skrivebordet. Utfordring: Menylinjen nederst legger seg over filen kandidaten vil åpne eller lagre. Løsning: Lag siden mindre ved å trykke på ikonet mellom streken og krysset øverst i høyre hjørne. Side 5 av 7

6 Utfordring: Internettsiden blir hvit. Kandidaten kan ha gjort følgende: - Forsøkt å laste opp besvarelsen sin som en Word-fil - Trykket på PDF-dokumentet sitt i Internet Explorer, uten å ha trykket på "Se over besvarelse"-knappen - Forsøkt å gå ut av Internettsiden, ved å trykke på X øverst i høyre hjørne - Det er også en mulighet for at PC-en har låst seg Løsning: Legg ned Internettsiden ved å trykke på "Minimer" (den lille streken øverst i høyre hjørne). Trykk deretter på Internet Explorer-ikonet på skrivebordet på nytt. Utfordring: Kandidaten får ikke lastet opp dokumentet i DigiEx. Løsning: Eksamensbesvarelsen må være i PDF-format. Man lagrer et Word-dokument som PDF slik: Velg "File", så "Save as", velg "Desktop" og trykk nedover på den lille pilen slik at man finner filtypen "PDF" under navnet på besvarelsen til kandidaten. Utfordring: Kandidaten vet ikke hvilket dokument som er riktig versjon i sluttfasen. Løsning: Lagre dokumentet på nytt fra Word til PDF. Den endelige versjonen av besvarelsen bør ha et navn som kandidaten kjenner igjen, slik at vedkommende laster opp det riktige dokumentet. Den siste versjonen av dokumentet kan også identifiseres ved tidspunktet den ble lagret. Utfordring: PC kan ikke koble til nettverket. Kandidaten blir kastet ut av systemet eller må vente på at PC kobler seg tilbake på nettverk. Løsning: Hvis PC er koblet til trådløst nettverk, skal den få litt tid til å finne nettverket igjen. I mellomtiden varsles administrativt ansvarlig om problemet og avhengig av tid som går, kan kandidaten få forlenget tid. Hvis det tar for lang tid, eller skjer flere ganger, skal PC slåes av og på. Hvis PC er koblet til kablet nettverk, skal administrativt ansvarlig kontaktes. Hvis ikke problemet løses raskt, skal kandidaten flyttes til en ledig pult. Side 6 av 7

7 Det er viktig at vakter og romansvarlige merker seg hvor lang det tar å løse problemer. Ved tekniske problemer kan administrativt ansvarlig utvide eksamenstiden for kandidatene. Vakter, romansvarlige og administrativt ansvarlig bør ta samtaler om forlenget tid utenfor klasserommet. Side 7 av 7