N O T AT. s-119/07 Vedlegg 1 UTARBEIDELSE AV BUDSJETT 2008 INTERNT BUDSJETTNOTAT 1. UTGANGSPUNKT

Transkript

1 s-119/07 Vedlegg 1 N O T AT Til: og seksjonsledere Fra: Seksjon for plan og økonomi Dato: Saksnummer: KONTAKTINFORMASJON POSTBOKS 6853, ST. OLAVS PLASS NO-0130 OSLO TLF: (+47) FAKS: (+47) EPOST: KHIO@KHIO.NO BANKGIRO: ORGANISASJONSNR.: Besøksadresse administrasjon: FOSSVEIEN 24 UTARBEIDELSE AV BUDSJETT 2008 INTERNT BUDSJETTNOTAT 1. UTGANGSPUNKT 1.1 Formål Dette budsjettnotatet omhandler praktiske retningslinjer og overordnede føringer for utarbeidelse av KHiO s endelige budsjett for 2007 samt forslag til budsjett for Hensikten er å sikre nødvendig koordinering, samordning og kvalitet i budsjettarbeidet. Regjeringens forslag til statsbudsjett for 2008 er ennå ikke fremlagt og forventes tidligst å bli behandlet i Stortinget i månedsskiftet november/desember. KHiOs ressurssituasjon for planperioden er således ikke endelig kjent, men utsiktene tilsier en ren videreføring av årets tildeling, kun justert for generell lønns- og prisvekst samt eventuelle tekniske endringer. Det forventes dermed en fortsatt stram ressurssituasjon og det er således en sentral målsetting å sørge for en best mulig allokering av ressursene i forhold til overordnede resultatkrav. Budsjettprosessen er et viktig virkemiddel i så måte. FAKULTET FOR DESIGN Studiested: ULLEVÅLSVEIEN 5 FAKULTET FOR SCENEKUNST Studiested: FOSSVEIEN 24 FAKULTET FOR VISUELL KUNST Studiested: ULLEVÅLSVEIEN 5 ST. OLAVSGT Sentrale dokumenter og begreper 1 St.prp. nr. 1 ( ): Regjeringens fremlegg til statsbudsjett for Endelig tildelingsbrev: Skriv fra KD om budsjettramme, resultatmål, prioriteringer mv etter avsluttet budsjettbehandling i Stortinget. Disponeringsskriv: Skriv fra direktør til fakultetene og om vedtatt budsjettramme, resultatmål, fullmakter mv. Budsjettdisponeringsmyndighet: Fullmakt til å disponere budsjettmidler. Budsjettansvarsområde: De organisatoriske enheter som tildeles budsjettrammer. I tillegg til ledelsen og administrasjonen (som utgjør ) vil dette være synonymt med fakultetene. Budsjettenhet: Organisatorisk enhet med delegert budsjettdisponeringsmyndighet for avgrensede områder under et budsjettansvarsområde. Planrammer: Foreløpige ressursrammer vedtatt av høgskolestyret som grunnlag for utarbeidelse av budsjettansvarsområdenes budsjett og aktivitetsplaner for Budsjettrammer: Endelige ressursrammer vedtatt av høgskolestyret på bakgrunn av budsjettansvarsområdenes budsjettinnspill. Gir grunnlag for detaljbudsjettering og periodisering. 1.3 Avgrensninger og forbehold Innholdet bygger på videreføring av resultatmål og grunntildeling for KHiO slik det fremgår av tildelingsbrevet for Det må således tas forbehold om endringer som 1 Sml. bl.a. fremdriftsplan avsnitt 2.4

2 følge av regjeringens budsjettfremlegg, påfølgende behandling i Stortinget, eller andre omprioriteringer fra departementet senere i prosessen. Utfyllende retningslinjer, tillegg og andre endringer til innholdet i budsjettnotatet vil bli gitt som egne vedlegg og tillegg til dette notatet. 2. BUDSJETTPROSESSEN 2.1 Generelt om budsjettprosessen Det legges opp til en videreføring av fjorårets budsjettprosess med oppbygging nedenfra og med inneværende års måltall og opprinnelig tildeling som overordnet mål-/ressursramme. Aktiviteter og prosessens fremdrift er nærmere beskrevet i avsnitt Myndighets-/oppgave- og ansvarsdeling Høgskolestyret har det overordnede ansvaret for at KHiO s økonomiske ressurser disponeres i samsvar med forutsetningene for den statlige grunnbevilgningen og de til enhver tid gjeldende bestemmelsene for økonomiforvaltningen i staten. Styret vedtar KHiO s internbudsjett og har det formelle ansvar for at resultatkravene i tildelingsbrevet fra KD oppfylles. Rektor har på styrets vegne det overordnede ansvaret for å lede institusjonens virksomhet og føre faglig tilsyn med denne. Høgskoledirektøren ivaretar den daglige økonomiforvaltningen i samsvar med overordnet regelverk og vedtak i styret. Gjennom dette har direktøren ansvaret for å samordne budsjettarbeidet i KHiO og å sørge for at det utarbeides et saldert budsjettforslag som fremlegges for styret. Alle budsjettansvarsområdene skal utarbeide budsjettforslag for sine ansvarsområder innen de fristene og i henhold til de retningslinjene som er gitt fra direktøren. Fakultetet v/dekanen har ansvar for at underliggende budsjettenheter utarbeider budsjettforslag innen de fristene og i henhold til retningslinjene som er fastsatt. Fakultetkoordinatorene bistår dekanen i det praktiske arbeidet med å samordne og utarbeide budsjettinnspillene. Utarbeidelse av felles budsjettmaler og annet støtte-/veiledningsmateriell ivaretas av administrasjonen ved seksjon for plan og økonomi. 2.3 Foreløpige ressurs-/planrammer Det forutsettes at budsjetteringen innenfor de enkelte budsjettansvarsområdene tar utgangspunkt i nedenstående ressurs-/planrammer; Opprinnelig tildeling 2007 Beregnet lønnskompensasjon Foreløpig planramme Budsjettansvarsområde Fellesnivået Fakultet for Scenekunst Fakultet for Design Fakultet for Visuell kunst Sum Planrammene er lik inneværende års opprinnelige tildeling, tillagt beregnet helårsvirkning av lønnsoppgjøret pr 1. mai 2007 inkl. sentrale justeringer. Rammene ses i sammenheng med pålagte oppgaver og tilhørende mål-/resultatkrav. Det gjøres spesielt oppmerksom på at de enkelte budsjettansvarsområdene selv forutsettes å foreta en kritisk gjennomgang av egne aktiviteter og foreta en prioritering av hva som kan gjennomføres innenfor rammen. Aktivitetsplanene og prioriteringene skal være i samsvar med fastlagte mål fra departementet og høgskolens særskilte forutsetninger og strategier. Side 2

3 2.4 Tentativ fremdriftsplan Gjelder Tidspunkt budsjettåret: /Frister Fra Til Aktivitet Ansvarlig x Styret Orientering om plan for budsjettprosessen x Adm Utsendelse av internt budsjettnotat m/budsjettprinsipper, økonomiske planrammer og maler/-verktøy x KD Stortinget Forslaget til statsbudsjett 2008 blir offentliggjort KD x Frist: Forslag til budsjett og aktivitetsplaner 2008 Plan & økonomi Seksjonssjefer x Styret Orientering om fremlagt statsbudsjett x Adm x Interne budsjettdialogmøter Frist: Samordnet forslag til budsjett og aktivitetsplaner 2008 Seksjonsjefer x Ledergruppen Budsjettkonferanse m/gj.gang av prioriteringer og resultatmål x Fakultetene Studieseksjonen Frist for semesterplaner x Styret Fastsettelse av KHiOs forslag til satsningstiltak - Budsjett 2009 Styret Studieledere x KHiO KD Oversendelse av forslag til satsningstiltak - Budsjett x Styret Utsendelse av styrepapirer - Forslag til budsjett x Styret Fastsettelse av KHiOs budsjett 2008 (m/res.mål/opptaksrammer) Styret XX x Stortinget KD Vedtak om statsbudsjettet for 2008 Stortinget XX x KD KHiO Statsbudsjettet for Endelig tildelingsbrev KD x Adm x Utsendelse av interne disponeringsskriv for 2008 Adm Frist for innsendelse av periodisert budsjett 2008 Seksjonssjefer x Adm Agresso Budsjett 2008 innlest i Agresso Plan & økonomi x Styret Styrebehandling "Rapport og planer ( )"m/ evt.justeringer som følge av endelig stortingsvedtak x KHiO KD Oversendelse av "Rapport og planer ( )" med beskrivelse av planer og disponering av tildelt bevilgning 2008 (inkl. hovedmål, delmål og resultatmål) * I tillegg kommer evt styrebehandling i februar/mars 2008 med nødvendige justeringer som følge av resultatet av regnskapssaldering for GJENNOMFØRING 3.1 Generelt Hensynet til mest mulig rasjonell og formålseffektiv utnyttelse av KHiO s grunnbevilgning, betinger grundig budsjettplanlegging og god økonomistyring. Sammen med forventningen om fortsatt stram ressurstildeling fordrer dette høy grad av presisjon, åpenhet og gjennomsiktlighet i hele prosessen. 3.2 Budsjettdialogmøter & budsjettkonferanse Erfaringene fra fjoråret tilsier at samordning av aktivitetsplaner og prioriteringer på tvers av fakultet og seksjon bør vektlegges ytterligere. I tillegg til ledelsens budsjettkonferanse er det derfor lagt opp til egne budsjettdialogmøter mellom fakultetene og de administrative seksjonene. Hovedhensikten er å sørge for nødvendig kvalitetssikring, samordning og prioritering på tvers i forhold tilgjengelig ressursramme og overordnede mål-/resultatkrav for institusjonen som helhet. 3.3 Drøfting Som ledd i budsjettprosessen skal det gjennomføres drøftinger/høringer med representanter for de ansatte og studentenes tillitsvalgte før budsjettet vedtas. Side 3

4 4. BUDSJETTETS OPPBYGNING 4.1 Generelt KHiO s budsjett bygges opp og ses i direkte sammenheng med gjeldende økonomimodell og de ulike regnskapsdimensjonene i denne modellen. Hensikten er å sikre grunnlag for god økonomistyring gjennom enhetlig og sammenfallende struktur mellom planlegging og den regnskapsmessige oppfølgingen. Grunnelementene/-strukturen er nærmere beskrevet i 4.3. Styrets vedtak om delegasjons-/myndighetsstruktur ligger til grunn for budsjettets overordnede organisering og oppbygging. Dette medfører inndeling av budsjettet i fire budsjettansvarsområder bestående av de tre fakultetene med de respektive utdanningene som budsjettenhetsnivå, i tillegg til ledelsen og de administrative støttefunksjoner/-tjenester som et eget felles budsjettansvarsområde. Budsjettmessig er det således gjort et klart skille mellom de direkte faglige aktiviteter knyttet til utdanningsproduksjonen og de mer indirekte støtteaktiviteter/-kostnader. Denne budsjettmessige avgrensingen mellom fag og støtte innebærer at lønn-/personalressurser knyttet til undervisning er den vesentligste kostnadsfaktoren for fakultetene, og det er i budsjettmalen lagt vekt på at dette spesifiseres særskilt. Budsjettering av undervisning ses i direkte sammenheng med de respektive studieplaner/-emner. Opptakstall og planlagt student-/kandidatproduksjon for de ulike utdanningene skal spesifiseres i budsjettinnspillet og utkast til semester-/timeplaner utarbeides som del av budsjettprosessen. Ressursbehov angis både som samlet kronebeløp og som sum antall timeverk (inkl spesifikasjon av totalt antall undervisningstimer og faktor for vekting). Budsjettinnspill fra (de indirekte støtteaktivitetene) spesifiseres i 3 kategorier; i. Faste avtaler og bindinger ii. Løpende drift iii. Investeringer og utviklingsaktiviteter For ytterligere å øke informasjonsverdien i budsjettinnspillene skal planlagt ressursbruk innenfor synliggjøres i forhold til de respektive fakultetene/utdanningene, der dette er praktisk mulig og hensiktsmessig. For øvrig forutsettes det at aktivitetsplanene bygger på evaluering av virksomheten fra inneværende år, herunder resultatet av semesterevalueringer, HMS-undersøkelse mv, og at dette inngår som en aktiv del av planarbeidet på de respektive nivå. 4.2 Krav til budsjettinnspill Budsjettinnspillene utarbeides i en talldel (Excel) etter fastlagt mal og suppleres med nødvendige tekstinnspill før fremlegg av saldert budsjettforslag for styret. Mal(er) for budsjettinnspill m/veiledning for utfylling vil følge i egen ekspedisjon. 2 Alle oppgaver og aktiviteter knyttet til KDs resultatkrav, herunder oppfyllelse av måltall knyttet til opptak og kandidatproduksjon, skal synliggjøres og planlegges innenfor angitt ressursramme. I budsjettinnspillene skal det legges vekt på synliggjøre budsjettansvarsområdenes prioriteringer, dvs hvilke områder som vektlegges og hvilke områder som eventuelt kan nedprioriteres og/eller avvikles. Alle nye investeringstiltak skal kostnadsberegnes og angis i prioritert rekkefølge. Dvs være best mulig egnet til å gi sammenlignbare grunnlagsdata for ledelsen og styret for prioritering og allokering av ressursene på tvers sett ift KHiO s totale behov og langsiktige målsettinger. Budsjettforslaget skal bygge på evalueringer av studiekvaliteten i studieåret fra studenter, studieledere og faglig tilsatte. 2 Maler distribueres direkte fra seksjon for plan og økonomi Side 4

5 4.3 Strukturering av budsjettinnspillene Budsjettinnspillene utarbeides iht. fastlagte maler. Detaljeringsnivået vil avhenge av hvor man er i prosessen, men generelt er grunnstrukturen bygget opp rundt regnskapsdimensjonene i KHiO s økonomimodell (jf ) Konto Spesifisering på konto skjer senest som del av detaljbudsjetteringen etter styrets vedtak av budsjettrammene i desember. Egen veiledning/mal vil bli gitt Budsjettenhet Oppbygging av budsjettenhetsdimensjonen avspeiler organisasjonsstrukturen. Innenfor den utdanningsfaglige delen utgjør fakultet v/dekanen overordnet budsjettansvarsområde og det enkelte studieprogram (utdanningene) danner budsjettenhetene som det forventes spesifiserte budsjettinnspill i forhold til. Se budsjetteringsmal og veiledning for nærmere informasjon Prosjekt Synliggjøring av ressursbehov knyttet til aktivitet er en sentral del av budsjettarbeidet og ivaretas gjennom prosjektdimensjonen. For utdanningene følger prosjekt-/aktivitetsdimensjonen studieplanen og dens inndeling i studieemner (i tråd med grunnstrukturen for rapportering av produksjons- /aktivitetsdata til Database for statistikk om høgre utdanning). 5. BUDSJETTEKNISKE FORHOLD OG AVKLARINGER 5.1 Generelt I denne delen gis det hovedprinsipper og presiseringer av budsjettekniske forhold knyttet til bl.a. budsjetteringsansvar og grensesnitt mellom budsjettansvarsområder mv. Hensikten er å klargjøre enkelte praktiske forhold spesielt vedrørende skillet mellom fag og støtte, men fremstillingen er på ingen måte uttømmende. Ytterligere presiseringer og praktiske avklaringer forutsettes å skje fortløpende som del av prosessen. 5.2 Grenseoppgang mellom faglige aktiviteter og støtte-/fellesfunksjoner Den faglige aktiviteten i fakultetene og de administrative støttefunksjonene/fellestjenestene vil i noen tilfeller ha nære eller overlappende berøringspunkter. Budsjetteringsmessig vil dette kunne by på vanskeligheter som f.eks dobbeltbudsjettering eller det motsatte i form av reell underbudsjettering. Generelt budsjetteres alle støtteaktiviteter/basistjenester som del av det fellesadministrative området (), mens de direkte undervisningsrelaterte aktiviteter budsjetteres på fakultetene. Det er visse unntak (jf bl.a. avsnittene nedenfor). Utover dette legges det til grunn et generelt prinsipp om at budsjettmidlene planlegges og ligger hos bestiller (dvs. en bestiller utfører modell). I praksis betyr dette at støttefunksjonene forutsettes å levere noen basistjenester som fakultetene ikke behøver å bestille. Dette gjelder ikke minst administrativ støtte i form av personalressurser, men også visse varer/tjenester. Alt utover fastlagte basistjenester skal fakultetene bestille (og budsjettere). En viktig del av budsjettprosessen blir således å definere og fastsette nivå på basisleveransene Studentopptak Fellesnivået v/studieadministrasjonen budsjetterer med kunngjøring/utlysning, mens budsjettansvaret for den faglige gjennomføringen av opptakene med opptaksprøver, bedømmelseskomiteer mv tilligger fakultetene Verkstedene Basisdrift av verkstedene (inkl. lagerhold) budsjetteres som del av det fellesadministrative området, mens all undervisningsrelatert virksomhet og produksjon budsjetteres på fakultetene IT-drift Kostnader knyttet til fornyelse, vedlikehold og drift av høgskolens IT-infrastruktur budsjetteres sentralt som del av det fellesadministrative området. Dette inkluderer også lisenser og basisnivå for IT-relatert undervisningsmateriell. Side 5

6 5.2.4 Øvrig drift og investeringer Alle kostnader knyttet til bygninger, husleie, og annen generell basisdrift planlegges, styres og budsjetteres innenfor det fellesadministrative området. Budsjettansvaret for investeringsmidlene ligger også til felles. Med investeringer forstås alle fysiske anskaffelser over kr ,-. Sentraliseringen har sammenheng med behov for felles innkjøpsrutiner, samt et ønske om å oppnå stordriftsfordeler og kostnadsbesparelser gjennom koordinerte innkjøp. Investeringsbudsjettet baseres på innkjøpsforslag fra fakultetene og avklares gjennom budsjettdialogmøtene. Alt annet undervisningsmateriell budsjetteres i tilknytning til fakultetene/utdanningene. Tilsvarende gjelder også for alle produksjoner, forestillinger og utstillinger knyttet til undervisningen. Utgifter til porto og kontorrekvisita budsjetteres samlet på fellesområdet. 5.3 Budsjettering og behandling av lønn Alle kostnader/refusjoner knyttet til egen lønnsmasse budsjetteres innenfor de respektive budsjettansvarsområdene. Dette gjelder også kompetanseutviklingsmidler, velferdsmidler, stillingsopprykk, reiseutgifter mv. Oppdaterte lønns-/personaloversikter pr 1. september 2007 vil bli distribuert og kvalitetssikres som del av budsjettinnspillene. Lønnsmidler for fakultetenes dekaner budsjetteres som del av ledelsen og avsettes sentralt innenfor fellesområdet. 5.4 Lønns- og prisvekst De enkelte budsjettansvarsområdene skal i budsjettforslaget ikke korrigere for fremtidige pris- og lønnsendringer. Det skal budsjetteres med lønnsnivå pr. september Merutgifter som følge av generell prisvekst og lønnsoppgjøret i 2008 vil bli avsatt sentralt for institusjonen som helhet og fordeles forholdsmessig på et senere tidspunkt. 5.5 Oppdragsinntekter og EFV Det er en overordnet ambisjon om å øke nivået på oppdragsinntekter og aktivitet knyttet til eksternfinansiert virksomhet (EFV). Det vises til eget reglement for nærmere beskrivelse av prosedyrer og krav til budsjettering mv. 5.6 Stipendiater Stipendiater skal budsjetteres i henhold til egen mal, jf stipendiatprogrammet. 5.7 Avsetning av reserver Det skal ikke planlegges med reserver lokalt på de enkelte budsjettansvarsområdene. Ivaretas som hovedregel gjennom omprioritering, i tillegg til at det vil avsettes en egen driftsreserve for uforutsette hendelser mv som budsjetteres sentralt for KHiO som helhet. 6. KONKLUSJON Det er i dette notatet gitt interne retningslinjer for gjennomføringen av KHiOs budsjettarbeid for De enkelte budsjettansvarsområdene bes med utgangspunkt i dette foreta prioriteringer og gi innspill iht. angitt fremdriftsplan. Budsjettarbeidet er ikke en statisk prosess og utfyllende presiseringer, endringer mv, vil bli gitt etter hvert som prosessen skrider frem. Praktiske spørsmål og henvendelser vedrørende budsjettarbeidet rettes til fakultetskoordinator eller seksjon for plan og økonomi. Alternativt budsjett@khio.no. Administrasjonen v/seksjon for plan og økonomi Side 6