KLUBBDRIFT. å få det til å fungere!

Transkript

1 å få det til å fungere! September 2012

2 INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD 3 KLUBBENS ORGANISERING 4 KLUBBENS MEDLEMSKAP OG TILKNYTNINGER 5 Å LEDE OG STYRE EN KLUBB 6 FORNYELSE OG KONTINUITET I KLUBBEN 6 STYRETS FUNKSJON OG SAMMENSETNING 6 STYRETS OPPGAVER 6 TILLITSVALGTE 7 DEN ENKELTES ARBEIDSOPPGAVER OG ANSVARSOMRÅDER JURIDISK ANSVAR 8 Leder 8 Nestleder 8 Sekretær 8 Kasserer 8 Styremedlemmer 9 Varamedlemmer 9 Valgkomiteen 9 Generelt 9 Arbeidsoppgaver til fordeling innad i styret 9 Revisorer 10 Eventuelle ansatte i klubben 10 KLUBBENS FORMALITETER 11 Vedtekter/lov 11 KLUBBENS ÅRSMØTE 12 Mal for innkalling til årsmøte: 12 Mal for årsberetning: 12 Mal for referat av årsmøte: 12 2

3 FORORD Denne klubbhåndboka er et resultat av ønsket om å samle relevant informasjon om klubbens indre liv, slik at dette skal være lett tilgjengelig for klubbens tillitsvalgte, trenere, utøvere, foresatte og andre interessenter. Den er også ment som et hjelpemiddel til klubben for en best mulig organisering og daglig drift. Innholdet er utarbeidet med bakgrunn i erfaringer og en del lovpålagt informasjon. Vi håper at klubbhåndboka vil bli til stor hjelp og forenkle oppgavene for idrettsledere og klubbens styre. Ved å gjøre ting riktig fra starten kan verdifull tid frigjøres slik at innsatsen i større grad kan rettes mot det som er hovedmålet, nemlig tilrettelegging og gjennomføring av aktiviteter. Det er med denne håndboken også ønskelig å stimulere til strategisk arbeid i klubbene og at klubbene utvikler sine egne håndbøker og styringsdokument. 3

4 KLUBBENS ORGANISERING Klubben er medlem av Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) gjennom fleridrettsforbundet Norges Kampsportforbund (NKF), og er organisert etter de lover som er gitt av NIF. Dette innebærer blant annet at klubben er organisert ved en tredeling; årsmøtet som omfatter alle medlemmer i klubben, styret som velges av årsmøtet til å lede klubben mellom årsmøtene, og administrative og sportslige funksjonærer som i det daglige tar hånd om klubbens virksomhet. NIF NKF Klubbens årsmøte Styret Hovedinstruktør Daglig leder (hvis klubben har det) Trenerteam 4

5 KLUBBENS MEDLEMSKAP OG TILKNYTNINGER Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité Fellesadministrasjon for all idrett i hele Norge Idrettskrets Fellesadministrasjon av alle idretter i fylket Idrettsråd Koordineringsorgan for alle klubber i en kommune Norges Kampsportforbund Er et særforbund innen NIF NKF er også tilsluttet følgende internasjonale særforbund; World Taekwondo Federation/ European Taekwondo Union World Karate Federation/ European Karate Federation International Wushu Federation/European Wushu Federation Ju-jitsu International Federation/ Ju jitsu European Union (Norges Kampsportforbund har også samarbeidsavtaler med de fleste stilartsorganisasjonene i Norge). Kampsportklubben Kampsportgruppe /kampsportgren(er) Kampsport er i en del klubber organisert som en gruppe under idrettslaget og kan ha flere kampsportgrener. Innen de ulike grenene er det vanlig å ha en stilartstilhørighet også. 5

6 Å LEDE OG STYRE EN KLUBB Lederskap i en klubb vil variere ut i fra klubbens visjoner, mål og ambisjonsnivå. Det viktigste er at klubben har en klubbleder som er engasjert og som har en anelse om hva jobben innebærer. Deretter er det viktig å få med seg andre engasjerte frivillige som kan sitte i styret. Alle bør være innforstått med at et styreverv innebærer både ansvar og oppgaver men med felles mål, glød og iver vil dette være morsomt og givende! FORNYELSE OG KONTINUITET I KLUBBEN Skal klubbmedlemmene trives og bli i klubben, må klubben vise fornyelse underveis. Det vil si; - man kan gjerne ha samme arrangement mange år på rad, men det må kanskje skje noe nytt også. Har man arbeidsmøter relativt ofte så unngår man at det stopper opp. Her er det viktig at alle styremedlemmer er aktive, for å finne gode løsninger for videre drift. Nytt blod inn i ledelsen i klubben er bare positivt. Nye mennesker betyr nye ideer og nye krefter! STYRETS FUNKSJON OG SAMMENSETNING Minimumskrav til styrets sammensetning er leder, nestleder, ett styremedlem og ett varamedlem. Dette er altså minimumskrav men det anbefales at styret består av flere medlemmer og varamedlemmer enn dette. Det er ikke noe i veien for at styremedlemmene kan velges til spesifikke oppgaver, jf. nedenstående. STYRETS OPPGAVER Klubbens styre velges på årsmøtet og er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene og som kan forplikte klubben ved for eksempel avtaler. Styret skal: Planlegge klubbens totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. Forestå klubbens daglige ledelse og representere dette utad, også ved å ivareta klubbens interesser overfor det offentlige gjennom idrettsrådet i kommunen. Vurdere de økonomiske behov innen klubben og fordele midlene til de enkelte grupper/aktiviteter etter opptrukne planer og godkjente budsjett. Oppnevne etter behov komiteer/ utvalg/ personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse organer. Etter beste evne søke å løse klubbens oppgaver, jfr. 1 i NIFs lover, lovnorm for idrettslag. 6

7 TILLITSVALGTE Det er viktig at alle tillitsvalgte har klart definerte oppgaver og ansvarsområder. En del verv medfører lovbestemte oppgaver. Dette gjelder for eksempel klubbens leder og kasserer. Andre verv tillegges oppgaver som synes naturlig ut fra den funksjonen vervet har, for eksempel sekretær. Utenom dette er det nødvendig at styret, gruppene og utvalg drøfter arbeidsfordeling helst i forbindelse med planlegging av administrative rutiner. Noen funksjoner i styret kan være: Leder, som har ansvaret for at klubben drives i henhold til vedtatt lov og årsmøtets forutsetninger. Nestleder, som trer inn ved leders fravær og følgelig bør jobbe tett med leder Kasserer, som har ansvaret for at klubbens økonomi og regnskap føres i henhold til NIFs lov, regnskapsbestemmelser og årsmøtets forutsetninger. Sekretær, som besørger referater, korrespondanse og arkiver Materialforvalter, som forvalter klubbens eiendeler/materiell og evt. forestår salg av utstyr. Foruten valg av styret, skal klubbens årsmøte velge to revisorer samt en valgkomité med leder, to medlemmer og ett varamedlem. Alle valg skal følge NIFs lover. Vær spesielt oppmerksomme på 7 Kjønnsfordeling, som sier: Ved valg/oppnevning av representanter til årsmøte/ting, samt medlemmer til styre, råd og utvalg mv. i NIF og NIFs organisasjonsledd skal det velges kandidater/representanter fra begge kjønn. Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at det skal være minst to representanter fra hvert kjønn i styre, råd og utvalg mv. med mer enn 3 medlemmer. I styre, råd og utvalg mv. som består av 2 eller 3 medlemmer skal begge kjønn være representert. Varamedlemmer teller ikke med ved beregningen av kjønnsfordelingen. 7

8 DEN ENKELTES ARBEIDSOPPGAVER OG ANSVARSOMRÅDER JURIDISK ANSVAR Leder Er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger Daglig ledelse (dersom klubben ikke har oppnevnt en daglig leder) Anvise utbetalinger sammen med kasserer Lede styret i forhandling og klubbens møter Påse at valg, adresseforandringer o.l. som har interesse for idrettskrets og forbund meldes. Sammen med kasserer sende inn oppgaver over klubbens medlemmer til overordnede instanser, medlemsrapportering til særforbund og NIFs idrettsregistrering hvert år. Innkaller til styremøter og årsmøter, forbereder saker og leder møtene (dersom ikke møteleder/ordstyrer velges) Oppfølgingsansvarlig for klubbens evt. leiekontrakt for lokaler o.l. Klargjøre styrets årsmelding Nestleder Fungere som leder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/ hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt. Dette er med og sikrer kontinuitet i arbeidet og rutinene. Bistår leder og danner et lederteam med denne Nestleder bør ha definerte arbeids- og ansvarsområder, på samme måte som et ordinært styremedlem, herunder ta ansvar for sjekking av politiattester i.h.t. denne linken; Sekretær Føre referat over alle styremøter og medlemsmøter Sammen med leder føre klubbens korrespondanse Ha ansvaret for klubbens arkiv Sekretæren henter klubbens post. Originalen arkiveres i klubbens arkiv og en kopi sendes til den saken berører. Lage møteplan i samsvar med styrets vedtatte arbeidsplan, dette distribueres til alle styremedlemmer. Lage oversikt/kontaktinfo over styrets medlemmer, og formidle til klubbens medlemmer. Kasserer Disponere/forvalte klubbens midler i henhold til NIFs regnskapsbestemmelser Anvise utbetalinger sammen med leder (prokura må innehas av kasserer og leder i fellesskap) Føre klubbens regnskap i henhold til Idrettens kontoplan ( og gjennomføre betryggende regnskapskontroll ved oppfølging av inntekter og utgifter. Ha fullmakt til klubbens bankkontoer Ansvarlig for å få satt opp resultatregnskap ved årsslutt og påse at dette blir revidert (av valgt revisor) i god tid før årsmøtet. Holde det resterende styret informert om klubbens økonomi Fakturere og evt. purre utestående fordringer. 8

9 Styremedlemmer Møter på styrets møter Tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets vedtak Kan være valgt for å ta seg av spesielle oppgaver, f.eks. anlegg, idrett for kvinner, integrering, informasjon/web, sosialt-ansvarlig, materialforvalter o.l. Etter NIFs barneidrettsbestemmelser skal særidrettsklubber ha en barneidrettsansvarlig i klubbens styre. Varamedlemmer Holde seg oppdatert på styrets informasjoner Møter i styremøter med stemmerett ved forfall hos et av de ordinære styremedlemmer Kan tildeles oppgaver Valgkomiteen Valgkomiteen har en viktig rolle for å sikre drift av klubben gjennom å finne personer med riktig kompetanse til styret. Ikke minst motivere til å ta ansvar. Valgkomiteen må starte sitt arbeid min. 3 måneder før årsmøtet Valgkomiteen må innhente informasjon fra styret for å gjøre seg kjent med målsettinger og handlingsplaner Lag en fremdriftsplan for komitéarbeidet. Ta kontakt med sittende styremedlemmer for å finne ut hvem som tar gjenvalg og for å høre hvordan styret og styremedlemmene har fungert i perioden Når aktuelle kandidater skal forespørres må oppgavene presenteres for vedkommende Lag en oppsummering av komitéarbeidet. Lag en innstilling Presenter valgkomiteens innstilling for årsmøtet Ny valgkomité får overlevert mappe fra avtroppende komités arbeid. Det kan være en fordel at klubbens mest erfarne medlemmer, for eksempel tidl. styre, velges. Generelt Det er viktig med en riktig arbeidsfordeling som skal ivareta drift og utvikling. Tenk også hele tiden på om organiseringen av klubben er funksjonell og tilfredsstillende. Spesielt er det viktig at styrets arbeid og prioriteringer ifm utvikling er forankret og at det er kontaktpunkt fra styret og ned til de operative trenere. Alt må baseres på at klubbens medlemmer blir ivaretatt. Arbeidsoppgaver til fordeling innad i styret Oppfølging av den sportslige aktiviteten i klubben Holde klubbens medlemslister à jour Hente og sende fremmøtelister til kasserer for kontroll Skrive ut og legge nye fremmøtelister i treningslokalene Informere kasserer om endringer i medlemslistene, samt å oversende fakturagrunnlag 9

10 Sende inn søknader om faste tilskudd Ansvar for klubbens sportslige arrangementer, så som gradering, stevner, konkurranser, osv. Kontaktpunkt mellom utøvere og styret Kontaktperson mellom styret og gruppen av utøvernes foresatte Sette sammen relevante startpakker for nybegynnere og distribuere dette etter bestillinger Holde klubbens materialbod i ryddig orden Sette sammen og opprettholde et lager av forbruksmateriell som tape, plaster, isposer m.v, samt bestille nytt før lageret går tomt. Ta ansvar for klubbens treningsmateriell, herunder forvaltning og innkjøp. Ta ansvar for innkjøp av blomster/ gaver til avslutninger og andre anledninger;»» Avtroppende styremedlemmer, trenere og andre tillitsvalgte»» Gjesteinstruktører etter endt arrangement»» Årets kvinnelige/mannlige utøver»» Andre som har gjort en innsats for klubben etter styrets beslutning Ansvar for sosiale arrangementer, som hyggekveld for utøvere o.a. Informasjon til medlemmene, eksempelvis graderingstester, foreldremøte, andre evenementer Innsamling og betryggende arkivering av evt. skademeldinger Revisorer Gjennomgå regnskaper av betydning, kontrollere kassen minst en gang pr. kvartal samt se etter om verdipapirer og andre eiendeler er til stede minst to ganger i året Sørge for at revisjon og kassekontroll føres inn i revisjonsprotokollen og legges fram for styret så snart som mulig Eventuelle ansatte i klubben På grunn av de økte krav som stilles til idretten og dens ledere, vil det for noen av de større klubbene være ønskelig med ansatt personell til å lede klubbens daglige virksomhet. Aktuelle arbeidsoppgaver kan være: Vanlig rutinepreget arbeid Forberede planarbeidet i klubben Organisere trening/møter o.a. Foreta ut- og innbetalinger Skaffe midler til klubben Skal møte på styremøter og sørge for at styrets beslutninger knyttet til daglig drift settes ut i livet, melder inn styresaker ved behov Være kontaktperson innad og utad i klubben Sørge for at arrangementer i klubbens regi blir godt organisert og gjennomført Gi informasjon til klubbens medlemmer om kurs og stevner m.v. og være behjelpelig med eller evt. sørge for påmeldinger Ha ansvar for materialforvaltningen En daglig leder må ha et nært samarbeide med styret i klubben. En daglig leder ansettes av styret. Egen stillingsinstruks må utarbeides. Stillingen rapporterer til styret. 10

11 KLUBBENS FORMALITETER Vedtekter/lov Idrettslag skal ha lover som er i samsvar med lovnorm vedtatt av Idrettsstyret. Det enkelte idrettslags lov skal være godkjent av Idrettsstyret, jf. NIFs lov 10-5 og NIFs lov og basis-lovnormen skal legges til grunn i alt lovarbeid i idrettslagene. NIFs basis-lovnorm for idrettslag kan hentes her: I tilfelle lag som er medlem av NIF har lovbestemmelser som er i motstrid med NIFs lov, vil lagets lov være tilsvarende ugyldig. Basis-lovnormen er ufravikelig og inneholder et minimum av hva alle idrettslag må ha i sin lov. Ved endring av loven kan idrettslagene legge til det de ønsker og som anses nødvendig for idrettslaget, så lenge tilleggene ikke strider mot NIFs lov og bestemmelser, eller mot basis-lovnormen. Spesielt vil dette gjelde regler om den interne organisering av idrettslaget i grupper og avdelinger, og om disse skal være representert i hovedstyret, jfr. Lovnormens 12 pkt. 9 og 16. Nye idrettslag må ved innmelding i NIF bruke lovnormen som sin lov, men kan etter at laget er tatt opp i NIF endre loven, jf. NIFs lov 1-6 (merk at også disse endringene skal godkjennes av NIF). 11

12 KLUBBENS ÅRSMØTE Mal for innkalling til årsmøte: Mal for årsberetning: Mal for referat av årsmøte: 12