Inspeksjoner fra A til Å Nordisk tilsynskonferanse Solveig Eriksrud Mattilsynet

Transkript

1 Inspeksjoner fra A til Å Nordisk tilsynskonferanse 2012 Solveig Eriksrud Mattilsynet

2 Inspeksjoner fra A til Å Inspeksjoner i Norge Planlegging Gjennomføring Kommunikasjon Virkemiddelbruk Mattilsynets tilsynssystem - MATS Små virksomheter Utfordringer knyttet til kompetanse og HACCP

3

4 Hva er en inspeksjon? ( Tilsyn i Godt tilsyn ) Kontroll med om tilsynsvirksomheter følger lover og regelverk, og reaksjon ved avvik. Innebærer også informasjon og veiledning overfor de myndighetsutøvelsen rettes mot. Skal i større grad enn før rettes mot funksjonskrav hvor virksomhetene selv bestemmer hvilke løsninger som brukes for å nå målene (internkontroll) Tilsynet skal være risikobasert ved at vi bruker ressurser der vi mener sannsynligheten for og konsekvensene av regelverksbrudd er størst.

5 Innhold i en inspeksjon Forberedelser Observasjoner Innhenting av opplysninger Verifikasjon Samle bevis Kommunikasjon Konklusjon

6 Forberede en inspeksjon Grunnlaget for inspeksjonen? Budsjettdisponeringsskriv (BDS) Prosjekter Ok-program DK s egne planer Bekymringsmeldinger Velge omfang Gå gjennom historikken til virksomheten Hjemmel for tilsyn Kunne saksbehandlingsregler (forvaltningsloven) Planlegge i MATS

7

8 Virksomhetsmappe

9 Virksomhetsmappe Virksomhetsopplysninger Navn, adresse, foretaksnummer Arbeidsliste Oppgaver som ikke er avsluttet Logg Historikk over saker og oppgaver Dokumentliste Historikk over inngående og utgående dokumenter Tilsyn Historikk over utført tilsyn Meldinger/søknader Historikk over meldinger og søknader Tilsynsobjekter Oversikt over tilsynsobjekter, produksjonsform, risikoklasse.. Observasjoner Historikk over observasjoner knyttet til regelverket Vedtak Historikk over vedtak Frister Historikk over frister Aktører Oversikt over kontaktpersoner Økonomi Historikk over avgifter, gebyrer.. Notater Historikk over notater Beredskapsloggelementer Historikk over loggelementer

10 Innkurv

11 Forberedelser «Forbered inspeksjon»

12

13 Observasjoner

14 Observasjoner

15 Observasjoner

16 Observasjoner

17 Observasjoner

18 Innhente opplysninger om rutiner og kontroller

19 Innhente opplysninger om rutiner og kontroller

20 Innhente opplysninger om rutiner og kontroller

21 Verifikasjoner

22 Samle bevis

23 Samle bevis. Ta bilder under inspeksjonen? Gjør det lettere å huske detaljer i observasjonene God dokumentasjon av våre avvik. Tydeliggjøring av feil overfor leder i bedriften Bilder er en sterk dokumentasjon som skaper stor interesse hos journalister. Kan tas ut av sammenheng og misbrukes. Utfordringer med lagring/arkivering av bildene.

24 Kommunikasjon Kommunikasjonen må tilpasses virksomheten og de vi snakker med. Vanlig høflighet: Spør etter leder eller ansvarlig person Hilser og presenterer oss. Legitimerer oss Respekter virksomhetens rutiner og soner etc Forteller om hensikten og omfanget av inspeksjonen. Informerer om rettigheter og plikter. Driftsansvarlig kjenner virksomheten sin best. Det kan være livsverket til folk. Spesielt utfordrende å komme inn i et privat hjem

25 Konklusjon oppsummering med leder Skill mellom vesentligheter og uvesentligheter Avklare mulige misforståelser og innhent tilleggsopplysninger Hva er sakens faktum? Informasjon om krav i en regel som kommer til anvendelse på det faktum vi har oppdaget? Hvordan vi forholder oss dersom faktum ikke er i overensstemmelse med faktum? Brev, pålegg, frister Informer om videre saksgang, uttalelsesfrist og evt klageadgang.

26 Skriv rapport på stedet? Rapporter som må skrives på stedet: Hastevedtak Kvittering for uttak av prøver Revisjonsrapport

27 Veiledning kontra rådgivning Veiledningsplikt Gjeldende lover og forskrifter og vanlig praksis på saksområdet Regler for saksbehandling. Partens rettigheter og plikter. Rådgiving

28 Valg av virkemidler Legalitetsprinsippet. Hjemmel i de gjeldende rettsregler. Virkemiddelveileder. Proporsjonalitetsprinsippet. Skal ikke bruke strengere virkemiddel enn det som er nødvendig. Historikk og lokalkunnskap. Enkeltfeil eller rutinefeil.

29 Ik-rutiner eller enkelthendelser Planlegge Korrigere Utføre Kontrollere

30 Valg av virkemidler Påpeking av plikt (veiledning) Varsel om vedtak Hastevedtak Stenging Omsetningsforbud Beslag..

31 Opptrappende virkemidler Tvangsmulkt Tilbaketrekking av godkjenning / stenging Virksomhetskarantene

32

33

34 Gjennomfør inspeksjon

35 Registrere observasjoner

36 Registrere observasjoner

37 Gjennomfør inspeksjon

38 Vurder oppfølging

39 Gjennomfør inspeksjon

40 Følg opp varsler og vedtak

41 Små virksomheter spesielle utfordringer - Kompetanse - HACCP

42 Regelverket Innføring av Hygienepakka , bl.a. 852/2004 Ingen formelle krav til utdanning og kompetanse. Krav om «nødvendig /tilstrekkelig kompetanse» Utstrakt bruk av konsulentfirma til å lage internkontrollsystemer, fareanalyser og HACCP-plan. Noe bruk av Nasjonale retningslinjer (pr ) Nasjonale retningslinjer for trygg mat i forpleinings- og serveringsbransjen Nasjonale retningslinjer for småskala slakterier og kjøttforedlingsbedrifter Nasjonale retningslinjer for småskala mjølkeproduksjon. Retningslinjer for hygiene i dagligvarehandelen Nasjonale retningslinjer for god hygienepraksis i institusjonskjøkken Standard for feltkontroll av hjortevilt

43 Utfordringer med et kjøpt system som vi ofte ser Et generelt system. Ikke tilpasset den enkelte virksomhet Ikke alle trinnene er vurdert Ikke alle farer er vurdert De ulike farene er ikke spesifisert Kilden er ikke definert Tiltak er ikke beskrevet Ikke sammenheng mellom fare, kilde og tiltak Ikke klar over hva som er kritiske styringspunkt (CCP). Ikke tydelige rutiner for kontroll med de kritiske styringspunktene. Korrigerende tiltak er ikke definert Ikke utført validering, verifikasjon etc Mangelfull dokumentasjon

44 Vanlige årsaken til mangler når systemer kjøpes «Feil» bruk av konsulentfirmaet Virksomheten har ikke vært med i prosessen. Virksomheten «eier» ikke systemet Kjøpt «billigste» utgave. Mangelfulle tilleggstjenester, vedlikehold av systemet, opplæring. Kjøpt det «billigste» kurset Mangelfull kompetanse Ingen oppfølging / ingen forankring i ledelsen

45 Stor utfordring med mangelfull kompetanse i små virksomheter Alternativt til kjøpte systemer: Innhenting av kompetanse og gjennomføring av fareanalyse og evt. utarbeidelse av en HACCP-plan ved egeninnsats. Lang tid og steg for steg.

46 Takk for oppmerksomheten