Til medlemmene i den interregionale styringsgruppen for arbeidet med nasjonale medisinske kvalitetsregistre.

Transkript

1 2.februar 2012 Til medlemmene i den interregionale styringsgruppen for arbeidet med nasjonale medisinske kvalitetsregistre. På vegne av styringsgruppens leder innkalles dere til møte i styringsgruppen. Tid: 8. februar kl og 9.februar kl Sted: Park Inn Hotell, Gardermoen (til venstre når man kommer ut fra Gardermoen flyplass) Kjøreplan for møtet: 8.februar 2012 Kl Saksbehandling av sakene1-5/2012 Kl Middag på Park Inn Hotell 9.februar 2012 Kl Saksbehandling av sakene 6-10/2012 Kl Lunsj i møterom Vel møtt! På vegne av sekretariatet - vennlig hilsen Trine Magnus Senter for klinisk dokumentasjon og evaluering (SKDE) Helse Nord RHF / UNN HF / UiT Tlf / Side 1

2 SAKSLISTE INTERREGIONAL STYRINGSGRUPPE FOR MEDISINSKE KVALITETSREGISTRE Møte 8. og 9.februar 2012 Saksnr Saksinnhold Side 1/2012 Godkjenning innkalling og saksliste 3 2/2012 Referat fra forrige møte 4 3/2012 Årsrapport 2011 for SKDE og Hemit 12 4/2012 Statusrapport for implementering av IKT-løsning for enkeltregistre 35 5/2012 Felles tekniske løsninger for medisinske kvalitetsregistre ad framtidig styrings- og beslutningsstruktur 44 6/2012 Prosess for godkjenning av nye nasjonale kvalitetsregistre 53 7/2012 Pasientrapporterte utkommemål PROM Om tilrettelegging fra Nasjonalt servicemiljø 8/2012 Statusrapport for prosjekt Nasjonalt kvalitetsregister for biologiske legemidler /2012 Kvalitetsregisterkonferansen /2012 Eventuelt 83 Side 2

3 Saksframlegg Møtedato Saksnr 1/12 Saksbehandler Gøril Nordgård, SKDE Tittel Godkjenning innkalling og saksliste Forslag til vedtak Styringsgruppen godkjenner innkalling og saksliste. Side 3

4 Saksframlegg Møtedato Saksnr 2/12 Saksbehandler Trine Magnus, SKDE Tittel Referat fra forrige møte Forslag til vedtak Styringsgruppen godkjenner referat fra forrige møte Vedlegg 1: Referat styringsgruppemøte Side 4

5 Sak 2/12 vedlegg 1 Referat fra forrige styringsgruppemøte Side 5

6 Side 6

7 Side 7

8 Side 8

9 Side 9

10 Side 10

11 Side 11

12 Saksframlegg Møtedato Saksnr 3/12 Saksbehandler Anne Høye, SKDE Tittel Årsrapport for 2011 SKDE og Hemit Bakgrunn for saken De regionale helseforetakenes (RHFenes) ansvar for, og arbeid med nasjonale medisinske kvalitetsregistre i 2011 er hjemlet i Statsbudsjettet og i Oppdragsdokument 2011 fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). HOD har øremerket midler til arbeidet med medisinske kvalitetsregistre i en nasjonal modell hvor RHFene har et juridisk, økonomisk og driftsmessig ansvar for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Helse Nord RHF har fått det særskilte oppdraget å etablere og drifte et felles nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre ved Senter for klinisk dokumentasjon og evaluering (SKDE). Helse Midt-Norge RHF ved Helse Midt Norge IKT (Hemit), Har fått oppdraget å etablere tekniske fellesløsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Arbeidet skal sees i sammenheng med Nasjonalt helseregisterprosjekt og det skal utvikles et strukturert samarbeid mellom SKDE og Nasjonalt folkehelseinstitutt. Det samlede servicemiljøet skal yte råd og veiledning på alle områder hva gjelder etablering og drift av medisinske kvalitetsregistre, bidra til utvikling av fellsløsninger for registerdrift, finansiering, teknologi etc. slik at kvalitetsregistre blir pålitelige kunnskapskilder og ressursmessig kosteffektive for alle berørte aktører. Kunnskap om hensiktsmessig registerdrift skal formidles til fagmiljøer som vil utvikle eksisterende registre eller etablere ny registre. Vedlagt er Nasjonalt servicemiljøs rapport om organisering av arbeidet, aktivitet og foreløpig regnskap for Forslag til vedtak Styringsgruppen tar årsrapport for 2011 til orientering. Vedlegg 2: Årsrapport for 2011 Side 12

13 Sak 3/12 vedlegg 2 Årsrapport 2011 Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre Mandat for de regionale helseforetakenes arbeid med medisinske kvalitetsregistre I 2004 fikk de regionale helseforetakene i oppgave gjennom styringsdokumentet fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) å etablere ett kvalitetsregister i hver region. Kravet ble gjentatt i Nasjonal Helseplan understreket bruk av kvalitetsregistre som et viktig virkemiddel i kvalitetsstyring av helsetjenesten. Dette ble fulgt opp i Statsbudsjettet (St.prp. nr. 1 ( )) og i Oppdragsdokument 2009 fra HOD til de regionale helseforetakene (RHFene), der den nasjonale satsningen på medisinske kvalitetsregistre ble beskrevet og finansiert gjennom øremerking av en del av RHFenes ramme. For å få bedre utnyttelse av data i kvalitetsregistrene samt sikrere drift gjennom samordning og felles teknisk og organisatorisk infrastruktur ble 31 mill kroner øremerket arbeidet med felles infrastruktur for medisinske kvalitetsregistre i RHFene. Økonomisk ansvar for de enkelte kvalitetsregistrene ligger hos RHFene, og juridisk ansvar ligger hos databehandlingsansvarlig instans (se side 6). Ansvaret er videreført i Oppdragsdokumentene for 2010 og RHFenes oppdrag er begrunnet med at nasjonale medisinske kvalitetsregistre er et viktig verktøy for å dokumentere behandlingsresultat, til bruk i lokalt kvalitetsforbedringsarbeid, som grunnlag for forskning og for kvalitetssikring og forbedring av helsetjenestene til befolkningen. Oppdraget består i å sikre at det etableres og drives medisinske kvalitetsregistre, at det etableres felles tekniske og organisatoriske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre, og at god utnyttelse av data fra og sikker drift av nasjonale medisinske kvalitetsregistre skjer via samordning og felles infrastruktur. Arbeidet skal sees i sammenheng med Nasjonalt helseregisterprosjekt som er en nasjonal satsning for å samordne og utvikle de sentrale helseregistrene og de medisinske kvalitetsregistrene. De regionale helseforetakenes organisering av arbeidet med kvalitetsregistre Interregional styringsgruppe De regionale helseforetakene har organisert sitt arbeid med nasjonale medisinske kvalitetsregistre gjennom en interregional styringsgruppe, med mandat fra administrerende direktør i de fire RHFene. Styringsgruppen er sammensatt av to representanter fra hvert RHF én representant for RHFenes ledelse og én registerkyndig, klinisk fagperson med erfaring fra arbeid med kvalitetsregistre. Styringsgruppen oppnevner selv sin leder. Styringsgruppen har observatører fra Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet og Folkehelseinstituttet. Den interregionale styringsgruppens mandat er: Samordning og god utnyttelse av tildelte ressurser som er satt av til kvalitetsregisterarbeidet i Norge Sørge for en hensiktsmessig infrastruktur på området både faglig, teknisk og organisatorisk Anbefale felles standarder og krav til nasjonale medisinske kvalitetsregistre Legge til rette for god utnyttelse av data fra nasjonale medisinske kvalitetsregistre regionalt og nasjonalt, inkludert rutinemessig rapportering av resultater Side 13

14 Utvikle det nasjonale servicemiljøet og bidra til god forankring og koordinering mot RHFene og registrene som er lokalisert der. Medlemmer i den nasjonale styringsgruppen har i 2011 vært: Olav Røise, Oslo universitetssykehus (leder) Baard-Christian Schem, fagdirektør Helse Vest Finn Henry Hansen, direktør Helse Nord (fra januar 2011) Henrik Sandbu, assisterende direktør for helsefag, forskning og utdanning Helse Midt- Norge Alice Beate Andersgaard,, fagdirektør Helse Sør-Øst (fra sommer 2011) Bent Indredavik, St. Olavs hospital Ove Furnes, Haukeland universitetssjukehus Tore Solberg, Universitetssykehuset Nord-Norge (fra sommer 2011) Barthold Vonen, Universitetssykehuset Nord-Norge (til sommer 2011) Elisabeth Arntzen (til sommer 2011) Totalt er det avholdt fire møter i den interregionale styringsgruppen i Arbeidsutvalg Styringsgruppen har besluttet å opprette et arbeidsutvalg bestående av de klinisk registerkyndige medlemmene i styringsgruppen. Arbeidsutvalget skal arbeide nærmere med registerfaglige saker og innstille til beslutning i styringsgruppen. Få saker har blitt separat behandlet i arbeidsutvalget i Sekretariat SKDE og Hemit er felles sekretariat for styringsgruppen og koordinerer kontakt med overordnede myndigheter. Sekretariatsledelsen ligger i SKDE. Nasjonalt servicemiljø for arbeidet med medisinske kvalitetsregistre SKDE samarbeider som nasjonalt servicemiljø tett med Hemit, som har ansvar for utvikling av felles tekniske løsninger. I tillegg til SKDE og Hemit består servicemiljøet av et nettverk av regionale noder, med oppgaver å ivareta register- og IKT faglige spørsmål i den enkelte region. De regionale nodene har ansvar for koordinering og oppfølging av kvalitetsregisterarbeidet i sin respektive region og gir løpende råd til RHF-ledelsen og HF-ledelse i kvalitetsregisterspørsmål. I strategien beskrives oppgavene til SKDE, Hemit og nodene som servicemiljøets samlede strategi, mens de differensierte ansvarsområdene synliggjøres i oppfølging av tiltak. Servicemiljøets strategi og handlingsplan (se nedenfor) har som hovedhensikt å beskrive viktige felles utfordringer, og sikre et felles grunnlag for videre arbeid i nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre. Side 14

15 Fig 1: Dagens organisering SKDE og nodene har et nært samarbeid rundt prosesser knyttet til etablering og finansiering av nye nasjonale medisinske kvalitetsregistre, informasjon/undervisning samt felles prosjekter og fordeling av oppgaver i disse. De regionale nodene har ansvar for utvikling av nye kvalitetsregistre på MRS plattform i sin respektive region. Utvikling skal foregå i tett samarbeid med Hemit, som ivaretar utvikling av MRS plattformen. Målet med en slik organisering har vært å sikre en enhetlig utvikling av kvalitetsregisterfeltet i Norge, og å unngå unødvendig bruk av ressurser på oppgaver som allerede er ivaretatt eller under utvikling. Organiseringen med to ulike styringslinjer (Hemit i Helse Midt og SKDE i Helse Nord)har imidlertid vist seg å inneha betydelige utfordringer knyttet til felles forståelse av arbeidsoppgaver, ansvarsfordeling samt generelt samarbeid. Beskrivelse av aktører og samarbeidspartnere framgår av servicemiljøets strategi og handlingsplan utarbeidet i 2011 (se nedenfor). Ansatte Nasjonalt servicemiljø I desember 2011 var disse medarbeiderne regnskapsmessig tilknyttet nasjonalt servicemiljø: SKDE: Philip Skau, 100 %, spesialrådgiver SKDE Are Edvardsen, 100 %, spesialrådgiver SKDE Lena Ringstad Olsen, 100 %, statistiker SKDE Alexander Walnum, 100 %, statistiker SKDE Bjarne Koster Jacobsen, 20 %, seniorrådgiver SKDE Vinjar Fønnebø, 20 %, seniorrådgiver SKDE Gøril Nordgård, 100 %, stabsleder SKDE Heidi Talsethagen, 20 %, juridisk rådgiver (fra Helse Nord IKT)* Side 15

16 Hemit John Petter Skjetne, 100 %, produktansvarlig Hemit Eva Svarva, 25 %, prosjektleder Hemit (100 % til april 2011) Per Haug, 33 %, gruppeleder Hemit Rudi Bech, 20 %, utvikler Hemit Hue Pham, 50 % utvikler Hemit Øivind Hepsø, 60 % utvikler Hemit Jon Rune Paulsen, 75 %, utvikler Hemit I løpet av året ble følgende personer tilknyttet prosjektet: Esben Andre Henriksen, 75 % prosjektleder Hemit (100 % fra april 2011) Marius Moholt, 50 % utvikler Hemit (100 % juni 2011 desember 2011) Ole Anders Strøm, 50 % testleder Hemit(ca 75 % fra februar 2011) Tore Aurstad, 50 % utvikler (100 % fra juli 2011) De oppgitte stillingsandeler for Hemit er snittverdier på årsbasis. Ved året er flere av disse nå oppe i 100 % andel utvikling av tekniske løsninger. utgangen av Det var i tillegg gjort avtaler om følgende eksterne tilknytninger i 2011: Ingebjørg Næs, 100 %, node Helse Sør-Øst* Ane Johannessen, 50 %, node Helse Vest* Marie Waatevik, 50 %, node Helse Vest* Arild Vassenden, 100 %, node Helse Midt Norge* Steffen Bærø, 0 %, IKT node Helse Nord** Marianne Warholm, 50 % IKT node Helse Vest** Bodil Lekve, 50 % IKT node Helse Vest** Eksterne utviklere 150 % *** * Kilde for lønnsmidler: SKDE / Helse Nord-midler ** Kilde for lønnsmidler: Fellesmidler til fordeling mellom regionene *** Kilde for lønnsmidler: Hemit midler I tillegg til medarbeidere finansiert av servicemiljøet er flere personer i hvert RHF tilknyttet arbeidet med medisinske kvalitetsregistre, både når det generell registerrådgivning, IKT og statistikk/analyse. Det tilstrebes en integrering av regionale og nasjonale oppgaver i hvert RHF, og personer/stillingsandel varierer ut fra behov. 1 Aktivitet i servicemiljøet 2011 Registerprosjekter: Se vedlegg 1 SKDE Kontakt med medisinske kvalitetsregistermiljø Servicemiljøet har også i 2011 hatt utstrakt kontakt med ulike registermiljøer i hele landet med behov for hjelp i forbindelse med etablering, design, jus, organisering og overgang til teknologisk plattform for innregistrering. I tråd med servicemiljøets formål har rådgivning og oppfølging blitt gitt både til nasjonale kvalitetsregistre og til fagmiljøer i ulike stadier av registerutvikling. Kontakten har foregått i form av innlegg, samarbeidsmøter og praktisk oppfølging ift enkeltoppgaver. SKDE har lav Side 16

17 terskel for å svare på henvendelser uavhengig av om et registermiljø er regionalt eller nasjonalt, men regionale henvendelser kanaliseres i økende grad til de regionale nodemiljøene. Strategi og handlingsplan for Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre Servicemiljøet ved SKDE utarbeidet våren 2011 utkast til strategi og handlingsplan for servicemiljøet, med beskrivelse av visjon, målsettinger, strategi og tiltak. Planen har vært lagt åpent ut, og den har blitt endret/justert etter innspill fra alle deler av servicemiljøet og enkelte andre aktører. Interregional styringsgruppe har diskutert planen på flere møter, og har kommet med justeringer og endringsforslag. Siste versjon ble godkjent på møte i desember Virksomhetsplan og årsrapport 2012 vil ta utgangspunkt i strategiplanen for de enkelte aktører i servicemiljøet, med milepælsbeskrivelse. Godkjenning av nasjonale medisinske kvalitetsregistre Det ble i løpet av 2010 avklart at det å få nasjonal status innebærer finansiert utvikling av innregistreringsløsning. Servicemiljøet tilbyr MRS, men andre eksisterende teknologiske løsninger vurderes og kan innvilges med del- eller fullfinansiering etter avtale mellom ansvarlig RHF og servicemiljøet. Det RHF som har databehandlingsansvarlig HF, påtar seg ansvar for oppfølging, videreutvikling og drift av registeret. Medisinsk faglig registerledelse tilligger ansvarlig RHF. Vurdering og prioritering av registre for nasjonal status i 2011 ble gjennomført i de enkelte RHF på bakgrunn av tidligere utarbeidede kriterier. På grunn av store forsinkelser i utvikling av felles teknologiske løsninger ble forslaget utsatt av RHFene, med tilslutning fra HOD, og ressursene ble konsentrert om eksisterende nasjonale registre (se egen rapport fra Hemit). Det ble derfor ikke godkjent nye registre i 2011, men i styringsgruppens møte i desember 2011 ble følgende registre foreslått som nasjonale fra 2012: 1. De 12 anbefalte registrene fra 2010/2011: 1. Norwegian Spinal cord Injury Register 2. Norsk hjertesviktregister 3. Nasjonalt porfyriregister 4. Det norske nyrebiopsiregister 5. Nasjonalt register for organspesifikke autoimmune sykdommer 6. Nasjonalt register for langtids mekanisk ventilasjon 7. Nasjonalt register for invasiv kardiologi 8. Norsk nefrologiregister 9. Norsk kvalitetsregister for døvblindhet 10. Gastronet/ERCP 11. Nasjonalt register for nakke- og ryggproblemer 12. Nordisk register for hidradenitis suppurativa 2. Nasjonalt register for laparoskopi og Nasjonalt register for HIV, begge forankret og prioritert i Helse Sør-Øst. Utvikling av generisk rapporteringsløsning I 2010 ble det som ledd i en utprøving etablert en rapporteringsressurs på helseregister.no, basert på Jasper Report Server Community Edition, en åpen kildekodeløsning for etablering og presentasjon av rapporter. Løsningen viste å dekke mange av de behov man hadde, og i løpet av 2010 ble de første rapporter fra Nasjonalt Kvalitetsregister for Ryggkirurgi (NKR) lagt ut for brukerne (innregistrerende klinikere). Side 17

18 I først del av 2011 ble ytterligere et titalls nye rapporter laget og gjort tilgjengelig for NKR. Rapportene ble demonstrert på NKR- brukermøtet i januar, og siden da har et lite men stadig økende antall medlemmer av NKR tatt i bruk rapportene. Gjennom året ble selve det tekniske rammeverket endret og utvidet til også å kunne tilby mer sammensatte rapporter som i større grad kombinere resultater i form av tekst, grafikk, tabeller og underliggende analyser av data til ferdige dokumenter som blant annet er mulig å distribuere per e- post. Per desember er dette ennå i en testfase, men for NKR er slike rapporter planlagt produksjonssatt tidlig i I siste halvdel av 2011 ble det iverksatt en lang rekke utadrettede tiltak for å informere om muligheter for rapportering gjennom helseregister.no. Eksempler fra løsningen ble demonstrert for et bredt norsk helseregistermiljø under DÅR/Rapporteringsseminaret på Lysebu i november samt for spesifikke registre slik som Kreftregisteret, Spinalskaderegisteret, Norsk intensivregister og til Styrings- og forskningsutvalget i smerteforeningen. En sideeffekt av dette arbeidet er etablering av et nasjonalt nettverk av statistikere som jobber med data fra registre. Som et ledd i videreutvikling av rapporteringsmiljøet på helseregister.no ble det i desember 2011 arrangert kurs/trening i bruk av Jasper Report Server med tilleggsprodukter for relevante programvareutviklere i Helse-Nord IKT og statistikere ved SKDE. Det fire dager lange kurset ble arrangert i Tromsø av en representant fra JasperSoft i Irland. Kurset ga også et generelt grunnlag for en vurdering av ytterligere utvidelse av eksisterende rapporteringsfunksjonalitet. Dekningsgradanalyser SKDE har tatt initiativet til å få plass dekningsgradsanalyser for alle nasjonale registre, dette er definert som et svært viktig satsningsområde fra 2012 og vil bli helt avgjørende for å øke dekningsgrad og datakvalitet i registrene. Dette er tenkt gjort i regi av NPR da de sitter på datagrunnlaget som sammen med registrenes egne data kan gi relevant informasjon om dekningsgrad. Målet er å kunne tilby slike resultater fra samme sted som registrenes andre egne rapporter. Arbeidet er i en startfase, og det gjenstår juridisk og organisatorisk avklaring før arbeidet kan gå videre. Etter henvendelse fra SKDE fremmes imidlertid saken nå av NPR for Nasjonalt Helseregisterprosjekt i februar 2012, med forslag om å opprette et system i NPR som kan ivareta dekningsgradsanalyser for helseregisterfeltet fra Patient related Outcome Measures (PROMS) SKDE har i 2011 etablert et samarbeid med PROMcenter i Sverige, som har fått i oppdrag av Sveriges Kommuner og landsting (SKL) å etablere og drive et nasjonalt kompetansemiljø i arbeidet med å styrke arbeidet med pasientrapporterte utkommemål i medisinske kvalitetsregistre. SKDE skal i samarbeid med PROMcenter starte et arbeid med å oversette og validere til norske forhold SF-36, som er et generisk instrument for måling av livskvalitet. SKDE har også planlagt annen oppfølging av PROM-satsningen i 2012, blant annet oversettelse og tilrettelegging av PROMcenter Sveriges brukermanual for PROM og ansettelse av PROM-rådgiver. Nasjonalt samarbeid med eksterne aktører Jevnlige møter med FHI Deltakelse (observatør) på styringsgruppemøter i Nasjonalt helseregisterprosjekt Nært samarbeid i tilknytning til større fellesregisterprosjekter (felles møter med fagmiljøene, konkret registerutvikling) o Hjertekarregisteret o Kreftregisteret o Norsk register for biologiske legemidler Side 18

19 Nasjonale kurs/konferanser Nasjonalt PhD-kurs registerforskning april 2011 Felles møte med FHI i Hjertekarregisteret med tilhørende kvalitetsregistre september 2011 Felles møte med FHI/Helsedirektoratet på Lysebu oktober 2011, tema Dødsårsaksregisteret (dag 1) og rapportering fra registre (dag 2) Kvalitetsregisterdagarna Sverige Seminar om registerdata og effektforskning, Kunnskapssenteret mai 2011 Workshop: CCRE og nettverk for pasientforløpsforskning, desember 2011 Konferanse Norsk forening for epidemiologi november 2011 PROM seminar: Hur kan vi använda kunskap om patienternas upplevelser av vårdens resultat i vår verksamhetsutveckling? mai 2011, Stockholm PROM seminar: PROM i vårdens förbättringsarbete september 2011, Stockholm PROM seminar: PROM i Nationella kvalitetsregister avseende cancer. Oktober 2011, Stockholm Konferanse, Sosial ulikhet i helse Jægtvolden mai 2011 Konferanse, Menneskerettigheter tvang og etikk. Hamar november 2011 Arrangør/foredrag Arrangør/foredrag Arrangør/foredrag Deltakelse Deltakelse Deltakelse Deltakelse Deltagelse Deltagelse Deltagelse Deltakelse Deltakelse Representasjon Kreftregisterets styre (Trine Magnus medlem) Arbeidsgruppe Kreftregisteret mot nasjonal løsning (Are Edvardsen) Kunnskapssenterets fagråd (Anne Høye medlem) Kunnskapssenterets pasientsikkerhetskampanje (Trine Magnus medlem) REK Nord (Anne Høye varamedlem) Forskningsrådets programstyre for Human biobanks and health data (Anne Høye) Observatør en rekke møter PROM-nettverk Sverige (Philip A. Skau) Informasjon Det skjer en kontinuerlig oppdatering av ift registerinformasjon og nyheter. Regelmessige nyhetsbrev sendes ut på e-post til ca 1600 abonnenter SKDE er representert i kommunikasjonsgruppen til Nasjonalt helseregisterprosjekt Nettsiden har ca visninger pr måned. Målgruppen beregnes til ca personer og nettsiden har 600 unike brukere som gjennomsnittlig ser på 3 sider. 56 % av Side 19

20 disse brukerne returnerer til sidene. DIFI har ulike kriterier for vurdering av offentlige nettsiders lesbarhet og brukervennlighet og gir i 2011 kvalitetsregistre.no fire av seks stjerner i sin vurdering av dette. Nyhetsbrev har lenker til nettsiden og dette gir kraftig økt trafikk lenge etter utsendelse. Hemit Felles teknologiske løsninger Ny rapportløsning med anbefalt arkitektur og bedret sikkerhet Forbedrede prosesser for kvalitetssikring av leveranser o Standardiserte testløp o Automatiserte webtester Bedret støtte for kronikerregister. Deler på plass i 2011 og ytterligere forbedringer planlagt i første halvdel av 2012 Nytt rammeverk for kvalitetsregister utviklet. Tilpasninger av MRS for drift i NHN Konsept for intern kryptering etablert. Fase 1 realiseres i Q og Fase 2 planlagt til Q Overordnet status pr register pr 15/ QA Quality Assurance. Intern kvalitetskontroll og kundegodkjenning. Drift er delt opp i faser i henhold til status på bredding 1 HF = Registrering på ett HF N HF = Registrering på flere HF. N RHF registrering fra flere RHF. 4 RHF Registeret har helt eller tilnærmet nasjonal bredding med rapportering fra alle RHF. Side 20

21 Aktiviteter i regionale noder SKDEs nodevirksomhet i Helse Nord Oppbygging av regionalt nodemiljø Det har i 2011 vært en styrking av den regionale oppgaven, i samarbeid med SKDEs analyseenhet og Helse Nord IKT. All IKT-kompetanse på registre er samlet i én gruppe, for fleksibel utnyttelse av kompetanse på MRS og Open QReg for kvalitetsregistre og forskningsprosjekter. Denne registergruppen samarbeider tett med SKDE. Prosjekter/fagutvikling For både nasjonale registre og registerutviklingsprosjekter i Helse Nord har SKDE samme veiledningsoppgaver som for andre registre på nasjonal basis. SKDE er regional enhet for Helse Nord, og ansvaret i Helse Nord omfatter følgende områder (beskrives i strategiplanen under det som skal ivaretas av regionale enheter tiltak 35-41): Regionale enheter skal bistå fagmiljøene ved etablering av kvalitetsregistre forankret i databehandlingsansvarlig instans. Regionale enheter skal veilede registermiljøene i valg av analysemetoder, rapportering og utarbeidelse av årsrapporter. Regionale enheter skal veilede registermiljøene i valg av IKT-løsninger. Regionale enheter skal utvikle IKT-løsninger for nye registre. Regionale enheter skal forvalte og videreutvikle IKT-løsningene for registrene. Regionale enheter skal bistå fagmiljøene slik at kvalitetsregistrene brukes til lokalt kvalitetsforbedringsarbeid. Regionale enheter skal bistå registermiljøene i søknadsprosesser om nasjonal status og finansiering. I tillegg til prosjektarbeid rundt enkeltregistre i Helse Nord har det vært møter med HF-ledelse (UNN, Nordlandssykehuset og Helgelandssykehuset), samt innlegg/deltakelse i kliniske avdelinger og det er etablert tettere samarbeid med klinisk forskningsavdeling, UNN og fag- og forskningssenteret UNN. Prosjekter IKT Felles registergruppe All IKT-kompetanse på registre er samlet i én gruppe i Helse Nord IKT, for fleksibel utnyttelse av kompetanse på MRS og Open QReg for kvalitetsregistre og forskningsprosjekter. Denne registergruppen samarbeider tett med SKDE. MRS-node kom på plass høsten 2011, og læres opp i Hemit. Ellers er Nordisk register for Hidradenitis suppurativa (HISREG) utviklet med innregistreringsløsning Open QReg, og er i driftsfase med innregistrering fra flere land. Norsk register for nakkekirurgi (under NKR) er utviklet i Open QReg og i drift nasjonalt. Helseregister.no Helseregister.no ble i 2010 tatt i bruk som driftsmiljø for nye nasjonale medisinske kvalitetsregistre, også de med databehandleransvar utenfor Helse Nord. I denne forbindelse ble det iverksatt tiltak for å imøtekomme et større volum av registre samt integrasjon mellom helseregister.no og MRS. I 2011 Side 21

22 ble 5 nasjonale registre produksjonssatt på helseregister.no i tillegg til registre og forskningsprosjekter i Helse Nord. Disse er: Norsk intensivregister, KOLS, Diabetes for voksne, Norsk hjerteinfarktregister og Norsk hjerneslagregister. Den interregionale styringsgruppen vedtok i desember 2011 at helseregister.no skal overføres til Norsk Helsenett som felles driftsmiljø for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Det har i 2011 vært arbeidet med robustisering av felles driftsmiljø etablert på helseregister.no, og samarbeid med Norsk helsenett med tanke på overføring er etablert. Helseregister.no eies og driftes av Helse Nord IKT og kan nås av alle som kommuniserer elektronisk på norsk helsenettet. Kartlegginger, rapporter, relevante publikasjoner Utarbeidelse av rapporten Bruk av medisinske kvalitetsregistre i Helse Nord med: 1. Beskrivelse av nasjonale medisinske kvalitetsregistre En oversikt med beskrivelse av hvert enkelt nasjonalt kvalitetsregister i forhold til generell informasjon og formål samt om registeret gir ut resultater og analyser, rapporter eller annen informasjon til bruk i lokalt kvalitetsforbedringsarbeid i sykehusene. Dekningsgrad, populasjon og kritiske suksessfaktorer spesifiseres, i tillegg til hvordan det samles data og hvilke endepunkter som er de viktigste for det enkelte register. 2. Beskrivelse av registrering og bruk av nasjonale medisinske kvalitetsregistre i sykehus i Helse Nord. Oversikt over hvilke sykehus i Helse Nord som registrerer inn data i de enkelte registre og hvordan sykehusene i Helse Nord benytter de resultater som utgis fra registrene i lokalt forbedringsarbeid i avdelingene. Sykehusenes vurdering av registrenes nytteverdi og eventuelle ønskede forbedringstiltak i registrene er undersøkt. 3. Beskrivelse av ledelsens bruk av nasjonale medisinske kvalitetsregistre til styring av virksomheten i Helse Nord Oversikt over hvordan ledelsen i sykehus og helseforetak (HF) bruker resultater fra de nasjonale medisinske kvalitetsregistre i sin styring av virksomheten, og evt system for oppfølging av innregistrering til og bruk av data fra kvalitetsregistrene. SKDE ønsker også å legge til rette for forskning med utgangspunkt i registre, noe som har resultert i første- og medforfatterskap i internasjonale publikasjoner i løpet av Helse Vest Oppbygging av regionalt nodemiljø Utbyggingen av Fagsenter for kvalitetsregistre i Helse Vest har fortsatt i 2011 med ytterligere utviding av både stab og funksjoner. I tillegg til 100 % node har Fagsenteret nå ytterligere 90 % rådgiver (40 % + 50 %), 50% IKT-rådgiver, 20% personvernrådgiver og 20% statistiker. Det er konkrete planer om ytterligere utvidelse av statistikerstillingen i løpet av I Helse Vest IKT er det 100 % node, og det er i tillegg konkrete planer om å utvide med ett årsverk for konkret bistand til kvalitetsregistre i løpet av Prosjekter/fagutvikling Fagsenter for kvalitetsregistre har ivaretatt en rekke funksjoner knyttet til kvalitetsregisterfeltet i De viktigste kan oppsummeres som følger: Bistå nasjonale, regionale og lokale kvalitetsregistre i ulike juridiske og registerfaglige problemstillinger knyttet til etablering og drift, samt bistå registre til å få en tilfredsstillende Side 22

23 teknologisk løsning. Fagsenteret har oppstartsmøter med alle nye kvalitetsregistre uavhengig av nivå. På oppstartsmøtene informeres registermiljøet om hensiktsmessige prinsipper for registerbygging, personvernhensyn, muligheter for teknisk løsning og datasikkerhet. Etter møtene lages en punktvis handlingsplan for veien videre. For de registrene som ikke lar høre fra seg etter oppstartsmøtet tar Fagsenteret kontakt etter 3 mnd hvor det undersøkes om handlingsplanen er fulgt og hvor det tilbys problemløsning dersom det har oppstått hindringer. For eksisterende registre tilbyr Fagsenteret rådgivende møter ved behov, og Fagsenteret besvarer også ad hoc forespørsler knyttet til registertematikk. I 2011 har Fagsenteret utvidet servicetilbudet til også å lage konsesjonssøknader og samtykkeskriv for de registrene som har behov for dette, samt kvalitetssikre registerprotokoller og melding til personvernombud. Evaluere de nasjonale registrenes økonomiske situasjon, og lage anbefaling for fordeling av driftsmidler til registrene ut fra modellen for minimumsfinansiering som ble utviklet ved Fagsenteret i Vurdere søknader om nasjonal status og lage innstilling til RHFet Holde oversikt over hvilke kvalitetsregistre det finnes i Helse Vest, både på nasjonalt, regionalt og lokalt nivå. Sende ut nyhetsbrev hvert kvartal til alle registerinteresserte i Helse Vest, både på overordnet administrativt nivå og på registerfaglig nivå. Prosjekter IKT På IKT-siden dreier pågående prosjekter i 2011 seg om å utvikle teknisk løsning for nasjonalt korsbåndregister og nasjonalt MS-register (begge MRS), for nasjonalt register for invasiv kardiologi og nasjonalt register for langtids mekanisk ventilasjon (begge Open QReg), drift og vedlikehold av kols-registeret og intensivregisteret (begge MRS). I tillegg er det blitt utviklet teknisk løsning for nasjonalt register for organspesifikke autoimmune sykdommer, for lokalt aneurysmeregister og lokalt register for håndkirurgi (alle FastTrak, samme løsning som norsk diabetesregister for voksne bruker), og det er i gang utvikling av teknisk løsning for register for søvnforstyrrelser i Helse Bergen HF og for register for spiseforstyrrelser. Aneurysmeregisteret, register for søvnforstyrrelser og register for spiseforstyrrelser er ikke nasjonale og håndteres av Fagsenter for kvalitetsregistre og ikke av Helse Vest IKT som foreløpig kun fokuserer på nasjonale registre. Kurs/konferanser Fagsenteret arrangerer årlig regional kvalitetsregisterkonferanse i Helse Vest. I 2011 var det tredje denne konferansen ble avholdt. Konferansen gikk av stabelen 27. april i Bergen, og det overordnede temaet var resultater fra kvalitetsregistre. Konferansen hadde mer enn 100 deltakere. På konferansen var det også en posterutstilling hvor kvalitetsregistre som hadde mottatt økonomisk støtte fra RHFet i løpet av siste år, stilte med presentasjon. Det var en publikumsbasert pris pålydende kroner til beste poster, og denne prisen ble i 2011 vunnet av register for søvnforstyrrelser i Helse Bergen. Statistikkseminar. Fagsenter for medisinske registre sto bak et halvdagskurs i kvantilregresjon, en statistisk metode for analyse av ikke-normalfordelte data. Kursholder var en internasjonal størrelse på feltet, professor Matteo Bottai fra Karolinska Institutet i Stockholm. Side 23

24 Informasjon i eget RHF Fagsenter for kvalitetsregistre har ansvar for å holde både registerfaglig og administrativ del av Helse Vest oppdatert på hvilke registre vi har i regionene, samt videreformidle nyheter fra både internt og eksternt hold som angår kvalitetsregistre. Mesteparten av informasjonen gis i form av kvartalsvise nyhetsbrev og interne notater, samt i form av direkte kontakt med registre og administrasjon. Kartlegginger, rapporter, relevante publikasjoner I 2011 startet Fagsenteret en omfattende kartlegging av registrene i Helse Vest med hensyn til sikker lagring av data. I Helse Vest finnes det en egen Kvalitetsserver hvor alle lokale og regionale kvalitetsregistre, samt datauttrekk for analyser fra nasjonale registre, skal ligge. Denne serveren er i praksis et eget lagringsområde med ekstra sikkerhetstiltak for logging og backup-rutiner. Dette kartleggingsarbeidet blir ferdig i Samarbeid aktører utenfor servicemiljøet Fagsenter for kvalitetsregistre har et nært samarbeid med personvernombudet i Helse Bergen HF og med Regionalt kompetansesenter for klinisk forskning i Helse Vest. Helse Midt-Norge Oppbygging av regionalt nodemiljø Helse Midt-Norge ga i styringsdokument til St Olavs hospital formelt oppdrag om å etablere et ressurssenter for kvalitetsregisteraktivitet i Helse Midt-Norge. Oppdraget omfattet å legge til rette for nasjonale og lokale registre og støtte arbeidet med disse. I tillegg skal St Olavs hospital samkjøre ressursene som tildeles til registre slik at miljøet styrkes og at en får optimalisert ressursbruken. Den distribuerte noden fra Servicemiljøet skal inngå i dette, og pengene fra HN ble overført til St Olavs hospital. Ansettelse av node i St Olavs hospital tok lengre tid enn planlagt. Det er brukt resurser til forankring i fagledelse i St Olavs hospital. Prosjekter IKT IKT-prosjektene er i tråd med Servicemiljøets prioriteringer. I tillegg er det på HMNs regning utviklet løsning for Norsk spinalregisters regionale løsning i påvente av nasjonal status Kurs/konferanser: Registerutvikling og drift som tema i regional konferanse for overvektsbehandling Det er arbeidet med registeransvar/utvikling i Regional strategi for universitetssykehusfunksjonen som en del av HMNs Strategi Helse Midt-Norge har arbeidet med ressursallokering til kvalitetsregisterutvikling i langtidsbudsjett for perioden Informasjon i eget RHF: Konkret arbeid for overtakelse av ansvar for hjertesviktregisteret. Rådgivning i forbindelse med etablering av regionalt register for hjerneskaderehabilitering og løpende forespørsler fra klinikk og ledelse om register. Kartlegginger, rapporter, relevante publikasjoner Ingen Samarbeid aktører utenfor servicemiljøet: Node har deltatt i div aktivitet relatert til hjerte-karregisterutviklingen Side 24

25 Helse Sør-Øst Oppbygging av regionalt nodemiljø Bjarne Hegge/Agenda har vært engasjert fra 1. desember 2010 til 31. desember 2011 ( pst i ulike perioder) med oppdrag å yte løpende bistand til Helse Sør-Øst RHF (HSØ) til fast IKTressurs er på plass, herunder supplere og bistå den regionale noden (i praksis Ingebjørg Næs) i avklaring og oppfølging av tekniske og informasjonssikkerhetsmessige problemstillinger knyttet til kvalitetsregistre. Videre har oppdraget bestått i å legge til rette for fast IKT-ressurs gjennom tydeliggjøring av roller og ansvar for slik ressurs samt identifisering av rollefordelingen mellom nasjonale, regionale og lokale aktører og fagmiljø. Den innleide ressursen har også vært HSØs tekniske ressurs i det pågående prosjektet for ny teknisk løsning for Kreftregisteret. Som et ledd arbeidet med oppbygging av regionalt nodemiljø i HSØ, besøkte Bjarne Hegge og Ingebjørg Næs Helse Vest RHFs Fagsenter for medisinske registre i Bergen som delte sine erfaringer med etablering av et regionalt senter for kvalitetsregistre. I tillegg har Bjarne Hegge besøkt Hemit i Trondheim ved to anledninger. HSØ inviterte i juni lederne av de etablerte og planlagte nasjonale kvalitetsregistrene i regionen samt andre sentrale aktører innen kvalitetsregisterfeltet i HSØ til et møte for å få innspill om hvilken bistand registrene hadde behov for fra et regionalt fagsenter for kvalitetsregistre. Tilbakemeldingen var at teknisk bistand til implementering av elektronisk innregistrering av data var mest prekært. Utover dette var det ønske om bistand innen statistikk, analyse samt hjelp til problemstillinger innen personvern og informasjonssikkerhet. Tilbakemeldingene samsvarte med hvilke funksjoner det nasjonale servicemiljøet for kvalitetsregistre anbefaler at etableres i regionene. HSØ har i 2011 gitt Oslo universitetssykehus HF (OUS) i oppdrag å etablere et regionalt fagsenter for medisinske kvalitetsregistre. OUS aksepterte oppdraget, og kom i 2011 godt i gang med arbeidet i samarbeid med HSØ. Ved utgangen av 2011 oppga OUS at fast IKT-noderessurs kunne forventes å være i funksjon i løpet av de første månedene av Det er overført 0,33 mill kr til OUS i inneværende år til to IKT-noderessurser blant annet for å bistå Traumeregisteret med implementering av den nasjonale innregistreringsløsningen. OUS v/faglig koordinator for etablering av fagsenteret (Wenche Reed) og HSØ (Ingebjørg Næs) besøkte SKDE 20. desember, der blant annet etablering av øvrige funksjoner i fagsenteret var tema. Det forutsettes at øvrige funksjoner som skal inngå i et regionalt fagsenter vil komme på plass straks dette er praktisk gjennomførbart. Oppdrag fra HSØ til OUS om etablering av regionalt fagsenter for kvalitetsregistre er også formalisert i Oppdrags- og bestillingsdokument for 2012 fra HSØ til OUS. Prosjekter IKT Ny teknologisk plattform for Kreftregistret (oppdrag fra HOD i 2010). Helse Sør-Øst RHF har deltatt aktivt i forprosjektet (hovedprosjekt ikke startet ennå). Elisabeth Arntzen var leder av styringsgruppe for forprosjektet fram til 23. september. Ledelsen er overtatt av fagdirektør Alice Beathe Andersgaard. Bjarne Hegge har vært sekretær for samme styringsgruppe og deltatt aktivt i forprosjektet sammen med Kreftregisteret. Ingebjørg Næs har vært medlem av styringsgruppen for forprosjektet. Cerebral pareseregisteret i Norge og Nasjonalt medisinsk kvalitetsregister for barne- og ungdomsdiabetes er begge tilnærmet ferdigstilt med hjelp fra Hemit som IKT-ressurs (avtale inngått før Hemit besluttet ikke å drive lokal implementering). Begge prosessene er forsinket grunnet personvernhensyn. Det har vært en jevn dialog mellom HSØ og de to registrene gjennom hele året. Side 25

26 Nasjonalt traumeregister. Registerets fagansvarlige har, i samråd med det nasjonale servicemiljøet, anbefalt at Traumeregisteret skal konverteres til MRS. Arbeidet har ikke startet opp grunnet utfordringer knyttet til personvernavklaringer samt etablering av IKT-noderessurs for regionen. Konvertering av Traumeregisteret til MRS skal ha første prioritet når den regionale IKT-ressursen er på plass. Nasjonalt sarkomregister inngår i Nasjonalt kompetansesenter for sarkomer og er forankret i OUS - Radiumhospitalet. Registeret benytter Medinsight som verktøy for innregistrering av data. Det har vært en stor utfordring for Sarkomregisteret å innhente data fra de øvrige helseforetakene som behandler denne pasientgruppen. Bjarne Hegge og Ingebjørg Næs har hatt flere møter med Sarkomregisteret og Institutt for medisinsk informatikk på Radiumhospitalet. Status er at registeret fremdeles mangler data fra enheter utenfor OUS-Radiumhospitalet. Diverse arbeid med etablering av driftskontrakt mellom Sykehuspartner og Helse Nord IKT for MRS-løsningene, men prosessen er foreløpig stanset grunnet utsettelsene (se CP og Barnediabetes) samt overgangen til Norsk Helsenett som driftsleverandør. Videre har det vært vurdert hvem som skal være eventuell kontraktspartner i HSØ mot MRS/Hemit og om det regionale fagsenteret skal være systemeier. HSØ har også, sammen med OUS, deltatt i prosessen med personvernutfordringer i MRS Kartlegginger, rapporter, relevante publikasjoner Det har ikke (av tidshensyn) vært kapasitet til å foreta noen kartlegginger fra det regionale helseforetakets ståsted, ei heller utarbeide standardiserte rapporteringsskjemaer. Dette arbeidet forventes imidlertid å skje i nasjonal regi. Cerebral pareseregisteret i Norge og Nasjonalt medisinsk kvalitetsregister for barne- og ungdomsdiabetes har levert årsrapporter over virksomheten sin. Norsk kvinnelig inkontinensregister, som er et landsdekkende kvalitetsregister foreløpig uten nasjonal status har mottatt driftsmidler fra HSØ siden Også i 2011 har dette registeret levert årsrapport og regnskap over bruk av de tildelte midlene. Samarbeid aktører utenfor servicemiljøet Det har vært et samarbeid internt i HSØ med Avdeling for teknologi og e-helse, i første rekke om ny teknisk løsning for Kreftregisteret. Prosjektet har med jevne mellomrom vært tema i Strategisk IKTforum i HSØ (SIKT), klinisk IKT-forum og forum for informasjonsteknologi i HSØ. I den forbindelse har det vært mye arbeid knyttet til saksfremlegg og søknader om såkalte porteføljemidler til finansiering av Kreftregisterprosjektet som fordeles etter råd fra SIKT. Kurs/konferanser/fagutvikling Bjarne Hegge og Ingebjørg Næs deltok på det nasjonale servicemiljøets strategisamling i Tromsø 13. og 14. april. Ingebjørg Næs deltok på Kvalitetsregisterdagarna i Stockholm 4. og 5. oktober. Konferansen ble arrangert av Sveriges kommuner og landsting. Ingebjørg Næs deltok på Seminar om Dødsårsaksregisteret og rapportering fra nasjonale helseregistre på Lysebu, Oslo 7. og 8. november. Seminaret ble arrangert av SKDE, Helsedirektoratet og Folkehelseinstituttet i regi av Nasjonalt helseregisterprosjekt. Informasjon i eget RHF På Helse Sør-Øst RHFs hjemmeside ble det 26. mai publisert at Helse Sør-Øst RHF fikk nesten 4 mill kroner av nasjonale prosjektmidler til utvikling av kvalitetsregistre, hvorav 2,4 mill kr til kvalitetsregistrene i Kreftregisteret. Side 26

27 Det har vært en rekke oppgaver og aktiviteter knyttet til oppfølging av helseregister/ kvalitetsregisterfeltet internt i RHFet, blant annet forberedelse av saker (dvs. skriving) til orientering eller beslutning i ledergruppen, diverse forberedelser innhenting av ÅM fra HF, ÅM til HOD, Oppdrags- og bestillingsdokument til HFene og private sykehus som har avtale med det regionale helseforetaket, innspill til Helse Sør-Østs representanter i den interregionale styringsgruppen, innspill til administrerende direktør if, deltakelse i ulike fora der registre står på dagsorden, tildeling av driftsmidler til registrene, øvrig styringsdialog, høringsuttalelser, budsjett, Kartlegginger, rapporter, relevante publikasjoner Det har ikke (av tidshensyn) vært kapasitet til å foreta noen kartlegginger fra det regionale helseforetakets ståsted, ei heller utarbeide standardiserte rapporteringsskjemaer. Dette arbeidet forventes imidlertid å skje i nasjonal regi. Cerebral pareseregisteret og Barnediabetesregisteret har levert årsrapporter over virksomheten sin. Samarbeid aktører utenfor servicemiljøet Det har vært et samarbeid internt i HSØ RHF med Avdeling for teknologi og e-helse, i første rekke om ny teknisk løsning for Kreftregisteret. Prosjektet har med jevne mellomrom vært tema i Strategisk IKT-forum i Helse Sør-Øst (SIKT), klinisk IKT-forum og forum for informasjonsteknologi i Helse Sør-Øst RHF. I den forbindelse har det vært mye arbeid knyttet til saksfremlegg og søknader om såkalte porteføljemidler til finansiering av Kreftregisterprosjektet som fordeles etter råd fra SIKT. Side 27

28 Side 28

29 Side 29

30 Side 30

31 Side 31

32 Side 32

33 Side 33

34 Side 34

35 Saksframlegg Møtedato Saksnr 4/12 Saksbehandler Esben Henriksen, Hemit Tittel Statusrapport for IKT-prosjekter og prioriteringer av det videre arbeidet Bakgrunn for saken: I henhold til tidligere vedtak så skal det legges fram statusrapport på den tekniske utviklingen av kvalitetsregistre. Sammendrag Ambisjonen for Q som ble forespeilet styringsgruppen 15/12 er fortsatt gjeldende: Etablere krypteringsløsning Ferdigstille påbegynte register Korsbånd Norkar Barnediabetes MS Kursing av Noder Helse Sør Øst og Helse Nord og oppstart registerutvikling Fullføre forprosjekt MRS i NHN Siden desember har det vært god fremdrift for registrene som var i arbeid. Nye versjoner av CP, Barnediabetes og Norkar er utviklet og er nå til intern og ekstern kvalitetskontroll. Resultatregnskapet for 2011 viser et underforbruk i forhold til budsjett på over 4 millioner. Totalt for perioden har Helse Midt-Norge RHF mottatt 26,3 millioner kroner fra HOD og SKDE for registerarbeid. 19,5 millioner er forbrukt av Hemit og det gjenstår dermed 6,7 ubrukte midler. Det foreslås at 2 millioner av disse midlene overføres til budsjett for 2012 slik at budsjettert forbruk øker med 20 % i forhold til faktisk forbruk i Ressurssituasjonen er stabilisert, men det er mange samtidige tidskritiske leveranser i Q i forhold til tilgjengelig kapasitet. Dette gjør at risikoen i forhold til prosjektets måloppnåelse fortsatt anses som høy. Side 35

36 Fremdrift Status pr register Status pr register i henhold til omforent definisjon av faser. Grønne piler angir endring siden desember QA: Kvalitetssikring 1 HF. Pilotdrift av register på 1 helseforetak N HF. Pilotdrift på noen helseforetak <90 %. Registeret har begrenset dekningsgrad >90 %. Registeret har en dekningsgrad på over 90 % Siden desember er det klargjort nye versjoner av CP, Barnediabetes og Norkar. Registermiljøene involveres i testingen og avhengig av utfallet vil disse registrene gå videre til pilot drift på 1 HF eller det vil utvikles en ny releasekandidat basert på tilbakemeldingene. I Helse Vest er det nå besluttet at MS registeret skal prioriteres foran all annen registerutvikling. Dette medfører at Hemit nedprioriterer arbeid med andre Helse Vest register. I Helse Midt er det stort fokus på å få opp mye versjoner av Hjerneslag og Hjerteinfarkt som er i tråd med Hjertekarregisteret. Det er identifisert betydelige endringsbehov for begge register. For å sørge for en tilfredsstillende fremdrift er det gjort strenge prioriteringer i forhold til hvilke andre oppgaver Hemit skal jobbe med i februar og mars. Traumeregisteret har status i kø, selv om det i tillegg til ressurser ventes på avklaring i forhold til datatilsynet. Det har kommet signaler fra Helse Nord om at det kan være ønskelig å utvikle en regional versjon av registeret basert på MRS, men uten pasientflyt mellom foretak. En slik versjon vil kunne videreutvikles til å støtte pasientforløp så snart regelverket er avklart. Side 36

37 Rapporter IKT ressurser i Helse Vest fikk opplæring i rapportløsningen i desember, men det er foreløpig ikke utviklet rapporter på noen Helse Vest register. Dette skyldes hovedsakelig prioriteringer i Helse Vest. Hemit har ressurser klar for å bistå så snart rapportutvikling kan prioriteres igjen. Nodeopplæring IKT noder fra Helse Nord og Helse Sør-Øst skal på opplæring i MRS 22-24/2. Integrasjon Det er startet en prosess for å få inn data fra intensivjournal i Dips inn i MRS. I henhold til foreløpig fremdriftsplan skal løsningen etableres innen 1/5. I tillegg er det initiert dialog med leverandør av fagapplikasjonen GoTreatIT med tanke på integrasjon mot basisregisteret for Biologiske legemidler. Intern Kryptering Støtte for kryptering av personnummer er nå på plass i MRS og inkluderes i CP og Barnediabetes innen medio mars. Støtte for separate instanser pr HF ferdigstilles i løpet av mars. Plan register 2012 Foreløpig plan for mnd frem i tid detaljeres pr uke mnd detaljeres kun pr kvartal. Side 37

38 Milepæl K I P T R D Beskrivelse Kravspesifikasjon etablert Oppstart implementering Prototype register Releasekandidat klar for akseptanse Produksjonssatt release med innregistering Produsksjonssatt release med innregistreringsløsning Plan videreutvikling MRS Målbilde for 2012 De grønne boksene i figuren over indikerer planlagt videreutvikling av MRS. De blå boksene representerer eksisterende moduler. Som forespeilet på styringsgruppemøte 15/ er det planlagt en integrasjon mellom MRS og eksisterende rapporttjeneste på helseregister.no. Det er startet en prosess for å realisere en slik kobling for intensivregisteret. Utvidelsene planlegges og realiseres slik at de ferdigstilles i henhold til behovene i registerprosjektene. Side 38

39 Økonomi Regnskap 2011 Prosjektregnskap Nasjonalt servicemiljø HEMIT Som det fremgår av oppstillingen over endte man totalt sett om lag 4 millioner under budsjett. Gjennom hele 2011 har det pågått en prosess for å øke utviklingskapasiteten. Innleie via vikarbyrå har blitt benyttet aktivt i forbindelse med rekruttering. En stor del av summen på eksterne konsulenter er vikarer til tilsvarende kost som interne Hemit Ressurser. For å kompensere for oppsigelser i systemutviklingsgruppen på slutten av året ble konsulentandelen økt midlertidig. I forslag til budsjett for 2012 foreslås en økning i intern kapasitet i forhold til faktisk forbruk i Dette oppnås gjennom at noen av vikarene tilbys fast stilling i tillegg til ordinær rekruttering. Side 39

40 Forbruk i 2011 i henhold til oppstilling presentert interregional styringsgruppe 25/ Sak 35/10 Planen for 2011 forutsatt at det gjenstod relativt lite på 2010 registrene ved inngangen av Det viste seg imidlertid å være en betydelig restanse i forhold til 2010 registrene og dette har medført en forskyving i forbruk fra 2011 register til 2010 register i forhold til plan. Side 40

41 Forbruk pr register Forbruk fordelt pr delprosjekt/register Fordeling pr register begynte i mai Etter at fordelingen ble etablert gikk omlag 1/3 av kapasiteten med til registerutvikling. Forbruk Oppstillingen viser forbruk for perioden Side 41

42 I henhold til oppstillingen over har Helse Midt RHF mottatt fra HOD og SKDE. Til nå er overført Hemit. Det er altså en rest på på 1/ I Budsjett for Hemit for 2012 er det foreslått at av rest overføres til 2012 slik at totalbudsjettet for 2012 blir Dette innebærer en økning på om lag 20 % i forhold til faktisk forbruk fra Estimater aktiviteter 2012 Foreløpige estimater planlagte aktiviteter. Tall i 1000 NOK Arbeid med forvaltningsregime er forventet å gå gjennom hele året, men mest intensivt i første og andre kvartal. I henhold til oppstillingen over er av et budsjett på planlagt. Det er lagt inn et risikopåslag på ca 25 % for å bedre håndtere uforutsette endringer i prosjektomfang. En større del av kapasiteten vil allokeres ut over året. Estimatene er basert på en antagelse om at et gjennomsnittlig register bør kunne etableres for Det er sannsynligvis fordelaktig i forhold til fremdrift om en slik grense innføres. Dersom register viser seg å kreve særlig store tilpasninger er det naturlig å vurdere dette i forhold til andre register i kø. Erfaringsmessig kan dette være lavt, men dersom det etableres et budsjett pr register vil dette utvilsomt hjelpe i forhold til prioritering av funksjonalitet. Side 42

43 Risiko Identifiserte risiko i prosjektet Risikovurdering Det er viktig å komme i gang med prosessen rundt etablering av drift av helseregister.no i NHN snarest mulig. Hvis denne prosessen drar ut i tid vil dette forsinke tidspunktet for når register kan tas i bruk på ny plattform og dermed og kontantstrømmen inn i forhold til driftsløsningen som etableres. Forslag til vedtak Styringsgruppen tar statusrapport til orientering Side 43

44 Saksframlegg Møtedato Saksnr 5/12 Saksbehandler Trine Magnus/ Arild Vassenden, Tittel Felles tekniske løsninger for medisinske kvalitetsregistre ad framtidig styrings- og beslutningsstruktur I etterkant av styringsgruppemøtet 15. desember har det pågått en prosess mellom AD i hhv Helse Nord og Helse Midt-Norge RHF mht avklaringer rundt temaet felles tekniske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Prosessen ble initiert av Helse Nord RHF med bakgrunn i bekymring for de to RHFenes evne til å løse sine respektive oppdrag fra HOD på området nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Etter tre telefonmøter er de to ADene enige om å legge saken fram for AD-møtet til behandling, i umiddelbar etterkant av at saken drøftes i den interregionale styringsgruppens møte februar.. Bakgrunn for saken Av dagens 19 etablerte nasjonale kvalitetsregistrene er kun 5 i landsomfattende drift med elektronisk innregistrering av data. To av disse (Norsk nyfødtmedisinsk kvalitetsregister og Nasjonalt kvalitetsregister for ryggkirurgi) hadde utviklet sin elektroniske løsning før SKDE og Hemit fikk sine nasjonale oppdrag i I tillegg til de eksisterende 19 nasjonale registrene anbefalte styringsgruppen i forrige møte godkjenning av 14 nye nasjonale kvalitetsregistre i 2012, en beslutning som tidligere ble utsatt et helt år som følge av køen som hadde oppstått mht å levere IKTløsninger til nye registre. I tillegg vil registre innenfor hhv kreftsykdommer, hjerte- karsykdommer, lidelser som anvender biologiske legemidler og registre på flere andre sykdomsområder være klare for godkjenning i løpet av et års tid. Nasjonalt helseregisterprosjekt legger klare føringer for en koordinert og enhetlig IKTutvikling for sentrale helseregistre og kvalitetsregistre, og en rekke sentrale helseregistre føye seg dermed til køen av kvalitetsregistre for å få etablert teknisk løsning. Det foreligger derfor en betydelig samlet utfordring mht leveranse av løsninger og konkret IKT-innsats overfor til sammen nasjonale helseregistre de kommende 2-3 år. Deretter må det forventes ytterligere nyetableringer av registre; til sammenligning har Sverige i dag ca 100 operative nasjonale kvalitetsregistre. Helse Nord RHF er bekymret for hvordan servicemiljøet (Hemit, SKDE og regionale noder) gitt dagens strategi og leveransedyktighet kan svare på den beskrevne etterspørselen fra registre i løpet av de nærmeste 2-3 år. Utvikling av nasjonale medisinske kvalitetsregistre og sentrale helseregistre er faglig og organisatorisk komplekst og det krever bred og tverrfaglig tilnærming med bakgrunn i bl.a. klinisk medisin, epidemiologi, statistikk, jus og informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Det er behov for tette koplinger mellom registerfaglig Side 44

45 forståelse og funksjonalitet og teknologiske løsninger. Dette forutsetter både fysisk og organisatorisk samspill og noe overlappende kompetanser, som igjen krever nært samarbeid med ulike medisinske fagmiljøer på vegne av pasientgrupper og registre med ulike og spesifiserte behov. Utfordringen består i å sikre at teknologisk utvikling i registerfeltet understøtter faglig utvikling og vekst - ikke motsatt. De funksjonelle og faglige krav må følgelig være imperative i arbeidet med å utvikle og idriftsette kliniske kvalitetsregistre og sentrale helseregistre. For å oppnå dette synes det nødvendig med en forbedret funksjonell organisering som også inkluderer de sentrale helseregistermiljøene. Prosesser og behov knyttet til teknologiske løsninger for medisinske kvalitetsregistre er utdypet i vedlegg 3. Hva er problemet Sverige er ledende i verden mht utvikling og bruk av medisinske kvalitetsregistre. Der har man erkjent at kvalitetsregistre på ulike fagområder har ulike funksjonelle behov, og legger derfor til rette for bruk av 5-8 ulike innregistreringsplattformer og tilhørende IKT-kompetansemiljøer. Man ser ingen problemer knyttet til dette, og understreker at det er langt viktigere å bruke krefter på å utvikle felles medisinsk faglige standarder enn på diskusjoner om IKT-plattformer (ref Jonas Lekanger, IKT-ansvarlig kvalitetsregistre i SKL, vedlegg 4). Det er ingen tvil om at vi står overfor samme utfordringer i Norge og at dette er et tema som den interregionale styringsgruppen bør adressere tungt i tiden framover. Sekretariatet vil til et senere møte komme tilbake med opplegg som følger opp dette behovet. Hemit har hittil tolket sitt oppdrag mht etablering av felles tekniske løsninger som å videreutvikle MRS. Den interregionale styringsgruppen har ved flere anledninger og i flere vedtak stadfestet at det skal være mulig å benytte noen flere (2-4) aktuelle innregistreringsplattformer i tillegg til MRS. I HSØ har man utviklet kompetanse på Medinsight og ønsker inntil videre å benytte denne for en del av sine registre, bl.a. for kvalitetsregistrene i Kreftregisteret. Helse Nord og Helse Vest har kompetanse på Open QReg og har flere registre på denne plattformen. Det kan i tillegg tenkes at det i framtida vil bli aktuelt med et fåtall andre plattformer. Det er i så fall ikke snakk om å utvikle nye, men på fleksibelt vis og i henhold til definerte behov - å benytte eksisterende operative plattformløsninger og den kompetansen som allerede finnes i de ulike regionene. Det er her viktig å understreke at innregistreringsplattform bare er en del av begrepet felles tekniske løsninger, som i tillegg også omfatter sikkerhet, drift, mulighet for direkte innregistrering fra pasienter og ikke minst resultatrapportering, statistikk og analyse. Det er hevet over diskusjon at alle elementene må kunne snakke sammen, tilfredsstille krav i gjeldende lovverk og forholde seg til felles etablerte standarder. Det er i de årene styringsgruppen har fungert blitt stadig tydeligere at det å etablere hele settet av felles teknologiske løsninger for nasjonale kvalitetsregistre er omfattende, arbeidskrevende og komplekst. Arbeidet må også sees i sammenheng med Nasjonalt helseregisterprosjekt. Et bredt og tverrfaglig spekter av kompetanse pluss et helhetlig strategisk overblikk er påkrevet for å løse oppgaven med å utvikle løsninger for hele spekteret av IKT-behov. Ingen enkeltinstans eller enkeltmiljø kan i dag sies å ha full oversikt over hvordan dette skal utformes. Med de erfaringer som Side 45

46 er gjort siden servicemiljøets oppstart i 2009 synes tiden derfor inne til å se på en bredere strategisk styring av IKT-utviklingen, der det åpnes for bruk av eksisterende kompetanse i alle RHF og i sentrale registerinstanser som FHI og Kreftregisteret. Vurdering Mål nummer 12 i Strategi- og handlingsplan for nasjonalt servicemiljø er å sørge for en velfungerende og hensiktsmessig nasjonal infrastruktur for utvikling og drift av medisinske kvalitetsregistre. Som redegjort ovenfor er det betydelige og antatt uløste - utfordringer knyttet til IKT-kapasitet de nærmeste årene dersom etablerte og planlagte registre skal komme i funksjon. Det synes å være enighet i regionene om behovet for noen flere innregistreringsplattformer enn MRS å spille på, som også tidligere vedtatt av den interregionale styringsgruppen. Ved å bygge videre på den etablerte organiseringen med regionale noder og ved å ta i bruk noen flere plattformer enn MRS, samt å bygge på løsninger og kompetanse utviklet og i bruk i de ulike regionene, vil man øke kapasiteten og ha større mulighet for å dekke både eksisterende og kommende etterspørsel etter velfungerende IKTløsninger. Det er i den eksisterende styringsstruktur ikke tatt høyde for kompleksiteten knyttet til strategi og policy for IKT-løsninger der nasjonale medisinske kvalitetsregistre og sentrale helseregistre sees i sammenheng. Det er derfor på tide å etablere en særskilt og bred beslutningskompetanse mht IKT-løsninger for hele helseregisterfeltet. Dette bør løftes til et felles organ for IKT-løsninger for helseregisterfeltet i Norge. Et slikt organ må være sammensatt av personer med dedikert kompetanse og med representasjon fra alle involverte parter. Etablering av et IKT-kompetent registerorgan som kan ta nødvendige felles beslutninger om policy og strategi på dette området vil også føre til at den interregionale styringsgruppen avlastes for spørsmål knyttet til teknologi. Hittil har slike spørsmål fått en alt for dominant plass i styringsgruppens møter, til fortrengsel for faglige og funksjonelle spørsmål knyttet til innhold og bruk av kvalitetsregistrene. Ved etablering av et eget policy-organ for registerteknologi kan den interregionale styringsgruppen konsentrere seg om det overordnete målet: å få etablert og idriftsatt velfungerende nasjonale kvalitetsregistre som grunnlag for forbedrete tjenester til befolkningen. Den interregionale styringsgruppen bør på området medisinske kvalitetsregistre være premissgivende for arbeidet i teknologigruppen, og ha som oppgave å bestille IKT- funksjonalitet og leveranser som understøtter formålet. Side 46

47 Forslag til vedtak: 1. Styringsgruppen erkjenner store utfordringer knyttet til leveranse av IKTløsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre både på kort og på lengre sikt. 2. Styringsgruppen viser til at det de siste par år et gjort et betydelig utredningsog organisatorisk arbeid i Sveige hva gjelder nasjonale medisinske kvalitetsregistre og ser det hensiktsmessig å bygge på svenske erfaringer der disse er relevante for norske forhold. 3. Styringsgruppen understreker samtidig behovet for å se helseregisterfeltet i Norge under ett hva gjelder IKT-strategi, og å samordne utviklingen av felles teknologiske løsninger for sentrale helseregistre og medisinske kvalitetsregistre i regi av Nasjonalt Helseregisterprosjekt. 4. Styringsgruppen understreker også behovet for å utnytte eksisterende kapasitet og kompetanse i de regionale IKT-registermiljøene som virkemiddel for å dekke eksisterende og framtidig etterspørsel fra medisinske kvalitetsregistre. Styringsgruppen viser i den forbindelse til tidligere drøftinger og vedtak om at et begrenset flertall innregistreringsplattformer skal være tilgjengelige. 5. Styringsgruppen understreker at Hemit også i framtiden forventes å spille en viktig rolle som leverandør av løsninger til nasjonale kvalitetsregistre, og at MRS-plattformen fortsatt er en anbefalt løsning som forventes å få stor utbredelse. Vedlegg 3: Utdypende kommentarer vedrørende teknologiske løsninger for medisinske kvalitetsregistre Vedlegg 4: Redegjørelse fra Sveriges Kommuner och landsting (SKL) v/ IKTansvarlig for nasjonale kvalitetsregistre Jonas Lekanger. Side 47

48 Sak 5/12 vedlegg 3 Utdypende kommentarer vedrørende teknologiske løsninger for medisinske kvalitetsregistre A) Kunnskapsutviklingsprosessen: Målsettingen med kvalitetsregistre er økt kunnskap til helsetjenesten (klinikk og ledelse), myndigheter og befolkning. Denne prosessen krever 1. Innregistrering (datafangst fra den kliniske hverdag/pasienter) 2. Samling av data (sende / lagre / kvalitetskontrollere datasettene) 3. Analyse (sammenstilling og kunnskapsutvikling) 4. Publisering (kunnskapsformidling; statistikker, indikatorer, rapporter, forskningsbaserte publikasjoner) 1) De tekniske innregistreringsverktøy er et virkemiddel for å fange data. Sett fra klinikers ståsted skal registreringsverktøyet være egnet for registreringsformålet, og samtidig lett tilgjengelig og tilpasset klinikerens daglige kliniske arbeidsprosesser. Verktøyet skal i tillegg understøtte valgutfordringer i registreringen (veiledning, varsler fra innebygde valideringsregler). Videre skal verktøyet kunne støtte opp under samtykke/reservasjonsmekanismer. Det er et langsiktig mål at registreringen skal skje i EPJ/PAS, og at registerdata trekkes derfor. Det er for noen registre behov for å fange data direkte fra pasient i tilpasset dataverktøy. Dette krever egne registreringsskjema og særlige innloggings- og sikkerhetsløsninger. I tillegg må det være parallelle papirløsninger for pasienter som ikke bruker elektroniske verktøy. Hvis det brukes skjema som er kopibeskyttet kreves også lisenser og system for forvaltning av disse 2) Kommunikasjon og samling av datasettene gjøres mer eller mindre automatisert i elektroniske verktøy. De tekniske løsninger skal ivareta personvern og datasikkerhet. Det kan stilles krav til at datasettene krypteres for å øke sikkerhetsnivå. I denne fasen blir datasettenes kvalitet og kompletthet kontrollert av registersekretariat. Denne kontrollprosessen kan kreve sammenstilling mot sentrale registre, for eksempel NPR for å sjekke kompletthet. 3) Sammenstilling og analyse av data fra ett eller flere registre er registerprosessens kjerneprosess. Prosessen krever teknisk tilgjengelighet til datasettene, og ulike verktøy for å analysere data. Noen analyser kan settes opp i standardiserte rapporter som kan genereres ved teknisk tilrettelegging (selve rapporten er i prinsippet pkt 4) 4) resultat av analyser formidles i rapporter, statistikker, publikasjoner etc. og er registerprossesens leveranse. Side 48

49 B) Prosess for oppstart og utvikling av ett enkelt kvalitetsregister Utvikling av en innregistreringsløsning er en sammensatt teknisk og faglig prosess. Fagmiljøene definerer datasettene, valideringsreglene og rekkefølge. Teknologimiljøet tilrettelegger teknisk i det verktøyet som er valgt (om valg, se senere). Teknologene kan gjenbruke eksisterende løsninger, gjøre tilpasninger og i noen mekanismer kreve nyutvikling. Dette gjøres delvis sekvensielt ved at fagmiljø arbeider i periode, mens teknologer arbeider i påfølgende periode, deretter gjentas sekvensene. I vekslingene mellom sekvensene er det felles prosess hvor ulike muligheter blir vurdert. Dette er en prosess hvor fagmiljø og teknologer opplever å vente på hverandre. Utviklingsprosessen er sårbar dersom den ikke styres strengt. Fagmiljøene kan melde endringsbehov underveis pga av hensiktsmessighetsvurdering av det ferdige produktet, ulike faglig vurdering og ulike behandlingstradisjoner. Dette er en prosess hvor fagmiljøene ikke har rutine fordi etablering av register er en sjelden aktivitet for hvert enkelt miljø. Det er erfaringsmessig en utfordring for fagmiljøene å sette sluttstrek for de ulike versjonene. Teknologene har utvikling som hovedoppgave og har bedre grunnlag for å styre den tekniske utviklingsprosessen. Samtidig er gir den generelle teknologiske utvikling nye muligheter som kan invitere til å bygge inn nye løsningene. Dette vil forsinke prosessen. For å sikre god ressursutnyttelse i teknologimiljøene må disse løse flere tilsvarende oppgaver i motfase til klinikernes sekvenser. Klinikerne har klinikk i motfase til teknologene og er ikke på samme måte sårbar. Lange venteperioder er derimot en demotiverende faktor i fagmiljøene Etter at registrene er kommet til drift vil de teknologiske utviklingsmiljøene og fagmiljøene igjen arbeide sammen ved behov for oppdateringer av det faglige innhold og eller tekniske funksjonalitet. Dette er en tilsvarende sekvensiell prosess, men kortere enn første gang. Det er viktig både for ressursbruk hos teknologene og registerledelsen, for innregistreringsprosessen og sener analyseprosess at endringer ikke skjer for ofte. For å sikre tilbakemelding til de miljøene som registrerer inn i registrene er det helt nødvendig at tekniske miljøene utvikler rapporter etter registerledelsens bestilling. Disse utvikles på etter samme prosessuelle prinsipp som innregistreringsløsningen. Det er de samme mekanismene som skaper demotivasjon og regulerer ressursbruk som ved førstegangsutvikling Hvilke teknisk løsning ( produkt ) kan velges? Side 49

50 Dersom en isolerer vurderingen for valg mellom eksisterende registerløsninger til egenskaper i verktøy og prosess uavhengig av policy vil tre faktorer ha betydning : Kvalitet i teknisk løsning: Ulike tekniske løsninger for innregistrering kan ha ulike egenskaper og som bedre vil dekke registerets behov enn andre løsninger (MRS, Open QReg, Medinsite mfl). Det er p. t ikke noen oversikter som identifiserer tekniske kvalitetsforskjeller, men det kan være at et register har en løsning fra før som noen vil gjenbruke. Kompetanse Kompetanse er knyttet til tekniske utviklermiljøers kompetanse på gitte produkter. Kompetanseforskjellen er knyttet til ulik realkompetanse. Miljøene vil i hovedsak ha sammenlignbar formalkompetanse. Det kan være forskjeller i ulike miljøer på kompetanse til utvikling og kompetanse til drift. Dersom en velger registre fra eksterne firma vil kompetansen være knyttet til leverandørorganisasjonen. Kapasitet: Kapasitet i denne sammenheng knyttes til kompetanse fordi det er antall hoder med kompetanse som er variabelen. Kapasitet er evnen til samtidige produksjoner. Dersom det er RHF-teknologene som skal levere registrene er kompetansen summen av tilgjengelige ressurser i regionene. Kompetanse på produkter er overførbar gjennom opplæring. Så lenge basiskompetansen er den samme vil produktnavnet i seg selv er ikke avgjørende for kompetanse Den relative ressursbruk til kompetanseoverføring er relativt stor i kort perspektiv, men vil være liten i lengre perspektiv. Dersom en velger flere produkter må det opprettholdes realkompetanse på ulike produkter, men kapasitet øker ikke totalt. Fleksibilitet i kapasitet øker hvis de ulike miljøene har kompetanse på ulike produkter Uansett ett eller flere produkter vil kapasitet ikke bli effektiv før en finner klare kriterier for valg mellom produkter, en samlet oversikt over kapasitet og aktiv styring av denne C) Prosess for utvikling av teknologiske fellesløsninger Helse- og omsorgsdepartementets oppdrag til RHFene var utledet av Nasjonal helseplan og operasjonalisert i oppdragsdokument fom Det ble lagt vekt på å etablere serviceorgan for registerutvikling, drift og analyse, og dette ble adressert til Helse Nord ved SKDE. Ansvaret for den teknologiske utviklingen ble adressert til Helse Midt-Norge ved Hemit. (utviklingsarbeidet var da allerede påbegynt i RHFene) Bakgrunnen for spesifikk satsing på teknologi var flerdelt: Det skulle sikre rask overgang fra papir til elektronisk løsning. Elektronikk kunne gi bedre kontroll med lovkrav til personvern og datasikkerhet Side 50

51 Side 51

52 Sak 5/12 vedlegg 4 Redegjørelse fra Jonas Lekanger, prosjektleder IKT-spørsmål for nasjonale kvalitetsregistre, Sveriges kommuner og landsting (SKL), til SKDE v/ Philip Skau Ledsen för sen återkoppling. Här kommer en text som du kan använda helt eller delvis. It s all yours! Vi hörs! Jonas Det finns ingen ambition att ha en (1) gemensam/generisk plattform för kvalitetsregister i Sverige. Orsakerna till detta är flera men de främsta skälen är att de ca 100 Nationella Kvalitetsregister har olika funktionskrav. Register der dom följer interventioner har skilda krav från de register som följer kroniska tillstånd. I de flesta register sker all registrering på en specifik vårdenhet men vi ser även att registrering kommer att ske på flera vårdenheter för att bättre kunna följa en vårdprocess. Alla register ska användas för det lokala kvalitetsarbetet och därför behövs specifika återkopplingsfunktioner såsom deskriptiv statistik och sökfunktioner mm. Att utveckla och förvalta ett verktyg som kan uppfylla dessa funktionskrav är en mycket stor och tung uppgift. Ambitionen i Sverige är att ha ett begränsat antal IT plattformar där register som har liknande karaktärer kan ligga. Uppskattat behov är 5-8 st. Det finns även behov av samma antal, 5-8 unika IT-stöd för register med komplicerade processer. Antalet IT-stöd är dock inte det viktiga. Det viktiga är att det finns en gemensam standard för de variabler och indikatorer som följs, I Sverige finns Nationellt Fackspråk innehållande SNOMED CT, ICD 10 etc. samt att kommunikation mellan vårdens journalsystem och IT-stöd för registerverksamhet följer givna protokoll. Det är även viktigt att IT-stöden nyttjar Nationella säkerhetstjänster såsom HSAkatalog och SITHS-certifikat för autentisering av användare. Kvalitetsregisterkansliet på SKL arbetar i större grad för att ensa registren mot gemensamma standards och regelverk, än att aktivt minska antalet IT-stöd. Flera ITstöd kan eventuellt ge en (marginellt) högre förvaltningskostnad jämfört med ett (1) system. Vinsterna i funktionsanpassning och högre innovationsgrad väger dock tyngre. Side 52

53 Saksframlegg Møtedato Saksnr 6/12 Saksbehandler Anne Høye, SKDE Tittel Prosess for godkjenning av nye nasjonale kvalitetsregistre Bakgrunn for saken Prosess for godkjenning I sak 6/2010 ble det besluttet å følge en prosess for godkjenning av nye nasjonale registre der man tok utgangspunkt i at godkjenning ville ta ca ett år. Det ble utarbeidet et årshjul med: 1. Intern frist for søknad om nasjonal status i det enkelte RHF (1.april) 2. Frist for styringsgruppens samlede anbefaling til Helsedirektoratet (15.juni) 3. Beslutning i HOD i desember Etter å ha forsøkt implementering av årshjulet har det hele tiden vært et etterslep på 1-2 år, og det har ikke vært mulig å følge opp prosessen på en forutsigbar måte. I sak 39/2011 ble behovet for å revidere eksisterende prosess for godkjenning av nye nasjonale medisinske kvalitetsregistre derfor fremmet, med forslag om en løpende mulighet for godkjenning av nye registre til erstatning for søknad en gang per år med fastsatt frist. Dette for å gjøre prosessen mer tilgjengelig og forutsigbar for alle involverte. Det ble også understreket at ADene må ta selvstendig stilling til helsepolitisk prioritering av nye kvalitetsregistre før oversendelse til Helsedirektoratet og Helse- og omsorgsdepartementet. Styringsgruppen vedtok også at nasjonal status skal begrunnes ut fra faglige krav og klinisk forankring, ikke servicemiljøets utviklingskapasitet. Styringsgruppen vurderte forslaget om forenkling av søknadsprosess som positivt, men vedtok behov for egen sak med nærmere beskrivelse av en revidert, fortløpende godkjenningsprosess for nye nasjonale medisinske kvalitetsregistre, herunder beskrivelse av oppgaver, aktører og ansvarsfordeling skulle legges fram for styringsgruppen. Vedlegg 5 beskriver prosessen med ansvarsområder. Side 53

54 Krav og kriterier til nye registre I tråd med utdyping av oppdragsbrevet fra HOD til RHFene har servicemiljøet i 2009 beskrevet faglige krav til nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Disse ble vedtatt av styringsgruppen (sak 14/09) og oversendt til Helsedirektoratet, som ga sin tilslutning til forslaget før det ble sendt videre til HOD. Ett punkt ble lagt til fra Helsedirektoratets side punkt 10 - Relasjon til nasjonale faglige retningslinjer/veiledere og nasjonale kvalitetsindikatorer. I brev fra Helsedirektoratet til RHFene (vedlegg 6og 7) gis en oversikt over kravene, differensiert ut fra hvilken fase et register befinner seg i: Utgangspunktet for utarbeidelse av kravene var derfor basert på egenskaper ved påbegynte registre, og ikke for å ivareta behovet for å prioritere mellom ulike sykdomsområder for utvikling av nye registre. Sak 37/09 (vedlegg 8) tas derfor til orde for at det bør skilles mellom 1. Kriterier for helsepolitisk prioritering av sykdomsområder for etablering av nye nasjonale kvalitetsregistre I vedlegg 9 er det forsøkt skilt ut viktige elementer som bør dekkes. Punkt 1 (Generell begrunnelse for registerets betydning) og punkt 2 (Relasjon til nasjonale faglige retningslinjer/veiledere og nasjonale kvalitetsindikatorer) er hentet fra krav til registre. 2. Krav til design, kvalitet og drift av medisinske kvalitetsregistre for godkjenning som nye nasjonale kvalitetsregistre Som beskrevet er slike krav allerede utarbeidet (vedlegg 7), men bør være gjenstand for dynamisk evaluering og utvikling. I vedlegg 9 er kravene justert slik at forskjellen mellom prioriteringskriterier og krav blir tydeligere, men de vedtatte kravene bør gjennomgås og forbedres av styringsgruppens arbeidsutvalg i påvente av at det oppnevnes en utvidet ekspertgruppe (forslag i strategi- og handlingsplanen). Side 54

55 Til diskusjon: 1. Er det på noen måte mulig å forkorte godkjenningsprosessen? 2. Gjennomgang av kriteriene innspill til eventuelle endringer. Forslag til vedtak 1. Styringsgruppen tilslutter seg forslag til revidert prosess for godkjenning av nasjonale medisinske kvalitetsregistre ut fra ansvarsbeskrivelse for de ulike aktørene, med de endringer som framkommer i diskusjon. Prosessen evalueres etter to år. 2. Styringsgruppen tilslutter seg forslag om prioriteringskriterier for sykdomsområder, med endringer framkommet i diskusjon. 3. Styringsgruppen ber sekretariatet gjennomgå tidligere vedtatte krav til nasjonale medisinske kvalitetsregistre på vurderingspunkt 1 og 2, med de endringer som framkommer i diskusjon, slik at disse kan vurderes av arbeidsutvalget. Når den foreslåtte ekspertgruppen (jfr. servicemiljøets strategi- og handlingsplan ) er opprettet bør krav og kriterier evalueres med jevne mellomrom. Vedlegg 5: Prosess for godkjenning av nasjonale medisinske kvalitetsregistre Vedlegg 6: Nasjonale medisinske kvalitetsregistre - brev fra Helsedirektoratet Vedlegg 7: Dagens kriterier for godkjenning av medisinske kvalitetsregistre Vedlegg 8: Saksframlegg interregional styringsgruppe sak 37/2009 Vedlegg 9: Kriterier for helsepolitisk prioritering Vedlegg 10: Krav for godkjenning Side 55

56 Sak 6/12 vedlegg 5 Side 56

57 Sak 6/12 vedlegg 6 Nasjonale medisinske kvalitetsregistre forslag til krav Side 57

58 Side 58

59 Sak 6/12 vedlegg 7 kvalitetsregistre Dagens kriterier for godkjenning av medisinske Side 59

60 Side 60

61 Side 61

62 Side 62

63 Side 63

64 Side 64

65 Sak 6/12 vedlegg 8 Saksframlegg interregional styringsgruppe sak 37/2009 Side 65

66 Side 66

67 Side 67

68 Side 68

69 Sak 6/12 vedlegg 9 Kriterier for helsepolitisk prioritering Side 69

70 Sak 6/12 vedlegg 10 Krav for godkjenning Side 70