Vår ref Deres ref: Saksbehandler Dato 2014/466-41/G01 Elfrid Boine

Transkript

1 Notat Vår ref Deres ref: Saksbehandler Dato 2014/466-41/G01 Elfrid Boine Til: Anne Toril Eriksen Balto, Lisbeth Faltin, Arnulf Soleng, Randi Johansen Paltto Formannskapet, Kommunestyret Rapport - oppfølging etter Karasjok kommune har mottatt skjønnsmidler for å følge opp ofrene etter Karasjok kommune mottok til sammen: Sum kr kr kr I tillegg har Karasjok kommune gitt tilskudd til dekning av utgifter knyttet til Utøyaofre i 2014, til sammen kr For 2011 og 2012 fikk Karasjok kommune tildelt skjønnsmidler ut fra reelle kostnader. For 2013 er skjønnsmidler gitt etter søknad fra kommunen. 1 Tildeling pr kr Tildeling pr kr Kárášjoga Gielda / Karasjok kommune, Ráđđeviessugeaidnu 4, 9730 KÁRÁŠJOHKA

2 Kriseledelsen Kriseledelsen ble etablert straks det ble kjent at ungdommer fra Karasjok var involvert i tragedien. Kriseledelsen er den overordnede ledelsen av en krise i kommunen og er operativ i den første perioden når en krise oppstår. Etter hvert skal oppdraget overtas av hjelpetjenester i kommunen. Dette er også gjort i dette tilfellet. Organisasjonssjefen var på jobb og etablerte kriseledelsen. En rekke nøkkelpersoner ble tilbakekalt fra ferier og det ble iverksatt tiltak for å ta imot ungdommen og sikre rask oppfølging av ungdommene og deres pårørende, på individnivå eller i gruppe. Det har vært avholdt 2 møter , og det er utarbeidet en logg for perioden Det er ikke skrevet referater fra møter i kriseledelsen. Det meste av aktivitetene er gjort i denne gruppa, og er videreført av hjelpetjenesten i det videre arbeidet etter Det viktigste arbeidet i etterkant av ble utført av kriseteamet, og kriseleder bisto kriseteamet i forbindelse med dens arbeid. Den første måneden ble det initiert til kafe på Samisk videregående skole der kommunens medarbeidere bisto i arbeidet. Tilbudet ble gitt til ungdommen, pårørende og venner. Her hadde ungdommen mulighet til å være sammen, bearbeide det inntrufne og få bistand til samtaler. Kriseteamet Det viktigste arbeidet i etterkant av ble utført av kriseteamet, og fungerende kriseleder bisto kriseteamet i forbindelse med dens arbeid. Det er ført referater fra møtene mellom kriseteamet og kriseleder. Det har vært avholdt møter i kriseteamet. Lege var leder i ressursgruppa. Medarbeider i psykisk helse, undervisningsinspektør, barnehageleder og leder på utviklingssykehjemmet har vært deltakere i gruppa. Referat fra møtene er ikke gjort kjent og lagt inn i et felles system. Organisasjonssjefen deltok på noen av møtene i kriseteamet. På den måten ble administrasjonen holdt løpende orientert om progresjon og informasjon om tiltak som ble iverksatt. Kontaktpersoner Mange ungdommer fra Karasjok ble berørt av tragedien, og kontaktpersonenes oppgaver var å ha personlig kontakt med de som var direkte berørt og deres pårørende. Kontaktpersonene har hatt kontakt med heimen gjennom årene, det har variert ut fra den enkelte ungdom og familiens situasjon for øvrig. Følgende var kontaktpersoner: 2

3 1. Undervisningsinspektør i grunnskolen 2. Helsesøster 3. Leder utviklingssykehjemmet 4. Medarbeider psykisk helse 5. Barnehageleder Dokumentasjon Ved gjennomgang av innkommet og utsendte brev som er registrert i ephorte som er kommunens elektroniske arkivsystem, er organisasjonssjef i all hovedsak mottaker i perioden 2011, 2012 og fram til januar Det er uklart om korrespondanse er videreformidlet til avdelingsledere og andre aktuelle parter. Helse- og omsorgssjef og rektor har mottatt innkommet post som er fagspesifikke. Det var ikke krav til søknad om midler i 2011 og Da kommunen valgte å søke om midler i 2013, ble søknaden skrevet av helse- og omsorgssjefen. Den har organisasjonssjef oversendt utfylt rapporteringsskjema til fylkesmannen. Skjemaet er fylt ut av organisasjonssjefen etter dialog med kriseteamet. Det har vært informasjon om på rådmannens ledergruppe, men det har ikke vært satt opp som eget tema. Karasjok kommune har ikke utarbeidet rapporter som forteller noe om bruken av midlene. Fylkesmannen har ikke stilt krav om spesifikk rapportering i 2011 og I tildelingsbrev for midler i 2013, stilles det krav til rapportering om bruk av midlene. Dette kravet er ikke fulgt opp. Oppfølging i grunnskolen Grunnskolen har i egen rapport til rådmannen orientert om hvordan skolen har fulgt opp elever. Rapporten legges ved. Tiltak i skolen 1. Tilpasset skolehverdagen til den enkelte eleven 2. Veiledning og opplæring til lærere for å forberede mottakelse av elevene på skolen. 3. Brukt veiledningshefter i personalgruppa tid til å lese, drøfte tiltak for å være forberedt til å møte ungdommer i krise. 4. Tilbud om hjemmeundervisning 3

4 Oppfølging i helse og omsorg Flere tjenesteområder har bistått i oppfølging av ungdommen. Disse har vært: Legetjenesten Helsesøster Barnevern Psykisk helse NAV kommune Tjenestetilbudet har i hovedsak vært knyttet til den enkelte ungdommen og deres behov. Tilbud om legebistand i den første perioden, samtaler med lege, helsesøster, psykisk helse, barnevern og økonomisk bistand er gitt der det har vært nødvendig. Der det har vært gitt tjeneste og bistand fra lege, ligger informasjonen om ungdommen i legejournalen. Ungdommene har mottatt oppfølging fra legetjenesten og spesialisthelsetjenesten vedrørende tre måneders og seksmåneders kartlegging. Ungdommene ble innkalt til time til lege/spesialist. Kartlegging og informasjon av denne oppfølginga ligger i den enkeltes pasientjournal. Møter Organisasjonssjefen har hatt det overordnede ansvaret for oppfølging av Det framkommer av dokumentasjon og ved gjennomgang av tiltak som er gjort. Samtidig har andre enheter innenfor helse og skole hatt en sentral rolle i prosessene. Det er variabelt om det er skrevet referat, oppsummeringer fra møtene. De er ikke lagt inn på et felles område som kan hentes i etterkant. Rapporteringer Følgende rapporteringer er gitt til fylkesmannen/andre offentlige instanser. 1. Organisasjonssjefen: Rapport oversendt fylkesmannen Følgende rapporteringer er gitt til politiske utvalg/kommunestyret: 1. Årsmelding 2011 pkt 3.4 Helse og omsorg 4

5 Uforutsette hendelser i 2011: Utøya-tragedien rammet mange ungdommer og familier i Karasjok. Det er brukt forholdsvis mye ressurser i forbindelse med oppfølging og etterarbeid etter tragedien. Kommunen mottok ekstraordinære skjønnsmidler som finansiering av disse utgiftene. 2. Årsmelding 2013 Pkt 3.4 Helse og omsorg Kommunen har de siste årene rapportert om merkostnader tilknyttet oppfølging etter Utøya- hendelsen på ca Dette er kostnader som i hovedsak er merkostnader i helse og omsorgstjenestene, uten at ansvarsområdet er overført merinntektene. Utover dette, er det ikke utarbeidet rapporter til fylkesmannen og kommunestyret som viser og orienterer om tiltak som er iverksatt og hvordan midlene er brukt. 5

6 Oversikt over bruken av midler til ulike tiltak i perioden Totalt kommentar , , , , ,00 SKJØNNSMIDLER , , ,00 0, ,00 KOORDINERING AV RESSURSGRUPPE/KONTAKTPERSONER , , ,00 Kommunelegens koordinering av ressursgruppa og kontaktpersoner. KRISELEDELSE , ,00 Overordnet kriseledelses ressursbruk Kafe for ungdom i den første perioden. Kostnader for RESSURSGRUPPA , , ,00 MØTE/KONTAKT MED UNGDOM OG PÅRØRENDE ,00 KURS/VEILEDNING KRISETEAM , , ,00 ANDRE KOMMUNALE RESSURSER (helsesøster/psykisk helse) , , ,00 INNKJØP AV DIVERSE (mat,telefon,kopiering,porto) , ,00 KONTAKTPERSONER 4 425, , ,00 OPPFØLGING BERØRTE 8 800,00 ressursgruppa, lønn med mer. Ressurspersoner har hatt møter og forberedelser i sin kontakt med pårørende og ungdommen. Kurs og veiledning for medlemmer i kriseteam. Deltatt på eksterne kurs og samlinger i Alta og Vadsø. Direkte kostnader ved oppfølging av enkeltpersoner. Direkte kostnader ved oppfølging og egenandeler leger, inntektstap legestasjon kr pr uke i 6 måneder. DEKNING EGENANDELER ,00 REISE PORSANGER (minnemarkering) 1 000,00 Leie av buss til Porsanger. MINNEMARKERING 9 000, , ,00 Minnemarkering i Oslo august Kárášjoga Gielda / Karasjok kommune, Ráđđeviessugeaidnu 4, 9730 KÁRÁŠJOHKA

7 2011. ROSETOG BLOMSTERMARKERING 1 500,00 Tilrettelegging tekniske hjelpemidler i forbindelse med rosetoget. Forberedelse for eventuell 1 ÅRS MARKERING (KIRKA) 2 000,00 minnemarkering 1 årsdagen. Ressurspersoner som fikk sine ferier UTSATT FERIE RESSURSPERSONER ,00 avbrutt på grunn av hendelsen. EKSTRA LEGE UKE ,00 Ekstra legevikar hus og reise. NAV , , , ,00 Kostnader enkelttiltak PLANLEGGING/TILLRETTELEGGING SKOLE , ,00 Planlegging og forberedelse ved skolen AVSATTE RESSURSER HJEMMEUNDERVISNING ,00 Avsatte midler til hjemmeundervisning. OPPFØLGING SKOLE ,00 Oppfølging gjort av inspektør ved skolen EKSTRA RESSURS ØKONOMIKONTORET ,00 Leid inn ekstraressurs ved økonomikontoret på grunn av ferieavvikling. MERKOSTNADER VIKARER , ,00 Merkostnader ved sykefravær som ikke dekkes av NAV. SOSIAL OPPFØLGING 3 000, ,00 FDV og husvære for enkelte pårørende og oppfølging i FORBEREDELSE (SPØRRESKJEMA) ,00 Spørreskjema sendt ut i forkant av rettsaken, samt etterbehandling av data. Direktekontakt med ungdommene. Planlagt beredskap for støttesamtaler, helsesøster, psykisk BEREDSKAP PSYKOSOSIAL OPPFØLGING ,00 helse og barnevern. VEILEDNING FRA SANKS TIL ANSATTE VED Sanks forberedte ansatte ved grunnskolen på mottak av elever og SKOLEN ,00 foreldre. GENERELL TILRETTELEGGING , ,00 Forberede foreldre og ansatte i 7

8 KONTAKTTLÆRERE GENERELL TILRETTELEGGING BARNEHAGER 5 000, ,00 BEREDSKAP I FORBINDELSE MED RETTSSAKEN ,00 OPPFØLGING I FORBINDELSE MED RETTSSAKEN ,00 RETTSSAKEN ,00 skolen i forbindelse med rettssaken. Forberede foreldre og ansatte i barnehagen i forbindelse med rettssaken. Beredskap/tidsbruk i forbindelse med rettsaken, jfr ressursgruppa Tidsbruk/formidling av det som foregikk i rettssaken. Ressursgruppa og kontaktpersoner Alta. Permisjon med lønn for pårørende i forbindelse med rettssaken. Her er også vikarutgifter medregnet. 8

9 Oppsummering Hendelsen skjedde i ferietiden, og flere nøkkelpersoner ble tilbakekalt fra ferier. Det ble også satt inn vikarer der kommunen har medarbeidere som var berørt av hendelsen. Karasjok kommune har valgt å ha fokus på bistand knyttet til enkeltindividet og deres behov. De første ukene ble det tilbudt hjelp både på individ- og gruppenivå. Det er gjort en rekke tiltak på individnivå. Tilbudene har vært gitt i både førstelinje- og andrelinjetjenesten. Kommunen hadde felles gruppemøter rett etter at ungdommene kom hjem. Før rettssaken var det også lagt opp til fellestreff. Det har også vært oppfølging av ungdommene i forbindelse med rettssaken. Hjelpetiltak i grunnskolen for elevene. Muligheter til å trekke seg tilbake på grupperom, tilrettelegging av opplæringen og tilbud om hjemmeundervisning Tiltak knyttet til sosialbistand for ungdommer og pårørende. Veiledning, opplæring, kurs for kontaktpersoner, hjelpetjenester, grunnskole og barnehage. Evaluering av prosessene Karasjok kommune valgte en innfallsvinkel som gikk på å følge opp enkeltindivider. Vi ser at det kunne vært gitt tilbud om både individ- og gruppesamtaler med ungdommen og pårørende. Selv om mange av ungdommene flyttet ut av kommunen, hadde det vært formålstjenlig med gruppesamtaler for de ungdommene som er i kommunen til enhver tid. Karasjok kommune fikk skryt for den første oppfølgingen og ivaretakelsen av ungdommene da de kom hjem fra Utøya. Kommunens hjelpetjeneste har gitt uttrykk for at ungdommene på eget initiativ skulle ta kontakt ved behov. Tilbakemeldingene vi får nå, er at det har vært vanskelig for de berørte å ta det initiativet. Oppfølginga skulle klart hatt en vinkling der kommunens hjelpetjeneste hadde et system for å innkalle og følge opp ungdommene. Veiledning og oppfølging av medarbeidere som har fulgt opp ungdommene og familiene har vært nyttig og nødvendig. Kárášjoga Gielda / Karasjok kommune, Ráđđeviessugeaidnu 4, 9730 KÁRÁŠJOHKA

10 Side 10 av 10 Det burde vært skrevet årlige rapporter som beskrev hvordan Karasjok kommune har fulgt opp ungdommene og deres pårørende. I denne beskrivelsen skulle bruken av midler framkommet. Rapporten kunne vært sendt til orientering til kommunestyret og fylkesmannen. I tillegg burde ungdommene fått rapporten tilsendt til orientering. Det har ikke vært tilstrekkelig systemer i internt i administrasjonen for å orientere om tildelte midler som er kommet og bruken av disse. Det har vært uklart ansvar og fordeling av oppgaver/oppdrag mellom kriseledelse og kriseteam. Videre oppfølging Rådmannen tar initiativ til å følge opp ungdommene gjennom brev og invitasjon til dialogmøte i gruppe og individuelt ved behov. Kriseteamet bidrar i dette arbeidet og kommunepsykologen involveres i arbeidet. Karasjok kommune tar initiativ til årlige dialogmøter med ungdommen, dette drøftes i møte med ungdommen og tilpasses deres behov. Karasjok kommune har en gjennomgang og sikrer at rutiner og prosedyrer for internt arbeid når det oppstår krisesituasjoner innen følgende områder: Hvordan trekke med de som er kriserammet og berørt i kriser Sikre oppfølging over tid og utvikle klare milepælplaner for hvilke grep og tiltak som skal iverksettes med klart ansvar. Sikre god interne rutiner for at ansvar og oppdrag blir gitt de som skal bistå i oppfølging av de som er rammet av krisen. Rutiner for informasjonsflyt om tildelte midler, krav om rapporteringer som gjøres kjent for tildelingsmyndighet, kommunestyret og eventuelt kriserammede. Elfrid Boine Rådmann 10