Saksnr: Anskaffelsesstrategi Fra behov til kontraktoppfølging. Behov Konkurranse Kontrakt. Kontraktoppfølging

Transkript

1 Saksnr: Anskaffelsesstrategi Fra behov til kontraktoppfølging Behov Konkurranse Kontrakt Bestilling Betaling Kontraktoppfølging Innkjøpsseksjonen Desember 2012

2 Innholdsfortegnelse 1 Status for anskaffelsesområdet i Resultater av Innkjøpsstrategi Innkjøpsorganisering og fullmakter Leverandør og anskaffelsesstrategi Bruk av elektroniske verktøy Samfunnsansvar og omdømme Kompetanse Innkjøpssamarbeid Oppfølging av regelverk i perioden Innkjøpsanalyse 2010 og Organisering av anskaffelser i Bergen kommune Rammebetingelser regelverk Fra behov til kontrakt Risiko og prioritering Identifikasjon og avgrensning av behov Etablering og bruk av anskaffelsesteam Leverandørmarkedsanalyse Innovasjon Strategi og spesifikasjon Samfunnsansvar Miljøkrav i anskaffelser Universell utforming Sosialt ansvar Reserverte kontrakter Lønns- og arbeidsvilkår Økologiske varer Rettferdig handel Ideell sektor som leverandør til det offentlige Krav om lærlingeordning Samfunnsansvar - behov for et helhetlig grep Økonomisk effekt av anskaffelser Verktøy for effektiv gjennomføring av anskaffelser Fra bestilling til betaling Innkjøpsfullmakter og ansvar ehandel = effektiv og sikker transaksjonshåndtering Status, planer, mål for perioden efaktura Avtaledekning og gevinstpotensial Kontrakter og kontraktoppfølging Kontraktoppfølging Oppfølging av leverandørens kontraktsforpliktelser Oppfølging av oppdragsgivers kontraktsforpliktelser Gevinstrealisering Fra oppfølging til ny konkurranse KAV - kontraktadministrasjonsverktøy Organisering, forankring og ressurser Innkjøpsseksjonen effektiv ressursbruk Nye rutiner for faglige innspill og kontroll Nye rutiner for bistand Etablering av rammeavtaler Rådgivning Prosjektledelse Anskaffelsesplan og innkjøpskontakt i byrådsavdelingene Skriftlig mandat Inndeling etter fagområde Intern oppfølging og kontroll innen anskaffelsesområdet Oppsummering og prioriteringer Mål og tiltak Fra behov til kontrakt Fra bestilling til betaling Kontrakter og oppfølging Organisering, forankring og ressurser

3 Innledning Bergen kommunens første anskaffelsesstrategi (Innkjøpsstrategi ) ble vedtatt av bystyret i 2007 under sak Sak om status for arbeidet med strategi og handlingsplan ble behandlet av bystyret i 2009, sak Kommunens visjon fra 2007 «Profesjonelle innkjøp bedre tjenester» står seg fortsatt. Nærmere en tredjedel av kommunens budsjett går til å anskaffe varer og tjenester. Ved økt oppmerksomhet på de muligheter som ligget i gode og målrettede anskaffelser, vil en i større grad være rustet til å møte de økonomiske utfordringer som kommunens tjenestetilbud vil møte i årene fremover. Strategi har vært førende for utviklingen av kommunens anskaffelsesområde i perioden. Gjennom anskaffelsesstrategi er det behov for å videreutvikle og supplere de strategiske føringene ved å sette et særskilt fokus på områder hvor mulighetene for forbedring er stor. Strategi skal danne grunnlag for Gode og regelverkskonforme anskaffelser gjennom o Ledelsesforankring o Holdningsskapende arbeid og kompetanseheving Mest mulig effektive anskaffelser gjennom o Hensiktsmessig planlegging og organisering av anskaffelser av varer, tjenester, IKT og bygg & anlegg o Økt bruk av elektroniske verktøy o Gevinstrealisering gjennom systematisk kontraktsoppfølging Mer samfunnstjenlige anskaffelser gjennom o Sterkere prioritering og forankring av ulike samfunnshensyn Systematikken i det følgende er at hele kapittel 1 er en gjennomgang hva kommunen har oppnådd de siste fire årene og derav vårt ståsted i Deretter følger de særlige forhold som skal ivaretas frem mot 2016, «Fra behov til kontrakt» i kapittel 2, fra «Bestilling til betaling» i kapittel 3, «Kontrakter og Kontraktoppfølging» i kapittel 4 og «Organisering, forankring og ressurser» i kapittel 5. Kapittel 6 «Oppsummering og prioriteringer» inneholder mål og tiltak knyttet til det som er beskrevet i kapittel Status for anskaffelsesområdet i 2012 Innkjøpsstrategi , hadde følgende ønsket ståsted for 2012: Bergen kommunes anskaffelsesfunksjon skal være kjennetegnet av profesjonelle holdninger, høy kompetanse og fokus på etikk og miljø. Det skal arbeides tverrfaglig og systematisk på alle nivåer i en innkjøpsprosess og en skal ha gode prosedyrer for oppfølging av leverandører. Gjennom målrettet satsing skal vi være blant de ledende kommunene i landet på iverksetting av ehandel og elektronisk samhandling. Ved samhandling, effektiv organisering, og utarbeidelse av innkjøpsverktøy, skal innkjøpsfaget ha sterk ledelsesforankring i Bergen kommune. Økonomisk effekt av kommunens innkjøpsprosesser skal synliggjøres gjennom bruk av måleindikatorer. Kommunen skal være en naturlig samarbeidspart for andre offentlige aktører i Bergensregionen. Innkjøpssamarbeidet utvikles og forvaltes i en balanse mellom markedsmakt og samfunnsansvar. På flere områder har kommunen tatt solide steg fremover og har helt eller delvis nådd viktige mål. Utviklingen i de krav som settes til kommunen gjennom regelverk og regelutvikling i domstolene og Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA), medfører at kommunen kontinuerlig må arbeide med sin anskaffelsespraksis. Dette gjør at selv de mer vellykkede strategiområdene ikke kan anses som ferdig, til tross for at mye etter hvert har falt på plass. Oppsummert kan en si at det gjenstår et stykke arbeid før kommunen har etablert overnevnte ståsted. Det er derfor nødvendig at det fortsatt er et sterkt fokus på de områdene der målene ikke er nådd og at ønsket ståsted videreføres til

4 1.1 Resultater av Innkjøpsstrategi Gjennom strategi og vedtatt handlingsplan har det vært arbeidet systematisk med seks hovedområder. I det følgende vil det bli gitt en kort gjennomgang: Innkjøpsorganisering og fullmakter Identifisering av de ulike rollene i anskaffelsesprosesser, fokus på avtalelojalitet og etablering av rutiner for regeletterlevelse og felles opptreden overfor leverandørmarkedet, har i samsvar med handlingsplanen hatt hovedfokus i strategiperioden. Gjennom etablering av bistandsrutiner har Innkjøpsseksjonen fått oversikt over en stor del av kommunens anskaffelsesbehov. Innkjøpsseksjonen har årlig bistått kommunens avdelinger, etater og foretak i rundt 70 saker. Dette har vært et vesentlig bidrag til å kunne foreslå samordning og effektivisering, og å etablere felles rammeavtaler. Antallet kunngjøringer på Databasen for offentlige Innkjøp (Doffin) har økt i perioden. Bystyrets vedtak om midlertidige avvikling av egendefinert kunngjøringsgrense i 2009 og vedtak om endelig avvikling i 2011, har i slutten av perioden ført til en noe svakere økning i antall kunngjøringer, men da for anskaffelser med verdi under terskelverdien for obligatorisk kunngjøring på kr Resultatene av økt oppmerksomhet og økte ressurser på innkjøpsområdet, er at en større del av kommunens anskaffelser utsettes for konkurranse og gjennomføres i samsvar med Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det skjer likevel et visst omfang av ulovlige direkteanskaffelser og anskaffelser i gråsonen av regelverket, blant annet på grunn av manglende samordning av kommunens samlete behov Leverandør og anskaffelsesstrategi Det har i strategiperioden vært arbeidet med å få på plass rammeavtaler på nye områder. Selv om dette arbeidet har hatt høy prioritet, er det blitt forsinket av et stort behov for å overføre kapasitet fra Innkjøpsseksjonen til bistand i enkeltanskaffelser for avdelinger, etater og foretak. Arbeidet med å etablere faste anskaffelsesteam for å sikre anskaffelser som i størst mulig grad dekker kommunens behov har ikke fått tilstrekkelig prioritet, men vil få et sterkere fokus i ny strategiperiode. Det har vært arbeidet systematisk med å benytte markedet bedre gjennom standardisering av vareutvalg og hyppigere konkurranser. For enkeltområder har dette gitt store økonomiske gevinster. F.eks. har en standardisering av vareutvalget innen kontormateriell resultert i betydelig reduserte priser på volumprodukter. Som et ledd i å møte markedet på en mer ensartet og gjenkjennelig måte ble det i 2010 vedtatt å ta i bruk nye konkurransemaler og kontraktsmaler for kjøp av varer og tjenester (byrådssak 1342/10). Det er utviklet en rekke andre maler og et nytt system for indeksregulering av kontrakter. Alle maler er tilgjengelig i kommunens sak-/arkivsystem (BKsak). Det er etablert nye rutiner for leverandøroppfølging som blant annet sikrer at det foretas grundigere vurderinger før eventuelle opsjoner på kontraktvarighet utløses. Innkjøpsseksjonen har i perioden gjennomført mange oppfølgingstiltak, både overfor leverandører (bl.a. priskontroll) og oppfølging av tjenestestedenes bruk av avtaler. Avvik følges opp både overfor leverandørene og den enkelte resultatenhet/ledelsen i byrådsavdelingene. Det er utarbeidet måleindikatorer og metoder for beregning og oppfølging av forventede gevinster i anskaffelser. I en krevende prioritering av innkjøpsseksjonens ressurser, har imidlertid videre oppfølging av dette i stor grad blitt nedprioritert Bruk av elektroniske verktøy Arbeidet med å ta i bruk elektroniske verktøy både i konkurransegjennomføring og i prosessene fra bestilling til betaling - og i kontraktsadministrasjon, har hatt høy oppmerksomhet i perioden. Imidlertid har leverandørenes utvikling av verktøyene på noen områder tatt lenger tid enn forutsatt. I tillegg kommer organisasjonsmessige utfordringer ved at obligatorisk bestilling gjennom innkjøpsmodulen i økonomisystemet medfører endringer i både rutiner, oppgaver og kompetansebehov og derfor er krevende å gjennomføre på en del arbeidssteder. ehandel (elektronisk bestilling): Kommunen har med utgangspunkt i Stortingsmelding 41 ( ) og planen enorge 2009 satset på bruk av ehandel siden overgang til Agresso økonomisystem i Kommunen har stått fast på sin strategi om en innkjøpsløsning som er fullt integrert mot økonomisystemet. Dette har vært en tyngre vei enn man først kunne forutse. Utfordringene har vært knyttet til verktøyenes modenhet og andre forhold både på kommunens og leverandørenes side. Først i overgangen 2010/2011 løsnet det. For 11 av kommunens leverandører er ehandel nå eneste mulige bestillingskanal. Ytterligere «låsing» mot ehandel vil gjennomføres fortløpende. I 2011 hadde kommunen nesten dobbelt så mange bestillinger over ehandel som i En tilsvarende økning vil bli nådd i

5 efaktura: Statens prosjekt med innføring av nytt elektronisk standardformat (EHF) og etablering av nødvendig infrastruktur i sammenheng med dette, har tatt betydelig lengre tid enn det som var forutsatt i På kort sikt har dette forsinket kommunens innføring av efaktura som startet i 2010, basert på tidligere markedsstandard. På lengre sikt vil etableringen av et standardformat som leverandørene er pålagt å bruke ved fakturering til staten, gjøre det lettere også for kommunen å kreve dette fakturaformatet fra alle avtaleleverandører. Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV): I 2009 tok kommune i bruk det elektroniske konkurransegjennomføringsverktøyet til Mercell AS. Dette er ett av to verktøy som er tilbudt det offentlige ved en konkurranse gjennomført av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI). Målet er økt konkurranse ved å forenkle arbeidsprosesser, sikre likebehandling av tilbydere, og gjøre kommunikasjonen mellom oppdragsgiver og tilbydere enklere og sikrere. I tillegg sparer en miljøet for store mengder papir. Innkjøpsseksjonen benytter KGV i økende grad, og gjennomførte 42 konkurranser ved bruk av dette i Antall brukere er fortsatt lavere enn opprinnelig planlagt, og det er fortsatt et behov for både videreutvikling og integrasjoner mot KGV for å oppnå ønsket effekt. Bergen kommune har vært en av foregangskommunene i dette arbeidet. Avtaleregister: Det er etablert en avtaleoversikt i Agresso hvor det pr. i dag er registrert rundt 500 kontrakter. Dette er blitt et viktig verktøy for å kunne gjøre analyser av kjøp på og utenfor avtaler. Imidlertid savnes god nok funksjonalitet for utløpsvarsling og oppfølging av kontrakter. Nye løsninger som kan dekke en større del av behovene for kontraktsadministrasjon er derfor under vurdering Samfunnsansvar og omdømme Bergen kommune legger stor vekt på etikk, miljø og samfunnsansvar i sine anskaffelser av varer og tjenester. Det er iverksatt en rekke tiltak for å sikre at samfunnshensyn blir en naturlig del av kommunens anskaffelser. Det er utarbeidet veiledningsmateriell og forslag til formuleringer knyttet til kvalifikasjonskrav, teknisk spesifikasjon, kontraktsvilkår og tildelingskriterier i konkurransemaler. Byrådets vedtatte retningslinjer knyttet til Fair Trade (110/07), Tropisk trevirke (1293/08) og Reserverte kontrakter (1104/0 og 1313/09.) er innarbeidet i overnevnte veiledningsmateriell. Fra 2009 til 2011 hadde kommunens Innkjøpsseksjon prosjektansvaret for «Knutepunkt Hordaland» som er en del av regjeringens handlingsplan for miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser. Prosjektet bidro med kompetansetiltak for offentlige og private aktører i fylket. Det har vært arbeidet målrettet for å stille egnede krav og kriterier både ved utarbeidelse av maler og konkret til den enkelte konkurranse. Kommunen har videre aktivt tatt i bruk bestemmelse om reserverte kontrakter for arbeidsmarkedstiltaksbedrifter Kompetanse Det har vært arbeidet med å profesjonalisere de ulike rollene i en anskaffelsesprosess fra bestilling til betaling, ved å tilby tilpasset opplæring. Innkjøpere og hovedbestillere er etablert som to grupper. Innkjøpsseksjonen har halvårlige kompetanseplaner hvor det tilbys kurs i regelverk, frokostmøter og halvdagskurs med ulike faglige tema. Anskaffelser er også sammen med økonomi tema ved kommunens satsing på «Basisledelse». I tillegg gjennomføres det i gjennomsnitt på 4-5 kurs pr. måned i praktisk bruk av ehandel. Til tross for betydelig innsats, er det et stykke igjen til at alle de som faktisk skal arbeide med kommunens anskaffelser er tilført rett kompetanse. Dette gjelder alle roller fra det å skulle definere behov og delta i anskaffelsesgrupper til det å drifte inngåtte kontrakter Innkjøpssamarbeid Gjennom eget nettsted har samarbeidspartnere fått tilgang til bedre informasjon, maler og verktøy for gjennomføring av offentlige anskaffelser. Tilbud om kompetansetiltak og felles avtaler har økt i perioden. Med 15 samarbeidskommuner, to statsetater og 3 øvrige virksomheter er innkjøpssamarbeidet det største i regionen Oppfølging av regelverk i perioden Kunnskap om regelverket og regeletterlevelse har hatt høy prioritet i strategiperioden. Det gjelder lov og forskrift om offentlige anskaffelser, forskrift om lønns og arbeidsvilkår, offentleglova og alminnelig avtalerett. Kurs og kompetanseoverføring i praksis via bistandssaker, og tilgang til informasjon via intranettet, har vært strategiske virkemidler. Innkjøpsseksjonen registrerer en økende bevissthet om regelverket for offentlige anskaffelser. Det er likevel et godt stykke å gå når det gjelder forståelse av kompleksitet og arbeidsomfang for å sikre gode anskaffelser. Dårlig planlegging og hastverk er blant de vanligste feilene. Det er videre behov for større forståelse for hva regeletterlevelse omfatter, herunder avtalelojalitet og oppfølging av inngått kontrakt. 4

6 1.2 Innkjøpsanalyse 2010 og 2011 Det ble i 2011 foretatt en relativt omfattende gjennomgang av Bergen kommunes innkjøp i Utvalget ble begrenset ved at alle utgifter relatert til nybygg, utbygging av infrastruktur med videre, ikke ble omfattet av analysen. Det samme gjaldt kjøp til kommunale foretak og aksjeselskap, ettersom dette er områder som innkjøpsseksjonen ikke har full oversikt over. I kommende periode er det imidlertid nødvendig å prioritere grundigere analyser på alle disse områdene. Av totalkjøpet av varer tjenester på ca. 4 milliarder i 2010 inngikk ca. 1,9 milliarder i analysen. Av disse kjøpene ble ca. 2/3 foretatt på kontrakter/rammeavtaler basert på konkurranse. Det resterende, altså kjøp for ca. 600 mill. ble foretatt uten konkurranse. Disse kjøpene er fordelt på ca leverandører, der de aller fleste kjøpene er relativt små: For (85 %) av disse leverandørene er omsetningen pr. år under kr Bare ca.70 av de leverandørene har en omsetning på over 0,5 mill. pr. år til kommunen. Kjøpene er delvis i konflikt med inngåtte rammeavtaler, men størstedelen av kjøpene er på områder som ikke er omfattet av rammeavtaler Det er også gjort en lignende gjennomgang av 2011 regnskapet, og funnene der er relativt tilsvarende. Analysearbeidet er krevende og store deler av analysen er derfor gjort på et mer overordnet nivå. Mer detaljerte opplysninger om hva som er kjøpt finnes kun på enkeltfakturanivå (årlig transaksjonsvolum er ca fakturaer). Det er grunnlag for å si at de største og viktigste områdene nå er dekket av rammeavtaler, og at dette har gitt kommunen betydelige årlige gevinster. Med ytterligere samordning av innkjøpsbehovene på de områdene som ennå ikke er dekket av avtaler og gjennomføring av konkurranser, må det antas at en innsparing på i gjennomsnitt ca. 10 % er mulig å oppnå. Dersom en legger dette til grunn på nye avtaler, er mulig årlig gevinst ca. 60 mill. En større lojalitet til allerede inngåtte avtaler har trolig et tilsvarende innsparingspotensial. 1.3 Organisering av anskaffelser i Bergen kommune Bergen kommunes anskaffelsesfunksjon er både sentralisert og desentralisert. Kommunens fagavdeling på offentlige anskaffelser, Innkjøpsseksjonen, er i strategiperioden etablert som egen seksjon i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Innkjøpsseksjonen bidrar til at regelverk, økonomi og samfunnshensyn blir ivaretatt i kommunens anskaffelser gjennom å inngå og forvalte felles rammeavtaler der det foreligger mange «små» brukere, gi råd og bistand til kommunens enheter, tilby kurs og kompetansetiltak, utvikle maler og veiledningsmateriell, og sikre effektivisering gjennom bruk av elektroniske verktøy. I tillegg er det Innkjøpsseksjonens oppgave å tilby regionen et innkjøpssamarbeid. Lokalt i den enkelte fagenhet gjennomføres anskaffelsesprosesser av stor økonomisk verdi. Ansvaret for anskaffelser følger de prinsipper som er vedtatt i kommunens økonomireglement. Tjenestekjøp, herunder helse- og sosiale tjenester, IKT og bygg- og anleggsanskaffelser skiller seg her ut som egne kompetanseområder. Innkjøpsseksjonens vedtatte rolle som koordinerende ledd er minst fremtredende ved bygg- og anleggsanskaffelser. Bergen bolig og byfornyelse (BBB KF), Etat for utbygging og Etat for eiendom (tidligere BKB) gjennomfører sine anskaffelsesprosjekter i egen regi, ofte med ekstern bistand. De øvrige av kommunens enheter som gjennomfører byggog anleggsanskaffelser benytter seg vekselvis av ekstern bistand og /eller interne samarbeidsprosjekt med innkjøpsfaglig bistand fra Innkjøpsseksjonen 1.4 Rammebetingelser regelverk Nytt regelverk for offentlige anskaffelser trådte i kraft 1.juli Et vesentlig bidrag til synliggjøring av anskaffelser som et eget fagområde er etablering av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) i I perioden 2007 til 2009 da sak vedrørende status for kommunens innkjøpsstrategi ble forelagt Bystyret, ble det fattet flere politiske vedtak i kommunen med tilpasning til regelverket og strategi. Særlig gjaldt dette vedtak som omhandlet kommunens samfunnsansvar. Se fullstendig oversikt i bystyresak Etter Bystyrets sak i 2009 vedrørende status for anskaffelsesstrategi har det ikke vært vesentlige endringer i rammeverket før 01.juli Denne siste endringen betyr at de økonomiske konsekvensene av brudd på anskaffelsesregelverket er betydelig større enn tidligere. Følgende endringer og føringer av betydning for området er registrert i perioden: 5

7 Sentrale føringer: Forskrift om lønn og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ( ), med siste endringer av Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd - «Offentleglova» ( ) Stortingsmelding nr. 36 ( ), «Det gode innkjøp» Endring i lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved forskrift av 8. juni 2012, trådte i kraft 1. juli De nye reglene inneholder blant annet bestemmelser om begrunnelse, karenstid, suspensjon ved begjæring om midlertidig forføyning og sanksjoner. I henhold til de nye bestemmelsene kan domstolene kjenne en kontrakt uten virkning når det foreligger grove brudd på anskaffelsesregelverket, for eksempel en ulovlig direkte anskaffelse. Ved andre brudd på anskaffelsesregelverket kan kontrakten avkortes. Ved en ulovlig direkteanskaffelse kan oppdragsgiver også ilegges et overtredelsesgebyr av domstolen. Bestemmelsene får anvendelse for kontrakter som er kunngjort etter 1. juli For kontrakter som ikke kunngjøres får de nye bestemmelsene anvendelse for kontrakter som er inngått etter nevnte dato. Nye bestemmelsene om suspensjon av oppdragsgivers adgang til å inngå kontrakt trådte i kraft 1. november Lokale føringer: Lokal tiltakspakke Bystyresak Reserverte kontrakter - Byrådssak Nye standarddokumenter Byrådssak Klima- og energihandlingsplan for Bergen Bystyresak Egendefinert utlysningsgrense oppheves Bystyresak Byrådets tiltredelseserklæring 2011 Anbefalinger etter gjennomgang av papirløst byråd - Byrådssak Fra behov til kontrakt 2.1 Risiko og prioritering Bergen kommune foretar hvert år innkjøp på nærmere 6 milliarder. De største og mest komplekse anskaffelsene, innen tjenestekjøp og bygg & anlegg, gjennomføres i liten grad med bistand fra den sentrale innkjøpskompetansen i kommunen. Som grunnlag for en klarere prioritering av innkjøpsressurser til disse områdene, kan anskaffelsene deles opp i fire hovedgrupper, hver med sine særtrekk ved «anskaffelsens gjenstand» og risikoprofil. 1. Anskaffelse av varer o o Dette har tradisjonelt vært Innkjøpsseksjonens «kjerneområde» med en relativt omfattende ressursbruk på etablering av felles rammeavtaler for hele Bergen kommune og oppfølging av disse. Risiko på dette området gjelder i hovedsak kjøp hos andre leverandører enn rammeavtaleleverandørene eller kjøp av ikke-avtaleprodukter, eller at det ikke er tilstrekkelig avtaledekning - med konsekvens høyere pris, dårligere betingelser og høyere transaksjonskostnader. 2. Anskaffelse av tjenester (inkl. helse og sosiale tjenester) o o Kjøp av tjenester skjer både på rammeavtaler som benyttes av hele kommunen og ved at enkeltavdelinger foretar tjenestekjøp for å dekke sine spesielle behov. Det største omfanget av tjenestekjøp skjer i regi av Byrådsavdeling for Helse og omsorg i form av institusjonsplasser fra ideelle aktører. Innkjøpsseksjonene bistår med varierende ressursbruk ved kjøp av fagspesifikke tjenester. Risiko knyttet til tjenestekjøp kan være knyttet opp mot bindinger en får til gode konsulenter/produkter eller tjenestesteder som det er vanskelig å løsrive seg fra. Det er videre en utfordring knyttet til konkurranse blant ideelle leverandører og konkurranser som innebærer brukervalg. Risiko er videre knyttet til grensen mellom tilskudd og kjøp. Kommunen yter betydelige summer i offentlig tilskudd- Dette gjelder innenfor ulike sektorer som kultur, idrett, oppvekst, helse og sosial. I noen sammenhenger kan det være vanskelig å skille mellom det som er rene tilskudd og det som er en gjensidig avtale som 6

8 etter regelverket skal utsettes for konkurranse. Det er derfor behov for en gjennomgang med som siktemål å etablere klare retningslinjer. 3. Anskaffelser innen bygg- og anleggsområdet (inkludert tjenester) o o Dette området har i all hovedsak blitt ivaretatt av de avdelinger i Bergen komme som har ansvar for investeringsprosjekter og drift/vedlikehold av kommunale bygg. En stor andel av de konkurranser som er gjennomført på disse områdene er utført av innleide konsulenter, ofte med lav kompetanse innen offentlige anskaffelser. Tradisjonelt har Innkjøpsseksjonen hatt en svært perifer rolle i disse anskaffelsene, men etterspørselen etter råd og bistand har økt de senere år. Innkjøpsseksjonen bygger derfor nå opp kompetanse på kontraktstandarder og prosedyrer som benyttes mest innenfor disse områdene. Innen bygg og anleggsområdet har det nasjonalt vært avdekket flere innkjøpsskandaler de seinere år. Området er utsatt både for kartellvirksomhet, korrupsjon, overfakturering og leverandørsamarbeid i konflikt med konkurranselovgivningen. Det er også trolig et betydelig innslag av at kontrakter forlenges og utvides utover det omfanget som opprinnelig inngikk i konkurransen. Utstrakt bruk av eksterne konsulenter som skal ivareta både tekniske og innkjøpsfaglige sider av prosjektene, kan medføre at innkjøpsfaglige prinsipper blir nedprioritert, eventuelt at preferanser til bestemte løsninger hemmer konkurranse og innovasjon. 4. Anskaffelser innen IKT området. o o IKT-anskaffelser er strategisk viktig for Bergen kommune og medfører ofte omfattende ressursbruk både i form av eksterne kjøp og bruk av egne ressurser. Anskaffelsene strekker seg fra spesifikke fagsystemer til kjøp av standard programvare, PC/Mobil eller dataromutstyr. Anskaffelser på IKT området har i all hovedsak blitt ivaretatt av fagavdelingene i samarbeid med IKT Konsern og IKT drift. Tidligere hadde Innkjøpseksjonen derfor et noe uklart ansvar i disse anskaffelsene, men etter hvert har Innkjøpsseksjonen fått en mer sentral og definert rolle, ved at en i tillegg til å ivareta det innkjøpsfaglige ansvaret, også har hatt prosjektlederansvar for flere større IKT-anskaffelser. IKT-området har tradisjonelt hatt et visst omfang både av ulovlige direkteanskaffelser, leverandørbindinger og uklare tildelingskriterier. Kjøp av programvare som i større eller mindre grad er ferdigutviklet på kontraktstidspunktet, er også et betydelig risikoområde. For å ivareta lovens krav til likebehandling og forutberegnelighet er det derfor særlig viktig at rollen som innkjøper og teknisk fagperson har et tydelig skille i disse anskaffelsene. Det er videre vesentlig at brukerperspektivet blir tilstrekkelig ivaretatt. God planlegging og stram prosjektgjennomføring er viktige faktorer for å redusere risiko ved IKT anskaffelser. Det er fortsatt behov for å videreutvikle de rammer som er lagt når det gjelder oppgavefordelingen mellom IKT enhetene, fagavdelingene og Innkjøpsseksjonen, både når det gjelder opprettelse og styring av prosjektorganisasjoner, gjennomføring av konkurranser og oppfølging av inngåtte IKT avtaler. For alle de fire anskaffelsesområder er det felles utfordringer og risiko knyttet etisk opptreden og ryddighet i kontakt med leverandørmarkedet, herunder deltagelse ved produktutvikling, tilbud om «gratistjenester» med videre. 2.2 Identifikasjon og avgrensning av behov Det første trinnet i anskaffelsesprosessen er å avklare hvilke behov som skal dekkes og om det er nødvendig å foreta en anskaffelse. De største innsparingene kan i mange tilfeller oppnås ved å redusere eller utsette behovet, eventuelt å la være å anskaffe. Når konklusjonen av vurderingene foran er at en anskaffelse må gjennomføres, er det nødvendig å definere det behovet som skal dekkes og vurdere om det kan dekkes på andre måter enn tidligere, slik at konkurransen gir leverandørene mulighet til å komme med nye og innovative løsninger. Det er i behovsfasen at en kompetent og profesjonell tilnærming kan gi de største besparelsene. Det er derfor her ressursinnsatsen må styrkes. 7

9 2.2.1 Etablering og bruk av anskaffelsesteam For å lykkes i behovsfasen er det imidlertid en klar forutsetning at representanter for de som har anskaffelsesbehovet har en fremtredende rolle. Den någjeldende praksisen med ad hoc-baserte anskaffelsesgrupper som representanter for brukerne av innkjøpsavtaler, bør profesjonaliseres ved at disse blir etablert som permanente anskaffelsesteam for de største anskaffelsesområdene. Byrådsavdelingene bør derfor utpeke et begrenset antall personer som kan delta i anskaffelsesteam. I tillegg må den enkeltes mandat og ansvar i prosessen være avklart. Innkjøpsseksjonen må på sin side tilrettelegge for så effektive prosesser som mulig, slik at ressursbruken i anskaffelsesteamene kan minimeres. Når det gjelder ikke-gjentagende anskaffelser, vil det fortsatt være hensiktsmessig å oppnevne ad hoc anskaffelsesteam. Anskaffelsesteamene har en viktig og nødvendig rolle for å sikre at det anskaffes rett produkt/tjeneste til kommunens behov, samtidig som det sikres grundighet og bredde i leverandøroppfølgingen. Medlemmer i anskaffelsesteam må ha innkjøps- og produktkompetanse på tilstrekkelig nivå, og holdes løpende oppdatert gjennom kompetansetiltak. Anskaffelsesteamene deltar i oppfølging av kontraktene i samarbeid med kontraktsforvalter etter standardprosedyre/ frekvens fastsatt av Innkjøpsseksjonen og får derfor til forskjell fra dagens ordning en aktiv rolle i hele kontraktsperioden. 2.3 Leverandørmarkedsanalyse For å finne fram til mulige måter å dekke behovet på, vil det i mange anskaffelser være nødvendig å gjennomføre analyser av markedssituasjonen og foreta økonomiske analyser/beregning av livssykluskostnader og i tillegg eventuelt alternativanalyser basert på disse. Omfanget av disse analysene avhenger av omfang og kompleksitet i anskaffelsen. Den grunnleggende forutsetningen er å avdekke om det faktisk finnes et marked som kan dekke det verifiserte behovet. Videre må en avdekke muligheter og begrensninger i markedet, potensielle leverandører, kompetanse, nyutvikling, prisnivå som grunnlag for budsjettering og deretter utforme strategier for anskaffelsen i tråd med dette. Dersom det ikke finnes løsninger/leverandører som dekker behovene kan innovasjonsprosjekter med potensielle leverandører være svaret. 2.4 Innovasjon Innovasjon har for tiden stor oppmerksomhet blant annet gjennom NHO og KS sitt nasjonale program for leverandørutvikling, der også Bergen kommune deltar. Målsettingen for prosjektet er todelt: 1. Øke forståelsen, kompetansen og kunnskapen om innovative offentlige anskaffelser i kommuner, statlige virksomheter, og næringslivet gjennom metodeutvikling og informasjonsspredning. 2. Øke gjennomføringen av innovative offentlige anskaffelser ved å mobilisere innkjøpere, leverandører og FoU/utviklingsaktører gjennom konkrete leverandørutviklingstiltak (pilotprosjekter, dialogaktiviteter mv). Innovative innkjøp handler i denne sammenheng både om å identifisere og utnytte eksisterende kunnskap og løsninger på nye områder, og å stimulere til utvikling av nye eller forbedrede produkter og tjenester (eller prosesser). I anskaffelser kan behovet for innovasjonsprosjekter f.eks. kunne utløses ved at det behovet som er identifisert ikke dekkes i markedet. 2.5 Strategi og spesifikasjon Behovsfasen bør avsluttes med en oppsummering av mål for anskaffelsen, organisering, valg av anskaffelsesprosedyre og en plan for gjennomføring. For alle anskaffelser over EØS-terskelverdi (p.t. NOK 1,6 mill. for vare og tjenesteanskaffelser, og 40 mill. for bygg- og anleggsanskaffelser) bør dette gjøres i form av et skriftlig mandat. Forskrift til lov om offentlige anskaffelser inneholder flere alternative konkurranseformer som i liten grad er tatt i bruk. Rammeavtaler med flere leverandører (med «minikonkurranser») og Dynamisk innkjøpsordning er begge konkurranseformer som kan øke konkurransen, bidra til å opprettholde et mangfoldig leverandørmarked og åpne mulighet både for små og mellomstore bedrifter, herunder nye som ønsker å etablere seg. Begge disse formene er i bruk i Bergen kommune med stor suksess. Det alt overordnete mål er at alle anskaffelser skal utsettes for konkurranse. 2.6 Samfunnsansvar Tradisjonelt har offentlig anskaffelsespraksis blitt brukt som virkemiddel for å ivareta mer samfunnsmessige behov enn det som ligger innenfor det rent anskaffelsesfaglige. Etter at Norge ble en del av EØS-området, har EU s regler om offentlige anskaffelser gitt sentrale føringer for hvilke samfunnshensyn som kan ivaretas og hvordan dette kan gjøres. 8

10 Generelt har utviklingen innen EU i de senere årene gått i retning av en stadig mer liberal holdning til det å bruke den offentlige innkjøpsmakten til også å ta samfunnshensyn og vise samfunnsansvar. Lov om offentlige anskaffelser(loa) fastslår i 6: «Statlige, kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen.» Plikten og retten til å vise samfunnsansvar ved anskaffelser er ytterligere angitt i forskrift om offentlige anskaffelser og i flere andre lover og forskrifter som har betydning for hva og hvordan en anskaffer. Å ta samfunnsansvar i anskaffelser kan blant annet komme til uttrykk på følgende måter: Det stilles miljøkrav i anskaffelsen. Det stilles krav om universell utforming av produkter/tjenester. Det stilles sosiale krav til det som skal anskaffes (bl.a. etisk handel). Konkurranser reserveres for bedrifter hvor flertallet av de berørte ansatte er funksjonshemmede (reserverte kontrakter) Miljøkrav i anskaffelser Målet med miljøkrav i anskaffelser er å beskytte og bevare miljøet, bl.a. ved å: Redusere miljøbelastningen Klare miljøkrav og -kriterier resulterer i kjøp av varer og tjenester som belaster miljøet mindre: mindre ressursbruk, mindre energibruk, mindre avfall og mindre bruk av helse- og miljøskadelige kjemikalier. Stimulere grønn innovasjon Ved å spesifisere behovet fremfor å spesifisere løsningen i detalj, åpnes for nye produkter og løsninger i tillegg til grønn vekst. Bidra til samfunnsøkonomisk gevinst Offentlige innkjøp må ivareta hensynet til både bedriftsøkonomiske og samfunnsøkonomiske aspekter/konsekvenser. For eksempel vil krav til reduserte partikkelutslipp fra biler føre til færre helseproblemer i byer, og dermed også lavere kostnader for helsevesenet og økt livskvalitet for befolkningen. Miljøkrav kan stilles i flere faser av anskaffelsesprosessen: Som kvalifikasjonskrav til leverandørene Gjennom krav i spesifikasjonen av det som skal leveres I form av tildelingskriterier Ved å stille kontraktskrav Ofte vil en kombinasjon av flere av disse alternativene være den hensiktsmessige løsningen. I Bystyrets møte ble det vedtatt at alle kommunale virksomheter skal miljøsertifiseres. Det er et krav til miljøsertifiserte virksomheter at de ivaretar miljøhensyn ved sine anskaffelser ved aktivt å stille miljøkrav minst på høyde med de kravene som kan utledes av lov og forskrift om offentlige anskaffelser Universell utforming I lov om offentlige anskaffelser (LOA) kreves det at det ved planleggingen av den enkelte anskaffelse skal tas hensyn til universell utforming. Med universell utforming menes utforming eller tilrettelegging av hovedløsningen i de fysiske forholdene slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av flest mulig. Erfaringen viser at universell utforming som regel gir bedre løsninger for alle. Kravet i LOA harmonerer med plan- og bygningslovens krav til universell utforming for bygninger, anlegg og uteområder rettet mot allmennheten, men omfatter mye mer enn bare bygninger og anlegg. Kravet er relevant både ved anskaffelser som retter seg primært mot kommunens interne virksomhet og ved anskaffelser hvor byens befolkning er brukerne av anskaffelsen. I Bergen kommune skal det ved alle anskaffelser foretas en vurdering av om det er relevant på stille krav til universell utforming og i så fall hvilke krav som skal stilles Sosialt ansvar Sosiale krav dreier seg om at grunnleggende menneskerettigheter og arbeidsvilkår ivaretas i vareproduksjon. 9

11 Svært mye av det vi kjøper og forbruker i dag er produsert i lavlønnsland, med en heilt annen standard på arbeidsforholdene enn det som er vanlig i Norge. Ekstrem bruk av overtid, svært lave lønninger, farlige arbeidsplasser, barnearbeid og ulike former for tvangsarbeid er mer utbredt enn vi liker å tro.eksempler på risikoprodukter er elektronikk, klær/sko, tekstiler, sportsartikler; medisinsk utstyr, verktøy og steinprodukter. På mange områder er det offentlige en så sentral kunde at en er i stand til å utøve markedsmakt. Denne kan brukes til å stille krav om at grunnleggende menneskerettigheter og arbeidsvilkår blir ivaretatt ved produksjonen av varer som skal leveres til oss. Sentralt i arbeidet med sosiale krav står ILOs åtte kjernekonvensjoner, eller menneskerettighetskonvensjoner. Det å stille sosiale krav må få en tyngre og bredere forankring i kommunen Reserverte kontrakter I forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-12 fremgår det at en oppdragsgiver kan begrense konkurransen til virksomheter der flertallet av de berørte ansette er funksjonshemmet, og arten og omfanget av deres handikap innebærer at de ansatte ikke kan utøve arbeid på ordinære vilkår. Byrådet besluttet i sak at Bergen kommune skal ta denne bestemmelsen aktivt i bruk innen alle anskaffelsesområder. Innen følgende områder er det obligatorisk at konkurransen alltid skal gjennomføres som en reservert kontrakt: Kantinedrift; Sømarbeid; Innkjøp, lagerhold pakking og distribusjon av matvarer til kommunale virksomheter; Pakking/sortering/montering/konvoluttering/masseutsendelse; IT (kildesortering av IT-avfall, salg av brukte PC-er). For en del andre, definerte områder er det slått fast at bruk av reservert kontrakt alltid skal vurderes. Etter at retningslinjene har virket i rundt tre år, har en gjort seg flere erfaringer med reserverte kontrakter. De fleste større oppdragene er tildelt på områdene kantinedrift/møtemat og matvaredistribusjon. Disse konkurransene har uten unntak blitt vunnet av en arbeidsmarkedsbedrift. Når slike bedrifter deltar, viser erfaringen at bedrifter med varig tilredelagte arbeidsplasser ikke er i stand til å nå opp i konkurransen. På noen områder kan disse bedriftene fungere som underleverandør til arbeidsmarkedsbedrift. Konsentrasjonen av kontrakter til de mest aktuelle arbeidsmarkedsbedriftene har nå blitt relativt stor. Ut fra en vurdering av disse bedriftenes leveringsevne og behovet for å fordele leveransene på flere arbeidsmarkedstiltaksbedrifter, kan det være hensiktsmessig foreta en revisjon av kommunes interne regler om reserverte kontrakter Lønns- og arbeidsvilkår I takt med det stigende antallet utenlandske arbeidstakere i norsk næringsliv, har også problemet med sosial dumping fått stadig mer oppmerksomhet. Som et virkemiddel for å motvirke sosial dumping i forbindelse med offentlige kontrakter, har det blitt vedtatt en forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Forskriften fastsetter at alle offentlige oppdragsgivere skal stille krav til lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører og eventuelle underleverandører ved utlysning og inngåelse av en del av sine kontrakter. I kommunal sektor gjelder dette tildeling av tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter hvor anskaffelsens verdi overstiger 1,6 millioner kroner eks. mva. For en kommune av Bergens størrelse omfatter forskriftsplikten derfor et stort antall kontrakter hvert år. Oppdragsgiver skal også gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Graden av kontroll kan tilpasses behovet i vedkommende bransje, geografiske område mv. Bergen kommune har fastsatt egne retningslinjer for ivaretakelse av forskriftens krav. Etter disse retningslinjene skal kontraktsansvarlig hos den etat som eier kontrakten, påse at det gjennomføres nødvendige kontroller for å sjekke om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Ut fra det en har kjennskap til, synes det som om kommunens kontrollplikt bare i begrenset grad blir overholdt. Regjeringen forbereder nå lov- og forskriftsendringer som skal gi Arbeidstilsynet ansvar for å føre tilsyn med at offentlige oppdragsgivere følger forpliktelsene sine etter forskriften. Arbeidstilsynet vil få hjemmel til å sanksjonere manglende innfrielse av forpliktelsene. Det er behov for å se nærmere på hvordan kommunen kan overholde sin kontrollplikt, herunder hvordan dette bør organiseres Økologiske varer Økologiske jordbruksvarer forutsetter en allsidig drift som i størst mulig grad baseres på gårdens egne og lokale ressurser, med forbud mot kjemiske sprøytemidler og kunstgjødsel, og med dyrehold med spesielle velferdshensyn. Kunstige farge-, smaks- og aromastoffer er ikke tillatt. 10

12 En av hovedbegrunnelsene for regjeringens satsning på økologisk produksjon og forbruk er at det tas ekstra miljøhensyn i produksjonen. Videre fremskaffes ny viten og metoder som kan nyttes i landbruksproduksjonen for øvrig. Økologisk produksjon har slik sett en særlig viktig rolle å spille som et korrektiv og en spydspiss i arbeidet for å gjøre norsk landbruk mer miljøvennlig og bærekraftig. I september 2009 fastsatte regjeringen i sin regjeringsplattform en ny målsetting om at 15 pst. av matproduksjonen og matforbruket skal være økologisk i I Bergen kommune har det hittil bare i begrenset grad blitt stilt krav om levering av økologisk mat. I avtalen om levering av skolefrukt er det krav om en andel økologisk frukt hver uke. Videre har antall økologiske produkter som inngår frokosten blitt vektlagt ved valg av leverandør av hotelltjenester. Bergen kommune har et stort potensiale for å øke andelen økologiske varer innenfor alle områder i kommunen hvor det anskaffes matvarer. En forutsetning for og lykkes er at kommunen igangsetter aktiv opplæring og veiledning i økologisk matproduksjon av berørte enheter. I den sammenheng har Statens landbruksforvaltning finansiert flere prosjekter i Matforskningsinstituttet NOFIMA som kommunen kan benytte seg av. I NOFIMA sitt økologiprogram inngår inspirasjon, opplæring og veiledning til Storkjøkken og barnehager/skoler som vil øke andel økologiske produkter i sitt serveringstilbud Rettferdig handel Rettferdig handel (engelsk: fair trade) er handel som sikrer varenes produsenter et minstemål av rettigheter når det gjelder lønns- og arbeidsvilkår. Ofte innbefatter rettferdig handel også kjøpsgarantier og kredittordninger for produsentene. I mange sammenhenger vil det også være et moment at produktene er fremstilt på en bærekraftig måte. For jordbruksprodukter vil dette ofte innebære at varen er dyrket etter økologiske prinsipper. Fair trade er både et generelt begrep og merkenavnet (Fairtrade) for et organisert handelssystem som i Norge forvaltes av Stiftelsen Fairtrade Norge. Produkter som godkjennes av stiftelsen, markedsføres med Fairtrade-merket. Det eksisterer også andre merkeordninger som helt eller delvis dekker de samme typene kriterier. I sak fattet Bergen bystyre vedtak om Bergen som Fairtrade-by. Et av flere vilkår for denne statusen, er at kommunen, innenfor relevante produktområder, stiller krav om at leverandører til kommunen må levere Fairtrademerkede varer. Krav om dette har vært stilt, men Bergen kommune har på grunn av manglende oppfølging av det generelle arbeidet overfor næringslivet, mistet statusen som Fairtrade-by. Senest i bystyrets vedtak i sak presiseres det at det fortsatt skal være en vekst i innkjøp av Fairtrade-produkter til Bergen kommune. Den 10. mai 2012 avsa EUdomstolen dom i sak C-368/10, Kommisjonen mot Nederland. Domstolen fant at en henvisning til konkrete merkeordninger som for eksempel Max Havelaar (som tilsvarer Fairtrademerket i Norge), slik nederlandske myndigheter hadde gjort, var ulovlig blant annet fordi dette innebar diskriminering av leverandørene. Det må derfor anses fastslått at kommunen ikke lovlig kan stille krav om Fairtrade-merking av varer til Bergen kommune. Bergen kommune står imidlertid fritt til å stille krav til produktene som ivaretar formålene bak Fairtrade eller andre systemer for rettferdig handel. Dette gjelder så vel lønns- og arbeidsvilkår som relevante krav til fremstillingen av varene. I den grad et godkjenningsmerke fullt ut kan brukes som dokumentasjon for at kommunens krav til produktet er oppfylt, vil det også kunne erstatte annen dokumentasjon for oppfyllelsen av produktkravene. Det er derfor grunn til å anta ar antall produkter i kommunens vareportefølje som er merket for rettferdig handel, vil kunne fortsette å øke, selv om kommunen ikke kan kreve slik merking Ideell sektor som leverandør til det offentlige. Offentlig sektor produserer i hovedsak helse- og sosialtjenester i egen regi, men er også avhengig av å kjøpe helse- og sosialtjenester av andre. Ideelle aktører er viktige samarbeidspartnere for offentlig sektor i produksjonen av helse- og sosialtjenester til befolkningen. De siste 10 årene har stadig mere virksomhet som tradisjonelt har blitt levert av ideelle organisasjoner, blitt utsatt for konkurranse. I konkurranse med rent kommersiell virksomhet har det ofte vært vanskelig for de ideelle virksomhetene å få kontrakt. Dette henger bl.a. sammen med at de ideelle virksomhetene historisk sett har hatt lønns- og arbeidsvilkår, herunder pensjonsvilkår, som tilsvarer det en har i det offentlige. Også det korte tidsperspektivet i kontraktene har skapt problemer for virksomheter innen ideell sektor. Det er nå inngått en samarbeidsavtale om leveranser av helse- og sosialtjenester mellom regjeringen og sentrale organisasjoner som representerer ideelle aktører som leverer helse- og sosialtjenester til statlige virksomheter. Formålet med avtalen er å bidra til et bedre samarbeid mellom partene. Dette vil bl.a. måtte omfatte tiltak som vil kunne gjøre det lettere for de ideelle aktørene å levere konkurransedyktige tilbud til oppdragsgiver. 11

13 Bergen kommune har kun i beskjeden grad konkurranseutsatt virksomhet som hittil har blitt levert av ideell sektor. Det vil likevel være hensiktsmessig for kommunen å holde seg orientert om de tiltak som måtte komme ut av den nye samarbeidsavtalen mellom ideell sektor og staten, siden dette også vil være relevant ved eventuell konkurranseutsetting i Bergen kommunes regi. Det følger presumptivt av forskrift om offentlige anskaffelser 2-1 (3) at konkurranser om helse- og sosialtjenester kan begrenses til ideelle virksomheter. På områder hvor det kan skapes konkurranse mellom ideelle virksomheter, vil det kunne være aktuelt å foreta en slik begrensning Krav om lærlingeordning I forskrift om offentlige anskaffelser 3-11 gis kommunen hjemmel til å stille krav om at leverandører for visse kontrakter skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning. Formålet med dette er å gi en konkurransefordel til de leverandørene som tar ansvar for å etablere lærlingeplasser innenfor fag hvor det er mangel på slike plasser. I sak Lokal tiltakspakke, fattet bystyre bl.a. følgende vedtak: «Ved kontrahering av bygg- og anleggskontrakter, og tjenester der det er relevant, vil Bergen kommune som en hovedregel stille krav om at bedrifter det inngås avtale med, er en godkjent lærlingebedrift.» Vedtaket må leses i lys av forskriftens krav om at et slikt vilkår bare kan stilles når det er et klart definert behov for læreplasser i vedkommende bransje. Med bakgrunn i bystyrets vedtak har det blitt etablert en rutine hvor Hordaland fylkeskommunes fagopplæringskontor hver høst rapporterer til kommunen i hvilke fag det mangler læreplasser i forhold til antall søkere. Det er behov for å se nærmere på hvordan en kan sikre at informasjonen blir brukt og krav blir stilt i større anskaffelsesprosjekter Samfunnsansvar - behov for et helhetlig grep Som det fremgår av punktene over, favner «samfunnsansvar» om mange og til dels ganske ulike tema. Mens noen klart er forskriftshjemlet, fremstår andre tema som mer preget av oppdragsgivers egen vilje til å bruke sine anskaffelser i arbeidet for å påvirke produsenter og leverandører til å innrette sin virksomhet på en samfunnsansvarlig og miljømessig bærekraftig måte. Videre er noen tema primært innrettet mot forhold i Norge, mens andre særlig er relevante i forhold til virksomhet i produksjonsland hvor forholdene ikke er like godt lovregulert og organisert som i Norge. Hvert enkelt tema er viktig, men selv en såpass stor oppdragsgiver som Bergen kommune vil ikke kunne rette oppmerksomheten like tungt mot alle temaene samtidig i alle anskaffelser. Det er derfor behov for å sette i gang et arbeid som skal resultere i tydelige forpliktelser, retningslinjer og prioriteringer for hvordan kommunens samfunnsansvar skal komme til uttrykk i anskaffelser foretatt av og for Bergen kommune. 2.7 Økonomisk effekt av anskaffelser Som en oppfølging av handlingsplanen i Innkjøpsstrategi for , er det utarbeidet en metode for beregning av økonomisk effekt av anskaffelser med utgangspunkt i besparelsesindikatorer. Når faktorene pris, volum og kvalitet kombineres, gir dette så mye som 27 kombinasjoner av endringer (høyere, lavere, ingen endring). Selv om metoden er relativt arbeidskrevende, er denne oppfølgingen nødvendig, både for å verifisere beregnede (og budsjetterte) økonomiske effekter av anskaffelser, samt i oppfølgingen av både implementering, drift og kontraktoppfølging i større anskaffelser. 2.8 Verktøy for effektiv gjennomføring av anskaffelser Bergen kommune har fra 2009 hatt i drift et elektronisk verktøy for gjennomføring av konkurranser, inkludert mottak av tilbud i elektronisk format. I perioden har dette konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV) vært gjennom en betydelig utvikling, slik at det i dag fremstår som et helhetlig og effektivt verktøy som forenkler og effektiviserer anskaffelsesprosessen - både for leverandørene og BK. En integrasjon av KGV mot kommunens saksbehandlersystem blir satt i drift i 4.kvartal 2012, noe som forenkler arkivhåndteringen betydelig. Øvrig videreutvikling av maler og rutiner i KGV bør raskt få høy prioritet. Videre må bruken økes betydelig, med målsetting at de aller fleste konkurranser gjennomføres elektronisk mot slutten av strategiperioden. 3 Fra bestilling til betaling 3.1 Innkjøpsfullmakter og ansvar I Bergen kommune er det bortimot 350 resultatenheter, der resultatenhetsleder har et relativt selvstendig ansvar for eget budsjett, personell og andre innsatsfaktorer i tjenesteproduksjonen. Det eksisterer i dag ingen spesifikke fullmakter for bestilling av varer og tjenester til Bergen kommune, slik det gjør for fakturagodkjenning. Fullmakt til å bestille er derfor den enkelte resultatenhetsleders ansvar å delegere og følge opp. Ansvaret for å følge opp bruken av kommunene innkjøpsavtaler ligger også her. 12

14 Ved en gradvis overgang til elektronisk bestilling vil antall ansatte som foretar bestilling av varer til Bergen kommune reduseres betydelig og de samme beløpsgrenser/prosedyrer som gjelder fakturagodkjenning vil også gjelde for bestillinger. 3.2 ehandel = effektiv og sikker transaksjonshåndtering Bergen kommunes ehandelsløsning er basert på en standardintegrasjon mellom økonomisystemet Agresso og ehandelsplattformen som fungerer som er en elektronisk Markedsplass (nettbutikk) for det offentlige. Se prinsippskisse for løsningen. Ordreprosessen omfatter å legge varer i handlekurven på ehandelsplattformen (kommunens rammeavtaler) og deretter kontere og godkjenne bestillingen i Agresso før ordren sendes leverandør via ehandelsplattformen. Kontroll og godkjenning av bestillingen gjøres altså i forkant av oversendelse til leverandør og i liten grad som etterkontroll av fakturaer når varen er levert. Det er obligatorisk å registrere varemottak. Når faktura kommer blir denne sjekket mot bestillingen og går automatisk til bokføring når det er samsvar mellom ordre, varemottak og faktura. Agresso ehandelsplattformen Bestilling Kontering Godkjenning Varemottak Fakturamatch Disposisjonsregnskap Handlekurv Innkjøpsordre Leveranse Avtaleleverandører Faktura Status, planer, mål for perioden Som en følge av at det i Innkjøpsstrategi ble vedtatt en gradvis innføring av ehandel som eneste tillatte bestillingsmetode til avtaleleverandører, ble det i 2010 iverksatt obligatorisk ehandel i til de to første leverandørene. Dette har bidratt til en stekt økning i antall bestillinger - til over i 2011, som var bortimot en dobling i sammenlignet med året før. Antall fakturaer pr. år til Bergen kommune er ca Dersom en anslår at 40 % av antall transaksjoner kan omfattes av ehandelsløsningen, er transaksjoner pr. år via ehandel en realistisk målsetting ved utgangen av planperioden i Imidlertid forutsetter dette at antall rammeavtaler på ehandelsplattformen må utvides betydelig, noe som igjen krever økt kapasitet til konkurransegjennomføring efaktura I 2010 innførte staten et nytt standardformat for efaktura (EHF = Elektronisk Handels Format). Dette formatet ble fra obligatorisk fakturaformat til staten, og det utredes tilsvarende reguleringer/bestemmelser som også vil kunne omfatte kommunene trolig fra Imidlertid har Bergen kommune allerede igangsatt testing på dette formatet, og har som foreløpig strategi å ta imot fakturaer på EHF-formatet fra de 10 største leverandørene (som representerer bortimot 1/3 av antall inngående faktura) innen 1.kvartal Dette er mulig fordi det i kontraktsvilkårene på de fleste 13

15 konkurranser som er kunngjort de siste årene, er stilt krav om levering av faktura på til enhver tid gjeldende standard elektronisk format. Det er et betydelig effektiviseringspotensial ved overgang fra skanning av papirfakturaer (slik kommunen har i dag) til mottak av helelektroniske fakturaer. I en samfunnsøkonomisk analyse fra 2011 på oppdrag av FAD, er tidsbesparelsen anslått til 4-5 minutter pr. faktura. I tillegg til dette vil «matchingen» av elektroniske bestillinger (jfr. Kap.3.2.) mot efaktura bli enklere og gi mindre feil. Tidsbruken for den enkelte bestiller når det likevel oppstår avvik mellom ordre og faktura, vil også kunne reduseres betydelig, fordi efakturaen inneholder detaljerte varelinjer og dermed kan «matches» linje for linje mot ordren. En rask innføring av efaktura fra de største leverandørene til kommunen vil derfor kunne gi betydelige gevinster, både i ressursbruken til fakturaskanning og for alle brukerne av ehandelsløsningen. 3.3 Avtaledekning og gevinstpotensial Som det framgår av kapittel 1, er det fortsatt et stort behov for å gjennomføre konkurranser og etablere kontrakter på områder som i dag ikke er dekket. Trolig foregår minst 1/3 av kjøpene til Bergen kommune utenfor rammen av innkjøpsavtaler. I tillegg til effektiviseringspotensialet i form av reduserte transaksjonskostnader og redusert risiko, er det rene innsparingspotensialet i form av lavere priser betydelig ved å gå fra kjøp utenfor avtale til kjøp på avtaler. I en rapport utarbeidet av EU kommisjonen på basis av analyser av anskaffelser i 2007 pekes det på følgende: «Besparelsen fortsetter å vokse i takt med at flere leverandører byr på den samme oppgaven, men, heter det i EUundersøkelsen, økningen i omfanget av besparelsen avtar gradvis. Ved å ha mellom 5 og 25 tilbydere på en og samme oppgave kan myndighetene oppnå gjennomsnittlige besparelser på mellom 10 og 20 prosent av den forventede kontraktssummen. Hvor mange leverandører som kommer med tilbud, avhenger både av myndighetenes tilretteleggelse av konkurransen og av hvor stor konkurransen i det konkrete markedet er.» Innsparingspotensialet ved høyere avtaledekning er betydelig (jfr. pkt.1.2 i det foregående). Det er derfor et klart behov for å øke ressursinnsatsen på konkurransegjennomføring i kommunen og i tillegg etablere enda bedre rutiner for kvalitetssikring av innkjøpsprosessen som kan redusere risiko for feil og klager. 4 Kontrakter og kontraktoppfølging 4.1 Kontraktoppfølging I Bergen kommune brukes det nå i stor utstrekning standardkontrakter, som både sikrer forutberegnelighet og likebehandling av leverandørene. Kontraktene inneholder bestemmelser som i de aller fleste tilfeller vil gi et godt grunnlag for å løse eventuelle avvik/konflikter om partenes kontraktsforpliktelser. Kommunens standardkontrakter for tjeneste og varekjøp benyttes både i forbindelse med de konkurranser Innkjøpsseksjonen har et hovedansvar for og i andre konkurranser der disse er relevante. I tillegg brukes «Statens standardkontrakter for IKT» og nasjonale kontraktstandarder (NS) der dette finnes. Behov Planlegging Konkurranse Kontrakt Kontraktoppfølging Anskaffelsesprosessen avsluttes med at kontrakt signeres med valgte leverandør. Etter at kontrakt er signert gir ikke anskaffelsesreglene noen anvisning på hvordan oppdragsgiver skal forholde seg i kontraktsoppfølgingsfasen. Oppdragsgiver og leverandøren er nå i et alminnelig kontraktsforhold, som i utgangspunktet ikke skiller seg fra kontraktsforhold som er inngått mellom to private parter. Begge har rettigheter og plikter nedfelt i kontrakten, etter alminnelig kontraktsrett. Kontraktsoppfølging er viktig for å sikre en vellykket anskaffelse gjennom oppfølging av leveransen og de rettigheter og plikter som påhviler partene etter kontrakten. God kontraktsoppfølging er også tvisteforebyggende, og bidrar til effektiv ressursbruk både for oppdragsgiver og leverandør. Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) har publisert «Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser». Denne veilederen gir et godt grunnlag for all kontraktsoppfølging og bør brukes aktivt i Bergen kommune. 14

16 4.1.1 Oppfølging av leverandørens kontraktsforpliktelser Totalt kontraktsvolum som forvaltes i Bergen kommune er betydelig, og det er mange indikasjoner på at kontrakter ikke følges godt nok opp, hverken på pris, kvalitet eller levering. Det har vist seg at selv en relativt lav innsats på kontraktsoppfølging og priskontroll har avdekket store avvik og beløpene som har blitt tilbakebetalt utgjør en betydelig større verdi enn den ressursinnsatsen som settes inn for å gjennomføre kontroll Oppfølging av oppdragsgivers kontraktsforpliktelser Like viktig som at leverandøren følges opp på sine kontraktforpliktelser, må kommunens forpliktelser som oppdragsgiver også oppfylles. Avtalelojalitet kan defineres i tre deler: Kontraktlojalitet, som betyr at vi som kunde forholder oss til gjeldende kontraktsforpliktelser vedr. levering, betaling mv. Leverandørlojalitet, som vil si at vi kun kjøper hos den leverandøren vi har avtale med for bestemte produkter/tjenester Produktlojalitet, som betyr at vi kun kjøper de produkter som er spesifisert i kontrakten. Brudd på en eller flere av disse forutsetningene betyr vanligvis at Bergen kommune kjøper varer/tjenester til en høyere pris og dårligere betingelser enn det som er avtalt i kontrakten. I tillegg kan manglende avtalelojalitet forårsake erstatningskrav fra leverandører som taper omsetning på sine kontrakter på grunn av lekkasjer til ikke avtaleleverandører. Leverandører som har tapt en konkurranse vil kunne reagere på at det kjøpes andre produkter/tjenester på kontrakten enn de som inngikk i konkurransen. Arbeidet med oppfølging av avtalelojaliter er derfor av stor betydning, både for å sikre at den totale kontraktsverdien realiseres og gi grunnlag for bedre tilbud - og for å minimere risikoen for erstatningskrav og ileggelse av overtredelsesgebyr. 4.2 Gevinstrealisering Måling og oppfølging av forventet (og evt. budsjettert) økonomisk effekt må etableres som fast aktivitet i alle anskaffelser med kontraktsverdi over EØS-terskel. Dette betyr at det må fastlegges rutiner for tilbakemeldinger fra den organisasjonsenhet som har ansvar for implementering og oppfølging av kontrakten. Dette for å sikre at forsinkelser og/eller uforutsette hindringer som får økonomiske konsekvenser, meldes til økonomifunksjonen i forbindelse med tertialrapporteringen til bystyret. Om Innkjøpsseksjonen skal ha en aktiv og koordinerende rolle i denne tilbakerapporteringen må avklares nærmere med den sentrale økonomifunksjonen i kommunen. Uansett vil en slik tilbakemeldingsrutine være av stor verdi i forbedringsarbeidet på anskaffelsesområdet. 4.3 Fra oppfølging til ny konkurranse Systematisk erfaringsinnhenting fra kontraktoppfølgingen må inngå som en helt vesentlig del av planleggingen av en ny konkurranse. I tillegg til gode rutiner for aktiv tilbakemelding fra kjøpende enheter, bør det også gjennomføres brukerundersøkelser, der en kan få mest mulig «representative» tilbakemeldinger både på leverandøren og de produkter/tjenester som inngår i kontrakten. Permanente anskaffelsesteam vil ha en særlig viktig rolle i oppfølgingsfasen KAV - kontraktadministrasjonsverktøy For å sikre at kontrakter følges opp systematisk, vil det i 2013 bli innført et nytt kontraktadministrasjonsverktøy (KAV) tilknyttet konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV jfr. pkt.2.8) som vil fungere som effektiv prosesstøtte blant annet i kontraktoppfølgingen. Verktøyet vil delvis erstatte den oversikt som i dag er etablert i en egentilpasset modul i Agresso. Det vil bli integrert mot kommunes sak/arkivsystem for å sikre god dokumentasjon og inneholde støtte for varslinger/oppgavelister for kontraktoppfølging, prisjusteringer, avviksoppfølging, opsjonsvurdering. I tillegg vil KAV kunne fungere som publiseringsplattform for kontrakter internt i BK. KAV vil bli administrert av Innkjøpsseksjonen, men skal inneholde opplysninger om alle kontrakter i BK. 15

17 5 Organisering, forankring og ressurser For at kommunen skal få hentet ut nødvendige gevinster ved sine anskaffelser, er det behov for å gjøre noen endringer som sikrer at vi i større grad utnytter våre samlede innkjøpsressurser. Det grunnleggende behovet er tydeligere plassering av ansvar og oppgaver. Videre er det behov for felles innsats for å sikre fremdrift og innovasjon innen kommunens anskaffelser. 5.1 Innkjøpsseksjonen effektiv ressursbruk Innkjøpsseksjonen er kommunens overordnede fagenhet innen offentlige anskaffelser og skal kunne dekke alle kompetanseområder innenfor de felt som i dag hører inn under «offentlige anskaffelser». Innkjøpsseksjonen skal sikre at det gjennom avdekking av risiko, politiske vedtak, rutiner og veiledningsmateriell foreligger faglige standarder som alle enheter som gjennomfører anskaffelser for kommunen har plikt til å følge. For å utvikle effektive innkjøpsprosesser er det behov for en sterkere prioritering av Innkjøpsseksjonens ressurser som nå består av ca. 14 årsverk Nye rutiner for faglige innspill og kontroll Innkjøpsseksjonen skal i samsvar med Byrådssak ha en sentral oppgave knyttet til alle anskaffelser over EØSterskelverdi. Dette medfører at hovedregelen er at Innkjøpsseksjonen sørger for utlysning av alle vare og tjenesteanskaffelser med verdi over 1,6 mill. og bygg- og anleggsanskaffelser med verdi over kr. 40 mill. For de fleste anskaffelser fungerer dette ved at anskaffelsesbehovet i en tidlig fase blir meldt til Innkjøpsseksjonen som en bistandssak. I andre saker, da særlig innen bygg- og anleggsområdet, har innkjøpsseksjonens oppgave ofte blitt betraktet som et forsinkende ledd i sluttfasen. Regelverket er videre innrettet slik at omfattende anskaffelser av «myke tjenester» ikke er EØS anskaffelse. Også av den grunn bør en finne andre rammer for når kommunens enheter må søke faglig støtte hos innkjøpsseksjonen. Det er behov for at praksis knyttet til sak , erstattes med mer hensiktsmessige krav til medvirkning fra Innkjøpsseksjonen som sikrer effektiv samhandling og kvalitetssikring både ved anskaffelse av varer, tjenester, IKT og bygg- og anlegg. All erfaring viser at gode faglige innspill tidlig i en anskaffelsesfase, er mest nyttig. Hva som er hensiktsmessig og effektivt er ikke nødvendigvis det samme innen de fire anskaffelsesområdene Nye rutiner for bistand Som et ledd i Innkjøpsstrategi etablerte Innkjøpsseksjonen en rutine for bistand til kommunens enheter. Innkjøpsseksjonen har benyttet arbeidet med ca 70 bistandssaker pr. år til kompetanseoverføring til en rekke medarbeidere med innkjøpsansvar i kommunen. Dette har kun delvis vært et vellykket tiltak, da det er lite stabilitet i hvem som faktisk får ansvar for å gjennomføre anskaffelser i enhetene. Det er behov for å effektivisere bistandsrutinen ved å gi raskere, mer omfattende og bedre bistand til de enheter som gjennomfører anskaffelser sjelden og derfor ikke har dedikerte ansatte med innkjøpsansvar. Videre er det behov for å gjøre arbeidet med anskaffelser for disse enhetene så enkelt at flere av deres anskaffelser blir utsatt for konkurranse Etablering av rammeavtaler Å inngå og drifte felles rammeavtaler med mange små brukere er en av innkjøpsseksjonens kjerneoppgaver. I tillegg tar seksjonen ansvar for inngåelse og oppfølging av rammeavtaler som egner seg for ehandel. Selv om antallet felles rammeavtaler er doblet siden starten av forrige strategiperiode, er det fortsatt et stort behov for å få på plass avtaler der dette ikke finnes. Det er nødvendig å prioritere ressurser til dette arbeidet. Ressursbehovet må sees i sammenheng med nødvendigheten av faste anskaffelsesteam, se punkt 2.3. Kunnskap om behov er helt sentralt for at kommunen skal få etablert gode og velfungerende avtaler Rådgivning Råd og veiledning i anskaffelsesfaglige spørsmål er også en av Innkjøpsseksjonens hovedoppgaver. Sett i forhold til behovet for nye rutiner for bistand (punkt 4.1.2), bør en også vurdere nærmere hvordan rådgivningsoppdrag skal prioriteres. Det er behov for å sikre at det er avsatt tilstrekkelig innkjøpsfaglige ressurser til rådgivning i kommunens mest komplekse og omfattende anskaffelser. Enheter som i stor utstrekning gjennomfører anskaffelser selv, bør spesielt i fasen der anskaffelse planlegges både ha tilgang til og benytte seg av faglige ressurser fra kommunens sentrale innkjøpsenhet. 16

18 5.1.5 Prosjektledelse Det er en utfordring når en i større prosjekter ikke benytter innkjøpskompetanse til å lede eventuelle anskaffelsesdeler av prosjektet. Det er behov for at kommunen gjennomfører en rolleavklaring for slike prosjekter, hvor rett kompetanse blir benyttet på en effektiv måte i de ulike fasene. Behovet for rolleavklaringer kan beskrives i følgende enkle skisse: I startfasen av et prosjekt er det ofte behov innkjøpsfaglig tilrettelegging/avklaringer. I neste fase, når prosjektet jobber med fagspesifikasjoner er det ofte mindre behov for bistand fra innkjøper. Når anskaffelse skal forberedes for utlysning, er det effektivt at innkjøper tar ledelse av selve anskaffelsesløpet. 5.2 Anskaffelsesplan og innkjøpskontakt i byrådsavdelingene For å kunne ivare kommunenes samlete behov når det gjelder anskaffelser, er det påkrevet med et betydelig sterkere fokus på samordning og planlegging av anskaffelsene. Arbeid med anskaffelser må være organisert med klare ansvarslinjer og kontrollrutiner. For å oppnå dette er det behov for Innkjøpskontakt i hver Byrådsavdeling. (Kontaktpersonen skal ikke nødvendigvis ha ansvar for å gjennomføre anskaffelser, men ha koordineringsansvar for innkjøpsområdet) o o Hver Byrådsavdeling skal ha en oversikt over ansatte med anskaffelse/ kontraktfaglig kompetanse. Kommunale foretak skal ha en oversikt over ansatte med anskaffelse/kontraktfaglig kompetanse Hver byrådsavdeling utarbeider årlig en samlet oversikt over anskaffelser som skal gjennomføres av avdelingen og underliggende etater det kommende budsjettåret. 5.3 Skriftlig mandat Det er en svakhet at mange anskaffelsesprosesser iverksettes uten at det foreligger en formell bestilling der viktige avklaringer både i forhold til behov, marked, gjennomføring av konkurranse, samfunnshensyn og fremtidig eierskap til kontrakt er fastsatt. Det er derfor behov for at det for alle anskaffelser over EØS verdi lages et mandat som undertegnes av virksomhetsleder. Mandatet som utarbeides etter mal skal registreres under anskaffelsens saksnummer i sak og arkivsystemet. 5.4 Inndeling etter fagområde Innkjøpsfaget er blitt mer spesialisert og kommunens innkjøpere er i mindre grad enn tidligere en ensartet gruppe. Det er derfor behov for at samordning og kompetanseutvikling skjer innenfor fire spesialområder som erstatter dagens «innkjøpsnettverk»: 1. Anskaffelse av varer 2. Anskaffelse av tjenester (herunder helse og sosiale tjenester) 3. Anskaffelse innen bygg og anleggsområdet 4. Anskaffelse innen IKT området. Det er behov for å sikre at de fellestrekk som foreligger ved kjøp av varer, tjenester, IKT og Bygg og anleggsområdet blir ivaretatt gjennom en gjenkjennelig opptreden i forhold til leverandørmarkedet når det gjelder økonomiske og samfunnsmessige forhold ved gjennomføring av konkurranser og oppfølging av kontrakter. 5.5 Intern oppfølging og kontroll innen anskaffelsesområdet I tillegg til revisjon og kontrolloppgaver som gjennomføres i regi av Kontrollutvalget og av kommunens internkontrollenhet, har også Innkjøpsseksjonen en kontroll og oppfølgingsfunksjon. Internt i organisasjonen gjennomføres arbeidet ofte i samarbeid med Byrådsavdelingene, og er i hovedsak knyttet til avtalelojalitet og etterlevelse av regler og kommunale vedtak. Seksjonen griper videre fatt i saker som en gjennom sitt daglige arbeid får kunnskap om. Det er behov for nærmere avklaring av roller og ansvar knyttet til de ulike kontroll- og revisjonsoppgavene. 17

19 6 Oppsummering og prioriteringer Hovedområdet for strategi er lederforankring og effektiv ressursbruk. Bedre struktur rundt kommunens anskaffelser vil være et vesentlig bidrag mot kommunens visjon «profesjonelle innkjøp bedre tjenester», som innebærer at innkjøpsområde skal være et verktøy for å sikre flere ressurser til kommunens tjenestetilbud. For den enkelte enhet i kommunen betyr dette større bevissthet rundt egne kjøp. Bruk av 1/3 av kommunens budsjett forutsetter oppmerksomhet og planlegging hos den enkelte leder. Sentrale spørsmål er: I hvilken grad støtter de innkjøp vi skal gjennomføre opp under målsettinger for virksomheten? Hvilken kompetanse har en, hva trenger en, og hva må en etterspørre fra Innkjøpsseksjonen? I tillegg til årlige oversikter over anskaffelsesbehov og tydelige mandat, er det også en målsetting med strategi å se helheten ved kommunens anskaffelser. Kjøp av varer, tjenester, IKT og bygg og anlegg må følge de samme prosedyrer der dette er naturlig. Det er for eksempel like viktig å stille gode samfunnskrav ved oppføring av et kommunalt bygg som til innredning og inventar. Videre er det vesentlig at en innenfor alle disse fire anskaffelsesområdene stiller klare krav til innkjøpskompetanse for gjennomføring av konkurranser, også når en benytter eksterne konsulenter. 6.1 Mål og tiltak Innkjøpsseksjonen har ansvaret for organisering av arbeidet knyttet til gjennomføring av strategi. Hvert mål vil i samarbeid med aktuelle enheter bli detaljert med nærmere beskrivelse av handlinger, ansvar og frist Fra behov til kontrakt Mål Alle anskaffelser skal være basert på en kritisk og grundig behovsvurdering Tiltak Etablering av faste anskaffelsesteam med kompetanse på produkter/tjenester innenfor sitt fagområde Fremtidsrettede behov skal identifiseres i alle anskaffelser over EØS-terskelverdi. I alle anskaffelser skal det være foretatt en konkret vurdering av hvilke miljø- og samfunnshensyn som bør vektlegges Langsiktig planlegging for å sikre en god koordinering og effektiv dekning av kommunenes samlete anskaffelsesbehov Fokus på behov og løsninger på et funksjonelt nivå. Alle innkjøpere og innkjøpskoordinatorer må være kjent med NHO/KS sin metode for innovative anskaffelse. Innovasjonspotensialet skal beskrives i Byrådsavdelingenes årlige anskaffelsesoversikt Byrådsvedtak med overordnede prioriteringer Kompetansetiltak og veiledninger/prosedyrer, bl.a. mal for anskaffelsesmandat. Dokumentasjon av de vurderinger som er foretatt. Oppfølging med stikkprøver Årlig oversikt over anskaffelsesbehov fra hver byrådsavdeling sendes Innkjøpsseksjonen innen Innkjøpsseksjonen prioriterer og koordinerer for å sikre god ressursbruk og effektiv konkurranseeksponering Alle anskaffelser over EØS terskelverdi organiseres med klare ansvarslinjer og kontrollrutiner Mandat skal utarbeides for alle anskaffelser over EØS verdi. 100 % Elektronisk konkurransegjennomføring innen 2016 KGV skal være Standard verktøy for gjennomføring av anskaffelser for alle kommunens enheter. Det utarbeides en opptrappingsplan 80 % av kommunenes samlete innkjøp skal være gjenstand for konkurranse innen 2016 Plan med prioriteringer og ressursbehov utarbeides og forelegges byrådet 18

20 Redusere risiko i tjenesteanskaffelser Klargjøre skillet mellom tilskudd, konsesjoner og tjenestekjøp gjennom regelfortolkning og retningslinjer Redusere risiko i anskaffelser innen bygg- & anleggsområdet Det gjennomføres en grundig analyse av anskaffelsespraksis innenfor hovedkategoriene av bygg- & anleggsanskaffelser Risikoområder og forbedringspotensial identifiseres og tiltaksplan utarbeides og godkjennes av byrådet. Redusere risiko i IKT-anskaffelser Klargjøre og utarbeide kvalitetssikringsrutiner som sikrer riktig bruk av kompetanse og riktig oppgave- og ansvarsfordeling i behovsfasen, konkurransefasen og ved kontraktsoppfølging. Enhetlig opptreden overfor leverandørmarkedet Identifisering av fellestrekk ved anskaffelser innen varer, tjenester, IKT og bygg og anlegg, for å oppnå standardisering, forenkling og større forutberegnelighet. Klare retningslinjer for ryddig samarbeid med leverandørmarkedet Fra bestilling til betaling Mål 100 % ehandel innen 2016 på kontrakter som er egnet for ehandelog tilgjengelig på ehandelsplattformen Tiltak Tiltak for forbedringer av løsninger, flere avtaler, flere tjenester 100 % efaktura EHF innen 2016 Krav i alle kontrakter, tilrettelegging for at alle leverandører skal kunne levere elektronisk faktura Kontrakter og oppfølging Mål Tiltak Alle kontrakter skal følges opp regelmessig for å sikre at kontraktens verdipotensial realiseres i størst mulig grad og at både kommunens og leverandørens kontraktsforpliktelser oppfylles Arbeid med anskaffelser og oppfølging av kontrakter etableres som selvstendige kompetanseområder Alle rammeavtaler skal benyttes fullt ingen lekkasjer til ikkeavtaleleverandører Alle inngåtte kontrakter over EØS verdi skal ha utpekt avtaleforvalter. Tydelig ansvarsplassering og oppfølging ihht. til rutiner/krav utarbeidet av innkjøpsseksjonen Ny kompetanserolle avtaleforvalter. Alle avtaleforvaltere skal ha god kompetanse på kontraktsoppfølging gjennom tilpasset opplæring. Hver Byrådsavdeling skal ha en oversikt over ansatte med kontraktfaglig kompetanse Plikt til å benytte inngåtte rammeavtaler der dette finnes. Innkjøpsseksjonen foretar stikkprøvekontroll Brudd på avtalelojalitet rapporteres til overordnet administrativ ledelse i byrådsavdeling som følger opp med tiltak Avtalelojalitet innarbeides som indikator i kommunens målstyringssystem 19