KONTRAKTSOPPFØLGING I

Transkript

1 KONTRAKTSOPPFØLGING I KOLLEKTIVTRANSPORT Oppland fylkeskommune Innlandet Revisjon IKS Rapport /KL

2 FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet kontraktsoppfølging i kollektivtransport som er gjennomført på oppdrag av kontrollutvalget i Oppland Fylkeskommune. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Kontrollutvalget har ansvaret for å påse at det føres kontroll med at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (Kommunelovens 77. nr. 4). Prosjektarbeidet er utført i perioden september 2013 til april 2014 av Tove Grini og Kristian Lein. Utkast til rapport er sendt rådmannen til uttalelse. Svaret fra rådmannen er blitt forsinket og er derfor ikke vedlagt rapporten. Lillehammer, mai 2014 Kristian Lein Oppdragsansvarlig Tove Grini Prosjektansvarlig Innlandet Revisjon IKS Side 2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 SAMMENDRAG INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS BESTILLING FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER METODE KILDER FOR REVISJONSKRITERIER PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER DATA Opplandstrafikk Busskontraktenes økonomiske sider Rutine for utbetaling av driftsgodtgjørelse - akonto Rutine for avregning av driftsgodtgjørelse Krav om rapportering Billettinntekter Kontraktsoppfølging REVISJONENS VURDERINGER PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER DATA Krav til daglig renhold/vedlikehold Krav til materiell Krav til regularitet Krav til miljø REVISJONENS VURDERINGER Innlandet Revisjon IKS Side 3

4 6 PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER DATA Incentiver bygd inn i kontraktene prosjektet REVISJONENS VURDERINGER KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER REFERANSER Innlandet Revisjon IKS Side 4

5 SAMMENDRAG Målet med prosjektet er å finne ut hvordan fylkeskommunen følger opp kontraktene med busselskapene. Kontrollutvalget har fastsatt følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Følger fylkeskommunen opp de økonomiske sider ved busskontraktene, slik at den sikrer at den godtgjørelse fylkeskommunen betaler er i henhold til kontraktene? 2. Blir kontraktene med busselskapene fulgt opp i henhold til inngåtte vilkår, slik som renhold, krav til materiell, krav til regularitet, miljøhensyn? 3. Er kontraktene utformet slik at de på en god måte motiverer selskapene til å arbeide for å få flest mulig betalende reisende og størst mulige billettinntekter? Prosjektet er avgrenset til å omfatte kontrakter med busselskapene. Vi har etter eget skjønn valgt ut 5 kontrakter som grunnlag for undersøkelsen ut fra kontraktoversikt pr ; to anbudskontrakter/bruttokontrakter og tre nettokontrakter. Prosjektet er gjennomført ved hjelp av dokumentanalyser og intervjuer. Revisjonen har innhentet de utvalgte kontraktene som er inngått mellom OFK og busselskapene, og gjennomgått kontraktdokumentene. Dokumentanalysen har også omfattet andre sentrale dokumenter vedrørende kontraktsoppfølging for hvert selskap som vi har fått tilsendt fra Opplandstrafikk. For å få tilstrekkelig informasjon om hvordan kontraktsoppfølgingen foregår for den enkelte kontrakt, både når det gjelder det økonomiske aspektet og andre krav; f.eks. krav til renhold, materiell, regularitet, miljøhensyn mv., har revisjonen gjennomført intervjuer med leder og nestleder for Opplandstrafikk og kontraktsansvarlig for de utvalgte kontraktene. Revisjonen har foretatt vurderinger opp mot revisjonskriterier utledet på grunnlag av bestemmelser i Oppland fylkeskommunes økonomihåndbok og interne retningslinjer samt det spesifikke innholdet i busskontraktene. Analysen i problemstilling 3 tar utgangspunkt i litteratur som omhandler bruk av ulike kontrakter innen kollektivtransporten. Det er vanskelig å operere med autoritative revisjonskriterier i den forstand at det finnes lite lover og regelverk som kan angi hva som anspore busselskaper (eller andre) til å maksimere inntektene på vegne av offentlige oppdragsgivere. Vi har imidlertid trukket fram kollektivtrafikkforeningens anbefalinger og analyser som kan bidra til å belyse problemstillingen. Innlandet Revisjon IKS Side 5

6 Konklusjoner Problemstilling 1 Følger fylkeskommunen opp de økonomiske sider ved busskontraktene, slik at den sikrer at den godtgjørelse fylkeskommunen betaler er i henhold til kontraktene? Opplandstrafikk følger opp at den godtgjørelsen fylkeskommunen betaler er i henhold til kontraktenes vilkår, men har ikke helt kontroll med billettinntektene for JVB. Årsaken ligger i tekniske utfordringer i billetteringssystemet med å skille mellom de to kontraktene og manglende enighet om løsning. Opplandstrafikk skal ha etablert rutiner og laget rutinebeskrivelse for oppfølging av kontraktene med busselskapene. Det foreligger ingen samlet rutinebeskrivelse som er godkjent av leder for Opplandstrafikk. Etter revisjonens vurdering er en samlet rutinebeskrivelse viktig for å sikre en konsistent oppfølging overfor busselskapene. Problemstilling 2 Blir kontraktene med busselskapene fulgt opp i henhold til inngåtte vilkår, slik som renhold, krav til materiell, krav til regularitet, miljøhensyn etc.? Revisjonen vurderer at Opplandstrafikk følger opp at kontraktenes krav til renhold, materiell, regularitet og miljø blir oppfylt. Det er utarbeidet sanksjoner i form av gebyrer for avvik for flere forhold fastlagt i kontraktene med busselskapene. Opplandstrafikk skal ha etablert rutiner og laget rutinebeskrivelse for oppfølging av kontraktene med busselskapene. Etter vår vurdering er det etablert uformelle/uskrevne rutiner for kontraktsoppfølging, men det foreligger ingen samlet rutinebeskrivelse som er godkjent av leder for Opplandstrafikk. Problemstilling 3 Er kontraktene utformet slik at de på en god måte motiverer selskapene til å arbeide for å få flest mulig betalende reisende og størst mulige billettinntekter? Opplandstrafikk har både gjennom bestemmelser i bruttokontraktene og 5+ prosjektet inkludert incentiver som motiverer selskapene til å arbeide for å få flest mulig betalende og størst mulige billettinntekter. Opplandstrafikk har ikke innført incentiver som inkluderer deling av kostnadsbesparelser ved produksjonsreduksjon/ -effektivisering, slik at operatør gis et økonomisk insentiv til å foreslå reduksjon av omfanget av produksjonen, eller at den løses på en rimeligere måte. Innlandet Revisjon IKS Side 6

7 Anbefalinger Vi anbefaler at Oppland fylkeskommune/opplandstrafikk: Innfører skriftlig rutinebeskrivelse for oppfølging av kontraktene med busselskapene. Foretar en gjennomgang slik at oppfølging og kontroll med billettinntektene fra JVB forbedres. Vurderer grunnlaget for å innføre økonomiske incentiver overfor busselskapene som inkluderer deling av kostnadsbesparelser ved produksjonsreduksjon/ -effektivisering. Innlandet Revisjon IKS Side 7

8 1 INNLEDNING 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING Temaet kontraktsoppfølging i kollektivtransport var et av de høyest prioriterte temaene i plan for forvaltningsrevisjon for perioden Rådmannsledelsen var opptatt av om fylkeskommunen har gode rutiner for oppfølging som sikrer at utbetalinger er i henhold til kontraktbetingelsene. På bestilling fra kontrollutvalget leverte Innlandet Revisjon IKS en foranalyse Revisjonen konkluderte med at det kunne være relevant og nyttig å gjennomføre en forvaltningsrevisjon rettet mot kontraktsoppfølging i kollektivtransporten. Begrunnelsen var at dette er en viktig del av fylkeskommunens ansvarsområde, området krever betydelige ressurser fra fylkeskommunen og at kontraktsoppfølging i kollektivtransporten tidligere ikke har vært gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget vedtok i sak 2/2013 i møte å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende kontraktsoppfølging i kollektivtransporten. 1.2 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Målet med prosjektet er å finne ut hvordan fylkeskommunen følger opp kontraktene med busselskapene. Det ble fastsatt følgende mulige problemstillinger for prosjektet: 1. Følger fylkeskommunen opp de økonomiske sider ved busskontraktene, slik at den sikrer at den godtgjørelse fylkeskommunen betaler er i henhold til kontraktene? 2. Blir kontraktene med busselskapene fulgt opp i henhold til inngåtte vilkår, slik som renhold, krav til materiell, krav til regularitet, miljøhensyn etc.? 3. Er kontraktene utformet slik at de på en god måte motiverer selskapene til å arbeide for å få flest mulig betalende reisende og størst mulige billettinntekter? Prosjektet er avgrenset til å omfatte kontrakter med busselskapene. Innlandet Revisjon IKS Side 8

9 2 METODE Prosjektet er gjennomført i henhold til RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon som er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk fastsatt av NKRF 1. Vi vurderer at de innhentede dataene er tilstrekkelige til å kunne svare på problemstillingene. Oppstartmøte ble avholdt hvor leder, nestleder og en kontraktsansvarlig fra Opplandstrafikk deltok. Vi har etter eget skjønn valgt ut 5 kontrakter som grunnlag for undersøkelsen ut fra kontraktoversikt pr ; to anbudskontrakter/bruttokontrakter og tre nettokontrakter. Anbudskontrakter/bruttokontrakter: Nettbuss Øst: Gjøvik by + Toten, Lillehammer Gjøvik Hønefoss JVB: Hov - Dokka Nettokontrakter: JVB: Valdres Lesja Innkjøpslag: Lesja +Dovre Snertingdal Auto: Snertingdal + Biri Prosjektet er gjennomført ved hjelp av dokumentanalyser og intervjuer. Dokumentanalyse Revisjonen har innhentet de utvalgte kontraktene som er inngått mellom OFK og busselskapene, og gjennomgått kontraktdokumentene. Dokumentanalysen har også omfattet andre sentrale dokumenter vedrørende kontraktsoppfølging for hvert selskap som vi har fått tilsendt fra Opplandstrafikk. Dette er: Dokumentasjon på økonomisk oppfølging av driftstilskudd/driftsgodtgjørelse; hoved regneark for økonomisk oppfølging av busselskapene eller «rutebilarket», beregnet/budsjettert godtgjørelse for brutto og nettoselskapene, oversikt over fakturert og utbetalt godtgjørelse, avregninger for brutto- og nettoselskapene Referater fra gjennomførte driftsmøter med det enkelte selskap med tilhørende driftsrapporter avvik, avvikstabeller og rapporter for fakturering som er blitt diskutert på møtene Dokumenter vedrørende kontraktsoppfølging av miljø og materiell; miljørapportering fra alle busselskap og vognregisteret 1 Norges Kommunerevisorforening Innlandet Revisjon IKS Side 9

10 Dokumenter for økonomisk oppfølging av billettinntekter og insentivavtaler; inntektsrapporter/statistikk for nettoselskapene, avregning billettinntekter for bruttoselskapene, insentivkontraktene i 5+prosjektet og oversikt over bonusutbetalinger Kontrollrapporter fra kontrollør et utvalg Kortfattet sjekkliste for kontraktsoppfølging Analysen i problemstilling 3 tar utgangspunkt i litteratur som omhandler bruk av ulike kontrakter innen kollektivtransporten. Intervjuer For å få tilstrekkelig informasjon om hvordan kontraktsoppfølgingen foregår for den enkelte kontrakt, både når det gjelder det økonomiske aspektet og andre krav; f.eks. krav til renhold, materiell, regularitet, miljøhensyn mv., har revisjonen gjennomført intervjuer med leder og nestleder for Opplandstrafikk og kontraktsansvarlig for de utvalgte kontraktene. Innlandet Revisjon IKS Side 10

11 3 KILDER FOR REVISJONSKRITERIER Med revisjonskriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, faglige standarder mv som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp noen autoritative standarder som kommunens praksis kan måles opp mot og som er grunnlaget for revisjonens vurderinger. Kilder for revisjonskriterier er: Kommuneloven Fylkeskommunens regelverk Veileder i kontraktsoppfølging fra Difi 2 Kontrakter inngått mellom OFK 3 og busselskapene Vi vil komme tilbake til konkrete revisjonskriterier i kapittel 4 og 5. 2 Direktoratet for forvaltning og IKT 3 Oppland fylkeskommune Innlandet Revisjon IKS Side 11

12 4 PROBLEMSTILLING 1 Følger fylkeskommunen opp de økonomiske sidene ved busskontraktene, slik at den sikrer at den godtgjørelsen fylkeskommunen betaler er i henhold til kontrakten? Med godtgjørelse mener vi driftsgodtgjørelse eller avtalt godtgjørelse for ruteproduksjon. 4.1 REVISJONSKRITERIER Kommuneloven På et overordnet nivå viser vi til kommunelovens 23 2.ledd som pålegger administrasjonssjefen å sørge for at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll. Fylkeskommunens regelverk Kontraktsoppfølging er nevnt i innkjøpshåndboka og økonomihåndboka. Innkjøpshåndboka I fylkeskommunens innkjøpshåndbok er anskaffelsesprosessen delt i tre faser: planleggingsfasen, gjennomføringsfasen og oppfølgingsfasen. I forvaltningsrevisjonsprosjektet om bruk av konsulenttjenester og annen ekstern bistand, datert februar 2013 anbefalte revisjonen fylkeskommunen å vurdere å utvide innkjøpshåndboka til å omfatte kontraktsoppfølging. Revidert innkjøpshåndbok datert inneholder et kortfattet kapittel om kontraktsoppfølging. Økonomihåndboka Fylkeskommunens økonomihåndbok del II om «Instrukser og rutiner for økonomiforvaltningen» sier i kapittel 1 følgende om ansvar for utarbeidelse av lokale rutiner: «Den enkelte rektor for de videregående skolene/lederne for fagenhetene i fylkeskommunen må sørge for at det etableres rutiner for den enkelte enhet, og at disse rutinene tilfredsstiller alle kravene til prosedyrer/instrukser, herunder internkontroll. Disse rutinebeskrivelsene må tilpasses de lokale forholdene, og kan derfor bli noe mer detaljerte enn de prosedyrer/instrukser som er felles.» Fylkeskommunens økonomihåndbok del II inneholder også instrukser om arbeidsdeling i kapittel 4 hvor det heter at: «Den som mottar varen eller tjenesten skal påse at leveransen er i henhold til bestillingen som er gjort med hensyn til riktig pris, mengde og kvalitet.» Innlandet Revisjon IKS Side 12

13 Fylkeskommunen har ikke sentrale rutiner som sier hvordan kontraktsoppfølging skal utføres. Revisjonen forstår de nevnte bestemmelsene i økonomihåndboka slik at det er den enkelte fagenhetsleder som har ansvar for etablering av rutiner for kontraktsoppfølging i egen enhet. Veileder i kontraktsoppfølging fra Difi Direktoratet for forvaltning og IKT, Difi, har utarbeidet en veileder i kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser ved kjøp av varer og tjenester. I følge veilederen bør oppdragsgiver ha etablert rutiner og retningslinjer for god kontraktsoppfølging og fakturahåndtering. For å følge opp at leveransen er i samsvar med bestillingen, må oppdragsgiver sette seg godt inn i alle kontraktsvilkårene: Hvilke varer/tjenester skal leveres, kvalitetsmessige krav og spesifikasjoner, hoved-leveranse/tilleggs-leveranse, opsjoner, priser, leveringstider og kontraktklausuler. Difi anbefaler å ha på plass kontrollrutiner for å påse at man faktisk får det man betaler for. Revisjonen har utledet følgende revisjonskriterier på grunnlag av bestemmelser i Oppland fylkeskommunes økonomihåndbok og interne retningslinjer: Opplandstrafikk skal ha etablert rutiner og rutinebeskrivelse for oppfølging av kontraktene med busselskapene. Opplandstrafikk skal påse at kontraktsbestemmelsene blir oppfylt; det vil si at leveransene er i henhold til kontraktenes vilkår. Spesifikt: Opplandstrafikk skal påse at den godtgjørelsen fylkeskommunen betaler er i henhold til kontraktenes vilkår. Busskontraktene Revisjonen legger til grunn at det spesifikke innholdet i busskontraktene vil være gjenstand for oppfølging og vil således også være revisjonskriterier. Innholdet i busskontraktene vil bli omtalt i kapittel DATA OPPLANDSTRAFIKK Organisering Opplandstrafikk er en av fjorten fagenheter i Oppland fylkeskommune direkte underlagt rådmannsledelsen. Fagenheten har ansvaret for kollektivtrafikken i Oppland, inkludert skoleskyssordning, tilrettelagt transport for funksjonshemmede, service-, bestillings- og fleksiruter, samt transportløyver. Innlandet Revisjon IKS Side 13

14 Opplandstrafikk har ansvaret for oppfølging av busskontraktene. Pr er det i alt 12 kontrakter; 6 bruttokontrakter og 6 nettokontrakter. Alle kontrakter som er inngått etter anbudskonkurranser er bruttokontakter. Nettokontraktene er avtaler inngått etter forhandlinger med de enkelte busselskapene. Vi beskriver ulikhetene ved de to kontraktstypene i kapittel Kontrollør er ansatt i Opplandstrafikk og foretar kontroller på bussavganger. Enheten har ikke hatt anonym kontrollør siden Rutinebeskrivelse for kontraktsoppfølging Det foreligger ikke samlet rutinebeskrivelse for kontraktsoppfølging som er godkjent av leder for Opplandstrafikk. Vi har imidlertid fått et dokument som heter kontraktsoppfølging som går under betegnelsen «sjekkliste». Dokumentet inneholder en oversikt over hvem som er kontraktsansvarlig for den enkelte busskontrakt, hvem som er rute- /skyssplanlegger og hvem som har ansvar for informasjon og marked i kommunene i Oppland. Videre inneholder dokumentet punkter om materiellbeskrivelse, rutebeskrivelse og økonomiske vilkår; herunder oppfølging av driftsgodtgjørelse, sanksjoner ved avvik og inntektsoppfølging. De kontraktsansvarlige har følgende fullmakter: foreta økonomisk oppgjør innenfor rammene kan ilegge bøter kan bestille ekstra tjenester inntil kr (over kr må godkjennes av leder) skal foreta årlig oppfølging av økonomiske sider ved kontraktene Utover de kontraktsansvarlige og ruteplanleggerne som det henvises til i ovennevnte dokument, er økonomiansvarlig i Opplandstrafikk involvert i kontraktsoppfølgingen gjennom å ha anvisningsmyndighet, og anvise alt som har med driftsgodtgjørelse og billettinntekter å gjøre. Vi har brukt følgende kontrakter som grunnlag i prosjektarbeidet: Anbudskontrakter/bruttokontrakter: Nettbuss Øst: Gjøvik by + Toten, Lillehammer Gjøvik Hønefoss JVB: Hov - Dokka Nettokontrakter: JVB: Valdres Lesja Innkjøpslag: Lesja +Dovre Snertingdal Auto: Snertingdal + Biri Innlandet Revisjon IKS Side 14

15 4.2.2 BUSSKONTRAKTENES ØKONOMISKE SIDER Bruttokontrakter/Anbudskontrakter Prinsippene ved bruttokontrakter er at inntektene(billettinntektene og eventuelt andre inntekter) tilfaller oppdragsgiver og at busselskapet godtgjøres for oppdraget. For fylkeskommunens kontrakter er alle kostnader inkludert i driftsgodtgjørelsen for ruteproduksjonen 4. Driftsgodtgjørelsen inkluderer alle oppgavene som er tillagt busselskapet i kontrakten. Budsjettert årsgodtgjørelse er lik antall km ruteproduksjon i henhold til kontrakt multiplisert med avtalt pris. Avtalt pris består av følgende kostnadselementer: lønn, drivstoff, fast element og konsumprisindeks. Regulering foretas som følge av pris -og kostnadsutvikling. Busselskapene utarbeider produksjonsbudsjett for året på grunnlag av ruteplaner utarbeidet av Opplandstrafikk. Produksjonsbudsjettene kontrolleres og godkjennes av Opplandstrafikk. Budsjettene er spesifisert på linje- og turnummer og angir blant annet avstand, kjøretid, hastighet, ukedager, antall dager og sum km for hver tur i samsvar med Opplandstrafikks mal. Produksjonsbudsjettet brukes som grunnlag for kontroll av årsoppgjør. Selskapene leverer faktisk produksjon innen 15.oktober hvert år elektronisk i samme format og spesifisert på samme måte som produksjonsbudsjettene. Grunnlagsdata for kostnadselementene registreres i regneark pr selskap og danner sammen med produksjonsbudsjettet grunnlaget for det årlige budsjettet for rutebilkontrakter rutebilarket. Regulering av driftsgodtgjørelse Pris- og kostnadsutvikling. Regulering av driftsgodtgjørelse som følge av pris- og kostnadsutvikling foretas to ganger pr år; pr 1.1 og 1.7. For kontrakter inngått før 2012 er det regulering en gang pr. år, pr 1.1. Regulering foretas på grunnlag av prosentvis endring i Statistisk Sentralbyrås(SSBs) indeks for gjennomsnittlig månedslønn for heltidsansatte for samferdsel, SSBs konsumprisindeks(totalindeksen) og SSBs tabell Konsumprisindeks for Autodiesel 2. Radikale endringer av avgifter og priser. Radikale endringer av avgifter og priser på innsatsfaktorer som ikke fullt ut blir fanget opp av indeksene i den ordinære reguleringen som følge av pris- og kostnadsutvikling, gir partene rett til å kreve forhandlinger. Krav om ekstraordinær regulering må fremsettes skriftlig. Justering av ruteproduksjonen. Oppdragsgiver har rett til å justere ruteproduksjonen med inntil +/- 30 %, men maks 10 % pr år i forhold til et beskrevet 0-nivå. Etter avtale kan partene gjøre frivillige reduksjoner i rutetilbudet utover 30 %. Ved vesentlige endringer i overføringer fra det offentlige kan oppdragsgiver kreve justeringer utover en reduksjon på 30 %. 4 Det samlede antall km som kjøres i rute under kontrakten Innlandet Revisjon IKS Side 15

16 Produksjonsendring som krever endret driftsgodtgjørelse, skal være forhåndsklarert med oppdragsgiver. Endret vogninnsats. Dersom justering av ruteproduksjonen er av en slik art at vognbehovet endres, skal partene bli enige om hvor mange vogner som settes inn eventuelt tas ut. Ved endret vogninnsats og vesentlig endret produksjon har partene rett til forhandlinger om justert godtgjørelse utover bestemmelsene om endringer i ruteproduksjonen. Force majeure.. 5. Driftsgodtgjørelsen reduseres med antall ikke kjørte rutekilometer multiplisert med pris pr. rutekilometer oppgitt i tabell. Månedlig godtgjørelse vil bli redusert med 1/30 for hvert påbegynt døgn med force majeure. Nettokontrakter Prinsippet for nettokontrakter er at busselskapet har fullt kostnads- og inntektsansvar for den produksjonen som omfattes av kontrakten. Driftsgodtgjørelsen er differansen mellom avtalte kostnader og budsjetterte inntekter for trafikken. Inntekter av busspakker (pakker sendt med buss) og reklame skal rapporteres og tas hensyn til ved beregningen av godtgjørelse. Utgangspunkt for beregning av driftsgodtgjørelsen er km-pris ved avtaleinngåelse og en produksjon på et bestemt antall km. Brutto er driftsgodtgjørelse antall km produksjon i henhold til kontrakt multiplisert med avtalt pris. Prisen består av følgende kostnadselementer: lønn, drivstoff, fast element og konsumprisindeks. Prisen reguleres som følge av pris- og kostnadsutvikling i disse elementene. Kostnadselementene er grunnlagsdata og registreres i regneark pr selskap. Opplandstrafikk legger fram forslag til ruteplaner, og busselskapene sender inn forslag til produksjonsbudsjett på grunnlag av ruteplanene. Produksjonsbudsjettet kontrolleres og godkjennes av Opplandstrafikk. Produksjonsbudsjettet er detaljert på linje- og turnummer og angir blant annet avstand, kjøretid, hastighet, ukedager(antall dager) og sum km for hver tur i samsvar med Opplandstrafikks mal. Busselskapene sender inn inntektsstatistikk. Budsjetterte inntekter for selskapene revurderes/forhandles om årlig. Leder for Opplandstrafikk godkjenner inntektsbudsjettet for selskapene gjennom administrativt vedtak i fylkeskommunen. Grunnlagsdata for kostnadselementene, produksjonsbudsjettet for selskapet og godkjente inntektsbudsjett danner grunnlaget for det årlige budsjettet for rutebilkontrakter rutebilarket. Selskapene leverer faktisk produksjon innen 15.oktober hvert år elektronisk i samme format og spesifisert på samme måte som produksjonsbudsjettene. Rutedatabasen brukes som grunnlag for kontroll av årsoppgjør opp mot faktisk produksjon. 5 I kontraktene definert som en oppfyllelseshindring grunnet omstendigheter som vedkommende part ikke råder over og ikke med rimelighet kan forutse, unngå og avhjelpe med rimelige midler og kostnader. Innlandet Revisjon IKS Side 16

17 Regulering av driftsgodtgjørelsen Regulering på grunn av kostnadsutvikling Brutto driftsgodtgjørelse reguleres årlig på grunnlag av endring kostnadselementene. Regulering foretas på grunnlag av endringer i gjennomsnittlig nivå i Statistisk Sentralbyrås(SSBs) indeks for autodiesel, SSBs kvartalsindeks for gjennomsnittlig månedsfortjeneste for samferdsel og i SSBs konsumprisindeks. Endring i produksjonsomfang Produksjonsomfanget kan reguleres i avtaleperioden etter pålegg fra oppdragsgiver eller forslag fra operatøren. Ved endring i produksjonsvolum skal driftsgodtgjørelsen endres forholdsmessig etter bestemmelser i den enkelte kontrakt. For avganger som ikke blir utført, skal beregnet produksjon avkortes til full godtgjørelse. Vesentlige avgiftsendringer Vesentlige avgiftsendringer som ikke er dekket i avtalt godtgjørelse, gir partene rett til å kreve forhandlinger. 5+ prosjektet 5+ prosjektet startet opp i 2011, og hadde som siktemål å øke antall kollektivreiser med 5 prosent. Alle busselskaper inngikk prosjektavtale. Det ble igangsatt tiltak innen billettering, betaling, ruteplanlegging, markedsføring, samt rekruttering og opplæring av sjåfører i samarbeid med videregående opplæring. Opprinnelig ble prosjektet planlagt å være 2-årig, men er forlenget to ganger slik at det skal gå ut Prosjektet beskrives nærmere i kapittel RUTINE FOR UTBETALING AV DRIFTSGODTGJØRELSE - AKONTO Bruttokontrakter/Anbudskontrakter I følge kontraktene skal fylkeskommunen månedlig faktureres for 1/12 av avtalt årlig driftsgodtgjørelse. Busselskapene sender egne fakturaer ved dublering 6 etter at det har vært en dialog/avklaring med Opplandstrafikk i forkant. 6 Kjøring av 2 busser på samme avgang Innlandet Revisjon IKS Side 17

18 Hvert halvår foretar de kontraktansvarlige i Opplandstrafikk beregning/foreløpig framskriving av driftsgodtgjørelsen og lager fakturaplan for halvåret som sendes busselskapene med anmodning om at busselskapene sender månedlige fakturaer til Opplandstrafikk/fylkeskommunen. På grunnlag av mottatte fakturaer utbetaler fylkeskommunen driftsgodtgjørelse til busselskapene månedlig og innen den 10. i påfølgende måned. Den beregnede driftsgodtgjørelsen er en akonto-utbetaling. Faktura attesteres av kontraktsansvarlig og anvises av økonomiansvarlig. Nettokontrakter Opplandstrafikk overfører nettogodtgjørelsen med 1/12 av avtalt årsgodtgjørelse den 15. i hver måned til busselskapene. Grunnlaget for overføringen er utbetalingsplaner for året basert på Opplandstrafikks/de kontraktsansvarliges beregning av driftsgodtgjørelsen/framskriving av pris- og kostnadsveksten for kommende år. Nettogodtgjørelse for året fremkommer ved å trekke budsjetterte inntekter fra beregnet brutto driftsgodtgjørelse for det kommende året. Opplandstrafikk lager internfaktura som grunnlag for beløpet som skal utbetales. Faktura attesteres av kontraktsansvarlig og anvises av økonomiansvarlig RUTINE FOR AVREGNING AV DRIFTSGODTGJØRELSE Bruttokontrakter/Anbudskontrakter Avregning foretas hvert halvår på grunnlag av faktisk ruteproduksjon og pris- og kostnadsutvikling. Ruteplanlegger i Opplandstrafikk foretar kontroll av faktisk ruteproduksjon mot rutedatabase, rutetabell og kjørekalender når endelig indeks foreligger. Det foretas foreløpig avregning dersom det drøyer med endelig indeks for å få avviket på slutten av året til å bli så lite som mulig. De kontraktsansvarlige i Opplandstrafikk foretar avregning av driftsgodtgjørelse for året i desember/januar på grunnlag av indekser pr i driftsåret, endelig produksjon og produksjonsbudsjett for november og desember. Det foretas ikke avregning opp mot kjørte km for november og desember da produksjonsvolumet er sikkert så sent på året. Dersom det skjer force majeure eller andre ekstraordinære hendelser de siste to månedene, vil produksjonsendringer som følge av dette likevel bli hensyntatt. Selskapene på bruttokontrakter sender oppgave elektronisk over faktisk produksjon innen 15.oktober hvert år. For anbudskontrakter med oppstart fra 2010 skal produksjonen fordeles på 1. og 2. halvår. De kontraktsansvarlige i Opplandstrafikk sender oppsett for avregning av driftsgodtgjørelse til busselskapene hvert halvår og busselskapene blir bedt om å sende faktura/kreditnota på skyldig/tilgodebeløpene. Mottatt faktura/kreditnota attesteres av kontraktsansvarlig og anvises av økonomiansvarlig. Innlandet Revisjon IKS Side 18

19 Nettokontrakter Kontraktsansvarlige i Opplandstrafikk regulerer bruttogodtgjørelsen årlig pr på grunnlag av kostnadsutvikling og kjørte kilometer. Beregningsperioden for kostnadsindeksene er f.o.m. november i året før driftsåret t.o.m. oktober i driftsåret. Busselskapene leverer spesifisert oppgave over mer- /mindreproduksjon hvert år elektronisk. Endelig avregning skjer etterskuddsvis når indeksene foreligger, og det er foretatt gjennomgang av faktisk ruteproduksjon mot rutedatabase, rutetabell og kjørekalender. Avregning med oppgjør skal skje innen 1 mnd. etter at fylkeskommunen har mottatt nødvendige data. Det foretas eventuelt foreløpig avregning i påvente av gjennomgang av kilometerproduksjonen. De kontraktsansvarlige i Opplandstrafikk sender oppsett for avregning av driftsgodtgjørelse til busselskapene og lager utbetalingsbilag/kreditnota på skyldig/tilgodebeløpene som attesteres av kontraktsansvarlig og anvises av økonomiansvarlig KRAV OM RAPPORTERING Bruttokontrakter/Anbudskontrakter Busselskapene skal rapportere til Opplandstrafikk etter bestemmelser i kontraktene. Månedlig faktura godtgjøres under forutsetning av at rapportene foreligger. Teamleder drift følger opp at rapportene foreligger. Det er krav om månedlig rapportering av billettsalg/korrigeringer/refusjon etc. I tillegg er det for en av kontraktene krav om produksjonsrapportering hver måned etter fylkeskommunens mal. Når det gjelder andre typer rapporteringer, er det følgende krav til tidspunkt/frekvens: Regnskap og årsberetning årlig Miljørapport per halvår Bussoversikt/vognregister ved oppstart og endring Hendelser som kan medføre medieomtale umiddelbart Vognløpsplaner senest 4 uker før ruteendring Statistikk og økonomiske forhold om den operative driften på forespørsel. Nettokontrakter Busselskapet har ansvar for at produksjonsoppgaver, statistikk og andre opplysninger oppdragsgiver har behov for, foreligger innen avtalte frister og i den form oppdragsgiver krever. Formkravene kan ikke være urimelige. Dette gjelder inntektsstatistikk, miljørapporter, melding om hendelser (avvik), vognskjema (ved endringer), produksjonsoppgaver og sporadiske henvendelser, for eksempel knyttet til spørreundersøkelser. Ulike saksbehandlere følger opp innen sine ansvarsområder, og melder fra til leder for driftsteamet dersom det oppstår vansker med å få den etterspurte informasjonen til rett tid/på ønsket form. Teamleder drift følger da opp overfor selskapene. Innlandet Revisjon IKS Side 19

20 4.2.6 BILLETTINNTEKTER Bruttokontrakter/anbudskontrakter Som tidligere omtalt tilfaller billettinntektene for bruttokontraktene fylkeskommunen og har ingen betydning for driftsgodtgjørelsen fylkeskommunen betaler busselskapene. I kontraktdokumentene er det krav om at busselskapene bruker elektronisk billettering. De skal kun bruke det systemet som fylkeskommunen har anskaffet til formålet for å effektivisere innkreving, regnskapsføring, avregning og kontroll med billettinntekter og gi inntekts- og passasjerstatistikk. Fara billettsystem som benyttes av OFK, brukes i over halvparten av fylkene i Norge. Økonomirapportene/avregningsrapportene i Fara er gjennomgått og godkjent av revisjonsselskap Price Waterhouse Coopers; Faras revisor. OFK vurderer at systemet er til å stole på. Akonto-fakturering Nettbuss Øst - og andre «rene» bruttoselskap Fylkeskommunen ved regnskapsavdelingen sender månedlig akonto-faktura på billettinntekter til busselskapene basert på innkjørte billettinntekter. Grunnlaget er basert på data fra fylkeskommunens elektroniske billetteringssystem. Ruteplanlegger i driftsteamet utarbeider grunnlaget for fakturering og attesterer. Fakturaunderlaget godkjennes av økonomiansvarlig i Opplandstrafikk før det sendes regnskapsavdelingen. Dette er en foreløpig fakturering for måneden. Det er ikke sikkert at alle inntektene kommer med før om 2 måneder da det kan være at det mangler sjåføroppgjør. Fra høsten 2013 er det brukt «hittil i år» ved akontofakturering, slik at det ikke skal være rom for store avvik. Opplandstrafikk mener at å kalle månedsfakturaene akonto gir en ekstra sikkerhet for å komme tilbake til forhold de får kunnskap om i ettertid. Fra brukes avregningsrapporter som grunnlag for akontofaktureringen for alle selskap bortsett fra JVB. I tillegg til å kontrollere akonto-faktureringene og anvise, sjekker økonomiansvarlig i Opplandstrafikk inntektsføring i regnskapet. Avregning Nettbuss Øst og andre «rene» bruttoselskap Den ansvarlige for billettinntektsoppfølging i Opplandstrafikk lager endelig avregning pr basert på økonomirapporter fra Fara-billettsystem. Tilgodehavende fremkommer som differansen mellom de to rapportene «Avregning skyldig» og «Avregning til gode». Rapportene må være innstilt på riktige produktgrupper, bl.a. skjedde det en endring i systemet i juli 2013, som krevde tilpasning av Avregning skyldig-rapporten. Ved avstemming mot selskapene på årsbasis fremkommer gjerne noen svært små avvik. For 2013 utgjorde dette kr av en billettomsetning på kr for Nettbuss Øst, altså mindre enn 0,1 %. For 2012 utgjorde differansen mot Nettbuss Øst så lite som kr Hvis det i løpet av året oppstår betydelige differanser mellom reelt innkjørt og akonto-fakturert, foretas en foreløpig avregning. I kontrakter inngått fra og med 2013 skal det foretas endelig avstemming av billettoppgjør og insentivavregning (5+ prosjektet) hvert halvår. Innlandet Revisjon IKS Side 20