BRUK AV VIKARER OG EKSTRAHJELP VED NLSH ORGANISERING AV TJENESTER KNYTTET TIL INTERNT VIKARSENTER

Transkript

1 Styresaknr. 25/05 REF: 2002/ BRUK AV VIKARER OG EKSTRAHJELP VED NLSH ORGANISERING AV TJENESTER KNYTTET TIL INTERNT VIKARSENTER Saksbehandler: Per-Ingve Norheim Dokumenter i saken: Saksbehandlers kommentar: Bakgrunn Sykehusstyret har ved to anledninger bedt om en nærmere oversikt over bruk av vikarer og ekstrahjelp i Nordlandssykehuset med sikte på å vurdere om tjenesten kan drives bedre og mer rasjonelt. I sak 39/2004 pkt. 2 fattet styret følgende vedtak: Det må legges frem tall for bruk av overtid/merarbeid og innleie av vikarer fra byrå, og det må legges frem en plan for hvordan en kan redusere/fjerne disse utgiftene ved bruk av eget personale. Videre ble det fattet følgende vedtak i sak 49/2004 pkt 5.: Sykehusets bruk av ressurser til overtid, vikarinnleie og ved sykefravær er av en slik størrelse at en må se på mulighetene for å bruke ressursene på en måte slik at en får en bedre utnyttelse av disse. Vi benytter to begrep knyttet til innleie av personell; henholdsvis vikarer/vikarvakter og ekstravakter. Vikarer/vikarvakter innebærer personell innleid til å dekke alt fra ledige enkeltvakter til mer langvarige vikariater, f. eks. i forbindelse med omsorgspermisjon og langtidssykemelding, - mens ekstravakt innebærer enkeltvakter som kommer på topp av grunnbemanningen for å dekke opp for midlertidige aktivitetsøkninger, f. eks. i forbindelse med høyt belegg/korridorpasienter eller som vakt for enkeltpasienter. Behovet for å dekke opp for ledige vakter er størst innenfor den døgnbaserte pleietjenesten. Her har vi også det største volumet samt problematikk knyttet til kompetansekrav. Endel enheter kan benytte seg av vikarer basert på både pleiemedhjelpere og hjelpe-/sykepleiere, mens spesialenheter er helt eller delvis avhenging av sykepleiere med spesialutdanning innenfor ulike spesialiteter som operasjon, anestesi, intensiv og pediatri m. v.. Tradisjonelt sett har det vært for få spesialsykepleiere til å dekke alle slike stillinger i Norge. Ved mange sykehus har det vært etablert særskilte tiltak for å rekruttere og beholde spesialistene. Ved fravær i slike stillinger må vi ofte ty til bruk av overtid for eget personell eller vikarer fra eksterne vikarbyrå. I perioder må vi også leie inn vanlige sykepleiere gjennom vikarbyrå for å dekke opp behov både i forhold til ferieavvikling og ved større generelt fravær. I den senere tiden er tilgangen på både kvalifisert personell og pleiemedhjelpere blitt vesentlig bedre enn det vi har vært vant til de siste ti, femten årene. Det innebærer bl. a. at vi nå har opptil flere søkere til sykepleiestillinger hvor vi tidligere knapt hadde interesserte kandidater. Turnoveren er også blitt merkbart mindre i pleietjenesten den siste tiden. Sak 25/05 Styremøte 25 april

2 Årsak til fravær/behov for innleie I 2003 var i gjennomsnitt nesten 9 % av arbeidsstokken ved Nordlandssykehuset fraværende pga egen sykdom. I 2004 ble dette redusert til 8,1 %. Ved inngangen til 2005 har vi en økning tilbake til ca. 9 % sykefravær. Videre har vi fravær knyttet til barns sykdom, omsorgspermisjoner, utdanningspermisjoner, velferdspermisjoner samt endel andre ulønnede permisjoner. For pleietjenesten innebærer dette et samlet fravær på om lag %. I tillegg kommer fravær relatert til avvikling av ordinær ferie, helligdager, avspasering og turnover. En vesentlig del av dette fraværet erstattes med vikarer, for både enkeltvakter ved korttidsfravær og vikariater for langtidssykemeldte. De største utfordringene mht å skaffe kompetente vikarer og ekstrahjelpere er knyttet til korttidsfravær og akutt behov for ekstrahjelp. Registreringer foretatt på noen utvalgte sengeposter indikerer at dette bemanningsbehovet samlet sett utgjør så mye som ca. 15 % av postenes grunnbemanning. De turnusbaserte tjenestene i NLSH sentrum teller rundt regnet 550 årsverk. I 2004 ble det brukt 13 mill. kr. i overtid og 6,5 mill. kr. til eksterne vikarbyrå for denne delen av virksomheten. For NLSH samlet sett var totalforbruket på 33 mill. kr. til overtid og 7,9 mill. kr. til eksterne vikarer. Vurderinger Vi har stilt oss følgende tre hovedspørsmål i forbindelse med utredning av denne saken: - Hvordan kan vi heve kvaliteten på vikar-/ekstrahjelptjenesten? - Hvordan kan vi redusere gjennomsnittskostnaden pr. vikarvakt? - Hvordan kan vi samlet sett redusere volumet på bruk av vikarer/ekstrahjelp? Ansvaret for at hver avdeling/post/enhet er forsvarlig bemannet til enhver tid ligger i linjen til den enkelte avdelingssjef. I denne sammenhengen vil det i praksis si avdelingssykepleierne/enhetslederne. Det er viktig at dette ansvaret holdes fast og er tydelig. For de fleste lederne krever arbeidet med å skaffe vikarer/ekstrahjelp mye tid og stjeler oppmerksomhet i en for øvrig meget hektisk hverdag. For å avlaste dem i dette arbeidet har vi hatt et ekstravaktkontor som har bistått i å formidle vikarvakter i form av frilansere, det vil i hovedsak si pleiemedhjelpere, sykepleiestudenter og hjelpepleiere til korttidskontrakter for enkeltvakter. Gjennom det siste halvåret har vi utviklet ekstravaktkontoret til å bli et vikarsenter, som innebærer at vi nå formidler langt flere vakter, har en høy treffprosent på antall skaffede vakter i forhold til innmeldt behov, samt rekrutterer personell til tjenesten med noe høyere kompetanse enn det vi maktet tidligere. Denne modellen gir oss allikevel ikke tilgang til høykompetente syke- og hjelpepleiere som kan tre inn i tjenesten på relativt kort varsel. Dette tror vi kan endres dersom vi i tilknytning til vikarsenteret etablerer en vikarpool basert på faste syke- og hjelpepleiere som kan være tilgjengelig for flere sengeposter. I første omgang vil det dreie seg om å levere tjenester til NLSH sentrum og forhåpentligvis også NLSH Lofoten som vi tror kan dra nytte av en slik enhet. Videre vil avdelingssykepleierne kunne ha mer is i magen og se an driftssituasjon/belegget på posten før de tar beslutning om innleie av vikar dersom de er trygg nok på at kvalifisert vikar kan skaffes på forholdsvis kort varsel. I perioder med overbelegg vil dette også være en vesentlig faktor som kan bidra til bedre kvalitet både på arbeidsmiljø og behandling/omsorg. Det høye belegget den siste tiden ved Medisinsk avdeling er et eksempel på en slik tilstand hvor mer tilgjengelig kvalifisert personell kunne bidratt vesentlig til å avhjelpe situasjonen. Etablering av en fast vikarpool vil vi derfor også se i sammenheng med plan for å opprette nye medisinske sengeplasser. Sak 25/05 Styremøte 25 april

3 Lavere gjennomsnittskostnad pr. vakt kan oppnås ved reduksjon i bruk av overtid og eksterne vikarbyrå. Tilgang til kvalifiserte vikarer vil være nøkkelen også til det. Etter som vi nå har bedre tilgang på spesialsykepleiere, øyner vi nå visse muligheter til å kunne rekruttere spesialsykepleiere til vikarpoolen, og da bli bedre i stand til å betjene de avdelingene som er avhengig av slik kompetanse. En vei til mindre behov for vikarer og ekstravakter vil kunne være å øke den generelle grunnbemanningen med sikte på å sette postene bedre i stand til å klare seg uten innleie ved korttidsfravær og varierende aktivitet. Dette har gjennom tiden vært forsøkt ved flere sengeposter uten at vi har oppnådd den planlagte effekt i form av vesentlig redusert vikar- og ekstrahjelpforbruk. Vi vil derfor ikke anbefale en slik løsning som vi mener vil innebære for stor risiko for økt ressursforbruk. Vi har besøkt noen andre helseforetak og primærkommuner som har organisert vikarløsninger basert på fast personell. Erfaringene herfra synes å være gode. Risiko En slik etablering er dog ikke fri for risiko. Lettere tilgang på personell kan lede til høyere bruk av vikarer og ekstrahjelp og således øke i stedet for å redusere totalkostnaden. Dette mener vi kan unngås ved en bevisst organisering og bruk av tjenesten, f. eks. gjennom å frigjøre tid for avdelingssykepleierne til å drive mer aktivt utviklingsarbeid knyttet til organisasjon og ledelse. Mer oppmerksomhet mot eget personell bidrar som regel til lavere sykefravær, og slik sett redusert vikarbehov. Som en del av risikovurderingen har vi bl. a. registrert behovet for vikarer/ekstrahjelp ved fire utvalgte sengeposter i en periode på to måneder. Fig 1 nedenfor illustrerer gjennomsnittet av det vurderte behovet for vikar-/ekstravakter på de fire postene. Den viser fordelingen på ukedager og hvordan behovet er fordelt på døgnet. Totalbehovet pr dag varierer fra 10,4 vakter på mandag til 14,7 vakter på torsdag. Fordelingen på døgnet viser at det er nesten likt behov for dag og kveldsvakter, mens behovet for nattevakter mindre. Dog viser det at vi har behov for 2 til 3 nattevakter bare på disse 4 postene. Sak 25/05 Styremøte 25 april

4 Figur 1. Registrert behov for innleid personell R4, A6, B5, B6 - spl og hpl for sept/okt 04 fordelt på dag, kveld og natt 16,0 14,7 Antall innleid 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 10,4 4,6 3,02,8 12,3 11,9 5,0 5,2 4,7 3,6 3,3 2,4 13,0 5,85,9 5,6 4,3 3,0 3,1 12,7 12,3 5,3 5,3 4,7 4,4 2,7 2,6 Dag Kveld Natt Totalt 2,0 0,0 Ma Ti On To Fr Lø Sø Ukedagene Fig. 2 viser gjennomsnitt av vurdert behov for innleie fordelt på ukedager og fordelt på hjelpepleier og sykepleiere. Denne oversikten viser at det er et større daglig behov for sykepleiere enn hjelpepleiere. I tillegg viser den at halvparten av behovet for nattevakter kan dekkes opp med hjelpepleier. Totalt utgjør det vurderte innleievolumet 87.3 vakter pr. uke. Omgjort i hele stillinger, dersom en legger 5 vakter pr. uke til grunn, blir dette om lag 17 stillinger. NLSH har 15 enheter med sykepleiepersonell inkl. anestesi og operasjon. Noen enheter er mindre enn andre og har følgelig et mindre innleievolum. Som et tankeeksperiment kan vi legge til grunn at de registrerte enheter utgjør 1/3 av antall enheter med behov for innleie av sykepleiepersonell. Da vil innleievolumet omgjort i hele stillinger bli 54. Sak 25/05 Styremøte 25 april

5 Figur 2. Registrert behov for innleid personell R4, A6, B5, B6 - per yrkesgr. for sept/okt 04 fordelt på dag, kveld og natt 10,0 9,0 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Dag Kveld Natt Totalt 9,1 7,6 7,0 7,1 7,0 6,8 6,4 5,1 5,3 5,6 5,4 5,6 5,3 4,0 3,8 3,0 3,0 3,2 3,2 2,8 2,7 2,9 2,6 2,6 2,6 2,7 2,7 2,3 2,3 2,2 2,4 2,7 2,9 2,4 2,1 2,1 1,6 1,8 1,9 2,0 1,6 1,7 1,7 1,6 1,3 1,4 1,4 1,4 1,7 1,1 1,3 1,0 1,0 1,2 0,9 0,7 MaHPL MaSPL TiHPL TiSPL OnHPL OnSPL ToHPL ToSPL FrHPL FrSPL LøHPL LøSPL SøHPL SøSPL Ukedagene Det synes å være liten risiko knyttet til det å få leid ut 15 kompetente vikarer slik behovet er registrert. Utfordringen ligger i å holde igjen noen av dem som da kan være tilgjengelig for å sette inn på kort varsel. Dersom vi holder igjen for mange, er det risiko for at vi får ledige vikarer knyttet til enkeltvakter. Gjennom prøving og erfaring vil vi kunne finne hvor mange og hvor lenge noen vikarer bør holdes i beredskap før de blir booket inn på ledig vakt. Rekruttering og organisering Vi er usikker på hvor stor interessen blant sykepleiere er til å ta arbeid som fast vikar og stille seg til disposisjon for å kunne dekke flere avdelinger ut fra øyeblikkets behov. De fleste sykepleiere foretrekker en stabil arbeidsplass ved en bestemt avdeling. Derfor vil vi måtte finne økonomiske- og andre incentiv som virkemidler for å rekruttere personell til enheten. Vi bør ha minst om lag 8 sykepleiere i poolen for å oppnå ønsket effekt. Enheten søkes organisert og samlokalisert med dagens vikarsenter. Dvs at vi bør ha en felles leder som kan ivareta lederoppgavene for både ekstravaktdelen/frilanseformidlingen og den faste vikarpoolen. I tillegg til dette trenger vi to personer, tilsvarende 1,5 årsverk, som kan stå for formidling av tjenestene/mottak av bestillinger og rekvirering av vakter. Vi trenger to kontorer som ligger nært hverandre, hvor det ene vil huse formidlerne og det andre være base for leder og møter med vikarene. Det nye arbeidsplansystemet vil bidra til bedre oversikt over vikarbehovet og bedre styring av vikartjenesten. Systemet vil være til hjelp for å redusere overtidsbruk samt til hjelp for å skaffe rett vikar til rett tid og inngå som verktøy både for den enkelte avdelingssykepleier og formidlerne i vikarsenteret. Etter ett års drift bør vi evaluere virksomheten med sikte på å vurdere om vi har nådd de mål som er satt. Dersom det viser seg at vi ikke skulle lykkes med dette, vil enheten forholdsvis enkelt kunne legges ned og ansatte omplasseres til ledige stillinger i andre avdelinger. Sak 25/05 Styremøte 25 april

6 Budsjett Vi har kalkulert et driftsbudsjett med inntil 16 årsverk som følger (tall i mill kr.): Brutto lønnsbudsjett inkludert ubekvemstillegg 8,0 Kurs/opplæring 0,5 Annen drift 0,5 Sum 9,0 Driften finansieres ved internfakturering til den enkelte post basert på en nærmere kalkyle for de forskjellige vaktkategorier som dag, aften, natt og helg. Dette vil bli nærmere klarlagt når vi får kartlagt arbeidsmarkedet og får oversikt over hva lønnsnivået vil kunne bli i en slik enhet. En del kostnader knyttet til oppstart/etablering av enheten vil måtte dekkes sentralt for å unngå at timeprisen til avdelingene blir så høy at vikarene ikke blir benyttet. Slike kostnader forutsettes dekt indirekte gjennom generelle besparelser hos brukerne. Videre er det naturlig å se vikarpoolen som et element i etablering av ny medisinsk sengepost/nye medisinske sengeplasser. Begge disse enhetene vil kunne trekke positive veksler på hverandre. Dette vil bli nærmere vurdert i forbindelse med utarbeidelse av mer detaljerte driftsplaner for disse enhetene. Konklusjon/målsetting Hensikten med å opprette et vikarsenter basert på en pool med faste erfarne syke- og hjelpepleiere kan oppsummeres i følgende hovedmål: Heve kvaliteten på vikar-/ekstrahjelptjenesten Redusere gjennomsnittskostnaden pr. vakt Redusere volumet på bruk av vikarer og ekstravakter Bedre arbeidsmiljø og lavere sykefravær Bedre kvalitet på vikartjenesten vil kunne bidra både til bedre behandling av pasientene og bedre arbeidsmiljø. Dersom vi lykkes med rekruttering til tjenesten, vil vi kunne få et elitekorps med dyktige syke- og hjelpepleiere som vil kunne få høy status og bli meget ettertraktet hos brukerne. Tjenesten bør evalueres etter et år ved bl.a. å sammenligne tall for variabel lønn fra regnskapet for 2004/2005 med regnskapet for en periode hvor vikarpoolen har vært i drift, samt sammenligne endring ved indikatorer for arbeidsmiljø og eventuelt pasienttilfredshet. Sak 25/05 Styremøte 25 april

7 Innstilling til vedtak: 1. Sykehusstyret viser til sak om organisering av vikartjeneste i Nordlandssykehuset og vedtar opprettet en enhet for faste vikarer. 2. Enheten opprettes med en leder som får ansvar for nåværende vikarsenter med tilhørende stillingsressurser. 3. Det vedtaes opprettet inntil 16 nye stillingshjemler, inkludert leder, med en samlet årsbudsjettramme på inntil 9,0 mill. kr. dekt inn ved intern fakturering til brukerne av tjenestene. 4. Utvikling og etablering av enheten sees også i sammenheng med plan for å opprette nye medisinske sengeplasser. Det forventes positive ringvirkninger herfra av både faglig og økonomisk karakter. 5. Virksomheten evalueres etter ett års drift med sikte på å vurdere om målsettingen er tilstrekkelig nådd. Avstemming : Vedtak: Sak 25/05 Styremøte 25 april