// Mamut Business Software. Kunde-, salgsoppfølging og netthandel

Transkript

1 // Mamut Business Software Kunde-, salgsoppfølging og netthandel I

2 Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst allé 56 Postboks 733, Skøyen 0214 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: mail@mamut.no Mamut Supportsenter: Tlf.: , Faks: Åpent: fra kl alle hverdager Internett: E-post: support@mamut.no Salg: Tlf.: , Faks: Internett: E-post: sales@mamut.no Versjon 15.0 MBS.MAN.CRM.15.NO Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut AS. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. II

3 Velkommen som Mamut-bruker! Introduksjonsbøkene "Innstillinger, rapporter og utvalg", "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel" og "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal" gir en innføring i programmet. Disse manualene kan lastes ned gratis fra Mamuts hjemmesider på I introduksjonsbøkene får du hjelp til å bli kjent med hvordan systemet er bygget opp, slik at du kan finne frem i, og tilpasse systemet til ditt bruk. Bøkene gir også en innføring i hovedelementene i de ulike funksjonene programmet tilbyr, samt beskrivelser av hvordan du utfører de mest vanlige oppgavene. En del funksjoner er omtalt mer utfyllende i programmets hjelp [F1]. Dokumentasjonen kan omtale tjenester og/eller funksjoner som ikke er inkludert i din løsning. Ønsker du å bestille eller få mer informasjon om dette, vennligst ta kontakt. Du kan sende e-post til mail@mamut.no eller ringe Det er viktig at du leser gjennom Mamut Brukeravtale før eller under installasjonen. Der vil du få en oversikt over de kontraktsvilkår som gjelder mellom deg som kunde, og Mamut som leverandør. Mamut Brukeravtale finner du vedlagt programpakken, og på Ved installasjon aksepterer du vilkårene i Mamut Brukeravtale. I tillegg til introduksjonsbøkene produserer Mamut også ytterligere brukerdokumentasjon som oppdateres kontinuerlig i henhold til ny og forbedret funksjonalitet i programmet. Den nyeste versjonen av denne dokumentasjonen publiseres regelmessig på våre hjemmesider, hvor du kan laste den ned kostnadsfritt. Gå til Download-siden på våre hjemmesider for å laste ned dokumentasjon: Vi vil også minne om vår nettside Der vil du finne tusenvis av spørsmål og svar knyttet til Mamut-systemene. Du kan søke deg frem til løsningen på det spørsmålet du har 24 timer i døgnet. Lykke til med Mamut Business Software! III

4 Kunde-, salgsoppfølging og netthandel Innhold Velkommen som Mamut-bruker!... III Innhold... IV Kapittel 1: Kundeoppfølging... 1 Kontaktoppfølging... 2 Registrere en ny kontakt... 2 Kontaktoppfølgingsregisteret... 3 Fanekortene i kontaktregisteret... 6 Brukerinnstillinger for Kontaktoppfølging Firmainnstillinger for Kontaktoppfølging Organisering og vedlikehold av kontakter Vis kart og reiserute til kontakten Endre verdier på et utvalg kontakter Egendefinerte felter Grupper Hovedkontor/Underkontor Kontaktpersoner Brukerinnstillinger for Kontaktperson E-post Kom i gang med e-post E-posteditoren i programmet Opprette en masseutsendelse E-postmaler Skrive ut som e-postvedlegg Sende et dokument på e-post Integrasjon med Outlook Aktiviteter og kalender Aktiviteter Arbeide med aktiviteter Innstillinger for aktiviteter Aktivitetstyper Aktivitetsmaler Oppfølgingsaktiviteter Kalender Minikalender Kalender til annen ansatt/ressurs Felleskalender Kalender - velg dato IV

5 Innhold Dokumenter Dokumentliste Opprette et nytt dokument Veiviser for å knytte kontakter til et dokument Veiviser for å knytte ansatte til et dokument Brukerinnstillinger for Dokument Om skanning av dokumenter Opprette en kopi i PDF-format Dokumentmaler Vinduet Dokumentmaler Opprette en ny dokumentmal Opprette nye dokumentmaler for tilbud Egenskaper for dokumentmaler Dokumenttyper Opprette en ny dokumenttype Import av dokumenter Importere dokumenter Integrasjon med Skype Kom i gang med Skype Prosjekt Opprette et nytt prosjekt Brukerinnstillinger for Prosjekt Prosjektregisteret Fanekortene i Prosjektregisteret Prosjektfakturering Prosjektfakturering basert på innkjøp og timeregistrering Prosjektfakturering basert på fastpris Kapittel 2: Produkt Om produktmodulen Opprette et nytt produkt Produktregisteret Produktlisten Fanekortene i Produktregisteret Pris Rabatt Lager Leverandør Strukturer Variant Produktinformasjon Nettbutikk Innstillinger Diverse Produktstatus V

6 Kunde-, salgsoppfølging og netthandel VI Innstillinger for produkt Brukerinnstillinger for Produkt Firmainnstillinger for Produkt Organisere/vedlikeholde produkter Endre et utvalg produkter Duplisere et produkt Kan jeg endre produktnummer? Import av produktdata Tilleggsavgifter (Miljøavgifter) Kom i gang med tilleggsavgifter Legge til en tilleggsavgift Produktvarianter Variantegenskaper og -verdier Variantinnstillinger Opprette varianter av et produkt Opprette og redigere alle varianter/ varianttilknytninger av et produkt Overføre beholdning mellom varianter Varianter i nettbutikken Kapittel 3: Salgsoppfølging Tilbud Tilbudsmal Brukerinnstillinger for Tilbud Tilbudsregisteret Fanekortene i tilbudsregisteret Arbeide med tilbud Opprette et tilbud Effektuere et tilbud/opprette ordre Skrive ut et tilbud Gruppetilbud Opprette enkelttilbud fra et gruppetilbud Repeterende tilbud Regenerer ordrelinje(r) Rediger ordrelinjebeskrivelse Ordre/Faktura Opprette en ny ordre Ordre/Faktura-registeret Fanekortene i Ordre/Faktura-registeret Innstillinger for Ordre/Faktura Brukerinnstillinger for Ordre/Faktura Firmainnstillinger for Tilbud/Ordre/Faktura Fakturering og kreditering Fakturering

7 Innhold Fakturere/skrive ut en faktura Skrive ut en fakturakopi Opprette en kontantfaktura Kreditere en faktura Opprette en uavhengig kreditnota Skrive ut et utvalg Duplisere tilbud/ordre/faktura Samlefakturering Automatisk KID-tildeling Om kredittgrenser og kredittsperrer Utskrifter og rapporter Ordre- og lagerrapporter Legge inn fast tekst på ordre-/fakturautskrifter Skrive ut faktura på et annet språk Skrive ut flere fakturakopier Valuta Fakturere i kundens valuta Innkjøp og lager i Ordre/Faktura Levere produkter Restordre Vareflyt-vinduet Leveringsplan Opprette innkjøp på grunnlag av salgsordre Priser og rabatter Endre pris på et utvalg produkter - Global prisjustering Endre prisen på ett produkt Rabatter Rabattregister Leverings- og betalingsbetingelser Opprette en ny betalingsbetingelse Abonnementsfakturering Kom i gang med Abonnementsfakturering Programversjoner uten regnskap Fakturaoppfølging Registrering av betaling Betalingspåminnelse Videre betalingsoppfølging Factoring Inkassovarsel Inkasso Salgsbudsjett Drilldown - Salgsbudsjett Kapittel 4: Netthandel Om netthandel VII

8 Kunde-, salgsoppfølging og netthandel VIII Netthandel i Mamut Business Software Tips - hva du bør tenke på før du begynner Designtips for nettsted Kom i gang med eget nettsted Om innhold på nettstedet Oppdatering av nettsted Om nettbutikk Kom i gang med nettbutikk Legge ut et produkt for salg i nettbutikken Opprette kopling til andre nettsteder Vise lagerbeholdning på produktene i nettbutikken Betalingstjenester for betaling i nettbutikk Nets Netaxept Rediger nettsted Velg nettsted Meny Virksomheten Selskapsinformasjon Topptekst Beskrivelse av selskapet Innhold Hovedside Kampanje Produktutvalg Produktliste Nettstedinnstillinger for produkt Nyheter Undersider Kontaktsider Verktøy Hyperlink Sett inn hyperlink Sett inn vedlegg Sett inn bilde Sett inn tabell Åpne HTML-fil Design Designmal Designmal Nettsted Opprett en ny fargekombinasjon Egenskaper for valgt mal Designmal Nettbutikk Nettbutikk Produktgrupper Selskapsinformasjon Nettbutikk Vilkår

9 Innhold Kundeinfo Fakturaadresse Leveringsform Betalingsform Hent nettsteddata Firmainformasjon/Adresse Oversikt over nye ordrer/aktiviteter Nettstedinnstillinger Aktivt nettsted Ledetekster Meta tags Script Innstillinger Web Innstillinger Nettbutikk Betalingstjenester Admin Passordinnstillinger Tilleggsprodukter - Netthandel Kapittel 5: Mer informasjon Mamut Online Desktop Service og brukerstøtte Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag Øvrig dokumentasjon Mamut Academy Mamut Tutorials Indeks IX

10 Kapittel 1: Kundeoppfølging I dette kapittelet: Kontaktoppfølging... 2 E-post Aktiviteter og kalender Dokumenter Integrasjon med Skype Prosjekt Funksjonalitet omtalt i denne delen kan være helt eller delvis tilgjengelig i din programversjon. Du finner en detaljert funksjonsoversikt for de ulike produktene på våre nettsider: Finner du ikke svar på det du lurer på i dette kapittelet, kan du gå til kapittelet Mer informasjon hvor du finner tips om hvor du kan få ytterligere hjelp. Ønsker du å bestille eller få mer informasjon om produktene, kan du ta kontakt med vår salgsavdeling på sales@mamut.no eller tlf

11 Kundeoppfølging Kontaktoppfølging I modulen Kontaktoppfølging vedlikeholder du informasjon om kontaktene dine. Legg merke til at kontaktoppfølging består av både kunder, leverandører og eventuelt også partnere og privatkontakter. En kontakt kan opptre både som en kunde og som en leverandør. Du merker av på kontaktkortet i avmerkingsboksene for dette. Kontaktene kan tilknyttes kontaktpersoner. Registrering av kontaktpersoner vil gjøre det enklere for deg å finne personen du skal snakke med/referere til i ulike situasjoner. Kontaktpersonmodulen kan åpnes som en selvstendig modul ved å velge Vis, peke til Kontakt og klikke Kontaktperson, men det er også mulig å åpne modulen ved å dobbeltklikke på en kontaktperson tilknyttet en kontakt. Mamut Online Desktop gir deg nettbasert tilgang til informasjon og funksjonalitet fra Mamut Business Software, samt tjenester inkludert i Mamut One. Under Kontakt kan du vise og redigere kontaktene og kontaktpersonene som allerede er registrert i Mamut Business Software. Du kan dessuten opprette nye, redigere og administrere all informasjon relatert til dine kontakter. Merk! For å få tilgang til Mamut Online Desktop må du ha en gyldig Mamut One Serviceavtale. Hvilke tjenester i Mamut Online Desktop du har tilgang til, avhenger av hvilken Mamut One Serviceavtale du har. Registrere en ny kontakt Når du oppretter en ny kontakt, merker du av for hvilken type kontakt dette er. På denne måten kan en kontakt være både kunde og leverandør uten at du behøver å registrere den to ganger. For å få oversikt over bare kunder eller leverandører, kan du benytte filteret til å skille mellom kunder og leverandører. Da kan du f.eks. skrive ut Kontaktliste fra rapportmodulen. Denne gir deg en oversikt over henholdsvis kunder eller leverandører (eller begge deler) avhengig av kriteriene i filteret. Det er kun kontaktnavnet som er påkrevet. Prosedyren nedenfor beskriver en vanlig registrering av en ny kontakt. Videre kan du lese om ulike felter til bruk i kontaktoppfølgingen. 2

12 Kontaktoppfølging Slik registrerer du en ny kontakt 1. Velg Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging. 2. Klikk Ny. 3. Skriv inn kontaktens navn i det øverste feltet. 4. Registrer kontaktens adresse i adressefeltet, eller klikk på knappen Adresse og skriv inn de ulike delene av adressen i vinduet som åpnes. Hvis du vil registrere flere adresser på samme kontakt, kan du gjøre det ved å klikke på pilknappen. Fra vinduet som da åpnes kan du både opprette nye adresser, redigere/slette eksisterende og velge ønsket alternativ. 5. Skriv inn kontaktens Telefon- og Telefaksnumre. Bruk pilknappen hvis du vil registrere flere enn ett nummer. 6. Registrer E-postadresse. 7. Velg en ansatt fra ditt firma under Vår ref. Denne personen vil være ansvarlig for oppfølging av denne kontakten. For å få opp en ansatt i nedtrekkslisten, må du først registrere denne personen i Personalregisteret. 8. Merk av for riktig kontakttype; Kunde, Leverandør, Partner eller Privat. Programmet vil tildele kontakten et kundenummer (også selv om det ikke er en kunde). Hvis kontakten også er leverandør, vil kontakten i tillegg tildeles et leverandørnummer. Du kan lese mer om organisering og vedlikehold av kontakter i avsnittet "Om organisering og vedlikehold av kontakter". Kontaktoppfølgingsregisteret Kontaktkortet er delt i to. I øvre halvdel skriver du inn generell informasjon om kontakten og bestemmer hvilke kategorier kontakten skal tilhøre. Ved hjelp av kategoriene kan du skille kontaktene fra hverandre, for eksempel når du skal sende skreddersydd materiale til de senere. Den nedre delen av kontaktkortet består av ulike fanekort hvor du registrerer annen relevant informasjon om kontakten, f.eks. kontaktpersoner, aktiviteter, dokumenter, ordre og fakturering, tilbud, reskontro, innkjøp, timer, produkt og prosjekt. Les mer om fanekortene nedenfor. 3

13 Kundeoppfølging 4 Adresse: Under knappen Adresse legger du inn adressen til kontakten. Hovedkontor: Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten for hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje til forskjellige kunder. Egendefinert felt: Ved hjelp av egendefinerte felt kan du klassifisere kontaktene dine etter eget ønske. Gruppe: Ved hjelp av Gruppe kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene senere. Notat-feltet er et felt for fritekst..ny: Oppretter ny kontakt..liste: Klikk her for å åpne kontaktlisten. I brukerinnstillingene for Kontaktoppfølging kan du velge hvorvidt du vil at listen over kontakter skal vises automatisk når du åpner kontaktmodulen. Dette er en nyttig funksjon hvis du ofte leter etter ulike kontakter. Registrerer du vanligvis nye kontakter, kan det være aktuelt å slå av funksjonen..kontaktpersonliste: Åpner liste over kontaktpersoner (alle)..slette: Du kan slette kontakter det ikke er gjort føringer på. Alternativt kan du sette kontakten Inaktiv i fanekortet Annen info..søk: Søk etter kontakt..utvalg av/på og Utvalgsinnstillinger: Setter utvalg. Se mer om Søk og Utvalg i kapittelet "Søk og utvalg" i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg".

14 Kontaktoppfølging I kontakt- og kontaktpersonkortet er det mulig å gjøre oppslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integrert nettbasert kontaktdatabase. Det betyr at du kan søke og hente inn oppdatert kontaktinformasjon på dine kontakter/kontaktpersoner. Ved å klikke på knappen Oppdatere kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon, og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på ett eller flere punkter. Du kan deretter velge å oppdatere alle eller utvalgte felter på kontaktkortet. Merk! Oppdatere kontaktinformasjon er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte programversjoner..vis kart: Du kan få vist på et kart hvor en kontakt eller kontaktperson holder til. Kartet vil åpnes opp i et eget vindu. Forutsetter tilkobling til Internett..Vis reiserute: Viser reiseruten til kontakten. Reiseruten tar utgangspunkt i din adresse. Forutsetter tilkobling til Internett. Tips! Du kan velge kartleverandør for kart og reiserute i brukerinnstillinger for kontaktoppfølging. Du kan velge mellom Yahoo, Google og Findexa..Knappen Kontaktstatus gir deg oversikt over alle kjøps- og salgstransaksjoner som har funnet sted mellom kontakten og selskapet ditt, i tillegg til andre viktige nøkkeltall. Denne oversikten gir deg rask tilgang til kontaktens salgshistorikk og kan for eksempel være nyttig når du snakker i telefonen med kontakten..via knappen Standard dokument i verktøylinjen øverst i kontaktkortet får du tilgang til en rekke standard dokumentmaler som kan benyttes ved opprettelse av standard dokumenter til en enkelt kontakt..ved hjelp av knappen Sortering kan du sortere kontaktene dine på mange forskjellige måter, etter Kontaktnavn, Kontaktnr., Leverandør eller Telefonnr. Velg ønsket sorteringskriterium ved hjelp av pilknappen rett til høyre for sorteringsknappen..ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i ved hjelp av aktivitetsmaler..på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen, fanekortet Kontaktkort under Annet velger du om kontaktlisten automatisk skal åpnes ved åpning av kontaktkortet. Bruk pilknappen for å åpne Firmainnstillinger. Klikk Skriv ut for å skrive ut kontaktspesifikke rapporter, for eksempel adresseetiketter. Et nytt vindu vil åpnes der du kan velge ønsket rapport og definere andre aktuelle innstillinger. 5

15 Kundeoppfølging TAPI-knappen: (Tilleggsprodukt) Når du klikker på TAPI-knappen, vil programmet automatisk ringe telefonnummeret i det tilhørende feltet. Merk! Denne knappen kommer bare til syne hvis du har det nødvendige utstyret installert. Det kreves at driverne støtter TAPI 3.0 eller høyere, samt at en telefon er koblet til den aktuelle PC-en via en seriell port..med Skype kan du ringe til kontakter fra kontakt eller kontaktpersonkortet. Du kan også motta samtaler. Er kontakten registrert med Skype-navn eller Skype-nummer i kontakteller kontaktpersonregisteret ditt, vil du få oppslag på kontakten. Samtaler med eksisterende kontakter logges som aktiviteter, slik at du enkelt kan få tilgang til historikken på kontakten senere. Skype-knappen er kun tilgjengelig dersom Skype er aktivert i innstillingene. Se mer om integrasjon med Skype nedenfor. Les mer om de øvrige knappene på verktøylinjen i "Innstillinger, rapporter og utvalg", kapittelet "Brukergrensesnitt og tilpasninger". Fanekortene i kontaktregisteret Ulike måter å bruke fanekort og moduler på Her beskrives to ulike måter å bruke fanekortene på: Registrere ny informasjon fra fanekortene i Kontaktoppfølging.Ny-knappen i de ulike fanekortene kan fungere som snarveier til de ulike modulene. Klikker du for eksempel Ny i fanekortet Ordre/Faktura, vil Ordre/faktura-modulen åpnes automatisk og kontaktinformasjon registrert på ordren tas direkte fra kontaktregisteret. På denne måten kan du altså opprette nye ordrer fra Kontaktoppfølging via fanekortet Ordre/Faktura. Registrere ny informasjon fra andre moduler Du kan også gå direkte til de ulike modulene og registrere informasjonen derfra. Hvis du velger denne metoden, registrerer du nye ordrer ved å velge Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering. Dette kan være å foretrekke hvis du hovedsaklig registrerer ordrer og ikke jobber ut fra spesifikke kontakter. Da kan du heller bruke kontaktregisteret til å få oversikt over aktiviteter, dokumenter og ordre knyttet til hver enkelt kontakt. Unntaket for denne arbeidsmetoden vil være fanekortene Kontaktperson, Annen info og Innstillinger, siden disse er direkte relatert til kontaktmodulen og ikke kan nås fra andre moduler. 6

16 Kontaktoppfølging Kontaktpersoner I fanekortet Kontaktpersoner registrerer du informasjon om personer du har vært i kontakt med, eller som du kjenner til i den aktuelle bedriften. Dette vil gi deg en oversikt som gjør det lettere å finne frem til de du skal snakke med eller referere til i ulike sammenhenger. Personen du markerer som Standard, vil vises med fet skrift øverst på listen over kontaktpersoner. De du ev. markerer som Inaktive, vil vises i grått nederst i listen. De som verken er standard eller inaktive, vil listes opp i den rekkefølgen de ble registrert..ved å klikke Ny kan du legge til nye kontaktpersoner, og ved å klikke Rediger kan du endre på eksisterende. Sletter den markerte kontaktpersonen. Klikk denne knappen for å oppdatere opplysninger om kontaktpersonene som du jobber med i kontaktpersonregisteret..du har også mulighet til å sende e-post til kontaktpersonen ved å klikke Send e-post. Under listen ser du den valgte kontaktpersonens notatfelt. Du kan klikke på knappen Utvid notatfelt nederst i høyre hjørne for å vise et større notatfelt. Tips! Ønsker du å vise kolonne for mellomnavn, kan du velge dette i brukerinnstillingene for kontaktperson. Se mer om kontaktpersoner i eget avsnitt. Aktiviteter I fanekortet Aktiviteter registreres aktiviteter som er knyttet til den aktuelle kontakten. Her registrerer du all informasjon som har med aktiviteten å gjøre, f.eks. kontaktperson, prosjekt, varighet/type, ansvarlig person i ditt firma etc. Aktivitetene som registreres kan eksempelvis være møter, demonstrasjoner, telefonsamtaler, e-post, leveringsbekreftelser og pristilbud. Ved å klikke på knappen Ny kan du opprette nye aktiviteter, og ved å klikke på Rediger kan du redigere eksisterende aktiviteter. Sletter den markerte aktiviteten. 7

17 Kundeoppfølging Klikk denne knappen for å oppdatere opplysninger om aktivitetene som du jobber med i aktivitetsregisteret. I nedtrekkslisten Type kan du filtrere på hvilken type aktiviteter du ønsker å se i fanekortet. Du kan også velge om du vil se Alle, Utførte eller Ikke utførte aktiviteter. Hvis det etter hvert er mange aktiviteter registrert på kontakten, kan du filtrere ut et utvalg av disse i nedtrekkslisten Type. Under listen ser du notatfeltet til den valgte aktiviteten. Du kan klikke på knappen Utvid notatfelt nederst i høyre hjørne for å vise et større notatfelt. Se mer om aktiviteter i eget avsnitt. Dokumenter I fanekortet Dokumenter har du oversikt over alle dokumenter knyttet til kontakten. Dokumentene kan være brev, møtereferater, kontrakter, fakser o.l. Via fanekortet kan du opprette nye og redigere egenskaper for eksisterende dokumenter. Alle dokumenter du oppretter i dette fanekortet, vil også være tilgjengelig i dokumentmodulen. Ved å høyreklikke på et dokument i listen vil du kunne åpne dokumentet, skrive ut, sende dokumentet på e-post eller telefaks eller importere et dokument. Klikk Ny for å opprette nye dokumenter. 8 Merk! Hvis du oppretter et flettedokument og prøver å slette det på en av kontaktene knyttet til flettedokumentet, vil du få opp en advarsel som sier at du da vil slette dokumentet for alle kontaktene som er knyttet til det. Dermed har du mulighet til å avbryte handlingen hvis du ikke ønsker et slikt resultat.

18 Kontaktoppfølging.Ved hjelp av knappen Tilknytt kan du knytte dokumenter til kontakten. Når du har valgt et dokument og klikker OK, åpnes et vindu hvor du kan legge til mer detaljert informasjon om dokumentet. Klikk Rediger for å redigere eksisterende dokumenter. Klikk Åpne dokument for å åpne det markerte dokumentet. Klikk Slett for å slette markert(e) dokument(er). For dokumenter med tilknytning til andre moduler, vil kun tilknytningen til kontakten slettes. Klikk Importere dokument(er) for å importere hvilket som helst dokument som er lagret på din datamaskin. Klikk Oppdater for å oppdatere opplysningene som vises om dokumentene. Send e-post: Ved hjelp av denne knappen kan du sende dokumenter direkte til kontakten. Merk av for det eller de dokumentene du ønsker å sende per e-post, og klikk deretter Send e-post. En ny e-postmelding vil åpnes med de valgte dokumentene vedlagt. Merk at du ikke kan vedlegge flettedokumenter. Under listen ser du den valgte dokumentets notatfelt. Du kan klikke på knappen Utvid notatfelt nederst i høyre hjørne for å vise et større notatfelt. Se mer om dokumenter i eget avsnitt. Ordre/Faktura Fanekortet for Ordre/Faktura i kontaktkortet er kun tilgjengelig for de kontakter som er markert som kunder. Fanekortet viser en oversikt over ordrer og fakturaer som er registrert på kontakten..det er mulig å opprette nye ordre ved å klikke Ny eller redigere ved å klikke Rediger. Du kan bruke Ny-knappen som en snarvei til Ordre/faktura-modulen: Ved å klikke på Ny åpnes automatisk Ordre/faktura-modulen med kontaktinformasjonen registrert på ordren. Du kan med andre ord opprette nye ordrer fra fanekortet Ordre/faktura i kontaktmodulen. Status! Nedtrekkslisten Status i fanekortet Ordre/Faktura fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises på fanekortet. Velger du f.eks. Faktura, vil fanekortet kun vise fakturaer registrert på kontakten, ikke andre salgstransaksjoner som ubehandlet ordre og kreditnota. Tilbud Fanekortet Tilbud er tilgjengelig for kontakter som er markert som kunder. På fanekortet vil du få en oversikt over tilbud som er registrert på kunden. Tilbudslisten er som standard organisert etter dato, de nyeste øverst og de eldste nederst. Du kan sortere listen selv ved å klikke på kolonneoverskriftene. 9

19 Kundeoppfølging Ved å klikke her er det mulig å opprette både vanlige tilbud og repeterende tilbud. Nye tilbud opprettes ved å klikke på knappen Ny og velge ønsket type tilbud fra listen. Ved å klikke på knappen Rediger kommer du til tilbudsregisteret, hvor du kan redigere informasjonen som er knyttet til det gjeldende tilbudet. Her kan du oppdatere opplysningene om tilbudet som du har registrert enten i dette fanekortet eller i tilbudsregisteret. Merk! Nedtrekkslisten Status i fanekortet Tilbud fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises i fanekortet. Velger du f.eks. Tilbud repeterende, vil fanekortet kun vise tilbud som har denne statusen. Les mer om Tilbud i eget avsnitt. Reskontro Fanekortet Reskontro viser alle regnskapsposteringer mot kontakten fra hovedboken. Dersom kontakten er kunde, vises alle dens fordringer og for leverandører vises din gjeld. Er kontakten både kunde og leverandør, kan du velge hvilken av listene du vil vise. Fanekortet kan benyttes som en slags mini-reskontro der du har oversikt over alle reskontroposter, samt summen av Totalt utestående, Ikke forfalt og Forfalt. Du kan registrere betalinger, kreditnotaer og du kan matche åpne poster mot lukkede. Du kan også regnskapsføre nye fakturaer fra fanekortet. Legg merke til at alle handlinger du utfører i dette fanekortet, blir registrert direkte i hovedboken. 10 Her kan du registrere inn- og utbetalinger på åpne poster i reskontro. Les mer om innog utbetalinger i kapittelet "Regnskap" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal".

20 Kontaktoppfølging Tips! Det er også mulig å registrere inn- og utbetalinger i bilagsregistrering. Ved å klikke Ny-knappen kan du registrere utgående faktura (mot kunder) eller inngående faktura (mot leverandør) i bilagsregistrering. Du kan også velge å gjøre dette i selve bilagsregistreringsvinduet, som du kan lese mer om i kapittelet "Regnskap" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Klikk på Rediger hvis du ønsker å redigere reskontropostene for kunder eller leverandører. Dette kan du også gjøre i enten Kundereskontro eller Leverandørreskontro, som du finner i fokusområdet Regnskap. Les mer i reskontroavsnittet i kapittelet "Regnskap" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Ved å klikke her kan du bokføre en kreditnota, som deretter sendes til Hovedbok. Les mer om Hovedbok i kapittelet "Regnskap" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Her kan du åpne den markerte fakturaen, og eventuelt redigere fakturaopplysningene. Les mer om Ordre/Faktura i kapittelet "Salgsoppfølging". Dersom kontakten som du har åpnet, er leverandør, kan du klikke på denne knappen for å gå til innkjøpsregisteret og se opplysningene som er knyttet til den markerte fakturaen. Les mer om Innkjøpsmodulen i kapittelet "Innkjøp" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Klikker du på denne knappen, blir du tatt til Hovedbok hvor det markerte bilaget er lagret. Les mer om Hovedbok i kapittelet "Regnskap" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Viser skannet bilag. Med denne funksjonen kan du knytte sammen eller lukke flere åpne poster mot hverandre. For å kunne gjøre dette må de aktuelle postene være registrert på samme kunde eller leverandør. Du kan lukke poster (matche) dersom summen av postene går i null. Dersom summen av postene ikke går i null, vil de bli knyttet sammen (linket). De kan da lukkes på et senere tidspunkt. Les mer om å matche/linke poster i reskontroavsnittet i kapittelet "Regnskap" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Klikk på denne knappen for å angi hvilke kolonner som skal vises i fanekortet, samt hvordan listen skal sorteres. Nedtrekkslistene til høyre for ikonene kan brukes til å filtrere og velge ut de opplysningene du ønsker å vise. Du kan velge hvilket år du vil vise opplysninger for, hvorvidt du vil vise åpne eller lukkede poster eller begge deler, og til slutt kan du velge om du vil vise opplysninger om kontakten som er knyttet til Faktura, Bank/post/kasse, Kreditnota eller Faktura/Kreditnota. 11