På denne bakgrunn fremmer byrådet nå sak om etablering av arrangementsselskap i Bergen kommune.

Transkript

1 Byrådssak 216/14 Etablering av arrangementsselskap BOBS ESARK Hva saken gjelder: Byrådets intensjon om å etablere et arrangementsselskap finnes i flere kommunale dokumenter. I byrådets politiske plattform står det at byrådet vil «arbeide for at det opprettes et eget arrangementsselskap». Videre står det at byrådet vil «jobbe for økt samarbeid mellom kommunen, idretten og næringsliv for å sikre større idrettsarrangementer til byen». I byrådets budsjett for 2014 (side 109) er følgende uttalt: «Bergen er jevnlig vertskap for store prosjekter, fremtidige eksempler vil kunne omfatte EM i svømming, VM i sykkel i 2017 og World Design Capital. Bergen er i skarp internasjonal konkurranse om slike prosjekter, og arbeidet trenger økt styrke og kontinuitet. En hovedsatsing for byrådet i 2014 er derfor etableringen av Arrangementsbyen Bergen (prosjekttittel). Tiltaket skal bistå idretts- kultur- og andre aktører i å søke og til å gjennomføre store events. Det foreslås kr. 1,5 mill. til formålet. Videre skal midler avsatt til gjennomføring av Tall Ships Races, Hansadagene og andre arrangementsmidler videreføres som grunnlag for en byomfattende arrangementspolitikk.» På denne bakgrunn fremmer byrådet nå sak om etablering av arrangementsselskap i Bergen kommune. Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Bystyret vedtar opprettelse av aksjeselskaper og godkjenner selskapets vedtekter, jfr. byrådets fullmakter 5.2. Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: 1. Det etableres et aksjeselskap, Bergen arrangementsselskap AS. 2. Selskapet etableres med de vedtekter som fremgår av saksutredningen. 3. Selskapets aksjekapital fastsettes til NOK Byrådet delegeres fullmakt til å fastsette selskapets åpningsbalanse, samt fastsette tidspunkt for registrering av selskapet. 5. Forslag til detaljert inndekking av oppstartskostnader knyttet til etableringen av selskapet i 2014 (aksjekapital og øvrige kostnader) vil bli fremmet i forbindelse med 2. tertialrapport Dato: 17. juni 2014 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Ragnhild Stolt-Nielsen byrådsleder 1

2 Helge Stormoen byråd for kultur, næring, idrett og kirke 2

3 Saksutredning: Bergen har gjennom flere år utviklet seg til å bli den mest spennende kulturbyen i Norge, Bergen er også blitt en viktig kulturby i europeisk sammenheng. Listen over mange vellykkede internasjonale, nasjonale og byomfattende kulturarrangementer i Bergen er lang. Også innen idrett markerer Bergen seg som en attraktiv by for store arrangementer. Det mest aktuelle arrangementet som kan nevnes i denne sammenhengen, er Norges Cykleforbunds søknad om å få arrangere Sykkel-VM i 2017, med Bergen som vertsby. Sommeren 2014 skal Bergen være vertsby for Tall Ships Races for fjerde gang, og mange seilskuter fra inn- og utland deltar i arrangementet. Erfaring viser at slike arrangementer gir stor publikumstilstrømning til byen med mange aktiviteter og folkefest, noe som også gir positive ringvirkninger for næringslivet i byen for eksempel byens reise- og utelivsbransje. Ulike analyser har dokumentert at store arrangementer gir betydelig økt omsetning for disse bransjene. I politiske dokumenter har byrådet gitt tydelige signal om at man ønsker å etablere et eget arrangementsselskap i Bergen: I byrådets politiske plattform (side 6) står det spesifikt at byrådet vil «arbeide for at det opprettes et eget arrangementsselskap». På samme sted i dokumentet står det også at byrådet vil «jobbe for økt samarbeid mellom kommunen, idretten og næringsliv for å sikre større idrettsarrangementer til byen». Idrettsplanen Idrettsbyen Bergen et steg foran (kapittel 7.3) peker på at Bergen kommune vil arbeide strategisk med å utvikle Bergen som vertskapsby. «Det er en ambisjon å styrke arbeidet med å tilrettelegge for at Bergen sikres flere nasjonale og internasjonale idrettsarrangementer. Et tiltak som vurderes er å opprette «Bergen Sport Events» og kanskje som et samarbeidsprosjekt mellom aktører i regionen. Utredningen kan bli sett i sammenheng med tilsvarende innen kultur- og næringsfeltet. Det kan vise seg hensiktsmessig for å gjøre Bergen til en sterkere aktør, og som mer attraktiv vertskapsby». Byrådets budsjett for 2014 (side 109) sier følgende om etablering av Arrangementsbyen Bergen: «Bergen er jevnlig vertskap for store prosjekter, fremtidige eksempler vil kunne omfatte EM i svømming, VM i sykkel i 2017 og World Design Capital. Bergen er i skarp internasjonal konkurranse om slike prosjekter, og arbeidet trenger økt styrke og kontinuitet. En hovedsatsing for byrådet i 2014 er derfor etableringen av Arrangementsbyen Bergen (prosjekttittel). Tiltaket skal bistå idretts- kulturog andre aktører i å søke og til å gjennomføre store events. Det foreslås kr. 1,5 mill. til formålet. Videre skal midler avsatt til gjennomføring av Tall Ships Races, Hansadagene og andre arrangementsmidler videreføres som grunnlag for en byomfattende arrangementspolitikk.» Bergens posisjon som vertsby for vellykkede, store og ikke fullt så store arrangementer har befestet seg. I et fremtidsrettet perspektiv ser byrådet det som ønskelig å videreutvikle Bergen som arrangementsby. Sommeren 2016 går de internasjonale Hansadagene av stabelen i Bergen, og byen skal på nytt være vertskap for nær 150 byer i det nordeuropeiske samarbeidet mellom Hansa-byer. Bergen var vertskap også i Gjennomføringen av Hansadagene i 2016 er en oppgave som det nye arrangementsselskapet skal ta seg av og får ansvar for å gjennomføre. Byrådet har tidligere vedtatt at Bergen skal være vertskap for arrangementet, og har også avsatt kr. 0,5 mill. i Det vil bli nødvendig med ytterligere bevilgninger i 2015 og For Bergen kommune er dette et arrangement som det er viktig å gjennomføre på en god måte. I stedet for å etablere en egen, ny prosjektorganisasjon innenfor Bergen kommunes egen organisasjon for dette arrangementet - slik man har gjort med Tall Ships Races vil det være et godt alternativ å knytte gjennomføringen av dette prosjektet til et arrangementsselskap som blant annet etableres for å gjennomføre slike store, kommunale arrangementer. 3

4 Selskapets oppgaver og forholdet til samarbeidspartnere i arrangementsmarkedet Bergen har lang tradisjon for årlige, byomfattende kulturarrangementer. Festspillene i Bergen, Bergensfest, BIFF, Nattjazz, Bergen Live og Borealis kan nevnes i denne sammenhengen. Innen idrett har byen hatt store mesterskap de siste årene: VM i maratonpadling (2004), EM i håndball for herrer (2008), NM i landeveissykling (2008), EM 1. divisjon friidrett (2009), VM i sportsdrill (2010), EM Super League friidrett (2010)og NM i landeveissykling (2012). Alle disse arrangementene er gjennomført av andre organisasjoner enn Bergen kommune. Å etablere et heleid kommunalt arrangementsselskap kan føre til at selskapet blir en aktiv aktør i arrangementsmarkedet, i konkurranse med private aktører og frivillige organisasjoner som allerede finnes og arbeider godt med å skape/hente inn ulike arrangementer til byen. Noen private aktører i bransjen har uttrykt uro for at dette kan skje. Byrådet er av den oppfatning at det ikke er grunnlag for slik uro. Bergen kommune har ingen intensjon om å bli en aktør i markedet som konkurrerer med andre aktører. Arrangementsselskapet skal først og fremst være et supplerende og ikke et konkurrerende tiltak, for å gjennomføre Bergen kommunes egne store, byomfattende arrangementer og også for å skaffe flere større arrangementer til Bergen. Det nye selskapet skal være Bergen kommunes redskap for å videreutvikle Bergen som arrangementsby. Selskapet skal ha som ideelt formål å skape en mer helhetlig markedsføring og bedre koordinering av alle internasjonale, nasjonale og byomfattende arrangementer i Bergen. Bergen kommune er oppdragsgiver, og selskapet skal utføre oppgaver på vegne av Bergen kommune og realisere Bergen kommunes politikk på området. Gjennom mange år har Bergen kommune selv tatt ansvar for flere store byarrangementer. I slike tilfeller oppretter kommunen ofte en egen prosjektorganisasjon for arrangementet, en organisasjon som så blir nedlagt når arrangementet er vel i havn. Ved neste korsvei et nytt stort arrangement begynner man på nytt igjen med en ny prosjektorganisasjon, gjerne med nye personer tilknyttet prosjektet. Ved å opprette et eget arrangementsselskap, vil man kunne bygge opp en stabil, profesjonell kompetanse med stor markedskunnskap, for å selge inn Bergen som arrangørby og dra i gang prosjekter i den innledende fasen. Med et arrangementsselskap vil man få en organisasjon som gjenbruker kunnskap om praktiske forhold. Erfaringsoverføring mellom aktører blir et nøkkelord i denne sammenhengen. Et arrangementsselskap må derfor ha bred kunnskap om alt som skal til for å kunne arrangere store og ikke fullt så store arrangementer, og skal kunne gi andre aktører bistand og hjelp i en innledende fase av et prosjekt. Målet for selskapets aktivitet skal være at alle arrangementer skaper varige verdier for byen og bidrar til å styrke Bergens omdømme som attraktiv arrangementsby for kultur-, idretts- og andre begivenheter. Et arrangementsselskap må forholde seg til de ulike arrangørene som allerede er etablert i byen. I forbindelse med den årlige oppdragsavtalen som Bergen kommune skal utforme for selskapet, må kommunen ha en dialog med sentrale aktører i markedet. Det vil blant annet være Business Region Bergen, Bergen Næringsråd, Bergen Reiselivslag, idrettens organisasjoner, store konsertarrangører og andre kulturentreprenører. Også Hordaland fylkeskommune og byens universitet og høyskoler vurderes som samarbeidspartnere i denne sammenhengen. Organisasjonsform Arrangementsselskapet er tenkt som Bergen kommunes verktøy for å få realisert kommunens politikk med fokus på Bergen som attraktiv arrangørby innen kultur og idrett, samt markedsføring av Bergen som attraktivt reisemål og konferanseby. Arrangementsselskapet skal utføre oppgaver på vegne av Bergen kommune. I prinsippet kan arrangementsselskapet organiseres både som en kommunal etat/avdeling, som et kommunalt foretak (KF) eller som et aksjeselskap (AS). Da kommunen den siste tiden har tilbakeført flere KF er til kommunale 4

5 etater, synes dette ikke som en aktuell organisasjonsform nå. Å organisere arrangementsselskapet som en kommunal etat/avdeling er fullt mulig og vil gi kommunen god kontroll gjennom vanlige delegasjons- og oppfølgingssystemer. Imidlertid man forutsetter at arrangementsselskapet skal inngå i et løpende samarbeid med andre aktører i byen. Det antas derfor at aksjeselskapsformen vil gi selskapet en mer likeverdig posisjon i forhold til andre aktører. Av den grunn foreslås det at arrangementsselskapet opprettes som et heleid, kommunalt aksjeselskap. I forhold til konkurranselovgivningen er det mulig å tildele oppdrag direkte til et selskap som kommunen har full kontroll med, uten forutgående konkurranse. Den organisasjonsform som her foreslås, innebærer at Bergen kommune gjennom en årlig oppdragsavtale legger klare føringer for hva selskapet faktisk skal drive med. Samtidig åpner man for at selskapet skal ta stilling til og være ansvarlig for hvordan oppgavene løses. Dersom det skal gis kommunale tilskudd til gjennomføring av arrangementer, vil tildeling av tilskuddsmidler være et ansvar som fortsatt blir liggende i kommunen. Finansiering/økonomi: Med bakgrunn i det som er sagt over synes det naturlig at kommunen tar ansvar for å finansiere selskapets virksomhet og drift, som forankres i en årlig oppdragsavtale. Utover den basisfinansiering dette gir, vil selskapet kunne søke støtte fra aktuelle private fond og offentlige tilskuddsordninger som kan bidra til å forsterke innsatsen knyttet til de prioriteringer som ligger i oppdragsavtalen. I vedtatt budsjett 2014 har BKNI fått et rammepåslag i driftsrammene på 1,5 mill. til dette formålet. Det avsatte beløpet inngår som tilgjengelige midler i forbindelse med etableringen av selskapet (aksjekapital, dekning av lønn til daglig leder før overføring til selskapet og evt. øvrige oppstartskostnader i 2014). Det samme beløpet kan i utgangspunktet knyttes til arrangementsselskapets behov i kommende økonomiplanperiode. Dekning av kostnader ved oppstart Ved oppstart av selskapet må selskapets aksjekapital dekkes inn ved en bevilgning over kommunens budsjett. Byrådet vil legge frem et forslag til detaljert inndekning av oppstartskostnadene (inklusive finansiering av aksjekapital) i forbindelse med fremleggelse av 2. tertialrapport Arrangementsselskapets økonomiske rammer for 2015 vil bli fastlagt gjennom budsjettet for Det tas som utgangspunkt at disse basiskostnadene kan dekkes inn av det beløp som er avsatt til formålet i vedtatt budsjett 2014/økonomiplan Bemanning Daglig leder vil bli ansatt ved oppstart av selskapet i I 2015 tar man sikte på å ansette ytterligere 2 medarbeidere. Basert på oppdragsavtalen og supplerende finansiering som selskapet selv skaffer, vil selskapet kunne engasjere prosjektmedarbeidere på de konkrete prosjekter som skal gjennomføres. Etablering av selskapet I selskaper hvor kommunen er både eier og oppdragsgiver, vil oppgaveløsningen skje innenfor det som i konkurranselovgivningen kalles egenregi. I forhold til konkurranselovgivningen innebærer dette at det er mulig for Bergen kommune å tildele oppdrag direkte til aksjeselskapet uten forutgående konkurranse. En forutsetning for egenregi er at kommunen har full kontroll på selskapet. Egenregiordningen begrenser selskapets muligheter til å ta oppdrag fra andre. Oppdrag fra andre kan i prinsippet i verdi ikke overskride 10 % av selskapets inntekter. Overskrides 10 % - regelen, kan man risikere å måtte sette hele oppdragsavtalen med kommunen ut på anbud. I denne sammenhengen må det imidlertid også nevnes at et nytt anskaffelsesdirektiv er under vedtakelse i EU. Etter alt å dømme vil dette direktivet endre grensen for hvor stor omsetning det er som må legges til 5

6 kontrollerende eier, og trolig blir denne grensen fastsatt til 80 %. For Bergen arrangementsselskap AS vil denne endringen kunne bety at oppdrag fra andre i prinsippet i verdi ikke kan overskride 20 % av selskapets inntekter. Iverksettelsestidspunktet for det nye anskaffelsesdirektivet ligger antakeligvis noe frem i tid hva gjelder norsk rett. Frem til gjennomføringen er det likevel grunn til å tro at norske domstoler og KOFA vil se hen til dette nye direktivet ved vurdering av grensen for omsetning til kontrollerende eier. Styret Valg av styremedlemmer til et styre skal i prinsippet bidra til å realisere selskapets formål. Byråd for kultur, næring, idrett og kirke er selskapets oppdragsgiver. I kraft av denne funksjonen vil byråden ikke sitte i selskapets styre. Ved etablering av Arrangementsselskapet er det vanskelig å overskue alle utfordringer og muligheter som vil oppstå for selskapet i driftsfasen. Det kan bli en aktuell problemstilling for selskapet på et senere tidspunkt å etablere en selskapsstruktur med datterselskaper til å forestå oppgaver av mer kommersiell art. Byrådet ønsker derfor allerede nå å peke på dette som en mulighet. Slik byrådet vurderer det, vil styret i Arrangementsselskapet ha mandat til å etablere eventuelle datterselskaper og samtidig være generalforsamling i et slikt datterselskap. Etablering av datterselskap vil måtte skje innenfor de rammer som aksjeselskapslovgivningen setter. Aksjekapital Selskapets aksjekapital settes til NOK 1 mill. Med utgangspunkt i selskapets funksjon som et strategisk redskap for å oppnå kommunens politikk på området, og vurdert i forhold til at selskapet vil motta et årlig tilskudd/honorar for utført arbeid, anses aksjekapitalen å være en tilstrekkelig funding av selskapet. Vedtekter Selskapet foreslås etablert med disse vedtektene: 1 Navn Selskapets navn er Bergen arrangementsselskap AS. 2 Kontorkommune Selskapet skal ha sitt forretningskontor i Bergen. 3 Formål Selskapets formål er å betjene en oppdragsavtale med Bergen kommune med sikte på å få flere nasjonale og internasjonale arrangementer lagt til Bergen. Selskapet kan også i en viss utstrekning påta seg oppgaver fra andre. Selskapet er uten eget økonomisk formål. 4 Aksjekapital og utbytte Aksjekapitalen er på minimum NOK Aksjenes pålydende skal være NOK Selskapet er og skal være heleid av Bergen kommune og er et ideelt AS. Eventuelt overskudd i driften skal anvendes til selskapets formål. Det skal ikke utbetales utbytte fra selskapet. Ved oppløsning av selskapet skal selskapets formue tilfalle Bergen kommune. 5 Forretningsmessige forhold Hvilken type oppgaveløsning selskapet kan engasjere seg i, vil bli definert gjennom oppdragsavtalen som årlig inngås med Bergen kommune. 6

7 6 Selskapets styre Selskapets styre skal ha 3 medlemmer. 7 Signatur Selskapet forpliktes ved underskrift av to styremedlemmer, hvorav den ene skal være styrets leder. Styret kan meddele prokura. 8 Generalforsamlingen På den ordinære generalforsamlingen skal følgende saker behandles og avgjøres: 1. Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen 2. Valg av styre og revisor 3. Eventuelle vedtektsendringer 4. Andre saker som ligger til generalforsamlingen å behandle 9 Representasjon i styret Ansvarlig byråd - eller den som vedkommende bemyndiger - gis anledning til å møte i selskapets styre med tale- og forslagsrett. 10 Daglig leder Styret ansetter daglig leder. Styret skal utarbeide et delegasjonsreglement som fastsetter daglig leders myndighet og ansvar. 11 Endring av vedtekter Selskapets generalforsamling tar stilling til endring i selskapets vedtekter. 7