Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT

Transkript

1 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT GSA/KFH Til styret Sak 9 Statistikk i opptaket Kunnskapsdepartementet har et stort behov for statistikk fra det samordnete opptaket. De får ofte spørsmål fra politisk ledelse om dagsaktuell statistikk, som de helst ønsker å få fra FSAT i løpet av kort tid. De har bedt FSAT om en oversikt over hvilke rapporter som FSAT vanligvis leverer. I tillegg kommer det ofte ad-hoc bestillinger. Dagens løsning er arbeidskrevende og svært spesialisert. Løsningen er beskrevet i senere i dette dokumentet. Det er et behov for å forenkle løsningen, slik at vi raskere kan levere oppdatert statistikk både til KD, presse og andre interessenter. Vi vil løse dette behovet med å lage et datavarehus med data fra både SO-basene, og Norsk vitnemålsdatabase (NVB). Flere av henvendelsene fra KD dreier seg endringer vedrørende antall kvalifiserte søkere dersom karakterkrav endres. I første omgang vil dette være et datavarehus for internt bruk i FSAT, og så kan det på et senere tidspunkt vurderes om det skal åpnes for institusjonene, slik at de kan trekke ut egne opptaksdata. Det vil ta rundt 6 mnd å få gjort de alle aktuelle avklaringer og satt opp et fungerende datavarehus for opptak.

2 Oversikt over rapportproduksjon hos SO Departementet har bedt om en oversikt fra FSAT over tilgjengelige rapporter og statistikk. Det er ikke mulig for oss å beskrive hver eneste rapport i detalj, i stedet gir vi her en mer overordnet oversikt. Rapportproduksjonen kan deles i fire: årsrapportene, SOST, standardrapporter og ad hoc produksjon. 1) Årsrapporter SO gir (tidligst) i mars/april hvert år ut en årsrapport for det avsluttede opptaksåret. Rapporten kommer først på vårparten ettersom datagrunnlaget blant annet er kontrollert møttstatistikk for studier med studiestart i januar. Årsrapportene blir sendt KD, så jeg skal ikke her gå i detalj på hva den inneholder. Den ligger også åpent for publikum på våre nettsider. Dataene blir dels hentet fra SOST (se under), dels fra egne script (se enda lenger under). Men ettersom disse scriptene kjøres hvert år med bare mindre justeringer, så er det fort gjort å kjøre dem på ny og på ny. Se f for rapporten for Vi tar gjerne imot innspill fra KD på eventuelle tillegg eller endringer i årsrapportene. 2) SOST SOST er SOs egenutviklede statistikktjeneste. Den ligger åpent til bruk for SO-ansatte og lærestedene. KD og publikum har ikke direkte tilgang til denne tjenesten. Dataene hentes fra en egen statistikkbase der det ligger «øyeblikksbilder» fra fire forskjellige tidspunkter i året: A) Avsluttet søknadsregistrering etter 15. april. Inneholder søknadsdata for årene og oppdateres normalt mellom 20. og 25. april. Søknadsdataene er her Utvalgte data for hver søker alder kjønn hjemstedsfylke hjemstedskommune realkompetansesøknad Utvalgte studiumdata studiumnavn studiumkategori (bachelor, årsenhet etc.) utdanningskategori (studiets faglige kategorisering) utdanningskategori + type (detaljert fagkategorisering for noen utdanningskategorier) studieønskenes prioritetstall (f.eks.førsteprioritets studieønsker) antall planlagte studieplasser Utvalgte lærestedsdata lærestedsnavn studiestedsfylke B) Avsluttet hovedopptak omkring 16. juli. Inneholder søkerdata og opptaksdata for årene og oppdateres normalt omkring 20. juli. Søknadsdataene er her de samme som under A), men justert for senere endringer (søkerne kan ha trukket søknadsalternativer og endret prioritering, og noen har fått godkjent søknad etter fristen). I tillegg er det på dette tidspunktet data for hver søker/søknadsalternativ med hensyn til behandlingsstatus, kvalifisertstatus, tilbudsstatus og realkompetansevurdering.

3 C) Avsluttet suppleringsopptak omkring 29. juli. Inneholder søkerdata og opptaksdata for årene og oppdateres normalt primo august. Inneholder de samme datatypene som B), men i tillegg vil det nå også kunne telles opp antall JA-svar fra hovedopptaket. Det er også inne søkerdata for opptaket til ledige studieplasser til oppdateringsdato og tilbud og JA-svar for samme. D) Avsluttet opptak. Inneholder søkerdata og opptaksdata for årene og oppdateres normalt i to omganger. Første etter avsluttet møttregistrering 15. oktober, med oppdatering omkring oktober. Denne overskrives igjen etter møttregistrering for studier med studiestart vår omkring februar. Inneholder det samme som C), men nå også med møttregistrering og ellers oppdaterte tall for tilbud og JA-svar. Merk at SOST ikke inneholder saksbehandlingskonklusjoner utover behandlet og kvalifisert. Det vil si at man her ikke kan ta ut statistikk på f.eks. utdanningsbakgrunn, ulike poengsummer eller enkeltkarakterer fra opptaksgrunnlaget. Bestilling av statistikk og rapporter fra SOST kan normalt effektueres raskt, f.eks. av informasjonsrådgiveren, men gjelder altså bare øyeblikksbilder fra bestemte tidspunkter. De fleste henvendelser om statistikk fra nyhetsmedia blir ebsvart ved hjelp av SOST. Det er enkelt å ta ut rapporter der man sammenlikner øyeblikksbilder fra to eller flere år. 3) Standardrapporter Med standardrapporter menes her rapporter som tas ut fast til bestemte tidspunkter og der datagrunnlaget kan være hentet både fra SOST og fra produksjonsdatabasen. Typisk kan dette være rapporter som tas ut i forbindelse med ulike avsluttede opptak, ellers om kjøres daglig eller flere ganger om dagen i deler av opptakssesongen. Foruten de som hentes fra SOST har vi: Daglig (tidvis oftere) opptelling av søknadsregistreringen og ulike søknadskategorier gjennom hele søknadsperioden som dette:

4 PROSENT TYPE KRYSS / SØKERTYPE ANTALL AV ALLE Alle (I) Epostadr oppgitt Søkere, minst en eid-innlogging SMS-varsling/-abonnement Norsk oppl.-kryss GSK finnes (III) Vitnemål finnes hos SO (IV) Kvinne Kryss for vitnemål våren åringer (VII) åringer m/vm vår 2015-kryss mars-kryss (II) Utenlandsk statsborger Nynorskkryss Realkompetansekryss Utenlandsk ikke-nord. oppl.-kryss Søkere uten norsk fnr S.V., minst ett kryss (VI) Tidligopptakkryss Nordisk oppl.-kryss Ikke samtykke til opptaksevarsel (X) Godtar passord på epost I.B.-utdanning-kryss Søkere som har trukket søknaden GSK finnes og Realkomp Websø. med kontrollspørsmål Både kontrollspm og epostpassordx Steinerutdanningskryss S.V.- og Realkomp-kryss Søkere, norsk fnr uten eid en gang (IX) Søkere, norsk fnr uten eid først (VIII) E-postpassord, skaffet selv Tlfpassord gitt Tlfpassord gitt og brukt Samisk morsmålkryss Tlfp.o., innl. 1.p.b. (V) Tlfpassord gitt har spm Daglige rapporter med opptelling av søknader fordelt på lærested, utdanningskategori og type, kalt «Tidlige søkertall» og ofte formidlet til KD på forespørsel. Daglige rapporter («so60») i opptakssesongen som viser tilbud og svarregistrering fordelt på lærested og studium. Poengrenserapporter etter de ulike opptakene som viser poenggrenser i de ulike kvotene per studium. Etter søknadsfristen 15. april og hovedopptaket 20. juli er SO behjelpelige med å utarbeide et faktanotat («flak») for KD. KD setter opp mal for notatet, mens SO fyller ut med oppdatert statistikk og analyser. Notatet tar for seg hovedtrekkene ved årets søking og opptak. Faktanotatet er hovedsakelig til internt bruk i KD, men gis også som bakgrunnsmateriale til media. Rapportene her tas i hovedsak ut fra SOST.

5 4) Ad hoc rapporter Med ad hoc rapporter menes her alle rapporter som ikke kan hentes fra årsrapporter, standardrapporter eller SOST. De hentes direkte fra den dynamiske SO-basen (produksjonsdatabasen). Denne databasen er selve kjernen i virksomheten vår. Og mens årsrapporter, standardrapporter og SOST inneholder aggregerte data, inneholder SO-basen persondata. Hensynet både til sikring av vår mest vitale ressurs mot hacking, og hensynet til konfidensialitet og integritet for persondataene, innebærer at tilgang til produksjonsdatabasen bare gis til et minimum av nøkkelpersoner. Samtidig krever uttak av rapporter og statistikk herfra spesialister som har god kjennskap til datamodellen for SO-basen, gode ferdigheter med å formulere spørringer mot basen (sql) og god kjennskap til selve opptaksmodellen. Dette er de samme personene som har nøkkelroller i selve driften av SO-systemet. Ad hoc rapporter vil derfor ofte ta lang tid å effektuere. Både fordi de kan være svært arbeidskrevende og fordi de krever at nøkkelpersonell er tilgjengelig. Ad hoc rapporter vil kunne være (med økende kompleksitet): Rapporter der data også finnes i årsrapportene og SOST, men der behovet ikke gjelder historiske øyeblikksbilder men nå-data. Søker- og søknadsdata i SO-basen som ikke lagres i statistikkbasen til SOST, f.eks. data om søknad om særskilt vurdering, data om søkernes kvalifikasjonsgrunnlag, data om søkernes rangering (antall poeng i ulike aggregerte og atomiske poengtyper) m.m. Rapporter som kombinerer data i SO-basen og den nasjonale vitnemålsdatabasen (NVB) Simuleringer av foreslåtte endringer i opptaksregelverket (kombinerer data i SO-basen og NVB med endringer i opptaksregelverket). Med økende kompleksitet med hensyn til å hente ut data og kontrollere at de er korrekte, kommer gjerne også økende arbeidstid for å presentere dataene for bestiller på en god og forståelig måte. For ad hoc rapporter vil det derfor ofte være slik at vi ikke kan gi tilbakemelding på hvor lang tid det kan ta for oss å levere, før de rette menneskene har fått satt av tid, forstått bestillingen og gjort sin vurdering av om vi allerede har de etterspurte dataene, om vi kan gjenbruke gamle script (eventuelt med mindre endringer) eller om vi må lage noe nytt fra bunnen av. For ad hoc rapporter er det viktig at KD er klare på hva de bestiller ved første kontakt, eventuelt diskuterer forespørselen med oss på forhånd. Det tar normalt atskillig kortere tid å utføre en kompleks bestilling i en operasjon, enn å gjøre endringer eller tillegg i bestillinger etter hvert som resultatene blir tydelige.