MISJONSHØGSKOLEN REFERAT FRA HØGSKOLESTYRET

Transkript

1 MISJONSHØGSKOLEN REFERAT FRA HØGSKOLESTYRET MØTE: Høgskolestyret DATO: Fredag 8. juni 2012 TID: DELTAKERE: Bjørg Tørresdal, styreleder, Karen Margrete E. Mestad, Christoffer Inge Hovda, Marianne Skjortnes, Silje Arnevik Barkved, Jeffrey Huseby Forfall: Inge Særheim, Svein Ragnvald Tjora MØTENDE VARA: Asbjørn Salthe (tilstede fra kl ) MØTESTED: MHS BIBEL OG BØNN: Christoffer Inge Hovda SAKSLISTE: HS-sak 21/12 Referat fra HS-møte HS-sak 22/12 Referatsaker... 2 HS-sak 23/12 Orientering om virksomheten ved rektor... 2 HS-sak 24/12 Orientering om forberedelse av prosess om bedre ressursutnyttelse... 2 HS-sak 25/12 Orientering om prosjekt knyttet til Kina-arkivet... 2 HS-sak 26/12 NOKUTs evaluering av system for kvalitetssikring av utdanningen ved MHS videre oppfølging av evalueringsrapport... 2 HS-sak 27/12 Tilsetting i stipendiatstilling om kristne migrasjonsmenigheter. Unntatt offentlighet... 4 HS-sak 28/12 Biblioteket ved MHS: Status etter høring og foreløpig utredning... 4 HS-sak 29/12 Oppnevning av Klagenemd... 5 HS-sak 30/12 Birkelands legat, referat fra styremøte og årsregnskap... 6 HS-sak 31/12 Birkelands legat, revisjon av vedtekter... 6 HS-sak 32/12 Møteplan HS Bjørg Tørresdal Styreleder Bård Mæland Rektor HS-sak 21/12 Referat fra HS-møte Referatet fra møtet er tidligere utsendt på e-post. Referatet godkjennes.

2 HS-sak 22/12 Referatsaker 1. Referat fra Høgskoleråd Referat fra Forskningsutvalget Referat fra Forskningsutvalget Referatene tas til orientering. HS-sak 23/12 Orientering om virksomheten ved rektor Momentliste blir delt ut i møtet. Saksframlegg ved rektor Saken tas til orientering. HS-sak 24/12 ressursutnyttelse Orientering om forberedelse av prosess om bedre Ref.: HS-sak 17/12 Høgskolestyret vedtok i sak 17/12, vedtakspunkt 3, følgende oppfølging av saken: 3. På denne bakgrunn ber Høgskolestyret administrasjonen om å forberede en prosess sammen med Avdeling for forskning og utdanning for å sikre en best mulig utnyttelse av ressursene. Rektor vil redegjøre muntlig om den videre oppfølgingen av denne saken i møtet. Høgskolestyret tar saken til orientering. HS-sak 25/12 Orientering om prosjekt knyttet til Kina-arkivet Notat fra høgskoledirektør Høgskolestyret tar saken til orientering. HS-sak 26/12 NOKUTs evaluering av system for kvalitetssikring av utdanningen ved MHS videre oppfølging av evalueringsrapport Evaluering av system for kvalitetssikring av utdanningen ved Misjonshøgskolen. Rapport fra sakkyndig komité, S:/HS 2012/06-08.ref.doc 2

3 Tilbakemelding på NOKUTs evaluering av system for kvalitetssikring av utdanningen ved Misjonshøgskolen. Svar fra rektor Bård Mæland, 16. mai Saksfremlegg ved rektor. Bakgrunn MHS sitt kvalitetssikringssystem ble første gang godkjent av NOKUTs styre i oktober 2006, på bakgrunn av en positiv konklusjon fra en sakkyndig komité. I februar og mars i år har en ny sakkyndig komité vurdert MHS sin bruk og utvikling av systemet med tanke på ny godkjenning. Høgskolestyret er tidligere orientert om denne prosessen. MHS mottok i mai rapport fra den sakkyndige komiteen som har evaluert MHS sitt kvalitetssikringssystem, datert Komiteen konkluderte slik: Misjonshøgskolens særtrekk er et lite og uformelt miljø med god dialog mellom ansatte og studenter, samtidig som den har et råd- og utvalgssystem som kan synes å være overdimensjonert i forhold til størrelsen. Det formelle ansvaret for kvalitetssikring er spredt mellom flere organer og fremstår som utydelig. Det synes å være en utbredt kvalitetskultur ved Misjonshøgskolen, og det er vilje og evne til både kontinuerlig å forbedre studiene og følge opp nye pålegg fra myndighetene. Hvordan skolen har grepet fatt i kvalifikasjonsrammeverket og latt dette bli sentralt i studentevalueringene er et godt eksempel på dette. Misjonshøgskolen innhenter tilbakemeldinger fra flere kilder for å vurdere kvaliteten i studietilbudene, og foretar justeringer og revideringer på grunnlag av tilbakemeldingene. Komiteen har noen råd til videreutvikling av systemet som i hovedsak går ut på et bedre samspill mellom den uformelle dialogen og det formelle systemet, og å gjøre systemet mer tydelig både når det gjelder beskrivelse av de sentrale prosessene og ansvarsforholdene. Komiteen anbefaler at system for kvalitetssikring av utdanningen ved Misjonshøgskolen godkjennes. Generell oppfølging Etter at styret i NOKUT i møte trolig vil følge denne konklusjonen og re-godkjenne kvalitetssikringssystemet ved MHS, vil administrasjonen og aktuelle råd og utvalg følge opp rapportens forslag til forbedringer og utvikling, som alle er både gode og relevante. Gjennomgang av beslutningsorganer En av anbefalingene, som anbefaler at MHS gjennomgår ansvarsfordelingen mellom høgskolerådet og studieutvalget, for eksempel når det gjelder hvem som skal planlegge/ initiere programevaluering og vedta endringer i emne- og studieplaner, henger sammen med følgende konstatering tidligere i rapporten: Komiteen konstaterer at det er mange råd og utvalg, samt et velfungerende studentdemokrati på institusjonsnivå. På programnivå er det ikke noe formalisert samarbeid mellom studenter og lærere. De mange råd og utvalg sikrer både studenter og ansatte medvirkning i mange saker. Utvalgsstrukturen kan imidlertid virke noe overdimensjonert for en så liten institusjon, og kan i noen tilfeller føre til at det ikke er klart hvem som har ansvaret for en aktivitet. Programevaluering er et eksempel på at ansvar for en viktig kvalitetssikringsprosess kan bli noe pulverisert. Evalueringen av utdanningsadministrasjon ved MHS ( ) noterte seg også noe lignende, og anbefalte (pkt. 5): Evalueringsgruppen anbefaler at MHS foretar en kritisk gjennomgang av antall beslutningsorganer ved institusjonen. Gruppen anbefaler særlig at man vurderer nødvendigheten av å opprettholde Høgskolerådet (HR). EVU kan med fordel beskrives som et eksplisitt underutvalg av Studieutvalget (SU). S:/HS 2012/06-08.ref.doc 3

4 Dette er en sak det er naturlig å ta tak i nå, og komme tilbake til HS med som egen sak til høsten. 1. Høgskolestyret takker for orienteringen. 2. Høgskolestyret ber om å bli orientert om den videre oppfølging av NOKUTs evaluering og anbefalinger på møtet i desember. HS-sak 27/12 Tilsetting i stipendiatstilling om kristne migrasjonsmenigheter. Unntatt offentlighet. HS-sak 28/12 utredning Biblioteket ved MHS: Status etter høring og foreløpig Ref.: HS-sak 64/11 Notat fra bibliotekar Nina Sundnes Drønen: Sammenstilling av høringsuttalelsene i forbindelse med bibliotekutredningen, datert Saksfremlegg ved rektor. Høgskolestyret fattet følgende vedtak i desember 2011 (sak 64/11) vedrørende mulig flytting av biblioteket ved MHS: 1. Høgskolestyret støtter i hovedsak arbeidsgruppens anbefalinger. 2. Høgskolestyret ber administrasjonen arbeide videre med faglige aspekt, økonomiske vurderinger og praktiske tidsplaner knyttet til prosjektet før endelig vedtak treffes etter behandling i skolens interne organer. Etter vedtaket i HS-sak 64/11 har det vært en bred høring i interne organer ved MHS. En sammenstilling av høringsuttalelsene er utarbeidet av bibliotekar Nina Sundnes Drønen, jf. vedlegg. I notatet omtales følgende tema: helhetsvurdering, økonomi, studiekvalitet og tilgjengelighet, universell utforming, bibliotek i museet, tidsskrifter og bruk av foajé, arbeidsforhold og skrankefunksjon, lesesaler og bruk av Otto Christian Dahls hus (OCD; biblioteksbygget), samt opplisting av innvendinger/ kritiske vurderinger og positive utsagn om flytting av biblioteket. Den 18. januar 2012 oppnevnte rektor en prosjektgruppe for videre utredning, bestående av Gustav Steensland (leder), Nina Sundnes Drønen og Trine Osen Lande. I midten av mars 2012 godkjente rektor et mandat for prosjektgruppens videre arbeid, med fokus på faglige aspekter, beregning av kostnader og praktiske tidsplaner knyttet til den løsningen som ble foreslått av forrige utredningsgruppe. Den 25. april 2012 leverte prosjektgruppen en statusrapport og en kalkyle av kostnader relatert til relokalisering av biblioteket. Med en del forbehold er kostnadene nå beregnet til ca. 2,1 millioner kroner, altså en økt kostnadsramme ift den første utredningsgruppen (1,4 S:/HS 2012/06-08.ref.doc 4

5 millioner kroner). Prosjektgruppen ga uttrykk for at flere aspekter trenger ytterligere utredning, og dette gjelder særlig faglige spørsmål og strategi for driften av biblioteket. Den 8. mai 2012 innkalte rektor prosjektgruppen. Drøftingen fokuserte på de aspekter som trenger ytterligere utredning. Rektor har senere i samråd med direktør og seksjonsleder bedt Seksjon for bibliotek og dokumentasjon legge fram forslag om en samlet strategi for biblioteket, bl.a. basert på de elementer av strategi som allerede finnes i den gjeldende strategiplanen for MHS. Målsettingen er å forelegge et forslag til strategi for HS i slutten av oktober Utviklingen i denne saken har gjort det nødvendig med en grundig drøfting av strategi for biblioteket. Uansett plassering av biblioteket innenfor nåværende bygningsmasse ved MHS er det avdekket et behov for oppgradering og nytenkning. En utvikling av biblioteket vil uansett valgt lokalisering og driftsmodell kreve til dels betydelige investeringer. Før man velger lokalisering og nivå på utvikling og investeringer, må løsningen ytterligere kvalitetssikres i forhold til strategi og valgt driftsmodell. Bibliotekets plass og rolle i Seksjon for bibliotek og dokumentasjon er også et vesentlig aspekt i den strategiutredningen som pågår. Seksjonen kan legge til rette for samhandling og felles tiltak i ordning og tilgjengeliggjøring av litteratur, arkivmateriale og museumsgjenstander. Samlet sett kan seksjonen være et aktivt og kreativt element i forskning og undervisning ved MHS samt i relasjon til et vidt tilfang av brukere nasjonalt og internasjonalt. Høgskolestyret får nå denne saken primært til orientering med den begrunnelse at høringsprosessen er gjennomført og kostnader ved foreslått løsning er ytterligere kvalitetssikret. Resultatet av dette er dels at det er bred støtte for å utvikle biblioteket, gjerne i form av flytting til fakultetsbygget, samtidig som kostadene er betydelige. Grovt sett gir to handlingsalternativer seg: enten bør prosessen avsluttes med begrunnelse i for høye kostnader, høyere enn først antatt, eller så bør prosessen fortsette, trolig langs et faglig/strategisk spor og et økonomisk, med begrunnelse i at saken ( fremtidens bibliotek ved MHS ) ikke bare dreier seg om relokalisering, men om hvilke samlede bibliotekskvaliteter MHS ønsker å holde seg med for fremtiden. Dersom Høgskolestyret støtter å gå videre langs dette dobbelsporet, vil i tillegg til arbeid med strategi for biblioteket, også spørsmålet om finansiering måtte gis nødvendig oppmerksomhet i budsjettarbeid på mellomlang og kanskje lengre sikt. 1. Høgskolestyret tar saken til orientering. 2. Høgskolestyret imøteser en strategisak om fremtidens bibliotek ved MHS til møtet i oktober. HS-sak 29/12 Oppnevning av Klagenemd S:/HS 2012/06-08.ref.doc 5

6 I følge Lov om Universiteter og høyskoler skal det ved hver høgskole være en Klagenemd som skal behandle klager over enkeltvedtak, og etter styrets bestemmelse, andre klagesaker for studentene. Klagenemnda skal ha fem medlemmer med personlige varamedlemmer. Leder og varamedlem for leder skal fylle de lovbestemte krav for lagdommere. Leder og varamedlem for leder skal ikke være ansatt ved institusjonen. To av medlemmene skal være studenter. Representanter for institusjonens eier eller medlem av institusjonens styre kan ikke være medlem av klagenemnda. MHS har oppnevnt en Klagenemd for perioden , men beklageligvis er vi etterskudd når det gjelder å få på plass en Klagenemd for inneværende periode Høgskolestyret oppnevner følgende personer til medlemmer av MHS Klagenemd i perioden : Medlemmer: Personlig vara: Grethe Rønneberg Hidle, leder Knut Middelthon Gerd Marie Ådna Odd Magne Bakke Knut Alfsvåg Kari Storstein Haug 1 Studentrepresentant 1 Studentrepresentant 1 Studentrepresentant 1 Studentrepresentant HS-sak 30/12 Birkelands legat, referat fra styremøte og årsregnskap Referat fra styremøte i Birkelands legat Årsregnskap Birkelands legat 2011 Årsberetning Birkelandslegat 2011 Birkelands legat er en stiftelse som har som sitt formål å gjennom stipender til Misjonshøgskolens studenter og undervisningspersonale å fremme teologisk forskning. Høgskolestyret skal, foruten å velge stiftelsens styre, føre kontroll og tilsyn med styrets virksomhet. Styret får derfor referat fra det årlige styremøtet, årsregnskap og årsberetning til orientering. Høgskolestyret takker for mottatt referat fra styremøte i Birkelands legat, samt mottatt åreregnskap og åreberetning, og tar dette til orientering. HS-sak 31/12 Birkelands legat, revisjon av vedtekter Stiftelsesdokument og vedtekter, Birkelands legat Forslag til reviderte vedtekter for Birkelands legat S:/HS 2012/06-08.ref.doc 6

7 REFERAT FRA MØTE I HS Revisor Johan Enoksen vil være til stede for å gi en orientering i saken. Som det fremgår av referat fra styret i Birkelands legat har styret hatt en sak som gjelder forståelsen av størrelsen på legatets grunnkapital, i og med at stiftelsesdokumentet og vedtektene er utydelige på dette punkt. I Brønnøysundregisteret er legatet i forbindelse med opprettelsen registrert med en grunnkapital på 1 mill kr. Stiftelsesdokumentet sier videre at grunnkapitalen skal økes ytterligere når boet etter Tor Birkeland er endelig oppgjort. Det ekstra beløpet på kr som er blitt tilført legatet en stund etter opprettelsen er imidlertid ikke meldt inn til Brønnøysundregisteret, det er kun registrert som annen bunden egenkapital i regnskapet. Styret har nå et ønske om å fastsette 1 mill kroner som grunnkapital, og vil at dette tydelig skal fremgå av vedtektene. Samtidig ønsker styret at kr skal regnes som fri egenkapital, som en i fremtiden kan ha større fleksibilitet til å dele ut av. Styret har videre bedt høgskoledirektør om å i samarbeid med revisor legge frem et forslag til reviderte vedtekter for Birkelands legat. Disse skal legges frem for Høgskolestyret til uttalelse før endelig godkjenning av Stiftelsestilsynet. Høgskolestyret godkjenner forslaget til reviderte vedtekter for Birkelands legat. HS-sak 32/12 Møteplan HS Det foreslås følgende møteplan for Høgskolestyret : september, kl oktober, kl desember, kl , middag fra kl mars, kl april, sammen med NMS Landsstyre 7. juni, kl , middag fra kl september, kl oktober, kl desember, kl S:/HS 2012/06-08.ref.doc 7