Saksframlegg. Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 17. september 2015

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret HF 17. september 2015 SAK NR Beslutningssak Oppdragsdokument Mellomrapportering Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Gjøvik, 9. september 2015 Lars Erik Tandsæther Administrerende direktør Vedlegg Vedlegg 1 sak Oppdragsdokument Mellomrapportering Side 1 av 1

2 Mellomrapportering - Oppdragsdokument 2015 I tråd med tidligere styrevedtak skal styret få en midtveisrapportering om oppfølging av oppdragsdokumentet som en del av den ordinære virksomhetsrapporteringen i septembermøtet. Nedenfor følger denne midtveisrapporten. Endelig rapportering skjer gjennom Årlig melding for Oppfølging av oppdragsdokument 2015 Kap. Beskrivelse av oppgave i oppdragsdokument Oppfølging/status 2 Overordnede styringsbudskap Dette dokumentet sammenstiller de regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til HF for 2015 med utgangspunkt i overordnede rammer samt økonomiske og faglige prioriteringer. Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og omsorgsplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. Dette danner også grunnlaget for virksomheten i Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF. Det forutsettes at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF setter seg inn i kravene Helse- og omsorgsdepartementet har gitt til de fire regionale helseforetakene i oppdragsdokumenter for 2015 og i foretaksmøte 7. januar 2015 og innretter seg etter disse så langt mulig. Grunnlaget for helseforetakets virksomhet er ytterligere konkretisert i helseforetakets stiftelsesdokumenter, herunder vedtekter og foretaksavtale. I henhold til vedtektene er helseforetakets primære og prioriterte oppgaver å: levere landsdekkende stabile, kostnadseffektive, tidsriktige og brukervennlige tjenester som ivaretar Drift HDO drifter helses brukere i fase 0 til 4 med det tjenesteutvalget og kvalitet som er forhandlet i gjeldende service nivå avtaler (SLA). Det er så langt i 2015 driftsatt 12 nye kontrollrom, herunder 6 AMK-sentraler, 5 legevakter, og 1 akuttmottak i fase 2, 3 og 4. I tillegg har ambulansetjenesten i de samme regioner tatt TETRA nettet i bruk. Dette innebærer at Nødnett er etablert i Sør- Norge opp til grensen mellom Nordland og Nord- Trøndelag. De regionale IKT enhetene fungerer som lokalt feltapparat iht avtale. HDO har så langt i 2015 gjennomført et prosjekt for å reimplementere drifts-, støtte-, og endringsprosessene i virksomheten. Hensikten med arbeidet har vært å sikre et tydelig eierskap til den enkelte prosess, bedret internt samarbeid og kommunikasjon, økt tilfredshet med HDO s leveranser, og effektiv og riktig behandling av hendelser og feil. Arbeidet er også benyttet som grunnlag ifm den OUprosess som er gjennomført. Inngangsverdiene i arbeidet er hentet fra handlingsplanene i strategien, funn i den interne risikoanalysen, og generelle observasjoner fra ansatte, brukere og kunder. Arbeidet har vært gjennomført med involvering av den enkelte prosesseier for å sikre nødvendig forankring, samt skape gode forutsetninger for etterlevelse i rollen som prosesseier. Innføring Innføringen av trinn 2 startet opp igjen etter påske, etter en lengre stans på grunn av feil i leveransen. Prosjektet pågår i øyeblikket i alle landsdeler, og vil ha en meget stor aktivitet fram til sommeren Etter sommeren 2016 er det bare Finnmark som gjenstår i prosjektet. Innføringen så langt har vært meget krevende for HDO, da det ble avdekket en del alvorlige feil i løsningen. Dette er i dag under kontroll, men vil fortsatt være under streng overvåkning. HDO fortsetter prosessen med kompetanseoverføring fra prosjektet til drift, samt oppbygging av lokal kompetanse. Dette har vist seg som et meget kosteffektiv og nyttig prinsipp. Risikoen med prinsippet er at ressurser omprioriteres av lokal enhet, slik at leveransene ikke kan gjennomføres. HDO jobber aktivt med å redusere denne

3 spesialist- og primærhelsetjenesten behov yte døgnåpen drift- og kundestøtte for helseforetakets brukere levere tjenester som ivaretar nødvendige krav til informasjonssikkerhet, herunder tilgjengelighet, integritet og konfidensialitet bidra til utvikling av helsesektorens nødmeldetjeneste, herunder teknisk utvikling, test, implementering, drift og opplæring Helseforetaket skal i samarbeid med regionale IKT-enheter bidra til at hele nødmeldetjenesten samlet driftes enhetlig, forsvarlig og i henhold til gjeldende sikkerhetskrav. HF skal ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Styret må være bevisst sitt ansvar for å sikre bærekraftig utvikling og godt omdømme. Styret har ansvar for at en bredt anlagt forståelse av samfunnsansvar blir ivaretatt. risikoen, ved blant annet å spre kompetansen på flere ressurser. Den største risikoen i prosjektet i dag ligger fortsatt på leverandørens kvalitet, kapasitet og evne til å levere i henhold til tidsplanen. Selv om det er en kontinuerlig kvalitetsforbedring, ser vi at det stadig introduseres nye feil, men ikke så alvorlig at de stopper utrullingen. Det er lagt opp til en meget stram innføringsplan, med høy risikoprofil, for å bli ferdig med utrullingen til prosjektavslutning til sommeren Helse har iverksatt mange tiltak for å redusere risikoen, men vil fortsatt påpeke at risikoen er stor for forsinkelser. OU-prosess HDO har i første halvår 2015 gjennomført en organisasjonsutviklingsprosess. Hensikten med arbeidet har vært å finne en best mulig organisasjonsstruktur som understøtter HDOs driftsprosesser, forvaltning av løsningen, gjennomføring av prosjekter, samt administrative oppgaver og ledelsesprosesser. Både ledere og ansatte har vært involvert i dette prosjektet. Valgt modell består av 3 avdelinger, teknologiforvaltning, drift og endringer, og kunde- og brukerhåndtering. I tillegg består enheten av 2 stabsfunksjoner, økonomi, administrasjon og HR, og strategisk utvikling og virksomhetsstyring. Modellen sikrer en tydeliggjøring av HDOs funksjoner innen teknisk forvaltning og drift. Modellen styrker HDOs kapasitet til å kunne ta på seg nye og utviklingsrelaterte oppgaver, sikrer tydelige og effektive roller, samt etterlevelse av ITIL rammeverket. Modellen sikrer også at det etableres en ledergruppe med riktig kompetanse og sammensetning. Det er gjennomført en åpen innplasseringsprosess, hvor ansatte har satt opp til 3 ønsker i prioritert rekkefølge. Prosessen har vist at det er behov for å konvertere 18 av engasjementsstillingene til faste stillinger. OU-prosessen går inn i siste fase, og innplassering i nye stillinger pågår i skrivende stund. Brukerfinansiering En arbeidsgruppe sammensatt av aktører fra kommunehelsetjenesten, spesialisthelsetjenesten og HDO utarbeidet en anbefaling. I beregningsmodell for bruksfinansiering er det forutsatt at kostnader HDO har til drift av nødnett fordeles mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten etter en fordelingsnøkkel som ivaretar både driftsmessige forhold og kompleksitet. Arbeidsgruppen har anbefalt at brukerfinansiering av driften gjennomføres som en sentral oppgjørsordning fra statlige myndigheter. Dette er en modell som vil gi minst mulig byråkrati, være mest kostnadsmessig effektiv samtidig som det sikrer god beredskap og ivaretakelse av utstyr. Alternativt har arbeidsgruppen foreslått en modell for brukerfinansiering som tar utgangspunkt i at

4 3a Internkontroll og risikostyring Styret for Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HFs ansvar og oppgaver er forankret i Helseforetaksloven kapittel 7. Styret har det overordnede ansvar for helseforetakets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølging av helseforetakets økonomiske utvikling. Det legges til grunn at styret skal: Sikre at driften skjer innenfor rammen av vedtektene, foretaksavtalen, helseforetaksloven og annen lovgivning Føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne Styrets kompetanse kan delegeres med de begrensninger som følger av helseforetaksloven 37, 3. ledd. Styret skal sikre at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF har god internkontroll og systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesforankring i organisasjonen. Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for kunder og brukere i nødmeldetjenesten. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. delkostnadsnøkkelen for helse i inntektssystemet legges til grunn for drift av operatørplasser. Modellen har sin styrke i at den er kjent for kommunene, og således både er forutsigbar, fleksibel og oppfattes som en rettferdig delingsmodell. HDO har implementert prosess for risikohåndtering, og er i ferd med å etablere og implementere prosesser for kvalitetsledelse. Dette arbeidet skjer iht. etablerte lover og forskrifter, og i nært samarbeid med nasjonal driftsenhet for TETRA nettet. Dette for å sikre nødvendig fokus på kvalitet i leveransene og et bevisst forhold til risiko i rapportering og beslutningsprosessene i HDO. Quality Management konseptet i HDO skal dekke samlet livssyklus for Nødnett. Ambisjonen er å implementere et tilpasset konsept for Quality Management, basert på standarder og metoder som benyttes innen øvrig drift av Nødnett, herunder kjernenett og radionett. Konseptet skal sikre identifisering, rapportering, sporing og kvantifisering av forbedringstiltak innen kvalitet (både reaktiv og proaktiv). I praksis betyr dette å implementere en systematisk prosess for Quality Management, definere klare roller og ansvar for Quality Management, og retningslinjer for rapportering og kommunikasjon innen kvalitet. Quality Management konseptet i HDO vil baseres på elementer hentet fra beste praksis innen Total Quality Management, og fordrer kunnskaper, ferdigheter og holdninger innen kvalitet fra alle ansatte i HDO. Styret ble fremlagt en risikomatrise som viste operasjonell risiko i forbindelse med OU prosessen.

5 3b Det forutsettes at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn. Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Det vises for øvrig til Helse- og omsorgsdepartementet veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene 1. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. Den inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. Det legges til grunn at styret for Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF følger opp denne veilederen. Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakene kan ved behov foreta internrevisjon av virksomheten i HF. Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig. I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner, regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Internrevisjonen/konsernrevisjonen i de regionale helseforetakene kan, etter nærmere avtale, bistå styret og ledelsen med å utøve god virksomhetsstyring gjennom vurdering av risikohåndtering og intern kontroll. Dette kan også bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring av helseforetakets interne styrings- og kontrollsystemer. HF skal styrebehandle alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker, og fremdrift HDO sine regnskaper skal til en hver tid være oppdatert og kan stilles for innsyn ved internrevisjon. Ved innsynsbegjæringer gis det fortløpende svar og dokumentasjon ihht regler og frister. HDO har innført prosesser som definerer nå internrevisjon skal gjennomføres. HDO styrebehandler alle internrevisjonsrapporter. Kontrakter med eksterne leverandører inneholder krav om revisjoner.

6 og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. 3c Oppfølging av vedtatt strategi HF skal gjennomføre vedtatte strategi , operasjonalisere denne for å utvikle HF innen innføring av nødnett, effektiv og stabil drift, sterkt kundefokus, endringsdyktig organisasjon og pådriver for videreutvikling av tjenester til nødmelde- og prehospitale tjenester. HF skal koordinere sin aktivitet med øvrige nasjonale og regionale tiltak i samarbeid med Helsedirektoratet, helseforetak og kommuner. HF skal forberede og forankre ivaretakelse av ansvaret for nasjonale driftsoppgaver innen den medisinske nødmeldetjenesten. OU prosess: For å imøtekomme HDOs vedtatte strategiplan for samt oppgaver tildelt i oppdragsdokumentet for 2015, så HDO nødvendigheten av å kjøre en organisasjonsutviklingsprosess for å se på om hvorvidt vi var riktig bemannet og organisert. I prosessen har vi lagt vekt på at det er HDOs driftsansvar som skulle være styrende for hvordan HDO bør være organisert, i dette ligger bl.a. et høyt fokus på ITILprosesser. Vi i HDO har stor tro på at dette er et riktig veivalg og at vi med dette står enda sterkere ifht å kunne levere stabil og effektiv drift for våre kunder. Styrket QA funksjon: HDO har styrket kvalitetssikringsfokuset i prosjektet for å unngå å overlate ukjente feil i drift. Det er etablert en egen prosjekt desk for å gjennomføre og følge dette opp. Det er også utviklet eget verktøy som automatiserer kvalitetssjekk. Teknologiforvaltning: HDO er i ferd med å styrke sitt datanettverk og lagringssystemer slik at de bedre kan yte stabil drift. Dette gjør at man også er forberedt til å ta imot nye tjenester innenfor prehospitaletjenester. Vi etablerer også muligheter til å fjernprogrammere radioer slik at HDO kan levere slike tjenester så effektivt som mulig. Test og implementering: Det er etablert nye tester under Teknisk innføring for å avdekke feil før kontrollrommet settes i drift. Alle offisielle testbøker er gjennomgått, tester er justert og antallet er økt for å få bedre test dekning. Etter at offisiell SAT (Site Acceptance Test) er gjennomført, gjennomføres videre en rekke fri-tester. Her er leverandør til stede for å øke test omfanget ytterligere. I tillegg stiller HDO med tekniske ressurser som gjennomfører stabilitetstest av 1 ukes varighet på hvert kontrollrom før brukeren gjennomfører sin brukerverifikasjon rettet mot funksjonalitet. For legevakter og akuttmottak brukes teknisk kompetanse fra de regionale helseforetakene, i tillegg til teknikere fra HDO. Erfaringen fra denne stabilitetstesten en meget positiv, og antallet feil er redusert etter at kontrollrommet er tatt i bruk. For HDO har de nye testene medført en bemanningsøkning i prosjektet med seks nye ressurser siste året. Dette er ressurser som har fått sin opplæring i driftsorganisasjonen, og har meget høy kompetanse innenfor nødnett. Videre så har vi tatt i bruk samme type stabilitets tester / fritester under test / verifikasjon av nye programvare, releaser og patcher for å øke testomfanget og kjøring av fri

7 tester enda mer. 3d Etablering av forvaltningsmodell for nødnett helse Det pågår et arbeid med å etablere en forvaltningsmodell for nødnett helse. Det legges til grunn at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF deltar i denne prosessen for å sikre en helhetlig entydig styring og utvikling i levetiden for nødnett helse. Helsetjenestens driftsorganisasjon skal forberede egen organisasjon til å ivareta sitt ansvar i forvaltningsmodellen, når denne er besluttet. Anbefaling om fremtidig eierskap og forvaltning av Nødnett innen helsetjenesten ble avsluttet tidlig i inneværende år. Arbeidet var en omfattende prosess med representanter fra hvert av de fire regionale helseforetakene, HDO, Kommunesektorens organisasjon og Helsedirektoratet. Det lyktes ikke å enes om en felles modell, hvilket resulterte i at rapporten inneholdt 2 anbefalinger; en fra Helsedirektoratet og KS, og en fra de regionale helseforetakene og HDO. Sistnevnte anbefalte en modell hvor de regionale helseforetakene og kommunene, gjennom HDO ivaretar et samlet eierskap til utstyret som er utplassert i helsetjenestens lokasjoner. Denne modellen sikrer gjenbruk av eksisterende struktur og kompetanse, krever ingen organisasjonsendringer, medfører svært lave merkostnader, og kan iverksettes og realiseres på kort tid. Kommunene sikres nødvendig styringsrett gjennom at KS tilbys fullverdig plass i HDO sitt styre. De regionale helseforetakene og HDO anbefaler at fremtidig finansiering av Nødnett i helsetjenesten baseres på en kombinasjon av tildeling og brukerbetaling. Rapporten anbefaler videre at HDO som systemeier ivaretar ansvaret for strategisk forvaltning, funksjonell forvaltning, teknisk forvaltning, og drift av Nødnett innen både kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Modellen innebærer at videreutvikling og endringer av Nødnettet ivaretas av et nært samarbeid mellom brukere, drifts og forvaltningsorganisasjonen. Dette sikrer en strukturert koordinering av ønsker og muligheter for standardisering, og en tilnærmet sømløs ivaretakelse av integrasjonen mellom nødnettet og tilstøtende nødmeldesystemer i den akuttmedisinske verdikjeden i helsetjenesten. Det er foreløpig ikke tatt noen beslutning om hvordan eierskap og forvaltning av Nødnett skal ivaretas, eller hvor ansvaret skal plasseres. 3e Brukerorientert finansiering St prop 100S forutsetter en brukerorientert finansiering av driften av Nødnett. Det forventes at en finansieringsmodell er på plass i løpet av Det pågår et arbeid for å utrede finansieringsmodell for Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF, inkludert avklaring av hvordan kostnader forbundet med drift av brukerutstyr i primærhelsetjenesten skal håndteres. Det er i denne sammenheng viktig at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF sikres tilstrekkelig forutsigbarhet i finansieringsmodellen. En arbeidsgruppe bestående av representanter fra de 4 regionale helseforetakene, KS og en representant fra en kommune i tillegg til 2 fra HDO, har utredet kostnadsbildet for driften av HDO. Rapporten viser en gjennomgang av kostnadene og en fordelingsmodell mellom Spesialist- og kommunehelsetjenesten. Arbeidsgruppen har kommet fram til 4 ulike finansieringsmodeller, og har gitt anbefalinger til den modellen som vil være enklest å administrere for HDO. HDOs regnskapssystemer er tilpasset for å kunne håndtere de 4 ulike finansieringsmodellene pr i dag.

8 3f 3g HF skal implementere vedtatt finansieringsmodell for drift og forvaltning av nødnett i helsesektoren. Oppfølging av regjerings eierskapspolitikk HF skal forholde seg til krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk (jf. Meld. St. 27 ( ) Et mangfoldig og verdiskapende eierskap). Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk som også bidrar til å sikre tilgang på helsepersonell i framtiden og forsikre seg om at ansatte hos leverandører, også i andre land, har forsvarlige vilkår. Samordning på tvers av regionene Det er et mål for regjeringen å effektivisere spesialisthelsetjenesten gjennom mer standardisering, bedre samordning og organisering på tvers av regionene der det er hensiktsmessig. De regionale helseforetakene skal gjennomgå styringsmodellen for de felles eide selskapene med sikte på mer enhetlig styring, herunder sørge for at det foreligger strategier og planer for det enkelte selskap slik at potensialet ved felles organisering og eierskap utnyttes optimalt. Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal bidra i dette arbeidet etter nærmere anvisning fra de regionale helseforetakene. Helsetjenestens Driftsorganisasjon har i liten grad behov for helsepersonell i sin organisasjon. Rekruteringen vil skje på områder data og radio ingeniører. Det varierer mellom engasjementstillinger og faste stillinger ut i fra behov og langsiktig planlegging i forhold til de oppdrag og oppgaver som legges til HDO. Leverandører som benyttes har krav til ansvarlig arbeidsgiverpolitikk gjennom krav i våre kontrakter AD-møtet vedtok i juni 2015 at HDO HF på vegne av de fire RHF-ene skal ta initiativ til nasjonal koordinering av aktørene innen det prehospitale området. Denne beslutningen sikrer at HDO blir en aktiv pådriver og aktør i nasjonal koordinering og opprettelse av nasjonale samarbeids- og fagråd for den akuttmedisinske kjeden. Dette vil bidra til å sikre framtidige behov for ytterligere nasjonal koordinering og utvikling, samt å kunne levere standardiserte, effektive tjenester med riktig kvalitet. Dette er også i tråd med visjonen for HDO, og de mål som er satt for HDO i strategisk plan for Som en direkte konsekvens av dette er HDO, på vegne av RHFene, sterkt involvert i nasjonale prosjekter som Ny teknologi til AMKene, Robust mobilt helsenett, og Helsedirektoratets initiativ til utvikling av krav som en konsekvens av ny Akuttforskrift. Det bør vurderes om HDO bør inn i flere utvalg og prosjekter basert på vår nasjonale rolle og ansvar innen det prehospitale området. 3h 3i Digital kommunikasjon HF skal bidra til samordning av nettinformasjon på samme plattform som Reduksjon av tidstyver Det vises til regjeringens arbeid med å redusere tidstyver. Det skal særlig legges vekt på tiltak som bidrar til å realisere pasientens helsetjeneste. Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal løpende vurdere forenklinger av egne rutiner. Eventuelle rapporteringskrav fra departementet og andre myndigheter som oppfattes som uhensiktsmessige kan meldes til de regionale helseforetakene. HDO vurderer at Helsenorge.no er en mer pasientrettet portal enn en portal beregnet for driftsorganisasjoner. Dette er en portal for «meg som innbygger i Norge» og som har spørsmål knyttet til helserelatert informasjon. Gjennom tidligere nevnte organisasjonsprosess har vi valgt å etablere en 3 delt modell ifht personell- og rapporteringsansvar. Vi tror at ved å iverksette en slik modell vil vi få en mer effektiv hverdag ifht oppfølging og rapportering både internt i organisasjonen og utad til våre samarbeidspartnere og eiere. Det er innført et gjennomgående rapporteringsansvar med gjenbruk av rapporter fra avdeling til ledergruppe til styrerapportering.

9 3j Tiltak for produktivitetsvekst Regjeringen forutsetter at alle statlige virksomheter årlig gjennomfører tiltak for å øke produktiviteten. Det legges til grunn at HF følger opp dette innenfor gitte budsjettrammer. For å gi incentiver til mer effektiv statlig drift og skape handlingsrom for prioriteringer er det innført en avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform der de regionale helseforetakene stilles overfor et effektiviseringskrav på 0,5 pst. av virksomhetenes driftsutgifter. De regionale helseforetakene vil i 2015 vurdere hvordan dette skal gjøre gjeldende for de felleseide selskapene. Alle rutiner og arbeidsmetoder skal til en hver tid være mest mulig effektive og minst mulig kostnadsdrivende. Tiltak som er gjennomført, som å ta lønnskjøring og flere regnskapsoppgaver inn i egen organisasjon, hvor kompetanse og kapasitet alt finnes, for å redusere kostnadene. Kostnadsreduksjonen på dette punktet er beregnet til 0,2 pst Reiseaktiviteten skal styres slik at et minimum av reiser gjennomføres og skal koordineres slik at et minimum antall personer reiser på samme oppdrag. Sørge for at innkjøpt videokonferanse utstyr benyttes i langt større grad for å minimere reisekostnadene. Bruken av innleide konsulenter begrenses og oppgavene legges til egne ansatte for å bevare kompetansen i foretaket, som i neste omgang vil gi en kostnadsreduksjon. Innføre komplett timefangstsystem for bedre og ha kontroll på overtidsbruken og avspasering blant de ansatte. Samt hjelpe de ansatte med bruk av feriedager og avspaseringsdager. Gode innkjøpsrutiner hvor alle innkjøp rutes via ansvarlig for innkjøp i Helsetjenestens Driftsorganisasjon, for å sikre at riktig leverandør blir valgt og at vi oppnår best mulig pris og riktig kvantitet. 3k 3l Innføring av nøytral merverdiavgift Det innføres nøytral merverdiavgift for ordinære statlige forvaltningsorganer fra 3. januar De felleseide selskapene omfattes ikke nå, men det vil bli sendt på høring et forslag med sikte på innføring fra 3. januar Det legges til grunn at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF ikke gjør tilpasninger som vil være i strid med intensjonene med innføring av nøytral merverdiavgift. Miljø- og klimaarbeid Det vises til rapporten Miljøledelse i spesialisthelsetjenesten, statusrapport De regionale helseforetakene skal videreføre arbeidet i 2015 i tråd med anbefalingene og med helhetlig og samordnet tilnærming til de nasjonale miljømålene. HF skal sikre at det blir satt relevante miljøkrav Etterspurt regnskapsmateriale for beregning av nøytral MVA er gitt. HDO sine regnskaper er klargjort for innføring og håndtering av oppgjør for MVA. De reglene og retningslinjene som blir innført vil bli etterfulgt. Helsetjenestens Driftsorganisasjon har i 2015 opprettet eget Arbeidsmiljøutvalg (AMU) for å sikre internt arbeidsmiljø. Ved anskaffelser ber HDO om en egenerklæring signeres ifht Helse, Miljø og Sikkerhet. Her stilles det krav til at gjeldende virksomhet arbeider systematisk for å oppfylle kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften). Det skal også bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når

10 3m i anskaffelser og at det blir gjort målinger/registreringer som dokumenterer omfanget av anskaffelser hvor det er stilt miljøkrav. De regionale helseforetakene skal arbeide videre med å utvikle konkrete miljøindikatorer som er egnet for resultatmåling. HF skal ved behov kunne gi bidrag til dette arbeidet. Brukermedvirkning Brukermedvirkning i felleseide selskaper er basert på helseforetaksloven 35 Pasienters og andre brukeres innflytelse (annet ledd): Regionalt helseforetak skal sørge for at virksomheter som yter spesialisthelsetjenester og andre tjenester som hører naturlig sammen med dette, etablerer systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. Det legges til grunn at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF vurderer og etablerer hensiktsmessige systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. HDO ber også om at vi som oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Avdelingen for Kunde- og brukerforvaltning har etter OUprosessen fått en stilling hvor brukerfokuset er representert med avdelingsleder i ledergruppen. Denne ressursen vil ha kunde og brukerforvaltning som sin hovedoppgave ved tett oppfølging av brukerrelaterte spørsmål og endringsforespørseler. Avdeling for Kunde- og brukerforvaltning planlegger videre et større kunde og brukerforum i januar Her vil det bli arrangert både felles sesjoner og også parallelle løp ifht radio- og kontrollromsløsningen. Utover dette skal det settes ned mindre grupper ifht brukerne av nødnett. Dette vil da være ihht ulike brukertyper og også ifht både kontrollromsløsningen og radiobrukere. 3n 3o Innføring av krisestøttesystem De regionale helseforetakene og helseforetakene har etablert elektronisk krisestøttesystem. Dette som en del av et samordnet avtaleopplegg for de fire regionale helseforetakene i regi av Helsedirektoratet og anbefalt av Helse- og omsorgsdepartementet. Systemet er et verktøy for håndtering av ledelsesinformasjon og benyttes primært til varsling, loggføring og rapportering av beredskapshendelser. Det bes om at HF anskaffer krisestøttesystemet og slutter seg til de regionale helseforetakenes samordning på dette området. Økonomisk langtidsplan HF skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Helseforetaket skal, som en del av årlig melding for 2014, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. HF er i dialog med One Voice AS som forhandler krisestøttesystemet Helse CIM som er et enhetlig verktøy for krisehåndtering i helsesektoren. Nødvendige tiltak for å sikre mulighet for avrop på rammeavtale er gjennomført. Løsningen vil bli implementert i 4. kvartal Økonomiske langtidsplan fram til 2019 er utarbeidet, ut i fra dagens gitte forutsetninger. Planene revideres jevnlig ved endringer av forutsetninger og planer.

11 3p Utarbeidelse av foreløpig regnskap HF skal levere foreløpig regnskap for 2015 sammen med årlig melding for 2015 innen 1. februar Det bes om at selskapet benytter regnskapshåndbok for regionale helseforetak 2 så langt det passer. Det utarbeides månedlig regnskapsrapporter til HDO sin ledergruppe og til styret. Rapportene gjennomgås på ledermøter og på styremøter. 4 Krav til aktivitet 2015 Aktivitetskrav for 2015 er fastsatt i helseforetakets budsjett og i SLA-avtale m/vedlegg mellom Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF og de regionale helseforetakene, delavtaler mv. HDO drifter nå helses brukere i fasene 0, 1, 2, 3 og 4 med det tjenesteutvalget og kvalitet som fremkommer i SLA avtalene. Rapportering av SLA tider er innordnet i ledergrupperapporteringen. Det rapporteres også månedlig til kundene på SLA. Så langt i 2015 har HDO nå i underkant av 70 kontrollrom i full drift. Dette antall vil stige jevnt utover høsten og ut året. 5 Finansiering eiernes bevilgning for 2015 HF finansieres i 2015 av de regionale helseforetakene ut fra en allokeringsmodell, hvorav driftskostnader allokeres ut fra eierandel, mens innføringskostnader nødnett allokeres ut fra geografisk innføringsområde. 6 Rapportering til eierne HF skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2015 i årlig melding innen 1. februar HDO HF sine regnskapsrutiner er utarbeidet for å gi en god oversikt over kostnader og inntekter slik at allokering mellom driftskostnader og innføringskostnader vises. Innføringskostnadene for kommune helsetjenesten finansieres via statlige midler. Mellomrapportering utføres på styremøtet i september og årlig melding ila 1. februar 2016 Avvik fra gitte oppgaver og styringsparametere skal meldes til eierne når slike avvik blir kjent. 2