Tilbakemeldingsmøtet. en workshop med utgangspunkt i resultatene fra en medarbeiderundersøkelse

Transkript

1 Tilbakemelding 1

2 Tilbakemeldingsmøtet en workshop med utgangspunkt i resultatene fra en medarbeiderundersøkelse

3 Målsettinger for første del i utviklingsarbeidet (1) Det etableres rammer for en åpen og trygg dialog om situasjonen God tidsramme, uforstyrret, forberedt, spilleregler for møtet Medarbeidere/ledere er forberedt på og villige til å ta ansvar for å følge opp resultatene.

4 Målsettinger for første del i utviklingsarbeidet (2) Medarbeidere presenteres for (alle) resultatene for sin enhet Fokus rettes mot at vi gjør noe med det vi kan gjøre noe med og som angår alle Avdelingens ansatte skal ha diskutert sine vurderinger av resultatene med hverandre og ha kommet til enighet om ; hva de er fornøyd med og hva som er viktigst å utvikle og/eller forbedre konkrete forslag om tiltak rettet mot det som kan/bør utvikles hvordan tiltakene skal gjennomføres Avdelingene skal dokumentere utviklingsarbeidet i avdelingen 4

5 MTM II og JD-R modellen Jobb krav Oppgave NÆRVÆRSFAKTORER Jobbkrav Rolleforventning INDIVIDFAKTORER RESULTATFAKTORER Arbeidsglede Oppgave Innflytelse over arbeid Positive utfordringer i arbeidet Engasjement i arbeidet Jobb Ressurser Sosiale Arbeidsoppgavenes verdi Tilbakemelding Sosialt samspill Engasjement i organisasjonen Ledelse Organisasjon Kompetanseutvikling Organisatoriske ressurser Utmattelse 5

6 Steg for steg i tilbakemeldingsmøtet (ett møte) (tidsramme avhenger av størrelse på gruppe og kompleksitet i resultater) Innledning og presentasjon resultater 60 min Gruppeaktivitet Hvilke tema skal vi fokusere på min Plenum Valg av tema min Gruppeaktivitet Hvilke tiltak kan bidra til utvikling min Plenumsaktivitet Valg av tiltak min Oppsummering Handlingsplan 10 min

7 Tilbakemeldingsmøtet todelt (tidsramme avhenger av størrelse på gruppe og kompleksitet i resultater) Første møte presentasjon og kort vurdering av resultater min Mellomperiode hver enkelt reflekterer over resultater, hva er det som fremmer og hva er det som hemmer engasjement og arbeidsglede, hva kjenner man seg igjen i, hva er viktige resultater / forhold å gripe fatt i. Andre møte utviklingsarbeid 2-3 timer Gruppeaktivitet Hvilke tema skal vi fokusere på min Plenum Valg av tema 30 min Gruppeaktivitet Hvilke tiltak kan bidra til utvikling min Plenumsaktivitet Valg av tiltak 30 min Oppsummering Handlingsplan 10 min

8 Sett inn bildene fra rapporten her

9 Vurdering av resultater fra undersøkelsen Sterke Sett inn det du vurderer som sterke resultater Kan forbedres Sett inn resultater du mener kan forbedres

10 Andre interessante resultater For eksempel på noen spørsmål er det stor spredning av svar, vesentlig større en det som er vanlig Noen svar er litt overraskende. Noen svar er viktige i lys av Andre...

11 Fokus i gruppearbeid Til lederne: Vurder om en skal gå inn i et arbeid på tradisjonell måte med fokus på bevarings- og utviklingsområder, eller om en skal ha et sterkere fokus på engasjement i arbeidet som er en vinn vinn faktor for medarbeidere og virksomhet. Spesielt avdelinger med normale eller gode resultater kan velge en tilnærming med fokus på økt engasjement til jobb. 11

12 Fokus i gruppearbeid organisatoriske forhold Til lederne: Undersøkelsen inneholder spørsmål som retter seg mot organisasjon og overordnede forhold i arbeidet. Det primære i et oppfølgingsarbeid er å fokusere på det man kan gjøre noe med det lokale. Men vi vet generelt at overordnede faktorer kan innvirke på arbeidshverdagen hos den enkelte, slik at det er viktig at det gis rom for innspill om dette. Vårt forslag er at en åpner for at medarbeidere gir innspill om det er overordnede forhold som har vesentlig innvirkning på arbeidshverdagen av positiv eller negativ art. Tiltak skal ikke drøftes særskilt, men informasjon om gruppas innspill gis videre til riktig adresse 12

13 Gruppeaktivitet 1 Bevaringsområdet Hva fungerer bra i enheten? Bli enige om 1 bevaringsområde, et område der dere opplever at enheten fungerer godt. Utviklingsområdet På hvilke områder vil vi utvikle oss? Bli enige om ett til to områder, der det vil være nyttig å utvikle seg. Organisasjon Er det områder/forhold på overordnet nivå som har merkbar innvirkning på min/gruppens arbeidshverdag på en positiv eller negativ måte? Noter punktene og presenter gruppearbeidet i plenum. 13

14 Gruppeaktivitet 1 Bevaringsområdet Hva fungerer bra i enheten? Bli enige om 1 bevaringsområde, et område der dere opplever at enheten fungerer godt. Områder med betydning for engasjement i jobben Hvilke områder vil vi utvikle for å bidra til økt engasjement i arbeidet Bli enige om ett til to områder, som vil bidra til økt engasjement Organisasjon Er det områder/forhold på overordnet nivå som merkbart hemmer eller fremmer min/gruppens engasjement i jobben? Noter punktene og presenter gruppearbeidet i plenum. 14

15 Gruppeaktivitet 2 a) Bevaringsområdet Hva er årsakene til at det fungerer så godt på bevaringsområdet? Hva er det dere/leder/andre gjør som bidrar til det positive resultatet på dette området? Bli enige om de(n) viktigste årsaken(e)/faktoren(e) for at dette fungerer så godt. Noter punktvis de viktigste forhold (max 2) 15

16 Gruppeaktivitet 2 b) Utviklingsområdet Hva kan konkret gjøres for å utvikle området som er ønsket? Bli enige om hva dere mener er de tiltak (maks 2) som vil fungere best. Noter punktene og presenter gruppearbeidet i plenum 16

17 Gruppeaktivitet 2 b) _ Engasjement Utviklingsområdet Hva kan konkret gjøres for å oppnå hyppigere og sterkere engasjement til vårt arbeid Bli enige om hva dere mener er de tiltak (maks 2) som vil fungere best. Noter punktene og presenter gruppearbeidet i plenum 17

18 Oppsummering av plenumsdiskusjon, problemstillinger og styrker Utviklingsområde Resultatanalyse Hvilke tema/indekser/spørsmål fanget opp denne problemstillingen? Bevaringsområde Resultatanalyse Hvilke tema/indekser/spørsmål fanget opp denne styrken?

19 Utviklingsområde/ problemstilling Handlingsplan utviklingsområde Resultatanalyse Hva i MTM fanget opp dette som utviklingsområde? Tiltak Forventet effekt Hindringer Ansvarlig Tidspunkt; Evaluering av fremdrift Tidsfrist NB! Fordel ansvar for utarbeidelse av handlingsplaner i enheten og gjennomgå disse på neste møte.

20 Bevaringsområde Resultatanalyse Hva i MTM fanget opp dette som bevaringsområde? Hva gjør dere konkret som fungere så bra eller gir så bra effekt? I hvilke situasjoner betyr det mest at dette fungere så bra? Hvem/hva bidrar mest til at dette fungerer så bra? Hvilken effekt har dette på kunder, medarbeidere og for eierne? Hva kan medføre at dere ikke klarer å opprettholde dette positive? Operasjonalisering av bevaringsområde Hva er det dere kan gjøre for å sikre at dette fortsetter å fungere så bra? Tidsfrist evaluering

21 Evaluering, dokumentasjon og drøfting med overordnet Bruk 20 minutter etter tilbakemeldingsmøtet på å reflektere over og å dokumentere det som har skjedd i løpet av møtet Problemer, tiltak etc. Utarbeid og distribuer handlingsplanene til de ansvarlige. 21

22 Takk for oppmerksomheten.