Sakskart til møte i Koordineringsutvalget

Transkript

1 Møteinnkalling Sakskart til møte i Koordineringsutvalget Møtested Schweigaards gate 4, Oslo, Galleriet Fylkestingssalen Møtedato Tid 09:00 10:30

2 Saksliste Saksnr Tittel Notater 1/13 Eierskap Akershus Energi AS - rapport fra Pöyry 2/13 Orientering om administrasjonens arbeid med Sykkelstrategi i Akershus - Bra for syklister - bra for samfunnet 3/13 Bakgrunn for betaling av leie i fylkestingssalen 4/13 Vedrørende heis fra 7. etasje til 8. etasje i Galleriet 5/13 Akershus energi AS kapitaltilførsel unntatt offentlighet (sendt ut separat) Muntlige orienteringer: Det vil bli gitt en presentasjon fra Pöyry i tilknytning til sak 1/13 Næringsselskap for Oslo & Akershus v/fylkesrådmannen epoltiker v/fylkesdirektør Knut Sletta Eventuelt: Rut S. Birkeland har meldt inn sak om «Gjennomgang av godtgjøringsreglementet»

3 Notater

4 Notat til behandling Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 1/13 Koordineringsutvalget Eierskap Akershus Energi AS - rapport fra Pöyry Saksredegjørelse I sitt møte 18. juni 2012 vedtok Akershus fylkesting følgende: Akershus energi AS skal beholdes som heleid fylkeskommunalt selskap. Akershus fylkeskommune legger til rette for et stabilt og langsiktig eierskap gjennom utarbeidelse av ny eiermelding. I den sammenheng vurderes også ulike utbyttemodeller. Som et ledd i arbeidet med eiermeldingen ble Pöyry engasjert for å vurdere selskapet og eierskapet. Rapport fra Pöyry følger vedlagt. Saksbehandler: Hans Børte Oslo, 18. februar 2013 Tron Bamrud fylkesrådmann Vedlegg 1 Pöyry-rapport Eiermelding Akershus Energi AS

5 Notat til behandling Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 2/13 Koordineringsutvalget Orientering om administrasjonens arbeid med Sykkelstrategi i Akershus - bra for sykelister - bra for samfunnet» Saksredegjørelse Bakgrunn I Fylkestinget sak 103/10 Verbalvedtak om Sykkelstrategi ble det fattet følgende vedtak: «Det vurderes som en del av reiselivsplanen å gjennomføre en sykkelstrategi der Akershus skal være sykkelfylke. Midlene avsettes til formålet, ref. pkt. 5 Folkehelse (sykkelstrategi). Det er behov for å utarbeide digitale kart; Opplevelse- og turkart for turister i Akershus på nett med oversikt over gang- og sykkelveier. Som en del av fylkeskommunens folkehelseansvar vurderes det å gjennomføre et eget sykkeldagsritt for folk flest i tråd med anbefalinger fra Sykelistenes Landsforbund. Dette har dannet grunnlaget for og starten med arbeidet med en egen sykkelstrategi for Akershus. Øvrige politiske føringer: Hovedutvalgets vedtak i sak 13/11, Oppfølging av verbalvedtak i fylkestinget Gå til skolen og Sykkelstrategi Hovedutvalgets vedtak i sak 50/12 Status og framdrift i arbeidet med sykkelstrategi for Akershus. Vedtak i fylkestinget sak 17/12 Planstrategi for areal og transport i Oslo og Akershus. St.meld. 21 ( ) Klimameldingen, Nasjonal forventning til regional og kommunal planlegging (Kgl.res av 24.juni 2011) Nasjonal sykkelstrategi Sats på sykkel (NTP ) Det er et uttalt mål fra politisk hold at Akershus skal være landets ledende sykkelfylke. I planstrategi for areal og transport blir det tatt til orde for å øke andel «sykkelreisende» fra 3 % i 2008 til 12 % innen få år. Administrasjonen er i prosess både med utvikling av en skisse til et prosjekt, mål og organisering for prosjektet og å definere viktige innholdselement i en sykkelstrategi for

6 Akershus. Etterhvert som det blir jobbet med dette, ser vi imidlertid nye utfordringer og nye muligheter på prosjektet. Det gis en kort redegjørelse for det videre arbeidet med «Sykkelstrategi i Akershus - Bra for sykelister - bra for samfunnet» under avsnitt Premisser og problemstillinger. Premisser og problemstillinger Omfanget av arbeidet med «Sykkelstrategi i Akershus - Bra for sykelister - bra for samfunnet» har vist seg å være tidkrevende og omfattende. Etter hvert som prosjektnotat og innspill har blitt behandlet og vurdert har det blitt mer og mer tydelig at sykkelprosjektet vil omfatte og berøre alle avdelingene i Akershus fylkeskommune. Administrasjonen har valgt å arbeide videre etter følgende plan: 1. Første del av prosessen er et forprosjekt som skal avklare mål og rammer, og videre prosess fram mot et endelig strategidokument. Det er nødvendig å framskaffe faktaunderlag for en måldiskusjon. Måldiskusjonen må gi en avklaring av hvilke mål som er realistisk og konkrete, men samtidig slik at det blir noe å strekke seg etter. Dette blir en inngang til arbeidet med en strategi og tiltaksplan. 2. Andre del av prosessen (hovedprosjektet) skal lede fram til at det blir et eget strategikapittel om sykkel i samferdselsplanen for Akershus ved rullering og i regional plan for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet. Sykkelperspektivet må også være integrert i arbeidet med by og tettstedsutviklings hos plan, og hos næring og miljø sitt arbeid med regionråd og kommuneplaner. I AVO sitt arbeid mot elever og ansatte skal sykkel ha et forsterket fokus, og i Akershus fylkeskommune sin HMS og personalpolitikk skal sykkelperspektivet være tydelig i tiltak og tilrettelegging. En syntese av dette vil kunne bli et overordnet policydokument for sykkel i Akershus som på sikt f.eks. kan lede fram til at 12% sykler til jobb. Prosjektet må ha konkrete ambisjoner og mål knyttet til sykling til skole, fritid, jobb m.m. Konkrete tiltak skal forankres i den overordna policyen/strategien. Oppgavefordeling i prosjektarbeidet knyttet til tiltak på sikt: Avdeling for Samferdsel har ansvar for fysisk infrastruktur(bygging og vedlikehold av veier), skilting, og parkering for sykler Avdeling for Kultur, frivillighet og folkehelse har hovedansvar for motivasjonstiltak, aktivitetsskapende tiltak, kart, skilting for trim, trening og reiseliv Avdeling for videregående opplæring har ansvar for aktivitetsskapende tiltak rettet mot elever og lærere i videregående skole Avdeling for Plan, næring og miljø har ansvar for at dette blir en del av arbeidet med by og tettstadsutvikling, og at det blir ivaretatt i kommuneplanarbeidet på overordna nivå, samt at den blir forankret gjennom regionrådene Reiselivsperspektivet er delt mellom avdeling for Plan, næring og miljø og avdeling for Kultur, frivillighet og folkehelse Administrasjonsavdelingen har ansvar for tiltak rettet mot 4600 ansatte i AFK Kommunikasjonsavdelingen har ansvar for relevant kommunikasjon og formidling Mål for prosessen Resultatmål for arbeidet er å få flere til å sykle. Konkrete mål for dette må utarbeides

7 Forankre prosjektet og prosessen i alle relevante ledd i kommunene i Akershus og i relevante avdelinger i fylkeskommunen Komme opp med en realistisk overordnet strategi, og etterhvert konkrete tiltaksplaner som følge av denne Inkludere dette arbeidet i pågående relevante prosesser og plandokument, framfor å igangsette en heit ny prosess Få opp en god beskrivelse av relevante fakta, realitetsorientere politikerne med utgangspunkt i dette, og sette gode og realistiske mål I løpet av februar, igangsette et forprosjekt som skal lede fram til et konkret innspell til sak om overordna føringer til ØP til behandling i fylkestinget i juni 2013 Leie inn en prosesskonsulent og en med fagkompetanse på sykkelstrategi (f.eks. syklistenes landsforbund for å bistå i arbeidet med forprosjektet) Deretter igangsettes et hovedprosjekt Forslag til organisering av arbeidet Et forprosjekt vert etablert i februar, med frist for leveranse i mai, slik at underlaget kan brukes i ØP Forprosjektrapporten skal danne grunnlag for saksunderlag knytta til ØP og for å etablere et realistisk målbilde for det videre arbeidet med sykkelstrategi Toppledergruppa er prosjekteigar og styringsgruppe for både forprosjekt og hovedprosjekt En forprosjektgruppe med representasjon fra alle avdelinger blir etablert. Prosjektgruppen henter inn ressurser fra Statens vegvesen, Syklistenes landsforening og andre relevante fagmiljø ved behov Prosjekteier for hovedprosjektet blir engasjert med ansvar for å drive en prosess som sikrer konsistens og framdrift i arbeidet med integrering av sykkel i plandokument i avdelingene, og å få dette samlet i et overordnet policydokument Fylkesrådmannens vurderinger og anbefalinger Fylkesrådmannen vurderer sykkelprosjektet som meget spennende og utfordrende, men samtidig omfattende og ressurskrevende. Det vil stille krav til avdelingene og seksjonene om tette og åpne samarbeidsformer. Det må stilles til rådighet nødvendige ressurser, både personellmessig og økonomisk og fylkesrådmannen vil bidra til å legge til rette for dette gjennom å benytte økonomiske tilgjengelige midler, samt følge opp avdelingene slik at nødvendige personellmessige resurser blir disponible. Fylkesrådmannens vil sikre et godt grunnlag for politisk beslutning i Fylkestingets behandling av ØP Fylkesrådmannen vil legge vekt på å sikre god framdrift i prosjektet. Fylkesrådmannen vil også holde det politiske nivå løpende orientert med relevant informasjon, og vil sørge for at ulike problemstillinger blir gitt politikerne til vurdering, når disse blir kjent. Oslo Tron Ole Bamrud fylkesrådmann Saksbehandler: Torgeir Berg

8 NOTAT TIL BEHANDLING Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato Koordineringsutvalget Bakgrunn for betaling av leie i fylkestingssalen Akershus fylkeskommunes resepsjon i Galleriet har frem til nylig vært ubemannet på kveldstid, og historisk har det ikke vært vakthold utover ordinær arbeidstid. Med bakgrunn i risikovurderinger ble det høsten 2012 foretatt en del sikkerhetstiltak, hvorav et av tiltakene er å ha vekter i resepsjonen ved møter med eksterne deltakere i helger og på kveldstid. Dette er møter som faller utenfor den ordinære vaktlisten til de ansatte i resepsjonen og det er heller ikke en kontinuitet på møtefrekvensen som sier at vi må ha bemanning til enhver tid. Politiske møter som er regulert under fylkestinget, faktureres ikke, da dette har en fast møtefrekvens og kan derfor planlegges inn i bemanningskabalen i resepsjonen. Innleie av vekter er derfor et nytt tiltak, knyttet direkte opp i mot møter med eksterne deltakere uten adgangskort. Sikkerheten ved slike arrangement har tidligere ikke vært tilstrekkelig. Dører har blitt stående åpne med fri tilgang til fylkeskommunens arealer. Den leieprisen som praktiseres er basert på leiekostnaden fylkeskommunen påføres ved innleie av vekter. Det er ikke gjort noe påslag i prisen. Priser er som følger: Mer enn 30 dagers varsel kr. 290,- per time Mindre enn 30 dagers varsel kr. 360, -per time Mindre enn 7 dagers varsel kr 490,-per time I tillegg kommer, helgetillegg kr 85,- per time Det anbefales ikke å gå tilbake til tidligere praksis der det ikke var vekter i resepsjonen og ansvaret lå til leietakerne. En slik løsning har for stor risiko knyttet til at huset blir åpent og ingen tar ansvar for sikkerheten, noe som vil være kritisk i en evakuerings-situasjon. I tillegg har vi mye teknisk utstyr som er kostbart, samt verdifull kunst å forvalte. Ut fra ovennevnte vurderer fylkesrådmannen det som ikke tilrådelig å ta bort vekterfunksjonen da det er for mange risikofaktorer knyttet opp til dette. Den mest hensiktsmessige måten å løse dette på i dag er å leie inn vekter på timebasis fra Securitas. Det foreslås at ordningen med å viderefakturere denne kostnaden videreføres. Oslo Tron Bamrud fylkesrådmann

9 Saksbehandler: Marianne Fugløy Lidstrøm Side 9 av 11

10 NOTAT TIL BEHANDLING Dato: Arkivref: /37-13 Saksnr Utvalg Møtedato Koordineringsutvalget Saksnr Utvalg Møtedato Koordineringsutvalget Vedrørende heis fra 7. etasje til 8. etasje i Galleriet Møterom 803 er fortrinnsvis i bruk av toppledelse og politikere i Akershus fylkeskommune. Møterommet ligger plassert i etasjen over 7. etasje og ordinær adkomst er via baktrappene i Schweigaardsgate 4 fra kantinen i 3. etasje og opp, eller via kontorene i 7.etasje. Heisen i Schweigaardsgate 4 går opp til 7. etasje. Man må derfor gå trappene opp til 8.etasje til fots. Det er derfor stilt spørsmål ved tilgjengeligheten til dette møterommet for funksjonshemmede. For å kunne gjøre en fullstendig vurdering av hva det krever å bygge om til universell utforming, er det behov for spesialkompetanse som vi i tilfelle må kjøpe eksternt. Basert på intern kompetanse er det imidlertid gjort en skissemessig vurdering av mulighetene for å installere heis fra 7. til 8. etasje. Det er vurdert tre alternative løsninger for installering av heis. 1. Plattformheis i trappesjakten fra 7. til 8. etasje 2. Heis i sjakt fra 7. etasje til innvendig i 8. etasje 3. Heis i sjakt fra 7. etasje innvendig til utsiden av møterommet i 8. etasje, det vil si fra taket. Alle alternativene vil så langt vi har vurdert kreve omfattende og kostbare ombygginger for å få en universelt utformet heisløsning mellom 7. og 8.etasje. Det vil være innebære inngrep i bygningskonstruksjonen, brudd på brann celler og ombygging i 7. og 8. etasje, samt en fullverdig prosjektering med byggesøknad etc. I tillegg taper man kontor/møteromareal i 7. etasje, og muligens areal i 8. etasje. En tilrettelegging for rullestolbrukere i 8. etasje vil også medføre at man må kunne tilby handikapvennlig toalett. Dette innebærer at toalettløsningen i 8. etg. må bygges om og gjøres større. Dette får konsekvenser for øvrig areal i dagens møterom. Mulighetene for evakuering ved en nødsituasjon må også vurderes. Dersom saken ønskes utredet i mer detalj i en mulighetsstudie er det antydet at kostnaden vil ligge på om lag kr ,- I tillegg vil det ligge betydelige kostnader knyttet opp i mot prosjekteringsfasene. Det understrekes at dette er anslag. Det er viktig at fylkeskommunen har møterom som er universelt utformet. I dette konkrete tilfellet vurderes det likevel slik at kostnadene og konsekvensene av å bygge om møterommet i 8. etg. blir så betydelige at det anbefales å ikke gå videre med dette. Akershus fylkeskommunes sentraladministrasjon har øvrige møterom med universell utforming. Det vises spesielt til alle

11 møterommene i 2. etasje som er godt tilrettelagt. Vi vil sørge for at det merkes i Outlook hvilke møterom som er egnet for rullestolbrukere. Med bakgrunn i denne vurderingen, finner fylkesrådmannen det lite hensiktsmessig å fortsette videre utredninger knyttet til heis mellom 7. og 8. etasje i Schweigaardsgate 4. Side 11 av 11 Oslo 12. februar 2013 Tron Bamrud fylkesrådmann Saksbehandler: Marianne Fugløy Lidstrøm