INNFØRING I MICROSOFT WORD 2007 MED JURITEKET SIN MASTEROPPGAVEMAL

Transkript

1 INNFØRING I MICROSOFT WORD 2007 MED JURITEKET SIN MASTEROPPGAVEMAL Universitetet i Oslo Det juridiske fakultet For avhandlingsskrivende ved UiO, Det juridiske fakultet REGELVERK FOR MASTEROPPGAVE

2 I

3 Innholdsfortegnelse 1 KORT OM DENNE VEILEDNINGEN 1 2 GENERELT OM MICROSOFT WORD Brukergrensesnitt Office-knappen Båndet Hva finnes på båndet? Dialogboksvelgere i grupper Flere kategorier vises Skjule båndet midlertidig Miniverktøylinjen Verktøylinje for hurtigtilgang Bruke tastaturet / hurtigtaster Nytt filformat Hvordan vet jeg at jeg bruker det nye formatet? Hva med dokumentene jeg allerede har? Kompatibilitetsmodus Konvertere de gamle filene Lagre i et eldre format Konvertere til PDF-format 17 3 GRUNNLEGGENDE FUNKSJONER Kopiere og lime inn tekst Klippe ut og lime inn tekst Angre, gjøre om eller gjenta en handling Kontrollere stavemåte og grammatikk Hvordan den automatiske stavekontrollen virker Hvordan den automatiske grammatikkontrollen virker Slå av eller på automatisk stave- og grammatikkontroll 24 II

4 3.5 Lagre dokumentet Lagring på ditt hjemmeområde (M:\) Sikkerhetskopiering i Word Tips til lagring av masteroppgaven Utskrift Skrive ut deler av dokumentet 33 4 FUNKSJONER FOR EFFEKTIV SKRIVING Stiler Bruk av stiler Redigere stiler Autokorrektur Legge til oppføringer i autokorrektur Telle ord Telle ordene etter hvert som du skriver Telle ordene i ett eller flere merkede områder Ta med fotnoter og sluttnoter i ordtellingen Låse ord sammen Sideskift Sette inn et manuelt sideskift Unngå sideskift midt i et avsnitt Unngå sideskift mellom avsnitt Angi et sideskift foran et avsnitt Plassere minst to linjer i et avsnitt øverst eller nederst på en side Unngå sideskift i en tabellrad Fotnoter Fotnoter og sluttnoter Sette inn en fotnote eller sluttnote Slette en fotnote 49 5 ANDRE NYTTIGE FUNKSJONER Innholdsfortegnelse 51 III

5 5.1.1 Sette inn en innholdsfortegnelse Tilpasse innholdsfortegnelsen Oppdatere innholdsfortegnelsen Dokumentkart Disposisjonsvisning Vis og skjule undertekst i disposisjonsvisning Flytte overskrifter og brødtekst i disposisjonsvisning Heve og senke nivåer på overskrifter Kryssreferanse 59 6 BRUK AV MASTEROPPGAVEMALEN Hvordan laster jeg ned malen? Skrive i malen Lime inn tekst inn i malen 64 IV

6 1 Kort om denne veiledningen Dette er en veiledning som retter seg mot oppgaveskrivende ved Det juridiske fakultet, UiO. Veiledningen baserer seg på Microsoft Word 2007, illustrasjoner som benyttes er hentet fra Microsoft Word 2007 (engelsk versjon). Veiledningen vil være et hjelpeverktøy ved bruk av masteroppgavemalen 1. Juriteket 2 arrangerer kurs i masteroppgavemalen 3 for avhandlingsskrivende på 5. avdeling hvert semester. Kurset omhandler Word generelt, og bruk av fakultetets mal for masteroppgave. Juritekets primæroppgave er å drive med IT-brukerstøtte til studenter ved Det juridiske fakultet, spørsmål vedrørende regelverket for masteroppgave 4 kan rettes til Infosenteret 5. Tips og tilbakemeldinger kan sendes til hasan.banihashem@student.jus.uio.no eller til it-seksjonen@jus.uio.no. Hasan Banihashem Leder, Juriteket Oslo, _JUR5030_5060.html 5 1

7 2 Generelt om Microsoft Word Brukergrensesnitt Menylinjen med menyer og undermenyer er borte. Disse har blitt erstattet med et bånd med kommandoer som endrer seg etter hvilken type oppgave du utfører Figur 1: Arbeidsvinduet 1) Tittellinje; viser navnet på dokumentet. 2) Bånd; her finner man alle funksjonene i Word ) Verktøylinje; knapper med snarvei til de viktigste funksjonene. 4) Dokumentvinduet; her skriver du. 5) Statuslinje; angir sidetall, inndelinger og markørens posisjon etc. 2

8 2.1.1 Office-knappen En av de viktigste knappene er Office-knappen; Figur 2: Office-knappen finner du øverst i venstre hjørne. Figur 3: Hva skjedde med Fil-menyen? Trykk Office-knappen for å finne det ut. Når du vil opprette et Word-dokument, er Office-knappen det beste stedet å begynne. Når du trykker knappen, vises en meny. På venstre side av menyen vises alle kommandoene for filbehandling. Her kan du opprette et nytt dokument eller åpne et eksisterende dokument. Her finner du også kommandoene Save / Lagre og Save as / Lagre som. På høyre side av menyen vises nylig åpnede dokumenter. Disse er alltid synlige slik at du slipper å lete etter et dokument du ofte arbeider på. 3

9 2.1.2 Båndet De fleste endringene finner du i båndet, som er plassert øverst i programvinduet. De mest brukte kommandoene er plassert på båndet for at du skal slippe å lete gjennom ulike deler av programmet etter funksjoner du bruker hele tiden. Figur 4: Det nye båndet vises på tvers øverst i Word Hva finnes på båndet? De tre delene av båndet er (1) kategorier, (2) grupper og (3) kommandoer. Figur 5: På båndet får du tilgang til kategorier, grupper og kommandoer. 4

10 1) Kategorier Det er sju grunnleggende kategorier øverst. Hver kategori representerer et aktivitetsområde. 2) Grupper Hver kategori inneholder flere grupper som viser beslektede elementer samlet. 3) Kommandoer En kommando er en knapp, en boks til å skrive inn informasjon i eller en meny. Alle elementene i en kategori er utvalgt i forhold til brukeraktiviteter. F.eks. inneholder kategorien Home / Hjem de elementene du bruker oftest, som kommandoene for å endre skrift i Font / Skrift -gruppen: Font / Skrift, Font Size / Skriftstørrelse, Bold / Fet, Italic / Kursiv og så videre Dialogboksvelgere i grupper Enkelte grupper har en liten, diagonal pil nederst i høyre hjørne (se figur 6). Figur 6: Klikk dialogboksvelgeren for å se flere alternativer for den aktuelle gruppen. 5

11 Pilen kalles en dialogboksvelger. Når du klikker pilen, vises flere alternativer for den aktuelle gruppen. Alternativene vises ofte i form av en dialogboks, som du kanskje drar kjensel på fra en tidligere Word-versjon Flere kategorier vises I Word 2007 er det enkelte kategorier som bare vises når du trenger dem. Kategoriene endrer seg etter hvilken type oppgave du utfører. La oss f. eks. si at du har satt inn et bilde. Du bestemmer deg for at du vil gjøre litt mer med bildet. Du vil kanskje endre tekstbrytingen rundt bildet eller beskjære det litt. Hvor finner du kommandoene for å gjøre det? Figur 7: Når du velger et bilde vises i tillegg kategorien Picture Tools / Bildeverktøy, som viser grupper av kommandoer for arbeid med bilder. Fremgangsmåte: 1) Merk bildet. 2) Kategorien Picture Tools / Bildeverktøy vises. Klikk kategorien. 3) Det vises flere grupper og kommandoer for bildebehandling, f.eks. gruppen Picture Styles / Bildestiler. 6

12 Når du klikker utenfor bildet, forsvinner kategorien Picture Tools / Bildeverktøy, og de andre gruppene kommer tilbake. Kontekstavhengige kategorier vises også for andre aktivitetsområder, som tabeller, tegninger og diagrammer Skjule båndet midlertidig Båndet sørger for at alt i Word 2007 er sentralisert og enkelt å finne. Noen ganger har du imidlertid ikke bruk for å finne noe som helst. Du vil bare jobbe med dokumentet ditt, og du vil ha mest mulig plass til å gjøre akkurat det. Det er derfor det er like enkelt å skjule båndet midlertidig som det er å bruke det. Figur 8: Dobbeltklikk den aktive kategorien for å skjule gruppene og frigjøre plass. Slik gjør du det: Dobbeltklikk den aktive kategorien. Gruppene forsvinner slik at du får bedre plass. Når du vil at alle kommandoene skal vises igjen, dobbeltklikker du den aktive kategorien for å få tilbake gruppene. 7

13 2.1.3 Miniverktøylinjen Enkelte formateringskommandoer er så nyttige at de er tilgjengelige uansett hva du holder på med. Disse kommandoene er samlet på miniverktøyslinjen. Figur 9: Når du merker tekst og peker på den, vises miniverktøylinjen nedtonet. La oss si at du raskt ønsker å formatere noe tekst, men du arbeider i kategorien Page Layout / Sideoppsett. Da kan du klikke kategorien Home / Hjem for å vise formateringsalternativene, men det finnes en raskere måte: 1) Merk teksten ved dra over den med pekeren, og pek deretter på det merkede området. 2) Miniverktøylinjen vises nedtonet. Hvis du peker på miniverktøylinjen, blir den aktivert, og du kan klikke et formateringsalternativ på den. Det er veldig praktisk med formateringsalternativer på miniverktøylinjen, men hva hvis du vil at andre typer kommandoer alltid skal være tilgjengelige? Da bruker du verktøylinjen for hurtigtilgang. Du får en beskrivelse av den på neste side. 8

14 2.1.4 Verktøylinje for hurtigtilgang Verktøylinjen for hurtigtilgang er det lille området øverst til venstre på båndet, se figur 10. Figur 10: Verktøylinjen for hurtigtilgang finner du øverst på båndet. Verktøylinjen for hurtigtilgang inneholder kommandoene du bruker flere ganger hver dag, som Save / Lagre, Undo / Angre og Redo / Gjenta. Du kan legge til favorittkommandoene dine på denne verktøylinjen slik at de alltid er tilgjengelige. Dette kan du gjøre enten ved hjelp av Office-knappen eller gjennom selve verktøylinjen. Fremgangsmåte ved hjelp av Office-knappen: 1) Klikk Office-knappen, og klikk Word Options / Alternativer for Word. 2) Klikk Customize / Tilpass. Fremgangsmåte ved hjelp av verktøylinjen for hurtigtilgang: 1) Klikk Customize Quick Access Toolbar / Tilpass verktøylinje for hurtigtilgang (se figur 12). 2) Klikk More Commands / Flere kommandoer i listen (se figur 12). 9

15 Figur 11: Tilpasse verktøylinje for hurtigtilgang. Videre fremgangsmåte: 1) I dialogboksen som dukker opp klikker du ønsket kommandokategori i listen Choose commands from / Velg kommandoer fra (se figur 12). 2) Klikk kommandoen du vil legge til på verktøylinjen for hurtigtilgang, i listen over kommandoer i den valgte kategorien, og klikk deretter Add / Legg til. 3) Klikk OK når du er ferdig med å legge til de ønskede kommandoene. Figur 12: Velg hvilke kommandoer du ønsker å legge til. 10

16 2.1.5 Bruke tastaturet / hurtigtaster Hurtigtastene som begynner med <CTRL>-tasten (f.eks. <CTRL> + C for å kopiere eller <CTRL> + <ALT> + 1 for Overskrift 1), er uendret i forhold til tidligere versjoner av Word. Figur 13: Trykk ALT for å vise tastetipsene for båndkategoriene, Office-knappen og verktøylinjen for hurtigtilgang. Det nye båndet byr på nye hurtigtaster. Hvorfor? Fordi det innebærer to store forbedringer i forhold til tidligere versjoner ved at du får: Hurtigtaster for hver eneste knapp på båndet. Hurtigtaster som ofte krever færre taster. De nye hurtigtastene har også et nytt navn: Tastetips. Du trykker <ALT> for å vise tastetips for alle kategoriene på båndet, kommandoene på verktøylinjen for hurtigtilgang og Office-knappen. Du kan deretter trykke tastetipset for kategorien du vil vise, for eksempel H for kategorien Home / Hjem, og dermed vises tastetipsene for kommandoene i denne kategorien. Deretter trykker du tastetipset for den kommandoen du vil bruke. 11

17 2.2 Nytt filformat Filer i Word 2007 ender på.docx, Ecxel 2007 på.xlsx og Powerpoint 2007 på filendelsen.pptx. Det nye filformatet gir deg mulighet til å bruke funksjoner som er tilgjengelige bare i Word SmartArt-grafikk er et eksempel på en slik funksjon. Figur 14 viser hvordan du starter en slik grafikk i Word Legg merke til hvor mange SmartArt-grafikkutforminger du kan velge blant. Figur 14: SmartArt-grafikk er kun tilgjengelig i Word Det nye filformatet støtter også en rekke andre nye funksjoner, som matematiske formler, temaer og innholdskontroller. 12

18 2.2.1 Hvordan vet jeg at jeg bruker det nye formatet? Når du oppretter et nytt dokument i Word 2007 og deretter lagrer dokumentet, blir det nye filformatet brukt automatisk. Du kan kontrollere dette ved å se i dialogboksen Save as / Lagre som. Legg merke til at det står Word-document / Word-dokument i boksen Save as / Lagre som (se figur 15). Det betyr at det nye filformatet brukes. Figur 15: Hvis det står Word-dokument i boksen Save as / Lagre som, bruker du det nye filformatet Hva med dokumentene jeg allerede har? Word 2007 kan åpne filer som er opprettet i alle tidligere versjoner av Word. Word 2007 åpner eldre dokumenter i kompatibilitetsmodus. Det ser du ved at det står "(Compatibility Mode) / (Kompatibilitetsmodus)" ved siden av filnavnet øverst i dokumentet (se figur 16). 13

19 Figur 16: Slik vet du om et dokument er åpnet i kompatibilitetsmodus Kompatibilitetsmodus Hva er kompatibilitetsmodus egentlig? Kort sagt er det Word 2007 som forteller deg at dokumentet har et eldre filformat. Siden dette filformatet ikke forstår enkelte av de nye funksjonene i den nye Word-versjonen, er disse funksjonene enten deaktivert eller endret slik at de ligner på en eldre versjon av Word. Figur 17: I kompatibilitetsmodus inneholder ikke denne diagramdialogboksen like mange alternativer (sammenlignet med figur 14). 14

20 I diagrammet som vises her (figur 17), er et Word 2003-dokument åpnet i den nye versjonen av Word. Legg merke til at det står "(Compatibility Mode / (Kompatibilitetsmodus) i tittellinjen. Som du ser vises ikke dialogboksen Choose a SmartArt Graphic / Velg en SmartArt-grafikk i det hele tatt, men Diagram Gallery / Diagramgalleri vises i stedet. Dette diagramgalleriet er faktisk det samme som i Word 2003 og inneholder de samme funksjonene. Det er en god idé å fortsette å jobbe i kompatibilitetsmodus hvis du vet at du skal dele dokumentene med mange personer som bruker eldre versjoner av Word. På den måten vil du se det samme som dem, og du har også en idé om hva de kan og ikke kan gjøre i sine Word-versjoner Konvertere de gamle filene For å konvertere et eldre dokument til det nye filformatet åpner du dokumentet i Word 2007, klikker Office-knappen og klikker deretter kommandoen Convert / Konverter på menyen som vises. Figur 18: Slik konverterer du filene til det nye filformatet. Når du konverterer filene, kan du dra nytte av fordelene med det nye filformatet (mindre filer, forbedret sikkerhet og så videre) i tillegg til at du kan bruke de nye 15

21 funksjonene fullt ut. Du vil for eksempel få tilgang til alle alternativene du så i boksen Choose a SmartArt Graphic / Velg en SmartArt-grafikk, og ikke det begrensede utvalget Lagre i et eldre format Hvis du er redd for at den du sender dokumentet til har en eldre Word-versjon, bør du lagre dokumentet i et eldre filformat før du sender dokumentet til personen. Slik gjør du det: 1) Klikk Office-knappen, og pek på pilen på enden av kommandoen Save as / Lagre som på menyen. 2) Klikk Word Document / Word dokument på listen med alternativer. Figur 19: Lagre et dokument opprettet i Word 2007, i et eldre filformat. Det kan hende du får en advarsel om at enkelte funksjoner vil gå tapt eller bli endret hvis du lagrer filen i dette formatet. Hvis f.eks. dokumentet inneholder et nytt diagram, vil du få beskjed om at diagrammet blir slått sammen til et enkelt objekt som ikke kan redigeres. Det vil si at den du sender 16

22 dokumentet til kan se diagrammet, men han / hun kan ikke redigere det siden den versjonen av Word som han / hun har, ikke kan arbeide med denne funksjonen. 2.3 Konvertere til PDF-format Kort om PDF-format PDF er et elektronisk filformat med fast oppsett som bevarer dokumentformatering og muliggjør fildeling. PDF-formatet sørger for at filen beholder det nøyaktige formatet du har planlagt når den vises elektronisk eller skrives ut, og det er ikke enkelt å endre dataene i filen. PDF-formatet er også nyttig for dokumenter som skal gjengis ved hjelp av trykkerimetoder. Hvis du vil vise en PDF-fil, må du ha et PDF-leseprogram installert på datamaskinen. Et aktuelt leseprogram er Acrobat Reader 6. Dette programmet er installert på alle maskinene ved fakultetet. Konvertere til PDF 1) Klikk Office-knappen, pek på pilen ved siden av Save as / Lagre som, og klikk deretter PDF or XPS / PDF eller XPS (se figur 20). 2) Skriv inn eller velg et navn på dokumentet i Filnavn-listen. 3) Klikk PDF i Filtype-listen. 4) Hvis du vil åpne filen umiddelbart etter du har lagret den, merker du av for Open file after publishing / Åpne fil etter publisering. Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis du har et PDF-leseprogram installert på datamaskinen. 5) Gjør ett av følgende ved siden av Optimize for / Optimaliser for, avhengig av hva som er viktigst av filstørrelse eller utskriftskvalitet (se figur 21): Hvis dokumentet krever høy utskriftskvalitet, klikker du Standard (publishing online and printing) / Standard (publisering på nettet og utskrift). Hvis utskriftskvalitet er mindre viktig enn filstørrelse, klikker du Minimum size (publishing online) / Minste størrelse (publisering på nettet)

23 6) Klikk Options / Alternativer hvis du vil angi sideområdet som skal skrives ut, velge om markering skal skrives ut, og velge utskriftsalternativer. Klikk OK. 7) Klikk Publish / Publiser. Figur 20: For å konvertere til PDF, velg PDF or XPS. Figur 21: Velg hva du vil optimalisere filen for. 18

24 3 Grunnleggende funksjoner 3.1 Kopiere og lime inn tekst Etter at du har merket et område med tekst, kan du kopiere det og lime det inn et annet sted i dokumentet. Den opprinnelige teksten du kopierer blir uberørt av dette. Fremgangsmåten for å kopiere og lime inn tekst er: 1) Merk teksten du ønsker å kopiere. 2) Velg Copy / Kopier fra verktøylinja (se figur 22). Du kan også trykke <CTRL> + C som er hurtigtasten for å kopiere. Word har nå kopiert den merkede teksten. 3) Flytt markøren til det stedet du vil sette inn den kopierte teksten. 4) Velg Paste / Lim inn fra verktøylinja (se figur 22). Du kan også trykke <CTRL> + V som er hurtigtasten for å lime inn. Paste = lim inn Cut = klipp ut Copy = kopier Figur 22: Kopier, klipp ut og lim inn finner du i Home / Hjem kategorien. 3.2 Klippe ut og lime inn tekst Når du klipper ut tekst, forsvinner teksten fra den opprinnelige plassen i dokumentet. Selv om teksten forsvinner fra skjermen, husker Word 2007 den helt til du klipper ut eller kopierer et nytt område. Fremgangsmåten for å kopiere og lime inn tekst er: 1) Merk teksten du ønsker å kopiere. 2) Velg Cut / Klipp ut fra verktøylinja (se figur 22). Du kan også trykke <CTRL> + X som er hurtigtasten for å klippe ut. Nå forsvinner teksten fra skjermen. 19

25 3) Flytt markøren til det stedet du vil sette inn teksten du klippet ut. 4) Velg Paste / Lim inn fra verktøylinja. Du kan også trykke <CTRL> + V som er hurtigtasten for å lime 3.3 Angre, gjøre om eller gjenta en handling Angre Gjør om Figur 23 Gjenta Angre den siste handlingen eller de siste handlingene du har utført Angrekommandoen i Word 2007 husker de 100 siste tingene du gjort, og omgjør eventuelle feil. Dersom du mot din vilje sletter et tekstområde eller forskyver marger, er denne funksjonen gull verdt. Hvis du vil angre en handling, gjør du ett eller flere av følgende: 1) Klikk Undo / Angre på verktøylinjen for hurtigtilgang (se figur 23). Hurtigtast: Du kan også trykke <CTRL> + Z. 2) Hvis du vil oppheve flere handlinger om gangen, klikker du pilen ved siden av Undo / Angre, merker handlingene du vil angre, i listen, og klikker deretter listen (se figur 24). Alle de merkede handlingene reverseres. 20

26 Figur 24: Marker de handlingene du angrer. OBS! Noen handlinger kan ikke angres, blant annet klikking på kommandoer på Office-knappen eller lagring av en fil. Hvis en handling ikke kan angres, endres Undo / Angre -kommandoen til Kan ikke angre. Gjøre om handlinger du angret Hvis du vil gjøre om en handling du har angret, klikker du Redo / Gjør om verktøylinjen for hurtigtilgang. på Hurtigtast: Du kan også trykke <CTRL> + Y. Gjenta den siste handlingen Hvis du vil gjenta den siste handlingen, klikker du Repeat / Gjenta verktøylinjen for hurtigtilgang. på Hurtigtast: Du kan også trykke <CTRL> + Y. OBS! Hvis du ikke kan gjenta siste handling, endres kommandoen Repeat / Gjenta til Kan ikke gjenta. 21

27 3.4 Kontrollere stavemåte og grammatikk Når leveringsfristen nærmer seg, blir det ofte knapt med tid til å kontrollere om et dokument inneholder stave- og grammatikkfeil. Word 2007 inneholder verktøy som gir deg mulighet til å rette slike feil raskere. Du bestemmer selv om du vil angi at potensielle feil skal vises mens du arbeider, eller om du heller vil kontrollere dokumentet når du skal gjøre det ferdig, f.eks. fordi du synes de bølgete, røde og grønne linjene virker distraherende. I Word 2007 er det ganske enkelt å kontrollere stavemåten: Klikk Spelling & Grammer / Stavekontroll & Grammatikk i Proofing / Korrektur -gruppen i kategorien Review / Se gjennom (se figur 25). Eller så kan du trykke <F7>. Figur 25: Stavekontroll finner du i Review / Se gjennom kategorien Hvordan den automatiske stavekontrollen virker Når du bruker den automatiske stavekontrollen mens du skriver inn tekst, kan du regne med at du slipper å rette en masse stavefeil når du er klar til å levere dokumentet. Feilstavede ord kan flagges mens du arbeider, som i figur 26, slik at det er enkelt å se dem. Figur 26: Skrivefeil markeres fortløpende. 22

28 Du kan høyreklikke på det feilstavede ordet for å vise rettingsforslag (se figur 27). Figur 27: Høyreklikk for å se rettingsforslag. I Word 2007 kan du også legge til ordet i en egendefinert ordliste Hvordan den automatiske grammatikkontrollen virker Når du aktiverer den automatiske grammatikkontrollen, flagges potensielle grammatikk- og stilfeil mens du arbeider i Word-dokumenter, som vist i figur 28. Figur 28: Grammatikkfeil markeres fortløpende. Du kan vise flere alternativer ved å høyreklikke på feilen, se figur 29. Figur 29: Høyreklikk for å se rettingsforslag. 23

29 På menyen som åpnes, vises det kanskje et rettingsforslag. Du kan også velge å ignorere feilen eller klikke Grammar / Grammatikk for å se hvorfor teksten ble flagget som feil Slå av eller på automatisk stave- og grammatikkontroll 1) Klikk Office-knappen, og klikk deretter Word Options / Alternativer for Word. 2) Klikk Proofing / Korrektur. 3) Hvis du vil slå av eller på automatisk stave- og grammatikkontroll for dokumentet som er åpent for øyeblikket, gjør du følgende: I. Klikk navn på gjeldende åpne fil under Exceptions for / Unntak for. II. Aktiver eller deaktiver alternativene Hide spelling errors in this document only / Skjul stavefeil bare i dette dokumentet eller Hide grammar errors in this document only / Skjul grammatikkfeil bare i dette dokumentet (se figur 30). Figur 30: Alternativer for stave- og grammatikkontroll. 24

30 3.5 Lagre dokumentet For å lagre et dokument velger man Save / Lagre fra Office-knappen. Man kan også klikke på Save / Lagre -knappen på verktøylinjen eller hurtigtasten <CTRL> + S (se figur 31). Hurtigtast <CTRL> + S (samme som: ) Lagre Figur 31: Snarvei til lagreknappen finnes på verktøylinja for hurtigtilgang. Hvis du ikke har gitt dokumentet et navn og lagret det før, kommer man automatisk inn i dialogboksen Save as / Lagre som. Gi dokumentet et navn, og husk å lagre et sted du finner det igjen. Fullfør lagringen med å trykke på Save / Lagre -knappen, se figur

31 Dokumentplassering på datamaskinen. Valg av plassering. Navn på dokumentet og filformat. Figur 32: Velg dokumentplassering Lagring på ditt hjemmeområde (M:\) Dersom du skriver oppgaven din på en maskin som er tilknyttet UiOs nettverk, anbefales det at du lagrer på M:\. Dette er ditt eget personlige filområde på UiOs nettverk. Du finner ditt hjemmeområde ved å trykke på Start og velge Computer / Datamaskin (se figur 33 og 34). 26

32 Du får tilgang til ditt hjemmeområde ved å velge Datamaskin i Start-menyen. Figur 33: Velg Computer / Datamaskin. Figur 34: Ditt hjemmeområde ligger på disken M:. 27

33 Hjemmeområdet ligger ikke på den lokale maskinen (C:\ eller D:\), og du får tilgang til dokumenter som ligger lagret der fra alle maskiner som er tilknyttet nettverket ved UiO. For å få tilgang til dokumentene på hjemmeområdet fra egen maskin må du sette opp en VPN forbindelse 7 og montere hjemmeområdet 8. Du kan også få tilgang til hjemmeområdet gjennom nettleseren 9. Tilgang til hjemmeområdet (M:\) får man kun ved å identifisere seg med brukernavn og passord. M:\ blir også identifisert med ditt brukernavn. Den største fordelen med å lagre på hjemmeområdet (M:\) er at det blir tatt sikkerhetskopi hver natt. Skulle filene dine på en eller annen måte skades, er det derfor mulig å få tak i en sikkerhetskopi ved å kontakte USIT. Ved henvendelser til USIT må du huske å oppgi brukernavnet ditt. Er det en fil du har mistet: oppgi filnavn hvor filen lå dato og klokkeslett da du mistet filen og send en e-post til restore@usit.uio.no for hjelp Sikkerhetskopiering i Word 2007 Du kan angi at Word 2007 automatisk skal lagre en sikkerhetskopi hver gang du lagrer et dokument. Hvis du lagrer en sikkerhetskopi, kan du beskytte noe av arbeidet hvis det opprinnelige dokumentet skades eller slettes. Sikkerhetskopien er den versjonen av dokumentet som du lagret før den siste lagringen, slik at de siste endringene ikke er tilgjengelige i sikkerhetskopien. Sikkerhetskopien hindrer imidlertid at dokumentet forsvinner helt

34 OBS! Hvis du sletter det opprinelige dokumentet uten å lagre det, vil ikke sikkerhetskopien inneholde noen endringer du gjorde siden sist gang du lagret dokumentet. Sikkerhetskopier lagres i den samme mappen som det opprinnelige dokumentet, med filnavnet Sikkerhetskopi avdokumentnavn.wbk. Hver gang du lagrer dokumentet, erstatter en ny sikkerhetskopi den eksisterende sikkerhetskopien. Konfigurere Word 2007 slik at sikkerhetskopier lagres automatisk: 1) Klikk Office-knappen, og klikk deretter Word Options / Alternativer for Word. 2) Klikk Advanced / Avansert. 3) Gå til Save / Lagre -delen, og merk deretter av for Always create backup copy / Ta alltid sikkerhetskopi (se figur 35). Velg Advanced for så å huke av for Always create backup copy. Figur 35: Sette opp sikkerhetskopiering i Word

35 Åpne en sikkerhetskopi: 1) Klikk Office-knappen, og klikk deretter Open / Åpne. 2) I Filtype-boksen velger du All files / Alle filer. 3) Hvis du vil åpne en sikkerhetskopi som ble lagret i en annen mappe, finner du mappen og åpner den. 4) Klikk pilen ved siden av Views / Visninger, og klikk deretter Details / Detaljer. I Navn-kolonnen vil navnet på sikkerhetskopien vises som Sikkerhetskopi av dokumentnavn. I Type-kolonnen vil filtypen for sikkerhetskopien vises som Microsoft Word-sikkerhetskopi (se figur 36). 5) Finn og dobbeltklikk sikkerhetskopien for å åpne den. 6) Hvis du vil arbeide med sikkerhetskopien som et vanlig Word-dokument, klikker du Office-knappen, klikker Save as / Lagre som, og deretter skriver du inn navnet på filen i Filnavn-boksen. 4 2 Figur 36: Åpne en sikkerhetskopi. 30

36 3.5.3 Tips til lagring av masteroppgaven De fleste legger ned flere hundretalls timer med arbeid i masteroppgaven sin. En bør derfor være bevisst på hvor og hvordan man lagrer, slik at ikke arbeidet går tapt. Jo flere steder du lagrer, jo flere ben har du å stå på. Det er derfor lurt å lagre oppgaven på minst to forskjellige lagringsenheter (slik som usb-pinne, M:\ etc.). Ta sikkerhetskopier jevnlig! Det kan også av ulike grunner være hensiktsmessig å bevare eldre versjoner av dokumentet underveis i skriveprosessen. Dersom du velger å gjøre dette, kan det være smart å angi datoen du lagrer på som filnavn. Dette vil gjøre det lett å finne tilbake til en spesiell versjon ved en senere anledning. 3.6 Utskrift Figur 37: Velg én av flere utskriftskommandoer ved å klikke Office-knappen. Når du er helt klar til å skrive ut, går du til Office-knappen. Du har nå har to alternativer: 1) Hvis du klikker kommandoen Print / Skriv ut, åpnes dialogboksen Print / Skriv ut. Hvis du i stedet peker på pilen til høyre for kommandoen Print / Skriv ut, vises tre kommandoer: 31

37 2) Print / Skriv ut, som åpner den gode, gamle dialogboksen Print / Skriv ut. 3) Quick Print / Hurtigutskrift, som sender dokumentene direkte til skriveren. 4) Print Preview / Forhåndsvisning, som viser hvordan dokumentet vil se ut på utskriften. Hvis du bruker denne kommandoen ofte, vil du kanskje legge den til på verktøylinjen for hurtigtilgang. Dersom du ønsker å skrive ut hele oppgaven din, er det enkleste å klikke på Officeknappen og deretter Print / Skriv ut (hurtigtast <CTRL> + P). Alle skrivere ved UiO sitt nettverk er satt opp med dobbeltsidig utskrift. For å skrive enkeltsider velges Office-knappen, Print / Skriv ut, Preferences / Egenskaper og så None / Ingen på Print on both sides / Skrive på begge sider (se figur 38 og 39). Figur 38 Figur 39 32

38 3.6.1 Skrive ut deler av dokumentet Ofte ønsker en bare utskrift av enkelte sider i dokumentet. Det er da unødvendig å skrive ut hele oppgaven: 1) Velg Print / Skriv ut fra Office-knappen. Du får nå opp en dialogboks. 2) Klikk på Pages / Sider under Page range / Sideområde" (se figur 40). 3) Skriv inn sidetallene på sidene du ønsker utskrift av i tekstfeltet (f.eks. skal du skrive ut sidene fra 20 til 29, skriver du skal du bare skrive ut sidene 20 og 29, skriver du 20, 29.) 4) Avslutt med OK. Figur 40 33

39 4 Funksjoner for effektiv skriving 4.1 Stiler En stil er ganske enkelt en samling formateringer av teksten, deriblant skrifttype og skriftstørrelse. Det betyr at du ved å benytte en stil kan spare mye arbeidstid. I masteroppgavemalen er det fastsatte stiler for kapitteloverskrifter. La oss tenke oss at du jobber med et stort dokument. I denne ønsker du at alle overskriftene skal ha en viss størrelse, en spesiell skrifttype, nummerering og at de skal være rykket inn et lite stykke. Det kan ta lang tid å rette kanskje hundre overskrifter etter slike ønsker. Benytter du derimot en stil når du skal formatere en overskrift, behøver du bare markere overskriften og velge ønsket stil. Dessuten gjør bruk av stiler det lettere å: ha en enhetlig layout (det blir enkelt å orientere seg i oppgaven). endre utseendet på forekomster av en bestemt type tekst, man endrer bare stilen som er brukt på denne teksten Bruk av stiler I malen vil du finne en rekke stiler, som f.eks. Heading 1 / Overskrift 1. Du finner de forskjellige stilene i Styles / Stiler -gruppen i kategorien Home / Hjem (se figur 41) Figur 41: Oversikt over stiler. For å få en oversikt over alle stilene som er brukt i masteroppgavemalen kan du trykke på dialogboksvelgeren som er nederst i høyre hjørne for Styles / Stiler -gruppen. Du får da opp en kolonne på høyre side av skjermen hvor alle stilene som er i bruk kommer opp (se figur 42). 34

40 Figur 42 Da er det bare å markere teksten som du ønsker å formatere, for så å velge riktig stil. I masteroppgavemalen er det satt opp følgende stiler for kapitelloverskriftene: Figur 43: Kapitteloverskrifter i masteroppgavemalen. 35

41 4.1.2 Redigere stiler Klikk på pilen til høyre for stilarten du ønsker å redigere, velg så Modify / Endre (se figur 44). Figur 44: Redigere stiler. Da får du opp en dialogboks hvor du kan redigere stilen (se figur 45). Her finner du de vanligste formateringsmulighetene. Figur 45: Flere formateringsmuligheter. Hvis du ønsker flere formateringsmuligheter kan du trykke på Format, og du vil da få opp en meny med flere formateringsmuligheter. 36

42 4.2 Autokorrektur Autokorrektur finner automatisk og korrigerer feilstavede ord. Hvis du f.eks. skriver inn dte og et mellomrom, erstattes det automatisk med det. Og hvis du skriver inn alterantiv og et mellomrom, erstattes det med alternativ. I tillegg kan det også brukes til å sette inn symboler. Skriv f.eks. (c) for å sette inn. Hvis listen med innebygde autokorrekturoppføringer ikke inneholder symbolene du vil bruke, kan du legge til oppføringer. Det som kan være av spesiell interesse for avhandlingsskrivende er at du kan bruke autokorrektur for raskt å sette inn en lang tekst. Hvis du f.eks. gjentatte ganger må angi et uttrykk som gevinst ved investering, kan du konfigurere programmet slik at dette uttrykket automatisk settes inn når du skriver inn gvi Legge til oppføringer i autokorrektur Fremgangsmåte for å legge til egne oppføringer i autokorrektur: 1) Klikk Office-knappen, og klikk deretter Word options / Alternativer for Word. 2) Klikk Proofing / Korrektur. 3) Klikk AutoCorrect Options / Alternativer for Autokorrektur (se figur 46). 4) Kontroller at det er merket av for Replace text as you type / Fortløpende endringer i kategorien Autokorrektur. 5) Skriv inn forkortelsen for et ord eller uttrykk du ofte bruker, i Replace / Erstatt -boksen, f.eks. gvi (se figur 47). 6) Skriv inn ordet eller uttrykket slik det skal skrives i With / Med -boksen, i dette tilfellet gevinst ved investering. 7) Klikk Add / Legg til og OK når du er ferdig. 37

43 Figur 46: Autokorrektur alternativer. Figur 47: Legge til oppføringer i autokorrektur. 38

44 4.3 Telle ord Masteroppgavene skal ha et visst antall ord, se regelverket for masteroppgaven 10. Word 2007 teller antallet ord i et dokument etter hvert som du skriver. Word 2007 kan også telle følgende: Sider Avsnitt Linjer Tegn med eller uten mellomrom Selv om fotnotene og tekst i tekstbokser ikke telles automatisk, kan du angi at Word 2007 skal telle dem Telle ordene etter hvert som du skriver Når du skriver i et dokument, teller Word 2007 automatisk antall sider og ord i dokumentet og viser dem på statuslinjen nederst i arbeidsområdet (se figur 48). Figur 48: Fortløpende ordetelling Telle ordene i ett eller flere merkede områder Du kan telle antall ord i ett eller flere merkede områder i stedet for å telle alle ordene i hele dokumentet. De merkede områdene trenger ikke være ved siden av hverandre for at du skal kunne telle ordene i dem. Dette gjør du ved å merke teksten du vil telle ordene i, du vil da få en oversikt på statuslinjen nederst i arbeidsområdet (se figur 49) Figur 49: Telle ord i merkede områder _JUR5030_5060.html 39

45 Antall ord i det merkede området vises på statuslinjen. Hvis det f.eks. står Words 66/5 784, betyr det at det merkede området innholder 66 av totalt ord i dokumentet. TIPS! Når du vil merke områder som ikke er ved siden av hverandre, merker du det første området, og deretter trykker du og holder nede <CTRL> mens du merker de andre områdene. Du kan også bruke Word Count / Ordtelling som du finner i kategorien Review / Se gjennom (se figur 50). Figur 50: Ordtelling Ta med fotnoter og sluttnoter i ordtellingen 1) Klikk Word count / Ordtelling i Proofing / Korrektur -gruppen i kategorien Review / Se gjennom. 2) Merk av for Include textboxes, footnotes and endnotes / Ta med tekstbokser, fotnoter og sluttnoter i dialogboksen Word Count / Ordtelling (se figur 51). 40

46 Figur 51: Ordtelling med fotnoter og sluttnoter. 4.4 Låse ord sammen Man kan låse to ord sammen. Dette innebærer at ordene alltid vil stå sammen på samme linje selv om en gjør endringer som forskyver teksten ved en senere anledning. Dette gjøres ved å trykke <CTRL> + <SHIFT> + <SPACE > samtidig i stedet for bare <SPACE> mellom ordene. (<SPACE> = mellomromstast). Det kan være praktisk å være konsekvent med å låse navnet på loven sammen med paragrafen. (eks: avtl. 36). Ved dette oppnår man at lov og paragraf alltid vil stå på samme linje. 4.5 Sideskift Du kan sette inn et sideskift hvor som helst i dokumentet, eller du kan angi hvor Word 2007 skal plassere automatiske sideskift. Det anbefales ikke at du trykker på <ENTER> x-antall ganger for å komme til en ny side. Dersom du senere gjør en endring høyere opp i dokumentet ditt, kan kapiteloverskriften forskyves slik at den ikke kommer øverst på en ny side. Trykk heller <CTRL> + <ENTER> samtidig. Ved å gjøre dette er du garantert at overskriften alltid vil stå øverst på en ny side, uavhengig av om du gjør endringer lenger opp i dokumentet. 41

47 Dersom du ønsker å fortsette et avsnitt på en ny linje, trykker du <SHIFT> + <ENTER> samtidig i stedet for bare <ENTER>. Hvis du setter inn manuelle sideskift i dokumenter som inneholder mange sider, kan det hende du må bryte om sidene ofte etter hvert som du redigerer dokumentet. Hvis du vil slippe arbeidet med å bryte om sidene på nytt manuelt, kan du angi alternativer som styrer hvor Word 2007 skal sette inn automatiske sideskift Du kan finne disse funksjonene under kategorien Page Layout / Sideoppsett og deretter Breaks / Skift (se figur 52). Figur 52: Forskjellige typer sideskift. 42

48 4.5.1 Sette inn et manuelt sideskift 1) Klikk der du vil begynne en ny side. 2) Klikk Page Break / Sideskift i Pages / Sider -gruppen i kategorien Insert / Sett inn (se figur 53). Figur 53: Manuelt sideskift Unngå sideskift midt i et avsnitt 1) Merk avsnittet som du ikke vil skal brytes på to sider. 2) Klikk dialogboksstarttjenesten Paragraph / Avsnitt i kategorien Page Layout / Sideoppsett (se figur 54), og klikk deretter kategorien Line and Page Breaks / Tekstflyt. 3) Merk av for Keep lines together / Hold linjene samlet (se figur 55). Figur 54 43

49 Figur 55: Velg Line and Page Breaks / Tekstflyt og huk av for Keep lines together / Hold linjene Unngå sideskift mellom avsnitt 1) Merk avsnittene du vil holde samlet på én side. 2) Klikk dialogboksstarttjenesten Paragraph / Avsnitt i kategorien Page Layout / Sideoppsett (se figur 54), og klikk deretter kategorien Line and Page Breaks / Tekstflyt. 3) Merk av for Keep together with next / Hold sammen med neste (se figur 56). Figur 56: Velg Line and Page Breaks / Tekstflyt og huk av for Keep with next / Hold sammen med neste. 44

50 4.5.4 Angi et sideskift foran et avsnitt 1) Klikk avsnittet du vil skal plasseres etter sideskiftet. 2) Klikk dialogboksstarttjenesten Paragraph / Avsnitt i kategorien Page Layout / Sideoppsett (se figur 54), og klikk deretter kategorien Line and Page Breaks / Tekstflyt. 3) Merk av for Page break before / Sideskift før (se figur 57). Figur 57: Velg Line and Page Breaks / Tekstflyt og huk av for Page break before / Sideskift før Plassere minst to linjer i et avsnitt øverst eller nederst på en side I et dokument med profesjonelt utseende slutter aldri en side med bare én linje av et nytt avsnitt, og en side begynner heller aldri med bare den siste linjen i et avsnitt fra forrige side. Når den første linjen i et avsnitt vises alene øverst eller nederst på en side, kalles dette en løs linje. Fremgangsmåten er: 1) Merk avsnittene der du vil unngå løse linjer. 2) Klikk dialogboksstarttjenesten Paragraph / Avsnitt i kategorien Page Layout / Sideoppsett (se figur 54), og klikk deretter kategorien Line and Page Breaks / Tekstflyt. 3) Merk av for Widow/Orphan controll / Kontroll med løse linjer (se figur 58). 45

51 OBS! Dette alternativet er aktivert som standard. Figur 58: Velg Line and Page Breaks / Tekstflyt og huk av for Widow/Orphan controll / Kontroll med løse linjer Unngå sideskift i en tabellrad 1) Klikk tabellraden du ikke vil skal brytes. Merk hele tabellen hvis du ikke vil at tabellen skal brytes på flere sider. OBS! En tabell som er større enn en side, må brytes. 2) Klikk Layout / Oppsett i kategorien Table Tools / Tabellverktøy. 3) Klikk Properties / Egenskaper i Table / Tabell -gruppen (se figur 59). Figur 59 46

52 4) Klikk kategorien Row / Rad, og fjern merket for Allow row to break across pages / Tillat deling av rad (se figur 60). Figur 60: Fjern merket for Allow row to break across pages / Tillat deling av rad. 4.6 Fotnoter Fotnoter og sluttnoter brukes vanligvis i utskrevne dokumenter til å forklare, kommentere eller oppgi kilder for tekst i et dokument. For bruken av fotnoter i masteroppgaven henvises det til regelverket for masteroppgave 11, se også oppsett av kildehenvisninger Fotnoter og sluttnoter Fotnoter og sluttnoter består av to deler som hører sammen, referansemerket for noten og tilhørende notetekst _JUR5030_5060.html

53 Figur 61: Oppsett av fotnoter og sluttnoter. 1) Referansemerker for fotnoter og sluttnoter. 2) Skillelinje. 3) Fotnotetekst. 4) Sluttnotetekst Sette inn en fotnote eller sluttnote I Word 2007 nummereres fotnotene og sluttnotene automatisk etter at du har angitt et nummereringsvalg. Du kan bruke ett nummereringsvalg i hele dokumentet, eller du kan bruke forskjellige nummereringsvalg i hver inndeling i dokumentet. Når du legger til, sletter eller flytter fotnoter og sluttnoter som er nummerert automatisk, nummereres referansemerkene for fotnotene og sluttnotene på nytt automatisk. Sette inn fotnoter i Word 2007: 1) Sett skrivemarkøren der du ønsker å sette inn fotnoten. 2) Klikk Insert Footnote / Sett inn fotnote eller Insert Endnote / Sett inn sluttnote i Footnotes / Fotnoter -gruppen i kategorien References / Referanser (se figur 62). 48

54 Figur 62: Sette inn fotnoter. 3) Skriv inn fotnoten, og gå tilbake til det stedet i dokumentet du ønsker å fortsette skrivingen. Hvis du ønsker å redigere en fotnote, må du dobbeltklikke på fotnotereferansen i dokumentet. Da åpnes området for å redigere fotnoter. Hurtigtaster Hvis du vil sette inn en etterfølgende fotnote, trykker du <CTRL> + <ALT> + F. Hvis du vil sette inn en etterfølgende sluttnote, trykker du <CTRL> + <ALT> + D Slette en fotnote Når du vil slette en note, arbeider du med referansemerket for noten i dokumentvinduet, ikke teksten i noten. For å slette en fotnote: 1) Merk referansemerket for fotnoten eller sluttnoten du vil slette. 2) Trykk deretter <DELETE>. 49

55 Figur 63: Referansemerke for note Hvis du sletter referansemerker for noter som er automatisk nummerert, nummereres notene på nytt med den nye rekkefølgen i Word

56 5 Andre nyttige funksjoner 5.1 Innholdsfortegnelse På side to i masteroppgavemalen er det satt inn en innholdsfortegnelse. Når du har brukt stiler på hele dokumentet ditt, kan Word 2007 automatisk lage en innholdsfortegnelse basert på overskriftene dine. Siden det allerede er satt opp en innholdsfortegnelse i masteroppgavemalen er det ikke nødvendig å sette inn en ny innholdsfortegnelse, det eneste du trenger å gjøre er å oppdatere den (se avsnitt 5.1.3), men vi vil allikevel beskrive fremgangsmåten nedenfor Sette inn en innholdsfortegnelse 1) Plasser først markøren der du vil at innholdsfortegnelsen skal vises, vanligvis i begynnelsen av dokumentet. 2) Klikk deretter Table of Contents / Innholdsfortegnelse i kategorien References / Referanser. 3) Klikk så Insert Table of Contents / Sett inn innholdsfortegnelse, se figur 64. Figur 64: Velg Insert Table of Contents / Sett inn innholdsfortegnelse. 51

57 4) I dialogboksen som dukker opp, kan du sette opp innholdsfortegnelsen som du ønsker den, se figur 65. 5) Gjør ønskede endringer, trykk så OK for å sette inn innholdsfortegnelsen. Her kan du endre hvor mange nivåer som skal vises i innholdsfortegnelsen. Figur 65: Gjør ønskede endringer Tilpasse innholdsfortegnelsen I Show levels / Vis nivåer -boksen i dialogboksen Table of Contents / Innholdsfortegnelse kan du velge antall hierarkiske nivåer du vil at skal vises i innholdsfortegnelsen (se figur 65). Reduser lengden på innholdsfortegnelsen ved å redusere antall nivåer, og øk lengden ved å øke antallet. Du kan se i områdene Print Preview / Forhåndsvisning eller Web Preview / Forhåndsvisning av webside for å se endringene før du bruker dem. Når du har fått resultatet du ønsker, klikker du OK. 52

58 Videre kan du f. eks. endre prikkene og strekene mellom oppføringene i innholdsfortegnelsen og sidetallene (fylltegnene) eller justeringen av sidetallene. Hvis du skriver for weben, kan det hende du ikke en gang trenger sidetall. Hvis du vil endre fylltegnene, klikker du Tab leader / Fylltegn -pilen for å vise forskjellige typer prikker og linjer. Hvis du fjerner merket for Right align page numbers / Høyrejuster sidetall, flyttes sidetallene nærmere oppføringene i innholdsfortegnelsen, og fylltegnene blir ikke tilgjengelig lenger. Hvis du vil slette sidetallene helt, fjerner du merket for Show page numbers / Vis sidetall Oppdatere innholdsfortegnelsen Fremgangsmåte for å oppdatere innholdsfortegnelsen er: 1) Høyreklikk på innholdsfortegnelsen, og velg Update Field / Oppdater felt (se figur 66). Hurtigtasten for dette er <F9>. Figur 66: Oppdatere innholdsfortegnelsen. 2) I dialogboksen som dukker opp, velg Update entire table / Oppdater hele tabellen (se figur 67). 53

59 Figur 67: Velg Update entire table / Oppdater hele tabellen. Innholdsfortegnelsen er da oppdatert. 5.2 Dokumentkart Dokumentkartet er en egen rute som viser en liste med overskriftene i dokumentet. Bruk dokumentkartet hvis du raskt vil navigere gjennom dokumentet og holde oversikt over din plassering i det. Figur 68: Plassering av dokumentkart. 1) Dokumentkartrute. 2) Dokument. For å få opp dokumentkart i Word 2007 velg Document Map / Dokumentkart i Show/Hide / Vis/Gjem -gruppen i kategorien View / Vis (se figur 69). 54

60 Figur 69: Ved hjelp av dokumentkartet kan du enkelt navigere i dokumentet. Når du klikker en overskrift i dokumentkartet, hopper Word 2007 til den tilsvarende overskriften i dokumentet, viser den på toppen av vinduet og uthever overskriften i dokumentkartet. Du kan velge detaljnivå i dokumentkartet. Du kan f.eks. vise alle overskrifter, bare overskrifter på øverste nivå eller vise eller skjule detaljer for enkeltoverskrifter. Du kan også angi skrift og størrelsen på overskriften i dokumentkartet, og endre den uthevede skriften i den aktive overskriften. Dokumentkartet er forskjellig fra en rammeside for innholdsfortegnelse for en webside. Opprett en rammeside for innholdsfortegnelse når du vil publisere et dokument som andre skal vise i en webleser eller i Word. 5.3 Disposisjonsvisning Denne funksjonen forutsetter at du har brukt stiler på dokumentet ditt (se veiledningens punkt 4.1). Ved hjelp av disposisjonssymbolene og innrykk i disposisjonsvisning kan du se hvordan dokumentet er organisert, og raskt og enkelt omorganisere det. Du kan gjøre 55

61 det enklere å vise og ordne dokumentets struktur ved å skjule dokumentet slik at bare de ønskede overskriftene vises. For å komme til disposisjonsvisningen, velger du Outline / Disposisjon fra Document View / Dokument visning -gruppen i kategorien View / Vis (se figur 70). Figur 70: Velg Outline / Disposisjon i View / Vis -kategorien. Du vil da få opp en disposisjonsvisning (se figur 71). Figur 71: Disposisjonsvisning. 56

62 Figur 72: Forklaring av disposisjonsvisning. 1) Overskrift med undertekst. 2) Brødtekst. 3) En grå linje under en overskrift representerer en skjult deloverskrifttekst. 4) Overskrift uten undertekst. Du kan omorganisere overskrifter og brødtekst ved å flytte dem opp eller ned, eller heve eller senke nivået for overskrifter og tekst ved hjelp av knappene på disposisjonsverktøylinjen. Du kan også omordne et dokument ved å dra disposisjonssymbolene mot venstre, høyre, opp eller ned. Når du ordner overskriftene og underoverskriftene på nytt i disposisjonsvisning, tilordnes automatisk innebygde overskriftsstiler til overskriftene i Word Vis og skjule undertekst i disposisjonsvisning I disposisjonsvisningen kan detaljene i dokumentet skjules, slik at bare overskriftene vises. Dermed blir det lettere å orientere seg i dokumentet. Slik gjør du (se figur 73): 1) Skjule undertekst: Plasser markøren i overskriften og klikk på knappen med minustegnet som du finner på verktøylinjen, på figur 73: pkt. 1. 2) Utvide underteksten: Plasser markøren i overskriften og klikk på knappen med plusstegnet som du finner på verktøylinjen, på figur 73: pkt.2. 57

63 3) Vise eller skjule et bestemt antall overskriftsnivåer: velg hvor mange nivåer som skal vises, på figur 73: pkt.3. Pkt. 1 og 2 Pkt. 3 Figur Flytte overskrifter og brødtekst i disposisjonsvisning Merk overskriften eller avsnittet du ønsker å flytte ved å klikke i korset til venstre for Teksten (se figur 74). Marker ved å trykke på + eller på punktmerket. Figur 74: Markere overskrifter og brødtekst. 58

64 Klikk på pilene for å flytte avsnittet nedover, eller for å flytte det oppover i teksten: Figur 75: Flytte avsnitt Heve og senke nivåer på overskrifter 1) Merk overskriften som skal heves eller senkes ved å klikke i korset til venstre for den. 2) Trykk på pilen mot høyre for å senke nivået, og pilen mot venstre for å høyne nivået på overskriften. Figur 76: Heve og senke nivåer 5.4 Kryssreferanse Kryssreferanser forteller leseren hvor han kan finne mer informasjon i dokumentet. Kryssreferanser brukes som regel til å henvise til overskrifter som er formatert med standardstilene. En kan også henvise til elementer som det er gitt navn ved hjelp av bildetekster eller bokmerker. Kryssreferansen er en feltkode og hvis f. eks. overskriften det henvises til blir endret, eller elementet flyttes til en annen side, må feltene oppdateres for å vise den riktige referansen. 59

65 Figur 77 1) Valgfri tekst som du skriver inn. 2) Element som du velger i dialogboksen Cross-reference / Kryssreferanse. Etter at du har opprettet en kryssreferanse, kan du endre det kryssreferansen viser til. Du kan f. eks. endre referanseelementet fra et sidetall til et avsnittsnummer. Sette inn en kryssreferanse: 1) Plasser innsettingspunktet der kryssreferansen skal settes inn. 2) Velg Cross-reference / Kryssreferanse i gruppen Captions / Bildetekster i kategorien References / Referanser (se figur 78). Figur 78: Sette inn kryssreferanser. 3) Velg ønsket element i feltet Reference type / Referansetype (se figur 79). 4) Velg ønsket referanseinformasjon i feltet Insert reference to / Sett inn referanse til. 60

66 5) Merk eller fjern merking for feltet Insert as hyperlink / Sett inn som hyperkobling. 6) Merk ønsket element i feltet For which caption / For hvilket/hvilken 7) Velg Insert / Sett inn og velg Close / Lukk. Figur 79: Velg ønsket referanseoppsett. Tips! For å oppdatere kryssreferansene: merk dokumentet, høyreklikk på merkingen og velg Update field / Oppdater felt fra hurtigmenyen for å oppdatere alle feltene etter en omstrukturering. 61